Kultuuriministeeriumis ja tema valitsemisala riigiasutuses lähetuste korraldamise juhendi kinnitamine

MINISTRI KÄSKKIRI Tallinn 22.01.2023 nr 19 Kultuuriministeeriumis ja tema valitsemisala riigiasutuses lähetuste korraldamise juhendi kinnitamine Käskkiri kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 09.06.2022 määruse nr 62 „Kultuuriministeeriumi põhimäärus“ § 5 lõike 1 ja lõike 2 punkti 1 ja § 6 alusel: 1. Juhend sätestab teenistus-, töö- ja koolituslähetuste (edaspidi lähetused) korraldamise põhimõtted Kultuuriministeeriumis ja tema valitsemisala riigiasutustes (edaspidi asutused). 2. Juhendi koostamise alused on avaliku teenistuse seadus, töölepingu seadus, Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2012. a määrus nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr“, Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määrus nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alamäär, maksmise tingimused ja kord“ ning „Teenistusülesannete täitmisega seotud kingituste ja soodustustuste hea tava“. 3. Ametnikule ja töötajale (edaspidi teenistuja) hüvitatakse lähetusega seotud kulud punktis 2 nimetatud õigusaktides kehtestatud määrades ja tingimustel. Välislähetuse päevaraha makstakse ühetaoliselt kõikides välislähetuse sihtkohtades − lähetuse sihtkoha riikide vahel erisusi ei tehta. Teenistujale makstakse välislähetuse päevaraha tulumaksuseaduse § 13 lõike 3 punktis 1 kehtestatud tingimustel. 4. Asutused kinnitavad lähetuste korra, millega sätestatakse lähetuste vormistamise, kooskõlastamise, kulu- ja sisuaruandluse reeglid ning kulude hüvitamise piirmäärad (sh lähetusel olles tekkinud ülekulude, päevarahade vähendamise jm) reeglid. Nimetatud korra koostamisel lähtutakse siin juhendis kirjeldatud põhimõtetest ja punktis 2 viidatud õigusaktidest. 5. Lähetus vormistatakse võimaluse korral vähemalt seitse päeva enne lähetuse algust lähetus- või koolituslähetuskorraldusega (edaspidi lähetuskorraldus) riigitöötaja iseteenindusportaali (edaspidi RTIP) lähetuste moodulis selles loodud võimaluste kohaselt. RTIP-i lähetuste mooduli kasutusjuhend on kättesaadav Riigi Tugiteenuste Keskuse veebilehel https://www.rtk.ee/ ja RTIP-i keskkonnas. 6. RTIP-is vormistatud lähetuskorralduse kinnitab asutuse juht või tema määratud teenistuja. Kinnitamisel ei kasutata RTIP-is digiallkirjastamise funktsiooni. 7. Ministri ja asutuse juhi lähetuskorralduse kinnitab kantsler. Kantsleri lähetuskorralduse kinnitab minister. 8. Teenistus- või töölähetusse saadetakse teenistuja üksnes ameti- või tööülesannete täitmiseks. Koolituslähetusse saadetakse teenistuja tööalase enesetäiendamise eesmärgil. 9. Lähetusi korraldades jälgitakse ressursside (raha, tööaja jms) vastutustundlikku ja säästlikku kasutamist. Majanduslikult soodsaimate lähetusega seotud kulude (nt sõidu-, majutus- ja kindlustuskulude) väljaselgitamiseks võetakse üldjuhul hinnapakkumised riigihanke alusel valitud reisifirmadelt ja/või leitakse majanduslikult soodsaim (arvestades lähetuse sihtkohta ja mõistlikku aja- ja ressursikulu) pakkumus iseseisvalt. Lähetuskorralduses märgitakse võimalikult detailne prognoositav lähetuse kulude eelarve. 10. Kõik lähetusega kaasnevad dokumendid (kutsed, päevakavad, hinnapakkumised, kuludokumendid, kulu- ja sisulised aruanded jm) peavad olema sisestatud või skaneeritud RTIP-i ja seotud lähetuskorralduse või -aruandega. 11. Kui lähetusse minnakse varem või sealt naastakse hiljem, kui on vajalik tööülesannete täitmiseks, tuleb see enne vahetu juhiga kooskõlastada. Lähetuskorralduse lisainfo ja märkuste lahtris peab kajastuma: a) teenistuja soov viibida lähetuse sihtkohas kauem ning b) sõidukulu lähtesumma, mis oleks tulnud tasuda lähetuse ajavahemikus tehtud reisi korral. 12. Lähetuse sihtkohas kauem viibimisel lisapäevade eest teenistujale päevaraha ei maksta ega majutuskulusid ei hüvitata (nt viibides seal vahetult eelnevatel või järgnevatel puhke- või energiapäevadel, puhkuse ajal või kasutades seda kaugtöö tegemise kohana). Sõidukulud hüvitatakse täies ulatuses vaid juhul, kui sõidukulud on samaväärsed või soodsamad, kui oleksid lähetuse ajavahemikus tehtavad sõidukulud. Kui sõidukulud osutuvad kallimaks, kohustub teenistuja hinnavahe ise tasuma. Sel juhul ei ühti sõidupileti kuupäevad lähetuskorraldusel toodud lähetuse algus- ja lõpukuupäevadega. 13. Kui asutus leiab, et lähetuses kauem viibimine on tööülesannete täitmise seisukohalt õigustatud või vajalik (nt sihtkohas toimuv koosolek algab tööpäeval kell 9.00 ning hommikune sõiduaeg on sinna vähemalt 2,5 tundi või välislähetusse minnes on vajalik päev varem kohale jõuda, sest puuduvad sobivad lennuajad vms), siis sellisel juhul on tegu lähetuse pikenemisega ja kõik lähetusega seotud kulud katab asutus. Vastavasisuline põhjendus tuleb lisada RTIP-i. 14. Pereliikmete kaasamine lähetusse on lubatud vaid erandkorras ning kokkuleppel vahetu juhiga. Pereliikmete kaasamisega ei tohi asutusele kaasneda lisakulutusi või katab nende tekkimisel kulu teenistuja ise. Juhul, kui teenistuja võtab lähetusse kaasa täiskasvanud pereliikme, väheneb asutuse hüvitatava majutuskulu suurus poole võrra. Pereliikmete kaasamine märgitakse RTIP-i kommentaaridesse ilma isikuandmeteta. Näidisarvutused, kui ühe standardtoa hind ühele on 100 eurot öö: Toa hind kallineb pereliikme Toa hind ei kalline pereliikme kaasamise tõttu 20 euro võrra (toa kaasamise tõttu (toa hind 100 eurot hind 120 eurot öö) öö) Alaealise Teenistuja tasub ise ülekulu 20 eurot Asutus hüvitab teenistuja pereliikme öö kohta ning asutus hüvitab majutuskulud 100 euro ulatuses öö Lk 2 / 3  kaasamisel teenistuja majutuskulud 100 euro kohta. ulatuses öö kohta. Täisealise Teenistuja tasub ise ülekulu 20 eurot Asutus vähendab majutuskulu hüvitist pereliikme öö kohta. Asutus vähendab poole võrra ning hüvitab teenistuja kaasamisel majutuskulu hüvitist poole võrra ning majutuskulud 50 euro ulatuses öö hüvitab teenistuja majutuskulud kohta. 50 euro ulatuses öö kohta. 15. Kuluaruandes ja lisatud kuludokumentides peab selgelt eristuma, millised kulud on seotud teenistuja lähetusega ning millised on tekkinud pereliikmete kaasamisega, mida lähetusega kaasnevaks kuluks ei loeta. Kui lähetuse korraldamisel või kulude hüvitamisel esinevad erinevused kehtivatest õigusaktidest ja kinnitatud asutusesisestest kordadest (nt valitakse kallim sõidupilet, transpordiliik, majutus), siis säilitatakse täiendavalt kõik tehtud otsust selgitavad dokumendid RTIP-is lähetuskorralduse või -aruande juures (vt p 10). 16. Lähetuse kuluaruande kinnitab asutuses määratud teenistuja. 17. Asutustel kinnitada lähetuste kord või viia olemasolev kord kooskõlla siinse juhendiga kolme kuu jooksul alates käesoleva juhendi asutusele kättesaadavaks tegemisest. (allkirjastatud digitaalselt) Piret Hartman Lk 3 / 3