Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Anu Maidla Teie 22.07.2025 Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia Meie 05.08.2025 nr 2.2-9/25/2378-2 [email protected] Vastus selgitustaotlusele Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai 22.07.2025 Teie pöördumise, milles soovite teada, kas asutuses loodud töötajate juubeli tunnustamise korraldused, mis sisaldavad inimese nime, vanust ja makstava preemia suurust peavad dokumendiregistris olema avalikud kuvatuna koos failiga või võivad siiski olla AK märkega. Samas toote välja, et üksnes nime olemasolu dokumendis ei ole piirangu seadmise aluseks, kuid inimesed üldjuhul ei soovi avalikult oma vanust avalikustada. Nii nagu Te ise juba märkisite, siis teenistuja nimi preemiakäskkirjas ei ole juurdepääsupiiranguga teave. Lisaks selgitame, et avaliku teabe seaduse § 36 lg 1 punkt 9 ei luba tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks ehk kehtestada piirangut dokumentidele riigi, kohaliku omavalitsuse üksuse või avalik-õigusliku juriidilise isikute eelarvevahendite kasutamise ning eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta. Seega töötajate juubeli tunnustamise korralduses ei saa lisaks teenistuja nimele olla piiranguga teabeks ka preemia suurus. Samas märgime, et kui korraldus sisaldab teenistuja muud eraelulist teavet, praegusel juhul vanust, siis see võib olla teave, mis vajab juurdepääsupiirangut. Kuid see, kas sel juhul korraldusele piirang määrata, on lõppkokkuvõttes teabevaldaja hinnata, otsustada ja põhjendada, AKI ei saa seda teabevaldaja asemel teha. Eelnevast tulenevalt, kui teabevaldaja hinnangul ei sisalda töötajate juubeli tunnustamise korraldus piiranguga teavet, siis tuleb dokument dokumendiregistris avalikustada. Juhul, kui teabevaldaja on korraldusele seadusest tuleneva piirangu määranud, siis kuvatakse korraldus dokumendiregistri avalikus vaates juurdepääsupiiranguga dokumendina, mida saab välja küsida teabenõude korras ning mis tuleb väljastada ulatuses, millele piirang ei kehti. Samas soovib AKI juhtida tähelepanu järgnevale. Kuna juubeli või muu lisatasu, preemia käskkirja andmekoosseis on asutuse enda määrata, siis soovitame hästi läbi mõelda, milliseid andmeid dokumendis välja tuua. Kui on teada, et töötajad üldjuhul ei soovi oma vanuse avaldamist, siis soovitab AKI asutusel kaaluda, kas ja mis põhjusel on selle teabe märkimine juubeli korralduses vajalik. Lugupidamisega Karin Uuselu jurist peadirektori volitusel Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235