Riigihalduse ministri 14. novembri 2017. a määruse nr 84 "Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus" muutmine

Välisministeerium [email protected] Meie 03.11.2022 nr 1.1-10.1/8753-1 Riigihalduse ministri 14. novembri 2017. a määruse nr 84 "Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus" muutmine Austatud minister Esitame kooskõlastamiseks riigihalduse ministri 14. novembri 2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ muutmise määruse eelnõu. Eelnõu koos seletuskirjaga on kättesaadav eelnõude infosüsteemis EIS. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Riina Solman riigihalduse minister Lisad: 1. Riigihalduse ministri määruse eelnõu 2. Määruse eelnõu seletuskiri Lisaadressaadid: Ministeeriumid Virge Aasa 6113549 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272  EELNÕU MÄÄRUS nr Riigihalduse ministri 14. novembri 2017. a määruse nr 84 "Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus" muutmine Määrus kehtestatakse Vabariigi Valitsuse seaduse § 42 lõike 1 alusel. § 1. Riigihalduse ministri 14. novembri 2017. a määruses nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ tehakse järgmised muudatused: 1) paragrahvi 6 tekstiosa „ja perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seaduse § 1 lõikes 1 nimetatud“ asendatakse lauseosaga „, perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seaduse § 1 lõikes 1 ning perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduse § 1 lõikes 1 nimetatud“; 2) paragrahvi 7 täiendatakse punktiga 82 järgmises sõnastuses: „82) dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamine teenindatavatele asutustele“; 3) paragrahvi 11 täiendatakse punktiga 13 järgmises sõnastuses: „13) dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond“; 4) paragrahvi 13 lõike 2 punkt 6 tunnistatakse kehtetuks; 5) paragrahv 175 punkt 3 tunnistatakse kehtetuks; 6) määrust täiendatakse §-ga 177 järgmises sõnastuses: „§ 177. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna ülesanded Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond: 1) teeb ettepanekuid dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudeli väljatöötamise ja muutmise kohta; 2) osutab teenindatavatele asutustele dokumendihaldus- ja arhiiviteenust, sh korraldab dokumendiringluse, administreerib teenindatavate asutuste dokumendihaldussüsteemi ja haldab arhiivi vastavalt kehtivatele õigusaktidele ning dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelile; 3) nõustab asutusi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse küsimustes ning dokumendihaldussüsteemi kasutamisel; 4) selgitab välja dokumendihaldussüsteemi arendusvajadused ning esitab need arendajale; 5) peab ametnike teenistuslehtede arhiivi.“; 7) paragrahv 20 lõike 1 punkti 2 täiendatakse pärast tekstiosa „arendusosakonna“ tekstiosaga „, dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna“; 8) paragrahv 21 lõiget 4 täiendatakse pärast tekstiosa „punktis 4“ tekstiosaga „ning perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduse § 1 lõike 1 punktis 2“. § 2. Määruse § 1 punktid 2–7 jõustuvad 2023. aasta 1. jaanuaril. Riina Solman (allkirjastatud digitaalselt) riigihalduse minister (allkirjastatud digitaalselt) Merike Saks kantsler  Riigihalduse ministri määruse „Riigihalduse ministri 14. novembri 2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ muutmine“ eelnõu seletuskiri 1. Sissejuhatus 1.1. Sisukokkuvõte Riigihalduse ministri 14. novembri 2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ muutmise eelnõu (edaspidi eelnõu) eesmärgiks on täiendada Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) põhimäärust tulenevalt RTK-le täiendavate ülesannete lisandumisest. Nimelt on kavas 1. jaanuarist 2023. a alustada esimeste riigiasutuste dokumendihalduse ja arhiivi korralduse konsolideerimisega RTK-sse. Lisaks eelnevale, täiendatakse põhimääruses RTK ülesandeid tulenevalt Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2021–2027 ning Euroopa Regionaalarengu Fondist ja välistegevuse rahastusest toetatava Euroopa territoriaalse koostöö korraldusasutuse rollide täitmisega. 1.2. Eelnõu ettevalmistaja Eelnõu ja seletuskirja on koostanud RTK toetuste arendamise osakonna õigusvaldkonna juht Marek Kübarsepp (e-post [email protected], tel 663 1934), dokumendihalduse konsolideerimise projektijuht Kristi Madismäe (e-post [email protected], tel 663 1858) ja arendusosakonna juhataja Janne Romulus (e-post [email protected] , tel 663 1418). 1.3. Märkused Eelnõuga muudetakse riigihalduse ministri 14. novembri 2017. a määrust nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ (RT I, 01.07.2022, 15). Eelnõu on seotud järgmiste õigusaktide muudatustega: Vabariigi Valitsuse 24. septembri 2022. a määrus nr. 305 "Allkirja ning ärakirja, väljavõtte või väljatrüki õigsuse ametliku kinnitamise õigust omavate haldusorganite määramine" 2. Eelnõu sisu ja võrdlev analüüs Eelnõu koosneb kahest paragrahvist. Eelnõu § 1 punktidega 1 ja 8 tehakse põhimääruses täiendused, millega viiakse RTK kui Euroopa Liidu toetuste korraldusasutuse ülesanded vastavusse perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduse § 6 lõikega 2 ning § 34 lõigetega 2 ja 3. Eelnõu § 1 punktiga 2 täiendatakse põhimääruses RTK põhiülesandeid, mis lähtuvad riigiasutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse (edaspidi DAT) korraldamise ülesannete konsolideerimisest RTK-sse. 2021. a septembris käivitas RTK pilootprojekti eesmärgiga töötada välja keskne dokumendihaldus- ja arhiiviteenus ning pakkuda seda sarnaselt teiste RTK teenustega teistele riigiasutustele. Keskne DAT kui tugitegevus sobitub RTK teenusportfelli, kuna asutusel on praktiline ja edukas kogemus tugiteenuste ühendamise ja korrastamise projektide läbiviimisel ja teenuste kesksel osutamisel. Esimesed asutused liiguvad kesksele DAT-e teenusele 01.01.2023, nendeks on Rahandusministeeriumi, Kultuuriministeerium, Statistikaamet, Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet, Andmekaitse Inspektsioon, Konkurentsiamet ja Patendiamet. Eelnõu § 1 punktiga 3 täiendatakse põhimääruses RTK koosseisu kuuluvate osakondade nimekirja osakonna nimetusega „dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond“. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond täidab edaspidi RTK-sse pilootprojektina konsolideeritud dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse korraldamise ülesannet. Osakonna ülesanded on loetletud eelnõu punktis 5. Eelnõu § 1 punktiga 4 jäetakse RTK personaliteenuste osakonna ülesannetest välja ametnike teenistuslehtede pidamise ülesanne. Eelnõu kohaselt viiakse ülesanne dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna koosseisu. Eelnõu § punktiga 5 jäetakse RTK personali- ja haldusosakonna ülesannetest välja RTK dokumendihalduse ja arhiivi korraldamise ülesanne. Eelnõu kohaselt viiakse ülesanne dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna koosseisu. Eelnõu § 1 punktiga 6 täiendatakse põhimäärust dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna ülesannetega. Eelnõu kohaselt korraldab dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond teenust vajavate asutuste DAT-i vastavalt asutusega kokkulepitud toimemudelile, kus on ära kirjeldatud teenuse sisu, erinevate osapoolte vastutus, teenuse osutamise tähtajad ning asutuse spetsiifikast tulenevad erisused. RTK kui keskse DAT osutaja ülesandeks on eelnõus piiritletud tegevused. RTK ülesannete hulka ei kuulu ning asutuste endi tegevuseks jääb: • asutuse teabehalduse üldine korraldus; • töö dokumentidega/teabega teistes asutuse põhiinfosüsteemides (kui toimemudelis ei ole kokku lepitud teisiti); • assisteerivad tegevused nagu näiteks juhiabi ülesanded (koosolekute ettevalmistamine ja protokollimine, kalendrite haldamine, jmt); • töö riigisaladusega. DAT teenusele üleminek toimub asutuse olemasolevate DHS-ga, sh dokumendihaldussüsteemi omanikuks jääb asutus ning RTK on volitatud töötleja. Eelnõu § 1 punktiga 7 täiendatakse RTK peadirektorile alluvate osakondade nimekirja dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonnaga. Eelnõu §-ga 2 nähakse ette põhimääruse § 1 punktides 2-7 nimetatud muudatuste jõustumine 2023. aasta 1. jaanuaril. § 1 punktid 1 ja 8 jõustuvad üldises korras. 3. Eelnõu vastavus Euroopa Liidu õigusele Eelnõu muudatused ei ole seotud Euroopa Liidu õigusega. 4. Määruse mõjud Kesksele dokumendihaldus- ja arhiiviteenusele ülemineku tulemusel: • kujundatakse võimalikult lihtne ja ühetaoline dokumendihaldus- ja arhiiviteenus. Dokumendihaldus on praeguseks täies mahus digitaalne ja kasutatakse standardseid lahendusi, kuid dokumendihaldus- ja arhiiviteenus ei ole ühtne ega kulutõhus asutuste lõikes. Dokumendihalduse maht väheneb ning asutuste võimekus, töökoormus ja efektiivsus dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel on väga erinev. Seetõttu ei taga teenuse tänane korraldus vajalikku ega riigi vaates ühtset kvaliteeti. Kesksel juhtimisel saab erinevusi vähendada miinimumini ja dokumenditööd lihtsamaks muuta – eriti kui võtta kasutusele ka ühine keskne dokumendihaldussüsteem. Oluline on protsesside optimeerimine ja automatiseerimine eesmärgiga muuta need tõhusamaks, efektiivne andmevahetus erinevate infosüsteemide vahel ning andmete dubleerimise vähendamine nii asutusesiseses kui avaliku sektori asutuste vahelises infovahetuses. Ühetaoline dokumendihaldus- ja arhiiviteenus lihtsustab muu hulgas asutuste ühendamist või muul viisil reorganiseerimist, aga ka uute töötajate sisseelamist, kui nad vahetavad töökohta avalikus sektoris. • kasutatakse paremini tööjõu ressurssi Kuna kõiki tegevusi juhitakse keskselt, saab tuvastada kriitilisemad ressursi- ja sekkumisvajadused ning suunata tööjõud sinna, töötajatele luuakse kompetentsiprofiilid ja pakutakse selle alusel parimaid teadmisi ja arenguvõimalusi. Tagatud on kõigi töötajate asendus nende äraolekul ja uute töötajate kiire väljaõpe. Tekib valdkondlik kompetentsikeskus ja sünergia parimate lahenduste leidmiseks. • võetakse kasutusele kaasaegsed lahendused On kiirem, odavam ja lihtsam võtta kasutusele uudseid lahendusi, mis jõuavad nii paremini ka väikeste asutusteni ja edendavad seeläbi kogu riigi dokumendihaldust. Näiteks saab luua poolautomaatseid lahendusi üldmeilile saabunud e-posti jaotamiseks, dokumentide liigitamiseks ja suunamiseks seadmiseks. • muudetakse teenus efektiivsemaks Tööülesannete konsolideerimisega kaasneb mahuefekt – ülesandeid on võimalik täita väiksema arvu töötajatega. Keskse dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtmisel tellitakse arendusi üks kord, mis tuleb kokkuvõttes odavam, kui erinevaid süsteeme paralleelselt arendades. Samuti vähenevad keskse süsteemiga dubleerivad tegevused ning dubleerimisega kaasnev teabe maht. Arhiivide korrastamise tulemusena väheneb arhiveeritavate dokumentide maht ja sellega kulud arhiiviruumidele või -teenusele. 5. Määruse rakendamisega seotud vajalikud kulud ja määruse rakendamise eeldatavad tulud Mõju riigieelarvele tuludele ja kuludele on neutraalne. Lisakulusid teenuse käivitamiseks ja osutamiseks ei vajata. Teenuse rahastamine toimub eelarveliste vahendite ümbertõstmise kaudu teenuse saajate eelarvest teenuse osutaja eelarvesse. 6. Määruse jõustumine Määruse DAT puudutavad muudatused jõustuvad 2023. aasta 1. jaanuaril. Struktuurivahendite perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadust puudutavad muudatused jõustuvad üldises korras. 7. Eelnõu kooskõlastamine, huvirühmade kaasamine ja avalik konsultatsioon Eelnõu on 27. septembril 2022.a. kooskõlastatud Riigi Tugiteenuste Keskuse nõukojas ning edastatakse kooskõlastamiseks ministeeriumidele. EISi teade Eelnõude infosüsteemis (EIS) on algatatud kooskõlastamine. Eelnõu toimik: RAM/22-1312 - Riigihalduse ministri 14. novembri 2017. a määruse nr 84 "Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus" muutmine Kohustuslikud kooskõlastajad: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium; Haridus- ja Teadusministeerium; Justiitsministeerium; Kultuuriministeerium; Kaitseministeerium; Siseministeerium; Maaeluministeerium; Sotsiaalministeerium; Keskkonnaministeerium; Välisministeerium Kooskõlastajad: Arvamuse andjad: Kooskõlastamise tähtaeg: 17.11.2022 23:59 Link eelnõu toimiku vaatele: https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/4b301c52-59be-4570-bd6b-516d38a9f2b4 Link kooskõlastamise etapile: https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/4b301c52-59be-4570-bd6b-516d38a9f2b4?activity=1 Eelnõude infosüsteem (EIS) https://eelnoud.valitsus.ee/main