Käskkiri

KÄSKKIRI 14.09.2020 nr 1-2/20/0765 Juhendi „Maanteeameti ruumides ja territooriumil toimuva salvestamine ja salvestiste töötlemine“ kinnitamine Majandus- ja taristuministri 16.10.2018. a määruse nr 55 „Maanteeameti põhimäärus“ § 9 punkti 1 alusel: kinnitan juhendi „Maanteeameti ruumides ja territooriumil toimuva salvestamine ja salvestiste töötlemine“ koos lisaga (lisatud). (allkirjastatud digitaalselt) Raido Randmaa teehoiudirektor peadirektori ülesannetes  Versioon Koostamise kuupäev: Kinnitas: Koostas: (protsessijuht) (protsessiomanik) Vers 01. 01.09.2020 Tatjana Portnova JUHEND: Maanteeameti ruumides ja territooriumil toimuva salvestamine ja salvestiste töötlemine 1. Eesmärk 1.1.Tagada klientide ja teenistujate andmete kaitse. 1.2. Reguleerida salvestiste töötlemist ja kirjeldada juurdepääsu õigusi. 2. Juhendi sihtgrupp  Maanteeameti (edaspidi ameti) teenistujad;  ameti teenistujad, kellele salvestise töötlemine on vajalik tööülesannete täitmiseks. 3. Mõisted ja lühendid Klient – isik, kes on külastanud ameti teenindusbürood. Salvestiste töötlemine – ameti büroode teenindusruumides, eksamiklassides, esindustes, territooriumil toimuva salvestamine ja salvestiste kuulamine, vaatamine, mahalaadimine ja kustutamine. Teenusepartner – kaamerate süsteemi renditeenuse osutaja. Süsteem – kaamerate süsteemi (valvekaamerad, serverid, salvestised, tarkvara) renditav tehnoloogiline lahendus. Süsteemi kasutaja – süsteemi kasutaja, kelleks on klienditeenindusjuht, büroo juhataja, juhataja asetäitja, esinduse vanem, teenusepartneri töötaja, ameti teenistujad, kellele salvestise töötlemine on vajalik tööülesannete täitmiseks. Süsteemi kasutajate haldamine – uute kasutajate lisamine, kasutajate paroolide haldamine (uue parooli tekitamine, paroolide muutmine), õiguste määramine lisa 1 alusel. 4. Sisendid Sisendi nimi Sisendi vorm Sisendi talletamine/säilitamine Salvestis Digitaalne Süsteemis garanteeritult 3 kuud Taotlus salvestise Digitaalne Sarjad 1-18 (teabenõue) ja 13-7 vaatamiseks, Paber (kliendi kaebus); väljastamiseks dokumendihaldussüsteem (edaspidi DHS); säilitustähtaeg 5 aastat 5. Väljundid Väljundi nimi Väljundi vorm Väljundi talletamine/säilitamine Salvestise fail Digitaalne Süsteemis garanteeritult 3 kuud Vastus taotlusele Digitaalne Sarjad 1-18 (teabenõue) ja 13-7 salvestise Paber (kliendi kaebus); DHS; säilitustähtaeg vaatamiseks, 5 aastat väljastamiseks  Versioon Koostamise kuupäev: Kinnitas: Koostas: (protsessijuht) (protsessiomanik) Vers 01. 01.09.2020 Tatjana Portnova 6. Osapooled ja vastutus Osapool (ametinimetus v asutus v amet v Vastutus protsessi raames isik) Klienditeenindusjuht Vastutab juhendi nõuetekohase täitmise ja juhendi ajakohastamise eest. Büroo juhataja, büroo juhataja asetäitja Vastutab salvestiste juhendi kohase töötlemise eest parema klienditeeninduse tagamise ja sisekontrolli eesmärgil. Ameti teenistujad, kellele salvestise Vastutab salvestiste juhendi kohase vaatamine on vajalik kliendi pretensiooni töötlemise tööülesannete täitmisel. lahendamiseks Teenusepartner Vastutab lepingu kohase salvestiste haldamise, hooldamise ja kasutaja klienditoe tagamise eest. 7. Juhendiga seotud dokumendid  Lisa 1, Maanteeameti kaamerate süsteemi kasutajate juurdepääsuõigused 7.1. Õigusaktide loetelu  Isikuandmete kaitse üldmäärus  Liiklusseadus  Tehniliste vahendite paigaldamise ja kasutamise ning andmete töötlemise kord 7.2. Seotud juhendid  MA töökohaarvuti kasutamise eeskiri  MA töökorralduse reeglid 8. Viited  AT/DH-1 „Teabenõudele, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamine“ 9. Kirjeldus 9.1. Üldised reeglid 9.1.1. Kõik ameti territooriumil, teenindusruumides ja eksamiklassis toimuv salvestatakse automaatselt süsteemi poolt. Salvestamine toimub isikute ja vara kaitseks, teeninduse kvaliteedi tagamise ja parandamise, sisekontrolli ning klientide vaiete ja pretensioonide lahendamise eesmärgil. 9.1.2. Salvestamisest teavitatakse vastavate siltide kaudu. 9.1.3. Ameti teenistujaid teavitatakse salvestamisest ja kaamerate asukohast enne teenistusse asumist. 9.1.4. Salvestisi hoitakse süsteemis 3 kuud, seejärel kustutatakse. 9.1.5. Salvestiste töötlemine toimub käesoleva juhendi lisas 1 kehtestatud juurdepääsuõiguste alusel. 9.1.6. Salvestiste mahalaadimine ning kopeerimine kasutaja töökohta või muudele kandjatele on keelatud, v.a punktis 9.1.8 kirjeldatud juhtudel. 9.1.7. Salvestise töötlemisel ja käitlemisel peab salvestise töötleja tagama andmete terviklikkuse, konfidentsiaalsuse ning päritolu autentsuse.  Versioon Koostamise kuupäev: Kinnitas: Koostas: (protsessijuht) (protsessiomanik) Vers 01. 01.09.2020 Tatjana Portnova 9.1.8. Salvestise kaitseks peab rakendama turvameetmeid, et kaitsta neid tahtmatu või volitamata töötlemise, avalikuks tuleku või hävimise eest. 9.1.9. Erandkorras on lubatud salvestiste mahalaadimine ja kopeerimine muudele kandjatele õiguskaitseorgani kirjalikule taotlusele vastamiseks. 9.2. Süsteemi kasutajatele juurdepääsuõiguste andmine, muutmine ja lõpetamine 9.2.1. Süsteemi juurdepääsuõigused antakse vastavalt lisale 1 „Maanteeameti kaamerate süsteemi kasutajate juurdepääsuõigused“. Juurdepääsuõigused lõpevad juurdepääsuõiguste äravõtmisel või teenistuja teenistussuhte lõppemisel. 9.2.2. Süsteemi kasutamine on lubatud ainult p 9.1.1 kirjeldatud eesmärkidel. 9.2.3. Süsteemi ligipääsuks peab iga kasutaja ennast autoriseerima asutuse poolt määratud Active Directory (AD) kasutajanime ja parooliga. 9.2.4. IT-abi installeerib nimekirja alusel lubatud kasutajate arvutitesse Milestone rakenduse, millele on juurdepääs jagatud AD grupi alusel. AD grupid on loodud IT osakonna ja teenusepartneri koostöös asukohapõhiste kaamerate vaatamisõigusi arvestades. 9.2.5. Paroolide ja ligipääsupiirangute nõuded on sätestatud ameti töökohaarvuti kasutamise eeskirjas. 9.2.6. Parooli võimalikest väärkasutustest või selle kahtlusest tuleb kohe teavitada infokeskuse juhatajat. 9.3. Andmesubjekti juurdepääs salvestisele 9.3.1. Andmesubjektil on võimalik tutvuda endaga seotud salvestisega kirjaliku taotluse alusel. 9.3.2. Salvestise töötlejal on õigus jätta andmesubjekti taotlus rahuldamata ning salvestisele juurdepääsu mitte lubada, kui taotlejale ei ole võimalik näidata tema kohta kogutud andmeid nii, et need ei kahjustaks teiste isikute huve. 9.4. Õiguskatseorganile salvestise väljastamine 9.4.1. Õiguskaitseorgani taotluse lahendamisel registreerib asjaajamistalituse teenistuja DHS- s õiguskaitseorgani taotluse ja suunab täitmiseks vastava büroo juhataja või juhataja asetäitjale. 9.4.2. Salvestis väljastatakse õiguskaitseorgani töötajale krüpteeritud kujul. 9.5. Teenusepartneri töötajate juurdepääsuõigus 9.5.1. Teenusepartneri töötajate juurdepääsuõigus salvestistele on vajalik tugi- ja haldusteenuse täitmiseks ning sätestatud süsteemi tugi- ja haldusteenuse lepingus. 9.6. Kontroll ja järelevalve Riskijuhtimise valdkonna teenistujad kontrollivad salvestiste töötlemist. 10. Toetavad infosüsteemid Infosüsteemi/e-teenuse nimetus Kirjeldus, milleks kasutatakse Süsteem Salvestamine, salvestiste otsimine ja vaatamine, süsteemi kasutajate haldamine DHS Õiguskaitseorgani ja kliendi päringute ja nende vastuste registreerimine ja säilitamine 11. Isikuandmete töötlemine 11.1. Isikuandmeid töödeldakse vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 6 lg 1 punktidele e; b ja f.  Versioon Koostamise kuupäev: Kinnitas: Koostas: (protsessijuht) (protsessiomanik) Vers 01. 01.09.2020 Tatjana Portnova 11.2. Isikuandmeid töödeldakse juhul, kui: 11.2.1. isikuandmete töötlemine on vajalik andmesubjekti osalusel sõlmitud lepingu täitmiseks; 11.2.2. isikuandmete töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või vastutava töötleja avaliku võimu teostamiseks; 11.2.3. isikuandmete töötlemine on vajalik vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvi korral. 11.2.4. Isikuandmeid töödeldakse vaid põhjendatud juhtudel kliendile vastamisel, pretensioonide/vaiete lahendamisel, õiguskaitseorgani taotlusele vastuse koostamisel, teeninduse kvaliteedi hindamisel, sisekontrolli teostamisel. Kooskõlastanud: Tatjana Portnova, klienditeenindusjuht; Riina Õunas, asjaajamistalituse juhataja; Margit Rosenberg, sisekontrolör; Anne Nurmik, avalaike teenuste arendusjuht.  Lisa 1 Maanteeameti kaamerate süsteemi kasutajate juurdepääsuõigused Ametikoht Juurdepääsuõiguse liik Salvestiste Salvestiste Salvestiste Kasutajate Salvestiste vaatamine otsimine ja mahalaadimine haldamine kustutamine reaalajas vaatamine Klienditeenindusjuht ei Jah, kõik ei ei ei bürood Tallinna büroo Jah, kõik Jah, kõik Jah, kõik ei ei juhataja bürood bürood bürood Büroo juhataja, Jah, ainult Jah, ainult Jah, ainult ei ei büroo juhataja temale temale alluvas temale alluvas asetäitja alluvas büroos büroos büroos Riskijuht, Jah, kõik Jah, kõik Jah, kõik ei jah sisekontrolli töötaja bürood bürood bürood Eksamiosakonna ei Jah, ainult ei ei ei teenistuja oma büroode ametikohustuste eksamiklasside piirides kaamerad Infotehnoloogia ei jah jah jah ei osakonna teenistuja oma ametikohustuste piirides Kaamerate süsteemi jah jah jah jah jah renditeenuse osutaja töötaja