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Saatja: "HCCH" <[email protected]> Saaja: "National Organ Estonia" <[email protected]> Teema: Circular / Circulaire No 59(25): Distance Decision-Making Process - Early termination of current audit contract & appointment of new auditors Kuupäev: 2025-10-28 12:57 Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Version française ci-après Versión en español abajo <> a HCCH 2025 Focused Circular No 59 Distance Decision-Making Process Early termination of current audit contract & appointment of new auditors The Secretary General (SG) hereby initiates a silence procedure under Rule II.I.4 of the Rules of Procedure of the HCCH and invites the Members to take a formal decision through the distance decision-making process. Members are invited to decide on two interrelated matters: - Early termination of the contract with the current auditor Baker Tilly; and - Appointment of the Board of Audit and Inspection (BAI) of the Republic of Korea as the new auditor of the HCCH. Under the proposed decision, Baker Tilly would complete the audit for FY 2024 - 2025; BAI would be appointed as the new auditor of the HCCH for a four-year term, at a fixed fee of € 30,000 per audit, beginning with the audit for FY 2025 - 2026. By way of background, the SG refers to the following document, available on the Secure Portal of the HCCH website under “Governance” then “Council of Diplomatic Representatives 2026” in the three official languages of the Organisation: - Summary of Developments in Relation to HCCH Audit Costs and the Appointment of New Auditor – Launch of Distance Decision (Silence Procedure) This document details developments since 2022, when a new auditor was appointed as part of an effort to curb steadily increasing audit costs. The appointment of Baker Tilly as auditor in 2022 resulted in initial savings, but as costs began to rise again the SG submitted a series of proposals, which in turn led to Standing Committee (StC) discussions on the issue between 2023 and 2025. These efforts culminated, in September 2025, in the StC’s agreement that the SG should initiate a distance decision-making process, using the silence procedure, to approve the early termination of the contract with Baker Tilly by the end of 2025 and to appoint the BAI as the new auditor of the HCCH. If no objection is received within the 15-day period, the proposal will be considered adopted, and the SG will be authorised to issue the formal notice of termination to Baker Tilly and conclude the agreement with BAI. Should one or more objections be received within the prescribed period, the silence will be considered broken, and the SG will initiate further inclusive consultations with Member States to determine whether there remains a reasonable prospect of consensus. In accordance with Rule II.I.4 of the Rules of Procedure, Members will have 15 calendar days from the date of circulation of the proposed decision to raise any objection. Accordingly, the silence procedure will conclude on Wednesday 12 November 2025, 5.00 p.m. (CET). Member States under sanction pursuant to Article 11(4) of the 2015 Financial Regulations of the HCCH are not entitled to take part in this silence procedure. THE HAGUE, 28 October 2025 To the National and Contact Organs of the Members To the Diplomatic Missions of the Members _____ a Circulaire ciblée No 59 de la HCCH de 2025 Processus de décision à distance Résiliation anticipée du contrat d’audit en cours et nomination de nouveaux auditeurs Le Secrétaire général (SG) engage par la présente une procédure d’approbation tacite en vertu de l’article II.I.4 du Règlement intérieur de la HCCH et invite les Membres à prendre une décision en bonne et due forme dans le cadre du processus de décision à distance. Les Membres sont invités à se prononcer sur deux questions interdépendantes : - la résiliation anticipée du contrat en cours avec l’auditeur Baker Tilly ; et - la nomination de la Board of Audit and Inspection (BAI) de la République de Corée en qualité de nouvel auditeur de la HCCH. En vertu de la décision proposée, Baker Tilly assurerait l’audit pour l’EF 2024-2025 ; la BAI serait ensuite nommée en qualité de nouvel auditeur de la HCCH pour un mandat de quatre ans, avec des honoraires fixes de 30 000 euros par audit, à compter de l’audit pour l’EF 2025-2026. À titre d’information, le SG renvoie au document suivant, disponible sur le Portail sécurisé du site web de la HCCH sous les rubriques « Gouvernance », puis « Conseil des Représentants diplomatiques de 2026 » disponible dans les trois langues officielles de l’Organisation : - Résumé des développements en lien avec les coûts d’audit de la HCCH et la nomination d’un nouvel auditeur – Lancement d’une procédure de décision à distance (approbation tacite). Ce document présente les évolutions survenues depuis 2022, année de la nomination d’un nouvel auditeur dans le cadre d’une initiative visant à maîtriser la hausse continue des frais d’audit. La nomination de Baker Tilly en tant qu’auditeur en 2022 a permis de réaliser des économies initiales. Toutefois, face à la reprise de la tendance à la hausse des coûts, le SG a soumis une série de propositions qui ont fait l’objet de discussions au sein du Comité permanent entre 2023 et 2025. Ces efforts ont abouti, en septembre 2025, à l’accord du Comité permanent autorisant le SG à engager une procédure de décision à distance, selon la procédure d’approbation tacite, en vue d’entériner la résiliation anticipée du contrat avec Baker Tilly avant la fin de 2025 et de nommer la BAI de la République de Corée en qualité de nouvel auditeur de la HCCH. Si aucune objection n’est reçue dans le délai de 15 jours, la proposition sera considérée comme adoptée, et le SG sera autorisé à notifier officiellement la résiliation à Baker Tilly et à conclure l’accord avec la BAI. Si une ou plusieurs objections sont formulées dans le délai imparti, l’approbation tacite sera considérée comme rompue, et le SG engagera de nouvelles consultations ouvertes, associant l’ensemble des États membres, afin de déterminer s’il existe encore une perspective raisonnable de parvenir à un consensus. Conformément à l’article II.I.4 du Règlement intérieur, les Membres disposeront de 15 jours calendaires à compter de la date de diffusion de la décision proposée pour faire valoir leurs objections. En conséquence, la procédure d’approbation tacite se clôturera le mercredi 12 novembre 2025, à 17 h (heure d’Europe centrale). Les États membres faisant l’objet d’une sanction en vertu de l’article 11(4) du Règlement financier de 2015 de la HCCH ne sont pas autorisés à prendre part à cette procédure d’approbation tacite. LA HAYE, le 28 octobre 2025 Aux Organes nationaux et de liaison des Membres Aux Missions diplomatiques des Membres _____ a Circular Específica N.º 59 de la HCCH de 2025 Proceso de toma de decisiones a distancia Rescisión anticipada del contrato actual de auditoría y nombramiento de nuevos auditores Por la presente, el Secretario General inicia un procedimiento de aprobación tácita, de conformidad con el artículo II.I.4 del Reglamento Interno de la HCCH, e invita a los Miembros a adoptar una decisión formal mediante el proceso de toma de decisiones a distancia. Se invita a los Miembros a decidir sobre dos cuestiones interrelacionadas: - la rescisión anticipada del contrato con el actual auditor Baker Tilly; y - el nombramiento de la Comisión de Control y de Inspección de la República de Corea (BAI, por sus siglas en inglés) como el nuevo de la HCCH. Según la decisión propuesta, Baker Tilly terminaría la auditoría del ejercicio 2024-2025 y la BAI sería nombrada como el nuevo auditor de la HCCH por un período de cuatro años, a un precio fijo de 30.000 euros por auditoría, empezando con la correspondiente al ejercicio 2025-2026. Para más contexto, el Secretario General remite al siguiente documento, disponible en el Portal Seguro del sitio web de la HCCH, en “Gobernanza” y, luego, en “Consejo de Representantes Diplomáticos de 2026”, en los tres idiomas oficiales de la Organización: - Resumen de la evolución de los costos de auditoría de la HCCH y nombramiento de un nuevo auditor – Inicio de un procedimiento de decisión a distancia (aprobación tácita) En este documento se explica la evolución desde 2022, cuando se nombró a un nuevo auditor en el marco de un esfuerzo por frenar el aumento de los costos de auditoría. Si bien en 2022 el nombramiento de Baker Tilly supuso un ahorro, cuando los costos comenzaron a aumentar de nuevo, el Secretario General presentó una serie de propuestas que dieron lugar a deliberaciones en el Comité Permanente entre 2023 y 2025. Estas deliberaciones culminaron, en septiembre de 2025, en un acuerdo del Comité Permanente, en virtud del cual el Secretario General debe iniciar un proceso de toma de decisiones a distancia, mediante un procedimiento de aprobación tácita, para aprobar la rescisión anticipada del contrato con Baker Tilly a finales de 2025 y nombrar a la BAI como nuevo auditor. Si no se recibe ninguna objeción en un plazo de 15 días, la propuesta se considerará aprobada, y el Secretario General estará autorizado a notificar formalmente la rescisión a Baker Tilly y a celebrar el acuerdo con la BAI. En cambio, si se recibe una o varias objeciones en el plazo establecido, se considerará que no hay aprobación tácita y el Secretario General iniciará nuevas consultas inclusivas con los Estados miembros para determinar si existe una perspectiva razonable de alcanzar un consenso. De conformidad con el artículo II.I.4 del Reglamento Interno, los Miembros disponen de 15 días naturales a partir de la fecha de distribución de la decisión propuesta para presentar objeciones. Por consiguiente, el procedimiento de aprobación tácita concluirá el miércoles 12 de noviembre de 2025, a las 17:00 (hora de Europa Central). Los Estados miembros sometidos a sanción con arreglo al artículo 11(4) del Reglamento Financiero de la HCCH no pueden participar en este procedimiento de aprobación tácita. LA HAYA, 28 de octubre de 2025 A los Órganos Nacionales y de Contacto de los Miembros A las Misiones Diplomáticas de los Miembros