töökorraldus

KÄSKKIRI 06.07.2018 nr 23 Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse töökorralduse reeglite kinnitamine Sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 11.10.2016 käskkirja nr 104 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse moodustamine“ lisaga 1 kinnitatud “Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse“ punkti 25 alapunkti 5 alusel kinnitan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse töökorralduse reeglid koos lisadega. (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Reinhold  TERVISE JA HEAOLU INFOSÜSTEEMIDE KESKUSE TÖÖKORRALDUSE REEGLID Sisukord 1 Töökorralduse reeglite eesmärk ja rakendusala .................................................................. 2 2 Üldised käitumiseeskirjad ................................................................................................ 2 3 Arvutitöökoht ja infosüsteemid ......................................................................................... 3 4 Tööle võtmine ................................................................................................................ 4 5 Tööülesannete andmine ja kohustuste täitmine .................................................................. 4 6 Töökorraldus .................................................................................................................. 5 7 Erikohustused ................................................................................................................ 7 8 Õigused ......................................................................................................................... 9 9 Töösuhte lõppemine ...................................................................................................... 11 Lisa 1. Nõupidamiste ruumide kasutamine ............................................................................. 12 Lisa 2. Käitumisjuhised e-posti ja mobiilsete andmekandjate kasutamisel ................................. 12 Lisa 3. Käitumisjuhised töötajatele korruptsiooni ja kõrvaltegevuse korral ................................. 14 Lisa 4. Kommunikatsioonijuhend .......................................................................................... 17 1 Töökorralduse reeglite eesmärk ja rakendusala 1.1 Töökorralduse reeglid reguleerivad Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (TEHIK) töökorraldust ja sätestavad käitumisjuhised kõikidele TEHIKu töötajatele ning praktikantidele (edaspidi koos töötaja). 1.2 Töökorralduse reeglitega reguleerimata küsimustes lähtutakse õigusaktidest ning TEHIKu juhenditest ja kordadest, samuti üldkehtivatest moraali- ja käitumisreeglitest. 1.3 Töökorralduse reeglid on kättesaadavad kõigile töötajatele TEHIKu dokumendihaldussüsteemis (edaspidi: DHS) ja siseveebis. 1.4 Töökorralduse reegleid tutvustatakse töötajale tööle asumisel ning praktikantidele praktikale asumisel. Töökorralduse reeglid edastab personalikonsultant tutvumiseks DHS kaudu ja töötaja poolt kooskõlastatuks märkimine võrdsustatakse tutvustamisega allkirja vastu. Töökorralduse reeglite muutmisel esitatakse muudatuse eelnõu tutvumiseks vähemalt kaks nädalat enne töökorralduse reeglite kinnitamist. 2 Üldised käitumiseeskirjad 2.1. Üldised käitumiseeskirjad on TEHIKu töötajatele täitmiseks kohustuslikud. 2.2. Iga töötaja esindab TEHIKut ja kujundab oma käitumisega asutuse mainet. Töötaja 2.3. peab hoiduma tegudest, mis võivad kahjustada TEHIKu mainet, huve või vara. 2.4. Töötaja tegutseb vastavalt õigusaktidele ja kasutab talle antud volitusi üksnes eesmärgil, milleks need on antud. 2.5. Töötaja suhtleb kolleegide ja klientidega üldiseid viisakus- ja käitumisnorme järgides. Töötaja lähtub aususe põhimõttest, vältides sõnade, mõtete ja tegude vasturääkivusi. 2.6. EHIKu väärtused, mida on kohustatud järgima kõik töötajad, on kirjeldatud siseveebis. 2.7. Töötaja hoiab korras oma tööalase dokumentatsiooni, töökoha ja töövahendid. 2.8. Töötajal on võimalus tööalaste kokkusaamiste ja nõupidamiste korraldamiseks kasutada TEHIKu nõupidamiste ruume, mille kasutamist reguleerib töökorralduse reeglite lisa 1. 2.9. TEHIKu e-posti aadressi ja mobiilsete andmekandjate kasutamise reegleid reguleerib töökorralduse reeglite lisa 2. 2.10. Töötaja on kohustatud enda tööülesannete täitmisel rakendama Sotsiaalministeeriumi ja selle valitsemisala infoturbepoliitikat ning selle alamdokumente. 2.11. Töötaja on kohustatud jälgima infoturbeosakonna poolt antud suuniseid informatsioonivahetuse turvalisuse tagamiseks. 2.12. Töötaja on kohustatud teatama koheselt kasutajatoe ja seiretalitusele [email protected] tekkinud või tekkida võivatest tõrgetest arvutivõrgu või infosüsteemide, info- ja kommunikatsioonitehnoloogiliste (IKT) vahendite, sh mobiilsete salvestusseadmete, töös. 2.13. Töötaja väldib tööülesannete täitmisel huvide konflikti ja korruptsiooniohu tekkimist. Täiendavat informatsiooni on võimalik leida ka www.korruptsioon.ee. 2.14. Töötajal on õigus tegeleda väljaspool töökohustusi mis tahes muu tegevusega, kui see ei ole seadusega keelatud ja järgitakse toimingupiiranguid. Toimingupiirangud on reguleeritud korruptsioonivastases seaduses (KVS § 11). Töötajate  kõrvaltegevuse põhimõtted, kõrvaltegevusest teavitamine, kõrvaltegevuse taotluse menetlemine on reguleeritud töökorralduse reeglite lisas 3. 2.15. Tööandja ei luba tööle või kõrvaldab töölt selgelt alkoholi-, narkootilises või toksilises joobes või psühhotroopse aine olulise mõju all oleva töötaja. Töötajale ei maksta tasu aja eest, mil ta oli töölt kõrvaldatud eelnimetatud põhjustel. 2.16. Tööalased konfliktid ja arusaamatused lahendatakse läbirääkimiste teel. Tööalaste probleemide ilmnemisel tuleb töötajal esmajärjekorras pöörduda oma vahetu juhi poole, esitades seejuures omapoolsed ettepanekud probleemi või konkreetse olukorra lahendamiseks. 3. Arvutitöökoht ja infosüsteemid 3.1. Arvutitöökoha ja infosüsteemide kasutamine on lubatud vaid tööülesannete täitmiseks. TEHIKu internetiteenust on lubatud kasutada isiklikuks otstarbeks, kui see ei ole vastuolus ega kahjusta asutuse huve. 3.2. Andmete töötlemisel või transportimisel vastutab andmete turvalisuse eest andmete valdaja. 3.3. Arvutitöökoht tuleb paigutada nii, et volitamata isikul ei oleks võimalik näha ekraanil kuvatavaid andmeid, samuti tuleb välistada arvuti kasutamine teise isiku poolt. Keelatud on jätta järelevalveta arvutitöökohta või IKT vahendid, andmekandjaid (sh dokumente) kohtadesse, kus on oht nende varastamiseks või volitamata isikute valdusesse sattumiseks. Arvutitöökohal peab olema parooliga kaitstud ekraanilukk, mis rakendub automaatselt, kui seadet ei ole 10 minuti jooksul kasutatud. 3.4. Kõik arvutitöökoha ja infosüsteemi kasutamisega kaasnevad kasutamisõigused ja - piirangud on personaalsed ja neid ei ole lubatud anda kasutamiseks teisele isikule ega kasutada teise kasutaja kasutamisõiguseid. 3.5. Infosüsteemi kasutaja ei tohi tekitada teistele kasutajatele oma tegevusega või tegevusetusega kahju ega seada ohtu infosüsteemide ja sealolevate andmete turvalisust. 3.6. Töötaja vastutab oma tehtud toimingute ja sisestatud andmete õigsuse eest infosüsteemides. 3.7. Kõik töötaja kasutajakonto toimingud salvestatakse ning nende õiguspärasuse üle teostab järelevalvet infoturbeosakond. 3.8. Töötajal on keelatud juurdepääsupiiranguga andmete salvestamiseks või edastamiseks kasutada TEHIKu väliseid infosüsteeme. Mobiiltelefone kasutatakse juurdepääsupiiranguga andmete salvestamiseks või edastamiseks vastavalt kehtivale mobiilseadmete kasutamise korrale, mis on kättesaadav siseveebis. 3.9. Töötajal on keelatud infosüsteemidest andmete kopeerimine mittetööalasel eesmärgil. 3.10. Juurdepääsupiiranguga andmete printimisel, paljundamisel ja skaneerimisel ei tohi jätta seadmes olevaid andmeid järelevalveta. Väljaprinditud, paljundatud või skaneeritud andmed tuleb viivitamatult pärast tegevuse lõpetamist seadmest eemaldada. Leides ühiskasutatavast seadmest sinna unustatud juurdepääsupiirangu märgistusega dokumendi, tuleb see edastada omanikule või hävitada, kui omanikku ei õnnestu tuvastada. 4. Tööle võtmine 4.1. Töötajaga sõlmib ja lõpetab töölepingu direktor. Tööleping sõlmitakse elektrooniliselt ning allkirjastatakse digitaalselt. 4.2. Tööle asuja esitab personalikonsultandile e-posti teel üldjuhul hiljemalt nädal enne tööle asumist diplomist koopia vajaliku hariduse kohta. Lisaks täidab töötaja personalikonsultandi poolt talle e-posti teel edastatud isikuankeedi. 4.3. Iga töötaja määrab ise omale maksuvaba tulu suuruse võttes arvesse enda kõiki sissetulekuid. Maksuvaba tulu suurust on võimalik muuta palgaarvestusperioodile eelneva kuu hiljemalt 20ndal kuupäevaks riigitöötaja iseteenindusportaalis. 4.4. Personalikonsultant veendub, et töötaja tööle lubamisel on esitatud ja vormistatud kõik vajalikud dokumendid ja vormistab tööle asumise, loob DHSis töötaja isikutoimiku ja dokumentide seosed isikutoimikuga. Personalikonsultant edastab Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) personaliarvestajale uue töötaja andmed üldjuhul viis tööpäeva enne Töötaja tööle asumist. 4.5. Töötaja otsene juht vastutab töökirjelduse koostamise eest enne töötaja tööle asumist. 4.6. Personalikonsultant saadab enne uue töötaja tööle asumist e-kirja tööle asumise kuupäeva, töötaja nime ja struktuuriüksusega [email protected], [email protected], sekretärile, varahaldurile, töötaja otsesele juhile ja kasutajatoe ja seiretalituse juhile. Kasutajatoe ja seiretalitus väljastab töö tegemiseks vajalikud ligipääsud, tööülesannete täitmisel kasutatava e-posti aadressi ([email protected]), e-postiga seotud elektroonilise kalendri ning vajadusel telefoninumbri ja muu tööks vajaliku vara vastavalt kehtivale korrale. Otsene juht tellib vajadusel arvutitöökoha erivarustuse. 4.7. Infoturbeosakond väljastab uuele töötajale tööruumidesse sisenemiseks läbipääsukaardi ja valvestuskoodi ning tutvustab infoturbe ja tuleohutusega seotud kordi ja isikuandmete kaitse seadusest tulenevaid nõudeid, töötaja fikseerib tutvumise DHSis. 4.8. Vahetu juht korraldab uuele töötajale töökoha ettevalmistamise ja võtab töötaja esimesel päeval vastu. 4.9. Kõikidele töötajatele rakendatakse üldjuhul 4-kuulist katseaega, katseaja kestus fikseeritakse töölepingus. 4.10. Sekretär lisab uue töötaja kontaktid ja töökirjelduse TEHIKu siseveebi (vähemalt e- posti aadress ja töökoha asukoht). 4.11. Töökeskkonnaspetsialist tutvustab töötajale tööohutusalaseid eeskirju ja kordi, tutvumine fikseeritakse DHSis. 4.12. Võlaõiguslike lepingute alusel töötavate isikute ja praktikantide läbipääsukaardi andmise otsustab TEHIKu infoturbeosakonna juhataja. Vastavad õigused saanud isik peab järgima TEHIKu töövahendite ja –ruumide kasutamise reegleid. 5. Tööülesannete andmine ja kohustuste täitmine 5.1. Töötaja tööülesanded on kindlaks määratud töölepingus, tööjuhendis, osakonna põhimääruses ja muudes töökorraldust reguleerivates dokumentides. 5.2. Töötaja täidab oma töökohustusi täpselt, õigeaegselt ja kohusetundlikult, reeglina iseseisvalt ja ilma erikorraldusteta. Töötaja teatab vahetule juhile viivitamatult  asjaoludest, mis takistavad tööülesannete täitmist ja mille kõrvaldamine pole töötaja pädevuses. 5.3. Töötaja jälgib osakonnale kehtestatud tööülesandeid (tööplaani, olulisi kokkuleppeid, nende täitmise tähtaegu jm) ning osaleb arenguvestlusel ja koolitustel, mis on talle ette nähtud. 5.4. Töötaja täidab kooskõlastatult vahetu juhiga kõrgemalseisva juhi ühekordseid seaduspäraseid tööalaseid korraldusi, mis on vajalikud sujuva tööprotsessi jätkamiseks. 5.5. Töötaja täidab ajutiselt kõrgemalseisva juhi antud ülesandeid, mis ei kuulu tema tööülesannete hulka, kuid nende ülesannete täitmine on asutuses vajalik loodusõnnetuse tagajärgede kiireks kõrvaldamiseks või õnnetusjuhtumi, vara hävimise või riknemise kiireks ärahoidmiseks, välja arvatud juhul, kui ülesande täitmine on töötajale tervise tõttu vastunäidustatud või ei vasta tema võimetele. 5.6. Töötajal on õigus nõuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis korralduse andmist, kui suulise korralduse sisu ei ole arusaadav või on alust kahelda korralduse seaduslikkuses. Korraldust tuleb täita, välja arvatud juhul, kui korralduse täitmine on seaduse vastane, tervisele vastunäidustatud, eeldab eriharidust ja töökogemust, teadmisi ja oskusi, mida ei ole töötajalt seadusest või seaduse alusel antud õigusaktidest või tööjuhendist tulenevalt nõutud. 5.7. Tööalastele eksimustele järgnevalt annab töötaja endapoolsed selgitused vahetule juhile e-kirja teel, millele järgneb vahetu juhiga juhtumi analüüs ühe kuu jooksul arvates eksimuse tuvastamisest. 5.8. Töötaja kohustub teavitama muudatustest isikuandmetes (ees- ja perekonnanimi, kontaktaadress, haridustase jne) personalikonsultanti hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast andmete muutust. Pangakonto kasutaja nime muutmisest teavitab töötaja personalikonsultanti viivitamatult pärast selle muudatuse jõustumist. 5.9. Töötaja lähtub kolleegide, koostööpartnerite ja klientidega suhtlemisel sise- ja väliskommunikatsiooni põhimõtetest, mis on reguleeritud töökorralduse reeglite (lisa 4). 6. Töökorraldus 6.1. Töö ja puhkeaeg 6.1.1. TEHIKus on üldjuhul kahe puhkepäevaga viiepäevane 40-tunnine töönädal. Esmaspäevast neljapäevani on tööpäeva pikkus 8 tundi ja 15 minutit ning reedel 7 tundi. Tööaja algus ja sellest tulenev lõpp lepitakse kokku vahetu juhiga. Tööpäev algab ajavahemikus 8.00–9.00 ning lõppeb esmaspäevast neljapäevani ajavahemikus 16.45–17.45 ja reedel kell 15.30–16.30. 6.1.2. Kasutajatugi töötab vastavalt kliendi vajadustele ja tööajakavale esmaspäevast pühapäevani, sh ka riiklikel pühadel. 6.1.3. Lõunavaheaeg puhkamiseks ja einestamiseks on 30 minutit, mida kasutatakse üldjuhul ajavahemikus 11.00-st 14.00-ni. Lõunavaheaega ei arvestata töötaja tööaja hulka. 6.1.3.1. Lisaks lõunavaheajale on Töötajal õigus tööpäeva jooksul kahele 15-minutilisele tööaja hulka arvatavale vaheajale (üks enne ja teine pärast lõunat). Lisapauside kasutamata jätmine ei lühenda tööaega. 6.1.3.2. Töötajale, kelle tööülesannete hulka kuulub töötamine kuvariga (vähemalt 50% tööajast), kasutab 5-10 minutit puhkepausi iga kuvariga töötatud tunni kohta. 6.1.4. Uusaastale, Eesti Vabariigi aastapäevale, suurele reedele, võidupühale ja jõululaupäevale vahetult eelnevat tööpäeva lühendatakse kolme tunni võrra. Tööajakava alusel töötavatele töötajatele ei laiene tööpäeva lühendamine suurele reedele eelnevalt. 6.1.5. Vajadusel kasutatakse summeeritud tööaja arvestust, mille arvestusperioodi pikkus on kuni 4 kuud.  6.1.6. Töötajad on kohustatud esimesel võimalusel teavitama vahetut juhti oma ajutisest töövõimetusest või muul mõjuval põhjusel eemal viibimisest ja eemalviibimise eelduslikust kestusest ning kajastama selle võimalusel enda Microsoft Outlooki kalendris. Vahetu juht teavitab töötaja vähemalt 1-päevasest eemal viibimisest personalikonsultanti, kes edastab info viivitamatult RTK-le. Võimaluse korral tuleb teavitada ka ajutise töövõimetuse arvatavast kestusest. 6.1.7. Pärast ajutist töövõimetust tööle naasnuna teavitab töötaja sellest vahetut juhti ja personalikonsultanti, kes edastab info viivitamatult Riigi Tugiteenuste Keskusele. 6.1.8. Tööpäeva kestel töölt lühiajaline eemalolek arvatakse tööaja hulka, kui selles on vahetu juhiga eelnevalt kokku lepitud. 6.1.9. Kõik töötajad teevad üksteisele nähtavaks ja täidavad elektroonilist Microsoft Outlook kalendrit tööaja planeerimise kohta. Kalendrisse märgitakse vähemalt: 6.1.9.1. tööajal tööülesannete täitmisest planeeritult eemal viibimine (sõltumata eemal viibimise aja pikkusest ja põhjusest), kus töötaja teab, et ta ei ole teistele kättesaadav (näiteks lõuna, koosolek, seminar, koolitus, arsti juures käik jne); 6.1.9.2. koosolekul osalemine jm hõivatus, sh keskendumist vajava ja häirimist vältiva tööülesande täitmine; 6.1.9.3. tavapärasest erinev tööaeg. 6.1.10. Kalendrisse märgitakse eemal viibimise põhjus, sh tööülesanne, mille täitmise tõttu eemal viibitakse. Vahetu juhiga kokkulepitud aeg eraelulisteks toiminguteks täpsustust ei nõua. 6.1.11. Töötajal on kokkuleppel vahetu juhiga võimalik võtta tööpäevade arvelt vabad päevad töötasu säilitamisega järgmiselt: 6.1.11.1. tervislikel põhjustel 3 tervisepäeva kalendriaasta, esimesel tööaastal proportsionaalselt töötatud ajaga. Tervisepäeva võtmisest tuleb lisaks vahetule juhile teavitada ka personalikonsultanti, kes edastab info RTK-le; 6.1.11.2. kõrgkooli lõpetamisel üks päev; 6.1.11.3. 1. klassi mineva lapse lapsevanemal koolialguse aktuse päeval; 6.1.11.4. lähedase matuste korraldamiseks 3 päeva. 6.1.12. Tööaja arvestuse aluseks oleva info edastamise eest personalikonsultandile vastutab töötaja vahetu juht. 6.2. Kaugtöö 6.2.1. TEHIK võimaldab vastavalt töö iseloomule osalist kaugtööd. 6.2.2. Kaugtöö on töötaja töötamine väljaspool tavapärast töötamise kohta, olles tööülesannete täitmiseks kättesaadav IKT vahendite kaudu. Töötaja peab olema tööajal kättesaadav telefoni ja e-posti teel ning tema distantsilt töötamine ei tohi takistada kolleegide tööd. 6.2.3. Kaugtööl ei ole lubatud kasutada TEHIKule mittekuuluvat arvutitöökohta. Kaugtöö arvutitöökoha turvalisuse eest vastutab töötaja. 6.2.4. Kaugtööl arvuti, arvutivõrkude ja infosüsteemide kasutamine: 6.2.4.1. töötaja kasutab kaugtööl töö tegemiseks tema valdusesse antud tööandja sülearvutit; 6.2.4.2. arvutitöökoht peab olema varustatud viimaste turvauuendustega ja aktiveeritud reaalajas töötava viirusetõrje vahendiga; 6.2.4.3. arvutitöökoha asukoht ei tohi võimaldada kõrvalistel isikutel jälgida arvutiekraanil toimuvat; 6.2.4.4. aaugtöö lõpetamisel tuleb sulgeda kõik kasutatud infosüsteemid, rakendused, sh veebilehitsejad, lülitada arvuti välja ja võtta kasutusele kõik meetmed välistamaks  teabe ning mobiilsete andmekandjate sattumist võõrastesse kätesse. 6.2.5. Kaugtöö tegemine lepitakse vahetu juhiga eraldi kokku. Vahetu juht, kelle alluv taotleb kaugtöö tegemise võimalust, peab enne kaugtöö tegemise võimaluse andmist veenduma, et konkreetse töökoha ülesanded on väljaspool tavapärast töötamise kohta täidetavad. 6.2.6. Kaugtöö võimaldamiseks ei ole TEHIK kohustatud tegema töötaja heaks lisatöid nagu tehnika seadistamine või võrgu häälestamine. See on töötaja isiklik kohustus. 6.2.7. TEHIK ei hüvita üldjuhul kaugtööga kaasnevaid lisakulutusi, v.a. kui selle kulu hüvitamise on enne kulu tekkimist kooskõlastanud vahetu juht, üldosakonna juhataja ning kinnitanud direktor. 6.2.8. Hüvitatavad kulud on eelkõige eeleval kokkuleppel toimunud töövahendite soetamise kulud. Võimalusel kasutab töötaja kaugtöö tegemiseks TEHIKu poolt võimaldatud vahendeid (sh kontoritarbed). 6.2.9. Kaugtööl töötamisel, on töötaja kohustatud tagama kaugtöökoha turvalisuse ja andmekaitse nõuete täitmise samaväärselt TEHIKu tööruumide tingimustele ja kooskõlas TEHIKu infoturbekorraldusega. 6.2.10. Töötaja on kohustatud märkima kaugtööl viibimise aja enda Microsoft Outlooki kalendrisse. 6.3. Töölähetus 6.3.1. Lähetuse liigid on tööalane riigisisene- ja välislähetus ning riigisisene koolituslähetus ja välis-koolituslähetus. 6.3.2. Lähetuse ajal säilitatakse töötajale töökoht ja tagatakse töötasu. Lähetusse sõitmise aega rahaliselt ei hüvitata, v.a. juhul, kui see langeb tööajale. 6.3.3. Lähetusse ei saa saata puhkusel või ajutisel töövõimetuslehel olevat töötajat. Töötaja, kes on rase või kasvatab alla kolmeaastast või puudega alaealist last, võib töölähetusse saata üksnes tema nõusolekul. Kui lähetusse mineku tõttu tekib vajadus muuta puhkuse ajakavas puhkuse aega, muudetakse seda vastavalt poolte kokkuleppele Riigitöötaja Iseteenindusportaalis (RTIP). RTIP ja selle kasutusjuhendid on kättesaadavad veebiaadressil www.riigitootaja.ee. 6.3.4. Töötaja on kohustatud seadistama enda Microsoft Outlooki saabuvale e- postile lähetuse ajaks automaatvastuse eemal viibimise kohta ja märkima eeldusliku aja, millal ta vastab saabunud e-kirjale, kui lähetus ei võimalda e-posti töötlemist jooksvalt. Vajadusel märgib töötaja automaatvastuses talle määratud asendaja kontaktandmed. 7. Erikohustused 7.1. TEHIKu vara kasutamine 7.1.1. Töötaja on kohustatud tema valdusesse antud vara kasutama ja majandama heaperemehelikult, tutvuma vara tootjapoolsete juhenditega ning jälgima hooldus- ja remondi soovitusi. 7.1.2. Töötaja on kohustatud esimesel võimalusel teavitama vahetut juhti e-posti teel, kui tema kasutuses olev TEHIKu vara on saanud kahjustada või hävinud. 7.1.3. TEHIKu vara kolimine tuleb eelnevalt kooskõlastada infoturbeosakonnaga. 7.1.4. Kui töötaja on tahtlikult kahjustanud TEHIKu vara, vastutab ta kogu tekitatud kahju eest. 7.1.5. Kui töötaja on tekitanud TEHIKu varale kahju hooletuse või raske hooletuse tõttu, vastutab ta tekitatud kahju eest ulatuses, mille määrab tööandja iga juhtumi puhul individuaalselt. Hüvitamiskohustuse määramisel arvestatakse: 7.1.5.1. süü vormi ja selle tagajärgede raskust; 7.1.5.2. töötajale antud juhiseid vara kasutamiseks;  7.1.5.3. töötingimusi; 7.1.5.4. töö iseloomust tulenevat riski; 7.1.5.5. senist käitumist; 7.1.5.6. TEHIKu mõistlikult eeldatavaid võimalusi kahjude vältimiseks ja kindlustamiseks. 7.2. Töö- ja tuleohutuse üldjuhised 7.2.1. Töökohad kujundatakse ja sisustatakse selliselt, et on võimalik vältida tööõnnetusi ja tervisekahjustusi ning säilitada töötaja töövõime ja heaolu. Kaugtööd tehes peab töötaja kujundama ja sisustama oma töökoha selliselt, et tema töövõime ja heaolu oleksid tagatud. 7.2.2. Tuleohutusnõuded kehtestatakse ja evakuatsiooniskeemid koostatakse tööruumide rendileandja poolt vastavates juhendites. Juhendid peavad asuma kõigile töötajatele kättesaadavas kohas. Tuleohutuse üldised nõuded reguleeritakse TEHIKu hoone tulekahju korral tegutsemise plaanis, mis asub siseveebis. 7.2.3. Tööle asumisel toimub töötajale töötervishoiu, tööohutuse ja tuleohutuse nõuete ning evakuatsiooniskeemi ja –teede tutvustamine vastavalt töötervishoiu ja tööohutuse korraldusele TEHIKus. 7.2.4. Tööohutuse, esmaabi ja tuleohutuse eest vastutavad töötajad on määratud TEHIKu direktori käskkirjaga. 7.2.5. Töötaja täidab oma tööülesandeid selliselt, et tema töö ei ohustaks tema enda ega teiste elu ja tervist ega saastaks keskkonda. 7.2.6. Tööandjal on õigus paigaldada asutuse ruumidesse videovalvesüsteemi ja kehtestada TEHIKu ruumides erinevate sisenemisreeglitega turvatsoonid. 7.2.7. Esmaabikapid koos esmaabivahenditega asuvad kontoris nõuetekohaselt märgistatud ja kergesti juurdepääsetavas kohas. Esmaabivahendite asukoha juures on esmaabi andmiseks väljaõppe saanud töötaja nimi ning telefoninumber abi kutsumiseks (112). 7.2.8. Õnnetuse korral antakse esmaabi kohapeal selleks väljaõppe saanud töötajate poolt ning vigastatu või haigestunu toimetatakse koju või raviasutusse. 7.2.9. Suitsetamine ei ole lubatud TEHIKu tööruumides ja TEHIKu büroohoone peaukse ees. 7.2.10. Tööruumides on keelatud: 7.2.10.1. kasutada lahtist tuld; 7.2.10.2. tarvitada alkohoolseid jooke, v.a lahja alkohol etiketi osana (pidulikud sündmused, väliskülalised, -visiidid jms); 7.2.10.3. kasutada mittetöökorras elektrilisi seadmeid; 7.2.10.4. tõkestada väljapääsud mööbli, töövahendite, paberivarude vm takistustega. 7.2.11. Tööruumist lahkumisel tuleb kustutada tuled, sulgeda aknad ja lukustada uksed, lülitada välja elektriseadmed (nt radiaator, soojapuhur, ventilaator, raadio jms) ning eemaldada elektrivõrgust mobiiltelefoni akulaadija jmt seadmed. 7.2.12. Enne tööruumide valvestamist tuleb veenduda, et tööruumides ei viibi isikuid. 7.2.13. Õnnetuse, tulekahju, varguse või vandalismiakti korral peab töötaja võtma viivitamatult tarvitusele abinõud (sh teatama häirekeskusele telefoninumbril 112) selle tõkestamiseks ja/või tagajärgede likvideerimiseks, kui see ei ohusta töötaja enda elu või tervist. 7.3. Teenust osutavate isikute ja külaliste viibimine TEHIKu ruumides 7.3.1. Hooldus- ja koristusteenuseid teostavate töötajate hoones viibimine lepitakse kokku teenuse osutajaga sõlmitavas lepingus või eraldi kokkulepete alusel. Leping peab sisaldama kohustust hooldustöid teostava firma poolt üldkehtivate eeskirjade ja direktiivide järgimist. Hooldustehnikutele tööde ajaks antud sissepääsu- ja juurdepääsuõigused  ei tohi olla suuremad, kui töödeks hädavajalik. Pärast tööde lõppu tuleb need õigused tühistada. 7.3.2. Sekretäri olemasolul kontoris juhatab töötaja juurde saabunud külalise külastatava juurde sekretär või kutsutakse külastatav külalisele vastu. Sekretäri eemalviibimisel korraldab iga töötaja tema juurde saabunud külalise vastuvõtmise ise. Külalise saabumine fikseeritakse külalisteregistris. 7.3.3. Külalisi saadab hoones viibimise ajal töötaja, kellele külaline on saabunud, saatjata võõraste inimeste liikumine TEHIKu ruumides ei ole lubatud. 7.4. TEHIKu ruumides väljaspool tööaega viibimise tingimused ja kord 7.4.1. TEHIKu tööruumides, kuhu on paigaldatud valvesignalisatsioon, peab iga signalisatsiooni sisse- ja väljalülitamise teostama vastavalt ruumides kehtivale korrale. Töötaja veendub enne signalisatsiooni sisse lülitamist, et tööruumides ei ole teisi töötajaid. 7.4.2. Töötaja, kelle süü tõttu tekkis signalisatsiooni häire, teavitab sellest koheselt infoturbespetsialisti, kes teavitab turvafirmat, et häirega seotud väljakutsele ei pea reageerima. Teavitamata jätmisel kannab häirega seotud kulud häire põhjustanud töötaja. Kulud tuleb häire põhjustanud isikul hüvitada ka juhul, kui häire tekkis tema tööruumis lahti unustatud akna või ukse tõttu. 8. Õigused 8.1. Töötasu ja haigushüvitis 8.1.1. Töötasu makstakse vastavalt õigusaktidele ning töölepingus ettenähtud suuruses ja tingimustel. 8.1.2. Töötasu arvestusperiood on üks kalendrikuu. 8.1.3. Tööandja ja töötaja võivad kokku leppida, et töötaja teeb tööd üle kokkulepitud aja (ületunnitöö), mis üldjuhul hüvitatakse vaba aja andmisega. 8.1.4. Ületunnitöö on üle kokkulepitud aja töötamine, mida tehakse kas poolte kokkuleppel või tööandja ühepoolsel nõudmisel, kui see on põhjendatud erakorralise või ajutise olukorraga, töölepingu seaduses sätestatud tingimustel ja korras. 8.1.5. Erakorraliseks ja ajutiseks loetakse juhtumeid, kui: 8.1.5.1. ilmnevad olulised tööd takistavad probleemid infosüsteemide toimimisel; 8.1.5.2. töö tegemata jätmisel on reaalne oht TEHIKU varale kahju tekkimisel; 8.1.5.3. loodusõnnetuse ennetamiseks või selle tagajärgede kiireks kõrvaldamiseks; 8.1.5.4. ajutiselt äraoleva töötaja asendamiseks, kelle asendamise kohustus ei ole määratud töötaja ametijuhendis. 8.1.6. Töötasu kantakse töötaja pangakontole üks kord kuus hiljemalt kuu viimasel tööpäeval. Töötaja teatab oma soovist muuta tema töötasu pangakontot personalikonsultandile hiljemalt 7 tööpäeva enne palgapäeva kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 8.1.7. Töötasust maksuvaba tulu maha arvestamise aluseks on töötaja poolt isikuankeedis näidatud andmed. Maksuvaba tulu mahaarvamise aluseks on lisaks ka töötaja poolt RTIP esitatavad avaldused. 8.1.8. Haigushüvitist maksab TEHIK töötaja haigestumise või vigastuse teise kuni kaheksanda päeva eest sotsiaalmaksuseaduses ning töötervishoiu ja –ohutuse seaduses sätestatud tingimustel ja ulatuses. Haigushüvitise suurus on 70% töötaja keskmisest töötasust. 8.2. Puhkus ja puhkusetasu maksmine 8.2.1. Puhkust antakse kalendriaasta eest. Kõikidel töötajatel on õigus 35- kalendripäevasele põhipuhkusele ning teistele puhkustele töölepingu seaduses ja täiskasvanute koolituse seaduses sätestatud korras. 8.2.2. Osalise tööajaga töötaja puhkus on sama kestusega kui täistööajaga töötajal. 8.2.3. Tööle asumise kalendriaastal arvutatakse kalendriaastast lühema aja eest põhipuhkust võrdeliselt töötatud ajaga. Töötajal on õigus nõuda puhkust, kui ta on TEHIKus töötanud vähemalt kuus kuud. Sellest varasem puhkuse kasutamine toimub kokkuleppel vahetu juhiga. 8.2.4. TEHIKus toimub puhkuste taotlemine, kooskõlastamine ja kinnitamine RTIP kaudu. Tekkinud küsimuste korral pöörduvad töötajad personalikonsultandi poole, kes on TEHIKu puhkuste portaali haldur. 8.2.5. Töötajad esitavad puhkuste ajakavasse planeeritud puhkuste taotlused RTIP-s hiljemalt 28. veebruariks. Taotlused kooskõlastatakse vastavalt RTIP-s eelseadistatud kooskõlastusringile. Personalikonsultant kontrollib tähtaegselt esitatud ja kooskõlastatud taotlused ning edastab portaalis direktorile kinnitamiseks. 8.2.6. Puhkuste ajakava koostatakse igaks kalendriaastaks. Kinnitatud puhkuste ajakava on kõigile töötajatele hiljemalt 1. märtsist kättesaadav RTIP-s ning töötajad loetakse sellega puhkuste ajakavast teavitatuks. 8.2.7. Väljaspool puhkuste ajakava antav puhkus ja puhkuse muutmise taotlus vormistatakse RTIP-s. Töötaja esitab taotluse RTIP-s hiljemalt kaks nädalat enne soovitud puhkuse algust. Puhkuse ajaks määratakse RTIP-is endale asendaja, kes kooskõlastab asenduse. Puhkuse muutmisel on puhkuse kinnitamise õigus delegeeritud töötaja vahetule juhile. 8.2.8. Puhkuse osade kaupa kasutamisel on puhkuse ühe osa katkematu kestus vähemalt 14 kalendripäeva, osade kaupa võetava puhkuse võtmisel ei tohi kahe järjestikuse puhkuseosa vahele jääda ainult puhkepäevad. 8.2.9. Töötajal on õigus saada lapsepuhkust, tasustamata lapsepuhkust ja isapuhkust töölepingu seaduses sätestatud korras. Kui töötajale on puhkuse ajakava koostamise ajal teada, millal ta soovib kasutada lapsepuhkust, taotleb ta seda ajakava puhkusena. Kalendriaasta jooksul tehtud lapsepuhkusele jäämise taotluse esitab töötaja vähemalt kaks nädalat enne soovitud puhkusele jäämise kuupäeva. Kalendriaasta eest kasutamata jäänud lapsepuhkust ei kanta üle järgmisesse kalendriaastasse. 8.2.10. Töötajal on õigus saada tasustamata puhkust sisseastumiseksamite tegemiseks vastavalt töölepingu seaduse § 67 lg-le 2. Tasustamata puhkust võimaldatakse vahetu juhiga kokkuleppel RTIP-s esitatud taotluse alusel. 8.2.11. Töötajale antakse täiskasvanute koolituse seaduses ettenähtud tasemekoolitusel osalemiseks õppepuhkust sõltumata õppekoormusest. Õppepuhkuse kasutamiseks esitab töötaja taotluse RTIP-s koos koopiaga koolitusasutuse tõendist. 8.2.12. Töötaja teavitab esimesel võimalusel vahetut juhti puhkuse kasutamist takistavatest asjaoludest ning taotleb RTIP-s vastavalt puhkuse katkestamist või edasi lükkamist. Töötaja võib kasutamata jäänud puhkuseosa ära kasutada vastavalt taotlusele vahetult pärast puhkuse kasutamist takistavate asjaolude äralangemist või kokkuleppel vahetu juhiga kalendriaasta jooksul muul ajal. 8.2.13. Kui objektiivsetel põhjustel ei ole võimalik saamata jäänud põhipuhkuse osa ära kasutada sama kalendriaasta sees, siis viiakse see üle järgmisesse aastasse. Põhipuhkuse nõue aegub ühe aasta jooksul arvates selle kalendriaasta lõppemisest, mille eest puhkust arvestatakse. 8.2.14. Kui töötajal jääb töösuhte lõppemisel põhipuhkus kasutamata, maksab tööandja töötajale kasutamata jäänud aegumata puhkuse eest rahalist hüvitist. Välja teenimata kasutatud põhipuhkuse välja makstud puhkusetasu peetakse töötaja lõpparvest kinni või nõutakse lõpparve piisamatuse korral sisse võlaõigusseaduses sätestatud korras.  8.2.15. Töötaja on kohustatud enne puhkusele minekut märkima puhkusel viibimise aja vähemalt nädal enne puhkuse algust enda Microsft Outlooki kalendrisse ning seadistama Microsoft Outlooki saabuvale e-postile puhkuse ajaks vastamiseks automaatse teate kontorist eemal viibimise kohta ja kontaktisiku andmed, kelle poole pöörduda kiirete küsimuste korral. Otsese kontaktisiku puudumisel on kontaktiks TEHIKi üldine e-posti aadress ja telefon. 8.2.16. Puhkusetasu kantakse töötaja pangakontole töötaja poolt RTIP-s tehtud valiku alusel hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või järgmisel palgapäeval. 9. Töösuhte lõppemine 9.1. Töölepingu ülesütlemisel töötaja algatusel edastab töötaja vastavasisulise avalduse oma vahetule juhile, personalijuhile ja personalikonsultandile aadressil [email protected]. Töötaja töölepingu lõppemise aluseid reguleerib töölepingu seadus. Töölepingu ülesütlemisel lähtutakse töölepinguseaduse §-des 96-98 sätestatud etteteatamise tähtaegadest. Töösuhte lõppedes teavitab personalikonsultant töötajaga töösuhte lõppemisest vajalikke osapooli avades DHSis ringkäigulehe. 9.2. Töösuhte lõppedes: 9.2.1. annab töötaja vahetule juhile ülevaate pooleli olevatest töödest ning annab üle töös olevad töödokumendid ning tema valduses oleva muu tööga seonduva teabe; 9.2.2. tagastab töötaja viimasel tööpäeval temale tööalaselt üleantud vara (vastavalt kehtivale korrale ja RTIP info kohaselt), tööruumi võtme ja/või ligipääsukaardi üle selleks määratud isikule; 9.2.3. sulgetakse töötaja ligipääsud TEHIKu infosüsteemidesse ja ruumidesse. 9.3. Töötaja töökohustuse süülisel rikkumisel hoiatatakse töötajat töölepingu seaduses ettenähtud juhtudel kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis töölepingu võimalikust ülesütlemisest töökohustuste rikkumise jätkumisel või kordumisel. 9.4. Töösuhte lõppemisel sulgeb kasutajatugi töötaja e-posti konto. Kirjasaatjate informeerimiseks lisab kasutajatugi automaatvastuse, milles märgitakse, et antud e-postiaadress on suletud ning info selle kohta, millisele e-postiaadressile peaks edaspidi kirjutama. Töötaja e-posti aadressi ja sellega seotud postkasti ei hoita kauem kui 3 (kolm) kuud peale töösuhte lõppu. Lisa 1. Nõupidamiste ruumide kasutamine 1.1. Nõupidamiste ruumid on ette nähtud tööalaste kokkusaamiste ja nõupidamiste korraldamiseks. 1.2. Nõupidamiste ruume broneeritakse Microsoft Outlook kalendris. 1.3. Nõupidamiste ruumide heaperemeheliku kasutamise eest vastutab nõupidamise korraldaja, kes hoolitseb ka selle eest, et nõupidamise lõppedes viiakse nõupidamisruumist ära sinna kaasavõetud asjad, materjalid ja sööginõud ning ruum on valmis järgmiseks nõupidamiseks. 1.4. Juhul, kui nõupidamise ruumi sisustus võimaldab paigutuse muutmist ja plaanitava nõupidamise tarbeks on vaja muuta sisustuse paigutust võib seda teha kui nõupidamise lõppedes taastatakse sisutuse algne paigutus. 1.5. Nõupidamise ettevalmistamiseks, teenindamiseks ja nõupidamisele kogunemiseks tuleb nõupidamisruum broneerida piisava ajavaruga ning vabastada ruum õigeaegselt. 1.6. TEHIKu väliste külaliste osavõtul toimuvad nõupidamised ja koolitused on soovitav viia läbi esimese korruse nõupidamisruumides. Lisa 2. Käitumisjuhised e-posti ja mobiilsete andmekandjate kasutamisel 1.1. Juurdepääsupiiranguga dokumendid edastatakse TEHIKu välistele adressaatidele e-posti kaudu krüpteerituna. 1.2. Kasutaja on kohustatud regulaarselt lugema temale saadetud e-posti, korrastama postkasti oluliste kirjade või manuste salvestamisega võrgukettale ja mitteoluliste kirjade kustutamisega. 1.3. Kasutajal on keelatud: 1.3.1. e-posti automaatne edasisuunamine TEHIKu välistele e-posti aadressidele. Tööalase vajaduse korral kooskõlastab suunamise infoturbeosakond põhjendatud taotluse alusel; 1.3.2. tööalaste andmete saatmine ja vastuvõtmine kasutades selleks kolmanda osapoole e-posti teenust (nt „gmail.com“, „hotmail.com“, „hot.ee“); 1.3.3. avada tundmatutelt või kahtlasena tunduvatelt aadressidelt saadetud e-kirju ja käivitada e-kirjaga kaasas olevaid manuseid. Kahtluse korral tuleb võtta ühendust IT-abiga; 1.3.4. TEHIKu e-posti aadressi kasutamine mittetööalasel eesmärgil. 1.4. Töösuhte lõppemisel peab töötaja kustutama oma e-kirjade postkastist ja võrgukettalt isiklikud andmed ning kooskõlastama vahetu juhiga tööalaste andmete üleandmise. 1.5. Pärast töösuhte lõppemist töötaja postkast suletakse ja saabuvaid e-kirju edasi ei suunata. Postkasti sisu (salvestatud, saadetud, saadud e-kirjad) arhiveeritakse ja säilitakse 1 (üks) aasta. 1.6. Tööülesannete täitmisel kasutatavate andmete salvestamiseks väljapoole arvutitöökohta, võib kasutada ainult TEHIKu poolt väljastatud mobiilseid andmekandjaid. 1.7. Mobiilse andmekandja väljastamine toimub IT-abile ([email protected]) esitatud põhjendatud taotluse (eesmärk, milleks andmekandjat kasutatakse, kasutamise aeg ja vajalik seade) alusel: 1.7.1. mälupulki, -kaarte ning mobiilseid kõvakettaid väljastab IT-abi ja tagab nende üle jooksva arvepidamise; 1.7.2. CD/DVD/BR-plaate väljastab IT-abi. 1.8. Juurdepääsupiiranguga andmete salvestamisel mobiilsele andmekandjale tuleb andmed alati krüpteerida, väljaarvatud juhul, kui kasutatakse eelnevalt krüpteeritud andmekandjat. 1.9. Tööalaseid andmeid sisaldava mobiilse vm digitaalse andmekandja saatmisel postiga, kulleriga või üleandmisel (mh teabenõudjale), tuleb vormistada sellekohane üleandmise akt või saatekiri, mis registreeritakse TEHIKu dokumendihaldussüsteemis. Dokument peab sisaldama  saatjat, vastuvõtjat, andmekandja liiki, identifitseerimistunnuseid, saatmise/üleandmise kuupäeva ja osapoolte allkirju. 1.10. Töösuhte lõppedes või kui andmete hoidmine mobiilsel vm digitaalsel andmekandjal ei ole enam tööülesannete täitmiseks vajalik, tuleb andmed andmekandjalt turvaliselt kustutada (v.a juhul, kui kasutatakse CD/DVD/BR plaate) ja andmekandja tagastada väljastajale. Andmete turvaliseks kustutamiseks tuleb kasutada programmi Eraser, mis on kõikide arvutite töölaual. 1.11. Kasutuskõlbmatuks muutunud mobiilsed andmekandjad tuleb väljastajale tagastada (v.a CD/DVD/BR plaadid). 1.12. CD/DVD/BR plaadid kuuluvad kasutamise lõppedes või kasutuskõlbmatuks muutudes kasutaja poolt hävitamisele, kasutades selleks sellekohase märgistusega paberipurustajaid1. Kui märgistusega purustajaid kohapeal ei ole, kogub IT-abi hävitamisele kuuluvad ja kasutaja poolt eelnevalt rikutud tööpinnaga2 plaadid kokku ja korraldab nende hävitamise. 1.13. Andmeid sisaldava mobiilse andmekandja kadumisest või vargusest tuleb kohe teavitada IT- abi ([email protected], telefon 794 3943). 1 ) mitte segamini ajada paberi purustamiseks ettenähtud seadmetega 2) CD/DVD/BR plaadid muudetakse kasutuskõlbmatuks plaadi füüsilise kahjustamisega tööpinnale füüsiliste ristide või joonte tegemise teel Lisa 3. Käitumisjuhised töötajatele korruptsiooni ja kõrvaltegevuse korral 1. Üldsätted ja käitumisjuhiste eesmärk 1.1. Käitumisjuhis sätestab töötajate käitumisnormid ja juhised õiguspäraseks ja eetiliseks käitumiseks, et vältida võimalikke huvide konflikte ja töötajate või TEHIKu maine kahjustamist. 1.2. Huvide konflikt ei ole korruptsioonivorm, vaid tegemist on olukorraga, mis võib viia korruptsioonini. Huvide konflikti või selle riski vähendamiseks või maandamiseks rakendatakse tegevus- ja toimingupiiranguid, enesetaandamise kohustust, huvide avaldamist jne. 2. Üldised käitumispõhimõtted korruptsiooni ja huvide konflikti vältimiseks 2.1. TEHIKu töötajad töötavad avalike huvide heaks. Töötajate ausus ja professionaalsus on TEHIKu sõltumatuse ja avaliku maine garantiiks. 2.2. Töötaja ei tohi lasta tekkida enda suhtes kahtlust, et tema tööalane tegevus on ajendatud isiklikest huvidest. Seega tuleb töötajal igakordselt kontrollida, kas ta on omalt poolt teinud kõik, et vastata kohustusele täita tööülesandeid erapooletult ning vastavalt avalikule huvile. 2.3. Kui ilmneb, et töötaja enda või kolleegi tegevus võib kahjustada TEHIKu huve või mainet, peab töötaja sellest kohe teavitama vahetut või kõrgemalseisvat juhti. 2.4. Töötaja peab tegutsema vastavalt kehtivatele õigusaktidele, kehtestatud kordadele ning kasutama talle antud volitusi üksnes eesmärgil, milleks need on antud. 2.5. Töötaja hoidub igasugusest isikuid kahjustavast omavolilisest tegevusest ega rakenda ka kellegi suhtes sooduskohtlemist. 2.6. Kui töötaja on sattunud olukorda, mida tema meelest võib mitmeti tõlgendada, tuleb seda oma vahetu juhi või kõrgemal seisva juhiga kohe arutada. 3. Korruptsiooni ja/või huvide konflikti olukorrad (riskid) ja nende maandamismeetmed 3.1. Korruptsioonivastase seaduse (KVS) kohaselt on ametiisik (KVS § 2 lg 1) isik, kuid kellel on avaliku ülesande täitmiseks ametiseisund sõltumata sellest, kas ta täidab talle pandud ülesandeid alaliselt või ajutiselt, tasu eest või tasuta, teenistuses olles või vabakutselisena või lepingu, nimetamise või valimise alusel. Seega on kõik TEHIKu töötajad ametiisikud KVS tähenduses. 3.2. Olukorras, kus kliendid, koostööpartnerid või teised asutused teevad töötajatele või asutustele soodustusi või kingitusi, tuleb olla tähelepanelik, sest nende vastu võtmine võib osutuda õigusvastaseks või seada kahtluse alla töötaja tegevuse erapooletuse ja seaduslikkuse. 3.3. KVS paneb ametiisikule kohustuse keelduda korruptiivsest soodustusest ning toob välja, et korruptiivseks ei loeta soodustust, mis ei ole seostatav töökohustusega või mida saab üheselt mõista tavapärase viisakusavaldusena. 3.4. Soovituslikud kontrollküsimused hindamaks soodustuse/kingituse lubatavust: 3.4.1. kas soodustus või kingitus on mõeldud töötajaöe või asutusele? 3.4.2. kas soodustus muudab mingit otsust või annab võimaluse otsuse muutmiseks või mõjutamiseks? 3.4.3. kas see on tasu millegi eest (ületades tavapärast viisakusavaldust) või annab põhjuse selle arvamiseks? 3.4.4. kas soodustuse saaja tunneb ennast edaspidi kellegi ees kohuslasena? 3.4.5. kas oled soodustusele vihjanud või seda otse küsinud? 3.4.6. kas soodustus on tehtud ühekordselt või see on muutunud sagedasemaks? 3.4.7. kui olukorda kajastatakse meedias, kas selline kajastus võib kahjustada organisatsiooni mainet? 3.4.8. kas tööalane koostööpartner või kolmas isik on tööga seotud kingituse saatnud ametniku kodusele aadressile või edastanud teadlikult kolmanda isiku kaudu eesmärgiga varjata isiklikku kontakti? 3.4.9. kas reisi, majutuse või külastuse eest soovib maksta tööalane koostööpartner? 3.5. Soovituslikud kontrollküsimused hindamaks üritustel, välislähetustel osalemise ja nendega kaasnevate soodustuse lubatavust (enne üritusel osalemist): 3.5.1. kas osalemine on lähtuvalt tööülesannete täitmisest ja isiku tööalasest positsioonist kohane, vajalik ja eesmärgipärane? 3.5.2. milline on ürituse toimumise koht ja kutsuja võimalik eesmärk (eelkõige juhul, kui kutsuja soovib tasuda kõik osalemisega seotud kulud)? 3.5.3. kas ja milliseid muid soodustusi üritusega kaasneb? 4. Juhised kingituste ja soodustuste kohta 4.1. Kingitused, soodustused 4.1.1. TEHIKu töötaja ei tohi vastu võtta kingitusi ega soodustusi (sh nii otsesed soodustused töötajale kui kaudsed soodustused töötajaga seotud isikutele) isikutelt, kelle üle teostatakse järelevalvet või kellelt tellitakse teenust. 4.1.2. Lubatud on vastu võtta: 4.1.2.1. Meeneid, millel ei ole olulist rahalist väärtust, ent mis väljendavad aktsepteeritaval viisil tänu ja ei ole suunatud töötaja mõjutamisele ega sellisena ka üldsuse poolt tõlgendatav (ei ole järelevalvemenetluse käigus antud) ning mida võib mõista tavapärase viisakusavaldusena, näiteks konverentsikõnelejale antav pisikingitus, kliendi toodud lilled või kommikarp, pastapliiats, võtmehoidja jms. 4.1.2.2. Kõigile kodanikele (kodanike gruppidele) võrdselt tagatavad soodustused, mis ei ole seotud töötaja tööülesannete täitmisega. 4.1.3. Kingituseks saadud toiduained (kommid, šokolaadid, tort, vein vms) võib ühiseks tarbimiseks viia asutuse kööki/puhkenurka. 4.2. Kutsed üritustele, sh kutsed tutvustada avalikult oma seisukohti kirjalikult või suuliselt 4.2.1. Töötaja tasuta kaasavõtmine väljasõitudele ja puhkusereisidele, talle tasuta või soodushinnaga öömaja pakkumine, tasuta või soodushinnaga rendiauto pakkumine, kõrvaltegevuse turuhinnast ülemakstud tasustamine jne, võivad olla käsitletavad korruptiivse tuluna. 4.2.2. Kui töötaja tegutseb ülesannetes TEHIKu esindajana, tuleb esinemise sisu eelnevalt kooskõlastada vahetu juhi ja kommunikatsioonitegevuste ja rahvusvaheliste suhete koordinaatoriga. 4.2.3. Töötaja, kes soovib eraviisiliselt avaldada teksti, pidada kõnet, läbi viia koolitust teemal, mis käsitleb TEHIKu tööd, peab ta sellest eelnevalt teavitama vahetut juhti ja kommunikatsioonitegevuste ja rahvusvaheliste suhete koordinaatorit. 4.2.4. Töötajate avalik esinemine ja publitseerimistegevus on üldjuhul lubatud, kui see ei sega töötaja tööülesannete täitmist ja ei ole sisult vastuolus TEHIKu ega avaliku huviga. Esinemiseks ei anta luba, kui võib eeldada, et kutsuja/korraldaja eesmärgiks on töötaja või TEHIKu mõjutamine. 4.2.5. Üldreeglina ei võeta vastu kutseid koolitustegevuse või konverentsikorraldusega tulu teenivate ettevõtete üritustele. 4.2.6. Eraviisilise trükise avaldamise või koolitustegevuse korral, kui sellest on vahetut juhti teavitatud, ja trükis on kirjutatud või koolitus peetud vabal ajal, võib töötaja vastu võtta tasu (eeldab, et loa andmisel on hoolikalt kaalutud tasu maksmise motiive ja mõju). 4.2.7. Kõrvaltegevusest teavitamise eesmärgiks on saada ülevaade töötajate kõrvaltegevusest, vältida huvide konflikti ning kindlustada tööülesannete nõuetekohane täitmine, töökoha ja asutuse hea maine. 4.2.8. Töötaja võib tegeleda kõrvaltegevusega teise ametiasutuse või kolmanda isiku heaks: 4.2.9. töölepingu või teenuse osutamise lepingu alusel; 4.2.10. valitaval või nimetataval ametikohal; 4.2.11. ettevõtjana või täisosanikuna täis- või usaldusühingus; 4.2.12. juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmena. 4.2.13. Töötaja võib tegeleda ja saada tulu pedagoogilise tegevuse eest haridusasutuses. Haridusasutus haridusseaduse mõistes on koolieelne lasteasutus, põhikool,  gümnaasium, kutseõppeasutus, rakenduskõrgkool, ülikool, huvikool ning täiendus- õppeasutus, samuti neid teenindavad teadus- ja metoodikaasutused. 4.2.14. Töötaja peab hoiduma kõrvaltegevusest, millega kaasneb tööülesannete täitmise võimatus, võimalik huvide konflikt, takistus täita tööülesandeid asjatundlikult, hoolsalt ja tähtaegselt, takistus kinni pidada seadusega ettenähtud puhkeajast või TEHIKi maine kahjustamine. 4.2.15. Kõrvaltegevuseks ei loeta tööjuhendis ettenähtud tööülesandeid ega tulu saamist intressidena hoiuselt, rendilt või teise isiku kasutusse antud kinnisasjalt. 4.2.16. Töötaja on kohustatud teavitama vahetut juhti kõrvaltegevusest. Töötaja on kohustatud teavitama kõrvaltegevusest ka siis, kui kõrvaltegevus toimub töövälisel ajal, samuti juhul, kui töösülesande andmise ja täitmise kohustus on peatunud seaduses ettenähtud juhul, eelkõige puhkuse ja lapsehoolduspuhkuse ajaks. 4.2.17. Selleks esitab töötaja teavituse digiallkirjastatult vahetule juhile ja personalijuhile. 4.2.18. Kõrvaltegevusest teavitamise vorm (täitmiseks küsi vormi sekretärilt või personalikonsultandilt) Tegutsemine Tegutsemine Tegutsemine Tegutsemine töölepingu või valitaval või ettevõtjana või juriidilise isiku teenuse osutamise nimetataval täisosanikuna juhtimis- või lepingu alusel ametikohal täis- või kontrollorgani usaldusühingus liikmena Nimeta vastavas lahtris asutus/ettevõte ja selle põhitegevus ning kirjelda oma roll ja tööjõu maht asutuse/ettevõtte tegevuses Töökoha eesmärgiga seotud pedagoogiline või teaduslik tegevus Haridusasutus Pedagoogilise või teadusliku Pedagoogilise või teadusliku tegevuse sisu ja seotus tegevuse maht Euroopa töökohaga ainepunktisüsteemi ainepunktides (EAP) Lisa 4. Kommunikatsioonijuhend 1. Üldsätted 1.1. Iga TEHIKu töötaja esindab meie organisatsiooni. Suhtlemine organisatsioonist väljapoole on organisatsiooni esindamine. See, kuidas me inimestega suhtleme, nende küsimustele vastame loob inimestes arusaama, mis on TEHIK, mida meil oluliseks peetakse jmt. 1.2. Tuleb arvestada, et iga inimene, kellega suhtleme võib väga hõlpsalt edastada oma arvamust paljudele. Seega tuleb igal tööalasel kohtumisel (järelevalve, konsultatsioon, nõustamine, kirjale või telefonikõnele vastamine) pidada meeles, et esindame TEHIKut ja meie väärtusi. Inimesed kujundavad arvamust meist oma isiklike kontaktide kaudu. Või selle kaudu, mida nende lähedased ja sõbrad neile oma kogemustest TEHIKuga räägivad. Meie maine kujuneb selle põhjal, kui professionaalselt teeb iga TEHIKu töötaja oma tööd. 2. Sisekommunikatsioon 2.1. Hea ja toetav kollegiaalne õhkkond aitab meil teha oma tööd paremini ning organisatsiooni eesmärke saavutada. Selleks on oluline sujuv omavaheline suhtlus. Info saab liikuda siis, kui igaüks on valmis jagama informatsiooni, kuulama oma kolleege, andma nõu ning tagasisidet. 2.2. Sisekommunikatsiooni parendamiseks: 2.2.1. Suhtu kolleegi lugupidavalt. Me kõik teeme tööd ühise eesmärgi nimel. 2.2.2. Hoia end kursis – jälgi siseveebi, loe e-posti. 2.2.3. Jaga ka ise infot. 2.2.4. Küsi nõu kolleegilt, ole ise valmis ka nõu andma. 2.2.5. Tee ettepanekuid, kuidas tööd paremini korraldada. 2.2.6. Kui on tekkinud probleem, aruta esmalt oma vahetu juhiga. 3. Väliskommunikatsioon 3.1. TEHIKu vastu tunnevad aegajalt huvi ajakirjanikud. Ajakirjanike päringutele vastab üldreeglina kommunikatsioonitegevuste ja rahvusvaheliste suhete koordinaator. Päringutele vastamisel tuleb alati lähtuda avalike teabe seadusest ning isikuandmete kaitsmise kohustusest. 3.1.1. Kui ajakirjanik pöördub otse mõne TEHIKu töötaja poole, siis lähtu järgmistest põhimõtetest: 3.1.1.1. täna ajakirjanikku küsimuse eest; 3.1.1.2. kui ajakirjanik helistab, ei pea Sa vastama. Selgita, miks pole võimalik vastata (nt kiirustad koosolekule; hetkel pole võimalik küsimusi üles kirjutada vmt) ning palu saata küsimused kirjalikult e-postiga. Siis saad suunata küsimused edasi kommunikatsioonitegevuste ja rahvusvaheliste suhete koordinaatorile, kes saab täpse vastuse kokku panna; 3.1.1.3. soovita võtta ühendust kommunikatsioonitegevuste ja rahvusvaheliste suhete koordinaatoriga parima vastuse saamiseks; 3.1.1.4. kui asjaolude tõttu siiski vastasid ajakirjaniku küsimusele, teavita kommunikatsioonitegevuste ja rahvusvaheliste suhete koordinaatorit. 4. Sotsiaalmeedia ja foorumid Sotsiaalmeedias uudiseid ja postitusi kommenteerides ja lisades on oluline silmas pidada, et Sinu eraisik on lihtsasti seostav tööandjaga. Sotsiaalmeedias postitades tuleb vältida olukordi, kus tööandja maine võib saada kahjustatud. Sisukad, viisakad, huvitavad, läbimõeldud ja analüütilised postitused mõjuvad professionaalselt ning on olulised ka TEHIKu kui eksperdi rolli kujundamisel.