Siseministri 10. detsembri 2015. aasta määruse nr 71 „Viisaregistri põhimäärus“ muutmine

EISi teade Eelnõude infosüsteemis (EIS) on algatatud kooskõlastamine. Eelnõu toimik: SIM/23-1097 - Siseministri 10. detsembri 2015. aasta määruse nr 71 „Viisaregistri põhimäärus“ muutmine kokkuleppel Kohustuslikud kooskõlastajad: Kaitseministeerium Kooskõlastajad: Arvamuse andjad: Kooskõlastamise tähtaeg: 04.09.2023 23:59 Link eelnõu toimiku vaatele: https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/5040272d-db02-4ec7-b4a2-091ef43ebafc Link kooskõlastamise etapile: https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/5040272d-db02-4ec7-b4a2-091ef43ebafc?activity=2 Eelnõude infosüsteem (EIS) https://eelnoud.valitsus.ee/main Välisministeerium Justiitsministeerium 21.08.2023 nr 1-6/2822-1 Siseministri määruse "Siseministri 10. detsembri 2015. aasta määruse nr 71 "Viisaregistri põhimäärus" muutmine" eelnõu kooskõlastamiseks esitamine Austatud ministrid ja koostööpartnerid Esitame kooskõlastamiseks ja arvamuse avaldamiseks siseministri määruse „Siseministri 10. detsembri 2015. aasta määruse nr 71 „Viisaregistri põhimäärus“ muutmine “ eelnõu. Eelnõu ja selle seletuskirjaga on võimalik tutvuda Eelnõude infosüsteemis (EIS) aadressil https://eelnoud.valitsus.ee. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Lauri Läänemets siseminister Lisa: Eelnõu – 2 lehel; Eelnõu seletuskiri – 5 lehel. Arvamuse avaldamiseks: Politsei- ja Piirivalveamet Kaitsepolitseiamet Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus Andmekaitse Inspektsioon Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee Registrikood 70000562  EELNÕU 15.08.2023 SISEMINISTER MÄÄRUS 2023. a nr Siseministri 10. detsembri 2015. aasta määruse nr 71 „Viisaregistri põhimäärus“ muutmine Määrus kehtestatakse välismaalaste seaduse § 102 lõike 1 alusel. § 1. Siseministri 10. detsembri 2015. aasta määruses nr 71 „Viisaregistri põhimäärus“ tehakse järgmised muudatused: 1) paragrahvi 23 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt: „(1) Andmekogu andmeid säilitatakse andmekogu infotehnoloogilises andmekogus ja need kustutatakse, kui on möödunud viis aastat: 1) viisa kehtivusaja lõppemisest; 2) pikendatud viibimisaja lõppemisest; 3) taotluse läbi vaatamata jätmise, viisa andmisest keeldumise, viisa tühistamise, viisa kehtetuks tunnistamise, viibimisaja pikendamisest keeldumise või viibimisaja ennetähtae gse lõpetamise otsusest või selle vaidlustamise käigus tehtud otsusest.“; 2) paragrahvi 23 täiendatakse lõikega 3 järgmises sõnastuses: „(3) Politsei- ja Piirivalveamet, Kaitsepolitseiamet ning Välisministeerium võivad säilitada menetlustoimikut kuni viis aastat pärast menetlust lõpetava alusdokumendi andmekogu infotehnoloogilisse andmekogusse kandmist.“; 3) määrust täiendatakse §-ga 231 järgmises sõnastuses: „§ 231 . Andmete logimine „(1) Andmekogu kasutamise õiguspärasust kontrollitakse tarkvaraga ja organisatsioonilis te meetmetega. Andmekogusse või VIS-i tehtud päringu või kande kohta säilitatakse andmekogu infotehnoloogilises andmekogus vähemalt järgmised logiandmed: 1) päringu või kande tegija ees- ja perekonnanimi ning isikukood või asutus, arvestades riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses sätestatut; 2) kuupäev ja kellaaeg; 3) päringu eesmärk; 4) toimingu ja andmete liik. (2) Nõukogu otsuse 2008/633/JSK alusel tehtud päringu kohta säilitatakse nimetatud otsuse artikli 16 lõikes 1 sätestatud logiandmed. (3) Logiandmeid säilitatakse üks aasta pärast käesoleva määruse §-s 23 sätestatud säilitamistähtaja möödumist, kui neid ei vajata juba alanud järelevalvemenetluses.“. 1 § 2. Määrus jõustub 1. novembril 2023. aastal. (allkirjastatud digitaalselt) Lauri Läänemets siseminister (allkirjastatud digitaalselt) Tarmo Miilits kantsler 2  Siseministri määruse „Siseministri 10. detsembri 2015. aasta määruse nr 71 „Viisaregistri põhimäärus“ muutmine“ eelnõu seletuskiri 1. Sissejuhatus 1.1. Sisukokkuvõte Eelnõuga korrastatakse viisaregistris töödeldavate andmete säilitamise regulatsioo n i. Siseministri 10. detsembri 2015. aasta määruse nr 71 „Viisaregistri põhimäärus“ (edaspidi viisaregistri põhimäärus) § 23 lõike 1 järgi lähtutakse andmete säilitamisel, arhiveerimisel ja hävitamisel teistest õigusaktidest ning haldusorgani sisekorrast. Seega ei ole viisaregistr i põhimääruses sätestatud piisava selgusega, kui kaua isikuandmeid säilitatakse ning millised andmed ja millal arhiveeritakse või hävitatakse. Eelnõuga sätestatakse andmete säilita mise tähtajaks viis aastat, mille möödumisel andmed kustutatakse. Samuti lisatakse põhimääruse sse sätted logiandmete koosseisu ja säilitamise kohta. 1.2. Eelnõu ettevalmistaja Eelnõu ja seletuskirja on koostanud Siseministeeriumi nõunik Jana Laane ([email protected]) ja Siseministeeriumi õigusnõunik Kaspar Lepper ([email protected]). Eelnõu ja seletuskirja juriidilist kvaliteeti on kontrollinud Siseministeeriumi õigusosakonna õigusnõunik Kertu Nurmsalu (tel 612 5084, [email protected]). 1.3. Märkused Eelnõu ei ole seotud muu menetluses oleva eelnõu ega Vabariigi Valitsuse tegevus - programmiga. Eelnõu on seotud Euroopa Liidu õigusega: selle eesmärk on viia viisaregistris töödeldavate andmete säilitamise regulatsioon vastavusse isikuandmete kaitse seaduse ja isikuandmete kaitse üldmäärusega1 . Eelnõuga muudetakse viisaregistri põhimäärust avaldamismärkega RT I, 26.08.2022, 7. 2. Eelnõu sisu ja võrdlev analüüs Isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 3 järgi tuleb isikuandmete töötlemisel sätestada muu hulgas isikuandmete säilitamise tähtaeg. Viisaregistris töödeldakse andmeid, mis on kogutud välismaalaste seaduse (edaspidi VMS) ja viisaeeskirja2 alusel läbiviidavates menetlustes. VMS-i § 102 lõike 3 järgi töödeldakse viisaregistris viisataotluste, viibimisaja pikendamise taotluste, viibimisaja ennetähtaegse lõpetamise, viisade tühistamise, viisade kehtetuks tunnistamise ja viisade kooskõlastamisel saadud andmeid ning vastavate menetluste käigus antud haldusaktide ja sooritatud toimingute andmeid. 1 Euroopa Parlamendi ja nõukogu 27. aprilli 2016. aasta määrusega (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus). – ELT L 119, 04.05.2016, lk 1–88. 2 Euroopa Parlamendi ja nõukogu 13. juuli 2009. aasta määruse (EÜ) nr 810/2009, millega kehtestatakse ühenduse viisaeeskiri (viisaeeskiri). – ELT L 243, 15.09.2009, lk 1–58. 1 Lennujaama transiidiviisa ja lühiajalise viisa taotluse ning nendel alustel antud viibimisa ja pikendamise menetlemisel kohaldatakse viisaeeskirja. Muudes eelnimetatud menetlus tes kohaldatakse VMS-i. Praktikas on viisaregistri andmete säilitamisel lähtutud VIS-i määruse3 artiklist 23 ja VIS otsuses4 sätestatust. Selle kohaselt säilitatakse taotlustoimikuid viisainfosüsteemis (edaspidi VIS) maksimaalselt viis aastat ja säilitustähtaeg algab: a) viisa väljaandmise korral viisa kehtivusaja lõppemisel; b) viisa pikendamise korral viisa uue kehtivusaja lõppemisel; c) viisataotluse tagasivõtmise, sulgemise või selle läbivaatamise katkestamise korral taotlustoimiku VIS-is loomise kuupäeval; d) viisa väljastamisest keeldumise, selle kehtetuks tunnistamise, lühendamise või tühista mise korral kuupäeval, mil viisasid väljastav asutus tegi vastava otsuse. Selguse eesmärgil tuleb märkida, et VIS-i määruse artikli 30 lõike 2 ega VIS-i otsuse artikli 13 lõike 2 kohaselt ei ole piiratud Euroopa Liidu liikmesriigi (edaspidi liikmesriik) õigus hoida riiklikes toimikutes andmeid, mille liikmesriik on VIS-i ise sisestanud. VIS-i määruses on seejuures reguleeritud ainult VIS-is hoitavate andmete säilitamise tähtaega. Praktikas ei ole ilmnenud vajadust säilitada andmeid kauem, kui on nõutud VIS-i määruses. Seega sätestatakse eelnõuga VIS-i määruse eeskujul andmete säilitamise tähtajaks viis aastat pärast viisa kehtivus- või viibimisaja lõppemist või viis aastat pärast taotluse osas eitava otsuse tegemist. Viisaregistris töödeldakse lisaks VIS-i edastatavatele lühiajalise viisa andmetele ka pikaajalise viisa ja viibimisaja pikendamise andmeid. Praktikas tähendab viieaastane säilitustähtaeg seda, et näiteks lühiajalise viisa taotleja andmeid säilitatakse kuni kümme aastat alates andmete viisaregistrisse kandmisest, sest viisaeesk ir i lubab anda taotlejale mitmekordse viisa kehtivusajaga kuni viis aastat. Eelnõu § 1 punktiga 1 muudetakse viisaregistri põhimääruse § 23 lõiget 1 ja sätestatakse viisaregistri andmete säilitamise tähtaeg. Arvestatakse, et viisaregistrit peetakse info- tehnoloogilise andmekoguna ja paberil menetlustoimikutena. Viisaregistri infotehnoloogilise andmekogu andmete säilitamise tähtajaks sätestatakse viis aastat alates: 1) viisa kehtivusaja lõppemisest; 2) pikendatud viibimisaja lõppemisest; 3) taotluse läbi vaatamata jätmise, viisa andmisest keeldumise, viisa tühistamise, viisa kehtetuks tunnistamise, viibimisaja pikendamisest keeldumise või viibimisaja ennetähtae gse lõpetamise otsusest või selle vaidlustamise käigus tehtud otsusest. Pärast säilitustähtaja möödumist andmed kustutatakse. Regulatsiooni eeskuju on VIS-i määruse artikkel 23. Eelnõu § 1 punktiga 2 täiendatakse viisaregistri põhimääruse § 23 lõikega 3 ja sätestatakse paberil menetlustoimikute säilitamise maksimaalne aeg. Tänane praktika on, et paberil viisa- taotluse ankeeti ja sellele lisatud dokumente säilitatakse positiivse otsuse korral üks aasta ning 3 Euroopa Parlamendi ja nõukogu 9. juuli 2008. aasta määrus (EÜ) nr 767/2008, mis käsitleb viisainfosüsteemi (VIS) ja liikmesriikidevahelist teabevahetust lühiajaliste viisade kohta (VIS määrus). – ELT L 218, 13.08.200 8, lk 60–81. 4 Nõukogu 23. juuni 2008. aasta otsus 2008/633/JSK, mis käsitleb liikmesriikide määratud ametiasutuste ja Europoli juurdepääsu viisainfosüsteemile (VIS) terroriaktide ja muude raskete kuritegude vältimise, avastamise ja uurimise eesmärkidel. – ELT L 218, 13.08.2008, lk 129–136. 2 negatiivse otsuse korral viis aastat. Eelnõuga sätestatakse, et paberil menetlustoimik uid säilitatakse kuni viis aastat. See tähendab, et viisat menetleval asutusel jääb jätkuvalt valik kehtestada sisekord ja säilitada pabertoimikuid vähem aega. Pabertoimikute säilitamise tähtaeg hakkab kulgema ajast, mil isiku menetlust lõpetav viimane alusdokument on kantud viisa- registri infotehnoloogilisse andmekogusse. Paberil menetlustoimik koosneb viisaregistri põhi- määruse §-s 16 nimetatud alusdokumentidest. Isiku viisataotlus on paberil menetlustoimiku esimene alusdokument ja isiku paberil menetlus- toimiku säilitamise tähtaeg hakkab kulgema ajast, kui tema kohta tehakse viisa andmise või selle andmisest keeldumise otsus. Eelnõu § 1 punktiga 3 täiendatakse viisaregistri põhimäärust §-ga 231 ning sätestatakse logiandmete koosseis ja nende säilitamise tähtaeg. Logiandmetena säilitatakse päringu või kande tegija nimi ja isikukood, päringu või kande kuupäev ja kellaaeg, päringu eesmärk ning toimingu liik. See tähendab, et logiandmetest peab nähtuma vähemalt see, kes, millal, miks ja milliseid andmeid on viisaregis trist pärinud või viisaregistrisse kandnud. Kaitsepolitseiamet (edaspidi KAPO) on julgeolekuasutus, kelle koosseis on riigisaladus. Seega sätestatakse sarnaselt teiste viisaregistri põhimääruse sätetega, et logimisel arvestatakse riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses sätestatut ja logitakse päringu või kande teinud asutus. Viisaregistris ei tohi töödelda riigisaladusega kaitstud teavet. VIS-i määruse artikli 34 kohaselt kustuvad VIS-i logiandmed üks aasta pärast andmete säilitamise tähtaja möödumist ehk kõige kauem säilitatakse logiandmeid VIS-is 11 aastat (pärast viieaastase viisa kehtivusaja lõppu säilitatakse andmeid viis aastat ja logiand med säilivad üks aasta pärast säilitamise tähtaja lõppu). Eelnõu kohaselt säilivad logiandmed üks aasta pärast seda kui isikuandmete säilitamistähtaeg on möödunud. VIS-i tehtavate päringute ja kannete logimisel viisaregistris tuleb arvestada VIS-i määruse artikli 34 lõikes 1 ja VIS-i otsuse artikli 16 lõikes 1 sätestatud logiandmete koosseisu. VIS- i määrus on otsekohalduv ja neid sätteid ei kirjutata viisaregistri põhimäärusesse ümber, kuid sisult vastab viisaregistri põhimäärusesse sätestatav logiandmete koosseis VIS-i määruse artiklis 34 sätestatule. VIS-i otsusel ei ole tervikuna vahetut õigusmõju ning õigusselguse eesmärgil sätestatakse, et VIS-i otsuse alusel tehtavad päringud logitakse VIS-i otsuse artikli 16 kohaselt. 3. Eelnõu vastavus Euroopa Liidu õigusele Eelnõu kooskõla isikuandmete kaitse üldmääruse, VIS-i määruse, VIS-i otsuse ja viisaeeskirjaga on selgitatud seletuskirja punktis 2. 4. Määruse mõjud Sihtrühm: 1) Politsei- ja Piirivalveameti (edaspidi PPA), KAPO ja Välisministeeriumi ametnikud ning Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse (edaspidi SMIT) töötajad, kes vastutavad viisaregistris isikuandmete töötlemise nõuete täitmise eest; 2) viisataotlejad. Sotsiaalne, sealhulgas demograafiline mõju 3 Viisaregistris andmete säilitamist käsitatakse eraelu puutumatuse riivena. Konkreetse säilitustähtaja sätestamine aitab kaasa läbipaistvale andmetöötlusele ja seeläbi on muudatus e l positiivne sotsiaalne mõju. Küll aga ei ole mõju oluline, kuna praktikas juba rakendatakse VIS- i määruses toodud säilitustähtaega ja viisaregistris ei säilitata andmeid pikemalt kui VIS- i määruses sätestatud. Logide säilitamine tagab kooskõla andmekaitse põhimõtetega, eeskätt annab võimaluse kontrollida andmete töötlemise seaduslikkust. Mõju riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse korraldusele Eelnõu ei mõjuta kohaliku omavalitsuse töökorraldust ja sellel ei ole olulist mõju ka riigiasutuste töökorraldusele. PPA, KAPO, Välisministeerium ja SMIT peavad oma ülesanne te täitmisel arvestama säilitustähtajaga ning ei pea eraldi andmete säilitamise korda kehtestama , nagu on sätestatud kehtivas viisaregistri põhimääruses. Andmetöötlust logitakse ka täna ning oluline mõju puudub. Arvestades logiandmete koosseisu ei ole logide kustutamisel pärast kindlaksmääratud tähtaja möödumist olulist mõju. Logiandmetes säilitatakse mh avaliku võimu teostamise andmeid ning avalik teenistuja peab arvestama, et tema teenistusülesannete täitmise õiguspärasus on tagantjärgi kontrollitav. Mõju riigi julgeolekule ja välissuhetele Viisaregistri pidamise eesmärk on tagada avalik kord ja riigi julgeolek. Mida kauem säilitab riik andmeid, seda suuremad on võimalused kaitsta avalikku korda ja riigi julgeolekut, kuid seda suurem on ka riive eraelu puutumatusele. Siinkohal tuleb aga rõhutada viisataotleja erilist staatust: tal puudub põhiõigus saabuda liikmesriigi territooriumile ja ta peab viisa taotlemis e l arvestama, et tema isikuandmeid võib töödelda ka pärast tema viisa kehtivusaja lõppu. Küll aga peab isikuandmete säilitamise tähtaeg olema sätestatud õigusaktis ja VIS-i määrus annab viisavaldkonnas liikmesriikidele eeskujuks viieaastase säilitustähtaja, mida kohaldatakse eelnõuga ka nendele viisaregistris töödeldavatele andmetele, mida VIS-i ei edastata. Eesti viisapoliitika Schengeni hindamistel on soovitatud viia viisaregister vastavusse andmekaitsenõuetega. Säilitustähtaja sätestamine viisaregistri põhimääruses on üks osa selle soovituse täitmisest ja seega on eelnõul välissuhetele väike, kuid positiivne mõju. Mõju isikuandmete töötlemisele Säilitustähtaja sätestamisel ei ole andmesubjekti õigustele vahetut mõju. Isikuandme id töödeldakse jätkuvalt seaduses sätestatud alustel ehk isikuandmete töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt e tähenduses ning andmete töötlemise laad, ulatus, kontekst ega eesmärk isikuand me te kaitse üldmääruse artikli 35 lõike 1 tähenduses ei muutu. Edaspidi on andmesubjektil võima lik põhimäärust lugedes saada aru, kui kaua tema poolt taotluses esitatud andmeid töödeldakse ja et tema andmetega tehtavad toimingud logitakse. Andmekoosseisud ei muutu ning jätkuvalt on andmesubjekti andmed infotehnoloogiliste turvameetmetega kindlalt kaitstud. 5. Määruse rakendamisega seotud tegevused, vajalikud kulud ja määruse rakendamis e eeldatavad tulud Määruse rakendamiseks tuleb teha infotehnoloogilisi arendusi, mille maksumus on u 17 000 eurot. Kulud kaetakse SMIT-i eelarvesse viisaregistri hoolduskuludeks planeeritud vahendite st. 4 6. Määruse jõustumine Määrus jõustub 1. novembril 2023. aastal. Määruse jõustumise kuupäev on seotud infotehnoloogiliste arendustöödega. 7. Eelnõu kooskõlastamine, huvirühmade kaasamine ja avalik konsultatsioon Eelnõu esitatakse Vabariigi Valitsuse 13. jaanuari 2011. aasta määruse nr 10 „Vabariigi Valits use reglement“ § 6 lõike 1 kohaselt eelnõude infosüsteemi (EIS) kaudu kooskõlastamiseks Välisministeeriumile ja Justiitsministeeriumile ning arvamuse avaldamiseks PPA-le, KAPO-le, Andmekaitse Inspektsioonile ja SMIT-ile. 5