ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Lp Katriin Tiik Teie 12.08.2025
Konecranes OÜ
[email protected] Meie 27.08.2025 nr 2.2-9/25/2621-2
Vastus selgitustaotlusele
Pöördusite Andmekaitse Inspektsiooni poole seoses tööandja poolt töötajaga andmete
säilitamisega. Kirjeldate pöördumises, et töötaja on lahkunud töölt üks aasta tagasi omal soovil.
Tema dokumentide hulgas, mida säilitate, on temale tehtud hoiatus ja selle alusdokumendid.
Töötaja nõuab selle hoiatuse ja seonduvate dokumentide kohest kustutamist. Kõnealuste andmete
säilitamisel olete lähtunud tsiviilseadustiku üldosa seaduse § 146 lõikest 1 ja töölepinguseaduse
§ 74 ja säilitate andmeid kolm aastat. Küsite, kas olete toiminud õigesti tuginedes neile sätetele
andmete säilitamisel.
Esmalt selgitame, et AKI ei saa selgitustaotlusele vastates anda konkreetset siduvat õiguslikku
hinnangut, see on võimalik ainult järelevalvemenetluses. Märgukirjale ja selgitustaotlusele
vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse §-st 3 tulenevalt on AKI-l kohustus anda
õigusalaseid selgitusi asutuse tegevuse aluseks olevate õigusaktide ning asutuse pädevuse ja
õigusloome tegevuse kohta. Seetõttu on järgnevalt toodud üldised Euroopa Parlamendi ja nõukogu
määruse (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus ehk IKÜM) selgitused.
Isikuandmete kaitse üldmäärus sätestab, et isikuandmete töötlemine peab olema seaduslik ja
inimesele läbipaistev1. Samuti tohib isikuandmeid koguda võimalikul vähe2 ning üksnes
kindlaksmääratud õiguspärastel eesmärkidel3. Igasuguseks isikuandmete töötlemiseks peab olema
õiguslik alus, mille ammendav loetelu on toodud üldmääruse artiklis 6. Ilma õigusliku aluseta
andmete töötlemine (sh säilitamine) ei ole lubatud. Kui seadus ei anna täpset tähtaega, siis tuleb
lähtuda üldisest põhimõttest, et isikuandmeid tohib säilitada seni, kuni see on põhjendatud ja
vajalik eesmärgi saavutamiseks (IKÜM art 5 lg 1 punkt e). Lisaks, IKÜM art 17 alusel on
andmesubjektil õigus nõuda, et vastutav töötleja kustutaks põhjendamatu viivituseta teda
puudutavad isikuandmed, kui isikuandmeid ei ole enam vaja sellel eesmärgil, millega seoses need
on kogutud või muul viisil töödeldud, kui kehtib üks art 17 lg 1 punktides a kuni f sätestatud
asjaoludest.
Arvestada tuleb ka sellega, et andmete töötlemise nõuetelevastavuse tõendamiskoormis lasub
vastutaval töötlejal ehk tööandjal4. Seega peab vastutav töötleja suutma tõendada töötaja andmete
kustutamise nõuet lahendades konkreetset vajadust ja õiguslikku alust andmete jätkuvaks
säilitamiseks. IKÜM artiklis 17 sätestatud õigust saab piirata, kui andmeid on vaja õigusnõuete
koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks (IKÜM art 17 lg 3 p e). Samas ei ole IKÜM artikkel 17
lõike 3 punkt e mõte selles, et isikuandmete töötlejatel oleks võimalus viidata alati sellele, et
1
IKÜM art 5 lg 1 p a
2
IKÜM art 5 lg 1 p c
3
IKÜM art 5 lg 1 p b
4
IKÜM art 5 lg 2.
Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 /
[email protected] / www.aki.ee
Registrikood 70004235
isikuandmeid töödeldakse seetõttu, et ebamäärases tulevikus soovitakse esitada isiku vastu
õigusnõue. Oluline on silmas pidada ka seda, et IKÜM artikkel 17 lõige 3 sätestab, et isikuandmete
töötlemine on lubatud ainult sel määral kui see on vajalik. Isikuandmete töötlemise ning nõuete
koostamise ja kaitsemise vahel peab olema selge seos ja vajadus. Õigusnõude koostamise,
esitamise või kaitsmise soov peaks olema eesmärgipärane ja realistlik. Olukorras, kus
isikuandmete säilitamine on vajalik õigusnõuete koostamiseks, tuleb vastutaval töötlejal tõendada,
et ka tegelikult on vajalik just selliseid isikuandmeid edasi töödelda sel eesmärgil. Isikuandmete
töötlemise puhul tuleb arvesse võtta vaidluse tõenäosust, arvestada ja hinnata nõuete kaalu ja
andmesubjekti huve. Mõlema poole huvid peavad olema tasakaalus.
Selgitame, et töötajale tehtud hoiatuse säilitamine automaatselt nö „igaks-juhuks“ kogu
aegumistähtaja jooksul ei ole kooskõlas IKÜM-st tuleneva säilitamise piirangu põhimõttega. Küll
aga on andmete säilitamine põhjendatud juhul, kui selleks on selge vajadus, näiteks konkreetse
vaidluse lahendamine. Seega, kuigi lepingulise suhte puhul saab tööandja tugineda isikuandmete
säilitamisel ka TsÜS-s ja teistes seadustes sätestatud tähtaegadele, tuleks töötajale tehtud hoiatuse
säilitamise vajadust hinnata olenevalt sellest, kas ka tegelikult on seda hoiatust vajalik säilitada.
Olukorras, kus hoiatust tegelikult ei ole enam vaja töötaja suhtes õiguslike nõuete esitamiseks, ei
pruugi andmete säilitamine olla kogu nõude aegumisperioodi vältel vajalik ega õigustatud.
Viitasite selgitustaotluses töölepingu seaduse §-le 74. Nimetatud sätte lg 4 kohaselt aegub tööandja
kahju hüvitamise nõue töötaja vastu tööülesannete täitmisel tekkinud kahju eest 12 kuu jooksul
arvates ajast, millal tööandja sai teada või pidi teada saama kahju tekkimisest ja selle hüvitamiseks
kohustatud isikust, kuid mitte hiljem kui kolm aastat pärast kahju tekkimist. Seega sellistes
olukordades peaks selguma andmete pikema säilitamise vajadus 12 kuu jooksul ning järelikult ei
ole iga juhtumi puhul põhjendatud andmete säilitamine maksimaalse aja jooksul. Seega, kui
tegelikkuses on tegemist olukorraga, kus hoiatus ei oma enam mingit väärtust, tuleks lähtuda
andmete säilitamise piirangu põhimõttest.
Kokkuvõttes tuleb Teil ise hinnata säilitamise vajadust lähtuvalt konkreetsest olukorrast ja
asjaoludest, võttes arvesse eespool väljatoodud IKÜM-i põhimõtteid ning otsustada, kas Teil
esineb reaalne vajadus ning õiguslik alus andmete säilitamiseks. Andmetöötlus, sh isikuandmete
säilitamine peab olema eesmärgipärane ja tagama selle, et töödeldaks üksnes neid andmeid, mis
on eesmärgi täitmiseks vajalikud.
Loodame, et vastusest on abi.
Lugupidamisega
Mari-Liis Uprus
jurist
peadirektori volitusel
2 (2)