Pakkumuskutse

PAKKUMUSKUTSE 1. Üldandmed 1.1 Hankija Sotsiaalkindlustusamet Registrikood 70001975 Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn 1.2 Hanke nimetus Seminariruumide rent koos toitlustamisega Juhtide praktikumi korraldamiseks. 1.3 E-posti aadress teabe saamiseks ja pakkumuste esitamiseks [email protected] 1.4 Pakkumuste esitamise tähtaeg Hiljemalt 09.01 .202 6 kell 1 0 .00. Pärast nimetatud tähtaega esitatud pakkumusi arvesse ei võeta. 1.5 Pakkumuse jõusoleku tähtaeg pakku muste esitamise tähtajast arvates 60 päeva . Pakkumuse esitamisega loetakse, et pakkumus on jõus vähemalt nimetatud aja jooksul ning pakkuja ei pea pakkumuse jõusoleku tähtaega pakkumuses eraldi märkima. 1.6 Pakkumuskutse lisad Lisa 1 – t ehniline kirjeldus . Lisa 2 – p akkumuse esitamise vorm . 1.7 Dokumentide ja andmete loetelu , mille pakkuja esitab pakkumuse koosseisus 1. Pakkumus etteantud vormil (Lisa 2). 2 . Teave ärisaladuse kohta, kui pakkumus sisaldab ärisaladust . 1.8 Eduka pakkuja valik Edukaks tunnistatakse pakkumus, mis vastab tehnilises kirjelduses toodud nõuetele ja on madalaima maksumusega . 1.9 Arve koostamine Arvele tuleb eraldi teenused kirjutada lahti eraldi ridadele, nt kui toitlustusteenus sisaldab ka mööblit või teenindust vms , siis see toitlustusest eraldi välja tuua. Arvele märkida kontaktisik ehk Tellija. 1. 10 Teenuse eest tasumine Tasumine toimub e-arve alusel peale sündmuse toimumist . Arve tasumise tähtaeg peab olema vähemalt 14 töö päeva. Juhised pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks Töömahtude kontrollimine. Pakkuja kohustub kontrollima pakkumuskutses sätestatud teenuste ja tööde kirjeldust, koguseid ja mahtusid ning koostab pakkumuse arvestusega, et pakkumuse maksumus sisaldaks kõiki töid ja teenuseid (sh vajadusel asju), mis on vajalikud lepingu nõuetekohaseks täitmiseks ning pakkumuskutses kirjeldatud eesmärkide saavutamiseks. Kui pakkumuse esitamise ajal ei ole pakkuja käibemaksukohustuslane, kuid selline kohustus tekib pärast pakkumuse esitamist, siis sisaldab pakkumuse maksumus ka käibemaksu, st käibemaksu võrra teenuste maksumust hiljem ei suurendata. Pakkuja vastutab oma käibe õigesti prognoosimise eest. Pakkumuse koostamise kulud. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud. Pakkumuse rahaühikuks on euro. Pakkumuskutse kohta täiendava teabe saamine (RHS 46) . Pakkumuskutse kohta saab selgitusi ja täiendavat teavet, edastades küsimuse punktis 1.3. märgitud e-posti aadressil. Hankija vastab küsimustele e-posti teel kõikidele pakkumuskutse saanud isikutele 3 tööpäeva jooksul selgitustaotluse saamisest arvates. Hankija ei ole kohustatud vastama, kui selgitustaotluse laekumise ja pakkumuste esitamise tähtpäeva vahele ei jää vähemalt ühte tööpäeva. Hankija ei vastuta võimalike viivituste, tõrgete või katkestuste eest, mida põhjustavad hankija kontrolli alt väljas olevad asjaolud nagu force majeure , elektrikatkestused, häired pakkuja või hankija telefoni või interneti ühenduses või muude elektrooniliste seadmete ja vahendite, sealhulgas tarkvara, töös. Samaväärsus. Iga viidet, mille hankija teeb tehnilises kirjelduses mõnele RHS-i § 88 lõikes 2 nimetatud alusele (standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms, ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile), tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Samaväärsus tähendab täpselt samu kasutusomadusi ja funktsionaalsusi. Samaväärsuse korral tuleb pakkujal pakkumuses esitada seda tõendavad dokumendid. Ärisaladus. Eduka pakkuja pakkumus on avalik (RHS § 110 lg 5), välja arvatud pakkuja poolt õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Teabe ärisaladuseks määramisel lähtutakse ebaausa konkurentsi takistamise ja ärisaladuse kaitse seaduse § 5 lg-s 2 sätestatust. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida: 1) pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste lepingute puhul lisaks punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumitele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas (RHS § 46 1 ). Väikeostu menetlus Pakkumuste avamine. Pakkumuste avamine ei ole avalik ning pakkumuste avamise kohta protokolli ei koostata. Läbirääkimised. Hankijal on õigus vajadusel pidada pakkujatega pakkumuste üle läbirääkimisi. Läbirääkimiste pidamine ei ole hankija jaoks kohustuslik. Kui hankija peab läbirääkimiste pidamist vajalikuks, tagab hankija läbirääkimiste pidamisel pakkujate võrdse kohtlemise ja lähtub järgnevast korrast: Läbirääkimiste vorm. Hankijal peab läbirääkimisi e-posti teel või suuliselt. Suuliste läbirääkimiste korral koostatakse läbirääkimiste kohta protokoll, mille allkirjastavad vähemalt üks hankija esindaja ja vähemalt üks pakkuja esindaja; Läbirääkimiste sisu . Läbirääkimiste esemeks olevad tingimused määrab hankija, see juures on läbirääkimisi lubatud pidada nii pakkumuse sisu kui pakkumuse maksumuse üle. Hankijal on õigus loobuda ühest või mitmest pakkumuses kirjeldatud teenusest, tööst või asjast või vähendada nende mahtusid või koguseid, sõltumata põhjusest (näiteks, pakkumuse kogumaksumus ületab hankija eelarvelised võimalused vm põhjused), seejuures ka täielikult loobuda selliste teenuste, tööde või asjade tellimisest või ostmisest või vajadusel tellida sellised teenused, tööd või asjad kolmandatelt isikutelt; Konfidentsiaalsus . Läbirääkimised on konfidentsiaalsed ning nende sisu ei avaldata teistele pakkujatele ega muudele isikutele, välja arvatud õigusaktides sätestatud juhtudel; Korrigeeritud pakkumuse esitamine. Läbirääkimiste käigus on hankijal õigus teha pakkujatele ettepanek korrigeeritud pakkumuse esitamiseks. Juhul, kui pakkuja ei esita hankija määratud tähtajaks korrigeeritud pakkumust, loetakse, et kehtib pakkuja poolt esialgselt esitatud pakkumus. Pakkuja kõrvaldamine. Hankijal on õigus kõrvaldada pakkuja hankemenetlusest ja tunnistada pakkumus mittevastavaks juhul kui: Pakkuja on esitanud hankijale valeandmeid. Otsene või kaudne osalemine käesoleva hankemenetluse ettevalmistamisel. RHS § 95 lg 4 p 7 „kelle pakkumuse või taotluse koostamisel on osalenud isik, kes on osalenud sama riigihanke ettevalmistamisel või on muul viisil hankijaga seotud, ja sellele isikule seetõttu teadaolev info annab talle eelise teiste riigihankes osalejate eest ning sellest tingitud konkurentsi moonutamist ei ole muude vahendistega võimalik vältida“. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks. Hankemenetluses osalemisega kaasnev huvide konflikt. RHS § 95 lg 4 p 6 „kui huvide konflikti ei ole muude vahenditega võimalik vältida“. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks. Hankija võib kasutada RHS § 52 lg 3 sätestatud pöördmenetlust . Pakkumuste vastavuse kontroll (RHS §114). Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks, kui see vastab pakkumuskutses sätestatud nõuetele või kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid pakkumus kutses sätestatud tingimustest. Hankija lükkab muuhulgas pakkumuse tagasi, kui: see ei vasta hanke alusdokumentides esitatud tingimustele, pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või pakkuja selgituste põhjal ei ole võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust hanke alusdokumentides esitatud tingimustele kui pakkumuse maksumus ületab RHS- is sätestatud lihthanke piirmäära või sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke piirmäära. Pakkuja, kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses. Kõigi pakkumiste tagasilükkamine (RHS § 116) . Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse riigihanke kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta igal ajal enne lepingu sõlmimist, kui: kõikide pakkumuste maksumused ületavad lepingu eeldatava maksumuse; hankemenetluse läbiviimise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpuleviimise alusdokumentides ja selle lisades sätestatud tingimustel; kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia; hankemenetluses on vaid üks esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumus, mis ei taga konkurentsi efektiivset ärakasutamist; Pakkumuse edukaks tunnistamine (RHS § 117) . Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi ja valib eduka pakkumuse punkti 1.9 alusel. Juhul, kui vastavaks tunnistatud pakkumusi hankes on ainult üks, siin on hankijal õigus omistada pakkumusele automaatselt maksimaalsed väärtuspunktid ja sel juhul pakkumuse sisulist hindamist ei toimu. Võrdsed pakkumused . Võrdsete hindamistulemuste korral selgitatakse edukas pakkumus välja liisu heitmise teel. Hankija teavitab võrdse punktide arvu saanud pakkujale liisuheitmise aja ning koha. Liisuheitmisel võib osaleda iga pakkuja kohta üks isik. Liisuheitmise korraldamine ja läbiviimine: Liisuheitmine toimub pärast pakkumuste vastavaks tunnistamist ja hindamist. Liisuheitmise viisi valib hankija. Liisuheitmise tulemusena koostatakse liisuheitmise protokoll, mis on ühtlasi eduka pakkuja väljaselgitamise otsuse aluseks olev protokoll. Leping sõlmitakse liisuheitmise teel edukaks tunnistatud pakkujaga. Pakkujate teavitamine . Hankija teavitab pakkujaid hanke tulemustest 3 (kolme) tööpäeva jooksul vastava otsuse tegemisest arvates, RHS § 47 sätestatud korras. PAKKUMUSE ESITAMISE VORM 1. PAKKUJA ANDMED Pakkuja nimi, registrikood E-posti aadress Telefoninumber 2. PAKKUMUSE KOGU MAKSUMUS Summa KM-ta Pakkumuse kogumaksumus (toitlustus+ seminariruumi rent tehnikaga) KM-ta 2.1. Seminariruumi rent koos tehni kaga Summa KM-ta 2.2. Toitlustusteenus Toitlustuse kogumaksumuse summa KM-ta 2.2.1. Toitlustuse maksumus ( eraldi välja tuua ainult toitlustus) Summa KM-ta 2.2.2. Kui toitlustus sisaldab ka muid kulusid, siis need tuua välja eraldi (nt teenindus , mööbel vms ) Summa KM-ta 3. Osalejate kohalejõudmise kirjeldus , viidad ja parkimistingimused (pakkumises välja tuua lähimate bussipeatuste ja parklate nimed ja asukohad ning kaugused sündmuse toimumise asukohast, mh parkimistingimused, parkimistasu, orienteeruv parkimiskohtade arv) Lisa 1 Tehniline kirjeldus - Sotsiaalkindlustusameti Juhtide praktikum 06.02.2026 Hanke eesmärgiks on Juhtide praktikumi läbiviimiseks rentida sobivad seminariruumid koos konverentsitehnika ning toitlustusega . 1. Üldtingimused 1.1. Sotsiaalkindlustusameti Juhtide praktikum toimub 06.02.2026 , Tallinna linnas. 1. 2 . Osalejate arv: kuni 90 inimes t , täpse osalejate arvu teatame nädal enne sündmuse toimumist. 1. 3 . Seminariruum peab asuma mõistliku jalutuskäigu kaugusel ühistranspordi peatusest (ca kümne min jalutuskäigu kaugusel). 1. 4 . Maja ees või kümne minuti jalutuskäigu kaugusel pea b asuma parkla(d), mis arvestaks osalejate arvuga. 1. 5 . Seminariruumid peavad vastama töötervishoiu ja tööohutuse seaduses sätestatud töötervishoiu ja -ohutuse nõuetele. Samuti peab arvestama keskkonnahoidlike sündmuskorralduse nõuetega ( Keskkonnahoidlike ürituste korraldamise riiklik juhis , Keskkonnateadlikkus/kliimaministeerium ). 1. 6 . Pakkujale laieneb ka nende toimingute teostamise ja teenuste osutamise kohustus, mis ei ole tehnilises kirjelduses sõnaselgelt välja toodud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad hanke objektiga tavapäraselt seotud teenuste hulka. Näiteks vajadusel muud sündmuste korraldusega seonduvad teenused nagu prügikorraldus jmt. 1. 7 . Pakkuja peab tagama parima hinna garantii, st pakkuja poolt osutatavad teenused ei tohi olla kallimad kui pakkuja koostööpartneri hinnakirjas tavakliendile, mis on avalikult kättesaadavad muuhulgas ka veebipõhiselt. Pakkuja poolt pakutav hind peab olema samaväärne või soodsam kui vabalt pakutav teenuse hind hinnakirja järgselt tavakliendile või tarbijast püsikliendile. Hankijal on õigus teostada pistelist kontrolli sh tehes päringuid pakkuja koostööpartnerile veendumaks, et pakkuja poolt pakutav teenus on hankijale parima hinnaga. 1. 8 . Toitlustus ja seminariruum pea vad asuma samas hoones või ühendatud korpustes. 2. Nõuded seminariruumile 2.1. Mahutavus kuni 90 inimest bankettstiilis istudes. I nimesed jaotu vad ümmarguste laudade taha istuma (soodustab ühist arutelu ). Laudade suurused pea vad olema piisavad, et laudkondadel oleks võimalik nende peal materjale läbi töötada, kirjutada, arutelusid pidada. Lisaks tuleks arvestada, et kõigil osalejatel oleks mugav jälgida ekraani/esinejat. Ühes lauas maksimaalselt kaheksa inimest, arvestades, et keegi ei istuks seljaga ekraani poole. 2.2. Toolid peavad olema mugavad (pehme istumisalus) ja seljatoega . 2. 3 . Koolitusruum peab olema osalejate jaoks privaatne ehk sinna ei tohi ligi pääseda kõrvalised isikud. 2. 4 . Töötav ventilatsioon, mis on piisav kuni 9 0-le osalejale (soovituslikult konditsioneer) . 2 .5 . Kasutamiseks vaba kell 08 . 3 0 kuni 1 7 . 3 0. 2. 6 . E sitlus- ja helitehnika : videoprojektor, esitlussein/ekraan esitluseks, kaks mikrofoni, millest vähemalt 1 käsimikrofon, kõlarid, helivõimendus , esitluspult , vajamineva d ühenduskaabli d (sh HDMI) - valmis koheseks kasutamiseks . Koolitajale väiksem laud, kuhu arvuti toetada ning arvuti laadimisvõimalus. 2. 7 . Päeva jooksul peab vajadusel olema kättesaadav inimene, kes vastutab tehnika toimivuse eest. 2. 8 . Ruumis peab olema konverentsi korraldamiseks sobilik akustika (ei tohi kajada) ning samal ajal peab heliisolatsioon tõkestama kõrvaliste helide konverentsiruumi levimist. 2. 9 . Pabertahvel ja markerid . 2.1 0 . Osalejatele kasutamiseks laudadel paber ja pastapliiatsid . 2.1 1 . Ruumis või ruumi vahetus läheduses (soovitavalt sissepääsu juures) lauad osalejate registreerimiseks . 2.1 2 . Ruumi lähedal vähemalt 4 tualett i . 3. Nõuded toitlustusele 3.1. Toitlustamise osutamisel on lubatud korduvkasutatavate nõude kasutamine ja/või ühekordsed nõud, kui nende materjal on biolagunev. 3.2. Sisaldab teenindust. 3.3. Kogu toitlustuse menüü on koostatud põhimõttega, et vähemalt 90% menüüst on taimetoit. 3.4. Toitlustus on korraldatud väljaspool seminariruume . 3.5. Toitlustuse ajal on tagatud kõikidele toitlustatavatele istumiskohad laudade taga ja/või seisukohad seisulaudade taga. 3.6. Toitlustuse menüü valikul peab arvestama, et ca 15% sööjatest võivad olla laktoosi- ja/või gluteenitalumatud , sh arvestada ka kohvi kõrvale laktoosivaba piim ja/või taimne piimajook. 3. 7 . Toitlustus peab olema planeeritud, arvestades kahte pausi (tervituslaud ja vitamiinipaus) ja lõun abuffeed . 3.8. Kohv, tee (sh suhkur, mesi , piim, taimne piim ) ja kannuvesi peavad olema osalejatele tagatud terve päeva jooksul. 3.9. Pakkumuse esitamisega koos palume edastada ka näidismenüü, mis ei ole hankijale siduv. Hankija jätab endale õiguse menüüs ja ajakavas teha korrektuure koostöös edukaks tunnistatud pakkujaga võttes arvesse, et pakkumuse maksumus selle tulemusena ei muutu. 3.10. Tervituslaud on ajavahemikul kell 09.3 0-10. 0 0. Tervituslaud sisaldab: 3.10.1. tervislikke soolaseid kosutavaid suupisteid või tervislikku kosutavat soolast ampsu Tervituslaua toitlustus peab olema arvestusega miinimum 1 50 g inimese kohta. 3.11. Buffeena serveeritud lõunasöök on ajavahemikul kell 12:00-13.00 . 3.12. Buffee ülespanek ja kogus peab olema piisav, et oleks tagatud kuni 9 0 inimese sujuv ise teenindus. 3.13 . Lõunasöök peab sisaldama pearooga (nt liha ja kartul või kana/kala ja riis vmt ), pearoa juurde vähemalt ühte garniiri , eelistatud on 2 valikut, sh ühte toorsalativalikut. Pearoa juures oleva garniiri koostisosad ei tohi minna kokku toorsalati valikuga. Nt kui garniirina on valikus küpsetatud juur- ja köögiviljad, siis mitte kasutada samu vilju toorsalatina (nt. porgand, peet, paprika jne). 3.14 . Hankija eelistab hooajalist ja kodumaist toorainet ning eestipäraseid lihtsaid roogasid. 3.16. Vitamiini paus on ajavahemikul 14.30-14.45 . Vitamiini paus sisaldab: 3.16.1. Värsket puuviljavalikut (nt viinamarjad, maasikad, apelsin vms) . Vitamiini pausi toitlustus peab olema arvestusega 100-120 g inimese kohta .