SamTrack juhtrühma muutmine

Lisa 1 SamTrack juhtimismudel Sisukord Rollide vastutused ja peamised tegevused SamTrack projektis .......................................................... 2 Juhtorganite liikmete rollid ja vastutused .......................................................................................... 2  Teenuste omanik/ Vastutav tellija .............................................................................................. 2  IT arenduste vastutaja ................................................................................................................ 2 Projekti töörühma rollid ja vastutused............................................................................................... 2  Tellija projektijuht ....................................................................................................................... 2  Arendustööde vastuvõtjad ........................................................... Error! Bookmark not defined.  IT projektijuht ............................................................................................................................. 2 1 Rollide vastutused ja peamised tegevused SamTrack projektis Juhtorganite liikmete rollid ja vastutused Teenuste omanik/ Vastutav tellija - vastutab RA äriteenuste toimimise eest (sh, et arendatud teenused oleks asjakohased, kasutatavad ja kvaliteetsed), vastutab projektis defineeritud ärivajaduste ning projekti käigus vastu võetud SamTrack infosüsteemi vastavuse eest RA vajadustega. IT arenduste vastutaja – vastutab IT arenduste läbiviimiseks kompetentse ja piisava meeskonna olemasolu ja toimiva töökorralduse (sh arendusprotsessi järgimine) eest täitja poolel. Projekti töörühma rollid ja vastutused Tellija projektijuht / tootejuht? vastutab projekti (kui terviku) juhtimise, koordineerimise ja tulemite kasutusele võtmise eest RA kui tellija poolel. Vastutused: - Vastutab RA vastutusalas olevate, SamTrack arenduste läbiviimiseks vajalike sisendite kvaliteedi ja õigeaegse esitamise/ olemasolu eest, sh tagab et: 1) arenduste sisendiks antavad dokumendid on ajakohased ja saanud kinnituse Teenuste/protsessi omanikult või RA juhtkonnalt; 2) kõigi põhiteenuste osas on kirjeldatud tööprotsessid; 3) on vormistatud nõuetekohased ärilised kasutuslood; - Vastutab arendustulemite korrektse ja nõuetekohase vastuvõtutestimise eest RA poolel - Vastutab arendustulemite kasutuselevõtu ja sellest tulenevate töökorralduslike jm muudatuste juurutamise eest. Tegevused: - Juhib ja korraldab RA tegevusi, mis on vajalikud SamTrack projekti eesmärkide täitmiseks. - Korraldab RA poolsed vajalikud ressursid arendustellimuste koostamiseks, IT arendajate konsulteerimiseks ning testimiseks. - Jälgib SamTrack arendustööde lähteülesannetele, ärianalüüsidele ja lõppkasutaja testimistele määratud tähtaegadest kinnipidamise, tagab/ korraldab selleks vajaliku (lisa)ressursi. - Kaardistab ja uuendab/ täiendab projekti äririskide ja nende maandamise abinõude listi. Korraldab riskide maandamise tegevused RA poolel - Korraldab SamTrack infosüsteemi kui terviku kasutusele võtmise kõigi lõppkasutajagruppide poolt, sh tagab vajalikud (sh teenuste-ülesed) protsessimuudatused, koolitused, infomaterjalid ja teavitused. IT projektijuht vastutab IT arendusprojekti tähtaegse valmimise eest kokku lepitud mahus, kvaliteedis ja eelarves. Tegevused: - Korraldab ja juhib IT projekti läbiviimist, projekti infovahetust ja aruandlust. - Kaardistab ja uuendab/ täiendab projekti IT riskide ja nende maandamise abinõude listi. Korraldab riskide maandamise tegevused. 2  - Juhib IT arendusprojekti detailse tegevusplaani koostamist, sh tööde nimekiri, prioriteedid, tähtajad ning jälgib ja korraldab selle täitmist vastavalt nõuetele/ kokku lepitule. - Koostab/täpsustab/kooskõlastab ja esitab Arendajale arendusetapi tellimused. - Täpsustab, sõnastab ja kinnitab enne arendustööde tegemist Arendaja arenduse oodatavad tulemid. - Hindab tarkvaraarenduse valmimist ja tulemuste infotehnoloogilist vastavust hankelepingutele. - Võtab vastu tellitud arendustööd, allkirjastab tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid. - Vastutab IT lahenduse funktsionaalsetele ja mittefunktsionaalsetele nõuetele vastavuse eest; - Haldab IT projektiga seotud dokumentatsiooni (sh pakkumused, lepingud, arved, aktid) ja aruandlust (sh arendajate ajaarvestus, RIA maksetaotlused ja seirearuanded, projektiplaani täitmise jälgimine). Projektijuht (Ravimiamet) - Toetab ja nõustab TEHIK´u projektijuhti arendusprotsessi läbiviimisega seotud küsimustes. Testijuht - Korraldab testimise läbiviimise, kus osalevad TEHIKU testijad ning Ravimiameti andmesisestuse ja müügiloa hindamise spetsialistid.. Mittefunktsionaalsete nõuete testimine toimub TEHIKU spetsialistide poolt. IT arhitekt - Kontrollib arhitektuursete ja mittefunktsionaalsete nõuete vastavust. Nõustab arendusmeeskonda. IT infrastruktuuri juht - Korraldab vajalikud keskkonnad ja ligipääsu õigused. Turvajuht - TEHIK´u infoturbe juht. ISKE auditi läbiviimise korraldamine 3  21.12.17 nr 35 KÄSKKIRI Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 21.11.2017 käskkirja „Projekti „Ravimitega seotud menetlusprotsesside andmekogu uuendamine (SamTrack)“ juhtrühma kinnitamine“ kehtetuks tunnistamine ja projekti juhtrühma kinnitamine Sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 15.02.2017 käskkirja nr 23 ja Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse punkti 25 alampunkti 6 alusel: 1. Tunnistan kehtetuks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 21.11.2017 kinnitatud käskkirja nr 33 „Projekti „Ravimitega seotud menetlusprotsesside andmekogu uuendamine (SamTrack)“ juhtrühma kinnitamine“. 2. Moodustan projekti „Ravimitega seotud menetlusprotsesside andmekogu uuendamine (SamTrack)“ juhtrühma alljärgnevas koosseisus: Juhtrühma esimehed: Kristin Raudsepp - Ravimiameti peadirektor; Katrin Reinhold - Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (TEHIK) direktor. Juhtrühma liikmed: Meelis Kerbo – TEHIKu e-teenuste juhtimise osakonna juhataja; Ly Rootslane - Ravimiameti arendusnõunik; Tõnis Jaagus – TEHIKu tervise talituse juhataja. 3. Juhtrühma eesmärk on tagada projekti „Ravimitega seotud menetlusprotsesside andmekogu uuendamine (SamTrack)“ edukas elluviimine. 4. Kinnitan juhtrühmale töökorra järgmiselt: 4.1. Juhtrühma töövorm on koosolek, mille võib korraldada elektrooniliselt. 4.2. Juhtrühma koosolekud toimuvad vähemalt kord kvartalis, toimumise ajad lepitaks kokku kalendriaasta alguses. Vajadusel võib korraldada erakorralisi koosolekuid. 4.3. Koosolekut juhatab Ravimiameti peadirektor või tema määratud juhtrühma liige. 4.4. Kui juhtrühma liige ei saa koosolekul osaleda, määrab ta endale asendaja või saadab oma arvamuse elektrooniliselt vähemalt üks (1) tööpäev enne koosoleku toimumist TEHIKu projektijuhile. 4.5. TEHIKu projektijuht saadab koosoleku kutse koos päevakorraga juhtrühma liikmetele hiljemalt kümme (10) tööpäeva enne koosolekut ning materjalid tehakse kättesaadavaks viis (5) tööpäeva enne koosolekut. 4.6. Koosoleku korraldamisel elektrooniliselt saadab TEHIKu projektijuht e-postiga kutse koos päevakorra, materjalide ja otsuse eelnõuga ning määrab vastamise tähtaja, mis ei ole lühem kui viis (5) tööpäeva. Juhtrühma liige saadab vastuse e-postiga. 4.7. Juhtrühma otsused võetakse vastu konsensuse alusel. Igal juhtrühma liikmel, sh esimeestel on võrdse kaaluga 1 hääl otsuste langetamisel. Kui konsensust ei saavutata, võetakse juhtrühma otsused vastu poolthäälte enamusega. Häälte võrdsel jagunemisel on otsustav koosoleku juhataja hääl. Juhtrühma liikmel, kes jääb eriarvamusele, on õigus nõuda oma eriarvamuse lisamist koosoleku protokollile. 4.8. Protokoll koostatakse kolme (3) tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist ning tehakse kättesaadavaks kõikidele juhtrühma liikmetele e-kirja vahendusel. Protokollile lisatakse koosoleku päevakorras olnud punktide juurde esitatud lisamaterjal. 4.9. Protokollid koostatakse projekti dokumendihalduse keskkonnas (Wiki) ja pärast kinnitamist juhtrühma liikmete poolt registreeritakse TEHIKu projektijuhi poolt dokumentide halduskeskkonnas Delta. 5. Kinnitan juhtrühma ülesanded järgmiselt: 5.1. Kinnitada projekti ajakava, eelarve, skoop ning nende muudatused ja kontrollida nende täitmist, kinnitada projekti etappide tulemused ning hinnata nende vastavust projekti „Ravimitega seotud menetlusprotsesside andmekogu uuendamine (SamTrack)“ täistaotluse nõuetele ja vajadustele. 5.2. Vaadata läbi projekti täistaotluses kaardistatud riskid ja hinnata nende maandamise meetmete piisavust, vastutada riskide maandamise eest. 5.3. Toetada tegevuste koordineerimist projekti läbiviimisel. 5.4. Kinnitada projekti seirearuanded ja lõpparuanded, mille valmistab ette TEHIKu projektijuht. 5.5 TEHIK ja Ravimiamet tagavad ühiselt projekti elluviimiseks vajalike ressursside olemasolu. Lisad: Lisa 1. SamTrack juhtimismudel (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Reinhold Direktor