Üleandmise-vastuvõtmise akt (kohanemisprogrammi teavitustegevused)

Üleandmise-vastuvõtmise akt nr 5 aruanne Kohanemisprogrammi teavitustegevused Riigihanke viitenumber 239755, lepingu number 6-9.1/611-1 Periood : 1.oktoober - 31. detsember 2022 Tellija: Kultuuriministeerium Täitja: Callisto Group OÜ Teostatud tööde kirjeldus 1. Projektijuht Teostatud tööd: ● Projekti kohtumiste korraldamine ja osalemine. Kohtumised toimusid 20. oktoobril, 17. novembril ja 20. detsembril. Kohtumiste protokollid: https://drive.google.com/drive/folders/1f3O2NvDRc10pj2Nh52wK6dM96Kr6yvsz Eraldi kohtumised toimusid Ida-Virumaa tööandjatele suunatud ning kohalike omavalitsuste infoseminari korraldamise küsimustes. ● Osalemine Kultuuriministeeriumi partnerite kohtumisel 8. detsembril. ● Tegevuskava ja kommunikatsiooniplaani täiendamine ja ajakohastamine koostöös kommunikatsioonieksperdiga: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Zvkx3G8XVUlgnSnq4Q5a9SIjmhr9trrFBDkPdhWC6 fU/edit#gid=0 ● Facebooki, Instagrami ja Linkedini postituste haldamine koostöös sotsiaalmeedia eksperdiga. ● Uudiskirjade materjalide ja tekstide parandused ja viimistlused koos kommunikatsiooni eksperdi ja loovjuhiga. ● Tõlgete korraldamine inglise ja vene keeles nii kõikidele sotsiaalmeedia postitustele, uudiskirja materalidele ja tekstidele, kolmele blogile,artiklitele, pressiteatele. ● Artiklite väljasaatmine kolmes keeles pressikontaktidele ● Õppeastustustele suunatud uudiskirjade saatmise korraldamine ja uudiskirjade vaadatavuse statislise analüüsi koostamine. ● Suhtlus Eesti Kaubandus-Tööstuskojaga ning nende kodulehele kohanemisprogrammi uudisnupu organiseerimine ● Infoürituste korraldamine: ○ Suhtlus infoürituste osapooltega ja vajalikud kokkulepped nt Ida-Virumaa Töötukassaga, EAS Work in Estonia tiimiga, Eesti Linnade ja Valdade Liiduga ○ Kutse teksti koostamine ○ Ida-Virumaa ürituse jaoks cateringi korraldamine ○ Registreerimislehe koostamine ○ Ürituse esitluste kooskõlastamine: https://drive.google.com/drive/folders/1Z7YoAze- QVLuOb0HUecsVUVv8nbR1p0Z ○ Üritustel kohapealne tugi ○ Ürituse järgselt follow-up kirjade koostamine ● Kommunikatsioonistrateegia koostamine koos strateegilise kommunikatsiooni eksperdiga ● Projektijuhtimine - kohtumiste korraldamine protokollide koostamine, dokumentatsiooni ja tekstide haldamine pilvepõhises jagatud kataloogis, jooksev infovahetus, aruandlus jms Tundide maht: 113 h 2. Strateegilise kommunikatsiooni ekspert Teostatud tööd: ● Projekti kohtumistel osalemine ● Kommunikatsiooniplaani jooksev uuendamine ja ajakohastamine sh blogide fookused ● Tegevuskava ja kommunikatsiooniplaani täiendamine ja ajakohastamine ning järgmise perioodi tegevuste planeerimine  ● Kommunikatsiooniplaani elluviimine, KOV suunaga artikli koostamine koostöös Tartu Welcome Centrega ning kohanemisprogrammi trendide ja positiivsete näidete varal artikli koostamine koostöös Kultuuriministeeriumi ja Expat Relocation esindajatega. Kohanemisprogrammi 2022 tulemusi kokkuvõtva pressiteate koostamine. Kõik pressitekstid on koondatud siia: https://drive.google.com/drive/folders/1RPyOLbV3u2wErSKBE4iFxtbbSDHlok3t ● Meediamonitooringu jälgimine ja kokkuvõtte tegemine ● Blogide kirjutamine järgmistel teemadel: pimada aja ohud (oktoobris), reisimine soojale maale - mida arvestada piiriületusel jms (novembris, iseseiseva keeleõppe võimalused (detsember) Blogid on tõlgitud nii eesti kui ka vene keelde. Blogi tekstid on koondatud: https://drive.google.com/drive/folders/1De2PYIAtOBZ8u4UW6NE1C0hheVkylDQU ● Pererände sihtgrupile haridusasutuste elektroonilise uudiskirja tekstide viimistlemised - rahvusahelistele koolidele, üldhariduskoolidele ning lasteaedadele, samuti nii rahvusvahelised kui ka tavalasteaedadele: https://drive.google.com/drive/folders/1rX5rDbpecaBu7ASgwkafH8pJ0qbfOT9O ● Kommunikatsioonistrateegia koostamine, mis hõlmas sealhugas ka rahvusvaheliste näidete jaoks eririikide kogemuste uurimust ning nende sünteesi stateegia jaoks. Mitmete peatükkide uuendamist ja täiendamist ajakohase infoga. Kommunikatsioonistrateegia: https://docs.google.com/document/d/1_UoczxTcUG12TR3SWhVLfxHqXRQW8L31VioijDhhN U4/edit Tundide maht: 94 h 3. Sotsiaalmeedia ekspert Teostatud tööd: ● Sotsiaalmeedia kaudu info levitamine Settle in Estonia kolme kanali vahendusel: www.instagram.com/settleinestonia/; www.linkedin.com/company/83518905/admin/; https://www.facebook.com/settleinestonia ● Jooksvalt Facebooki, Instagrami postituste sisulise plaani koostamine ning Linkedini jaoks eraldi plaani loomine, kuna kõnetab teistest sots.meedia kanalitest erinevat sihtgruppi: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tpvqTwVhBXsB7km0lHSuIJGA7XYrDCGkHOEZOH xnR50/edit#gid=0 ● Kolme sotsiaalmeedia kanali postituste haldamine, nende juurde visuaalide, fotode valimine ning vajadusel postituste kujundamine ● Linkedini jaoks sotsiaalmeedia gruppide kaardistamine, kes kuuluvad antud sihtgruppi ning nendes kanalites info levitamine Settle in Estonia programmi kohta ● Analüüsi koostamine sügisel läbiviidud sotsiaalmeedias kampaaniate kohta ● Sotsiaalmeedia analüüside koostamine perioodide juuli - september ning ka oktoober - detsember kohta: https://docs.google.com/presentation/d/1IxxOTpcUTpLST0vTl04sgRiVTEyI8EaaBoZTvSKcCS 0/edit#slide=id.p4 ● Jooksvalt koolituste hetkeseisule reageerimine, et luua üleskutsuvaid postitusi osalemiseks Tundide maht: 57 h 4. Loovjuht/disainer Teostatud tööd: ● Pererända elektroonilise uudiskirjade visuaalse materjalide uuendamine vastavalt tagasisidele ● Jooksvalt sotsiaalmeedia postituste visuaalide valik ja vajadusel kujundamine ● Infoürituste jaoks presentatsiooni loomine - teekaardi kujundamine slaididele, info paigutamine jms ● Settleinestonia.ee veebilehe üle kontrollimine, parendus - ja sisuettepanekute ülevaatamine, nende ajakohastamine ja uuesti vormistamine ning parenduettepanekute koondamine dokumenti https://docs.google.com/document/d/1G2vHSYKAJe30gKoW16NGNVTRNLUkvfqmJogODTW aeu8/edit Tundide maht: 27 h 5. Tõlkijad (inglise keel ja vene keel): Teostatud tööd: ● Sotsiaalmeedia postituste tõlkimine vene ja inglise keelde. Postitused: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tpvqTwVhBXsB7km0lHSuIJGA7XYrDCGkHOEZOH xnR50/edit  ● Uudiskirjade sisu ja materjalide paranduste tõlked ja teksti toimetused ● Perioodil kahe artikli tõlkimine ja toimetamine ning kohanemisprogrammi tulemuste pressiteate tõlkimine ● Blogi tekstide tõlkimine vene ja inglise keelde: https://drive.google.com/drive/folders/1De2PYIAtOBZ8u4UW6NE1C0hheVkylDQU Tundide maht: 21 h Tundide maht kokku: 312 h 21 807,60 eurot (lisandub km) Maksumus: Sisaldab infoseminari toitlustamist Ida-Virumaal 591,60 eur väärtuses Kogu lepingu perioodi maht, Lepingu maht kokku 75 000 eurot (lisandub km) tehtud tööd kokku ja Lepingu perioodil tehtud tööd kokku 71951.6 eurot (lisandub km) saldo Lõppsaldo 3048.4 eurot (lisandub km)  Üleandmise-vastuvõtmise akt nr 5 Kohanemisprogrammi teavitustegevused Riigihanke viitenumber 239755, lepingu number 6-9.1/611-1 Periood : 1. oktoober - 31. detsember 2022 Tellija: Kultuuriministeerium Täitja: Callisto Group OÜ Teostatud tööd: Blogi ja meediasuhtlus ● Blogide kirjutamine oktoobris, novembris ja detsembris ● Kommunikatsiooniplaani elluviimine - oktoobris ja novembris artiklite koostamine, detsembris kohanemisprogrammi tulemuste pressiteate koostamine. ● Meediamonitooringu jälgimine Uudiskirjad ● Pererände sihtgrupile haridusasutuste elektroonilise uudiskirjade viimistlemine, jagatavate materjalide parandamine ja saatmine rahvusahelistele koolidele, üldhariduskoolidele ning lasteaedadele, samuti nii rahvusvahelised kui ka tavalasteaedadele ● Uudiskirjade vaadatavuse analüüs Sotsiaalmeedia ● Jooksvalt Facebooki ja Instagrami postituste sisulise plaani koostamine ● Linkedini konto jaoks eraldi sisuplaani koostamine ● Facebooki, Instagrami ja Likendini postituste haldamine sh postituste juurde visuaalide, fotode valimine ning vajadusel kujundamine ● Linkedini jaoks sots.meedia gruppide kaardistamine ja info levitamine ● Sotsiaalmeedia analüüsi koostamine perioodi juuli - september ning ka oktoober - detsember kohta. Samuti analüüs sügisel sotsiaalmeedias läbiviidud kampaaniate kohta ● Jooksvalt koolituste hetkeseisule reageerimine Veeb Settleinestonia.ee ● Veebilehe üle kontrollimine, parendus - ja sisuettepanekute ülevaatamine, nende ajakohastamine ja uuesti vormistamine Tõlked ● Tõlgete korraldamine inglise ja vene keeles nii kõikidele sotsiaalmeedia postitustele, uudiskirja tekstide ja materjalide parandamine, tõlked kolmele blogile Ürituste korraldamine ● Ida-Virumaa tööandjatele infoseminari korraldamine. Üritus toimus 4. novembril koostöös Ida- Virumaa Töötukassaga ● 7. detsembril toimus koostöös Eesti Linnade ja Valdade Liiduga kohalike omavalitsuste infoseminar Strateegia ● Kommunikatsioonistrateegia uuendamine, mis hõlmas selle ajakohastamist, täiendamist, uute peatükkide loomist Projektijuhtimine ja tegevuskava ● Toimusid igakuised projektikohtumised ● Toimusid eraldi kohtumised Ida-Virumaa tööandjate infoseminari ja KOV-dele suunatud ürituse koostöö osas.  ● Tegevuskava ja kommunikatsiooniplaani täiendamine ja muutmine vastavalt hetkeolukorrale ning tegevuste planeerimine ja elluviimine perioodil oktoober - detsember 2022 ● Projektijuhtimine - koosolekute korraldamine, protokollide koostamine, dokumentatsiooni ja tekstide haldamine pilvepõhises jagatud kataloogis, jooksev infovahetus, aruandlus jms Töö on teostatud nõuetekohaselt: JAH Töös esinevad puudused: EI 21 807,60 eurot (lisandub km) Maksumus: Sisaldab infoseminari toitlustamist Ida-Virumaal 591,60 eur väärtuses Kaja Kilk Julia Amor [allkirjastatud digitaalselt] [allkirjastatud digitaaliselt]