Vastus märgukirjale auditi „Riigi 2022. aasta raamatupidamise aastaaruande õigsus ja tehingute seaduslikkus“ tulemuste kohta Kaitseministeeriumi valitsemisalas

. ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 04.08.2023 Kehtib kuni 04.08.2028 dokumendi vastuvõtmine või allkirjastamine Alus: AvTS § 35 lg 2 p 2 Teabevaldaja: KAITSEMINISTEERIUM Pr Ines Metsalu-Nurminen Teie 14.07.2023 nr 2-1/80096/23 Riigikontroll [email protected] Meie 14.08.2023 nr 1.1-29/23/2596 Vastus märgukirjale auditi „Riigi 2022. aasta raamatupidamise aastaaruande õigsus ja tehingute seaduslikkus“ tulemuste kohta Kaitseministeeriumi valitsemisalas Austatud peakontrolör Oleme tutvunud märgukirjaga „Riigi 2022. aasta raamatupidamise aastaaruande õigsus ja tehingute seaduslikkus“ tulemuste kohta Kaitseministeeriumi valitsemisalas. Täname auditi läbiviijaid hea koostöö ja asjakohaste tähelepanekute ning soovituste eest. Edastame Kaitseministeeriumi, Kaitseväe ning Riigi Kaitseinvesteeringute Keskuse ühised vastused ja selgitused märgukirjas esitatud soovitustele. 1. Kaitseväes vajavad inventuuridega seotud tööprotsessid veel korrastamist Riigikontrolli soovitused Kaitseministeeriumi kantslerile: jätkata varade arvestuse ja inventeerimise tööprotsesside parandamisega, sealhulgas: • jätkata põhivara analüütilise registri DAX arendamist, et see vastaks Kaitseväe põhivara arvestuse ja inventeerimise vajadustele; • tagada, et inventuuri tegemise ajaks oleks kõikide varade reaalne asukoht inventuurilehtedel õige; • leida lahendus regulaarseks kaitseotstarbelise vara seisukorra hindamiseks, kui seda ei saa teha inventuuri käigus; • tõhustada sisekontrollisüsteeme, et tagada Kaitseväe kasutuskõlbmatute varade mahakandmine samal aastal, mil nende kasutuskõlbmatus tuvastati. Vastus: Põhivarade soetamise ja arvele võtmisega seotud protsesse vaadatakse üle ja täiendatakse ning mitmeid muudatusi on sisse viidud juba 2023. aasta jooksul. Kaitseväe põhivarade analüütilise registri ja riigi raamatupidamise põhivararegistri andmete regulaarseks võrdlemiseks arendatakse välja ärianalüütika lahendus, mis võimaldab lisaks registrite Sakala 1 / 15094 Tallinn / 717 0022 / [email protected] / www.kaitseministeerium.ee Registrikood 70004502 võrdlemiseks arendatakse välja ärianalüütika lahendus, mis võimaldab lisaks registrite võrreldavusele anda ajakohast infot inventuuride tulemuste, koguste, varade seisukorra või lugemata jäänud varade kohta. Oleme võtnud Riigikontrolli soovitusi arvesse ja alustanud töörühmas inventeerimise korralduse uuendamise projekti, mille käigus täpsustame seniseid protsesse ja digitaliseerimise inventeerimise protsessi. 2. Jätkuvalt esines Kaitseministeeriumi valitsemisala asutuste sisekontrollisüsteemis mitmeid puudusi, sh eelkõige selliseid, mis mõjutavad Kaitseväe varade ja majandamiskulude arvestust Riigikontrolli soovitused Kaitseministeeriumi kantslerile: • Täiendada Riigi Kaitseinvesteeringute Keskusel koostöös Kaitseväega sisekontrolli protsesse selliselt, et kaupade ja teenuste Kaitseväes vastuvõtmise dokumendid säilitatakse ja tehakse RKIKile kontrolliks kättesaadavaks viisil, mis võimaldab veenduda, millal ja millises koguses kaup vastu võeti ning kes selle vastuvõtmise eest vastutas. • Tagada, et Kaitseväe kaupade vastuvõtuga tegelevatele töötajatele korraldatakse teabepäev, kus jagatakse infot elektroonsete dokumentide käitlemise kohta ja tutvustatakse vara vastuvõtu dokumentidele kehtestatud nõudeid. • Täiendada tööprotsesse, et tagada varade kohene ja kiire arvelevõtt arvestusregistrites ning seda eriti juhtudel, kui vara saadakse ettemakse arvelt. • Tõhustada töökorraldust, nii et ostuarvete kooskõlastamisel veendutakse kauba kättesaamise või omandiõiguse saamise dokumentide olemasolus ning kontrollitakse nende vastavust lepingu tingimustele, et oleks tagatud majandustehingute õige kajastamine raamatupidamises. • Tõhustada tööprotsesse selliselt, et pärast omandiõiguse üleminekut võetakse kaubad arvele selleks ette nähtud lattu ja oleks tagatud kontroll nende üle. • Tagada, et Riigi Kaitseinvesteeringute Keskusel oleks ülevaade, mille eest on makstud, sh mis ulatuses on tehtud ettemakseid ja mis on kätte saadud. Vastus: Arvestame Riigikontrolli soovitustega. RKIKis on juba uuendatud varade arvelevõtu protsesse, DAXi kasutajatele toimuvad regulaarsed koolitused. Töötajate teadlikkust on tõstetud kauba omandiõiguse ülemineku, tarnedokumentide ning ettemaksude arvestusega seotud protsesside osas. Kavas on Kaitseväe ja Riigi Kaitseinvesteeringute Keskuse koostöös luua menetlustähtaegade töökorralduslik juhend. 3. Endiselt on majandamiskuludes kajastatud kulutusi, mis peaksid olema arvestatud põhivara soetusmaksumuses, ja põhivarana kajastatud majandamiskulu Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: kajastada tehingud raamatupidamises ja eelarve täitmises nende majanduslikust sisust lähtudes, et anda asutuste majandustehingutest õige ülevaade. Vastus: Nõustume Riigikontrolli soovitusega. Vigade vältimiseks ja töötajate teadlikkuse tõstmiseks korraldatakse sisekoolitusi. 4. Muud põhivara ja majandamiskulude tehingute auditeerimisel tuvastatud vead Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: tagada, et Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus ei kasutaks oma eelarvelisi vahendeid ega kajastaks oma majandamiskuludes kulusid, mis ei ole seotud tema majandustegevusega. 2 (3) Vastus: Nõustume ja arvestame Riigikontrolli soovitusega jälgida eelarvevahendite sihipärast kasutamist. Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: tagada, et erineva kasutuseaga varad võetakse arvele eraldi varaobjektidena ning vara komponentide väljavahetamisel võetakse väljavahetatud osa soetusmaksumuse hindamisel arvesse kõiki olulisi asjaolusid. Vastus: Nõustume ja arvestame Riigikontrolli soovitusega, RKIK tõhustab protsesse ning korraldab töötajate teadlikkuse suurendamiseks sisekoolitusi. 5. RKIKi peadirektor kinnitas käskkirja, millega määrati 2022. aasta kulujuhid ja nende vastutus kuludokumentide kontrolliks ja kinnitamiseks 2022. aasta novembris ning see kehtib tagasiulatuvalt alates 2022. aasta jaanuarist Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: tagada, et Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus määraks kulujuhid ja nende vastutuse enne kuludokumentide kontrollimise ja kinnitamise vajaduse tekkimist. Vastus: Nõustume ja arvestame Riigikontrolli soovitusega asutuse kulujuhtide õigeaegse määramise vajalikkuse kohta. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kusti Salm Kantsler Inga Urke 717 0175 [email protected] 3 (3)