Leping

Tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1.9-1/227-4 Rahandusministeerium, registrikood 70000272, asukoht Suur-Ameerika 1, Tallinn, keda esindab asekantsler kantsleri ülesannetes Sven Kirsipuu (edaspidi nimetatud Tellija või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled) ja Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos Tellijaga Pooled) sõlmivad 21.02.2013 sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppe nr 1-5/121-1 (edaspidi Kokkulepe) uues redaktsioonis alljärgnevalt: 1. Üldsätted 1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija ja Teenuse saaja ning Teenuseosutaja õiguseid ja kohustusi tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning teenuse tingimusi ja kvaliteeti. 1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega. 1.3. Kokkuleppe lahutamatu osa on Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) nõukoja otsusega heaks kiidetud ja RTK peadirektori käskkirjaga kinnitatud järgmised (standard)toimemudelid ja teenuse osutamise tingimused: 1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel; 1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel; 1.3.3. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.5. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused. 1.4. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad: 1.4.1. Lisa 1. Rahandusministeeriumi valitsemisala finantsarvestuse toimemudel; 1.4.2. Lisa 2. Tarkvara SAP BPC teenuse osutamise tingimused; 1.4.3. Lisa 3. Teenusega liitunud Rahandusministeeriumi valitsemisala asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudel; 1.4.4. Lisa 4. Rahandusministeeriumi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse andmetöötlusleping; 1.4.5. Lisa 5. Rahandusministeeriumi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse isikuandmete töötlemistoimingute register. 2. Tugiteenused 2.1 Tugiteenust (edaspidi Teenus) osutatakse Tellijale ja kõigile tema valitsemisala asutustele (edaspidi ühiselt nimetatuna Teenuse saaja), välja arvatud kui Kokkuleppes on Teenuse juures eraldi nimetatud selle Teenuse saajad. Teenuste all peetakse Kokkuleppes silmas: 2.1.1 finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja finantsarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine; 2.1.2 personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja personaliandmete sisestuse ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine; 2.1.3 majandustarkvara SAP administreerimist; 2.1.4 SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi SAP BO) administreerimist; 2.1.5 E-arvekeskuse administreerimist; 2.1.6 Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist; 2.1.7 riigihangete korraldamise teenust vastavalt iga-aastasele hankeplaanile, mille raames Teenuseosutaja korraldab Teenuse saaja vajadustele vastavaid riigihankeid, mis nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete registris või mille korraldamises riigihangete registris on Teenuse saaja ja Teenuseosutaja kokku leppinud. Teenuseosutaja ei korralda hankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija; 2.1.8 dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamist. 2.1.8.1 Käesoleva Kokkuleppe alusel osutatakse dokumendihaldus- ja arhiiviteenust Tellijale (Rahandusministeerium) ja tema valitsemisalas paiknevatele Statistikaametile ja Riigi Tugiteenuste Keskusele. 2.2 Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja Teenuse saaja vahel, mida ei ole käesolevas Kokkuleppe punktides reguleeritud, kirjeldatakse (standard)toimemudelites või infosüsteemide administreerimise puhul teenuse osutamise tingimustes. 2.3 Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud Teenuse hulka. 3. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamise eritingimused 3.1. Käesoleva Kokkuleppe alusel volitab kokkuleppe punktis 2.1.8.1. nimetatud Teenuse saaja Teenuseosutajat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks töötlema Teenuse saaja ametialaseid dokumente ja andmeid, mis on osaks Teenuse saaja dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse korraldusest. Käesoleva Kokkuleppe tähenduses käsitletakse Teenuse saajat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel andmete vastutava töötlejana ning Teenuseosutajat andmete volitatud töötlejana. 3.2. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks vajalikud täpsustatud tingimused, isikuandmete liigid ning andmesubjektide kategooriad lepitakse kokku käesoleva Kokkulepe lisa(de)s või kokkuleppes, mille iga Teenuse saaja sõlmib RTK-ga eraldi. 3.3. Teenuseosutaja ei kaasa dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks teisi andmete volitatud töötlejaid ilma Teenuse saaja eelneva nõusolekuta. 4. Poolte kohustused ja õigused 4.1. Teenuseosutaja kohustub: 4.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või kutsealal kehtivate standardite ja heade kommetega; 4.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest, Teenuse saaja kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Teenuse saaja on need Teenuseosutajale edastanud, Teenuse saaja esitatud dokumentidest ning Kokkuleppest; 4.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Teenuse saajaga, kui see võib mõjutada Teenuse osutamist; 4.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Teenuse saajale lojaalselt arvestades Teenuse saaja huvidega ning neid huve kaitsma; 4.1.5. teavitama Teenuse saajat oma parimaid teadmisi rakendades juhul, kui Teenuse saaja poolt Teenuse osutamiseks vajalik edastatud dokument on vastuolus õigusaktidega, sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks; 4.1.6. andma Teenuse saajale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama Teenuse saaja esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud andmetele; 4.1.7. võimaldama Teenuse saajale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele SAP BO kaudu. Teenuseosutaja muudab olemasolevaid aruandeid või lisab uusi aruandeid Teenuse saaja põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on majandustarkvarast SAP kättesaadavad; 4.1.8. vajadusel esindama Teenuse saajat Teenuse osutamisega seotud küsimuste või vaidluste lahendamisel (standard)toimemudelis määratud ulatuses või Teenuse saaja sellekohase nõusoleku või volituse olemasolul; 4.1.9. kõrvaldama kokkulepitud tähtaja jooksul kõik Teenuse osutamist mõjutavad puudused või takistused, kui need on olemuslikult Teenuseosutaja poolt kontrollitavad; 4.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu ning vajadusel esindama Teenuse saajat kahju sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel; 4.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid õigusaktides sätestatud või Teenuse saajaga kokku lepitud tähtaegade vältel. Juhul kui kehtivast õigusaktist ei tulene andmete või dokumentide säilitamiskohutust, siis Teenuse saaja eelneval juhendamisel või nõusolekul need andmed või dokumendid kustutama või tagastama; 4.1.12. mitte avaldama ilma Teenuse saaja eelneva nõusolekuta Teenuse osutamise käigus teatavaks saanud andmeid kolmandatele isikutele, v.a lisas 4 sätestatud juhul kui selliste andmete avaldamise kohustus tuleneb õigusaktist ning eelneva nõusoleku küsimiseks puudub vajadus. Pooled on kokku leppinud, et mõlemal juhul teavitab Teenuseosutaja andmete avaldamise vajaduse või kohustuse tekkimisel viivitamata Teenuse saaja esindajat; 4.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik Teenuse osutamiseks; 4.1.14. esitama aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Teenuse saaja siseauditi üksusele, Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti; 4.1.15. tagama Teenuse saajale juurdepääsu SAP testkeskkonnale Teenuse saaja sidussüsteemide arendamisel vajaliku testkeskkonna loomiseks; 4.1.16. viivituseta teavitama Teenuse saaja andmekaitsespetsialisti seotud rikkumisest teada saamisest kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus) nr (EL) 2016/679) artikliga 33. 4.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni Teenuse saaja poolsete kohustuste täitmiseni, kui Teenuse saaja ei täida punktis 4.3.1.- 4.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist. 4.3. Teenuse saaja kohustub: 4.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe (standard)toimemudelis määratud või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid kasutades; 4.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele andmebaasidele ja infosüsteemidele; 4.3.3. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada Teenuse osutamise käiku; 4.3.4. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Teenuse saaja juhendites ja eeskirjades kui need on seotud Teenuse osutamisega; 4.3.5. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse saajast tingitud Teenuse osutamist mõjutavad puudused või takistused; 4.3.6. hüvitama Teenuseosutajale riigihangete korraldamise teenuse osutamisel vaidlustuse ja kohtumenetlusega seotud kulud, kui vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab vastavalt riigihangete korraldamise standardtoimemudelile Teenuse saaja ja eeldusel, et need kulud on eelnevalt Teenuseosutaja poolt Teenuse saajaga kooskõlastatud vastavalt standardtoimemudelile. 4.4. Teenuse saajal on õigus: 4.4.1. saada Kokkuleppes nimetatud Teenuseid kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja käesoleva Kokkuleppega; 4.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu; 4.4.3. kasutada majandustarkvara SAP testbaasi (SAP500) andmesisestuseks SAPi andmeid kasutavate asutuste teiste infosüsteemide testimiseks. 4.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta teenuse katkestusi või rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll (vääramatu jõud). Kui Teenuseosutaja soovib vääramatu jõu asjaolule tugineda, peab ta sellest Tellijat teavitama esimesel võimalusel. 4.6. Vääramatu jõud ei vabasta Pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud käesoleva Kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju vältimiseks või vähendamiseks. 5. Infoturve ja andmekaitse 5.1. Pooled järgivad lepingujärgsete kohustuste täitmisel küberturvalisuse seaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud nõudeid, isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud andmekaitse põhimõtteid ja muid infoturvet reguleerivaid õigusakte. 5.2. Käesoleva Kokkuleppe alusel töötleb Teenuseosutaja isikuandmeid Teenuseosutaja põhimääruses sätestatud ülesannete ja käesolevast Kokkuleppest tulenevate ülesannete täitmiseks. Teenuse osutamiseks vajalikud täpsustatud tingimused, isikuandmete liigid, andmesubjektide kategooriad lepitakse vajadusel Teenuse saajaga kokku käesoleva Kokkuleppe lisa(de)s või või kokkuleppes, mille iga Teenuse saaja sõlmib RTK-ga eraldi. 5.3. Pooled tagavad Kokkuleppe täitmise ajal ja pärast selle lõppemist määramata tähtaja jooksul Kokkuleppe täitmise käigus teineteiselt saadud teabe, mis on kas kirjalikus või digitaalses vormis varustatud märkega "konfidentsiaalne" või millel on märge juurdepääsupiirangu kohta (eelkõige kuid mitte ainult AvTS alusel) või, kui see teabe avaldamise asjaolusid silmas pidades on asjakohane, teavitanud konfidentsiaalsusest suuliselt, konfidentsiaalsuse ja ei anna seda edasi ega võimalda sellele teabele juurdepääsu kolmandatele isikutele ilma teise poole sellekohase kirjaliku nõusolekuta. 5.4. Teenuseosutaja kindlustab Teenuse saaja andmete haldamisel andmete käideldavuse, konfidentsiaalsuse ja terviklikkuse. Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks isikuandmeid töötlema volitatud isikud on kohustunud järgima andmete töötlemise konfidentsiaalsusnõudeid. 5.5. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Teenuse saaja andmete volitamata või juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise eest või rakendamata jätmise eest. 6. Teabevahetus 6.1. Teabevahetus toimub kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult või elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool ei ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib. 6.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHX, RTIP või muu selleks sobiva infosüsteemi teel v.a kui teave sisaldab konfidentsiaalseid andmeid, mh isikuandmeid. Sellisel juhul tuleb teave edastada krüpteeritult või läbi turvalise kanali. 6.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja. 6.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti ja asutust RTK nõukojas esindava liikme kaudu. 6.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisa(de)s või punkti 3.2 alusel või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 6.6. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi ning teha Teenuse saaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisa(de)s või punkti 3.2 alusel või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 7. Vaidluste lahendamine Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse Poolte vahel läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused Teenuseosutaja nõukojas, kuhu kuulub ka Tellija esindaja. 8. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine 8.1. Kokkulepe jõustub allkirjastamise hetkest ja on sõlmitud tähtajatult. 8.2. Käesoleva Kokkuleppe jõustumisel loetakse lõppenuks Poolte vahel 8. märtsil 2023.a sõlmitud „Tugiteenuste osutamise kokkulepe“ nr. 1-5/23/52-1. 8.3. Teenuse saaja teavitab Teenuseosutajat kuus kuud ette kui ta soovib dokumendihaldus- ja arhiiviteenusest loobuda, välja arvatud juhul kui Teenuseosutaja rikub oluliselt isikuandmete töötlemise nõudeid. 8.4. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis, kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti. 8.5. Standardtoimemudelite ja teenuse osutamise tingimuste muudatused kiidab heaks RTK nõukoda ning need kinnitatakse RTK peadirektori käskkirjaga. Muudatused jõustuvad alates kinnitamisest, va kui kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest oma kodulehel. (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Sven Kirsipuu Pärt-Eo Rannap Asekantsler kantsleri ülesannetes peadirektor  TUGITEENUSE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 2 TARKVARA SAP BPC TEENUSE OSUTAMISE TINGIMUSED 1. Mõisted Kasutaja – Tellija ametnik või töötaja, kes kasutab käesolevas lisas nimetatud infosüsteemi. Kontaktisik – Tellija volitatud esindaja. RTK kasutajatugi – RTK töötaja, kelle ülesanneteks on infosüsteemide kasutajate nõustamine ja kasutajatoe haldamine, et tagada kasutajatele tõrgeteta töö. Teenus – SAP BPC töökeskkond. SAP BPC on planeerimise ja konsolideerimise standardtarkvara, mis on toodetud tarkvaraarendusfirma SAP AG (edaspidi SAP AG) poolt. Töökeskkond – infosüsteemi keskkond, kus toimub reaalsete andmete töötlus. Tööaeg (aktiivne kasutusaeg) – tööpäevadel 8:00-17:00. Väljapoole seda aega jäävat aega nimetatakse passiivseks kasutusajaks. 2. Teenuste põhiparameetrid 2.1 Teenuse aktiivne kasutusaeg on tööpäevadel kell 8:00-17:00. 2.2 Kasutajad kasutavad teenuseid ainult tööülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses ja kasutusjuhendites selgitatud viisil. 3. Kasutusõiguste haldus ja nõuded salasõnale 3.1 Teenuseosutaja vastutab Kasutajate loomise ja kustutamise eest. Kasutajaõiguste haldamise aluseks on Kontaktisiku poolt Teenuseosutaja e-posti aadressile [email protected] edastatud taotlus. 3.2 Tellija muudab kasutajate rolle. 3.3 Tellija peab kasutajate üle arvestust. 3.4 Tellija viib kord kvartalis läbi Kasutajate inventuuri ning edastab vajalikud muudatused Teenuseosutaja e-posti aadressile [email protected]. 3.5 Teenuse töökeskkonna Kasutaja salasõna peab sisaldama vähemalt 2te numbrit, 2te suurt ja 2te väikest tähte ning kokku peab olema salasõna pikkus vähemalt 8 sümbolit. Kasutaja peab vahetama enda salasõna iga 90 päeva järel. 4. Tellija kohustused 4.1 Tellija korraldab oma uute Kasutajate koolituse. 5. Infoturve ja konfidentsiaalsuse tagamine: 5.1 Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid kokkuleppeid ning kindlustab Tellija andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse ja koostalitusvõime. 5.2 Teenuseosutaja kindlustab, et tema valduses olevad Teenuse osutamiseks vajaminevad seadmed ja ruumid on kaitstud infoturberiskide eest ning et infoturbe ja andmekaitse meetmeid järgitakse. Tellija peab kindlustama vastavad meetmed enda ruumides. 5.3 Pooled järgivad isikuandmete kaitse seaduses toodud andmekaitse põhimõtteid isikuandmete töötlemisel kui ka muud infoturvet reguleerivat seadusandlust. 5.4 Teenuseosutaja kohustub täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnilisi turvameetmeid töödeldavate isikuandmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, õigustatud isikule andmete kättesaadavuse takistamise ning volitamata töötlemise eest. 5.5 Eriolukordades, kus Teenuseosutajal tuleb selleks õigustatud isikute nõudmisel sooritada infojälitus ja -hõivetoiminguid, kasutajaid sellest eelnevalt ei teavitata. Vastavaid toiminguid teostab ja andmeid väljastab Teenuseosutaja ainult Teenuseosutaja peadirektori korralduse alusel. 6. Poolte kontaktandmed 6.1 Tellija kontaktisik: Andres Paris, tel 611 3665, e-post [email protected] 6.2 Teenuseosutaja kontaktisik: Marek Ilves, tel 663 1827, e-post [email protected]. 6.3 Kasutajatugi: tel. 663 8292 e-post: [email protected].  Tugiteenuste osutamise kokkulepe (personali- ja palgaarvestus, riigihangete korraldamine, finantsarvestus, dokumendihaldus- ja arhiiviteenus) Lisa 4 RAHANDUSMINISTEERIUMI DOKUMENDIHALDUS- JA ARHIIVITEENUSE ANDMETÖÖTLUSLEPING Käesolev lisa (edaspidi: lisa) on lahutamatu osa sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppest (edaspidi: leping), mis sõlmitakse Rahandusministeeriumi (edaspidi: vastutav töötleja) ja Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi: volitatud töötleja) vahel, teostamaks kokkuleppes nimetatud tegevustega seotud andmesubjektide (edaspidi: andmesubjektid) isikuandmete töötlemist. 1. Lepingu eesmärk 1.1. Käesoleva lisa eesmärk on kokku leppida volitatud töötleja õigustes ja kohustustes isikuandmete töötlemisel, millest pooled lepingu täitmisel juhinduvad. Käesolev lisa hõlmab endas isikuandmete töötlemist puudutavat andmetöötluse lepingut vastavalt Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusele (2016/679) (edaspidi: üldmäärus). 1.2. Andmesubjektide kategooriad ja isikuandmete liigid, mida lepingu täitmisel töödeldakse (edaspidi: isikuandmed), isikuandmete töötlemise kestus, iseloom ja eesmärgid ning vastutava töötleja antud juhised on välja toodud lepingus ja selle juurde kuuluvates lisades 2-4. Vajadusel võib vastutav töötleja anda isikuandmete töötlemiseks täiendavaid dokumenteeritud juhiseid. 1.3. Pooled kohustuvad järgima andmekaitsealaseid õigusakte, sh juhendeid ja tegevusjuhiseid, mis on väljastatud isikuandmete kaitse eest vastutava kohaliku ja/või Euroopa Liidu asutuse poolt ning seoses kõikide isikuandmetega, mida lepingu alusel töödeldakse. 2. Mõisted 2.1. Käesolevas lisas olevate mõistete sisustamisel lähtutakse üldmääruses sätestatust, sealhulgas: 2.1.1. „Isikuandmed“ – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku („andmesubjekti“) kohta; tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada, eelkõige sellise identifitseerimistunnuse põhjal nagu nimi, isikukood, asukohateave, võrguidentifikaator või selle füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal; 2.1.2. „Isikuandmete töötlemine“ – isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming või toimingute kogum, nagu kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine ja muutmine, päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine; 2.1.3. „Isikuandmetega seotud rikkumine“ – turvanõuete rikkumine, mis põhjustab edastatavate, salvestatud või muul viisil töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku hävitamise, kaotsimineku, muutmise või loata avalikustamise või neile juurdepääsu. 3. Isikuandmete töötlemine 3.1. Volitatud töötleja kohustub töötlema isikuandmeid vastavalt käesolevas lisas nimetatud ja teistele asjakohastele õigusaktidele, juhenditele ja lepingutele (sh vastutava töötleja antud dokumenteeritud juhistele) ning ainult sellisel määral, mis on vajalik Lepingu täitmiseks. Kui see on Lepingu täitmisega seonduvalt vajalik, võib volitatud töötleja andmesubjektide isikuandmeid töödelda ka järgmistel eesmärkidel: 3.1.1. asjakohaste info- ja sidesüsteemide hooldamine, tagades sellise töötlemise vastavuse käesolevas lisas nimetatud õigusaktidele ja juhenditele. 3.2. Kui volitatud töötleja ei ole vastutava töötleja juhistes kindel, kohustub ta mõistliku aja jooksul vastutava töötlejaga selgituste või täiendavate juhiste saamiseks ühendust võtma. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõigist avastatud vastuoludest dokumenteeritud juhiste ja käesolevas lisas nimetatud õigusaktide või juhendite vahel. 3.3. Volitatud töötleja võib isikuandmete töötlemiseks kasutada teisi volitatud töötlejaid (edaspidi: teine volitatud töötleja) üksnes vastutava töötleja eelneval nõusolekul, mis on antud vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Ilma vastutava töötleja kirjalikku taasesitamist võimaldava nõusolekuta võib volitatud töötleja kasutada isikuandmete töötlemiseks teisi volitatud töötlejaid üksnes juhul, kui see on vajalik volitatud töötleja info- ja sidesüsteemide hoolduseks, kui hoolduse läbiviimine ilma isikuandmeid töötlemata pole võimalik. 3.3.1. Volitatud töötleja vastutab kõigi teiste volitatud töötlejate tegevuse eest nagu enda tegevuse eest ning sõlmib teise volitatud töötlejaga isikuandmete töötlemiseks kirjalikud lepingud vastavalt üldmääruse artikli 28 lõikele 4, mis on käesolevas lepingus sätestatuga vähemalt samaväärsed. 3.3.2. Kui vastutav töötleja on andnud volitatud töötlejale loa kasutada lepingust tulenevate kohustuste täitmiseks teisi volitatud töötlejaid, on lepingust tulenevatele küsimustele vastamisel kontaktisikuks vastutavale töötlejale üksnes volitatud töötleja ning volitatud töötleja tagab selle, et kõnealune teine volitatud töötleja täidab lepingu nõudeid ja on sellega seotud samal viisil nagu volitatud töötleja ise. Vastutav töötleja võib igal ajahetkel võtta tagasi volitatud töötlejale antud loa kasutada teisi volitatud töötlejaid. 3.4. Volitatud töötleja kohustub hoidma lepingu täitmise käigus teatavaks saanud isikuandmeid konfidentsiaalsena ning mitte töötlema isikuandmeid muul kui lepingus sätestatud eesmärgil. Samuti tagama, et isikuandmeid töötlema volitatud isikud (sh teised volitatud töötlejad, volitatud töötleja töötajad jt, kellel on ligipääs lepingu täitmise käigus töödeldavatele isikuandmetele) järgivad konfidentsiaalsusnõuet. 3.5. Volitatud töötleja kohustub rakendama asjakohaseid turvalisuse tagamise meetmeid, muu hulgas tehnilisi ja korralduslikke, viisil, et isikuandmete töötlemine vastaks üldmääruse artikli 32 nõuetele, sealhulgas: 3.5.1. vältima kõrvaliste isikute ligipääsu isikuandmete töötlemiseks kasutatavatele andmetöötlusseadmetele; 3.5.2. ära hoidma andmekandjate omavolilist teisaldamist; 3.5.3. tagama, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, millal, kelle poolt ja milliseid isikuandmeid töödeldi (sh kui andmeid töödeldi omavoliliselt vms). 3.6. Volitatud töötleja aitab võimaluste piires vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste ja korralduslike meetmete abil täita vastutava töötleja kohustusi vastata üldmääruse tähenduses kõigile andmesubjekti taotlustele oma õiguste teostamisel, muu hulgas edastades kõik andmesubjektidelt saadud andmete kontrollimise, parandamise ja kustutamise, andmetöötluse keelamise ja muud taotlused vastutavale töötlejale viivitamatult nende saamisest alates. 3.7. Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita üldmääruse artiklites 32–36 sätestatud kohustusi, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat teavet. 3.8. Vastutav töötleja võib viia läbi auditeid, taotledes volitatud töötlejalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis asjakohast teavet eesmärgiga kontrollida volitatud töötleja käesolevast lisast tulenevate kohustuste täitmist. Pooled on kokku leppinud, et: 3.8.1. vastutava töötleja auditeid võib läbi viia kas vastutav töötleja ja/või kolmas isik, keda vastutav töötleja on selleks volitanud; 3.8.2. volitatud töötlejal on kohustus anda vastutavale töötlejale teavet, andmeid ja dokumente, mida on vaja selleks, et tõendada käesoleva lisa nõuetekohast täitmist; 3.8.3. vastutav töötleja käsitleb kogu volitatud töötleja poolt auditi raames saadud teavet konfidentsiaalsena. 3.9. Volitatud töötleja suunab kõik järelevalveasutuste päringud otse vastutavale töötlejale, kuna suhtluses järelevalveasutustega pole volitatud töötlejal õigust vastutavat töötlejat esindada ega tema nimel tegutseda. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga koostööd volitatud töötlejat puudutavates küsimustes või toimingutes järelevalveasutusele vastamisel. 4. Isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda 4.1. Käesoleva lepingu esemeks olevaid isikuandmeid ei tohi töödelda väljaspool Euroopa Liitu ega Euroopa Majanduspiirkonda, sh ei tohi nimetatud isikuandmeid edastada kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile, v.a kui selliste andmete avaldamise kohustus tuleneb õigusaktist. 4.2. Juhul, kui käesoleva lepingu esemeks olevate isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda, sh nende edastamine kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile, on vajalik lepingu täitmiseks, lepivad pooled sellises andmetöötluses eelevalt kirjalikult kokku. Kirjalikku kokkulepet ei ole vaja sõlmida, kui volitatud töötleja on kohustatud isikuandmeid kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile edastama volitatud töötleja suhtes kohaldatava Euroopa Liidu või liikmesriigi õiguse alusel. Sellisel juhul teatab volitatud töötleja sellise õigusliku aluse olemasolust enne isikuandmete töötlemist vastutavale töötlejale, kui selline teatamine ei ole olulise avaliku huvi tõttu kõnealuse õigusega keelatud. 5. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumiste peatamine ja sellest teavitamine 5.1. Kui Volitatud töötleja avastab isikuandmetega seotud töötlemise rikkumise, teeb ta kõik endast oleneva, et andmetöötluse rikkumise korral edasine rikkumine viivitamatult peatada. 5.2. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõikidest isikuandmete töötlemisega seotud rikkumistest, või kui on alust kahtlustada, et selline rikkumine on aset leidnud, ilma põhjendamatu viivituseta alates hetkest, kui volitatud töötleja või tema poolt kasutatav teine volitatud töötleja saab teada isikuandmete töötlemisega seotud rikkumisest või on alust kahelda, et selline rikkumine on aset leidnud. 5.3. Volitatud töötleja peab viivitamatult, aga mitte hiljem kui 24 tundi pärast rikkumisest teada saamist edastama vastutavale töötlejale kogu isikuandmetega seotud rikkumist puudutava asjakohase informatsiooni, täites vastutava töötleja poolt kättesaadavaks tehtud isikuandmete töötlemise rikkumisest teavitamise vormi (edaspidi: vorm) ja lisades juurde asjakohase muu dokumentatsiooni. Juhul, kui kõiki asjaolusid ei ole võimalik selleks ajaks välja selgitada, esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale vormi esialgsete andmetega. Täiendatud vorm lõpliku informatsiooniga rikkumise asjaolude kohta tuleb esitada vastutavale töötlejale esimesel võimalusel pärast esialgsete andmetega vormi esitamist. 5.4. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga igakülgset koostööd selleks, et välja töötada ja täita tegevusplaan isikuandmetega seotud rikkumiste kõrvaldamiseks. Volitatud töötleja peab tegema kõik võimaliku, et edasist rikkumist ära hoida ning kahju vähendada. 5.5. Vastutav töötleja vastutab järelevalveasutuse teavitamise eest. 6. Vastutus 6.1. Lisaks Lepingus sätestatud vastutusele: 6.1.1. vastutab volitatud töötleja kahju eest, mida ta on tekitanud vastutavale töötlejale, andmesubjektidele või muudele kolmandatele isikutele isikuandmete töötlemise tagajärjel, mis on tekitatud käesoleva lisa nõudeid, mh kõiki selles mainitud õigusnorme ja dokumenteeritud juhiseid, rikkudes. 6.1.2. kohustub volitatud töötleja, kui ta on isikuandmete töötlemise nõudeid rikkunud ja selle tagajärjel on vastutav töötleja kohustatud maksma hüvitist või trahvi, hüvitama vastutavale töötlejale sellega seoses kantud kulud. 6.1.3. kui volitatud töötleja rikub oluliselt käesolevas lisas sätestatud isikuandmete töötlemise nõudeid, muuhulgas isikuandmete kaitse üldmääruse või muude kohaldatavate õigusnormide sätteid isikuandmete kaitse valdkonnas, on vastutaval töötlejal õigus leping ette teatamata üles öelda. Oluline Lepingu rikkumine on eelkõige, kui: 6.1.3.1 isikuandmete töötlemise põhimõtete täitmist kontrolliva järelevalveasutuse või kohtu menetluses selgub, et volitatud töötleja või teine volitatud töötleja ei täida isikuandmete töötlemise põhimõtteid; 6.1.3.2 vastutav töötleja leiab käesoleva lisa raames läbiviidud auditis, et volitatud töötleja ei täida isikuandmete töötlemise põhimõtteid, mis tulenevad käesolevast lisast või kohaldatavatest õigusnormidest. 7. Muud sätted 7.1. Volitatud töötleja kohustub Lepingu lõppemisel tagastama vastutava töötlejale kõik andmesubjektide isikuandmed või kustutama või hävitama isikuandmed ja nende koopiad vastavalt vastutava töötleja antud juhistele. 7.2. Volitatud töötleja väljastab vastutavale töötlejale volitatud töötleja esindusõigusega isiku kirjaliku kinnituse, et tema ja kõik tema kasutatud teised volitatud töötlejad on teinud eelnevas punktis nimetatud toimingud. 7.3. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kirjalikult kõigist muudatustest, mis võivad mõjutada volitatud töötleja võimet või väljavaateid pidada kinni käesolevast lisast ja vastutava töötleja dokumenteeritud juhistest. Pooled lepivad kõigis käesolevat lisa puudutavates täiendustes ja muudatustes kokku kirjalikult. 7.4. Kohustused, mis oma iseloomu tõttu peavad jääma jõusse hoolimata käesoleva lisa kehtivuse lõppemisest, nagu konfidentsiaalsuskohustus, jäävad jõusse ka pärast lisa kehtivuse lõppemist kui Pooled ei ole kirjalikult kokku leppinud teisiti. Rahandusministeerium Riigi Tugiteenuste Keskus Vastutav töötleja Volitatud töötleja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/  Tugiteenuste osutamise kokkuleppe lisa Lisa 1 Finantsarvestuse toimemudel (Rahandusministeeriumi valitsemisala finantsarvestusega (v.a palgaarvestus) seotud tegevuste nimekiri) Asutus - Rahandusministeerium ja ministeeriumi valitsemisala asutused Keskus - Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakonna Rahandusministeeriumi valitsemisala talitus PTO - Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste osakonna I personali- ja palgaarvestuse talitus Valitsemisala pearaamatupidaja - Keskuse pearaamatupidaja Kulujuht - kulujuht, volitatud isik või projektijuht asutuse eelarve- ja kulujuhtimise korra mõistes Finantstöötaja - asutuse kontaktisik, kelle ülesandeks on kulujuhtide aktsepteeritud kuludokumentide ja info edastamine Keskusele. Maksu- ja Tolliameti, Statistikaameti, Riigi Tugiteenuste Keskuse ja Rahapesu Andmebüroo puhul täidab finantstöötaja rolli Keskuse raamatupidaja. Rahandusministeeriumi ja Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse puhul täidab Keskuse raamatupidaja finantstöötaja rolli ainult e-arvete menetlemisel eAK-s. Teenistuja - ametnik või töötaja RM - Rahandusministeerium MTA - Maksu- ja Tolliamet SA - Statistikaamet RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus RMIT - Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus RAB - Rahapesu Andmebüroo RTK ISO - Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakond RM SAFO - Rahandusministeeriumi strateegia- ja finantsosakond eAK - e-arvete menetluse infosüsteem, mida RTK vahendusel pakutakse riigiasutustele arvete menetlemiseks RTIP - riigitöötaja iseteenindusportaal DHS - asutuse dokumendihaldussüsteem SAP - majandustarkvara, milles peetakse asutuste raamatupidamisarvestust BO - SAP BusinessObjects aruandluskeskkond SFOS - riigi keskne toetuste infosüsteem Menetlusring - DHS-s, eAKs või RTIP-s määratud järjekord dokumendi kontrollimiseks ja kinnitamiseks. Keskusele saadetavate dokumentide viimaseks kinnitajaks määratakse Keskuse töötaja. Üldeeskiri - Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend Keskuse üldmeili aadress on [email protected] Tegevuse nimetus Keskus Asutus Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg 1. Üldine dokumenteerimise korraldamine  1.1 Majandustehingute algdokumentide Algdokumendid raamatupidamise tähenduses registreeritakse asutuse DHS-is, eAK-s või RTIP-s, edastamine läbivad menetlusringi, kus viimaseks kooskõlastajaks/tööülesande saajaks on Keskus, kes pärast andmete SAP-i sisestamist lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i raamatupidamiskirje numbri (kui see ei teki andmevahetuse käigus automaatselt). Kõik dokumendid, mille alusel tehakse raamatupidamiskirjed SAP-i, edastatakse DHS-i, eAK, RTI-Pi menetlusringi läbinud dokument kaudu või Keskuse üldmeili aadressile, et oleks jälgitav dokumendi liikumine, sellega tehtud kantakse SAP-i hiljemalt X X toimingud ja aeg. Vajadusel täiendavate/täpsustavate andmete päringud Keskuse ja finantstöötaja saabumisele järgneva tööpäeva vahel kajastatakse dokumendi menetlusringi kommentaaride väljadel. lõpuks 1.2 Majandustehingute dokumentide säilimise RMIT vastutab valitsemisalas (v.a RM-is ja RTK-s) kasutusel oleva DHS-i dokumentide säilimise tagamine eest. Registrite ja Infosüsteemide Keskus vastutab RM-is ja RTK-s kasutusel oleva DHS-i dokumentide säilimise eest. säilitamiseks ettenähtud X X X RTK vastutab SAP-is, eAK-s ja RTIP-is registreeritud andmete ja Keskuse üldmeilile saadetud tähtaegadeni dokumentide säilimise eest. 2. Eelarve liigendamine ja selle täitmise jälgimine 2.1. Kuluarvestussüsteem 2.1.1 Eelarveüksused, projektid, tulu- ja Arvestades SAP-i funktsionaalsust, töötab asutus majandusaasta kohta välja kuluarvestussüsteemi, kuluüksused, kuluobjektid, muud mis sisaldab eelarveüksuste, kuluüksuste, eelarveklassifikaatorite/kontode, projektide jm juhtimisaruandluseks vajalikud arvestusobjektide registrit ning nende kasutamist erinevate kontode juures. Asutus saadab arvestusobjektid Keskusele arvestusobjekti loomise tellimuse Keskuse üldmeili aadressile. Keskus koostöös RTK ISO-ga loob koodid ja teavitab sellest asutust e-posti teel. X X esimesel võimalusel RTK ja RAB kuluarvestussüsteemi koostamise ja arvestusobjektide tellimise korraldab RM SAFO koostöös asutusega. 2.2. Eelarve 2.2.1 Eelarve koostamine Asutus koostab eelarve vastavalt RM riigieelarve osakonna ja RM SAFO suunistele ja korraldustele. Lähtudes Asutuses kehtivatest X X reeglitest 2.2.2 Riigieelarve limiitide koostamine ja Asutus teeb ettepaneku riigieelarve limiitide saamiseks ja nende muutmiseks kooskõlas Riigieelarve muutmine seaduse ja selle rakendusaktidega, vastavalt RM SAFO suunistele, kasutades SAPi Riigieelarve kinnitamise X X arvestusobjekte. RM SAFO vastutab eelarve jaotuse eest eelarve infosüsteemis, mille kaudu RM protsessi kohaselt riigieelarve osakond saadab riigieelarve limiiidid RTK-le SAP-i sisestamiseks.  2.2.3 Välistoetuste ja nendega seotud Välistoetuste ja kaasfinantseerimise eelarved sisestab SAP-i RTK finantsarvestuse osakonna kaasfinantseerimise eelarve (vahendid riigiarvestuse spetsialist. laekuvad peale kulude tegemist) Asutus teavitab uue välistoetuse koodi loomise vajadusest RM SAFO peaspetsialisti, kes kooskõlastab uue koodi RM riigieelarve osakonna välisvahendite tiimi nõunikuga ja tellib koodi infosüsteemide jaoks. Toetuste, mida menetletakse SFOS-is, mida kajastatakse grandi koodidel algusega 1-6 ja mis on vastava aasta riigieelarves planeeritud, eelarverea avamiseks esitab asutus vormil 7 taotluse RTK finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialistile e-kirja teel. RM SAFO peaspetsialist lisatakse e-kirja koopiasse teadmiseks. Vahendaja konto läheb miinusesse tehtud kulude ulatuses (täiendavaid toiminguid ei ole vaja teha). Aasta jooksul lisanduvate välisoetuste ja kõigi otselaekuvate välistoetuste (SAP-is grandi kood X X algusega 9) eelarverea avamiseks esitab asutus vormil 7 taotluse ja välistoetuse lepingu koos vastavalt vajadusele asutuse juhi allkirjastatud kaaskirjaga DHS-i kaudu RM SAFO-le. Kui toetus ei ole vastava aasta riigieelarvesse planeeritud, edastab RM SAFO kontrollitud vormi RM riigieelarve osakonna välisvahendite talituse ametnikule, kes annab riigieelarve seaduses nõutud RM nõusoleku ja saadab taotluse e-maili teel edasi menetlemiseks RTK finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialistile. 2.2.4 Välistoetuste ja nendega seotud Ettemaksena laekunud toetuse korral saadab asutus taotluse eelarve avamiseks RTK kaasfinantseerimise eelarve (ettemakse finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialistile e-posti teel, kes sisestab ja avab eelarve SAP- korral) is. X X X Kokkuleppel asutusega võib Keskuse raamatupidaja saata ise eelarve avamise taotluse vastavalt vajadusele riigiarvestuse spetsialistile. 2.2.5 Kuluüksuste, kulukohtade ja projektide Asutus koostab vajadusel eelarve kuluüksuste, kulukohtade või projektide lõikes ning saadab eelarve koostamine ja muutmine X X taotluse Keskuse üldmeili aadressile. Keskus sisestab eelarve ja selle muudatused SAP-i. vastavalt vajadusele 2.2.6 Eelarve ja eelarve muudatuste esitamine RM SAFO korraldab ministri kinnitatud eelarve ja selle muudatuste saatmise Keskusele DHS-i Keskusele X X kaudu. esimesel võimalusel 2.2.7 Eelarve sisestamine SAPi Ministri kinnitatud eelarve ja selle muudatuste sisestamise eest SAPi vastutab RTK riigiarvestuse töötaja. Muud eelarved sisestab SAPi Keskus (kuluüksuste, kulukohtade, projektide eelarved). Toetustele sisestatud eelarve vabastab RTK riigiarvestuse töötaja. Muude tuludest sõltuvate kulude RTK, sh Keskus kahe tööpäeva X X automaatse eelarve avamise eest vastutab Keskus, arvestades kehtivat seadusandlust. jooksul eelarve saamisest 2.2.8 Eelarve limiitide jälgimine Asutus jälgib eelarvet ja selle täitmist SAP BO aruandluse kaudu. Asutus vastutab eelarve piisavuse eest tehingute kajastamiseks. X Jooksvalt 2.3. Eelarve täitmise aruandlus 2.3.1 Eelarve täitmise aruandlus BO-s Asutus saab jooksvalt ülevaate eelarvete täitmisest BO kaudu. Keskus vastutab eelarve täitmise aruandluse eest, teostades võrdlused SAP-i aruandluse ja BO andmete vahel. Eelarve täitmise X X aruande majandusliku sisu õigsuse eest vastutab asutus. jooksvalt  2.3.2 Eelarve täitmise aruandluse jälgimine, Asutus jälgib eelarve täitmise aruandlust ja pöördub küsimuste korral Keskuse poole selgituste korrigeerimised ja muu infovahetus saamiseks. Korrigeerimisi vajavate tehingute puhul edastab asutus Keskusele kulude ümbertõstmise teatise DHS-i kaudu või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus sisestab kanded SAP-i esimesel võimalusel, üldjuhul 2 X X ja lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i raamatupidamiskirje numbri. tööpäeva jooksul 2.3.3 Igakuine riigi maksutulude eelarve täitmise Keskus esitab igakuiselt RM SAFO analüütikule KAISi sisestamiseks üle-eelmise kuu riigi aruandlus maksutulude eelarve täitmise aruande. hiljemalt aruandekuust X X ülejärgmise kuu 10. kuupäevaks 3. Ostutoimingud ja toetuste (eraldiste) andmine 3.1. Tarnijate register 3.1.1 Uue tarnija sisestamine Ostuarve saabumisel kontrollib eAK tarnija olemasolu SAP andmebaasis ning vajadusel luuakse X uus tarnija kood SAP-i automaatselt. esimesel võimalusel Keskus kontrollib tarnija koodi olemasolu DHS või RTIP toimingute puhul. 3.1.2 Olemasoleva tarnija andmete muutmine, Kui tarnija on asutusele teada andnud oma nime või kontaktandmete muutmisest, tegevuse sulgemine ja blokeerimine X X lõppemisest jms, teavitab asutus sellest Keskust, edastades vajaliku informatsiooni Keskuse esimesel võimalusel üldmeili aadressile. Keskus teeb vajalikud muudatused SAP-is. 3.2. Ostuarved 3.2.1. Arvete kontrollimine tellija poolt 3.2.1.1 Arve vastuvõtmine tarnijalt ja edastamine Hankijad saadavad e-arved otse eAK-sse. Finantstöötaja või asutuse teenistuja edastab asutusele eAK-sse digitaliseerimiseks X X välismaiste hankijate poolt saadetud arved pdf-formaadis asutuse eAK-s avatud e-posti aadressile esimesel võimalusel digitaliseerimiseks. 3.2.1.2 eAK-s digitaliseeritud arvete juurde Finantstöötaja või asutuse teenistuja lisab vajadusel eAK-s digitaliseeritud arvete juurde manusena manusena lisade lisamine saatelehed, aktid jm arvetele lisatud dokumendid. Dokumente võib eAK-sse lisada ka viitena DHS-is X X asuvale aktile, lepingule vms. esimesel võimalusel 3.2.1.3 Arve sisu kontrollimine ja eAK-s arve Finantstöötaja või asutuse teenistuja konteerib arve eAK-s ning suunab menetlusringile vastavalt kinnitamine asutuses kehtivale kulude juhtimise korrale. vastavalt asutuses kehtivale X X korrale 3.2.1.4 Arve kinnitamine finantstöötaja poolt ja Kulujuhi lisatud selgituste põhjal lisab finantstöötaja konteeringuaknas vajalikud koodid, vajadusel Keskusele edastamine küsib täiendavat informatsiooni ja kinnitab arve eAK-s, arve viimane kinnitaja peab olema Keskuse raamatupidaja. arved peavad Keskusesse X X RMIT-is kulujuht kinnitab konteeringu õigsust ning annab sellega loa arve tasumiseks, arve viimane jõudma üldjuhul hiljemalt 3 kinnitaja on Keskuse raamatupidaja. tööpäeva enne maksetähtaega Asutus vastutab Keskusele edastatud arve konteeringu õigsuse eest. 3.2.2. Asutuse poolt kinnitatud arvete käsitlemine ostuarvete registris 3.2.2.1 Asutuse saadetud arve vastuvõtmine, Keskus kontrollib eAK-s arve konteeringureale lisatud käibemaksukoodi, arve tasumise kuupäeva, kinnitamine ja sisestamine SAP ostuarvete visuaalselt konteeringu õigsust ning kinnitab arve eAK-s. eAK ekspordib kinnitatud arve SAP-i. menetlusringi läbinud dokument registrisse Keskus vaatab SAP-i imporditud arve üle, lisab vajadusel koodid (TP kood, rahavoo kood) ja kantakse SAP-i hiljemalt X postitab arve SAP-i. saabumisele järgneva tööpäeva lõpuks 3.2.2.2 Täiendavate dokumentide või täiendava Vajadusel esitab Keskus finantstöötajale või asutuse teenistujale nõude täiendavate dokumentide informatsiooni nõude või paranduse nõude või informatsiooni kohta e-maili teel. Vigase konteeringu puhul saadab Keskus arve eAK-s esitamine asutusele puuduste korral X finantstöötajale/asutusele tagasi, kirjutades tagasisaatmise põhjuse kommentaari väljale. esimesel võimalusel 3.3. Lähetused (sh pikaajalised lähetused) 3.3.1. Lähetuste menetlemine DHS-is (MTA) 3.3.1.1 Lähetuse esildis-korralduse koostamine Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuse esildis-korralduse (koos avansi taotlemisega) vastavalt avansiga esildis-korraldused (koos avansi taotlemisega) ja MTA lähetuste korrale. X X tuleb esitada üldjuhul hiljemalt 3 kooskõlastamine DHS-is tööpäeva enne lähetuse algust  3.3.1.2 Lähetuse esildis-korralduse alusel avansi Keskus sisestab andmed avansi ülekandmiseks SAP-i ja lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse menetlusringi läbinud dokument sisestamine SAP-i SAP-i raamatupidamiskirje numbri. kantakse SAP-i hiljemalt X saabumisele järgneva tööpäeva lõpuks 3.3.1.3 Lähetuskulude aruande koostamine ja Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuskulude aruande vastavalt MTA lähetuste korrale DHS-is. kooskõlastamine DHS-is, deebet- või Algdokumendid skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele. krediitkaardiga tasutud lähetuskulud Menetlusringis osalev finantstöötaja lisab kuluaruandele vajalikud selgitused ja konteerimiseks vastavalt asutuses kehtivale X X vajalikud koodid DHS-is. korrale Lähetatu on kohustatud tegema lähetuskulude aruandele märke, kui lähetuskulude eest oli tasutud asutuse deebet- või krediitkaardiga. 3.3.1.4 Lähetuskulude aruande vastuvõtmine, Keskus kontrollib DHS-is esitatud aruande vastavust valitsemisala sise-eeskirjas esitatud nõuetele, sisestamine SAP-i, lähetuskulude kinnitades oma allkirjaga andmete vastavust eeskirja nõuetele. Keskus lisab dokumendi menetlusringi läbinud dokument hüvitamine kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i raamatupidamiskirje numbri. kantakse SAP-i hiljemalt X Kui lähetusega seotud kuludeks on saadud avanssi, seotakse SAP-is lähetuskulud avansiga ning saabumisele järgneva tööpäeva vajadusel hüvitatakse lähetusega seotud kulud lähetatu pangakontole. lõpuks 3.3.1.5 Toetuste saamisega seotud nõuete Keskus sisestab nõuded Euroopa Komisjoni (ja teiste institutsioonide) vastu SAP-i vastavalt asutuse menetlusringi läbinud dokument sisestamine (lähetuskulude katteks) edastatud informatsioonile. kantakse SAP-i hiljemalt X saabumisele järgneva tööpäeva lõpuks 3.3.1.6 Lähetatu teavitamine kasutamata avansi Finantstöötaja teavitab lähetatut tagasimakse kohustusest. kohe pärast lähetuskulude X jäägist aruande sisestamist SAP-i 3.3.1.7 Avansi jäägi tagasinõude laekumise Finantstöötaja jälgib avansi jäägi tagasinõude laekumist e-riigikassa kontole. X jooksvalt jälgimine 3.3.2. Lähetuste menetlemine RTIP-is 3.3.2.1 Lähetuskorralduse koostamine (koos Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuskorralduse (koos avansi taotlemisega) vastavalt oma avansi taotlemisega), kooskõlastamine ja asutuse lähetuste korrale. avansiga lähetuskorraldused Keskusele edastamine RTIP-is X X tuleb esitada üldjuhul hiljemalt 3 tööpäeva enne lähetuse algust 3.3.2.2 Lähetuskorralduse vastuvõtmine ja avansi Keskus kinnitab avansi taotlusega lähetuskorralduse RTIP-is. RTIP ekspordib kinnitatud menetlusringi läbinud dokument sisestamine SAP-i lähetuskorralduse SAP-i, Keskus teeb vajalikud toimingud SAP-is ning kannab avansi lähetatu kantakse SAP-i hiljemalt X pangakontole. saabumisele järgneva tööpäeva lõpuks 3.3.2.3 Lähetuskulude aruande koostamine ja Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuskulude aruande vastavalt oma asutuse lähetuste korrale kooskõlastamine RTIP-is, deebet- või RTIP-is. Algdokumendid skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele. krediitkaardiga tasutud lähetuskulud Menetlusringis osalev finantstöötaja lisab kuluaruande konteeringuaknas vajalikud koodid ja kulude hüvitaja koodi. RMIT-is lisab vajalikud koodid kulujuht. vastavalt asutuses kehtivale X X Lähetatu on kohustatud tegema lähetuskulude aruandele märke, kui lähetuskulude eest oli tasutud korrale asutuse deebet- või krediitkaardiga. 3.3.2.4 Lähetuskulude aruande vastuvõtmine, Keskus kontrollib RTIP-is esitatud aruande vastavust valitsemisala sise-eeskirjas esitatud nõuetele menetlusringi läbinud dokument sisestamine SAP-i, lähetuskulude ja kinnitab aruande. RTIP ekspordib kinnitatud aruande SAP-i, Keskus teeb vajalikud toimingud SAP- kantakse SAP-i hiljemalt hüvitamine X is, seob SAP-is lähetuskulud avansiga ning vajadusel hüvitab lähetusega seotud kulud lähetatu saabumisele järgneva tööpäeva pangakontole. lõpuks 3.3.2.5 Lähetatu teavitamine kasutamata avansi Finantstöötaja teavitab lähetatut tagasimakse kohustusest. kohe pärast lähetuskulude X X jäägist RMIT-is teavitab lähetatut kulujuht. aruande sisestamist SAP-i 3.3.2.6 Avansi jäägi tagasinõude laekumise Keskus jälgib avansi jäägi tagasinõude laekumist e-riigikassa kontole. X jooksvalt jälgimine 3.4. Majanduskulud ja muud teenistujatele tasutavad hüvitised 3.4.1. Majanduskulud  3.4.1.1 Käskkirja/taotluse ja informatsiooni Asutus edastab majanduskulude avansi saajate käskkirja/taotluse RTIP-is ja informatsiooni deebet- pangakaardi avamise kohta edastamine X või krediitkaardi avamise kohta Keskuse üldmeili aadressile. esimesel võimalusel Keskusele 3.4.1.2 Majanduskulude avansi käskkirja/taotluse Käskkiri/taotlus on aluseks aruandvale isikule avansi maksmisel. Keskus sisestab avansi SAP-i ning vastuvõtmine, avansi sisestamine SAP-i ja teeb ülekande aruandva isiku pangakontole. käskkirjas/taotluses märgitud ülekandmine X tähtajal 3.4.1.3 Majanduskulude aruande koostamine, Aruandev isik koostab ja kooskõlastab majanduskulude aruande RTIP-is. Algdokumendid kooskõlastamine ja Keskusele skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele. deebetkaardi kasutamise puhul edastamine, deebet- või krediitkaardiga Menetlusringis osalev finantstöötaja lisab kuluaruandele vajalikud selgitused ja konteerimiseks hiljemalt järgmise tööpäeva tasutud majanduskulud X vajalikud koodid ning edastab aruande Keskusele RTIP-is. jooksul, avansi saamise puhul Asutus on kohustatud tegema majanduskulude aruandele märke, kui majanduskulude eest oli hiljemalt järgneva kuu 5. tasutud asutuse deebet- või krediitkaardiga. tööpäevaks 3.4.1.4 Majanduskulude aruande vastuvõtmine, Keskus kontrollib aruande vastavust valitsemisala sise-eeskirjas esitatud nõuetele ja kinnitab menetlusringi läbinud dokument sisestamine SAP-i aruande. RTIP ekspordib kinnitatud aruande SAP-i, Keskus teeb vajalikud toimingud SAP-is. Kui kantakse SAP-i hiljemalt X aruandev isik on saanud avanssi, seob Keskus SAP-is majanduskulud avansiga. saabumisele järgneva tööpäeva lõpuks 3.4.1.5 Majanduskulude hüvitamine Majanduskulud hüvitatakse teenistuja pangakontole pärast korrektselt kinnitatud kuluaruande esitamist, kui aruandev isik pole eelnevalt avanssi saanud. Majandusavansi olemasolul tehakse tasaarveldus ning vajadusel hüvitatakse kulud, jääk kuulub aruandva isiku poolt tagastamisele RM e- hiljemalt kolme tööpäeva jooksul X riigikassa kontole (v.a aruandekohustuslased, kellele on asutuse juhi käskkirjaga antud õigus pärast aruande saabumist kasutada avanssi järgnevate majanduskulude katteks). 3.4.1.6 Avansi jäägi tagasinõude laekumise Keskus jälgib avansi jäägi tagasinõude laekumist e-riigikassa kontole. X jooksvalt jälgimine 3.4.2. Muud teenistujatele makstavad hüvitised 3.4.2.1 Oma teenistujatele maksmisele kuuluvate Teenistuja esitab taotluse kulude hüvitamiseks RTIP-is. Finantstöötaja või kulujuht lisab vajalikud hüvitiste vormistamine ja kooskõlastamine selgitused ja konteerimiseks vajalikud koodid. Hüvitatavad kulud on näiteks parkimine, prillihüvitis jne. vastavalt asutuses kehtivale X SA küsitlejate isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsiooni taotlused ning MTA uurimisosakonna korrale kulu hüvitamise taotlused (nt relvaloa saamiseks vajaliku arstitõendi saamise kulu jms) esitatakse DHS-is. 3.4.2.2 Hüvitise algdokumendi aktsepteerimine Finantstöötaja kirjutab konteerimiseks vajalikud koodid, aktsepteerib korrektselt kinnitatud taotluse X X esimesel võimalusel finantstöötaja poolt RTIP-is või DHS-is. 3.4.2.3 Oma teenistujatele hüvitamisele kuuluvate Keskus kontrollib dokumendi vastavust käskkirjadele/korraldustele ja valitsemisala sise-eeskirjas menetlusringi läbinud dokument kulude algdokumentide vastuvõtmine, esitatud nõuetele. kantakse SAP-i hiljemalt sisestamine SAP-i X RTIP ekspordib kinnitatud aruande SAP-i. Keskus sisestab DHS-i kaudu saadetud taotlused SAP-i. saabumisele järgneva tööpäeva lõpuks 3.5. Muud ostuarvete registris kajastatavad väljamaksed 3.5.1 Muude maksmisele kuuluvate Kui kulu algatajaks on teenistuja, siis viiakse läbi protseduur nagu punktides 3.4.2.1 ja 3.4.2.2). dokumentide vormistamine, Kui maksmisele kuuluv dokument saabub asutuse tarnijalt, skaneeritakse saabunud dokument DHS- kooskõlastamine ja saatmine Keskusele i või RTIP-i. Dokument kooskõlastatakse kulujuhi ja finantstöötaja poolt ning edastatakse DHS-i või X X RTIP-i kaudu Keskusele. esimesel võimalusel Muud maksmisele kuuluvad dokumendid on näiteks kohtuotsuse alusel hüvitamisele kuuluvad nõuded, õppelaenu riigitagatis, maamaks, riigilõivud jne. 3.5.2 Muude maksmisele kuuluvate Kui kulu algatajaks on teenistuja, siis viiakse läbi protseduur nagu punktis 3.4.2.3. dokumentide vastuvõtmine, sisestamine ja Kui maksmisele kuuluv dokument saabub asutuse tarnijalt, kontrollib Keskus dokumendi vastavust ülekandmine X valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjas esitatud nõuetele. RTIP ekspordib maksekorralduse esimesel võimalusel SAP-i või Keskus sisestab andmed SAP-i. 3.6. Antud toetused  3.6.1 Toetuse kasutamise aruannete Asutus või Asutuse poolt volitatud toetuste rakendusüksus saab toetuse saajalt toetuse kasutamise menetlemine Asutuses või Asutuse X X kohta aruande ja kontrollib selle. Vajadusel koostab Asutus või rakendusüksus tagasinõude. Jooksvalt aruannete saabumisel volitatud rakendusüksuses 3.6.2 Toetuse kasutamise aruannete saatmine Asutus esitab toetuse kasutamise aruanded ja tagasinõuded Keskusele DHS-i kaudu. Keskus lisab Keskusele, kui toetuste menetlemine ei arvestusobjektid lähtudes Asutuse kulujuhtimise korrast. Peale aruannete kontrollimist X toimu SFOSis jooksvalt 3.6.3 Antud toetuse kulude kajastamine, kui Keskus kontrollib saadud projektitoetuse kasutamise aruandes kajastatud kulude vastavust toetuse menetlemine ei toimu SFOSis ettemaksele ja probleemide ilmnemise korral informeerib sellest Asutust. Toetuse ettemaks kantakse aruande alusel kuludesse toetuse kasutamise lõppkuupäevaga või toetus kajastatakse kulu ja kohustisena ning makstakse välja lähtudes maksetähtpäevast. 2 tööpäeva jooksul aruande X Kui toetus antakse tegevustoetusena, esitab Asutus Keskuse tegevustoetuse väljamaksmiseks jõudmisest Keskusesse alusdokumendi DHS-i kaudu. Keskus kannab toetuse saajale ja kajastab selle kassapõhiselt kuluna. 3.6.4 Antud toetuse arvestus ja väljamaksed Keskus kontrollib SFOSist SAPi imporditud maksekorralduste vastavust SAP BO maksekorralduste SFOSist saadud maksekorralduste alusel aruandega SF109, kajastab toetuste kulu ja kohustised SAPis ja teeb makse maksetähtpäeval. Hiljemalt järgmisel tööpäeval, Ettemakse tüüpi maksekorraldustele koostab ettemakse dokumendi. Maksmiseks blokeeritud blokeeringud suletakse hiljemalt X maksekorralduste korral selgitab SAP BO aruannete alusel blokeerimise põhjuse ja sulgeb kohustise järgmisel tööpäeval, kui nendega õige ettemakse või tagasinõudega. ei ole probleeme 3.6.5 Toetuste väljamaksmine, kui neid ei Keskus kontrollib toetuse saaja varasemate lepingutega seotud jääke, vajadusel informeerib sellest menetleta SFOSis Asutust ning teeb makse lepingus märgitud summas ja maksetähtajaks, kajastades selle kas Lepingus või maksekorralduses X kuludes (tegevustoetus) või ettemaksena (projektitoetus). märgitud maksetähtajal 3.6.6 Tagasinõuete koostamine Asutus või Asutuse poolt volitatud toetuste rakendusüksus koostab tagasinõude. Kui toetust ei X X menetleta SFOSis, saadab Asutus tagasinõude dokumendi Keskusele DHSi või e-posti kaudu. Vajadusel 3.6.7 Tagasinõuete kajastamine Keskus kajastab DHSi või e-posti teel saadud tagasinõude või postitab SFOSist imporditud X tagasinõude. Hiljemalt järgmisel tööpäeval 3.6.8 Laekumiste kajastamine Vajaduse korral Keskus teavitab Asutust või Asutuse volitatud rakendusüksust laekumisest ja jääb Keskus teavitab laekumisest ja ootama infot, kuidas laekumist kajastada. Asutus või rakendusüksus saadab Keskusele info kajastab laekumise hiljemalt laekumise kajastamiseks, sh selle jagunemisest põhiosaks, intressideks ja viivisteks. Keskus järgmisel tööpäeval info X X X kajastab laekumise. Kui toetuse detailne arvestus on SFOSis, kajastab Asutus või rakendusüksus saamisest. Asutus või laekumise selles infosüsteemis. rakendusüksus saadab info 5 tööpäeva jooksul. 4. Tulud ja kulude hüvitamise toimingud 4.1. Iseseisvad tulude arvestuse infosüsteemid 4.1.1 MKR Infosüsteemi koondkannete MTA: Riigi tulude arvestuseks kasutatakse infosüsteemi MKR (maksukohustuslase register). MKR koostamine, aktsepteerimine ja X andmete SAP-i importimise kord on kinnitatud riigi tulude ja tagatiste arvepidamise korraga (TAK). kord kuus sisestamine SAP-i 4.2. Riigilõivud 4.2.1 Riigilõivude laekumiste kajastamine Keskus kajastab riigilõivu laekumise tuluna kord kuus koondkandena. üks kord kuus, kuu viimase X päevaga 4.2.2 Riigilõivu tagastamise otsuse saatmine Asutus edastab riigilõivu tagastamise otsuse Keskusele DHS-i kaudu. X vastavalt vajadusele Keskusele 4.2.3 Riigilõivu tagastamise otsuse vastuvõtmine Keskus võtab tagastamise otsuse vastu ja kannab riigilõivu tagasi. X 3 tööpäeva jooksul ja riigilõivu tagastamine 4.3. Trahvid 4.3.1 Määratud trahvide kohta teatise Finantstöötaja või asutus edastab vabas vormis teatise määratud trahvide kohta Keskuse üldmeili X vähemalt kord kuus edastamine Keskusele aadressile (v.a MTA trahvid, mille haldamine toimub MKR-is).  4.3.2 Määratud trahvide kohta teatise Keskus võtab teatise vastu ja sisestab trahvinõuded SAP-i. vastuvõtmine, trahvinõuete sisestamine X 3 tööpäeva jooksul SAP-i 4.3.3 Enammakstud summa tagastamise Asutus teeb vajadusel otsuse enammakstud summa tagastamiseks. Finantstöötaja või asutus otsustamine ja informatsiooni edastamine X edastab vastava otsuse Keskusele DHS-i kaudu. vastavalt vajadusele Keskusele 4.3.4 Enammakstud summa tagastamine X Keskus kannab enammakstud summa tagasi. 3 tööpäeva jooksul 4.4. Sunniraha (SA, RAB) 4.4.1 Sunniraha toimingute kohta teatise SA, RAB: asutus edastab teatise sunniraha täitenõuete kohta Keskusele DHS-i kaudu või e-posti x vastavalt vajadusele edastamine Keskusele teel. 4.4.2 Sunniraha toimingute kohta teatise Keskus võtab teatise vastu. x esimesel võimalusel vastuvõtmine ja tulu kajastamine Keskus sisestab sunniraha laekumise ja tulu SAP-i kassapõhiselt. 4.5. Klientide register 4.5.1 Uue kliendi sisestamine Klientidega seotud dokumentide saabumisel kontrollib Keskus kliendi olemasolu SAP-s ja sisestab X vajadusel uue kliendi andmed SAP-i. esimesel võimalusel 4.5.2 Olemasoleva kliendi andmete muutmine, Kui klient on asutusele teada andnud oma tegevuse lõppemisest, nime või kontaktandmete sulgemine ja blokeerimine muutmisest jms, teavitab finantstöötaja või asutus sellest Keskust, edastades vajaliku informatsiooni X X Keskuse üldmeili aadressile. Keskus teeb vajalikud muudatused SAP-is. esimesel võimalusel 4.6. Müügiarvete (k.a ettemaksu- ja kreeditarve) esitamine 4.6.1. Müügiarve koostamise aluseks olev informatsioon 4.6.1.1 Müügiarvete koostamise aluseks olevate Finantstöötaja või asutuse kontaktisik saadab teatise vastavalt vormile nr 1 Keskusele DHS-i kaudu hiljemalt 3 tööpäeva enne arve dokumentide edastamine Keskusele X X või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus võtab teatise vastu. väljastamise tähtaega 4.6.2. Müügiarve koostamine ja väljastamine 4.6.2.1 Müügiarve koostamine Keskus sisestab arve koostamiseks vajalikud andmed SAP-i. X kord päevas 4.6.2.2 Arvete saatmine klientidele Keskus saadab müügiarve e-arvena või pdf-failina e-maili teel. X esimesel võimalusel 4.7. Saadud toetused 4.7.1. Tegevused toetuste saamiseks ja kajastamiseks 4.7.1.1 Toetuste saamiseks vajalike dokumentide Asutus koostab ja aktsepteerib toetuse saamiseks vajalikud dokumendid ning edastab need vastavalt asutuses kehtivale koostamine ja aktsepteerimine X finantstöötajale. korrale 4.7.1.2 Informatsiooni esitamine Keskusele Otselaekuvate toetuste (SAP-is grant algusega 9*) puhul edastab finantstöötaja või asutus informatsiooni vastavalt vormile nr 2 toetuse saamise kohta DHS-is või Keskuse üldmeili aadressile. X X SFOS-is menetletavate toetuste puhul ei ole vaja eraldi vormi nr 2 saata, küsimuste korral võtab esimesel võimalusel Keskus asutusega ise ühendust. 4.7.1.3 Toetuse laekumise kajastamine ja Keskus kajastab toetuste laekumised SAP-is ning saadab informatsiooni otselaekuvate toetuste X 3 tööpäeva jooksul informatsiooni edastamine asutusele (SAP-is grant algusega 9*) laekumise kohta asutusele e-maili teel. 4.7.1.4 Toetuste lepingu lõpetamine ja toetusega Finantstöötaja saadab informatsiooni vastavalt vormile nr 3 toetuse vahendite ülejäägi seotud vahendite ülejääkide tagastamine tagasimaksmise kohta Keskusele DHS-i kaudu või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus teeb hiljemalt 3 tööpäeva enne X X vastavad kanded SAP-i, kannab toetuse vahendite ülejäägi toetuse andja kontole ning teavitab tagasimaksmise tähtaega sellest finantstöötajat. 4.7.1.5 SF21+ tehnilise abi maksetaotluste RTK raamatupidaja sisestab SF21+ tehnilise abi maksetaotluse SFOSi, menetleb selle vastavalt koostamine ja menetlemine SFOSis SFOS reeglitele ja teeb väljamakse. vähemalt kord kuus X aruandekuule järgneva kuu lõpus  4.7.1.6 Kaudsete kulude kajastamine tehtud SA: asutuse kontaktisik edastab info välistoetuste kaudsete kulude kannete tegemiseks Keskusele väljamaksete alusel (SA) DHS-i kaudu kord kuus. Keskus kajastab toetusega seotud kaudsed kulud SAP-is kord kvartalis vastavalt asutuselt saadud infole. X X vähemalt kord kvartalis 4.8. Nõuete jälgimine (v.a punktis 4.1. toodud nõuded) 4.8.1 Laekumiste analüüs Keskus jälgib nõuete laekumist. X X kord päevas 4.8.2 Meeldetuletuskirjad Keskus teavitab finantstöötajat laekumata nõuetest ning saadab võlgnikele meeldetuletuskirjad. vastavalt valitsemisala X X raamatupidamise sise-eeskirjale 4.8.3 Nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks Keskus koostab ettepaneku nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistamise kohta vastavalt vormile tunnistamine nr 4. Otsuse nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistamise kohta teeb valitsemisala vastavalt valitsemisala X pearaamatupidaja. Keskus edastab kinnitatud teatise finantstöötajale või asutuse kontaktisikule e- raamatupidamise sise-eeskirjale maili teel ja sisestab andmed SAP-i. 4.8.4 Lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete Keskus teeb asutusele ettepaneku lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta vastavalt vormile vastavalt valitsemisala kohta ettepaneku koostamine ja saatmine X nr 5. raamatupidamise sise-eeskirjale 4.8.5 Lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete Asutus võtab vastu ettepaneku lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta. vastavalt valitsemisala kohta ettepaneku vastuvõtmine X raamatupidamise sise-eeskirjale 4.8.6 Otsus lootusetuks kandmisele kuuluvate Nõuete lootusetuks tunnistamise kinnitavad asutuste juhid igaüks oma asutuse osas, RM SAFO vastavalt valitsemisala nõuete kohta X juhataja rahandusministeeriumi osas. raamatupidamise sise-eeskirjale 4.8.7 Teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate Asutus edastab kinnitatud teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta Keskusele DHS- nõuete kohta saatmine Keskusele X is. esimesel võimalusel 4.8.8 Teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate Keskus võtab vastu teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta ja kannab lootusetud nõuete kohta vastuvõtmine, nõuete X nõuded bilansist välja. esimesel võimalusel bilansist väljakandmine 5. Töö panga ja kassaga 5.1. Panga- ja e-riigikassa kontod 5.1.1. Panga- ja e-riigikassa kontode avamine ja sulgemine 5.1.1.1 Uue panga- või e-riigikassa konto avamise Asutuse kontaktisik saadab Keskusele vabas vormis teatise uue e-riigikassa konto avamise või või sulgemise vajadusest teavitamine kasutusel olevate kontode sulgemise vajalikkuse kohta Keskuse üldmeili aadressile. Teatises tuleb märkida konto liik, konto avamise või sulgemise põhjus ja tähtaeg. X MTA tulude osakond esitab panga- või e-riigikassa konto avamise või sulgemise taotluse RM esimesel võimalusel riigikassa osakonnale. 5.1.1.2 Uue e-riigikassa konto avamise või Keskus võtab teatise vastu ja koostab taotluse e-riigikassa kontode avamise või kasutusel olevate sulgemise vajaduse teatise vastuvõtmine kontode sulgemise kohta vastavalt riigikassa teenindamise eeskirja nõuetele. ja taotluse vormistamine X esimesel võimalusel 5.1.1.3 E-riigikassa kontode avamise ja sulgemise Keskus edastab koostatud taotluse e-riigikassa kontode avamise ja sulgemise kohta RM riigikassa taotluste edastamine riigikassale X osakonnale. esimesel võimalusel 5.1.1.4 E-riigikassa kontode avamine ja sulgemine Riigikassa teenistuja informeerib Keskust e-riigikassa konto avamisest või sulgemisest. riigikassas ja sellest teatamine Keskusele X esimesel võimalusel 5.1.1.5 E-riigikassa kontode avamisest ja Keskus informeerib asutuse kontaktisikut vabas vormis e-riigikassa konto avamisest ja kasutusel X esimesel võimalusel sulgemisest teatamine asutusele olevate kontode sulgemisest e-maili teel.  5.1.1.6 Klientide teavitamine e-riigikassa kontode Finantstöötaja või asutus teavitab vajadusel kliente uue e-riigikassa konto avamisest ja kasutusel X X esimesel võimalusel avamisest ja sulgemisest olevate kontode sulgemisest. 5.1.2. Kasutusõigused ja paroolid 5.1.2.1 E-riigikassa kontode kasutusõiguse Asutuse kontaktisik edastab Keskusele vabas vormis teatise asutuse teenistujatele e-riigikassa andmise ja lõpetamise ettepanekud kontode kasutusõiguste andmiseks ja lõpetamiseks Keskuse üldmeili aadressile. Keskuse ning PTO X X teenistujatele kasutusõiguste andmise ja lõpetamise otsustab valitsemisala pearaamatupidaja või esimesel võimalusel tema poolt volitatud isik. 5.1.2.2 E-riigikassas kasutajaõiguste andmine, Keskuse e-riigikassa administreerija õigustega teenistuja kirjeldab, muudab või lõpetab teatise alusel rollide määratlemine, lõpetamine ja sellest asutuse teenistujate õigused konkreetsete e-riigikassa kontode või aruannete vaatamiseks ning X 2 tööpäeva jooksul asutusele teatamine edastab informatsiooni sellest asutuse kontaktisikule e-maili teel. 5.1.2.3 E-arvekeskuses kasutajaõiguste andmine, Asutuse töötaja edastab Keskusele vabas vormis teatise teenistujate e-arvekeskuses rollide määratlemine ja lõpetamine kasutusõiguste andmiseks ja lõpetamiseks Keskuse üldmeili aadressile. X X Keskuse e-arvekeskuse administreerija õigustega teenistuja lisab, muudab või lõpetab teatise alusel esimesel võimalusel asutuse teenistujate õigused ning edastab informatsiooni sellest taotlejale e-maili teel. 5.2. Broneeringud 5.2.1 E-riigikassas raha broneerimine Keskus sisestab maksmisele kuuluvad dokumendid SAP-i vähemalt kaks tööpäeva enne dokumendi maksetähtaega. RM riigikassa osakond planeerib rahavoogusid SAP BO aruande KASSA011 andmeid kasutades. Kiirmaksed on lubatud vaid siis, kui seadus kiirmakset otseselt nõuab ning kui selle toimumist ei X olnud võimalik varem ette näha (nt ootamatu töösuhte lõpetamine jms). Kiirmakseid ei tehta, kui jooksvalt dokument ei jõudnud RTK raamatupidamisse õigeaegselt seetõttu, et seisis põhjendamatult kaua asutuse kinnitusringides. 5.2.2 Täiendava informatsiooni edastamine Finantstöötaja või asutus edastab Keskusele lisainformatsiooni maksmisele kuuluvate dokumentide Keskusele kohta, kui ülekanne peab toimuma lähima kolme tööpäeva jooksul, kuid dokumendid ei ole veel Keskusele saadetud. Vabas vormis esitatud teatises peab olema märgitud summa, valuuta, maksetähtaeg ja info, kas makse on riigikassasisene või -väline. Teatis edastatakse Keskuse üldjuhul 3 tööpäeva enne X X üldmeili aadressile. maksetähtaega Vajadusel sisestab RTK raamatupidaja lisabroneeringu summa SAP-i vastavalt SAP juhendile. 5.3. Maksekorralduste saatmine 5.3.1 Maksekorralduste genereerimine ja Keskus genereerib maksekorraldused SAP-is ning saadab maksekorraldused e-riigikassasse. saatmine e-riigikassasse, makse staatuse Keskus selgitab välja maksekorralduste tagastamise põhjused ja vajadusel saadab uue kontroll X maksekorralduse e-riigikassasse. kord päevas 5.3.2 Ülekanded väljaspool e-riigikassat Keskus vormistab maksekorralduse pangas vastavalt alusdokumentidele, maksekorralduse kinnitab X esimesel võimalusel (pangakontodel) valitsemisala pearaamatupidaja või tema poolt volitatud isik. 5.4. Kontoväljavõtted ja laekumised 5.4.1 Kontoväljavõtete sisestamine SAP-i Keskus sisestab laekumised SAP-i ja seob need nõuetega või kajastab ettemaksuna. X kord päevas 5.4.2 Selgitamata laekumised Kui Keskusel puudub informatsioon laekunud summa kohta, saadab Keskus finantstöötajale või asutusele vabas vormis järelepärimise e-maili teel. Asutus selgitab välja laekumiste sisu ja edastab informatsiooni Keskusele, kes sisestab laekumised SAP-i. X X Keskus kannab valesti laekunud summa asutuse esildise alusel maksjale tagasi. Teiselt esimesel võimalusel riigiasutuselt ekslikult valele e-riigikassa kontole laekunud summa võib Keskus ilma asutuse esildiseta maksjale tagasi kanda. 5.5. Krediitkaardid ja deebetkaardid  5.5.1 Pangakaardi väljastamisest või Asutus koostab pangakaardi taotluse ning saadab kaarditaotlejate nimekirja kaarditüüpide lõikes sulgemisest teavitamine vastavalt riigikassa teenindamise eeskirja nõuetele ministeeriumi riigikassa osakonnale. X esimesel võimalusel 5.5.2 Krediit- ja deebetkaartide alusel toimunud Vt punktid 3.3.1.3, 3.3.2.3 ja 3.4.1.3. X aruande esitamisel maksete töötlemine 6. Mittefinantsvarade arvestus 6.1. Põhivara arvestus (sh konfiskeeritud varad) 6.1.1. Põhivara põhiandmed 6.1.1.1 Põhivarade klasside ja Põhivara klassid ja amortisatsiooninormid on kinnitatud valitsemisala raamatupidamise sise- amortisatsiooninormide määramine eeskirjaga. X Asutus esitab vajadusel ettepaneku uue varaklassi loomiseks ja amortisatsiooninormi määramiseks esimesel võimalusel Keskuse üldmeili aadressile. 6.1.1.2 Põhivara põhiandmed ja andmete haldus Keskus edastab e-maili teel asutuselt saadud andmed ISO teenistujale, kes loob SAP-is uued X esimesel võimalusel varaklassid jms. 6.1.2. Uue põhivara arvelevõtmine 6.1.2.1 Soetusdokumendi edastamine Keskusele Ostuarve laekub eAK kaudu. Põhivara soetamisel lisab Asutus arvele vara üleandmise- vastuvõtmise akti või kajastab vara arvelevõtmiseks täiendava info eAK kommentaari väljal. RMIT-i puhul lisatakse eAK-sse viide aktile (DHS link). Mõnel teisel viisil saadud varade (nt vara tasuta saamine teiselt asutuselt) dokumendid edastatakse Asutuse poolt Keskusele e-posti teel või DHSi Vastavalt ostuarvete kaudu. menetlemise korrale või muul X juhul koheselt peale dokumendi kinnitamist 6.1.2.2 Põhivara kaardi avamine ja vara arvele Põhivara kaardi avab SAPis Keskus projekti struktuurielemendi (PS elemendi) kaudu. Asutus tagab võtmine SAPis varade finantsarvestuseks nõutavate täiendavate andmete edastamise, sh vara eluiga, Ostuarve, üleandmise- seerianumber jne. vastuvõtmise akti või muu vara X X soetust tõendava dokumendi kontrollimisel ja kinnitamisel 6.1.2.3 Põhivara alamvara kaardi loomine SAPis Keskus loob põhivara alamkaardi kui soetatakse olemasolevale põhivarale olulise maksumuse ja Ostuarve, üleandmise- peavarast erineva elueaga komponent. vastuvõtmise akti või muu vara X Alamkaart sobib tehniliselt ainult peavaraga sama liiki vara komponendi korral. Muul juhul luuakse soetust tõendava dokumendi komponendile eraldi vara kaart. kontrollimisel ja kinnitamisel 6.1.2.4 Etapiviisiline soetamine Asutuse poolt lisatakse vajaduse korral soetusdokumendile vastuvõetud tööde üleandmise- Ostuarve, üleandmise- vastuvõtmise akt ja kommentaar, et tegemist on lõpetamata põhivaraga ning seostatakse andmed vastuvõtmise akti või muu vara X X konkreetse projektiga. RMIT-i puhul lisatakse eAK-sse viide aktile (DHS link). Etapiviisiline soetust tõendava dokumendi soetamine kajastatakse projekti struktuurielemendi tunnusega lõpetamata ehituse kontol. kontrollimisel ja kinnitamisel 6.1.2.5 Poolelioleva põhivara kasutussevõtmise Uue vara kasutuselevõtmise korral koostab Asutus vara kasutuselevõtmise dokumendi ja edastab teatise koostamine selle DHSi või e-posti kaudu Keskusele (vorm nr 8 või SAP BO aruanne PV003). Asutus võtab arvesse vara komponentide kaupa arvelevõtmise reegleid, kui vara komponentidel on erinevad eluead ning komponentide soetusmaksumus on usaldusväärselt hinnatav. Etapiviisiliselt soetatud vara X X Parenduste puhul võtab Keskuse raamatupidaja vara arvele RTK koostatud õiendi alusel, vajadusel kasutuselevõtmisel, kord kuus küsib lisainformatsiooni Asutuselt. Asutus võtab info poolelioleva põhivara finantsandmete kohta kord kuus või jooksvalt SAP BO aruandest PV003 (vt vorm nr 8). 6.1.2.6 Poolelioleva põhivara Keskus avab vajadusel uue põhivarakaardi ja kajastab poolelioleva vara ümberklassifitseerimise Kahe tööpäeva jooksul ümberklassifitseerimine kasutuses olevaks kasutusel olevaks varaks, jaotades vajaduse korral vara erineva elueaga komponentideks poolelioleva põhivara põhivaraks X alamkaartidel. kasutuselevõtmise teatise saamisest 6.1.3. Põhivara müük või likvideerimine  6.1.3.1 Müügi või likvideerimise organiseerimine Põhivara müüki või likvideerimist korraldab asutus. vastavalt asutuses kehtivale X korrale 6.1.3.2 Informatsiooni edastamine Keskusele Finantstöötaja või asutuse kontaktisik (MTA-s riigivara haldur) edastab Keskusele põhivara X esimesel võimalusel müügilepingu või likvideerimise akti DHS-i või RTIP-i kaudu. 6.1.3.3 Põhivara müügi või likvideerimisega Keskus sisestab müügi või likvideerimisega seotud andmed SAP-i (kannab vara maha). enne selle perioodi kulumi X seotud andmete sisestamine SAP-i arvestamist 6.1.3.4 Müügiarve koostamine X Keskus koostab vajadusel müügiarve. kahe tööpäeva jooksul 6.1.4. Kogumina arvele võetud põhivara arvestus 6.1.4.1 Kogumina vara arvele võtmine Asutus koostöös Keskusega võtab kogumina arvele varad, kui neil on sama kasutusiga ja kogumi soetusmaksumus on üle 10 000 euro (ilma käibemaksuta). Asutus peab vajadusel üksikvarade X X vastavalt üldeeskirjale kaupa arvestust RTIP-is. 6.1.4.2 Kogumina võetud vara inventeerimine Asutus annab inventuuri käigus üldise hinnangu, kas kogumina võetud varad on veel olemas ja kasutusel. Kui kogumisse kuuluvad varaobjektid võeti lisaks üksikult arvele väheväärtuslike X varadena, ei ole kogumi korrigeerimine iga väheväärtusliku varaobjekti inventeerimise tulemuse vara inventeerimisel alusel nõutav. 6.1.4.3 Kogumina võetud vara mahakandmine Keskus kannab kogumina võetud vara maha õiendi alusel, kui vara on amortiseerunud ja jääkväärtus jõuab nullini. Keskus informeerib Asutust tehtud kannetest (RMIT-i tuleb teavitada enne kannete tegemist). Asutus ei pea tegema täiendavaid toiminguid sellise vara mahakandmisel. X Kui Asutus peab üksikvarade kohta arvestust RTIP-is, kantakse vara bilansivälisest arvestusest vara amortiseerumisel välja siis, kui vara on kasutuskõlbmatuks muutunud, müüdud, üle antud vms. Kogumina arvele võetud vara mahakandmist sellised toimingud ei mõjuta. 6.1.5. Kulumi arvestus 6.1.5.1 Kulumi arvestus ja automaatkanded Keskus arvestab kulumit SAP-is. Vajadusel tehakse SAP-is kulumi arvestuse kordust (näiteks uute hiljemalt aruandekuule järgneva X pearaamatusse varade lisandumisel varasemasse perioodi). kuu lõpuks 6.2. Varude arvestus 6.2.1 Kange alkoholi maksumärkide arvestus MTA peab kange alkoholi maksumärkide arvestust süsteemis MAIS. X jooksvalt MAIS süsteemis 6.2.2 Informatsiooni edastamine kange alkoholi Asutus edastab MAIS koondväljatrüki varude muutuste kohta Keskuse üldmeili aadressile. hiljemalt järgneva kuu 5. maksumärkide kasutamise kohta X kuupäevaks 6.2.3 Informatsiooni vastuvõtmine kange alkoholi Keskus kajastab varude muutuse SAP-is. maksumärkide kasutamise kohta, varude X 2 tööpäeva jooksul muutuse kajastamine 7. Pearaamatu pidamine, osalused, maksude arvestus 7.1. Valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri ja finantsarvestuse toimemudel 7.1.1 Raamatupidamise sise-eeskirja ja Keskus koostab ja kaasajastab valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse vastavalt vajadusele (vähemalt toimemudeli koostamine X toimemudeli projekti ning edastab projekti asutustele ettepanekute tegemiseks. kord aastas) 7.1.2 Ettepanekute tegemine raamatupidamise Finantstöötaja, RM riigikassa osakond, RTK toetuste maksmise osakond teeb Keskusele sise-eeskirja ja toimemudeli täiendamiseks ettepanekuid valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli ja muutmiseks X X X täiendamiseks ja muutmiseks vastavalt vajadusele. vastavalt vajadusele 7.1.3 Ettepanekute vastuvõtmine Keskus võtab vastu ettepanekud valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse raamatupidamise sise-eeskirja ja toimemudeli täiendamiseks ja muutmiseks. toimemudeli täiendamiseks ja muutmiseks X vastavalt vajadusele  7.1.4 Raamatupidamise sise-eeskirja ja Keskus täiendab ja muudab valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli täiendamine ja muutmine toimemudelit. Keskus saadab eeskirja ja toimemudeli projektid finantstöötajale/asutusele, RM X riigikassa osakonnale ja RTK toetuste maksmise osakonnale arvamuste avaldamiseks. Peale vastavalt vajadusele avalduste avaldamist toimuvad läbirääkimised ning sõlmitakse projekti muudatuste osas kokkulepped. 7.1.5 Raamatupidamise sise-eeskirja ja RM SAFO korraldab valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli X esimesel võimalusel toimemudeli kooskõlastamine kooskõlastamise DHS-is. 7.1.6 Raamatupidamise sise-eeskirja ja Valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja kinnitab rahandusminister. Finantsarvestuse toimemudeli kinnitamine toimemudeli (Tugiteenuste osutamise kokkuleppe osana) allkirjastavad ministeeriumi kantsler ja X X RTK juhataja. esimesel võimalusel RM SAFO saadab kinnitatud sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli valitsemisala pearaamatupidajale DHS-is täitmiseks. 7.2. Reguleerimiskanded 7.2.1. Reguleerimiskanded ja raamatupidamisõiendid 7.2.1.1 Raamatupidamisõiendite koostamine, Keskus koostab vajadusel raamatupidamisõiendi ja sisestab kanded SAP-i. kannete tegemine SAP-i X Keskus teavitab asutust õiendi koostamisest ja kannete tegemisest, kui kannetega parandatakse BO vastavalt vajadusele aruannetes juba kajastatud eelmise kuu eelarve täitmist. 7.2.2. Asutuse raamatupidamisõiendid 7.2.2.1 Raamatupidamisõiendite koostamine ja Asutus koostab vajadusel raamatupidamisõiendi ning edastab selle Keskusele DHS-i kaudu. X esimesel võimalusel edastamine Keskusele Õiendis tuleb märkida parandatava ja uue kande andmed. 7.2.2.2 Raamatupidamisõiendite vastuvõtmine, Keskus sisestab muudatused SAP-i ja lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i kannete tegemine ja tagasiside andmine X raamatupidamiskirje numbri. kahe tööpäeva jooksul 7.3. Maksude arvestus (v.a tööjõukuludelt) ja deklaratsioonide esitamine 7.3.1 Maksude arvestus, deklaratsioonide Keskus arvestab ja tasub vajadusel käibemaksu, koostab käibedeklaratsiooni ja esitab Maksu- ja esitamine ja saldode võrdlemine e- Tolliametile. seadusandlikus aktis toodud maksuametis X Keskus võrdleb käibemaksu ja maamaksu SAP-i saldosid e-maksuameti andmetega. tähtajal Keskus arvestab ja tasub erisoodustuse maksud. 7.4. Osaluste arvestus 7.4.1 Osaluste kohta informatsiooni edastamine Asutus edastab informatsiooni osaluste kohta Keskuse üldmeili aadressile või DHS-is. X esimesel võimalusel Keskusele 7.4.2 Osaluste kohta arvestuse pidamine ja Keskus peab arvestust osaluste kohta. X esimesel võimalusel kannete koostamine 8. Erilahendused 8.1. Raamatupidamise koondkanded teistest infosüsteemidest 8.1.1 Asutuse salastatud kannete pearaamatu Asutus edastab Keskusele algandmed DHS-i kaudu. X X kord kuus pidamine Asutuse salastatud toimingute üle peetakse arvestust SAP-is. 8.2. Riigikassa ja tekkepõhiste siirete majandustehingute arvestus 8.2.1 eRK maksekorralduste ja laekumiste x RM eRK maksekorralduste ja laekumiste koondkanded tehingupartnerite kaupa impordib RM arvestus riigikassa osakond igapäevaselt SAP-i kooskõlas RM valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja riigikassa osakonna protseduurireeglitega. Järgmisel tööpäeval 8.2.2 Riigikassa raha paigutamise ja laenamise x RM riigikassa osakond kasutab SAP-i Treasury moodulit ja pearaamatu moodulit igapäevaste tehingud tehingute kajastamiseks kooskõlas RM valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja riigikassa osakonna protseduurireeglitega. Jooksvalt 8.2.3 Tekkepõhiste siirete kajastamine x RTK riigiarvestus koostab tekkepõhiste siirete vastaskanded Asutuste saldoandmike alusel kooskõlas Üldeeskirjaga. Kord aastas aasta lõpetamisel 9. Inventuurid 9.1. Materiaalse ja immateriaalse vara, kinnisvarainvesteeringute ning varude aastainventuur 9.1.1 Inventuuri käskkirja koostamine ja selle Asutus koostab ja korraldab inventuuri käskkirja/korralduse kinnitamise RTIP-is. X enne inventuuri läbiviimist edastamine Keskusele 9.1.2 Varade arvelevõtmise kontroll Keskuse raamatupidaja kontrollib enne inventuuri algust üle, kas kõik põhivarad on arvele võetud X ning SAP, BO ja RTIP varade portaali andmed ühtivad. Keskus annab asutusele teada, millal võib enne inventuuri läbiviimist inventuuriga alustada. 9.1.3 Inventuuri elektroonilise baasi koostamine, Asutus koostab RTIP-i andmete põhjal inventuuri elektroonilise baasi. inventuuri läbiviimine ning tulemuste Asutus viib inventuuri läbi ning koostab vajalikud lõppaktid. Kogumina võetud varadele antakse inventuuri läbiviimise käskkirjas kinnitamine X üldine hinnang. toodud tähtajal, kuid mitte hiljem kui sama aasta 31. detsembriks 9.1.4 Inventuuri tulemuste ja aktide edastamine Asutus edastab digiallkirjastatud inventuuri tulemused ja aktid Keskusele RTIP-i kaudu. X esimesel võimalusel Keskusele 9.1.5 Inventuuri tulemuste ja aktide Asutused teostavad inventuurist tulenevad mahakandmised RTIP-is. Keskus kajastab inventuuri hiljemalt järgmise aasta 20. vastuvõtmine, inventuuri tulemuste X X tulemused SAP-is. jaanuariks sisestamine SAP-i 9.2. Varade ja kohustuste aastainventuur 9.2.1 Aastainventuuri korraldamine ja läbiviimine Keskus viib läbi varade ja kohustuste aastainventuuri vastavalt valitsemisala raamatupidamise sise- majandusaastale järgneva aasta eeskirjale ja Üldeeskirjale. 15. märtsiks, v.a MTA tulude X X RM riigikassa osakond, RTK finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialist, PTO ja MTA osakond, kes esitab lõppakti tulude osakond edastavad inventuuri lõppaktid Keskuse üldmeili aadressile või DHS-is. peale FIDEK kannete sisestamist SAP-i 10. Arhiveerimine 10.1. Dokumentide säilitamine 10.1.1 Rahaliste ülekannetega seotud Ostuarved säilitatakse elektroonselt eAK-s, majandus- ja lähetuse kuludokumendid säilitatakse säilitamiseks ettenähtud X X dokumentide jaotus toimikutesse RTIP-is ning DHS-i kaudu saadetud kuludokumendid säilitatakse DHS-is. tähtaegadeni 10.1.2 Muude raamatupidamisdokumentide jaotus Keskus süstematiseerib muud raamatupidamisdokumendid toimikutesse ja säilitab neid säilitamiseks ettenähtud X toimikutesse elektroonselt. tähtaegadeni 11. Aruanded 11.1. Saldoandmik ja makseandmik 11.1.1 Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine Keskus impordib igakuiselt saldoandmiku RM saldoandmike infosüsteemi ning teostab X vastavalt Üldeeskirjale tehingupartnerite võrdlusi ja muid kontrolliprotseduure. 11.1.2 Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine Keskus impordib igakuiselt makseandmiku RM saldoandmike infosüsteemi. Kord kuus järgmise kuu 25. X kuupäevaks 11.2. Majandusaasta aruanne 11.2.1 Tegevuskava täitmise aruande RM SAFO koostab valitsemisala tegevuskava täitmise aruande, korraldab selle digiallkirjastamise ja koostamine, allkirjastamine ja esitamine X esitab digiallkirjastatud aruande Riigikontrollile. vastavalt Üldeeskirjale 11.2.2 Eelarve täitmise aruande koostamine, Valitsemisala eelarve täitmise koondaruande koostab Keskus koostöös asutusega. allkirjastamine ja esitamine X X RM SAFO korraldab aruande digiallkirjastamise ja esitab digiallkirjastatud aruande Riigikontrollile ja vastavalt Üldeeskirjale RTK finantsarvestuse osakonna juhataja-riigi pearaamatupidajale. 11.2.3 Bilansivälise informatsiooni koondamine ja Finantstöötaja või asutuse kontaktisik koondab oma asutuse informatsiooni bilansiväliste kontode vastavalt valitsemisala edastamine Keskusele X X kohta (v.a PTO kajastatav bilansiväline informatsioon) ning edastab selle Keskuse üldmeili pearaamatupidaja saadetud e- adressile. mailis toodud tähtajale 11.2.4 Bilansivälise informatsiooni vastuvõtmine, Keskus võtab vastu ja töötleb informatsiooni bilansiväliste kontode kohta (k.a PTO saadetud), andmete töötlemine ja sisestamine koostab koondtabeli ja kajastab tulemused saldoandmike infosüsteemis. vastavalt valitsemisala saldoandmike infosüsteemi X X pearaamatupidaja saadetud e- mailis toodud tähtajale 11.2.5 Majandusaasta bilansi ja tulemiaruande RM SAFO korraldab bilansi ja tulemiaruande digiallkirjastamise saldoandmike infosüsteemis. allkirjastamine saldoandmike X vastavalt Üldeeskirjale infosüsteemis  Vorm nr 1 Asutus: Teatis müügiarve väljastamiseks Dokumendi nr. Kuu: Aasta: Tegevusala: Jrk. nr Andmed kliendi kohta Andmed osutatud teenuse kohta Arve posti teel Arve Füüsilise isiku ees- edastamiseks edastamiseks ja perenimi / kasutatav kliendi kasutatav e- Summa juriidilise isiku nimi Registrikood TP kood aadress posti aadress Nimetus Periood Hind Kogus ja valuuta Lisaselgitused 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Koostas: nimi: kuupäev:  Vorm nr 2 Asutus: Teatis toetuste ja sildfinantseerimise saamise kohta Dokumendi nr. Kuu: Aasta: Tegevusala: Allikas: Eeldatav Märkused (sh Toetuse või SF andja Tehingu- Grandi kood Laekuv summa laekumise Laekumise kas toetus või Jrk.nr. nimetus partneri kood Grandi nimetus SAP-is ja valuuta kuupäev pangakonto SF) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Koostas: nimi: kuupäev:  Vorm nr 3 Asutus: Teatis toetuste ja sildfinantseerimise tagastamise kohta Dokumendi nr. Kuu: Aasta: Tegevusala: Allikas: Andmed laekumise kohta Tagastamisele Toetuse andja Tehingu- Grandi kood (summa, valuuta, kuuluv summa Tagastamise Tagastamise Pangakonto Jrk.nr. nimetus partneri kood Grandi nimetus SAP-is kuupäev, konto) ja valuuta põhjus tähtaeg rekvisiidid Märkused 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Koostas: nimi: kuupäev:  Vorm nr 4 Asutus: Nõuete ebatõenäoliseks tunnistamise akt Dokumendi nr. Meeldetuletusk Meelde- irjas antud uus Nõude tuletuskirja nõude Ebatõenäoliseks Nõude Nõude tekkimise laekumise saatmise laekumise tunnistatud nõude Jrk. nr Kliendi nimi summa kuupäev Nõude sisu tähtaeg kuupäev tähtaeg summa Märkused 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Kokku Koostas: nimi: kuupäev:  Kinnitan: Vorm nr 5 Asutus: Asutuse juht Nõuete lootusetuks tunnistamise akt Dokumendi nr. Nõude Nõude Nõude ebatõenäoliseks Lootusetuks Jrk. Nõude tekkimise laekumise tunnistamise akti tunnistatud Nõude lootusetuks nr Kliendi nimi summa kuupäev Nõude sisu tähtaeg number ja kuupäev nõude summa tunnistamise põhjus Märkused 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Kokku 0,00 0,00 Koostas: nimi: kuupäev:  Vorm nr 6 Tunnuste lisamine kuludokumentidele Jrk nr Tunnus SAP väli Keskus Asutus Märkused 1 Raamatupidamiskonto G/L Account (konto) X X vastavalt kokkuleppele 2 Tehingupartner Trading Partner X 3 Tegevusala Functional Area (tegevusala) X X vastavalt kokkuleppele 4 Allikas raamatupidamise mõistes Business Area (tegevusvaldkond) X 5 Rahavoo kood Transaction Type X 6 Eelarve konto Commitment item X 7 Kuluüksus Cost Center (kulukeskus) X X vastavalt kokkuleppele 8 Tuluüksus Profit Center (tulukeskus) X 9 Fond Fond X X vastavalt kokkuleppele 10 Toetus Grant (abiraha) X X vastavalt kokkuleppele 11 Objekt Order (tellimus) X X vastavalt kokkuleppele 12 Riigihanke lepinguosa viitenumber Riigihanke lepinguosa viitenumber X X vastavalt kokkuleppele 13 Täpsustav määrang Assignment (määrang) X X vastavalt kokkuleppele Välistoetuste ja nendega seotud kaasfinantseerimise eelarve avamine 20xx.a VAHENDITE GRANDI KOOD ASUTUSE KOOD GRANDI KOOD TOETUSE ANDJA/ EELARVE- VAJADUS (eraldi ASUTUSE NIMI RIIGIEELARVE GRANDI NIMI EELRVE LIIK EELARVE-KONTO SAPis SAPis FOND AASTA ridadel T, K, I INFOSÜSTEEMIS summa) T I K T I K T - tulu I - Investeering K - kulu  Vorm nr 7 Vorm nr 7 Märkused/ TAGASTAMISE TÄHTAEG Põhjendused Põhivara arvelevõtmise akt Valitsemisala Rahandusministeerium Asutus Seisuga Lõpetamata vara projekti Lõpetamata vara projekti struktuurielemendi Lõpetamata vara Lõpetama vara kaardi nimetus Soetusmaksumus struktuurielemendi kood nimetus kaardi number Muudab asutus, kui osa jääb kasutusele võtmata või jaotatakse mitmele kaardile Koostaja: Kuupäev:  Lõpliku vara Lõpliku vara Vara klassi kood või Lõpliku vara peanumbri nimetus Lõpliku vara alamnumbri nimetus peanumber alamnumber nimetus Täidab asutus Täidab asutus, kui vajadusel, kui Täidab asutus, kui lisatakse Täidab asutus, kui avatakse uus põhivara kaart Täidab asutus vajadusel, kui avatakse uus lisatakse avatakse uus põhivara olemasolevale (kaardid) alamvara kaart (kaardid) olemasolevale kaart põhivarale alamvarale  Bilansist välja kantava vara Järelejäänud aastad Kasutusele võtmise Kuluüksus, kuhu Ressurss/kulukoht, Järelejäänud aastad Järelejäänud kuud soetusmaksumuse peale ümberpaigutust, kuupäev kantakse kulum kuhu kantakse kulum enne ümberpaigutust enne ümberpaigutust vähendus (summa või hinnanguline eluiga %) Täidab asutus, kui on Täidab asutus, kui Täidab asutus, kui Täidab/muudab Täidab/muudab asutus, vaja varasemast liidetakse varem liidetakse varem Täidab asutus asutus, kui avatakse Täidab asutus kui avatakse uus kaart soetusmaksumusest osa kasutusele võetud kasutusele võetud uus kaart maha kanda varale varale  Märkus, kas vara on Järelejäänud kuud seotud mõne muu peale ümberpaigutust, Muud märkused Kogus põhivaraga hinnanguline eluiga (komponent) Täidab asutus vajaduse Täidab asutus, kui pole Täidab asutus korral, kontrollib 1 raamatupidaja  TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihald Teenuse saaja: Rahandusministeerium (RM) Teenuse osutaja: Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK) TEENUS/TEGEVUS 1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine 1.1 Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine 1.2 Dokumendihalduse korra koostamine ja muudatuste ettevalmistamine 1.3 Dokumendihalduse korra ja selle muudatuste kinnitamine 1.4 Liigitusskeemi haldamine 1.4.1 Liigitusskeemi muutmine 1.4.2 Uue liigitusskeemi väljatöötamine 1.4.3 Liigitusskeemi ja selle muudatuste kinnitamine 1.4.4 Liigitusskeemi haldamine ASTRAs 1.5 Asutuse teenistujate nõustamine dokumendihalduse teemadel 2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine 2.1 Saabunud dokumentide vastuvõtmine erinevatest kanalitest (e-post, DHX) 2.1.1 DHX, sh ADITi kaudu saabuvad dokumendid 2.1.2 asutuse üldise e-postkasti kaudu saabuvad dokumendid 2.1.3 teenistuja ametlikule e-posti aadressile laekunud dokumendid 2.2 Saabunud dokumendi kontrollimine 2.3 Registreerimist mittevajava dokumendi edastamine 2.4 Dokumendi hõlmamine DHSi (sh registreerimine) 2.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine 2.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine 3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine - RTK teenistuja kohapeal 3.1 Saabunud dokumendi vastuvõtmine (post, käsipost, kuller) 3.2 Saabunud dokumentide kontrollimine 3.3 Registreerimist mittevajava dokumendi edastamine 3.4 Dokumendi registreerimine 3.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine (sh vajadusel paberdokumendi edastamine) 3.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine 3.7 Paberdokumendi hävitamine 3.8 Paberdokumentide säilitamine 4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument) 4.1 Dokumendi loomine DHSis 4.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine 4.3 Dokumendi ülevaatamine enne allkirjastamist 4.4 Digidokumendi väljasaatmine 4.5 EIS infosüsteemi materjalide esitamine 5. Väljunud e-kiri 5.1 Väljasaadetava e-kirja edastamine registreerimiseks 5.2 e-kirja hõlmamine DHSi (sh registreerimine) 6. Väljunud paberdokument - RTK teenistuja on kohapeal 6.1 Dokumendi lisamine DHSi, vormistamine ja menetlusse suunamine 6.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine 6.3 Dokumendi vormiline ülevaatamine enne allkirjastamist 6.4 Dokumendi väljaprintimine ja allkirjastamise korraldamine 6.5 Dokumendi digiteerimine ja registreerimine 6.6 Väljuva posti vormistamine postiettevõttele ja saadetiste üleandmine postiettevõttele 7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine Dokumendihaldussüsteemi administreerimine 7.1 Dokumendihaldussüsteemi seadistamine 7.2 Muudatusvajadustest teavitamine 7.3 Muudatuste sisseviimine DHSi 7.4 DHS andmeseire ja kvaliteedikontroll 7.5 Aruannete koostamine Kasutajate haldamine 7.6 teenistuja tööle tulekust/minekust teavitamine 7.7 Kasutajate haldamine tööle tulekul/minekul 7.8 Kasutajakontode inventuur 7.9 Rahulolu uuring DHSi kasutajatoega Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi 7.10 Pöördumise saatmine kasutajatoele 7.11 Pöördumise lahendamine 7.12 Süsteemi tehniliste tõrgete edastamine 7.13 Süsteemi tehniliste tõrgete lahendamine 7.14 Kasutajate koolitused 7.15 Juhendite koostamine 7.16 Kasutajate teavitamine süsteemi mitteplaneeritud katkestustest/tõrgetest 7.17 Kasutajate teavitamine planeeritud katkestustest Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine 7.18 Piirangute seadistamine DHSis, sh ADRi seadistamine 7.19 Piirangute lõpetamine/ pikendamine DHSis piirangu tähtaja saabumisel 7.20 JPP seire dokumendihaldussüsteemis ja nõuetele vastavuse tagamine Dokumendihaldussüsteemi arendamine 7.21 DHS arendusettepanekute tegemine 7.22 DHS arenduste koondamine ja edastamine 7.23 Arenduste läbirääkimine 7.24 Arenduse lisamine arendusplaani 7.25 Täiendavate arenduste lisamine arendusplaani 7.26 DHSi arenduses osalemine (ettevalmistamine, testimine) 7.27 Uuenduste live viimine 7.28 Infovahetus asutuse kontaktisikuga 8. Arhiiviteenus 8.1 Asutuse teenistujate nõustamine arhiiviteemadel ning arhiivi kasutamise korra koostamine 8.2 Dokumentide üleandmine arhiivi, sh ettevalmistamine üleandmiseks (korrastamine, üleandmise akt) 8.3 Dokumentide vastuvõtmine arhiivi ja dokumentide arhiveerimine 8.4 Dokumentide säilitamine 8.5 Arhiividokumentide juurdepääsu korraldamine 8.6 Arhiivipäringutele vastamine ja teatiste väljastamine 8.7 Dokumentide arhiveerimine dokumendihaldussüsteemis 8.8 Dokumentide eraldamine hävitamiseks (paber- ja digidokumendid) 8.9 Arhiiviülevaate haldamine 8.10 Arhivaalide üleandmise ajakava koostamine 8.11 Arhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks Rahvusarhiivi ning arhivaalide üleandmine 8.12 Vanade DHSde arhiivbaasina haldamine asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - RAHANDUSMINISTEERIUM Teenuse saaja kontaktisik: Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhataja (RM) Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse RTK RIK Asutus x* x x* x x x* x x* x x* x x x x x x x x x x  x x x x x eal x x x x x x x x  x x x x x x x x x x x x x x x x x* x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x  x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x us- ja arhiiviteenuse toimemudelid - RAHANDUSMINISTEERIUM aaja kontaktisik: Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhataja (RM) sutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja Tegevuse kirjeldus Dokumendihaldus on osa asutuse üldisest teabehaldusest, mille tervikliku korralduse eest vastutab asutus. * RTK osutab dokumendihaldusteenust teenusleppe ja käesoleva toimemudeli alusel ning lähtub teenuse osutamisel asutuses kehtestatud kordadest ja juhistest (sh dokumendihalduskord, liigitusskeem). Asutuse dokumendihalduse korra haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab asutus. Asutus töötab koostöös RTK-ga välja korra kavandi. Kui RTK näeb töö käigus korra muutmisvajadusi, siis esitab ta ettepaneku asutusele, muudatus arutatakse läbi ja vajadusel vormistab asutus muudatuse. Asutus kinnitab dokumendihalduse korra ja selle muudatused põhitegevuskäskkirjaga ning saadab teadmiseks RTK-le. Asutuse liigitusskeemi haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab asutus (RTK on kaasatud osapool). Muudatused liigitusskeemis räägib osapooltega läbi, valmistab ette ja vormistab asutus. Kui RTK näeb liigitusskeemi muutmisvajadust, siis teeb ta asutusele vastava ettepaneku, muudatus arutatakes läbi ja vajadusel vormistab asutus muudatuse. Kui asutuse ülesanded muutuvad põhjalikult ning sellest tulenevalt on vaja muuta põhjalikult ka liigitusskeemi ja selles kajastuvat teavet, siis koostab asutus koostöös RTK-ga uue liigitusskeemi. Asutus kinnitab liigitusskeemi ja selle muudatused põhitegevuskäskkirjaga ning saadab DHSis teadmiseks RTK-le. RTK haldab koostöös asutusega liigitusskeemi ja selle muudatusi ASTRAs. Enne liigitusskeemi ja selle muudatuse kinnitamist saadab RTK liigitusskeemi kavandi kooskõlastamiseks Rahvusarhiivile. Asutuse kontaktisik toetab asutuse teenistujaid dokumendihalduse üldpõhimõtete osas (nt asutuses toimuvad muudatused, jm) RTK toetab asutuse teenistujaid DHSi ja arhiiviteemadel, sh dokumendi vormistamine, registreerimine, menetlusse suunamine, jm (vt DHSi kasutajatugi). RTK haldab asutuse dokumendihaldussüsteemis DHXi, sh ADITi kaudu saabuvaid dokumente. RTK haldab asutuse e-postkasti saabuvaid dokumente. Kui asutuse teenistuja vajab tuge talle saabunud dokumendi hõlmamisel ja registreerimisel DHSi, siis saadab ta saabunud dokumendi asutuse üldisele e-posti aadressile. RTK kontrollib saabunud dokumendi autentsust ja terviklikkust, sh - tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed; - kas dokument avaneb ning dokumendi formaat vastab nõuetele; - kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue; - kas dokumendil on vajalikud lisad ja need on avatavad/ loetavad; - kas dokument on õigesti adresseeritud. Kui dokumendis esineb puudusi: RTK annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega dokumenti DHSi ei hõlmata. Kui dokument on valesti adresseeritud: RTK edastab dokumendi õigele adressaadile ja lisab kirja saatja koopiasse (või saadab selle kohta tagasisidet). Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui juba registreeritud dokumendi puhul ilmneb, et selle adressaat ei ole pädev asutus pöördumisele vastamisel, siis annab asutuse teenistuja RTKle sellekohast tagasisidet. RTK saadab kirja õigele adressaadile ja teavitab sellest kirja saatjat. Kui dokument on krüpteeritud: RTK edastab dokumendi isikule, kellel on õigus dokument dekrüpteerida. Asutuse teenistuja registreerib dokumendi DHSis või tagastab RTKle registreerimiseks (erinevast võrgust saates krüteeritult RTK nimele). Kui on kahtlus, et dokumendi avamine pole turvaline: RTK teenistuja hindab, kasedastab dokumendi dokument kontrollimiseks vajab DHSis IT-abisse. registreerimist vastavalt asutuse kehtestatud korrale. Üldjuhul ei kuulu DHSis registreerimisele: 1) saabunud anonüümsed dokumendid (dokument, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta); 2) valesti adresseeritud dokumendid; 3) saabunud kutsed, pakkumised; 4) informatiivse sisuga e-kirjad; 5) kirjad, millel on rämpsposti tunnused; 6) dokumendid, mis registreeritakse muus infosüsteemis. RTK edastab DHSis registreerimisele mittekuuluva dokumendi vastavalt selle sisule ja asutuse juhistele asutuse teenistujale. Kui dokumendi sisust ei selgu, kes peaks olema dokumendi saaja või on keeruline hinnata, kas dokument vajab registreerimist, siis konsulteerib RTK asutuse kontaktisikuga või teenistujaga (valdkonnajuht, struktuuriüksuse juht, vm). RTK hõlmab saabunud dokumendi DHSi, sh valib õige dokumendiliigi (saabunud kiri, leping, akt, protokoll, taotlus, aruanne, vm), täidab ekraanivormil olevad metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad. Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena. Enne suunamist veendub registreerija, et dokument on registreeritud, dokument ja selle lisad on DHSi hõlmatud ja avatavad ning metaväljad korrektselt täidetud. RTK määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele. Pärast täitja määramist suunab RTK dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib RTK asutuse teenistujaga või kontaktisikuga. Dokumendi suunamise juhiseid (täitjad) hoiab aktuaalsena asutuse kontaktisik ning teavitab RTK-d muudatustest. RTK võtab asutuses kohapeal vastu saabuvad postisaadetised (sh pakid, kullerpakid, perioodika, jm). RTK teeb esmase dokumendi kontrolli, sh sorteerib DHSis registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid, kontrollib dokumendi õigsust ja terviklikkust. Esmase kontrolli käigus RTK: - tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed; - kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue; - kas dokumendil on vajalikud lisad; - kas dokument on õigesti adresseeritud. Kui dokumendis esineb puudusi: RTK annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega dokumenti DHSi ei hõlmata. Kui dokument on valesti adresseeritud: Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui dokumendi vastamine kuulub teise asutuse pädevusse, siis edastab RTK RTK kas hindab, dokumendi dokument vastamiseks vastavale vajab DHSis asutusele registreerimist ja teavitab vastavalt dokumendi asutuse saatjat. kehtestatud korrale. Üldjuhul ei kuulu registreerimisele: 1) saabunud anonüümsed dokumendid (dokument, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta); 2) valesti adresseeritud dokumendid; 3) saabunud kutsed, pakkumised, trükised, perioodika; 4) kirjad märkega "ISIKLIK" (võib selguda hiljem, et vajab registreerimist, seejärel tagastatakse registreerimiseks); 5) dokumendid, mis registreeritakse asutuse muus põhiinfosüsteemis. RTK edastab DHSis registreerimisele mittekuuluva dokumendi vastavalt selle sisule ja asutuse juhistele asutuse teenistujale. Kui dokumendi sisust ei selgu, kes peaks olema dokumendi saaja või on keeruline hinnata, kas dokument vajab registreerimist, siis konsulteerib RTK asutuse kontaktisikuga või teenistujaga (valdkonnajuht, struktuuriüksuse juht, vm). RTK: - registreerib saabunud dokumendi DHSis, sh valib õige dokumendiliigi, täidab ekraanivormil olevad metaväljad ning lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad. Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena. - lisab paberdokumendile registreerimistempli ja vajaduse AK piirangu templi jäljendi ning täidab puuduolevad andmed (dokumendi registreerimisnumber, AK märke tegemise kuupäev, juurdepääsupiirangu kehtivus ning piirangu alus). - digiteerib dokumendi nõuetekohaselt ning hõlmab dokumendi DHSi registreerimisvormi juurde. - kontrollib digiteeritud dokumendi kvaliteeti, vajadusel nimetab failid nõuetekohaselt. Kui tegemist on mahukate paberdokumentidega, mille skaneerimine on ebamõistlik, siis skaneerib vastuvõtja esimese lehe ning DHSis lisatakse lisateabe juurde märge, et lisad on paberil. RTK määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele. Pärast täitja määramist suunab RTK dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib RTK asutuse teenistujaga või kontaktisikuga kui asutusega ei ole kokku lepitud teisiti (nt suunamine juhile). Menetlusse suunamise juhiseid (täitja määramine) hoiab aktuaalsena asutuse kontaktisik ning teavitab RTK-d muudatustest e-posti teel. RTK hävitab paberil saabunud lühiajalise säilitustähtajaga kirjad vastavalt asutuses kehtestatud korrale, v.a kui originaali säilitamiseks on põhjendatud vajadus. Lepingud, aktid, aruanded, protokoll jm saabuvad paberil dokumendid säilitatakse vastavalt asutuse korrale asutuses kuni üleandmiseni asutuse arhiivi. Täpsem üleandmise kord lepitakse asutuse ja RTK vahel kokku. Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale: - valib DHSis dokumendiliigi; - täidab ära ekraanivormil olevad andmed; - vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormisatades dokumendi väljaspool DHSi ning lisades vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile; - suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe. DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (sisu eest vastutav isik). Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel, siis võtab ta ühendust RTKga (vt DHS kasutajatugi). Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud. RTK on asutusega kokkulepitud dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada dokumendi vormiline korrektsus. RTK kontrollib, kas: - dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh dokumendi lisade olemasolu ja vormistus; - ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole kontaktandmed; - juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud. RTK annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK on dokumendi üle kontrollinud, liigub dokument allkirjastamise olekusse. Pärast allkirjastamist RTK: - kontrollib üle allkirjastatud dokumendi (põhidokument ja lisad on digikonteineris ning avanevad tõrgeteta) - saadab väljasaadetava dokumendi teis(t)ele osapool(t)ele DHSi kaudu välja, kasutades väljasaatmisel asutusega kokkulepitud kaaskirja (e-kiri) põhja. Väljasaatmine toimub: - avaliku sektori asutustele DHXi kaudu; - ülejäänud asutustele/füüsilistele isikutele e-postiga; - krüpteeritult e-postiga, kui dokument sisaldab tundlikku informatsiooni (füüsilistele isikutele). Avaliku sektori asutustele saadetakse DHXi kaudu ning dokumendid ei vaja üldjuhul krüpteerimist. Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab teis(t)e osapool(t)e allkirja (nt leping, akt), siis: - vaikimisi on dokumendi menetlusringis RTK, kes korraldab dokumendi allkirjastamise, sh lisab kõigi osapooltega lepingu hiljem DHSi ning tagab, et kõigile osapooltele on saadetud allkirjastatud dokument. - kui dokumendi koostaja soovib ise allkirjastamise protsessi korraldada, asendab ta RTK enda nimega. Kui tegemist on sisemise dokumendiga, mis - vajab asutusesisest teavitamist, siis dokumendi koostaja seadistab menetlusringi selliselt, et dokument saadetakse asjassepuutuvatele teenistujatele automaatselt pärast allkirjastamist (kui on mitu saajat, siis on tegemist paralleelsuunamisega). - vajab asutusest väljapoole saatmist, siis saadab RTK dokumendi välja sarnaselt väljasaadetava dokumendi protsessile. Asutuse teenistuja märgib välised osapooled DHSis vastaval väljal. Vaikimisi on menetlusringis väljasaatjaks RTK. Vajadusel saab väljasaatjat muuta, nt kohtumenetluse materjalid, mis sisestatakse e-toimikusse vastavat õigust omava asutuse teenistuja poolt. Kui tegemist on digidokumendiga, mida teine osapool soovib saada paberil, siis teeb RTK dokumendist väljatrüki koos digiaallkirja kinnituslehega ning saadab teisele osapoolele välja. Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab kinnitamist, siis RTK prindib dokumendi välja ning kinnitab selle vastavalt asutuse sisemisele korrale. Õigusakti eelnõude esitamine kooskõlastusringile eelnõude infosüsteemis (EIS) ja arvamuse avaldamiseks. Vabariigi Valitsuse istungile ja kabinetinõupidamisele materjalide esitamine (EIS). Väljasaadetava e-kirja DHSis registreerimiseks lisab asutuse teenistuja RTKga kokkulepitud aadressi koopiasse (või edastab kirja pärast väljasaatmist). Kui tegemist on vastusdokumendiga, siis märgib ta pöördumises ära algatuskirja viite või lingi DHSis olevale dokumendile. RTK registreerib dokumendi DHSis: - valib DHSis dokumendiliigi; - täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh vajadusel juurdepääsupiirangu info; - veendub, et kõik failid on DHSis avatavad. Pärast ülesande täitmist saadab ta pöördumise täitmise kohta vastuse, lisades lingi DHSis olevale dokumendile. Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale: -valib DHSis dokumendiliigi; - täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh märgib dokumendi formaadiks paber; - vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormistab dokumendi väljaspool DHSi ja lisab vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile. - suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe, kus kohustuslikud olekud (nt dokumendi sisuline ülevaatamine, dokumendi vormistuse kontroll, dokumendi väljaprintimine) on eelseadistatud. DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (dokumendi sisu eest vastutaja). Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel või esineb süsteemis tehnilisi tõrkeid, siis võtab ta ühendust RTK-ga (vt DHS kasutajatugi). Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud. RTK on asutusega kokkulepitud dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada dokumendi vormiline korrektsus. RTK kontrollib, kas: - dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh dokumendi lisade olemasolu ja vormistus; - ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole kontaktandmed; - juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud. RTK annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK on dokumendi üle kontrollinud, liigub dokument allkirjastamise olekusse. Asutuse teenistuja (dokumendi koostaja või juhiabi) prindib dokumendi koos lisadega allkirjastamiseks välja vastavalt asutuses kehtestatud nõuetele ning edastab dokumendi allkirjastamiseks. Pärast allkirjastamist RTK: - registreerib dokumendi ja märgib dokumendile registreerimise kuupäeva ja numbri. - digiteerib dokumendi ja selle lisad ja nimetab failid nõuetekohaselt. - lisab digiteeritud dokumendi(d) DHS registreerimisvormile. Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab erinevate osapoolte allkirjastamist (leping, akt), siis korraldab ta eelnevalt kõigi osapoolte allkirjastamise ning dokument digiteeritakse pärast kõigi osapoolte allkirjastamist. RTK vormistab väljasaadetavad dokumendid vastavalt asutuse ja postiettevõtte lepingust tulenevatele nõuetele (posti vormistamine iseteeninduskeskkonnas, saatelehed, jm) ja vastavalt asutuse sisemisele töökorrale ning tagab saadetiste üleandmise postiettevõttele. Paberil post saadetakse välja kas - postiga (tavapost, tähitud kiri, väljastusteatega kiri) - kullerpostiga Kui tegemist on väljastusteatega saatmisega, siis saadetakse väljastusteade e-kirjaga üldpostkasti ning RTK lisab väljastusteate DHSi dokumendi juurde. Posti ja pakkide väljasaatmiseks ning kulleri tellimiseks tuleb saadetised tuua asutusega kokkulepitud ruumi. RTK teenistuja kooskõlastab postiarve e-posti teel. Asutuse dokumendihaldussüsteem on häälestatud vastavalt asutuse sisemistele kordadele ning selliselt, et see toetab kasutajate igapäevast tööd dokumentidega, sh - liigitusskeemi seadistamine/haldamine - dokumendiliikide loomine ja muutmine (metaväljad) - kasutajate/gruppide õiguste haldamine ja muutmine* - klassifikaatorite/parameetrite haldamine - dokumendimallide, sh e-kirja mallide koostamine ja haldamine -automaatsete töövoogude seadistamine Kui DHSi seadistustes (liigitusskeem, liigid, metaväljad, õigused, klassifikaatorid, mallid, töövood, vm) tekib muudatusvajadus, siis saadab asutuse kontaktisik selle kohta e-posti teel pöördumise sarnaselt tavapärasele intsidendi pöördumisele. RTK vaatab muudatusvajaduse üle, küsib vajadusel asutuse kontaktisikult lisainformatsiooni ning lähtub selle sisseviimisel asutuse määratud prioriteetsusest (vajadusel täpsustab üle): KRIITILINE - vajab viivitamatut lahendamist; KÕRGE - lahendatakse esimesel võimalusel, kuid mitte kauem kui 1-2 tööpäeva jooksul KESKMINE- mitte kauem kui 3 tööpäeva jooksul; MADAL - ülesandele määratakse tähtaeg ning see kooskõlastatakse muudatuse esitajaga. Põhjalikemate muudatuste korral kooskõlastab RTK lahenduse asutuse kontaktisikuga. Kui RTK näeb igapäevase süsteemi administreerimise käigus muudatusvajadusi, siis kooskõlastab ta selle asutuse kontaktisikuga RTK ning teeb teeb regulaarset DHSseejärel vajalikud seiret, sh seadistused. täitmata tööülesanded, tähtaja ületanud dokumendid, kasutajate poolt poolelijäänud menetlused, metaväljade täitmine, lisatud dokumentide korrektsus, määratud juurdepääsupiirangud (sh ADR). Puuduste RTK avastamisel teeb DHSi saadab väljavõtteid ta tähelepanekud ja aruandeid kasutajale asutusega või tõsisemate kokkulepitud juhtumite ulatuses (sisus) ningpuhul asutuse kontaktisikule. regulaarsusega (täitmata tööülesanded, DHSi hõlmatud dokumentide maht, vm). RTK kontrollib aruandes kajastuvaid andmeid, vajadusel korrigeerib/täiendab andmeid (nt võtab teadmiseks saadetud dokumendid täitmata tööülesannetest maha), suhtleb kasutajaga ning seejärel edastab aruande asutuse kontaktisikule. Asutusega kokkulepitud isik saadab RTK e-posti aadressile teate uue teenistuja tuleku või teenistuja lahkumise kohta. Kui asutuse DHSis menetletakse ringkäigulehte tööle tuleku/mineku kohta, siis lisatakse RTK menetluringi. Kasutajakontod luuakse ja sulgetakse DHSis automaatselt (SAP/AD kaudu). Uue teenistuja lisandumisel RTK: - kontrollib, kas konto on tööle asumise päeval loodud (kui ei, võtab ühendust [email protected]) - vaatab üle asutuse teenistuja õigused. Teenistuja lahkumisel RTK: - teeb enne teenistuja lahkumist väljavõtte kasutaja menetluses olevatest tööülesannetest, v.a lepingutest. - saadab väljavõtte teenistujale ning tema vahetule juhile, et saada sisend, kellele tõsta üle aktiivsed dokumendid (menetluses olevad dokumendid, v.a lepingud). - info paberdokumentide üleandmise kohta asutuse arhiivi. - viimasel tööpäeval veendub, et lahkuva teenistuja töölaual ei ole aktiivseid dokumente ning märgib seejärel enda ülesande tehtuks. RTK teeb kasutajakontode inventuuri, et veenduda, et kasutajatega seotud info ning kasutajagrupid on ajakohased, kasutajategrupid ei sisalda lahkunud teenistujaid või isikuid (koostööpartnerid), kellele on tehtud süsteemile teatud perioodiks ligipääs. RTK teeb gruppidest väljavõtte ja saadab selle ülevaatamiseks asutuse kontaktisikule ning tagasiside saades viib vajadusel sisse muudatused. RTK viib läbi regulaarseid rahulolu uuringuid dokumendihaldussüsteemi haldamisega seotud teenusega. Asutuse teenistuja pöördub DHSi teemal abi saamiseks kasutajatoe poole (tehnilised tõrked, abistamine dokumentide loomisel, vormistamisel, menetlusse suunamisel, vm teemal): e-post: [email protected] Telefon: RTK teenistuja tel nr (kättesaadav välisveebist). Pöördumise pealkiri sisaldab lühikest probleemi kirjeldust ning sisu avab pöördumise põhjuse (tehnilise tõrke kirjeldus, pilt veateatest, viide/link dokumendile, millega on tekkinud tõrge või mille vormistamisel/menetlemisel on kasutajatoe tuge vaja, vm). E-kirja teel laekunud pöördumine registreeritakse automaatselt IHS-s ning kasutaja saab automaatse RTK edastab teate pöördumise telefoni vastuvõtmise ja MS Teamsi/Skype ja registreerimise vestluse teel saabunudkohta. pöördumise IHSi. Kui pöördumise saab lahendada e-posti teel, vastab RTK pöördujale IHSis ning lisab võimalusel viited juhistele. Kui kasutaja vajab põhjalikumat nõustamist või tuge DHSis dokumendi loomisel või menetlemisel, juhendab RTK kasutajat kas MS Teamsis (vestlus, videkõne) või telefoni teel (v.a AK teave). Vajadusel lepib RTK kokku kohapealse kohtumise. Kui pöördumine on lahendatud, siis lõpetab RTK iHSis pöördumise ning kasutaja saab selle kohta teavituse. Kui RTK kasutajatoe aadressile saabub pöördumine, mis on seotud süsteemi tehniliste tõrgetega, edastab ta pöördumise IT-abi/arendaja kasutajatoele, lisades koopiasse pöördumise saatja. IT-abi/arendaja kasutajatugi lahendab tehnilise tõrke vastavalt teenusleppele, vajadusel küsib kasutajalt ja/või RTKlt lisainfot. Kui pöördumine on lahendatud, siis saadab arendaja kasutajatugi kasutajale tagasiside, lisades koopiasse ka RTK. Uute teenistujate koolitused toimuvad regulaarselt kord kuus. Koolitus sisaldab asutuse dokumendihalduse üldpõhimõtete ja süsteemi oluliste funktsionaalsuste esmatutvustust, sh: - DH põhimõtted (dokumendiliigid, -plangid, kooskõlastamise, allkirjastamise üldpõhimõtted, DH korralduse tutvustus) -DHS avaleht -dokumendi lisamine ja dokumendimallide kasutamine; -Töövood - dokumendi menetlusse suunamine, menetluse peatamine, menetlusringi täiendamine, dokumendi väljasaatmine; -tööülesande täitmisega seotud tegevused; -lemmikute lisamine; -dokumentide otsimine; -asenduste määramine; -juhendid ja kasutajatugi; jm. Koolitus viiakse läbi koostöös asutuse kontaktisikuga. Vajadusel teeb RTK individuaal- või grupikoolitusi, kui RTK kasutajatoele on tulnud selleteemaline pöördumine ning jätkukoolitusi süsteemi kasutajatele, mille regulaarsuses lepitakse kokku asutuse kontaktisikuga. Koolituse regulaarsus ning täpsem sisu lepitakse kokku asutusega. RTK koostab süsteemi paremaks kasutamiseks ja kasutajate toetamiseks juhiseid: - süsteemi üldised juhised - kõigil asutustel ühesugused; - asutusepõhised juhised - koostatakse vastavalt vajadusele. Juhised on kättesaadavad asutuse siseveebis, neid ajakohastatakse jooksvalt ning olulistest muudatustest kommunikeeritakse asutuse teenistujaid. Kui süsteemis esineb tõrkeid, mille tulemusel on süsteemi töö häiritud, siis saadab RTK või kokkulepitud juhtudel arendaja sellekohase teavituse asutuse teenistujatele, sh teavituse ka selle kohta, kui tõrked on lahendatud. Enne planeeritud katkestust kooskõlastab RTK läbiviimise aja asutuse kontaktisikuga. Süsteemi planeeritud katkestuste korral saadetakse kasutajatele teavitus hiljemalt 3 päeva enne katkestust ning sama päeva hommikul saadetakse täiendav meeldetuletus. Liigitusskeemi ja asutuse juhiste alusel juurdepäärupiirangute seadistamine DHSis funktsioonide, allfunktsioonide, sarjade, allsarjade või toimikute põhiselt. Avalikustamisele kuuluvate liikide ja metaandmete seadistamine. RTK lähtub teenuse osutamisel asutuse kehtestatud andmekaitsepõhimõtetest. Kui märkab DHSis andmekaitse alaseid DHS vastuolusid saadab võijuurdepääsupiirangu teavituse rikkumisi, siis teavitab asutuse tähtaja andmekaitsespetsialisti. saabumisest administraatorile ja dokumendi vastutajale. Kui süsteem seda ei võimalda, teeb RTK jooksvalt väljavõtteid saabuvatest piirangu tähtaegadest. Piirangu lõpetamise või pikendamise eest vastutab asutuse teenistuja (dokumendi täitja), kes teeb dokumendil vastavad kanded (piirangu pikendamise/lõpetamise põhjendus, kuupäev) või saadab sisendi RTKle, kes teeb vastavad kanded. RTK kontrollib, et vastavad toimingud on tähtaegselt tehtud. Kui asutuse teenistuja on lahkunud, konsulteerib RTK asutuse teenistujaga (valdkonnajuht, struktuuriüksuse juht, kontaktisik, vm) ning määrab vastutaja vastavalt saadud infole. RTK saadab kokkuleppel asutusega dokumendi osapool(t)ele teavituse dokumendi juuurdepääsupiirangu tähtaegselt varasema lõppemise või juurdepääsupiirangu pikenemise kohta. Kui DHS seda võimaldab, siis saadetakse teavitus automaatselt pärast pikendamise/lõpetamise märke tegemist. RTK seirab igapäevaselt avalikku dokumendiregistrit. Puuduste korral vaatab üle dokumendihaldussüssteemis märgitud piirangu, vajadusel informeerib kasutajat ning rikkumiste korral andmekaitse spetsialisti. DHS arendusettepanekuid võivad esitada nii asutus kui RTK. RTK ja asutus räägivad arendusettepanekud enne arendajale edastamist ühiselt läbi. Arendusvajadus kirjeldatakse, määratakse pioriteetsus ning edastatakse mahuhinnangu saamiseks arendajaga kokkulepitud e-posti aadressile. Arutab arendusettepanekud läbi, vajadusel täpsustab kirjeldust ning saadab mahu hindamiseks arendajale. Pärast arendusmahu täpsustamist hinnatakse koostöös RTK ja asutusega esitatud pakkumist, sh tööde maksumuse vastavust oodatavale lisandväärtusele ja eelarveliste vahendite olemasolu arendustöö teostamiseks. Arendus lisatakse arendusplaani koos mahuhinnangu, prioriteetsuse ja tähtajaga. Arendusplaan kinnitatakse eelneva aasta detsembris koos eelarveliste vahenditega. Täiendavate arendusvajaduste puhul hinnatakse jooksvalt nende prioriteetsust, mahtu ja eelarvelisi võimalusi ning pärast osapoolte kinnitamist lisatakse täiendavalt arendusplaani. Enne uuenduste live viimist toimub arenduste testimine ja kommunikeerimine asutustele. Kokkuleppel viiakse arendused/parandused live keskkonda. Vähemalt kord kvartalis toimub RTK eestvedamisel kohtumine asutuse kontaktisikuga, et kommunikeerida süsteemis tehtud muudatusi, täiendatud funktsionaalsusi, jagada infot tehtud ja tegemisel arenduste kohta ning saada asutuse jooksvat tagasisidet. RTK toetab asutuse teenistujaid e-posti või telefoni teel arhiiviteemadel. RTK koostab koostöös asutusega arhiivi kasutamise korra ning muud vajalikud arhiivi puudutavad juhised, mis on asutuse teenistujatele kättesaadavad. Asutuse arhiivi antakse üldjuhul aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid. Dokumentide arhiivi üleandmiseks saadab asutuse teenistuja RTKsse e-kirjaga pöördumise. Dokumentide arhiivi üleandmisel vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise akt, mille põhja saadab RTK üleandjale täitmiseks ning mille allkirjastavad üleandja (asutuse teenistuja) ning vastuvõtja (RTK). RTK registreerib akti asutuse dokumendihaldussüsteemis. RTK saadab kord aastas e-kirja meeldetuletusega paberdokumentide üleandmiseks asutuse arhiivi. RTK vaatab üle asutuse arhiivi üleantud dokumendid, vajadusel dokumendid korrastatakse ja kirjeldatakse (v.a lühiajalised dokumendid) ning toimikud ja arhiivikarbid tähistatakse/sildistatakse. RTK paigatab asutuse arhiivi üleantud dokumendid nõuetekohasesse arhiivihoidlasse/arhiiviriiulitesse ning teeb vajalikud kanded arhiivi koosseisu ülevaate dokumendis. Asutuse teenistuja saadab dokumendi laenutamiseks pöördumise RTKle. Dokumendi laenutamine toimub järgmiselt: - link dokumendile - kui dokument on infosüsteemist kättesaadav (RTK saadab). - digiteeritud koopia - RTK digiteerib dokumendi ning saadab pöördujale digikoopia (v.a kui dokumenti ei ole mõistlik digiteerida mahu vm põhjusel). - originaaldokumendi laenutamine - kokkuleppel toimub dokumendiga tutvumine kas arhiivis kohapeal või väljastatakse dokument. RTK registreerib dokumendi väljastamise arhiivist ning dokumendi tagastamise arhiivi. Asutusevälistele isikutele toimub dokumentide väljastamine vastavalt asutuses kehtestatud korrale. Arhiivipäringud registreeritakse asutuse DHSis. RTK vormistab arhiivimaterjalide alusel vastuse päringule või arhiiviteatise. Kui vastusele lisatakse juurde arhiividokument, siis lähtutakse eelmises puntkis toodud põhimõtetest. RTK annab asutusele ülevaate saabunud päringute kohta vähemalt kord aastas. RTK teeb DHSis järgmised toimingud: - haldab dokumentide säilitamise ajakava (märgib sarjadele säilitustähtajad). - arhiveerib dokumendid (dokumendid lähevad aktiivbaasist arhiivbaasi). RTK: - teeb kord aastas väljavõtte säilitustähtaja ületanud dokumentide kohta (nii paberarhiivi kui DHSis olevad dokumendid); - koostab hävitamisakti kavandi ja kooskõlastab selle teenuse saajaga. - eraldab kooskõlastuse saanud säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitamiseks ja hävitab dokumendid. - allkirjastab hävitamise akti ning teeb hävitamise kohta kanded arhiiviülevaate dokumenti (hävitamisakti kuupäev ja nr). - registreerib hävitamise akti asutuse DHSis. Kui asutus leiab, et säilitustähtaja ületanud dokumente ei saa hävitada (põhjendatud vajadus pikemaks säilitamiseks), siis lepitakse kokku uus tähtaeg, vajadusel korrigeeritakse liigitusskeemis säilitustähtaega ning arhiiviülevaate RTK haldab j a hoiab aktuaalsena ülevaadet arhiividokumentide koosseisu kohta, mida peetakse elektrooniliselt ning mis annab ülevaate arhiivi üle antud dokumentide, nende säilitustähtaegade ning säilitamise ajakava kohta (nii digi- kui paberdokumendid). RTK planeerib arhivaalide üleandmise Rahvusarhiivi (aktiivsest asjaajamisest väljunud) ning kooskõlastab kava asutuse ja Rahvusarhiiviga. RTK võtab ühendust Rahvusarhiiviga, et kokku leppida üleandmisega seotud tegevused (sh arhiiviskeem). Arhiiviskeemi alusel arhivaalide nõutetekohane korrastamine ja kirjeldamine ASTRAs üleandmiseks Rahvusarhiivi. Üleandmisega seotud dokumendid säilitatakse ASTRAs. Dokumentide arhiveerimistegevused (korrastamine, hävitamiseks eraldamine/hävitamine või Rahvusarhiivi üleandmise korraldamine) vanades dokumendihaldussüsteemides. uhataja, DHO juhataja Tähtaeg Märkused Pidev tegevus Vajadusel Vajadusel Esialgu tulevad asutused teenusele olemasolevate liigitusskeemidega. RTK töötab välja raamliigitusskeemi, mis võetakse kasutusele hiljemalt ühtsele DHSile Vajadusel üleminekul. Liigitusskeemi muudetakse, kui asutuse ülesannete muutmise tulemusena tekivad uued funktsioonid/sarjad või lõpetatakse vanad funktsioonid/sarjad, muutub neile kehtestatud säilitustähtaeg, vm liigitusskeemis Vajadusel kajastatud info. Vajadusel Vajadusel Vajadusel Jooksvalt Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Kui saabunud dokumendil on juurdepääsupiirang, täidab RTK dokumenti registreerides piiranguga seotud metaväljad. Kui dokumendile piirangut ei ole märgitud, kuid on kahtlus, et dokument vajab piirangut, siis võtab RTK täpsustamiseks ühendust dokumendi saatjaga või Saabumise päeval või paneb DHSis peale esmase piirangu ning suunab hiljemalt järgmisel dokumendi täitjale, kes täpsustab piirangu vajaduse ja tööpäeval aluse. Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Jooksvalt Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas. Saabumise päeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Kui saabunud dokumendil on juurdepääsupiirang, täidab RTK dokumenti registreerides piiranguga seotud metaväljad. Kui dokumendile piirangut ei ole märgitud, kuid on kahtlus, et dokument vajab piirangut, siis võtab RTK täpsustamiseks ühendust dokumendi saatjaga või Saabumise päeval või paneb DHSis peale esmase piirangu ning suunab hiljemalt järgmisel dokumendi täitjale, kes täpsustab piirangu vajaduse ja tööpäeval aluse. Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Vajadusel Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas. Vastavalt asutuse korrale Vähemalt 1 kord aastas vajadusel Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Asutus annab RTK töötajale EISis vastavad õigused. Kirja saatmise päeval või järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Vajadusel Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel * Süsteemis õiguste andmine toimub asutusega kokkulepitud põhimõtete ja juhiste alusel. DHSi õiguseid haldab RAM ühisosakonna dokumendihaldustalitus. RTK kooskõlastab Deltas õiguste lisamise ja muutmise Vajadusel asutuse kontaktisikuga. Vajadusel Tulenevalt määratud prioriteedist Jooksvalt Asutusega kokkuleppel Aruannete sisu ning regulaarsus lepitakse asutusega kokku. Jooksvalt teenistuja tööle asumise päeval/töölt lahkumise päeval 2 korda aastas Kord aastas Vajadusel Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Vastavalt teenusleppele ja pöördumisele määratud prioriteetsusele Asutusega kokkuleppel Pidev tegevus Suund videojuhistele. Esimesel võimalusel 1 nädal enne katkestust Pidev tegevus Pidev tegevus RTK teenistuja vaatab AK piiranguga dokumente DHSis Pidev tegevus ainult vajadusepõhiselt. Vajadusel 1 nädala jooksul  RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja 1 kuu jooksul arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm. RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja Detsember arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm. RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja Jooksvalt arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm. RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel Hiljemalt 1 nädal enne arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja live arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm. Kokkulepitud ajal Kord kvartalis Vajadusel Vajadusel 1 kuu jooksul üleandmisest 1 kuu jooksul üleandmisest Viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul pöördumise saamisest Viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul üldjuhul 3 aasta möödudes Kord aastas Jooksvalt Vaadatakse üle kord aastas Vastavalt ajakavale Vastavalt asutusega kokkulepitud ajakavale TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja ar Teenuse saaja: Statistikaamet (STAT) Teenuse saaja kontaktisik: S Teenuse osutaja: Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK) Teenuse osutaja kontaktisiku TEENUS/TEGEVUS RTK 1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine 1.1 Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine x* 1.2 Dokumendihalduse korra koostamine ja muudatuste ettevalmistamine x* 1.3 Dokumendihalduse korra ja selle muudatuste kinnitamine 1.4 Liigitusskeemi haldamine x* 1.4.1 Liigitusskeemi muutmine x* 1.4.2 Uue liigitusskeemi väljatöötamine x* 1.4.3 Liigitusskeemi ja selle muudatuste kinnitamine 1.4.4 Liigitusskeemi haldamine ASTRAs x 1.5 Asutuse teenistujate nõustamine dokumendihalduse teemadel x 2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine 2.1 Saabunud dokumentide vastuvõtmine erinevatest kanalitest (e-post, DHX) 2.1.1 DHX, sh ADITi kaudu saabuvad dokumendid x 2.1.2 asutuse üldise e-postkasti kaudu saabuvad dokumendid 2.1.3 teenistuja ametlikule e-posti aadressile laekunud dokumendid x 2.2 Saabunud dokumendi kontrollimine x 2.3 Dokumendi hõlmamine DHSi (sh registreerimine) x 2.4 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine x 2.5 Juhiste koostamine ja ajakohastamine 3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine 3.1 Saabunud dokumendi vastuvõtmine (post, käsipost, kuller) 3.2 Saabunud dokumentide kontrollimine 3.3 Dokumendi ja selle lisade digiteerimine 3.4 Dokumendi registreerimine x 3.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine (sh vajadusel paberdokumendi edastamine) x 3.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine 3.7 Paberdokumendi hävitamine 3.8 Paberdokumentide säilitamine x 4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument) 4.1 Dokumendi loomine DHSis x 4.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine 4.3 Dokumendi ülevaatamine enne allkirjastamist x 4.4 Digidokumendi väljasaatmine x x 5. Väljunud e-kiri 5.1 Väljasaadetava e-kirja edastamine registreerimiseks 5.2 e-kirja hõlmamine DHSi (sh registreerimine) x 6. Väljunud paberdokument 6.1 Dokumendi lisamine DHSi, vormistamine ja menetlusse suunamine 6.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine 6.3 Dokumendi vormiline ülevaatamine enne allkirjastamist x 6.4 Dokumendi väljaprintimine ja allkirjastamise korraldamine 6.5 Dokumendi digiteerimine ja registreerimine 6.6 Väljuva posti vormistamine postiettevõttele ja saadetiste üleandmine postiettevõttele 7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine Dokumendihaldussüsteemi administreerimine 7.1 Dokumendihaldussüsteemi seadistamine x 7.2 Muudatusvajadustest teavitamine 7.3 Muudatuste sisseviimine DHSi x 7.4 DHS andmeseire ja kvaliteedikontroll x 7.5 Aruannete koostamine x Kasutajate haldamine 7.6 teenistuja tööle tulekust/minekust teavitamine 7.7 Kasutajate haldamine tööle tulekul/minekul x 7.8 Kasutajakontode inventuur x 7.9 Rahulolu uuring DHSi kasutajatoega x Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi 7.10 Pöördumise saatmine kasutajatoele 7.11 Pöördumise lahendamine x 7.12 Süsteemi tehniliste tõrgete edastamine x 7.13 Süsteemi tehniliste tõrgete lahendamine 7.14 Kasutajate koolitused x 7.15 Juhendite koostamine x 7.16 Kasutajate teavitamine süsteemi mitteplaneeritud katkestustest/tõrgetest x 7.17 Kasutajate teavitamine planeeritud katkestustest x Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine 7.18 Piirangute seadistamine DHSis, sh ADRi seadistamine x 7.19 Piirangute lõpetamine/ pikendamine DHSis piirangu tähtaja saabumisel x 7.20 JPP seire dokumendihaldussüsteemis ja nõuetele vastavuse tagamine x Dokumendihaldussüsteemi arendamine 7.21 DHS arendusettepanekute tegemine 7.22 DHS arenduste koondamine ja edastamine x 7.23 Arenduste läbirääkimine 7.24 Arenduse lisamine arendusplaani 7.25 Täiendavate arenduste lisamine arendusplaani 7.26 DHSi arenduses osalemine (ettevalmistamine, testimine) x 7.27 Uuenduste live viimine 7.28 Infovahetus asutuse kontaktisikuga x 8. Arhiiviteenus 8.1 Asutuse teenistujate nõustamine arhiiviteemadel ning arhiivi kasutamise korra koostamine x 8.2 Dokumentide üleandmine arhiivi, sh ettevalmistamine üleandmiseks (korrastamine, üleandmise akt) 8.3 Dokumentide vastuvõtmine arhiivi ja dokumentide arhiveerimine x 8.4 Dokumentide säilitamine x 8.5 Arhiividokumentide juurdepääsu korraldamine x 8.6 Arhiivipäringutele vastamine ja teatiste väljastamine x 8.7 Dokumentide arhiveerimine dokumendihaldussüsteemis x 8.8 Dokumentide eraldamine hävitamiseks (paber- ja digidokumendid) x 8.9 Arhiiviülevaate haldamine x 8.10 Arhivaalide üleandmise ajakava koostamine x 8.11 Arhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks Rahvusarhiivi ning arhivaalide üleandmine x MV asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - STATISTIKAAMET Teenuse saaja kontaktisik: Statistikaameti asjaajamise ja halduse tiimi juht Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, RIK Asutus x x x x x x x x x x x  x x x x ) x x x x x x x x x x x x x x  x x x x x x x x x x mendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - STATISTIKAAMET aaja kontaktisik: Statistikaameti asjaajamise ja halduse tiimi juht sutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja Tegevuse kirjeldus Dokumendihaldus on osa asutuse üldisest teabehaldusest, mille tervikliku korralduse eest vastutab asutus. * RTK osutab dokumendihaldusteenust teenusleppe ja käesoleva toimemudeli alusel ning lähtub teenuse osutamisel asutuses kehtestatud kordadest ja juhistest (sh dokumendihalduskord, liigitusskeem). Asutuse dokumendihalduse korra haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab asutus. Asutus töötab koostöös RTK-ga välja korra kavandi. Kui RTK näeb töö käigus korra muutmisvajadusi, siis esitab ta ettepaneku asutusele, muudatus arutatakse läbi ja asutus vormistab muudatuse. Asutus kinnitab dokumendihalduse korra ja selle muudatused põhitegevuskäskkirjaga ning saadab teadmiseks RTK-le. Asutuse liigitusskeemi haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab asutus (RTK on kaasatud osapool). Muudatused liigitusskeemis räägib osapooltega läbi, valmistab ette ja vormistab asutus. Kui RTK näeb liigitusskeemi muutmisvajadust, siis teeb ta asutusele vastava ettepaneku, muudatus arutatakes läbi ja asutus vormistab muudatuse. Kui asutuse ülesanded muutuvad põhjalikult ning sellest tulenevalt on vaja muuta põhjalikult ka liigitusskeemi ja selles kajastuvat teavet, siis koostab asutus koostöös RTK-ga uue liigitusskeemi. Asutus kinnitab liigitusskeemi ja selle muudatused põhitegevuskäskkirjaga ning saadab DHSis teadmiseks RTK-le. RTK haldab koostöös asutusega liigitusskeemi ja selle muudatusi ASTRAs. Enne liigitusskeemi ja selle muudatuse kinnitamist saadab RTK liigitusskeemi kavandi kooskõlastamiseks Rahvusarhiivile. RTK toetab asutuse teenistujaid DHS ja arhiiviteemadel, sh dokumendi vormistamine, registreerimine, menetlusse suunamine, jm (vt DHSi kasutajatugi). RTK haldab asutuse dokumendihaldussüsteemis DHXi, sh ADITi kaudu saabuvaid dokumente. Asutus haldab oma üldpostkasti ning edastab DHSis registreerimist vajavad dokumendid e-posti teel RTK-le. Kui asutuse teenistuja vajab tuge talle saabunud dokumendi hõlmamisel ja registreerimisel DHSi, siis saadab ta saabunud dokumendi e-posti teel RTK-le. RTK kontrollib saabunud dokumendi autentsust ja terviklikkust, sh - tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed; - kas dokument avaneb ning dokumendi formaat vastab nõuetele; - kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue; - kas dokumendil on vajalikud lisad ja need on avatavad/ loetavad; - kas dokument on õigesti adresseeritud. Kui dokumendis esineb puudusi: RTK annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega dokumenti DHSi ei hõlmata. Kui dokument on valesti adresseeritud: RTK edastab dokumendi õigele adressaadile ja lisab kirja saatja koopiasse (või saadab selle kohta tagasisidet). Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui juba registreeritud dokumendi puhul ilmneb, et selle adressaat ei ole pädev asutus pöördumisele vastamisel, siis annab asutuse teenistuja RTKle sellekohast tagasisidet. RTK saadab kirja õigele adressaadile ja teavitab sellest kirja saatjat. Kui dokument on krüpteeritud: RTK edastab dokumendi isikule, kellel on õigus dokument dekrüpteerida. Asutuse teenistuja registreerib dokumendi DHSis või tagastab RTKle registreerimiseks (erinevast võrgust saates krüteeritult RTK nimele). Kui on kahtlus, et dokumendi avamine pole turvaline: RTK teenistuja edastab dokumendi kontrollimiseks IT-abisse. RTK hõlmab saabunud dokumendi DHSi, sh valib õige dokumendiliigi (saabunud kiri, leping, akt, protokoll, taotlus, aruanne, vm), täidab ekraanivormil olevad metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad ning juurdepääsupiiranguga teabe puhul vaatab üle dokumendi õigused. Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena. Enne suunamist veendub registreerija, et dokument on registreeritud, dokument ja selle lisad on DHSi hõlmatud ja avatavad ning metaväljad korrektselt täidetud. RTK määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele. Pärast täitja määramist suunab RTK dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib RTK asutuse teenistujaga või kontaktisikuga. Dokumendi suunamise juhiseid (täitjad) hoiab aktuaalsena asutuse kontaktisik ning teavitab RTK-d muudatustest. Teenuse saaja võtab vastu asutusse saabuvad paberdokumendid (post, käsipost). Asutuse töötaja teeb esmase dokumendi kontrolli, sh sorteerib DHSis registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid, kontrollib dokumendi õigsust ja terviklikkust. Esmase kontrolli käigus asutuse töötaja: - tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed; - kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue; - kas dokumendil on vajalikud lisad; - kas dokument on õigesti adresseeritud. Kui dokumendis esineb puudusi: Asutuse töötaja annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega dokumenti DHSi ei hõlmata. Kui dokument on valesti adresseeritud: Kui kirjale on märgitud peale teine adressaat, siis tagastab asutuse töötaja kirja postiettevõttele. Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. DHSis registreerimisele mittekuuluvate dokumentidega (sh põhiinfosüsteemi hõlmatavad dokumendid) tegeletakse edasi vastavalt asutuse sisemisele korrale. Enne digiteerimist lisab dokumendi vastuvõtja kirjale: - saabunud dokumendi registreerimistempli jäljendi; - kui tegemist on juurdepääsupiiranguga dokumendiga, siis lisab AK piirangu templi jäljendi ning täidab ära väljad (märke tegemise kuupäev, juurdepääsu-piirangu kehtivus ning piirangu alus). Dokumendi vastuvõtja digiteerib DHSis registreerimist vajava dokumendi ning valib adressaadiks teenuse osutajaga kokkulepitud e-posti aadressi. Kui tegemist on mahukate paberdokumentidega, mille skaneerimine on ebamõistlik, siis skaneerib vastuvõtja esimese lehe ning DHSis lisatakse lisateabe juurde märge, et lisad on paberil. RTK: - kontrollib digiteeritud dokumendi kvaliteeti ja terviklikkust, puuduste esinemisel annab digiteerijale tagasisidet. - nimetab digiteeritud failid nõuetekohaselt. - registreerib saabunud dokumendi DHSis, sh valib õige dokumendiliigi, täidab ekraanivormil olevad metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad ning juurdepääsupiiranguga piiratud teabe puhul vaatab üle dokumendi õigused. Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena. Enne suunamist veendub registreerija, et dokument on registreeritud, dokument ja selle lisad on DHSi hõlmatud ja avatavad ning metaväljad korrektselt täidetud. RTK määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja asutusega kokkulepitud juhistele. Pärast täitja määramist suunab RTK dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Paralleelsuunamisega määrab RTK töötaja täitjaks ka dokumendi digiteerija (vastuvõtja), kes märgib vajadusel paberdokumendile peale numbri. Menetlusse suunamise juhiseid (täitja määramine) hoiab aktuaalsena asutuse kontaktisik ning teavitab RTK-d muudatustest e-posti teel. Asutus hävitab paberil saabunud lühiajalise säilitustähtajaga kirjad vastavalt asutuses kehtestatud korrale, v.a kui originaali säilitamiseks on põhjendatud vajadus. Lepingud, aktid, aruanded, protokoll jm saabuvad paberil dokumendid säilitatakse vastavalt asutuse korrale asutuses kuni üleandmiseni asutuse arhiivi. Täpsem üleandmise kord lepitakse asutuse ja RTK vahel kokku. Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale: - valib DHSis dokumendiliigi; - täidab ära ekraanivormil olevad andmed; - vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormisatades dokumendi väljaspool DHSi ning lisades vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile; - suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe. DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (sisu eest vastutav isik). Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel, siis võtab ta ühendust RTKga (vt DHS kasutajatugi). Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud. RTK on asutusega kokkulepitud dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada dokumendi vormiline korrektsus. RTK kontrollib, kas: - dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh dokumendi lisade olemasolu ja vormistus; - ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole kontaktandmed; - juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud. RTK annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK on dokumendi üle kontrollinud, liigub dokument allkirjastamise olekusse. Pärast allkirjastamist RTK: - kontrollib üle allkirjastatud dokumendi (põhidokument ja lisad on digikonteineris ning avanevad tõrgeteta) - saadab väljasaadetava dokumendi teis(t)ele osapool(t)ele DHSi kaudu välja, kasutades väljasaatmisel asutusega kokkulepitud kaaskirja (e-kiri) põhja. Väljasaatmine toimub: - avaliku sektori asutustele DHXi kaudu; - ülejäänud asutustele/füüsilistele isikutele e-postiga; - krüpteeritult e-postiga, kui dokument sisaldab tundlikku informatsiooni (füüsilistele isikutele). Avaliku sektori asutustele saadetakse DHXi kaudu ning dokumendid ei vaja üldjuhul krüpteerimist. Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab teis(t)e osapool(t)e allkirja (nt leping, akt), siis: - vaikimisi on dokumendi menetlusringis RTK, kes korraldab dokumendi allkirjastamise, sh lisab kõigi osapooltega lepingu hiljem DHSi ning tagab, et kõigile osapooltele on saadetud allkirjastatud dokument. - kui dokumendi koostaja soovib ise allkirjastamise protsessi korraldada, asendab ta RTK enda nimega. Kui tegemist on sisemise dokumendiga, mis - vajab asutusesisest teavitamist, siis dokumendi koostaja seadistab menetlusringi selliselt, et dokument saadetakse asjassepuutuvatele teenistujatele automaatselt pärast allkirjastamist (kui on mitu saajat, siis on tegemist paralleelsuunamisega). - vajab asutusest väljapoole saatmist, siis saadab RTK dokumendi välja sarnaselt väljasaadetava dokumendi protsessile. Asutuse teenistuja märgib välised osapooled DHSis vastaval väljal. Vaikimisi on menetlusringis väljasaatjaks RTK. Vajadusel saab väljasaatjat muuta, nt kohtumenetluse materjalid, mis sisestatakse e-toimikusse vastavat õigust omava asutuse teenistuja poolt. Kui tegemist on digidokumendiga, mida teine osapool soovib saada paberil, siis teeb RTK dokumendist väljatrüki koos digiaallkirja kinnituslehega ning saadab teisele osapoolele välja. Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab kinnitamist, siis RTK prindib dokumendi välja ning kinnitab selle vastavalt asutuse sisemisele korrale. Väljasaadetava e-kirja DHSis registreerimiseks lisab asutuse teenistuja RTKga kokkulepitud aadressi koopiasse (või edastab kirja pärast väljasaatmist). Kui tegemist on vastusdokumendiga, siis märgib ta pöördumises ära algatuskirja viite või lingi DHSis olevale dokumendile. RTK registreerib dokumendi DHSis: - valib DHSis dokumendiliigi; - täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh vajadusel juurdepääsupiirangu info; - veendub, et kõik failid on DHSis avatavad. Pärast ülesande täitmist saadab ta pöördumise täitmise kohta vastuse, lisades lingi DHSis olevale dokumendile. Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale: -valib DHSis dokumendiliigi; - täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh märgib dokumendi formaadiks paber; - vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormistab dokumendi väljaspool DHSi ja lisab vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile. - suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe, kus kohustuslikud olekud (nt dokumendi sisuline ülevaatamine, dokumendi vormistuse kontroll, dokumendi väljaprintimine) on eelseadistatud. DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (dokumendi sisu eest vastutaja). Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel või esineb süsteemis tehnilisi tõrkeid, siis võtab ta ühendust RTK-ga (vt DHS kasutajatugi). Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud. RTK on asutusega kokkulepitud dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada dokumendi vormiline korrektsus. RTK kontrollib, kas: - dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh dokumendi lisade olemasolu ja vormistus; - ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole kontaktandmed; - juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud. RTK annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK on dokumendi üle kontrollinud, liigub dokument allkirjastamise olekusse. Asutuse teenistuja (dokumendi koostaja või tugitöötaja) prindib dokumendi koos lisadega allkirjastamiseks välja vastavalt asutuses kehtestatud nõuetele ning edastab dokumendi allkirjastamiseks. Asutuse tugitöötaja digiteerib dokumendi pärast allkirjastamist ning lisab dokumendi DHSi. Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab erinevate osapoolte allkirjastamist (leping, akt), siis korraldab ta eelnevalt kõigi osapoolte allkirjastamise ning dokument digiteeritakse pärast kõigi osapoolte allkirjastamist. Asutuse tugitöötaja vormistab väljuvad dokumendid vastavalt asutuse ja postiettevõtte lepingust tulenevatele nõuetele (posti vormistamine iseteeninduskeskkonnas, saatelehed, jm) ja vastavalt asutuse sisemisele töökorrale ning tagab saadetiste üleandmise postiettevõttele. Paberil post saadetakse välja kas - postiga (tavapost, tähitud kiri, väljastusteatega kiri) - kullerpostiga Asutuse dokumendihaldussüsteem on häälestatud vastavalt asutuse sisemistele kordadele ning selliselt, et see toetab kasutajate igapäevast tööd dokumentidega, sh - liigitusskeemi seadistamine/haldamine - dokumendiliikide loomine ja muutmine (metaväljad) - kasutajate/gruppide õiguste haldamine ja muutmine - klassifikaatorite/parameetrite haldamine - dokumendimallide, sh e-kirja mallide koostamine ja haldamine -automaatsete töövoogude seadistamine Kui DHSi seadistustes (liigitusskeem, liigid, metaväljad, õigused, klassifikaatorid, mallid, töövood, vm) tekib muudatusvajadus, siis saadab asutuse kontaktisik selle kohta e-posti teel pöördumise sarnaselt tavapärasele intsidendi pöördumisele. RTK vaatab muudatusvajaduse üle, küsib vajadusel asutuse kontaktisikult lisainformatsiooni ning lähtub selle sisseviimisel asutuse määratud prioriteetsusest (vajadusel täpsustab üle): KRIITILINE - vajab viivitamatut lahendamist; KÕRGE - lahendatakse esimesel võimalusel, kuid mitte kauem kui 1-2 tööpäeva jooksul KESKMINE- mitte kauem kui 3 tööpäeva jooksul; MADAL - ülesandele määratakse tähtaeg ning see kooskõlastatakse muudatuse esitajaga. Põhjalikemate muudatuste korral kooskõlastab RTK lahenduse asutuse kontaktisikuga. Kui RTK näeb igapäevase süsteemi administreerimise käigus muudatusvajadusi, siis kooskõlastab ta selle asutuse kontaktisikuga ning teeb seejärel vajalikud seadistused. RTK teeb regulaarset DHS seiret, sh täitmata tööülesanded, tähtaja ületanud dokumendid, kasutajate poolt poolelijäänud menetlused, metaväljade täitmine, lisatud dokumentide korrektsus, määratud juurdepääsupiirangud (sh ADR). Puuduste avastamisel saadab ta tähelepanekud kasutajale või tõsisemate juhtumite puhul asutuse kontaktisikule. RTK teeb DHSi väljavõtteid ja aruandeid asutusega kokkulepitud ulatuses (sisus) ning regulaarsusega (täitmata tööülesanded, DHSi hõlmatud dokumentide maht, vm). RTK kontrollib aruandes kajastuvaid andmeid, vajadusel korrigeerib/täiendab andmeid (nt võtab teadmiseks saadetud dokumendid täitmata tööülesannetest maha), suhtleb kasutajaga ning seejärel edastab aruande asutuse kontaktisikule. Asutusega kokkulepitud isik saadab RTK e-posti aadressile teate uue teenistuja tuleku või teenistuja lahkumise kohta. Kui asutuse DHSis menetletakse ringkäigulehte tööle tuleku/mineku kohta, siis lisatakse RTK menetluringi. Kasutajakontod luuakse ja sulgetakse DHSis automaatselt (SAP/AD kaudu). Uue teenistuja lisandumisel RTK: - kontrollib, kas konto on tööle asumise päeval loodud (kui ei, võtab ühendust [email protected]) - vaatab üle asutuse teenistuja õigused, vajadusel konsulteerib asutuse kontaktisikuga erigruppi lisamisel või eriõiguste andmisel. - saadab eriõiguste lisamiseks pöördumise IT kasutajatoele. - saadab teenistujale e-kirja süsteemi esmase tutvustuse ning viidetega juhenditele. Teenistuja lahkumisel RTK: - teeb enne teenistuja lahkumist väljavõtte kasutaja menetluses olevatest tööülesannetest, tema nimel olevatest lepingutest, jm. - saadab väljavõtte teenistujale ning tema vahetule juhile, et saada sisend, kellele tõsta üle aktiivsed dokumendid (lepingud, menetluses olevad dokumendid). - info paberdokumentide üleandmise kohta asutuse arhiivi. - viimasel tööpäeval veendub, et lahkuva teenistuja töölaual ei ole aktiivseid dokumente ning märgib seejärel enda ülesande tehtuks. RTK teeb kasutajakontode inventuuri, et veenduda, et kasutajatega seotud info ning kasutajagrupid on ajakohased, kasutajategrupid ei sisalda lahkunud teenistujaid või isikuid (koostööpartnerid), kellele on tehtud süsteemile teatud perioodiks ligipääs. RTK teeb gruppidest väljavõtte ja saadab selle ülevaatamiseks asutuse kontaktisikule ning tagasiside saades viib vajadusel sisse muudatused. RTK viib läbi regulaarseid rahulolu uuringuid dokumendihaldussüsteemi haldamisega seotud teenusega. Asutuse teenistuja pöördub DHSi teemal abi saamiseks kasutajatoe poole (tehnilised tõrked, abistamine dokumentide loomisel, vormistamisel, menetlusse suunamisel, vm teemal): e-post: [email protected] Telefon: RTK teenistuja tel nr (kättesaadav välisveebist). Pöördumise pealkiri sisaldab lühikest probleemi kirjeldust ning sisu avab pöördumise põhjuse (tehnilise tõrke kirjeldus, pilt veateatest, viide/link dokumendile, millega on tekkinud tõrge või mille vormistamisel/menetlemisel on kasutajatoe tuge vaja, vm). E-kirja teel laekunud pöördumine registreeritakse automaatselt IHS-s ning kasutaja saab automaatse teate pöördumise vastuvõtmise ja registreerimise kohta. RTK edastab telefoni ja MS Teamsi/Skype vestluse teel saabunud pöördumise IHSi. Kui pöördumise saab lahendada e-posti teel, vastab RTK pöördujale IHSis ning lisab võimalusel viited juhistele. Kui kasutaja vajab põhjalikumat nõustamist või tuge DHSis dokumendi loomisel või menetlemisel, juhendab RTK kasutajat kas MS Teamsis (vestlus, videkõne) või telefoni teel (v.a AK teave). Vajadusel lepib RTK kokku kohapealse kohtumise. Kui pöördumine on lahendatud, siis lõpetab RTK iHSis pöördumise ning kasutaja saab selle kohta teavituse. Kui RTK kasutajatoe aadressile saabub pöördumine, mis on seotud süsteemi tehniliste tõrgetega, edastab ta pöördumise IT-abi/arendaja kasutajatoele, lisades koopiasse pöördumise saatja. IT-abi/arendaja kasutajatugi lahendab tehnilise tõrke vastavalt teenusleppele, vajadusel küsib kasutajalt ja/või RTKlt lisainfot. Kui pöördumine on lahendatud, siis saadab arendaja kasutajatugi kasutajale tagasiside, lisades koopiasse ka RTK. Uute teenistujate koolitused toimuvad regulaarselt. Koolitus sisaldab asutuse dokumendihalduse üldpõhimõtete ja süsteemi oluliste funktsionaalsuste esmatutvustust, sh: - DH põhimõtted (dokumendiliigid, -plangid, kooskõlastamise, allkirjastamise üldpõhimõtted, DH korralduse tutvustus) -DHS avaleht -dokumendi lisamine ja dokumendimallide kasutamine; -Töövood - dokumendi menetlusse suunamine, menetluse peatamine, menetlusringi täiendamine, dokumendi väljasaatmine; -tööülesande täitmisega seotud tegevused; -lemmikute lisamine; -dokumentide otsimine; -asenduste määramine; -juhendid ja kasutajatugi; jm. Vajadusel teeb RTK individuaal- või grupikoolitusi, kui RTK kasutajatoele on tulnud selleteemaline pöördumine ning jätkukoolitusi süsteemi kasutajatele, mille regulaarsuses lepitakse kokku asutuse kontaktisikuga. Koolituse regulaarsus ning täpsem sisu lepitakse kokku asutusega. RTK koostab süsteemi paremaks kasutamiseks ja kasutajate toetamiseks juhiseid: - süsteemi üldised juhised - kõigil asutustel ühesugused; - asutusepõhised juhised - koostatakse vastavalt vajadusele. Juhised on kättesaadavad asutuse siseveebis, neid ajakohastatakse jooksvalt ning olulistest muudatustest kommunikeeritakse asutuse teenistujaid. Kui süsteemis esineb tõrkeid, mille tulemusel on süsteemi töö häiritud, siis saadab RTK või kokkulepitud juhtudel arendaja sellekohase teavituse asutuse teenistujatele, sh teavituse ka selle kohta, kui tõrked on lahendatud. Enne planeeritud katkestust kooskõlastab RTK läbiviimise aja asutuse kontaktisikuga. Süsteemi planeeritud katkestuste korral saadetakse kasutajatele teavitus hiljemalt 3 päeva enne katkestust ning sama päeva hommikul saadetakse täiendav meeldetuletus. Liigitusskeemi ja asutuse juhiste alusel juurdepäärupiirangute seadistamine DHSis funktsioonide, allfunktsioonide, sarjade, allsarjade või toimikute põhiselt. Avalikustamisele kuuluvate liikide ja metaandmete seadistamine. RTK lähtub teenuse osutamisel asutuse kehtestatud andmekaitsepõhimõtetest. Kui märkab DHSis andmekaitse alaseid vastuolusid või rikkumisi, siis teavitab asutuse andmekaitsespetsialisti. DHS saadab teavituse juurdepääsupiirangu tähtaja saabumisest administraatorile ja dokumendi vastutajale. Kui süsteem seda ei võimalda, teeb RTK jooksvalt väljavõtteid saabuvatest piirangu tähtaegadest. Piirangu lõpetamise või pikendamise eest vastutab asutuse teenistuja (dokumendi täitja), kes teeb dokumendil vastavad kanded (piirangu pikendamise/lõpetamise põhjendus, kuupäev) või saadab sisendi RTKle, kes teeb vastavad kanded. RTK kontrollib, et vastavad toimingud on tähtaegselt tehtud. Kui asutuse teenistuja on lahkunud, konsulteerib RTK asutuse teenistujaga (valdkonnajuht, struktuuriüksuse juht, kontaktisik, vm) ning määrab vastutaja vastavalt saadud infole. RTK saadab kokkuleppel asutusega dokumendi osapool(t)ele teavituse dokumendi juuurdepääsupiirangu tähtaegselt varasema lõppemise või juurdepääsupiirangu pikenemise kohta. Kui DHS seda võimaldab, siis saadetakse teavitus automaatselt pärast pikendamise/lõpetamise märke tegemist. RTK seirab igapäevaselt avalikku dokumendiregistrit. Puuduste korral vaatab üle dokumendihaldussüssteemis märgitud piirangu, vajadusel informeerib kasutajat ning rikkumiste korral andmekaitsespetsialisti. Asutuse kontaktisik saadab arendusettepaneku RTK kasutajatoe aadressile, sh arenduseesmärk, arenduse kirjeldus ja muud arenduse jaoks vajalikud andmed. Kui arendusettepaneku esitab asutuse töötaja, siis kooskõlastab RTK ettepaneku esmalt asutuse kontaktisikuga. RTK analüüsib arendusvajadust, vajadusel küsib kontaktisiku käest lisainfot, täpsustab kirjeldust ning hindab arendusvajaduse põhjendatust. Kinnitamise korral määrab arenduse prioriteedi ning edastab mahuhinnangu saamiseks arendajaga kokkulepitud e-posti aadressile. Kui RTKnäeb süsteemi administreerimise ja kasutajate toetamisel ise arendusvajadust, siis kirjeldab ta arendusvajaduse, kooskõlastab vajaduse asutuse kontaktisikuga, määrab pioriteetsuse ning edastab mahuhinnangu saamiseks arendajaga kokkulepitud e-posti aadressile. Arutab arendusettepanekud läbi, vajadusel täpsustab kirjeldust ning saadab mahu hindamiseks arendajale. Pärast arendusmahu täpsustamist hinnatakse koostöös RTK ja asutusega esitatud pakkumist, sh tööde maksumuse vastavust oodatavale lisandväärtusele ja eelarveliste vahendite olemasolu arendustöö teostamiseks. Arendus lisatakse arendusplaani koos mahuhinnangu, prioriteetsuse ja tähtajaga. Arendusplaan kinnitatakse eelneva aasta detsembris koos eelarveliste vahenditega. Täiendavate arendusvajaduste puhul hinnatakse jooksvalt nende prioriteetsust, mahtu ja eelarvelisi võimalusi ning pärast osapoolte kinnitamist lisatakse täiendavalt arendusplaani. Enne uuenduste live viimist toimub arenduste testimine ja kommunikeerimine asutustele. Kokkuleppel viiakse arendused/parandused live keskkonda. Vähemalt kord kvartalis toimub RTK eestvedamisel kohtumine asutuse kontaktisikuga, et kommunikeerida süsteemis tehtud muudatusi, täiendatud funktsionaalsusi, jagada infot tehtud ja tegemisel arenduste kohta ning saada asutuse jooksvat tagasisidet. RTK toetab asutuse teenistujaid e-posti või telefoni teel arhiiviteemadel. RTK koostab koostöös asutusega arhiivi kasutamise korra ning muud vajalikud arhiivi puudutavad juhised, mis on asutuse teenistujatele kättesaadavad. Asutuse arhiivi antakse üldjuhul aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid. Dokumentide arhiivi üleandmiseks saadab asutuse teenistuja RTKsse e-kirjaga pöördumise. Dokumentide arhiivi üleandmisel vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise akt, mille põhja saadab RTK üleandjale täitmiseks ning mille allkirjastavad üleandja (asutuse teenistuja) ning vastuvõtja (RTK). RTK registreerib akti asutuse dokumendihaldussüsteemis. RTK saadab kord aastas e-kirja meeldetuletusega paberdokumentide üleandmiseks asutuse arhiivi. RTK vaatab üle asutuse arhiivi üleantud dokumendid, vajadusel dokumendid korrastatakse ja kirjeldatakse (v.a lühiajalised dokumendid) ning toimikud ja arhiivikarbid tähistatakse/sildistatakse. RTK paigatab asutuse arhiivi üleantud dokumendid nõuetekohasesse arhiivihoidlasse/arhiiviriiulitesse ning teeb vajalikud kanded arhiivi koosseisu ülevaate dokumendis. Asutuse teenistuja saadab dokumendi laenutamiseks pöördumise RTKle. Dokumendi laenutamine toimub järgmiselt: - link dokumendile - kui dokument on infosüsteemist kättesaadav (RTK saadab). - digiteeritud koopia - RTK digiteerib dokumendi ning saadab pöördujale digikoopia (v.a kui dokumenti ei ole mõistlik digiteerida mahu vm põhjusel). - originaaldokumendi laenutamine - kokkuleppel toimub dokumendiga tutvumine kas arhiivis kohapeal või väljastatakse dokument. RTK registreerib dokumendi väljastamise arhiivist ning dokumendi tagastamise arhiivi. Asutusevälistele isikutele toimub dokumentide väljastamine vastavalt asutuses kehtestatud korrale. Arhiivipäringud registreeritakse asutuse DHSis. RTK vormistab arhiivimaterjalide alusel vastuse päringule või arhiiviteatise. Kui vastusele lisatakse juurde arhiividokument, siis lähtutakse eelmises puntkis toodud põhimõtetest. RTK annab asutusele ülevaate saabunud päringute kohta vähemalt kord aastas. RTK teeb DHSis järgmised toimingud: - haldab dokumentide säilitamise ajakava (märgib sarjadele säilitustähtajad). - arhiveerib dokumendid (dokumendid lähevad aktiivbaasist arhiivbaasi). RTK: - teeb kord aastas väljavõtte säilitustähtaja ületanud dokumentide kohta (nii paberarhiivi kui DHSis olevad dokumendid); - koostab hävitamisakti kavandi ja kooskõlastab selle teenuse saajaga. - eraldab kooskõlastuse saanud säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitamiseks ja hävitab dokumendid. - allkirjastab hävitamise akti ning teeb hävitamise kohta kanded arhiiviülevaate dokumenti (hävitamisakti kuupäev ja nr). - registreerib hävitamise akti asutuse DHSis. Kui asutus leiab, et säilitustähtaja ületanud dokumente ei saa hävitada (põhjendatud vajadus pikemaks säilitamiseks), siis lepitakse kokku uus tähtaeg, vajadusel korrigeeritakse liigitusskeemis säilitustähtaega ning arhiiviülevaate dokumenti tehakse vastav märge. RTK haldab j a hoiab aktuaalsena ülevaadet arhiividokumentide koosseisu kohta, mida peetakse elektrooniliselt ning mis annab ülevaate arhiivi üle antud dokumentide, nende säilitustähtaegade ning säilitamise ajakava kohta (nii digi- kui paberdokumendid). RTK planeerib arhivaalide üleandmise Rahvusarhiivi (aktiivsest asjaajamisest väljunud) ning kooskõlastab kava asutuse ja Rahvusarhiiviga. RTK võtab ühendust Rahvusarhiiviga, et kokku leppida üleandmisega seotud tegevused (sh arhiiviskeem). Arhiiviskeemi alusel arhivaalide nõutetekohane korrastamine ja kirjeldamine ASTRAs üleandmiseks Rahvusarhiivi. Üleandmisega seotud dokumendid säilitatakse ASTRAs. se talituse juhataja, DHO juhataja Tähtaeg Märkused Pidev tegevus Vajadusel Vajadusel Vajadusel Vajadusel Vajadusel Vajadusel Vajadusel Jooksvalt Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Jooksvalt Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas. Lisaks tagab SA RTK töötajale ligipääsu Confluence lehele, kus on SA struktuur, tiimide/osakondade ülesannete lühikirjeldus ja töötajate tööülesanded. Saabumise päeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Vajadusel Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas. Vastavalt asutuse korrale Vähemalt 1 kord aastas Vajadusel Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Kirja saatmise päeval või järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Vajadusel Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel Vajadusel Süsteemis õiguste andmine toimub asutusega kokkulepitud põhimõtete ja juhiste alusel. Vajadusel Tulenevalt määratud prioriteedist Jooksvalt Asutusega kokkuleppel Jooksvalt teenistuja tööle asumise päeval/töölt lahkumise päeval 2 korda aastas Kord aastas Vajadusel Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Vastavalt teenusleppele ja pöördumisele määratud prioriteetsusele Asutusega kokkuleppel Pidev tegevus Suund videojuhistele. Esimesel võimalusel 1 nädal enne katkestust Pidev tegevus [email protected] Pidev tegevus Pidev tegevus [email protected] Vajadusel 1 nädala jooksul 1 kuu jooksul Detsember Jooksvalt Hiljemalt 1 nädal enne live Kokkulepitud ajal Kord kvartalis Vajadusel Vajadusel 1 kuu jooksul üleandmisest 1 kuu jooksul üleandmisest Viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul pöördumise saamisest Viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul üldjuhul 3 aasta möödudes Kord aastas Jooksvalt Vaadatakse üle kord aastas Vastavalt ajakavale TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPPE LISA 3. Teenusega liitunud RMV asutuste dokumendihaldus- ja ar Teenuse saaja: Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK) Teenuse osutaja: Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond (RTK DHO) TEENUS/TEGEVUS 1. Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine 1.1 Dokumendihaldusteenuse üldine korraldamine 1.2 Dokumendihalduse korra koostamine ja muudatuste ettevalmistamine 1.3 Liigitusskeemi haldamine 1.4 Liigitusskeemi haldamine ASTRAs 1.5 Asutuse teenistujate nõustamine dokumendihalduse teemadel 2. Saabunud digidokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine 2.1 Saabunud dokumentide vastuvõtmine erinevatest kanalitest (e-post, DHX) 2.1.1 DHX kaudu saabuvad dokumendid 2.1.2 asutuse üldise e-postkasti kaudu saabuvad dokumendid 2.1.3 teenistuja ametlikule e-posti aadressile laekunud dokumendid 2.2 Saabunud dokumendi kontrollimine 2.3 Registreerimist mittevajava dokumendi edastamine 2.4 Dokumendi hõlmamine DHSi (sh registreerimine) 2.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine 2.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine 3. Saabunud paberdokumentide vastuvõtmine ja menetlusse suunamine 3.1 Saabunud dokumendi vastuvõtmine (post, käsipost) 3.2 Saabunud dokumentide kontrollimine 3.3 Registreerimist mittevajava dokumendi edastamine 3.4 Dokumendi registreerimine 3.5 Registreeritud dokumendi täitjale suunamine (sh vajadusel paberdokumendi edastamine) 3.6 Juhiste koostamine ja ajakohastamine 3.7 Paberdokumendi hävitamine 3.8 Paberdokumentide säilitamine 4. Väljasaadetav digidokument/sisemine dokument (plangile vormistatud dokument) 4.1 Dokumendi loomine DHSis 4.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine 4.3 Dokumendi ülevaatamine enne allkirjastamist 4.4 Dokumendi väljatrüki tegemine ja dokumendi väljasaatmine 5. Väljunud e-kiri 5.1 Väljasaadetava e-kirja registreerimine. 6. Väljunud paberdokument 6.1 Dokumendi lisamine DHSi, vormistamine ja menetlusse suunamine 6.2 Dokumendi sisuline ülevaatamine 6.3 Dokumendi vormiline ülevaatamine enne allkirjastamist 6.4 Dokumendi väljaprintimine ja allkirjastamise korraldamine 6.5 Väljuva posti vormistamine postiettevõttele ja saadetiste üleandmine postiettevõttele 7. Dokumendihaldussüsteemi (DHS) haldamine Dokumendihaldussüsteemi administreerimine 7.1 Dokumendihaldussüsteemi seadistamine 7.2 DHS andmeseire ja kvaliteedikontroll 7.3Aruannete koostamine Kasutajate haldamine 7.4 teenistuja tööle tulekust/minekust teavitamine 7.5 Kasutajate haldamine tööle tulekul/minekul 7.6 Kasutajakontode inventuur 7.7 Rahulolu uuring DHSi kasutajatoega Dokumenidhaldussüsteemi kasutajatugi 7.8 Pöördumise saatmine kasutajatoele 7.9 Pöördumise lahendamine 7.10 Süsteemi tehniliste tõrgete edastamine 7.11 Süsteemi tehniliste tõrgete lahendamine 7.12 Kasutajate koolitused 7.13 Juhendite koostamine 7.14 Kasutajate teavitamine süsteemi mitteplaneeritud katkestustest/tõrgetest 7.15 Kasutajate teavitamine planeeritud katkestustest Avaliku dokumendiregistri ja juurdepääsupiirangute haldamine 7.16 Piirangute seadistamine DHSis, sh ADRi seadistamine 7.17 Piirangute lõpetamine/ pikendamine DHSis piirangu tähtaja saabumisel 7.18 JPP seire dokumendihaldussüsteemis ja nõuetele vastavuse tagamine Dokumendihaldussüsteemi arendamine 7.19 DHS arendusettepanekute tegemine 7.20 Arenduste läbirääkimine 7.21 Arenduse lisamine arendusplaani 7.22 Täiendavate arenduste lisamine arendusplaani 7.23 DHSi arenduses osalemine (ettevalmistamine, testimine) 7.24 Uuenduste live viimine 7.25 Infovahetus kontaktisikuga 8. Arhiiviteenus 8.1 Asutuse teenistujate nõustamine arhiiviteemadel ning arhiivi kasutamise korra koostamine 8.2 Dokumentide üleandmine arhiivi, sh ettevalmistamine üleandmiseks (korrastamine, üleandmise akt) 8.3 Dokumentide vastuvõtmine arhiivi ja dokumentide arhiveerimine 8.4 Dokumentide säilitamine 8.5 Arhiividokumentide juurdepääsu korraldamine 8.6 Arhiivipäringutele vastamine ja teatiste väljastamine 8.7 Dokumentide arhiveerimine dokumendihaldussüsteemis 8.8 Dokumentide eraldamine hävitamiseks (paber- ja digidokumendid) 8.9 Arhiiviülevaate haldamine 8.10 Arhivaalide üleandmise ajakava koostamine 8.11 Arhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks Rahvusarhiivi ning arhivaalide üleandmine ste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelid - RIIGI TUGITEENUSTE KESKUS Teenuse saaja kontaktisik: RTK arendusosakonna (AO) kvaliteedijuht Teenuse osutaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse RTK DHO RIK RTK x* x x x* x x* x x x x x x x x x* x x x x x x x* x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x  x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x  x x x x x x x x x x iiviteenuse toimemudelid - RIIGI TUGITEENUSTE KESKUS aja kontaktisik: RTK arendusosakonna (AO) kvaliteedijuht utaja kontaktisikud: RTK dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (DHO) I dokumendihalduse talituse juhataja, DHO juhataja Tegevuse kirjeldus Dokumendihaldus on osa asutuse üldisest teabehaldusest, mille tervikliku korralduse eest vastutab asutus (RTK AO). RTK DHO osutab dokumendihaldusteenust teenusleppe ja käesoleva toimemudeli alusel ning lähtub teenuse osutamisel asutuses kehtestatud kordadest ja juhistest (sh dokumendihalduskord, liigitusskeem). Dokumendihalduse korra haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab RTK DHO (RTK AO on kaasatud osapool), kes töötab välja korra kavandi, koondab muudatusettepanekud. Muudatused vormistatakse põhitegevuskäskkirjaga, mis saadetakse RTK DHO poolt teadmiseks asjassepuutuvatele isikutele. Liigitusskeemi haldamise ja selle ajakohasena hoidmise eest vastutab RTK DHO (RTK AO on kaasatud osapool). Muudatused vormistatakse põhitegevuskäskkirjaga, mis saadetakse RTK DHO poolt teadmiseks asjassepuutuvatele isikutele. RTK DHO haldab liigitusskeemi ja selle muudatusi ASTRAs. Enne liigitusskeemi ja selle muudatuse kinnitamist saadab RTK DHO liigitusskeemi kavandi kooskõlastamiseks Rahvusarhiivile. RTK DHO toetab asutuse teenistujaid dokumendihalduse, DHS ja arhiiviteemadel, sh dokumendi vormistamine, registreerimine, menetlusse suunamine, jm (vt DHSi kasutajatugi). RTK DHO haldab asutuse dokumendihaldussüsteemis DHXi kaudu saabuvaid dokumente. RTK DHO haldab asutuse e-postkasti saabuvaid dokumente. Kui asutuse teenistuja vajab tuge talle saabunud dokumendi hõlmamisel ja registreerimisel DHSi, siis saadab ta saabunud dokumendi asutuse üldisele e-posti aadressile. RTK DHO kontrollib saabunud dokumendi autentsust ja terviklikkust, sh - tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed; - kas dokument avaneb ning dokumendi formaat vastab nõuetele; - kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue; - kas dokumendil on vajalikud lisad ja need on avatavad/ loetavad; - kas dokument on õigesti adresseeritud. Kui dokumendis esineb puudusi: RTK DHO annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega dokumenti DHSi ei hõlmata. Kui dokument on valesti adresseeritud: RTK DHO edastab dokumendi õigele adressaadile ja lisab kirja saatja koopiasse (või saadab selle kohta tagasisidet). Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui juba registreeritud dokumendi puhul ilmneb, et selle adressaat ei ole pädev asutus pöördumisele vastamisel, siis annab asutuse teenistuja RTK DHOle sellekohast tagasisidet. RTK DHO saadab kirja õigele adressaadile ja teavitab sellest kirja saatjat. Kui dokument on krüpteeritud: RTK DHO edastab dokumendi isikule, kellel on õigus dokument dekrüpteerida. Asutuse teenistuja registreerib dokumendi DHSis või tagastab RTK DHOle registreerimiseks (erinevast võrgust saates krüpteeritult RTK DHO nimele). Kui on kahtlus, et dokumendi avamine pole turvaline: RTK DHO teenistuja edastab dokumendi kontrollimiseks IT-abisse. RTK DHO hindab, kas dokument vajab DHSis registreerimist vastavalt asutuse kehtestatud korrale. Üldjuhul ei kuulu DHSis registreerimisele: 1) saabunud kutsed, pakkumised; 2) informatiivse sisuga e-kirjad; 3) kirjad, millel on rämpsposti tunnused; 4) dokumendid, mis registreeritakse muus infosüsteemis. RTK DHO edastab DHSis registreerimisele mittekuuluva dokumendi vastavalt selle sisule ja asutuse juhistele asutuse teenistujale. Kui dokumendi sisust ei selgu, kes peaks olema dokumendi saaja või on keeruline hinnata, kas dokument vajab registreerimist, siis konsulteerib RTK DHO teenistujaga (struktuuriüksuse juht, vm). RTK DHO hõlmab saabunud dokumendi DHSi, sh valib õige dokumendiliigi (saabunud kiri, leping, akt, protokoll, taotlus, aruanne, vm), täidab ekraanivormil olevad metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad ning juurdepääsupiiranguga teabe puhul vaatab üle dokumendi õigused. Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena. Enne suunamist veendub registreerija, et dokument on registreeritud, dokument ja selle lisad on DHSi hõlmatud ja avatavad ning metaväljad korrektselt täidetud. RTK DHO määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele. Pärast täitja määramist suunab RTK DHO dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib RTK DHO asutuse teenistujaga. Dokumendi suunamise juhiseid (täitjad) hoiab aktuaalsena RTK DHO. RTK DHO tegeleb asutusse saabuvate postisaadetistega vastavalt asutusega kokkuleppele. RTK DHO teeb esmase dokumendi kontrolli, sh sorteerib DHSis registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid, kontrollib dokumendi õigsust ja terviklikkust. Esmase kontrolli käigus RTK DHO: - tuvastab kirja saatja ning tema kontaktandmed; - kas dokument on allkirjastatud, kui sellel on allkirjastamise nõue; - kas dokumendil on vajalikud lisad; - kas dokument on õigesti adresseeritud. Kui dokumendis esineb puudusi: RTK DHO annab kirja saatjale selle kohta tagasisidet ning palub puudused kõrvaldada. Puudustega dokumenti DHSi ei hõlmata. Kui dokument on valesti adresseeritud: Valesti adresseeritud dokumente DHSi ei hõlmata. Kui dokumendi vastamine kuulub teise asutuse pädevusse, siis edastab RTK DHO dokumendi vastamiseks vastavale asutusele ja teavitab dokumendi saatjat. RTK DHO hindab, kas dokument vajab DHSis registreerimist vastavalt asutuse kehtestatud korrale. Üldjuhul ei kuulu registreerimisele: 1) saabunud anonüümsed dokumendid (dokument, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta); 2) valesti adresseeritud dokumendid; 3) saabunud kutsed, pakkumised, trükised, perioodika; 4) kirjad märkega "ISIKLIK" (võib selguda hiljem, et vajab registreerimist, seejärel tagastatakse registreerimiseks); 5) dokumendid, mis registreeritakse asutuse muus põhiinfosüsteemis. RTK DHO edastab DHSis registreerimisele mittekuuluva dokumendi vastavalt selle sisule ja asutuse juhistele asutuse teenistujale. Kui dokumendi sisust ei selgu, kes peaks olema dokumendi saaja või on keeruline hinnata, kas dokument vajab registreerimist, siis konsulteerib RTK DHO teenistujaga (sruktuuriüksuse juht, vm). RTK DHO: - registreerib saabunud dokumendi DHSis, sh valib õige dokumendiliigi, täidab ekraanivormil olevad metaväljad, lisab vajalikud seosed, kui need on tuvastatavad ning juurdepääsupiiranguga piiratud teabe puhul vaatab üle dokumendi õigused. Vastuskiri registreeritakse algatuskirja vastusena. - lisab paberdokumendile registreerimistempli ja vajaduse AK piirangu templi jäljendi ning täidab puuduolevad andmed (dokumendi registreerimisnumber, AK märke tegemise kuupäev, juurdepääsupiirangu kehtivus ning piirangu alus). - digiteerib dokumendi ning hõlmab dokumendi DHSi registreerimisvormi juurde. - kontrollib digiteeritud dokumendi kvaliteeti, vajadusel nimetab failid nõuetekohaselt. Kui tegemist on mahukate paberdokumentidega, mille skaneerimine on ebamõistlik, siis skaneerib vastuvõtja esimese lehe ning DHSis lisatakse lisateabe juurde märge, et lisad on paberil. RTK DHO määrab dokumendi täitja vastavalt asutuses kehtestatud korrale ja kokkulepitud juhistele. Pärast täitja määramist suunab RTK DHO dokumendi täitjale täitmiseks (kui kiri eeldab vastamist) või teadmiseks (kui kiri on informatiivne). Kui dokumendi täitjat ei ole võimalik tuvastada, siis konsulteerib RTK DHO asutuse teenistujaga või kontaktisikuga kui asutusega ei ole kokku lepitud teisiti (nt suunamine juhile). Menetlusse suunamise juhiseid (täitja määramine) hoiab aktuaalsena RTK DHO. RTK DHO hävitab paberil saabunud lühiajalise säilitustähtajaga kirjad vastavalt asutuses kehtestatud korrale, v.a kui originaali säilitamiseks on põhjendatud vajadus. Lepingud, aktid, aruanded, protokoll jm saabuvad paberil dokumendid säilitatakse vastavalt asutuse korrale asutuses kuni üleandmiseni asutuse arhiivi. Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale: - valib DHSis dokumendiliigi; - täidab ära ekraanivormil olevad andmed; - vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormisatades dokumendi väljaspool DHSi ning lisades vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile; - suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe. DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (sisu eest vastutav isik). Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel, siis võtab ta ühendust RTK DHOga (vt DHS kasutajatugi). Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud. Dokumendi vormistuse ja menetluse korrektsuse eest vastutab dokumendi koostaja. Vajadusel lisatakse RTK DHO töötaja menetlusse, kes kontrollib dokumendi korrektsust. Kui tegemist on digidokumendiga, mida teine osapool soovib saada paberil, siis lisab koostaja RTK DHO töötaja menetlusringi. RTK DHO töötaja teeb dokumendist väljatrüki ning saadab teisele osapoolele välja. Kui tegemist on dokumendiga, mis vajab kinnitamist, siis RTK DHO prindib dokumendi välja ning kinnitab selle vastavalt asutuse sisemisele korrale. Väljasaadetava e-kirja registreerib dokumendi koostaja (vastutaja). Dokumendi loob DHSis sisu eest vastutaja vastavalt asutuses kehtivale korrale: -valib DHSis dokumendiliigi; - täidab ära ekraanivormil olevad andmed, sh märgib dokumendi formaadiks paber; - vormistab dokumendi valides DHSis dokumendiliigi juures vajaliku dokumendimalli või vormistab dokumendi väljaspool DHSi ja lisab vormistatud dokumendi DHSi ekraanivormile. - suunab dokumendi kooskõlastusringile kasutades eelsalvestatud menetlusringe, kus kohustuslikud olekud (nt dokumendi sisuline ülevaatamine, dokumendi vormistuse kontroll, dokumendi väljaprintimine) on eelseadistatud. DHSis on dokumendi eest vastutajaks dokumendi koostaja (sisu eest vastutav isik). Kui koostaja vajab tuge DHSis dokumendi loomisel, vormistamisel või menetlusse suunamisel või esineb süsteemis tehnilisi tõrkeid, siis võtab ta ühendust RTK DHO-ga (vt DHS kasutajatugi). Dokumendi koostaja (sisu eest vastutaja) vaatab enne dokumendi tehnilist kontrolli ning allkirjastamist üle kooskõlasturingilt saabunud sisulised tähelepanekud. RTK DHO on vajadusel dokumentide menetlusringis, et teostada tehniline kontroll ja tagada dokumendi vormiline korrektsus. RTK DHO kontrollib, kas: - dokument on vormistatud ja menetletud vastavalt asutuses kehtestatud korrale, sh dokumendi lisade olemasolu ja vormistus; - ekraanivormil täidetud metaandmed on korrektselt täidetud, sh on olemas teise osapoole kontaktandmed; - juurdepääsupiirangu andmed on korrektselt täidetud ja vormistatud. RTK DHO annab oluliste puuduste korral sisu eest vastutajale tagasisidet. Kui RTK DHO on dokumendi üle kontrollinud, liigub dokument allkirjastamise olekusse. Asutuse teenistuja (dokumendi koostaja) prindib dokumendi koos lisadega allkirjastamiseks välja vastavalt asutuses kehtestatud nõuetele ning edastab dokumendi allkirjastamiseks. RTK DHO vormistab väljasaadetavad dokumendid vastavalt asutuse ja postiettevõtte lepingust tulenevatele nõuetele (posti vormistamine iseteeninduskeskkonnas, saatelehed, jm) ja vastavalt asutuse sisemisele töökorrale ning tagab saadetiste üleandmise postiettevõttele.. Posti ja pakkide väljasaatmiseks ning kulleri tellimiseks tuleb saadetised tuua asutusega kokkulepitud ruumi. RTK DHO teenistuja kooskõlastab postiarve e-posti teel. Asutuse dokumendihaldussüsteem on häälestatud vastavalt asutuse sisemistele kordadele ning selliselt, et see toetab kasutajate igapäevast tööd dokumentidega, sh - liigitusskeemi seadistamine/haldamine - dokumendiliikide loomine ja muutmine (metaväljad) - kasutajate/gruppide õiguste haldamine ja muutmine - klassifikaatorite/parameetrite haldamine - dokumendimallide, sh e-kirja mallide koostamine ja haldamine -automaatsete töövoogude seadistamine RTK DHO teeb regulaarset DHS seiret, sh täitmata tööülesanded, tähtaja ületanud dokumendid, kasutajate poolt poolelijäänud menetlused, metaväljade täitmine, lisatud dokumentide korrektsus, määratud juurdepääsupiirangud (sh ADR). Puuduste avastamisel saadab ta tähelepanekud kasutajale või tõsisemate juhtumite puhul asutuse kontaktisikule. RTK DHO teeb vajadusel DHSi väljavõtteid ja aruandeid kokkulepitud ulatuses (sisus) ning regulaarsusega (täitmata tööülesanded, DHSi hõlmatud dokumentide maht, vm). RTK DHO kontrollib aruandes kajastuvaid andmeid, vajadusel korrigeerib/täiendab andmeid (nt võtab teadmiseks saadetud dokumendid täitmata tööülesannetest maha), suhtleb kasutajaga ning seejärel edastab aruande asutuse kontaktisikule. Asutusega kokkulepitud isik saadab RTK DHO-le teate uue teenistuja tuleku või teenistuja lahkumise kohta. Kui asutuse DHSis menetletakse ringkäigulehte tööle tuleku/mineku kohta, siis lisatakse RTK DHO menetluringi. Kasutajakontod luuakse ja sulgetakse DHSis automaatselt (SAP/AD kaudu). Uue teenistuja lisandumisel RTK DHO: - kontrollib, kas konto on tööle asumise päeval loodud (kui ei, võtab ühendust [email protected]) - vaatab üle asutuse teenistuja õigused. - saadab eriõiguste lisamiseks pöördumise IT kasutajatoele. Teenistuja lahkumisel RTK DHO: - teeb enne teenistuja lahkumist väljavõtte kasutaja menetluses olevatest tööülesannetest, tema nimel olevatest lepingutest, jm. - saadab väljavõtte teenistujale ning tema vahetule juhile, et saada sisend, kellele tõsta üle aktiivsed dokumendid (lepingud, menetluses olevad dokumendid). - info paberdokumentide üleandmise kohta asutuse arhiivi. - viimasel tööpäeval veendub, et lahkuva teenistuja töölaual ei ole aktiivseid dokumente ning märgib seejärel enda ülesande tehtuks. RTK DHO teeb kasutajakontode inventuuri, et veenduda, et kasutajatega seotud info ning kasutajagrupid on ajakohased, kasutajategrupid ei sisalda lahkunud teenistujaid või isikuid (koostööpartnerid), kellele on tehtud süsteemile teatud perioodiks ligipääs. RTK DHO viib läbi regulaarseid rahulolu uuringuid dokumendihaldussüsteemi haldamisega seotud teenusega. Asutuse teenistuja pöördub DHSi teemal abi saamiseks kasutajatoe poole (tehnilised tõrked, abistamine dokumentide loomisel, vormistamisel, menetlusse suunamisel, vm teemal): e-post: [email protected] Telefon: teenistuja tel nr (kättesaadav siseveebist/välisveebist). Pöördumise pealkiri sisaldab lühikest probleemi kirjeldust ning sisu avab pöördumise põhjuse (tehnilise tõrke kirjeldus, pilt veateatest, viide/link dokumendile, millega on tekkinud tõrge või mille vormistamisel/menetlemisel on kasutajatoe tuge vaja, vm). E-kirja teel laekunud pöördumine registreeritakse automaatselt IHS-s ning kasutaja saab automaatse teate pöördumise vastuvõtmise ja registreerimise kohta. RTK DHO edastab telefoni ja MS Teamsi vestluse teel saabunud pöördumise IHSi. Kui pöördumise saab lahendada e-posti teel, vastab RTK DHO pöördujale IHSis ning lisab võimalusel viited juhistele. Kui kasutaja vajab põhjalikumat nõustamist või tuge DHSis dokumendi loomisel või menetlemisel, juhendab RTK DHO kasutajat kas MS Teamsis (vestlus, videokõne) või telefoni teel (v.a AK teave). Vajadusel lepib RTK DHO kokku kohapealse kohtumise. Kui pöördumine on lahendatud, siis lõpetab RTK DHO IHSis pöördumise ning kasutaja saab selle kohta teavituse. Kui RTK DHO kasutajatoe aadressile saabub pöördumine, mis on seotud süsteemi tehniliste tõrgetega, edastab ta pöördumise IT-abi/arendaja kasutajatoele, lisades koopiasse pöördumise saatja. IT-abi/arendaja kasutajatugi lahendab tehnilise tõrke vastavalt teenusleppele, vajadusel küsib kasutajalt ja/või RTK DHOlt lisainfot. Kui pöördumine on lahendatud, siis saadab arendaja kasutajatugi kasutajale tagasiside, lisades koopiasse ka RTK DHO. Uute teenistujate koolitused toimuvad jooksvalt. RTK DHO töötaja lepib uue töötajaga kokku aja, et teha süsteemi oluliste funktsionaalsuste esmatutvustus, sh: -DHS avaleht -dokumendi lisamine ja dokumendimallide kasutamine; -Töövood - dokumendi menetlusse suunamine, menetluse peatamine, menetlusringi täiendamine, dokumendi väljasaatmine; -tööülesande täitmisega seotud tegevused; -lemmikute lisamine; -dokumentide otsimine; -asenduste määramine; -juhendid ja kasutajatugi; jm. Vajadusel teeb RTK DHO individuaal- või grupikoolitusi, kui RTK DHO kasutajatoele on tulnud selleteemaline pöördumine ning jätkukoolitusi süsteemi kasutajatele, mille regulaarsuses lepitakse kokku asutuse kontaktisikuga. RTK DHO koostab süsteemi paremaks kasutamiseks ja kasutajate toetamiseks juhiseid: - süsteemi üldised juhised - kõigil asutustel ühesugused; - asutusepõhised juhised - koostatakse vastavalt vajadusele. Juhised on kättesaadavad asutuse siseveebis, neid ajakohastatakse jooksvalt ning olulistest muudatustest kommunikeeritakse asutuse teenistujaid. Kui süsteemis esineb tõrkeid, mille tulemusel on süsteemi töö häiritud, siis saadab RTK DHO või kokkulepitud juhtudel arendaja sellekohase teavituse asutuse teenistujatele, sh teavituse ka selle kohta, kui tõrked on lahendatud. Süsteemi planeeritud katkestuste korral saadetakse kasutajatele teavitus hiljemalt 3 päeva enne katkestust ning sama päeva hommikul saadetakse täiendav meeldetuletus. Liigitusskeemi ja asutuse juhiste alusel juurdepäärupiirangute seadistamine DHSis funktsioonide, allfunktsioonide, sarjade, allsarjade või toimikute põhiselt. Avalikustamisele kuuluvate liikide ja metaandmete seadistamine. RTK DHO lähtub teenuse osutamisel asutuse kehtestatud andmekaitsepõhimõtetest. Kui märkab DHSis andmekaitse alaseid vastuolusid või rikkumisi, siis teavitab asutuse andmekaitsespetsialisti. DHS saadab teavituse juurdepääsupiirangu tähtaja saabumisest administraatorile ja dokumendi vastutajale. Kui süsteem seda ei võimalda, teeb RTK DHO jooksvalt väljavõtteid saabuvatest piirangu tähtaegadest. Piirangu lõpetamise või pikendamise eest vastutab asutuse teenistuja (dokumendi täitja), kes teeb dokumendil vastavad kanded (piirangu pikendamise/lõpetamise põhjendus, kuupäev) või saadab sisendi RTK DHOle, kes teeb vastavad kanded. RTK DHO kontrollib, et vastavad toimingud on tähtaegselt tehtud. Kui asutuse teenistuja on lahkunud, konsulteerib RTK DHO asutuse teenistujaga (struktuuriüksuse juht, vm) ning määrab vastutaja vastavalt saadud infole. RTK DHO saadab kokkuleppel asutusega dokumendi osapool(t)ele teavituse dokumendi juuurdepääsupiirangu tähtaegselt varasema lõppemise või juurdepääsupiirangu pikenemise kohta. Kui DHS seda võimaldab, siis saadetakse teavitus automaatselt pärast pikendamise/lõpetamise märke tegemist. RTK DHO seirab igapäevaelt avalikku dokumendiregistrit. Puuduste korral vaatab üle dokumendihaldussüssteemis märgitud piirangu, vajadusel informeerib kasutajat ning rikkumiste korral andmekaitse spetsialisti. DHS arendusettepanekuid koondab ja edastab RTK DHO. Arutab arendusettepanekud läbi, vajadusel täpsustab kirjeldust ning saadab mahu hindamiseks arendajale. Pärast arendusmahu täpsustamist hinnatakse koostöös RTK DHO ja asutusega esitatud pakkumist, sh tööde maksumuse vastavust oodatavale lisandväärtusele ja eelarveliste vahendite olemasolu arendustöö teostamiseks. Arendus lisatakse arendusplaani koos mahuhinnangu, prioriteetsuse ja tähtajaga. Arendusplaan kinnitatakse eelneva aasta detsembris koos eelarveliste vahenditega. Täiendavate arendusvajaduste puhul hinnatakse jooksvalt nende prioriteetsust, mahtu ja eelarvelisi võimalusi ning pärast osapoolte kinnitamist lisatakse täiendavalt arendusplaani. Enne uuenduste live viimist toimub arenduste testimine ja kommunikeerimine asutustele. Kokkuleppel viiakse arendused/parandused live keskkonda. Vajadusel kord kvartalis toimub RTK DHO eestvedamisel kohtumine asutuse kontaktisikuga, et kommunikeerida süsteemis tehtud muudatusi, täiendatud funktsionaalsusi, jagada infot tehtud ja tegemisel arenduste kohta ning saada asutuse jooksvat tagasisidet. RTK DHO toetab asutuse teenistujaid e-posti või telefoni teel arhiiviteemadel. RTK DHO koostab koostöös asutusega arhiivi kasutamise korra ning muud vajalikud arhiivi puudutavad juhised, mis on asutuse teenistujatele kättesaadavad. Asutuse arhiivi antakse üldjuhul aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid. Dokumentide arhiivi üleandmiseks saadab asutuse teenistuja RTK DHOsse e-kirjaga pöördumise. Dokumentide arhiivi üleandmisel vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise akt, mille põhja saadab RTK DHO üleandjale täitmiseks ning mille allkirjastavad üleandja (asutuse teenistuja) ning vastuvõtja (RTK DHO). RTK DHO registreerib akti asutuse dokumendihaldussüsteemis. RTK DHO saadab kord aastas e-kirja meeldetuletusega paberdokumentide üleandmiseks asutuse arhiivi. RTK DHO vaatab üle asutuse arhiivi üleantud dokumendid, vajadusel dokumendid korrastatakse ja kirjeldatakse (v.a lühiajalised dokumendid) ning toimikud ja arhiivikarbid tähistatakse/sildistatakse. RTK DHO paigatab asutuse arhiivi üleantud dokumendid nõuetekohasesse arhiivihoidlasse/arhiiviriiulitesse ning teeb vajalikud kanded arhiivi koosseisu ülevaate dokumendis. Asutuse teenistuja saadab dokumendi laenutamiseks pöördumise RTK DHOle. Dokumendi laenutamine toimub järgmiselt: - link dokumendile - kui dokument on infosüsteemist kättesaadav (RTK DHO saadab). - digiteeritud koopia - RTK DHO digiteerib dokumendi ning saadab pöördujale digikoopia (v.a kui dokumenti ei ole mõistlik digiteerida mahu vm põhjusel). - originaaldokumendi laenutamine - kokkuleppel toimub dokumendiga tutvumine kas arhiivis kohapeal või väljastatakse dokument. RTK DHO registreerib dokumendi väljastamise arhiivist ning dokumendi tagastamise arhiivi. Asutusevälistele isikutele toimub dokumentide väljastamine vastavalt asutuses kehtestatud korrale. Arhiivipäringud registreeritakse asutuse DHSis. RTK DHO vormistab arhiivimaterjalide alusel vastuse päringule või arhiiviteatise. Kui vastusele lisatakse juurde arhiividokument, siis lähtutakse eelmises puntkis toodud põhimõtetest. RTK DHO teeb DHSis järgmised toimingud: - haldab dokumentide säilitamise ajakava (märgib sarjadele säilitustähtajad). - arhiveerib dokumendid (dokumendid lähevad aktiivbaasist arhiivbaasi). RTK DHO: - teeb kord aastas väljavõtte säilitustähtaja ületanud dokumentide kohta (nii paberarhiivi kui DHSis olevad dokumendid); - koostab hävitamisakti kavandi ja kooskõlastab selle teenuse saajaga. - eraldab kooskõlastuse saanud säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitamiseks ja hävitab dokumendid. - allkirjastab hävitamise akti ning teeb hävitamise kohta kanded arhiiviülevaate dokumenti (hävitamisakti kuupäev ja nr). - registreerib hävitamise akti asutuse DHSis. Kui asutus leiab, et säilitustähtaja ületanud dokumente ei saa hävitada (põhjendatud vajadus pikemaks säilitamiseks), siis lepitakse kokku uus tähtaeg, vajadusel korrigeeritakse liigitusskeemis säilitustähtaega ning arhiiviülevaate dokumenti tehakse vastav märge. RTK DHO haldab ja hoiab aktuaalsena ülevaadet arhiividokumentide koosseisu kohta, mida peetakse elektrooniliselt ning mis annab ülevaate arhiivi üle antud dokumentide, nende säilitustähtaegade ning säilitamise ajakava kohta (nii digi- kui paberdokumendid). RTK DHO planeerib arhivaalide üleandmise Rahvusarhiivi (aktiivsest asjaajamisest väljunud) ning kooskõlastab kava asutuse ja Rahvusarhiiviga. RTK DHO võtab ühendust Rahvusarhiiviga, et kokku leppida üleandmisega seotud tegevused (sh arhiiviskeem). Arhiiviskeemi alusel arhivaalide nõutetekohane korrastamine ja kirjeldamine ASTRAs üleandmiseks Rahvusarhiivi. Üleandmisega seotud dokumendid säilitatakse ASTRAs. e talituse juhataja, DHO juhataja Tähtaeg Märkused Pidev tegevus Vajadusel Vajadusel Vajadusel Jooksvalt Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval Jooksvalt Juhiseid hoitakse Confluence keskkonnas. Kord nädalas Esimesel võimalusel, RTK DHO küsib menetlejalt üle, kes suhtleb dokumendi kuid mitte hiljem kui saatjaga puuduste teemal.Valesti adresseeritud järgmisel tööpäeval dokumendid registreeritakse asutusse teadmiseks. Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Vajadusel Aasta möödudes Vähemalt 1 kord aastas Jooksvalt Vastavalt asutuse korrale Vastavalt asutuse korrale Vastavalt asutuse korrale Vastavalt asutuse korrale Vajadusel Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Kord nädalas või kokkuleppel teenuse saajaga Vajadusel Jooksvalt Asutusega kokkuleppel Jooksvalt teenistuja tööle asumise päeval/töölt lahkumise päeval 2 korda aastas Kord aastas Vajadusel Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval Vastavalt teenusleppele ja pöördumisele määratud prioriteetsusele Asutusega kokkuleppel Pidev tegevus Suund videojuhistele. Esimesel võimalusel 1 nädal enne katkestust Pidev tegevus Pidev tegevus RTK DHO teenistuja vaatab AK piiranguga dokumente Vähemalt kord päevas sisuliselt DHSis ainult vajadusepõhiselt. Vajadusel RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja 1 kuu jooksul arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm. RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja Detsember arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm. RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja Jooksvalt arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm. RIK toetub Delta arendamisel ministeeriumidega sõlmitud koostöökokkuleppele, mille alusel Hiljemalt 1 nädal enne arendusettepanekud vaatab läbi Delta sisutöörühm ja live arenduplaani kinnitab Delta juhtrühm. Kokkulepitud ajal Kord kvartalis Vajadusel Vajadusel 1 kuu jooksul üleandmisest 1 kuu jooksul üleandmisest Viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul pöördumise saamisest Viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul üldjuhul 3 aasta möödudes Kord aastas Jooksvalt Vaadatakse üle kord aastas Vastavalt ajakavale