Otsese avaliku teenuse "Loa taotlemine tee kasutamiseks liiklusväliseks tegevuseks" kinnitamine

KORRALDUS 16.09.2020 nr 1-3/20/173 Otsese avaliku teenuse "Loa taotlemine tee kasutamiseks liiklusväliseks tegevuseks" kinnitamine Majandus- ja taristuministri 01.03.2018. a määruse nr 55 „Maanteeameti põhimääruse“ § 11 lg 1 alusel: 1. Kinnitan otsese avaliku teenuse AT/LKO-5 kirjelduse "Loa taotlemine tee kasutamiseks liiklusväliseks tegevuseks" (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks Maanteeameti teehoiudirektori 13.12.2019 korralduse nr 1-3/19/188 „Otsese avaliku teenuse "Loa taotlemine tee kasutamiseks liiklusväliseks tegevuseks“ kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Raido Randmaa teehoiudirektor peadirektori ülesannetes  Versioon MKM teenuse SAP kood Koostamise Koostaja kood kuupäev: 03. TRTR020107 LKO5 10.08.2020 Jarmo Vooglaine LKO-5: Loa taotlemine tee kasutamiseks liiklusväliseks tegevuseks (üritus) 1. Eesmärk Seadustada liiklusväliste tegevuste toimumine riigiteedel tagamaks sujuv ja ohutu liikluskorraldus ürituste toimumise ajal. 1.1. Teenuse mõõdikud  Kliendi rahulolu teenuse korraldusega  Lubade väljastamise kiirus registreerimisest kuni loa vormistamiseni. 1.2. Teenuse sihtrühm Füüsilised isikud või juriidilised isikud, kes soovivad kasutada teed liiklusväliseks tegevuseks. 1.3. Teenuse huvigrupid  riigiteedega piirnevate kinnistute omanikud;  kohalik omavalitsus (KOV);  taristu korrashoiuteenust pakkuvad ettevõtjad;  Politsei ja Piirivalveamet (PPA);  Häirekeskus;  Päästeamet;  Ühistransport;  Liiklusjuhtimiskeskus;  teedel liiklejad. 1.4. Teenuse osutamise kanalid Teenuse osutamise kanal on e-post. 1.5. Teenuse osutamiste arvu määramise metoodika. Teenuse osutamise arvu määramise metoodikaks on esitatud taotluste arv. Väljavõtete tegemine toimub dokumendihaldussüsteemist (edaspidi DHS-ist). 2. Teenuse omanik Teehoiu korraldamise osakonna juhataja. 3. Teenuse juht Teehoiu korraldamise osakonna ajutise liikluskorralduse rakenduskoordinaator (edaspidi koordinaator). 4. Mõisted ja lühendid Liiklusväline tegevus – avalik üritus riigiteel või avalik üritus mis nõuab liikluskorralduse muudatust riigiteel Liiklusvälise tegevuse luba - luba avaliku ürituse korraldamiseks riigiteel või liikluskorralduse muudatusteks riigiteel  Versioon MKM teenuse SAP kood Koostamise Koostaja kood kuupäev: 03. TRTR020107 LKO5 10.08.2020 Jarmo Vooglaine Taristu – Riigiteed, neil paiknevad liikluskorraldusvahendid või abitegevusteks mõeldud seadmed (teeilmajaamad, teekaamerad, kiiruskaamerad, kiirustablood, kaalud jmt ). Kooskõlastaja - Ühistranspordiosakonna spetsialist, regiooni teehoiuosakonna korrashoiu projektijuht või regiooni teehoiusosakonna ehituse projektijuht Menetleja - Liikluskorraldaja või koordinaator, kes menetleb esitatud taotlust. ÜTO – Ühistranspordiosakond 5. Tugiprotsessi/teenuse sisendid Sisendi nimi Sisendi vorm Sisendi talletamine/säilitamine Esitatud taotlus Digitaalne Sari 21-3, DHS, säilitustähtaeg 10 aastat Liikluskorralduse Digitaalne Sari 21-3, DHS, säilitustähtaeg 10 projekt aastat Muud kooskõlastused Digitaalne Sari 21-3, DHS, säilitustähtaeg 10 vajadusel aastat 6. Tugiprotsessi/teenuse väljundid Väljundi nimi Väljundi vorm Väljundi talletamine/säilitamine Luba liiklusväliseks Digitaalne Sari 21-3, DHS, säilitustähtaeg 10 tegevuseks riigiteel aastat 7. Lühikirjeldus Avaliku ürituse läbiviimise loa väljastamine hõlmab taotluse läbivaatamist, liikluskorralduse joonise projekti õigsuse kontrollimist ja muude saadetud dokumentide vastavuse kontrollimist kehtivatele õigusaktidele ja juhenditele. 8. Osapooled ja vastutus Osapool (ametinimetus v asutus v amet v Vastutus protsessi raames isik) Ajutise liikluskorralduse Vastutab teenuse ühetaolise ja rakenduskoordinaator (koordinaator) koordineeritud osutamise eest. eest. Kooskõlastuse õigeaegne andmine ja liikluskorraldajate nõustamine Taotleja Korrektsete materjalide õigeaegne esitamine loa taotlemiseks. Regionaalne teehoiuosakonna Loa menetlemine vastavalt teenuse liikluskorraldaja (liikluskorraldaja) kirjeldusele ja menetlustähtaegadest kinnipidamine. Projekteerimisnõuete ja liikluskorralduse Puuduvate põhimõtete väljatöötamine arendustalitus koostöös koordinaatoriga. Asjaajamistalitus Dokumentide tähtajaline registreeriminedokumentide õigsuse kontroll ja õigetele isikutele suunamine Kooskõlastaja Kooskõlastuse andmine üritusele, mis toob kaasa teekonna muutuse või pikenemise. Liiklusjuhtimiskeskus Ajakohase info tagamine Tark tee portaalis.  Versioon MKM teenuse SAP kood Koostamise Koostaja kood kuupäev: 03. TRTR020107 LKO5 10.08.2020 Jarmo Vooglaine 9. Seotud dokumendid 9.1 Õigusaktide loetelu  Ehitusseadustik;  Liiklusseadus. 9.2 Seotud juhendid, kasutusjuhised ja muud dokumendid  Riigiteede ajutine liikluskorraldus.  Juhend liikluse korraldamiseks riigiteede ehitus- ja korrashoiutöödel;  Riigiteede liikluse ajutise piiramise ja sulgemise kord;  Riigiteede liikluskorralduse juhis;  Riigiteel toimuva spordivõistluse või muu rahvaürituse korraldamine. 10. Viited  Maanteeameti strateegia.  DH1 Dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine  https://www.mnt.ee/et/tee/liikluskorraldus/liikluskorralduse-load  AT/DH-1, Teabenõudele, märgukirjale, selgitustaotlusele vastamine;  Versioon MKM teenuse SAP kood Koostamise Koostaja kood kuupäev: 03. TRTR020107 LKO5 10.08.2020 Jarmo Vooglaine 11. Protsessiskeem  Versioon MKM teenuse SAP kood Koostamise Koostaja kood kuupäev: 03. TRTR020107 LKO5 10.08.2020 Jarmo Vooglaine 12. Protsessikirjeldus Avaliku ürituse loa taotlemise info on leitav Maanteeameti (edaspidi ameti) kodulehel liikluskorralduse lubade alalehelt, kus on taotlus (Riigiteel toimuva spordivõistluse või muu rahvaürituse korraldamine) ja lisainfo taotlemise kohta, mida ja kuidas on vaja esitada ning Maanteeameti nõuded. Loa taotlus koos vajaminevate materjalidega tuleb saata ameti üldisele e-posti aadressile [email protected]. Loa menetlemiseks on taotlejal vaja esitada taotlus minimaalselt 7 päeva enne ürituse toimumist, koos sulgemisega minimaalselt 14 päeva enne ürituse toimumist. 12.1. Esitatud materjalide kontroll Asjaajamistalituse vanemreferent teeb esmase materjalide kontrolli, vaadates kas saatja on lisanud kõik vajalikud andmed (e-post, nimi, kontaktandmed). 12.2. Tööülesande määramine Kui materjalid on korras, siis vanemreferent registreerib materjalid DHS-i. Asjaajamistalituse vanemreferent määrab tööülesande vastavalt sellele kas tegemist on ühe maakonna või mitme maakonna üritusega. Kui tegemist on mitut maakonda hõlmava üritusega, siis tuleb tööülesanne määrata täitmiseks koordinaatorile. Kui tegemist on ühe maakonna üritusega, siis tuleb tööülesanne täitmiseks vastava maakonna liikluskorraldajale. 12.3. Esitatud materjalid täiendamine Esitatud materjale on vaja täiendada kui:  saadetud on anonüümne taotlus või pole piisavalt informatsiooni tööülesande määramiseks. Taotluse saadab täiendamiseks tagasi vanemreferent;  taotlusel pole piisavalt infot või esitatud joonis ei ole sobilik või on puudulik. Menetleja saadab taotluse tagasi täiendamiseks;  teisest ameti osakonnast tuleb tagasiside, et antud lõigul ei saa üritust korraldada, kuna seal on näiteks teetööd või ühistransporti ei ole võimalik ümber suunata. Kõik esitatud materjalid saadab menetleja täiendamiseks taotlejale tagasi. 12.4. Materjalide vormiline kontroll ja liikluskorralduslik analüüs Kui tegemist on ühe maakonna üritusega ja tööülesanne läheb täitmisele regiooni liikluskorraldajale, siis teostab liikluskorraldaja esmase ülevaatuse esitatud materjalidele:  kas on taotlus on täidetud korrektselt;  kas on olemas vajalikud kooskõlastused;  kas liikluskorraldusjoonis/projekt vastab nõuetele. Kui taotleja esitatud materjalid on puudulikud ja teevad loa sisu arusaamatuks, siis tuleb need saata täiendamiseks tagasi juba peale esmast vaatust. Kui esmasel vaatlusel on materjalid korras, veendub liikluskorraldaja kas on vajalik ametisisene kooskõlastamine:  sulgemise puhul – ÜTO, korrashoiu projektijuhtide kooskõlastus ümbersõidutee osas ja kontroll, kas ürituse mõjualas on ehitusobjekte või muid teetöid.  sulgemiseta ürituse puhul tuleb uurida, kas antud kohas on ehitustöid, pindamisi või muid teetöid ürituse toimumise ajal, selle info saab teehoiu osakonnast või kinnitatud objektide nimekirjast, Juhul kui üritusest tulenevalt pikeneb läbimise aeg „Riigiteede  Versioon MKM teenuse SAP kood Koostamise Koostaja kood kuupäev: 03. TRTR020107 LKO5 10.08.2020 Jarmo Vooglaine liikluse ajutise piiramise ja sulgemise kord“ välja toodud tingimustest rohkem, on vajalik ÜTO kooskõlastus. Kui puudused tulevad välja kooskõlastamise käigus, saadetakse need taotlejale parandamiseks peale puuduse selgumist. 12.5. Nõustamine (vajadusel) Kui liikluskorraldajal tekib küsimusi millele ta ei oska vastust anda, on tal õigus pöörduda koordinaatori poole seisukoha saamiseks. Suhtlus toimub telefoni või e-kirja teel. 12.6. Seisukoha andmine (vajadusel) Kui regiooni liikluskorraldaja näeb, et kooskõlastus on vajalik, siis annab Maanteeameti osakond omapoolse seisukoha ürituse kohta. Kooskõlastuse vajaduse otsustab liikluskorraldaja. Kui kooskõlastust ei antud ja marsruut vajab muutmist või trassil on näiteks teetööd, siis saadetakse materjalid taotlejale tagasi täiendamiseks. Kui esitatud materjalid on üldiselt korras, aga esineb mittesisulisi vigu, mis ei mõjuta marsruuti või põhimõtet, siis liikluskorraldaja konsulteerib teiste osakondadega/spetsialistidega (teehoiu osakonna siseselt teehoiu korrashoiu projektijuhtidega või korrashoiu projektijuhtidega, ÜTO- ga) ning saadab märkused taotlejale. Kui tegemist on vigadega, mis on sisulised ja segavad konsulteerimist või teevad taotluse arusaamatuks, tuleb enne teistele osakondadele kooskõlastamiseks esitamist materjalid taotlejal ära parandada. Loa kooskõlastamisprotsess toimub DHS-is. Vajadusel võib enne kooskõlastamist DHS-is konsulteerida teiste osakondadega. 12.7. Loa või loast keeldumise otsuse vormistamine Liikluskorraldaja vormistab otsuse loa väljaandmise või väljastamisest keeldumise kohta. Keeldumise korral on ürituse korraldajal võimalus valida uus trassi ürituse korraldamiseks. Enne loa väljastamise otsuse tegemist kooskõlastab liikluskorraldaja loa koordinaatoriga kui on tegemist põhi-, tugimaantee või kõrvalmaanteedega liiklussagedusega 3000+. Loa vormistamine toimub DHS-is. 12.7.1. Kooskõlastamise otsus Kui koordinaator keeldub kooskõlastuse andmisest, viib liikluskorraldaja sisse vajalikud parandused ja esitab dokumendid uuesti kooskõlastuse saamiseks. Kooskõlastamine toimub DHS-is. 12.8. Loa allkirjastamine Riigitee sulgemisel ühe maakonna piires allkirjastab loa teehoiuosakonna juhataja. Loa allkirjastamine toimub DHS-is 12.8.1. Loa või loast keeldumise otsuse allkirjastamine Ühe maakonna piires toimuva ürituse puhul, millega ei kaasne riigitee sulgemist või loast keeldumisel allkirjastab dokumendi liikluskorraldajal. Loa allkirjastamine toimub DHS-is  Versioon MKM teenuse SAP kood Koostamise Koostaja kood kuupäev: 03. TRTR020107 LKO5 10.08.2020 Jarmo Vooglaine 12.9. Loa või loast keeldumise otsuse edastamine Pärast loa või loast keeldumise otsuse allkirjastamist edastab liikluskorraldaja otsuse loa väljastamise või väljastamisest keeldumise kohta taotlejale. Info loa väljastamisest edastab liikluskorraldaja liiklusjuhtimiskeskusesse e-posti teel. 12.10. Info lisamine Tark Tee keskkonda Avaliku ürituse korraldamisest tulenev piirang peab kajastuma TarkTee keskkonnas. Piirang lisatakse süsteemi kui info on käes liikluskorraldajalt või koordinaatorilt, süsteem ise teeb piirangu aktiivseks mõned päevad enne üritust. 12.11. Materjalide vormiline ja põhimõtteline kontroll ja liikluskorralduslik analüüs Mitut maakonda hõlmava ürituse korral tuleb tööülesanne täitmiseks koordinaatorile ning punktist 12.2 liigutakse kohe punkti 12.9. Esialgu vaatab koordinaator üldised põhimõtted üle. Kui koordinaator leiab sisulised puudused, mis segavad loa menetlemist ja teiste ameti osapooltega konsulteerimist, siis võib ta taotlejalt nõuda materjalide parandamist. Kui tegemist on vigadega, mis ei muuda loa sisu, siis kogub koordinaator märkused kokku piirkondlikelt liikluskorraldajatelt, teistelt osakondadelt ning edastab need korraga taotlejale. 12.11.1 Oma maakonna materjalide kontroll Koordinaator edastab liikluskorraldajatele materjalid piirkonda puudutavate jooniste ja taotluste ülevaatamiseks. Avastatud puudused koos märkustega tagastatakse rakenduskoordinaatorile esimesel võimalusel, tavaliselt 3 tööpäeva jooksul. Tähtaeg võib muutuda olenevalt sellest, millal üritus toimub ja kaua menetlemiseks aega on. 12.11.2 Seisukoha andmine (vajadusel) Kui on vaja lisaks teiste osakondade kooskõlastust, näiteks soovitakse muuta ühistranspordi liikumist, tegemist on sulgemisega ja on vaja kooskõlastust ümbersõidu tee sobilikkusele vms, siis saadab koordinaator paralleelselt punktiga 12.11.1 materjalid kooskõlastamiseks teistesse osakondadesse. Kui ilmneb puuduseid või tekib lisaküsimusi teiste osakondade poolt, edastab koordinaator need märkused taotlejale, kes viib sisse vastavad parandused või täpsustused. 12.12. Loa või loast keeldumise otsuse vormistamine ja allkirjastamine Kui kõigilt osapooltelt on tagasiside saadud, vajalikud parandused tehtud ja kõik esitatud materjalid on sobilikud ja kooskõlastatud teiste osakondadega, vormistab koordinaator otsuse kas loa väljastamiseks või loast keeldumiseks. Pärast vormistamist allkirjastab koordinaator loa digitaalselt. Loa või otsuse vormistamine toimub DHS-is. 12.13. Loa või loast keeldumise otsuse edastamine Otsuse loa väljastamiseks või väljastamisest keeldumise kohta edastab koordinaator taotlejale e-posti teel läbi DHS-i. Juhul kui väljastatakse luba, tuleb koordinaatoril luba edastada ka liiklusjuhtimiskeskusele, kes sisestab info TarkTee keskkonda.  Versioon MKM teenuse SAP kood Koostamise Koostaja kood kuupäev: 03. TRTR020107 LKO5 10.08.2020 Jarmo Vooglaine 13. Toetavad infosüsteemid Infosüsteemi/e-teenuse nimetus Kirjeldus, milleks kasutatakse DHS Dokumentide registreerimine ja säilitamine Teeregister Taristu andmete vaatamine TarkTee Ürituste info sisestamine ja vaatamine 14. Seotud riskid Teenusega Riski kirjeldus Riski Maandamistegevused seotud riski tase nimetus Me ei saa Kuna taotlus täidetakse blanketil, Keskmine Taotleja ei märgi taotlusele menetlemiseks mitte e-teeninduses, kus on olemas tee numbreid ega korrektset andmete kontroll, võib tekkida kilomeetreid, kus üritus materjali olukord, et ei esitata korrektset toimub ning lisainfot ürituse materjali. Õige materjali küsimine ja korralduse kohta. Seda saaks parandamine nõuab lisaaega. Kui risk vältida e-teeninduses realiseerub on tagajärg see, et interaktiivse kaardiga, kuhu kaotame oma tööaega seal, kus seda saab marsruudi peale märkida ei tohiks. ning sealt tuleb automaatselt tee nr ja km. Vajaliku info saab kohustuslike väljade lisamisega, ilma milleta taotlust esitada ei saa. PDFi või Wordi vormiga on seda võimatu saavutada. Inimesed ei loe vorme lõpuni. Edasi tagasi info küsimine raiskab nii taotleja kui ka menetleja aega. Loa On võimalus, et taotleja ei pea Kõrge Riski maandame sellega, et mittevõtmine vajalikuks loa võtmist, kui materjalid lihtsustame taotlemise ja juhul kui ei vasta nõuetele ja protsess loa väljastamise protsessi, näiteks materjalid ei taotlemiseks tundub liiga keeruline, viime load e-teenindusse. Kui ole sobilikud või kui taotleja jõuab meieni liiga paraneb väljastamise kiirus ja või amet ei hilja ja me füüsiliselt ei jõua materjali esitamise kvaliteet, on jõua taotlusi menetleda. Koos seadusruumi taotlejal motivatsiooni luba menetleda puudlikkusega on risk kõrge. taotleda. Teine võimalus on hilise esitamise Tagajärjeks on loata ürituste tugevdada järelevalvet, et pärast korraldamine, mis omakorda tegeleda nendega, kes ilma suurendab ohtu osalejatele ja loata üritusi korraldavad. See liiklejatele. pigem juba järeltegevus. 15. Isikuandmete töötlemine 15.1 Isikuandmete töötlemise alus Isikuandmeid töödeldakse vastavalt andmekaitse üldmääruse artiklile 6 lg 1 punktile e. 15.2 Töödeldavad andmed  Versioon MKM teenuse SAP kood Koostamise Koostaja kood kuupäev: 03. TRTR020107 LKO5 10.08.2020 Jarmo Vooglaine Töödeldavad isikuandmed: nimi, kontaktandmed. Eriliigilisi isikuandmeid ei töödelda. Juriidiliste isikute taotluste andmed ja neile väljastatud otsused on avalikud. 15.3 Töödeldavad andmed Andmeid töödeldakse käsitsi DHS-i andmete sisestamisel. 15.4 Andmetele ligipääs Juriidiliste isikute taotluste andmed ja neile väljastatud otsused on avalikud. Eraisikute taotlustele ja väljastatud lubadele juurdepääs on ainult asutusesisene taotlust menetlevate osakondade teenistujatel. 15.4 Andmete väljastamine Juurdepääsu isikuandmetele võimaldatakse kooskõlas õigusaktidega:  isikuandmete kaitse üldmäärus;  avaliku teabe seadus § 39 lg 1. 15.5 Andmete säilitamine DHS-is säilitatakse dokumente vastavalt protsessikirjeldusele DH1 „Dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine“ (vt p 10, Viited). Kooskõlastanud: Anne Nurmik, avalike teenuste arendusjuht; Rina Õunas, asjaajamistalituse juhataja; Margit Rosenberg, sisekontrolör; Mihkel Mäeker, riskijuht.