Eesti Hoiuraamatukogu tegevuse lõpetamise üleandmise-vastuvõtmise akt

ASJAAJAMISE ÜLEANDMISE – VASTUVÕTMISE AKT kuupäev digiallkirjas Seoses riigiasutus e Eesti Hoiuraamatukogu (r egistrikood 70001159 ) tegevuse lõpetamisega ning lõpetatava riigiasutuse ülesannete üleandmisega Eesti Rahvusraamatukogule vastavalt kultuuriministri 30.09.2022 määrusele nr 12 “Eesti Hoiuraamatukogu tegevuse lõpetamine” annab Eesti Hoiuraamatukogu , keda esindab direktor Gerda Kulli-Kordemets, üle ja Eesti Rahvusraamatukogu (r egistrikood 74000139 ), keda esindab peadirektor Janne Andresoo, võtab vastu riigiasutuse asjaajamise 01.01.2023 seisuga vastavalt alljärgnevale: Täitmisel olevate ülesannete loetelu: Riigiasutuse Eesti Hoiuraamatukogu ülesannete täitmist jätkab Eesti Rahvusraamatukogu. Üleantavate dokumentide loetelu (lisa 1 ja lisad 1.1-1.4 ) . Eesti Hoiuraamatukogu direktori allkirjastatud viimase dokumendi nimetus, allkirjastamise aeg ja registreerimisnumber : „Dokumentide hävitamisakt“, allkirjastatud 30.12.2022, registreeritud DHSs nr 1-7/1 (lisa 2). Koosseisunimestik ja koosseisus olevate isikute arv (lisa 3 ) . Töö - ja töövõtu lepingute loetelu (lisa 4 ) . Kehtivate personalikäskkirjade loetelu: kehtivaid personalikäskkirju ei ole. Kasutamata puhkusepäevad e reserv (lisa 5 ) . Pitsatite arv ja liigid ning nende hoidmise eest vastutavate isikute nimed: Üks vapipitsat, hoidmise eest vastutab Gerda Kulli-Kordemets. Pitsat antakse üle Kultuuriministeeriumile (lisa 6) . Kehtivate tsiviilõiguslike lepingute loetelu (lisa 7 ) . Üleandja: Vastuvõtja: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Gerda Kulli-Kordemets Janne Andresoo Eesti Hoiuraamatukogu Eesti Rahvusraamatukogu direktor peadirektor Lõpetatava riigiasutuse kõrgemalseisva asutuse esindaja: (allkirjastatud digitaalselt) Tarvi Sits Kultuuriministeerium kantsler Lisa 1 ÜLEANTAVATE DOKUMENTIDE LOETELU 1. Eesti Hoiuraamatukogu arhiiv antakse üle 07.01.2022 käskkirja 1-2/1 "EHR dokumentide liigitusskeem" alusel. Teostatud on olemikontroll (Tabel 1. Eesti Hoiuraamatukogu arhiivinimistu) 2. Isikukaartide loetelu (Lisa 1.1) 3. Tööraamatud: 3.1. Välja võtmata tööraamatud üle antud Sotsiaalkindlustuametile 30.11.2022 (Lisa 1.2) 3.2. Töötajatele kätte antud tööraamatud (välja võtmata 1 tööraamat, võetakse 04.01.2023) (Lisa 1.3) 3.3. Kasutamata tööraamatute hävitamise akt (Lisa 1.4) 4. Dokumendihaldussüsteemis WebDesktop asuvad Eesti Hoiuraamatukogu tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid. Teavet hallatakse ja on süstematiseeritud vastavalt dokumentide liigitusskeemile. Tabel 1. Eesti Hoiuraamatukogu arhiivinimistu Säilikute Teabe Eelmised Karp Tähis Sarja pealkiri hulk Alates Kuni Säilitustähtaeg kandja Asukoht tähised Märkused (nr) FUNKTSIOON 1 EHR TEGEVUSE KORRALDAMINE Aastad 1995-2009 pealkiri "Direktori käskkirjad". Aastad 1995-2005 sisaldavad põhitegevuse, personali-, ergutuse ja distsiplinaarkaristuse määramise käskkirjad. Säilik nr 5 sisaldab direktori töölepingut jm 1-1 Üldkäskkirjad 9 05.01.1995 10.10.2011 alatine P Arhiiv 1-1; 1-2 isikuga seotud dokumente. 1 Sarja peetakse digitaalselt 1-1 Üldkäskkirjad 11.05.2012 28.12.2022 alatine D DHS 1-2 Webdesktopis 1-15; 1-17; 1-2 EHR nõukogu koosolekute protokollid 6 16.03.1995 30.05.2019 alatine P Arhiiv 1-8 2 1-2 EHR nõukogu koosolekute protokollid 13.08.2020 15.03.2022 alatine D DHS 1-3 Tegevusaruanded 12 1995 2012 alatine P Arhiiv 1-8 3 1-3 Tegevusaruanded 2013 2020 alatine D DHS 1-4 Kirjavahetus raamatukogu töö küsimustes 24.10.2011 10.10.2022 5 aastat D DHS 1-9 10 aastat peale 1-5 Koostöölepingud 10.11.2022 17.11.2022 lepingu lõppemist D DHS 1-6 Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktid 1 31.01.2006 31.01.2006 alatine P Arhiiv 1-15 4 10 aastat, juhi 1-6 Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktid 26.11.2019 15.01.2020 vahetumisel alatine D DHS 1-15 1-7 Dokumentide hävitamisaktid 1 2008 2013 alatine P Arhiiv 4 1-7 Dokumentide hävitamisaktid 23.03.2013 30.12.2022 10 aastat D DHS FUNKTSIOON 2 TÖÖSUHETE KORRALDAMINE Aastad 1995-2007 pealkiri "Lõpetatud töölepingud". Säilik nr 6 pealkiri 2-1 Töölepingud 8 1995 2021 50 aastat P Arhiiv 1-20; 2-3 "Töölepingud sõlmitud 1995-2006" 5-6 10 aastat töölepingu lõpetamisest Karbis töölepingute registreerimise 2-1 Töölepingud 1 2019 2020 P Arhiiv raamat 6 50 aastat; 10 aastat töölepingu lõpetamisest (alates 01.07.2009 sõlmitud töölepingutele) originaalid on paberil töölepingud, mis 2-1 Töölepingud 21.11.2011 18.11.2022 D DHS on skaneeritud ja DHSs Aastad 1995-2007 pealkiri 2-2 Töövõtulepingud 2 1995 2007 50 aastat P Arhiiv 2-3 "Tööettevõtulepingud" 11 10 aastat lepingu 2-2 Töövõtulepingud 10.11.2011 21.01.2022 lõpetamisest D DHS 2-3 Personalikäskkirjad 3 22.02.2006 10.10.2011 50 aastat P Arhiiv 11 2-3 Personalikäskkirjad 24.10.2011 07.01.2022 50 aastat D DHS 10 aastat pärast 2-4 Töötajate tervisekontrolli otsused 14.04.2021 23.08.2022 töösuhte lõppemist D DHS  Töötajate juhendamise, väljaõppe ja iseseisvale tööle lubamisega seotud 5 aastat pärast 2-5 dokumendid 1 2021 2022 töösuhte lõppemist P 14 Töötervishoiu ja tööohutuse dokumendid (riskianalüüsid, ohutusjuhendid, 2-6 ettekirjutused, kontrollaktid) 5 2002 2022 55 aastat P Arhiiv 14 Töötervishoiu ja tööohutuse dokumendid (riskianalüüsid, ohutusjuhendid, 2-6 ettekirjutused, kontrollaktid) 13.10.2022 13.10.2022 55 aastat D DHS FUNKTSIOON 3 VARADE HALDAMINE Haldus- ja majandustegevusega seotud 10 aastat lepingu 3-4; 3-27; 1- 3-1 lepingud 2 1995 2020 lõpetamisest P Arhiiv 12 15 Haldus- ja majandustegevusega seotud 10 aastat lepingu DHS-s 3-4 sarja pealkiri "Kinnistute 3-1 lepingud 11.01.2012 28.12.2022 lõpetamisest D DHS 3-4 haldamise lepingud" Põhi- ja käibevara arvestuse dokumendid 3-2 (sh inventuuri- ja mahakandmisaktid) 1 2016 2019 7 aastat P Arhiiv 15 Põhi- ja käibevara arvestuse dokumendid DHS 3-2 (sh inventuuri- ja mahakandmisaktid) 7 aastat D RTIP FUNKTSIOON 4 EPR TÖÖ KORRALDAMINE paberil allkirjastatud lepingud on 5-1 Litsentsilepingud 08.05.2020 20.12.2022 alatine D DHS 2-12 skaneeritud ja DHSs MUUD DOKUMENDID karbis kaustad "Depoo asutamisega EHR- i ja EPR-i põhimäärus, asutamis- ja 1-1; 1-5; seotud õiendid/mustandid" ja "Krundi registr. dokumendid 1 1995 2004 alatine P Arhiiv 1-2 dokumendid" 4 Eesti Hoiuraamatukogu struktuur ja koosseis 1 1996 2007 alatine P Arhiiv 1-10; 1-9 4 kinnitatud EHR direktori käskkirjaga nr 2, 04.01.2010; kinnitatud kinnitusmärkega EHR direktori poolt Asjaajamiskord 1 2001 2010 alatine P Arhiiv 1-6; 1-5 01.10.2001 pealkiri "Asjaajamisjuhend" 4  kinnitatud EHR direktori käskkirjadega nr 1-2/1, 07.01.2022; nr 1, 04.01.2010; nr 20, 31.12.2001; kinnitatud kinnitusmärkega EHR direktori poolt Dokumentide liigitusskeem 1 2001 2022 alatine P Arhiiv 1-6 25.04.2001 4 Arhivaalide loetelud 1 1995 2009 alatine P Arhiiv 4 Ohuplaan 1 2009 2009 alatine P Arhiiv 2-8 4 Kultuuriministeeriumi auditid 1 2004 2009 alatine P Arhiiv 4 Riigieelarvelise toetuse kasutamise leping 1 2009 2010 alatine P Arhiiv 4 2-10; 2-4; 1- Tööraamatute registreerimise raamat 1 1995 2006 50 aastat P Arhiiv 21 6 50 a töölepingu Isikukaardid 6 1995 2022 lõppemisest P Arhiiv 1-22; 2-5 7 Töötajate palgakontokaardid 13 1995 2006 75 aastat P Arhiiv 1-35; 3-12 8-9 Töötajate palgalehed 5 1995 2000 75 aastat P Arhiiv 10 10 aastat lepingu 3-5; 1-12; Rendilepingud 2 1995 2012 lõpetamisest P Arhiiv 1-10 15 10 aastat lepingu Rendilepingud 19.01.2021 19.01.2021 lõpetamisest D DHS 3-5; 7 aastat uuega Üldine tuleohutusjuhend 1 2002 2002 asendamisest P Arhiiv 4-3 15 Riigihangetega seonduvad dokumendid 17.09.2012 21.02.2020 10 aastat D DHS 1-17 Puhkusekäskkirjad 16.03.2012 23.09.2013 7 aastat D DHS 2-5 Ehitus ja kap. remondilepingud, hoone vastuvõtuaktid, projektid 11.01.2012 11.01.2012 lammutamiseni D DHS 3-2 Eesti Pimedate Ühingu Heli- ja Punktkirjakeskus SA Eesti Pimedate Liidu Teabe- ja Koolituskeskus SA Eesti Pimedate Raamatukogu Tallinna Linnakohtu kandeotsused, registrikaardid, põhikirjad 1 1994 2002 alatine P Arhiiv 12 Nõukogu koosolekute protokollid 2 02.07.1998 20.10.2003 alatine P Arhiiv 12 Eelarved ja eelarve täitmise aruanded 1 1998 2003 alatine P Arhiiv 12 Majandusaasta aruanded Likvideerimisbilanss 1 1994 2003 alatine P Arhiiv 12 Keskuse töö- ja ametijuhendid 1 1998 1999 alatine P Arhiiv 12 Juhataja käskkirjad (personal) Töötajate nimekirjad 1 01.04.1994 11.08.2003 50 aastat P Arhiiv 13 Töövõtulepingud 1 1998 2003 50 aastat P Arhiiv 13 Palgakaardid 3 1995 2004 50 aastat p Arhiiv 13  KINNITAN (allkirjastatud digitaalselt) Gerda Kulli-Kordemets direktor DOKUMENTIDE HÄVITAMISAKT Tallinn 29.12.2022 Lähtudes Eesti Hoiuraamatukogu dokumentide loetelude 25.04.2001, 31.12.2001, 04.01.2010 ja 07.01.2022 säilitustähtaegadest, eraldatakse hävitamiseks järgmised Eesti Hoiuraamatukogu tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud: Jrk Nimetus (pealkiri) Piirdaatumid Hulk Säilitus- Märkused nr tähtaeg 1 Riigihange 2006 1 10 a 2 Riigihangetega seonduv dokumentatsioon 2006-2008 1 10 a 3 Audiitori raport 2004-2006 3 10 a 4 Palgalehed 2006-2007 2 7a 5 EPR palgadokumendid 2006 1 7a 6 Palgadokumendid 2007 1 7a 7 Puhkusereserv 2006 1 7a 8 Töövõtulepingud 2006-2010 1 7a 9 Inventuurid 2007-2015 1 7a 10 Lõpetatud rendilepingud 2009-2010 1 7a 11 Teenindus- ja hoolduslepingud 1997-2008 1 7a 12 Lõpetatud teenindus- ja halduslepingud 2010-2012 2 7a 13 Haiguslehed 2006-2007 1 7a 14 Põhivahendite nimekirjad ja 2001-2003 1 10 a amortisatsiooniandmikud 15 Väikevahendite arvelevõtmise aktid 2006-2007 1 7a 16 Kinkelepingud ja mahakandmise aktid 2004-2005 1 7a 17 Inventuurid 2005-2007 2 7a 18 Bilanss 2004-2007 6 10 a 19 Tööaja arvestuse tabel 2007 1 7a 20 Kulude jaotus 2006-2007 1 7a 21 Statistilised aruanded 2007 1 7a 22 Kirjavahetus 2005-2011 7 5a 23 Väljasaadetud kirjade koopiad 2003-2004 2 5a 24 Tööde vastuvõtu aktid 1998 1 7a 25 Asutustevahelised töövõtulepingud 2001-2004 3 10 a 26 Asutustevahelised lepingud 2003-2007 2 10 a 27 Remondilepingud 2008-2012 4 7a 28 Ergutus- ja distsiplinaarkaristuste 2006-2010 2 7a käskkirjad 29 Puhkuste käskkirjad 2003-2010 3 7a 30 Trükiste kustutusaktid (vahetusosakond) 2000-2007 5 5a 31 Raamatupidamise kuludokumendid 2006-2007 10 7a 32 Kõrgemalseisvate organite käskkirjad, 1999 1 7a korraldused, juhised 33 Kõrgemalseisvate organite käskkirjad, 2002-2007 3 7a korraldused, juhised 34 Käskkirjade koopiad 2006 1 7a 35 Kirjavahetus arhiivitöö küsimustes 2001-2009 1 10 a  36 Ohuplaan 2002 1 7a 37 Ametijuhendid 1999-2009 5 7a Kokku eraldatakse hävitamiseks 82 toimikut piirdaatumitega 1995-2012. Dokumendid kuuluvad hävitamisele purustamise teel. (allkirjastatud digitaalselt) Marika Pabstel juhiabi  Lisa 3 Koosseisunimestik ja koosseisus olevate isikute arv Ametinimetus Koormus Isikute arv peavarahoidja 1 1 haldusjuht 1 1 juhiabi 1 1 osakonnajuhataja 1 1 hoiukogu peaspetsialist 1 1 vahetuskogu peaspetsialist 1 1 süsteemihaldur 1 1 infotöötaja 1 1 osakonnajuhataja 1 1 infotöötaja 1 1 infotöötaja 1 1 infotöötaja 0,5 1 teabejuht 0,75 1 helindaja 1 1 paljundusoperaator 1 1 tekstitöötleja 1 1 KOKKU 15,25 16 Lisa 4 Töö- ja töövõtulepingute loetelu Tööleping nr 47, 17.05.1995 , Sünne Kold Tööleping nr 68, 15.11.1996, Kalju Tammaru Tööleping nr 86, 01.11.2002, Külli Gailit Tööleping nr 87, 02.01.2004, Priit Kasepalu Tööleping nr 90, 02.01.2004, Teet Karu Tööleping nr 93, 06.01.2004, Valentina Borissenko Tööleping nr 96, 03.01.2005, Ülle Olt Tööleping nr 98, 14.03.2006, Silva Paluvits Tööleping nr 100, 28.08.2006, Marja Kivihall Tööleping nr 102, 09.04.2007, Margit Orusaar Tööleping nr 110, 18.02.2019, Riho Rausma Tööleping nr 111, 03.02.2020, Priit Kase Tööleping nr 112, 02.07.2020, Marika Pabstel Tööleping nr 113 , 01.10.2020, Kai Lugus Tööleping nr 115 , 01.10.2021, Kadi Sarapuu Tööleping nr 116 , 14.02.2022, Madis Truupõld Litsentsileping nr 307, 13.01.2022, Aleksandra Tolmats Litsentsileping nr 378, 21.04.2022, Marite Kallasma Lisa 5 Kasutamata puhkusepäevade reserv Nr Nimi Amet Ettenähtud puhkepäevade arv aastas Puhkuseperiood Puhkusejääk seisuga 31.12.2022 1 Priit Kase haldusjuht 35 01.01.2022-31.12.2022 6  Lisa 7 KEHTIVATE TSIVIILÕIGUSLIKE LEPINGUTE LOETELU Jrk nr Lepingu osapool(ed) Lepingu nimetus Kehtivusaeg 1. OÜ Universumi Prints Litsentsileping nr 361 tähtajatu 2. Elisa Eesti AS Telefoninumbrite liitumislepingud tähtajatu 3. Telia Eesti AS Telefoninumbrite liitumislepingud tähtajatu 4. OÜ Trumpit Service IT püsihooldus leping nr ITH1807 tähtajatu 5. OÜ Trumpit Service IT püsihooldus leping nr ITH1807 tähtajatu 6. OÜ Trumpit Service IT püsihooldusleping nr ITH3407 tähtajatu 7. Eesti Töötukassa Töötamiseks vajaliku tehnilise abivahendi tasuta kasutada andmise haldusleping nr 7-6.6/14/17501 11.01.2024 8. IIZI Kindlustusmaakler AS Liikluskindlustuse p oliis I2215384483 19.03.2023 9. Tallinna Keskraamatukogu Rändkoguteenuse leping nr 1-12/1 tähtajatu 10. Riigi Kinnisvara AS Üürileping nr Ü4631/12 30.11.2032 11 . SA Eesti Vabaõhumuuseum Ruumide kasutamise kokkulepe tähtajatu 12 . Kultuuriministeerium Ruumide kasutamise kokkulepe tähtajatu 13. Eesti Meremuuseum Ruumide kasutamise kokkulepe tähtajatu 14. Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseum Ruumide kasutamise kokkulepe tähtajatu 15. Eesti Tervisemuuseum Ruumide kasutamise kokkulepe tähtajatu 16. Eesti Ajaloomuuseum (Eesti Teatri- ja Muusikamuuseum ) Ruumide kasutamise kokkulepe tähtajatu Lisa 1.1 Isikukaartide loetelu Sarja tähis Perekonnanimi Eesnimi Toimiku Karp nr nr 1-22 Anslang Silvia 1 7 1-22 Bokka Paul 1 7 1-22 Gailit Külli 1 7 1-22 Juus Eda 1 7 1-22 Kalju Saimi-Maie 1 7 1-22 Kass Hiie 1 7 1-22 Knoš Igor 1 7 1-22 Kroon Sirje 1 7 1-22 Kõll Ella 1 7 1-22 Lehtsalu Andres 1 7 1-22 Masul Andres 1 7 1-22 Mironov Viktor 1 7 1-22 Nurk Helle 1 7 1-22 Paas Peeter 1 7 1-22 Peek Alar 1 7 1-22 Pihlik Imant 1 7 1-22 Randla Jana 1 7 1-22 Saupõld Raivo 1 7 1-22 Savtšenko Vitislav 1 7 1-22 Silla Rein 1 7 1-22 Zjuganova Tatjana 1 7 1-22 Talvik Taimi 1 7 1-22 Tammaru Eduard 1 7 1-22 Uudelt Pille 1 7 1-22 Viikmaa Raivo 1 7 2-5 Kaljumäe Merike-Õilme 2 7 2-5 Lillemägi Lea 2 7 2-5 Möldre Tõnu 2 7 2-5 Olle Kaire 2 7 2-5 Pind Jaan 2 7 2-5 Tukk Krista 2 7 2-5 Vilbiks Heini 2 7 2-5 Lipand Karin 3 7 2-5 Sikkel Juta 3 7 2-5 Vorontsov Vladimir 3 7 2-5 Hallik Liia 4 7 2-5 Kaljumäe Katrin 4 7 2-5 Kalmus Arvi 4 7 2-5 Kengsepp Annelii 4 7 2-5 Linnat Mari 4 7 2-5 Puusepp Ene 4 7 2-5 Raadik Erki 4 7 2-5 Rebbas Rain 4 7 2-5 Rosimannus Annika 4 7 2-5 Tuulberg Margo 4 7 2-5 Vahhatraal Ärta 4 7 2-5 Voormaa Elvi 4 7 2-5 Kandel Elle 5 7 2-5 Kena Elvi 5 7 2-5 Lauri Endla 5 7 2-5 Leetma Tarmo 5 7 2-5 Loodus Mihkel 5 7 2-5 Markatšov Igor 5 7 2-5 Markatšova Tatjana 5 7 2-5 Raud Tiit 5 7 2-5 Saat Reet 5 7 2-5 Sahkai Ene 5 7 2-5 Vaaks Mart 5 7 2-5 Borissenko Valentina 6 7 2-5 Falkenberg Avo 6 7 2-5 Gailit Külli 6 7 2-5 Heintalu Maimu 6 7 2-5 Jansons Ebe 6 7 2-5 Jürlau Ene 6 7 2-5 Karu Teet 6 7 2-5 Kasepalu Priit 6 7 2-5 Kivihall Marja 6 7 2-5 Kold Sünne 6 7 2-5 Kosemaa Peeter 6 7 2-5 Lipand Eve 6 7 2-5 Maiväli Sven 6 7 2-5 Margus Margit 6 7 2-5 Olmet Taimi 6 7 2-5 Olt Ülle 6 7 2-5 Orusaar Margit 6 7 2-5 Paluvits Silva 6 7 2-5 Peek Marianne 6 7 2-5 Randla Tiia-Heidi 6 7 2-5 Tammaru Kalju 6 7    KASUTAMATA TÖÖRAAMATUTE HÄVITAMISE AKT S eoses Eesti Hoiuraamatukogu ( registrikood 70001159 ) likvideerimisega hävitatakse üheksa kasutamata tööraamatu t järgnevate numbritega: 1. 0094066 2. 0094067 3. 0094068 4. 0094070 5. 0094071 6. 0094072 7. 0094073 8. 0094074 9. 0094075 Tööraamatud kuuluvad hävitamisele purustamise teel. (allkirjastatud digitaalselt) Marika Pabstel juhiabi