Süsteemiauditi lõpparuande edastamine

Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit Audit nr RRF-2/2023 Lõpparuanne (Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet) 05/12/2023 Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Auditi lõpparuanne edastatakse: Hr Jaan Tarmak, Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet, ameti juhataja Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus, peadirektori asetäitja Pr Katri Targama, Riigi Tugiteenuste Keskus, koordineeriv asutus LÜHIÜLEVAADE Auditi eesmärk oli hinnata Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti kui toetuse saaja taaste- ja vastupidavusrahastu administreerimisega seotud juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi JKS) vastavust Euroopa Liidu finantshuvide kaitse neljale põhimõttele (meetmed pettuse, korruptsiooni, huvide konflikti ja topeltrahastamise riskidega tegelemiseks). Hinnangu andmisel Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti JKS-ile tuginesid Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna (edaspidi FKO) audiitorid toimingute käigus kogutud tõendusmaterjalidele ja auditi tulemusena tehtud tähelepanekutele. KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemusena jõudsid audiitorid järeldusele, et Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti kui toetuse saaja JKS on täielik (I kategooria1). Põhinõudele antud hinnangud on toodud aruande B-osas ning hinnangute koondtabel aruande lisas 1. Auditi käigus tehti kaks väheolulist2 tähelepanekut ning lisaks parimate praktikate soovitus. Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse 2021/241 artikli 22 ja Vabariigi valitsuse määruse 29.11.2021 nr 108 §4 alusel on Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonnal õigus auditeerida taaste- ja vastupidavusrahastu rakendamisega seotud asutuste juhtimis- ja kontrollisüsteeme. Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet kui toetuse saaja peab võimaldama auditi tegemist ning osutama selleks igakülgset abi. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad JKS-i korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad auditi eesmärgis toodud hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. Audit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Auditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Auditi töörühm tänab Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti töötajaid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest auditi läbiviimisel. 1 I kategooria – JKS on täielik; II kategooria – JKS on täielik, kuid mõningad parandused on vajalikud; III kategooria – JKS on osaliselt täielik, mistõttu on olulised parandused vajalikud; IV kategooria – JKS ei ole olulises osas täielik. 2 Olulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad süsteemset viga), mis mõjutavad oluliselt asutuse ülesannete täitmist. Olulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste lahendamist. Väheolulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad juhuslikku viga), mis ei mõjuta oluliselt asutuse ülesannete täitmist. Väheolulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt reageerimist. 2 Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Kinnitame lõpparuande kümnel (10) leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Siruli Mart Pechter Finantskontrolli osakonna Finantskontrolli osakonna juhataja II auditi talituse juhataja ülesannetes 3 Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne SISUKORD LÜHIÜLEVAADE ..................................................................................................................................................... 2 SISUKORD ............................................................................................................................................................. 4 A - OSA .................................................................................................................................................................. 5 1. KOKKUVÕTE AUDITI LÄBIVIIMISEST ............................................................................................................ 5 2. VALIMI MOODUSTAMISE METOODIKA ......................................................................................................... 5 3. TAUSTINFO ........................................................................................................................................... 6 B-OSA .................................................................................................................................................................... 7 TÄHELEPANEKUD .................................................................................................................................... 7 Tähelepanek 2.1 – Pettuse, korruptsiooni ja huvide konflikti riskidega tegelemiseks mõeldud meetmete juures tuleks selgelt sõnastada, et selliste juhtumite avastamisel jagatakse infot ning tehakse koostööd uurimisasutustega. Lisaks, täiendada juhendeid järeltegevuste tegemiseks. (väheoluline) .................................. 7 Tähelepanek 2.2 – Huvide konflikti puudumise kinnitamise täpsustamine korruptsiooni ennetamise juhendis. (väheoluline) .......................................................................................................................................................... 8 Parimate praktikate soovitus: ................................................................................................................................ 9 LISA 1 – KOONDHINNANG AUDITEERITAVA ASUTUSE JKS-ILE ........................................................................... 10 4 Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne A - OSA 1. Kokkuvõte auditi läbiviimisest Vabariigi valitsuse määruse 29.11.2021 nr 108 §4 alusel ja FKO 2022.-23. aasta tööplaanide kohaselt viis FKO läbi JKS auditi Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalametis kui toetuse saajas. Audit toimus ajavahemikul 14.04.2023. a kuni 05.12.2023. a. Auditi töörühma kuulusid FKO nõunikud Mart Pechter (auditi juht) ning Hannes Vahemäe (auditi meeskonna liige). Auditi eest vastutav isik on FKO juhataja Kaur Siruli. Auditi tulemusena annab FKO hinnangu Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti kui toetuse saaja JKS vastavusele Euroopa Liidu finantshuvide kaitse neljale põhimõttele (meetmed pettuse, korruptsiooni, huvide konflikti ja topeltrahastamise riskidega tegelemiseks). Hinnangu andmiseks analüüsiti lähtuvalt auditi ulatusest Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti JKS-i vastavust põhinõudele nr 2: Euroopa Liidu finantshuvide kaitse nelja põhimõtte (meetmed pettuse, korruptsiooni, huvide konflikti ja topeltrahastamise riskidega tegelemiseks) efektiivne rakendamine. Auditi läbiviimisel tugineti muuhulgas järgmistele dokumentidele: - Korruptsiooni ennetamise meetmete rakendamine; - Korruptsiooni ennetamise juhend; - Tallinna linna raamatupidamise sise-eeskiri; - Tallinna linna rahaliste vahendite haldamise kord; - Tallinna Linnavalitsuse finantsriskide juhtimise põhimäärus; - Tallinna hankekord; - Korruptsiooniriskide hindamine. Auditi eesmärgi saavutamiseks viisid audiitorid läbi järgmisi auditi toiminguid: - hinnati Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti JKS-i vastavust koordineeriva asutuse ja Euroopa Komisjoni koostatud juhendmaterjalidele; - hinnati huvide konflikti vältimist läbi seoste kontrollimise hankes 248480; - vesteldi Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti töötajatega eesmärgiga täpsustada protseduure ning töötajate ülesandeid; - hinnati täiendavaid tõendusmaterjale põhinõuetele vastavuse hindamiseks. Auditi läbiviimisel lähtuti FKO väljatöötatud üldistest süsteemiauditi metoodikatest. 2. Valimi moodustamise metoodika Auditi käigus valimit ei kasutatud. 5 Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne 3. Taustinfo Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse 2021/241 artikli 22 ja Vabariigi valitsuse määruse 29.11.2021 nr 108 §4 alusel on Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonnal õigus auditeerida taaste- ja vastupidavusrahastu rakendamisega seotud asutuste juhtimis- ja kontrollisüsteeme Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet on toetuse saaja taastekava komponendi nr 5 „Säästlik transport“ investeeringu nr 5.4 „Tallinna Vanasadama trammiliini rajamine“ ellu viimisel, millega on seotud esimese ja teise maksetaotluse verstapostid nr EE-C[E]-I[5-4-.5-4-]-M[89] ja -M[90]. Varem seda valdkonda auditeeritud ei ole. 6 Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne B-OSA TÄHELEPANEKUD Põhinõue 2 – Euroopa Liidu finantshuvide kaitse nelja põhimõtte (meetmed pettuse, korruptsiooni, huvide konflikti ja topeltrahastamise riskidega tegelemiseks) efektiivne rakendamine Audiitorite hinnangul on Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet olulises osas taganud oma JKS-i vastavuse Euroopa Liidu finantshuvide kaitse neljale põhimõttele (I kategooria – JKS on täielik). Siiski on tehtud mõned soovitused süsteemi parendamiseks. Tähelepanek 2.1 – Pettuse, korruptsiooni ja huvide konflikti riskidega tegelemiseks mõeldud meetmete juures tuleks selgelt sõnastada, et selliste juhtumite avastamisel jagatakse infot ning tehakse koostööd uurimisasutustega. Lisaks, täiendada juhendeid järeltegevuste tegemiseks. (väheoluline) Vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse 2021/241 artiklile 22 võtavad liikmesriigid Euroopa Liidu finantshuvide kaitsmiseks kõik asjakohased meetmed, mis puudutavad eelkõige pettuste, korruptsiooni ja huvide konflikti ärahoidmist, avastamist ja kõrvaldamist. Audiitorite hinnangul tagab Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti JKS olulises osas meetmed pettuste, korruptsiooni ja huvide konflikti ärahoidmiseks, avastamiseks ja kõrvaldamiseks. Siiski ei sisalda JKS hetkel selget sõnumit, et pettuse, korruptsiooni või huvide konflikti avastamisel jagatakse infot uurimisorganitega ning kuidas nendega teostatakse koostööd. Lisaks leidsid audiitorid, et juhenditest ei nähtu süsteem järeltegevuste tegemiseks. St kui on tuvastatud rikkumise kahtlus, siis missuguseid järeltegevusi pärast selle avastamist tuleb teha. Risk: Audiitorite hinnangul rõhutab asjaolu, kus pettuse, korruptsiooni või huvide konflikti avastamisel jagatakse infot ning tehakse koostööd ka uurimisasutusega, kogu teema olulisust organisatsioonikultuuris nii töötajate kui ka partnerite vaatest. Samuti tagab eelnevalt paika pandud põhimõte info jagamise kohta uurimisorganitega seda, et tavapärase riskijuhtimise süsteemi sisekontrolli funktsioonis on see tegevus eelnevalt planeeritud ja läbi mõeldud. Soovitus: Audiitorid soovitavad lisada mõnda juhendisse kirjeldus, kuidas ning mis kujul jagatakse pettuse, korruptsiooni või huvide konflikti avastamisel infot uurimisasutustega ning kuidas nendega teostatakse koostööd. Uurimisasutusteks võivad erinevate juhtumite korral olla näiteks Politsei- ja Piirivalveamet, Kaitsepolitseiamet, Euroopa Komisjon, Euroopa Kontrollikoda, Euroopa Prokuratuur ja Euroopa Pettusevastane Amet. Samuti soovitame juhendeid täiendada süsteemiga, kuidas tegeletakse järeltegevustega. Lisaks soovitame kodulehel välja tuua selge sõnum, et huvide konflikti, pettuse ning korruptsiooni tuvastamisel on selged õiguslikud tagajärjed. Toetuse saaja kommentaar: Pettuse, korruptsiooni või huvide konflikti avastamisel (ka kahtluse korral) tuleb teavitada koheselt: 1. Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti usalduskontakti, kelleks on sisekontrolli spetsialist; 2. anonüümne vihjetelefon 640 4002 või e-post: [email protected] Nimetatud kontaktid edastavad info (teevad avalduse) koheselt politseile. Nõustume, et selline kokkulepitud teavitamise ahel ei ole kinnitatud dokumentaalselt, aga ameti töökorralduslike juhendite ülevaatamise käigus kavandame kindlasti pettusest, korruptsioonist või huvide konfliktist või nende kahtluste korral teavitamise protsessi kirjeldamist ja dokumenteerimist. 7 Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Audiitorite lõplik kommentaar: Audiitorid rõhutavad selguse huvides veelkord, et oluline on teadvustada, hinnata ja kirja panna kõigi võimalike osapoolte (Politsei- ja Piirivalveamet, Kaitsepolitseiamet, Euroopa Komisjon, Euroopa Kontrollikoda, Euroopa Prokuratuur ja Euroopa Pettusevastane Amet) huvi ulatus ning nendega info jagamine ja koostöö tegemine erinevate võimalike juhtumite ja rahastusallikate korral. Kuna tegemist on väheolulise tähelepanekuga, siis selle osas järeltegevusi auditeeriva asutuse poolt ei tehta. Audiitorid juhivad siiski tähelepanu, et ka väheolulised tähelepanekud nõuavad auditeeritavalt reageerimist. Tähelepanek 2.2 – Huvide konflikti puudumise kinnitamise täpsustamine korruptsiooni ennetamise juhendis. (väheoluline) Riigihangete seaduse § 9 lõike 4 punkti 6 järgi tuleb hankekorras muuhulgas kirjeldada meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks riigihankel, kui need meetmed ei ole kindlaks määratud muus organisatsioonisiseses töökorraldust käsitlevas dokumendis. Toetuse saaja on seda teinud korruptsiooni ennetamise juhendis, mille punkti 4.5 järgi tuleb hanke meeskonnal esitada enne hanke alustamis kirjalik deklaratsioon huvide konflikti puudumise kohta. Audiitorid on testinud huvide konflikti vältimist hankes 248480, kus hanke meeskond on kinnitanud huvide konflikti puudumist hangete registris. Deklaratsiooni, mis tuleneb korruptsiooni ennetamise juhendist, ei ole hanke meeskond täitnud/allkirjastanud. Sellest tulenevalt leiavad audiitorid, et ühestki juhendist ei selgu, millal piisab kinnituse andmisest hangete registris ning kas kinnituse andmine registris on oma olemuselt ja sisult samaväärne allkirjastatud deklaratsiooniga. Risk: Selguse puudumise tõttu ei pruugi hanke meeskond mõista, kas läbi hangete registri antud kinnitus on samaväärne allkirjastatud deklaratsiooniga ning kas need on oma olemuselt sama sisuga. Soovitus: Audiitorid soovitavad täpsustada korruptsiooni ennetamise juhendit või muud dokumenti/juhendit, et riigihangete registris kinnituse andmine on samaväärne deklaratsiooni täitmisega. Või oma juhendites täpsustada, millistel juhtudel kasutatakse enda välja töötatud huvide konflikti deklaratsiooni ning millal antakse üksnes kinnitus hangete registris. Toetuse saaja kommentaar: Nõustume, et korruptsiooni- ja huvide konflikti riske tuleb hinnata riigihanke menetluse juures. Samuti on oluline, et huvide konflikti puudumise deklaratsioon allkirjastatakse riigihanke menetluse raames ning dokument registreeritakse koos hankedokumentidega. Tallinna Linnavalitsus on ette valmistanud Tallinna hankekorra määruse eelnõu, mis on linnasisesel menetlusringil. Eesmärk on kehtestada riigihangete planeerimise, läbiviimise ning raam- ja hankelepingute sõlmimise ühtsed reeglid, millest peavad lähtuma kõik linna asutused. Korruptsiooniriski maandamiseks ja huvide konflikti ärahoidmiseks on kõik huvide konflikti vältimisega seotud meetmed (huvide konflikti ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine) koondatud ühte paragrahvi, et lihtsustada meetmete rakendamist ja tagada nende järgminine. Eelnõu kohaselt allkirjastavad enne riigihanke menetluse alustamist huvide konflikti vältimise deklaratsiooni riigihanke eest vastutav isik, riigihanke tehnilise kirjelduse eest vastutav isik, riigihanke komisjoni liikmed ja lepingu täitmise eest vastutav isik. Huvide konflikti vältimise deklaratsioon registreeritakse linna asutuse dokumendihaldussüsteemis. Linna teenistuja, kelle ülesanne on ametijuhendi kohaselt riigihanke menetluste korraldamine või hankekorra § 6 lõikes 3 nimetatud teenistuja, võib huvide konflikti vältimise deklaratsiooni allkirjastada üks kord aastas, lähtudes huvide konflikti ilmnemisel hankekorra § 4 lõikest 8. Hankekorra § 6 lg 3 sätestab järgmist: Linna asutuse juht võib hankeplaanis või selle lisaga määrata riigihanke menetluste läbiviimisega seotud vastutavad isikud ja lepingu täitmise eest vastutavad isikud ning vajadusel 8 Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne riigihanke komisjoni liikmed. Neil isikutel on õigus läbi viia hankeplaanis kinnitatud riigihankeid riigihanke algatamise otsust eraldi vormistamata. Hankekorra § 4 lg 8 sätestab järgmist: Kui riigihanke menetluse või ostumenetluse läbiviimisega seotud isiku osalemine riigihanke menetluse või ostumenetluse läbiviimisel võib põhjustada huvide konflikti, on ta kohustatud teavitama linna asutuse juhti või struktuuriüksuse juhti neist asjaoludest, taandama ennast riigihanke menetluse või ostumenetluse läbiviimisega seotud toimingutest ning hoiduma edasisest tegevusest seoses riigihankega. Hetkel on töös ameti Korruptsiooni ennetamise juhendi uuendamine ja siinkohal saame kinnitada, et huvide konflikti puudumise deklaratsiooni vormistamine vaadatakse üle ning see toiming kirjeldatakse Korruptsiooni ennetamise juhendis. Audiitorite lõplik kommentaar: Audiitorid hindavad pakutud järeltegevuste ulatust piisavaks ja loevad tähelepaneku sellega suletuks. Parimate praktikate soovitus: Audiitorite hinnangul ei nähtu edastatud tõendusmaterjalist, et riskide hindamisel kasutatakse andmeanalüüsi programme. Soovitame kaaluda mõne andmeanalüüsi programmi kasutamist, mille abil täiendada oma riskide hindamise protsessi. 9 Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne LISA 1 – Koondhinnang auditeeritava asutuse JKS-ile Põhinõue Kategooria I Kategooria II Kategooria III Kategooria IV Põhinõue 2. Euroopa Liidu finantshuvide kaitse nelja põhimõtte (meetmed pettuse, korruptsiooni, huvide konflikti ja X topeltrahastamise riskidega tegelemiseks) efektiivne rakendamine Koondhinnang asutuse JKS-ile X 10  Hr. Jaan Tarmak Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet Meie 07.12.2023 nr 10-5/7330-1 [email protected] Süsteemiauditi lõpparuande edastamine Austatud härra ameti juhataja Edastame Teile süsteemiauditi lõpparuande taaste- ja vastupidavusrahastu osas eksisteeriva juhtimis- ja kontrollisüsteemi analüüsi kohta. Täname Teid auditi jooksul üles näidatud abi ja koostöö eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Mart Pechter Nõunik finantskontrolli osakonna II auditi talituse juhi ülesannetes Finantskontrolli osakonna juhi ülesannetes Lisa: Auditi lõpparuanne Sama: Hr. Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus, peadirektori asetäitja ([email protected]) Pr. Katri Targama, Riigi Tugiteenuste Keskus, koordineeriv asutus ([email protected]) Mart Pechter 611 3152 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272