Andmekaitsetingimuste kinnitamine

Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse isikuandmete töötlemise põhimõtted Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (TEHIK) kuulub Sotsiaalministeeriumi valitsemisala asutuste hulka ja on loodud avalike ülesannete täitmiseks. TEHIK puutub oma seaduslike ülesannete täitmise käigus kokku isikuandmetega, sealhulgas eriliigiliste isikuandmetega, mille hulka võib kuuluda ka füüsiliste isikute eraeluline teave, mis avalikustamisele ei kuulu. Kirjeldatud andmetega on TEHIKul kokkupuude eelkõige juhul, kui asutusele edastatakse menetlemiseks pöördumisi või asutuse poole on pöördunud füüsilised isikud. TEHIK tagab oma ülesannete täitmisel, et asutusele teatavaks saanud isikuandmeid hoitakse ja säilitatakse üksnes seaduse ja asutuse siseste kordadega ettenähtud viisil ning isikute eraelu riivataks isikuandmetega kokku puutumisel minimaalselt. Isikuandmete töötlemisel lähtume kehtivast seadusandlusest, rakendame infotehnoloogilisi ja organisatsioonilisi turvameetmeid asutuse siseselt, tagamaks isikuandmete turvaline töötlemine. Järgnevalt kirjeldame, millistel juhtudel on TEHIKul kokkupuude isikuandmetega ja kuidas isikuandmeid asutuses töödeldakse. Esitatud selgitused puudutavad üksnes füüsiliste isikute andmete hoidmist ja kasutamist. 1. Isiku õigus tutvuda tema osas kogutud andmetega Isikul on õigus tutvuda andmetega, mis on TEHIKu poolt tema osas kogutud. Andmetega on võimalik tutvuda, kui asutusele esitatakse vastavasisuline pöördumine. Pöördumine tuleb esitada digitaalselt allkirjastatud kujul või omakäeliselt allkirjastatult viisil, mis võimaldab omakäelise allkirja tõendamist - asutus peab olema suuteline tuvastama, et omakäeline allkiri on antud pöördumise esitanud isiku poolt. TEHIK vastab pöördumisele esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe kalendrikuu jooksul. Vastamise aeg võib sõltuda esitatud pöördumise sisust ja mahust. Andmed väljastatakse pöördumise esitajale elektroonilisel kujul, kui pöördumises ei ole märgitud teisiti. TEHIKul on õigus keelduda andmete väljastamisest juhul, kui teabe väljastamine võib: - kahjustada teise isiku õiguseid ja vabadusi; - kahjustada riiklikku julgeolekut; - takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuse täideviimist; - olla muul viisil vastuolus kehtiva seadusandlusega. Isikul on õigus nõuda enda kohta käivate ebaõigete isikuandmete parandamist või juhul, kui TEHIKul ei ole enam seaduslikku alust isikuandmete töötlemiseks, nõuda nende andmete kasutamise piiramist või kustutamist. Isikul on õigus pöörduda kõikides küsimustes, mis puudutavad tema isikuandmete töötlemist, TEHIKu poole aadressil [email protected] või TEHIKu andmekaitseametniku poole, kirjutades aadressil [email protected]. 2. Selgitustaotlustele, märgukirjadele, teabenõuetele või muudele pöördumistele vastamine Järgnevalt kirjeldatud regulatsioon laieneb TEHIKu poole pöördunud füüsilistele isikutele nende eraelu kaitseks. Kui TEHIKule on laekunud pöördumine asutuse või juriidilise isiku nimel, kuvatakse avalikus dokumendiregistris isiku tööalased kontaktandmed (nt pöördudes ajakirjanikuna selgitustaotlusega TEHIKu poole, palume kasutada üksnes tööalaseid kontaktandmeid). TEHIKu avalik dokumendiregister on leitav järgmiselt lingilt: http://adr.rik.ee/tehik/. Kui TEHIKule on laekunud vastuskirja nõudev pöördumine (nt selgitustaotlus, märgukiri, taotlus või teabenõue), kasutatakse isikuandmeid pöördumistele vastamiseks. Kui pöördumisele vastamise käigus esineb täiendava informatsiooni kogumiseks vajadus järelepärimiste tegemiseks, avalikustatakse pöördumise esitajaga seonduvaid isikuandmeid üksnes vastuskirja koostamiseks vajalikul määral. Kui TEHIKule on laekunud pöördumine, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastab TEHIK pöördumise vastavalt siseriiklikule regulatsioonile pädevale asutusele menetlemiseks või tagastab pöördumise esitajale. TEHIKul on õigus kasutada kirjavahetuse andmeid asutuse siseselt töö kvaliteedi hindamiseks ja statistika kogumiseks isikustamata kujul. TEHIKuga peetud kirjavahetuse metaandmed on asutuse avalikus dokumendiregistris nähtavad. Avalikus dokumendiregistris ei kajastata kirjavahetuse metaandmetes pöördumise esitaja või kirja saaja isikunime. Pöördumise pealkirjana kuvatakse isikute eraelu kaitseks avalikus dokumendiregistris vastavalt pöördumise sisule näiteks „Selgitustaotlus“ või „Teabenõue“. Siseriikliku regulatsiooni alusel on füüsiliste isikutega peetav kirjavahetus isikute eraelu kaitseks juurdepääsupiiranguga teave. Kui soovitakse tutvuda teise isikuga peetud kirjavahetusega ja esitatakse vastavasisuline pöördumine, tuleb pöördumise saamisel kontrollida, kas soovitud dokumenti on võimalik täielikult või osaliselt väljastada. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Juurdepääsupiirangute alused on kehtestatud avaliku teabe seaduse §-s 35. Sõltumata dokumendi osas kehtivast juurdepääsupiirangust, on TEHIKul kohustus väljastada dokumendid asutusele või isikule, kellel on otsene siseriiklikust regulatsioonist tulenev õigus selle välja nõudmiseks (nt kohus, kohtuväline menetleja või uurimisasutus). Siseriikliku regulatsiooni alusel on lubatav TEHIKu kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4). Nimetatud õigust kasutatakse üksnes väga erandlikel juhtudel, hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. TEHIK jätab endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi, kui isik on ise info avalikustanud. Sellisel juhul ei avalikustata teavet suuremas ulatuses, kui isik ise eelnevalt on avalikustanud. Füüsiliste isikutega peetud kirjavahetusi säilitatakse 5 aastat. Nimetatud tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele. Andmete säilitamise täpne aeg on leitav TEHIKu asjaajamiskorra dokumentide loetelust dokumendi sarjatunnuse ehk indeksi alusel. TEHIKu asjaajamiskord on kättesaadav TEHIKu avalikust dokumendiregistrist. 3. TEHIKu võrgulehe külastamine ja kasutajatoe telefonile helistamine TEHIKu võrgulehekülg asub aadressil www.tehik.ee. Võrgulehe külastamisel ja sealse infoga tutvumisel, piirduvad võrgulehe külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed kasutatava IP-aadressiga, mida ei seostata konkreetse isikuga. TEHIK kogub ja säilitab andmeid selle kohta, millist võrgulehe osa külastatakse, milliseid faile on alla laetud ja millal on lehekülge külastatud. Neid andmeid kasutatakse külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal võrgulehte arendada ja külastajasõbralikumaks muuta. TEHIKu võrgulehekülg külastajate jaoks küpsiseid ei kasuta. TEHIKu kasutajatoega on võimalik kontakteeruda numbril +372 7943 943. Telefonikõnesid TEHIK ei salvesta. TEHIK võib kasutada telefonikõnede andmeid isikustamata kujul asutusesisese statistika koostamiseks, eesmärgiga muuta ja parandada töö kvaliteeti. Telefonile helistamistest kokkuvõtted või muud informatsiooni ei avalikustata. 4. Tööle kandideerimine TEHIKusse tööle kandideerimise ja värbamise korda kajastame järgnevalt üksnes ulatuses, mis on siseriiklikus õiguses reguleerimata. Töökohtade täitmiseks korraldab TEHIK värbamiskonkursse ja sihtotsinguid. Värbamine, kandidaatide sooviavalduste läbi vaatamine, hindamine ja muud töökohtade täitmisega seonduvad asjakohased tegevused korraldatakse Sotsiaalministeeriumi personalijuhi ja Rahandusministeeriumi personalitalituse töötajate poolt. Töökuulutused avalikustatakse konkursiveebis, näiteks www.cv.ee veebilehel, kus võimaldatakse kõikidel huvitatud isikutel esitada sooviavaldus tööle kandideerimiseks. TEHIKul on õigus väljakuulutatud konkursist loobuda ja muuta väljakuulutatud konkursi tingimusi. Nimetatud asjaoludest teavitatakse sooviavalduse esitanud isikuid teadaolevate kontaktandmete vahendusel. Värbamisprotsessis on TEHIKul õigus kandidaatide valikul langetada otsus edukaks osutuva kandidaadi osas TEHIKu poolt sobilikuks ja vajalikuks hinnatud meetodi kaudu, muuhulgas on õigus kasutada kandidaatide värbamisel dokumendivooru, proovitööde vooru, testimist, vestluse läbiviimist või muid asjakohaseid meetodeid. Tööle kandideerimiseks sooviavalduse esitamise korral loetakse, et kandidaat on andnud nõusoleku enda isikuandmete töötlemiseks. Värbamisprotsessis võib koguda kandidaadi kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus kogutud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused või vastuväited. Eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad sellega nõustunud, et nende poole teabe saamiseks pöördutakse. Töökohale asumiseks tehakse ettepanek kandidaadile, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele. Konkursil osalenud isikutele teavitatakse konkursi tulemustest kirjalikult või suuliselt (nt konkursiveebi või telefoni teel). Konkursi jooksul kogutud dokumente säilitab TEHIK järgmistel eesmärkidel: - värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks kuni 1 aasta; - kandideerinu nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks või alternatiivse töökoha täitmise ettepaneku tegemiseks. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandal isikul võimaldatakse juurdepääs üksnes seaduses sätestatud juhtudel.  5. Isikuandmetega seonduv rikkumine ja järelevalveasutuse teavitamine Kui TEHIK tuvastab isikuandmetega seotud rikkumise, mis võib kujutada tõenäolist ohtu füüsilise isiku õigustele ja vabadustele, vormistatakse vajadusel siseriiklikus regulatsioonis ette nähtud dokumendid ja teavitatakse rikkumisest viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 72 tunni jooksul isikuandmete vastutavale töötlejale või siseriiklikule järelevalveasutusele (Andmekaitse Inspektsioon). Teavitamise eest vastutab TEHIKus määratud andmekaitseametnik. Kui rikkumise tagajärjel võib tekkida füüsilise isiku õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitatakse isikut rikkumise esinemisest viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 72 tunni jooksul eesmärgiga võimaldada isikul võtta tarvitusele vajalikke ettevaatusabinõusid tekkinud olukorra leevendamiseks. Rikkumise tuvastamisel võetakse viivitamatult tarvitusele asjakohased meetmed rikkumise viivitamatuks lõpetamiseks ja rikkumise võimalike tagajärgede minimeerimiseks või kõrvaldamiseks. 6. Füüsiliste isikutega seotud digitaalse teabe kopeerimine ja erahuvides kasutamine Füüsiliste isikutega seotud teave võib olla TEHIKu kasutuses digitaalsel kujul. TEHIKu veebilehel avaldatud avalikus dokumendiregistris kuvatakse füüsiliste isikute nimed initsiaalidena. TEHIK kogub teavet üksnes seadusega asutusele pandud ülesannete täitmiseks. TEHIKu valduses olevale informatsioonile kohaldub avaliku teabe seadus, mis näeb ette, et võrgulehel ja avalikes andmekogudes olevat juurdepääsupiiranguta teavet võib igaüks taaskasutada oma ärilistes või muudes erahuvides. Taaskasutamiseks saab teavet masinloetavana alla laadida ja ühendada mujalt kogutud teabega. TEHIK on otsustanud inimeste eraelu puutumatuse kaitseks jätta avaldamata avaandmetena taaskasutamiseks dokumendihaldussüsteemis oleva teabe.  KÄSKKIRI 24.05.2018 nr 18 Andmekaitsetingimuste kinnitamine Vastavalt sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 15.02.2017 käskkirja nr 23, millega on kinnitatud Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimäärus, punkt 25 alapunkti 5 alusel 1. kinnitan käesolevale käskkirjale lisatud Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse isikuandmete töötlemise põhimõtted. Infosüsteemihalduse osakonna juhatajal korraldada isikuandmete töötlemise põhimõtete avalikustamine keskuse võrgulehel. (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Reinhold Lisa: Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse isikuandmete töötlemise põhimõtted, 4 lehel