Käskkiri

KÄSKKIRI 19.12.2025 nr 1.1-1/25/70 Terviseameti peadirektori 01.02.2021 käskkirja nr 1.1-1/21/1 "Terviseameti teabehalduse kord" muutmine Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lõike 3 ja tervise- ja tööministri 27.12.2022. a määruse nr 96 „Terviseameti põhimäärus“ § 11 punktide 13 ja 16 alusel muuta Terviseameti peadirektori 01.02.2021. a käskkirja nr 1.1-1/21/1 „Terviseameti teabehalduse kord“ alljärgnevalt: 1. Sõnastan ümber punkti 8.13 järgmiselt: 8.13 Juurdepääsupiiranguga teabele (näiteks eriliiki isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele) piiratakse juurdepääsu ka asutusesiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele, kes vajavad dokumente ametiülesannete täitmiseks, määrates DHSis dokumendile juurdepääsuõiguse üksnes konkreetsetele ameti teenistujatele. Võimalusel tuleb vältida juurdepääsupiiranguga teabe hoidmist väljaspool infosüsteeme (nt võrguketastel), kuna nii ei ole piisavalt tagatud teabe terviklus ja võimalus kontrollida teabes tehtud muudatusi. Eriti tundlikku teavet ei tohi salvestada eemaldavatele andmekandjatele (mälupulk, mälukaart, väline kõvaketas, CD/DVD-plaat) ega ameti üldkasutatavatele võrguketastele. 2. Lisan punkti 9.3.1: 9.3.1 Võrguketastele salvestatakse üldjuhul tööks vajalikke ajutisi faile, mida pole võimalik nt suure mahu pärast vm põhjusel muudesse infosüsteemidesse salvestada. Sel juhul tehakse vastav asukohamärge ka dokumentide liigitusskeemi. Eriliigilisi isikuandmeid sisaldavale teabele piiratakse juurdepääsu (krüpteeritakse või kaitstakse parooliga) ka ameti siseselt nii, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele, kes vajavad dokumente tööülesannete täitmiseks. 3. Täiendan lisa 4 punktiga 2.7.1: 2.7.1 Enne dokumendi allkirjastamiseks edastamist kontrollib dokumendi vastutaja, et failid ei sisaldaks avaldamisele mittekuuluvat jääkteavet (nt kommentaarid, muudatuste ajalugu või liigsed metaandmed) ning vajadusel kõrvaldab need failist. 4. Täiendan Lisa 4 punktiga 2.12.1: 2.12.1 Teabe ja dokumendi (sh lepingu ja volikirja) täitmist ja kehtivust jälgib ning aegunud dokumendi muutmise või kehtetuks tunnistamise või vajadusel uue dokumendi loomise eest vastutab valdkonnajärgne struktuuriüksus. 5. Täiendan Lisa 5 punktiga 5.4.2: 5.4.2 Teenistusalaseid andmeid sisaldava mobiilse vm digitaalse andmekandja saatmisel postiga, kulleriga või isiklikul üleandmisel (sh teabenõudjale) vormistatakse sellekohane üleandmise akt või saatekiri, mis registreeritakse DHSis. Aktis märgitakse üleandja,  vastuvõtja, andmekandja liik, identifitseerimistunnused ja saatmise/üleandmise kuupäev. Akti allkirjastavad nii üleandja kui vastuvõtja. Kui edasiantavad andmed asuvad üksnes andmekandjal ning andmeid ei saa taastada muudest andmeallikatest, korraldab üleandja andmekandjal olevatest andmetest varukoopia tegemise. 6. Sõnastan ümber Lisa 6 punkti 4.2 järgmiselt: 4.2 Hävitamiseks eraldamise akti kavandi koostab RTK arhivaar kooskõlastatult ameti kontaktisiku või osakonnaga, kelle vastutusel dokumendid on. Akti koostamata on hävitamine keelatud. Hävitamisakti kinnitab Terviseameti dokumendihalduse juht või tema asendaja. (allkirjastatud digitaalselt) Birgit Lao peadirektor 2 (2) TERVIKTEKST seisuga 19.12.2025 MUUDETUD: 14.10.2022 KK nr 1.1-1/22/74 11.03.2024 KK nr 1.1-1/24/14 04.04.2025 KK nr 1.1-1/25/30 19.12.2025 KK nr 1.1-1/25/70 KÄSKKIRI Tallinn 01.02.2022 nr 1.1-1/21/1 Terviseameti teabehalduse kord 1. Üldsätted 1.1. Terviseameti (edaspidi amet) teabehalduse korra (edaspidi kord) eesmärk on toetada ameti teenistujaid korrektse teabehalduse korralduse tagamisel ning teabe efektiivsel töötlemisel, arhiveerimisel. 1.2. Dokumendihalduse korraldus ja dokumentide teabekandja valik peab tagama ameti tegevuse õigusaktidest ja sisemistest juhenddokumentidest lähtuva dokumenteerimise ning dokumentide kasutatavuse ja säilimise neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Kogu töö on korraldatud võimalusel paberivaba dokumendihalduse põhimõttel. Paberivaba dokumendihalduse põhimõtte järgimine tagab avatuse, kiirendab dokumendiringlust, infootsingut ning soodustab dokumentide õigeaegset, sh operatiivsemat täitmist ja säästlikumat säilitamist. 1.3. Kord määrab kindlaks teabe korrastamise põhinõuded ametis, sh teabe haldamise, menetlemise, vahetamise ja sellele juurdepääsu, kui see teave on jäädvustatud paberil, faili või e-posti sõnumisse. 1.4. Ameti teabehalduse korra täitmine on kohustuslik kõikidele ameti teenistujatele. 1.41 Uuele teenistujale tutvustatakse korda tööle asumisel sissejuhatava juhendamise käigus. Korra muudatusi tutvustatakse kõigile teenistujatele dokumendihaldussüsteemi vahendusel. 1.5. Ameti dokumendihalduse periood on kalendriaasta (1. jaanuar - 31. detsember). Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse kindla ülesandega üksuse dokumendihalduse perioodiks on selle tegevusperiood. 1.6. Ametis on ametlikuks suhtluskeeleks eesti keel. Välissuhtluses kasutatakse mõlemale osapoolele sobivat keelt. 1.7. Ameti postiaadress on Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn, e-posti aadress on [email protected], veebilehe aadress www.terviseamet.ee. Teenistujate ja struktuuriüksuste kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse ajakohasena veebilehel. 1.8. Ameti registrikood on 70008799. Terviseametisse saadetavad eriliiki isikuandmeid sisaldavad ja muud krüpteerimist vajavad teenistusalased dokumendid krüpteeritakse ameti registrikoodile. 2. Ametikohtade pädevus ja vastutus 2.1. Ameti teabehalduse korralduses osalevad teenistujad järgmiselt: Tabel 1: Terviseameti vastutusvaldkonnad Vastutaja Vastutusvaldkond Peadirektor - Teabehalduse poliitika ja prioriteetide kindlaksmääramine; - Üldvastutus teabehalduse korralduse eest. Üldosakond (üldosakonna - Teabehalduse üldine korraldamine, teabehalduse reeglite ning juht, dokumendihalduse kordade väljatöötamine ja ajakohastamine; juht) - Ajakohase info edastamine Riigi Tugiteenuste Keskusele ja dokumendihalduse toimemudeli muudatusettepanekute tegemine. Riigi Tugiteenuste Keskus - Üldmeili [email protected] haldamine; - Dokumentide hõlmamine, registreerimine ja menetlusse suunamine; - Dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) administreerimine, juurdepääsuõiguste haldamine, kasutajate nõustamine ja juhendamine, koolituste korraldamine; - Dokumentide arhiveerimine, Rahvusarhiivi üleandmine ja dokumentide hävitamine. Infoturbe eest vastutav - Terviseameti tööks vajalike infosüsteemide toimimine, arendamine teenistuja ja seal tekkivate andmete turvaline haldamine. Andmekaitsespetsialist - Andmekaitse valdkonna korraldamine ja asjakohaste juhiste koostamine. Kommunikatsiooniosakond - Teabe nõuetekohase avalikustamine ameti veebilehel ja teistes avalikkusele suunatud infokanalites. Struktuuriüksuste juhid - Struktuuriüksuste valduses oleva teabe avalikustamine ja teabenõuete täitmine vastavalt oma pädevusele; - DHSi kasutamise tagamine kõikidele struktuuriüksuse teenistujatele ja kontrollimine, et struktuuriüksuse poolt teabe menetlemine DHSis toimuks ametis kehtestatud protseduurireeglite ja nõuete kohaselt. Teenistujad - Oma ülesannete piires dokumentide ja teabe nõuetekohane loomine ja haldamine, sh talle määratud tööülesannete tähtaegne täitmine ning dokumentide haldamise tagamine kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni. Koostööpartnerid (DHS) - DHS käideldavuse tagamine 24 tundi ööpäevas ja 365 päeva aastas; TEHIK/RIK/RIT - DHS tehniline toimimine; - DHSis olevate andmete varundamine - Tarkvara ja viirusetõrje perioodilise uuendamine; - DHSi rikke korral vajadusel nii riistvara, tarkvara kui ka dokumentide taastamine. 2.2. {Kehtetu alates 14.10.2022} 2.3. Dokumentide haldamise aluseks on põhimõte, et iga dokumenti menetleb vastava pädevusega teenistuja. Dokumente töödeldakse ameti teenistuja alluvuse põhimõttel. Teenistuja lahendab tekkivad küsimused iseseisvalt. Juhul, kui tema pädevus ei võimalda lõplikku otsust teha, pöördub ta lahenduse saamiseks pädeva teenistuja ja/või vahetu juhi poole. 2.4. Valdkonna eest vastutavad teenistujad (dokumendihalduse korralduse eest vastutavad isikud, andmekaitsespetsialist, infoturbe eest vastutav teenistuja jt) võivad oma pädevuse piires koostada korra paremaks rakendamiseks juhiseid, näidiseid jm dokumente, mis avaldatakse siseveebis. 3. Andmete kaitse põhisätted 2 / 43 3.1. Iga teenistuja vastutab isikuandmete töötlemisel isikuandmete õiguspärase töötlemise eest ning järgib isikuandmete töötlemisel järgmisi põhimõtteid: 3.1.1. isikuandmeid töödeldakse seaduslikult ja õiglaselt. Andmeid töödeldes tuleb olla veendunud, et töötlemistoiminguks eksisteerib seaduslik alus mõne seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga ettenähtud ülesande või kohustuse näol; 3.1.2. isikuandmeid kogutakse täpselt ja selgelt kindlaksmääratud õiguspärastel eesmärkidel ning neid ei töödelda viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus. Ühel eesmärgil kogutud andmeid võib kasutada teisel eesmärgil üksnes inimese nõusolekul või seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga ettenähtud ülesande või kohustuse täitmiseks; 3.1.3. isikuandmed peavad olema piisavad ja asjakohased ning ei tohi olla ülemäärased andmetöötluse eesmärke arvestades. Töötlemise eesmärki arvesse võttes ei tohi töödelda andmeid, mida ei ole eesmärgi täitmiseks vaja; 3.1.4. isikuandmed peavad olema õiged ja vajaduse korral ajakohastatud. Mõistlike meetmetega tagatakse, et andmetöötluse eesmärgi seisukohast ebaõiged isikuandmed kustutatakse või parandatakse viivitamata. Isikut puudutavaid otsuseid ei võeta vastu ebaõigete või aegunud isikuandmete põhjal; 3.1.5. isikuandmeid säilitatakse kujul, mis võimaldab andmesubjekti tuvastada üksnes seni, kuni see on vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks isikuandmeid töödeldakse. Isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele, andmekandjatele, infosüsteemide kannetele on kehtestatud eesmärgi täitmist arvesse võttev säilitustähtaeg, mille möödumisel andmed jäädavalt kustutatakse (või kirjutatakse üle või hävitatakse); 3.1.6. isikuandmeid töödeldakse viisil, mis tagab nende turvalisuse, sealhulgas kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest ning juhusliku kadumise, hävimise või kahjustumise eest, rakendades asjakohaseid tehnilisi või korralduslikke meetmeid; 3.1.7. andmete töötlemine peab olema andmesubjektile läbipaistev. Inimestelt endalt nende kohta käivate andmete küsimisel tuleb inimestele enne andmete küsimist teatada andmete küsimise õiguslik alus, eesmärk, andmetele kohalduvad säilitustähtajad ning kes võivad küsitavatele andmetele juurdepääsu saada. 3.2. Teenistusülesannete täitmisel ei tohi koguda isikuandmeid, mille kogumiseks ei eksisteeri seaduslikku alust mõne seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga ettenähtud ülesande või kohustuse näol. 3.3. Andmete töötlemine peab toimuma vastavuses valdkonda reguleerivate õigusaktidega ja isikuandmetega tehtavad toimingud tehakse üksnes otseste teenistusülesannete täitmiseks. 3.4. Enne isikuandmete väljastamist tuleb veenduda andmesubjekti isikusamasuses. Sellekohased taotlused peavad olema omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud. Kolmandate isikute juurdepääsupiiranguga isikuandmeid on lubatud väljastada üksnes juhul, kui teabenõudja teatab juurdepääsu õigusliku aluse ja eesmärgi. 3.5. Kõigist isikuandmete töötlemise rikkumistest või sellekohasest kahtlusest tuleb viivitamata teavitada ameti andmekaitsespetsialisti. 3.6. Kõigis isikuandmete töötlemisega seonduvates küsimustes on töötajal õigus pöörduda andmekaitsespetsialisti poole. 3.7. Isikuandmete töötlemisel täidetakse kõiki ameti infoturvet puudutavaid kordasid ja regulatsioone. 4. Teabehalduse põhisätted 4.1. Ameti teenistujad loovad ja menetlevad dokumente elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) Delta. Kui dokument on vaja väljastada paberil, võib amet väljastada koopia elektroonilisest dokumendist. 3 / 43 4.2. Ameti teabe haldamiseks kasutatakse DHSi ning muid ameti poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme. Infosüsteemide kirjeldused, juurdepääsuõiguste haldamine ja kasutajate nõustamine ning juhendamine toimub infosüsteemide sisulise vastutaja poolt, kes on loetletud teabehalduse korra lisas 1 „Infosüsteemide nimekiri“. 4.3. Kõik teenistujad on DHSi kasutajad. Teistes ametis kasutusel olevates infosüsteemides antakse kasutusõigused vastavalt konkreetse teenistuja tööülesannetele. 4.4. Kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavale teabele piiratakse DHSis sarjapõhiselt ning teistes süsteemides reguleeritakse seda üldiste juurdepääsuõiguste kaudu. 4.5. Ameti juht kehtestab käskkirjaga dokumentide liigitusskeemi, mis on aluseks dokumentide liigitamisel, registreerimisel, säilitustähtaegade ning juurdepääsupiirangute määramisel. 4.6. Enne teenistussuhte lõppemist on teenistuja kohustatud üle andma oma tegevuse vastutusel olevad dokumendid ja kasutuses oleva vara teenistuse lahkumise päevaks või vahetu juhi poolt määratud tähtajaks. Täpsem üleandmise ja vastuvõtmise kord on kirjeldatud teabehalduse korra lisas 7 „Teenistuja asendamine, teabe ja vara üleandmine-vastuvõtmine“. 5. Dokumentide loomine 5.1. Ameti ülesannete täitmisest lähtuvalt liigitatakse dokumendid järgmiselt: 5.1.1. tõendus- ja tõestusväärtust omavad dokumendid, sh korralduslikud dokumendid (juhis, käskkiri); 5.1.2. ametisisesed kirjad: avaldus, informatiivne e-kiri, memorandum, seletuskiri; 5.1.3. ametivälised kirjad: arhiiviteatis, infokiri, kiri (sh e-kiri), märgukiri, pretensioon, selgitustaotlus, taotlus, teabenõue, tellimiskiri, tõend, vaie, volikiri jt; 5.1.4. kollektiivse otsuse dokumendid: akt, protokoll; 5.1.5. funktsionaalse tegevuse dokumendid: personali/teenistusalased, raamatupidamise alased dokumendid, mh lepingud, hankedokumendid, kohtudokumendid, menetlusdokumendid vms. 5.2. Dokumendi tekst peab olema üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normile. 5.3. Ameti kirja- ja üldplangil koostatud dokumendid luuakse kas DHSis või muus infosüsteemis ning dokumendi koostamisel kasutatakse süsteemi sisestatud dokumendimalle. 5.4. Vajadusel algatab dokumendi koostaja töövoo ja määrab kooskõlastajad, arvamuse andjad, täitjad, allkirjastajad ja teadmiseks võtjad. 5.5. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud kasutatavates infosüsteemides. 5.6. Ametis loodava dokumendi kohustuslikud elemendid on: 5.6.1. dokumendi andja (ameti nimetus „Terviseamet“); 5.6.2. kuupäev; 5.6.3. sisu; 5.6.4. viit (registreeritavatel dokumentidel); 5.6.5. allkirjastaja nimi ja ametikoht/roll või sisu kinnitaja. 5.7. Dokumendi loomisel teabekandja ja teabe edastusviisi valikul lähtutakse ametis: 5.7.1. dokumendi juurdepääsupiirangust (AK); 5.7.2. dokumendi liigist; 4 / 43  5.7.3. sarjast, kuhu dokument kuulub (sh säilitustähtajast vastavalt dokumentide liigitusskeemile); 5.7.4. nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul, tagades juurdepääsu dokumendile tulenevalt kasutaja juurdepääsuvajadusest; 5.7.5. võimalusest dokument nõuetekohaselt säilitada. 5.8. Dokumendi koostab teenistuja, kelle ülesannete hulka kuulub selle küsimuse lahendamine või kellele see on ühekordselt juhi poolt ülesandeks tehtud. 5.9. Sõltuvalt dokumendiliigist ja vajadusest kasutatakse dokumentidel dokumendile omaseid elemente. Dokumentide elementide vormistamise ja kasutamise kirjeldused on esitatud teabehalduse korra lisas 2 „Dokumendielementide vormistamise nõuded“. 5.10. Konkreetset liiki dokumendi vormistamisel lähtutakse selle dokumendiliigi elementide vormistamise ja sisu nõuetest. Dokumendimallide, sh dokumendiplankide ja konkreetse dokumendiliigi protsessikirjeldused on esitatud teabehalduse korra lisas 3 „Dokumentide loomise protsessikirjeldused“. 6. Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine 6.1. Dokumendid registreeritakse lähtuvalt dokumendi sisust ja dokumentide liigitusskeemist DHSis või teistes infosüsteemides. Ameti DHSis registreeritakse dokumendid, sh e-kirjad, mis puudutavad ameti tegevust ja ülesannete täitmist. 6.2. Ameti dokumendiregistris ei registreerita: 6.2.1. dokument, millel puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta (v.a kui sisust tulenevalt on vajadus registreerida); 6.2.2. arved; 6.2.3. informatiivse sisuga dokumendid, pakkumised, publikatsioonid, perioodika, reklaamtrükised; 6.2.4. värbamisdokumendid; 6.2.5. kutsed (v.a teenistusalased), tänukirjad, õnnitlused; 6.2.6. dokumendid, millel on rämpsposti tunnused. 6.2.7. Teistesse infosüsteemidesse salvestatud teavet ja dokumente. 6.3. {Kehtetu 04.04.2025 KK nr 1.1-1/25/30} 6.4. Ametisiseselt ning -väliselt kasutatakse dokumentide vastuvõtmiseks ja väljasaatmiseks järgmisi võimalusi: 6.4.1. DHX – dokumendivahetuskeskus teabe turvaliseks edastamiseks ja saamiseks; 6.4.2. e-post – selle kaudu edastatakse ametisiseseid dokumente, samuti suheldakse teiste organisatsioonide ja isikutega. Ameti e-posti üldaadressile saabuvate dokumentide ringlusesse suunamise korraldavad e-posti aadressi haldajad. Elektrooniliselt saabunud tõendusväärtusega dokumendid registreeritakse ning edastatakse DHSi kaudu vastavalt kuuluvusele. Teenistuja, kellele dokument on täitmiseks suunatud ja kes saadab adressaadile vastuse e-postiga, teeb seda oma Terviseameti nimeliselt või ameti üldiselt e-posti aadressilt; 6.4.3. liht- ja tähtpost – füüsilisel teabekandjal saadetised, mis toimetatakse kohale sidefirma poolt; 6.4.4. kullerpost – füüsilisel teabekandjal saadetised, mis toimetatakse kohale kullerfirma vahendusel; 6.4.5. käsipost – füüsilisel teabekandjal saadetised, mis toimetatakse kohale ameti teenistujate või teiste organisatsioonide ja isikute poolt postifirma vahenduseta. 6.5. Teenistuja ametialane elektronposti aadress domeeniga terviseamet.ee on teenistusalastel eesmärkidel suhtlemise aadress. Teenistusalase e-posti aadressi kaudu vahetatavad dokumendid 5 / 43 võivad tulenevalt sisust kuuluda registreerimisele ameti dokumendiregistris. Dokumentide registreerimise või registreerimiseks edastamise eest vastutab dokumendi saanud teenistuja. 6.6. Kui teenistuja viibib puhkuse, ajutise töövõimetuse, lähetuse või muu põhjuse tõttu töölt eemal enam kui üks tööpäev ja tal ei ole võimalik kontrollida oma e-postkasti, tuleb seadistada e- posti automaatvastus, milles on märgitud eemaloleku aeg, asendaja kontaktandmed ning teade, et saabunud kirja automaatselt edasi ei suunata. Automaatvastuse sõnum on eesti keeles. Kui teenistuja kasutab oma e-posti aadressi välissuhtluses, lisatakse sõnumi tekst ka inglise keeles. 6.7. Dokumendiringlus toimub dokumendiliigile määratud protsesside järgimise teel. Dokumentide loomise üldised protsessikirjeldused on toodud teabehalduse korra lisas 3. Täpsemad protsessikirjeldused dokumendiliikide või alamliikide kohta on kättesaadavad siseveebis dokumendihalduse rubriigis ja V-kettal „Kõigile töötlemiseks_Dokumentide protsessikirjeldused“ kaustas. Dokumentide vastuvõtmise, registreerimise ja allkirjastamise kord ning täitmise tähtajad on toodud teabehalduse korra lisas 4 „Dokumentide ja teabe menetlemine. 7. Teabe avalikustamine 7.1. Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse ameti veebilehe vastavasse rubriiki esimesel võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis või tagatakse teabele juurdepääs teabenõude täitmisega. 7.2. Dokumendiregistri avalikustamisega tagatakse juurdepääs dokumentide registriandmetele (v.a füüsilise isiku tuvastamist võimaldatavatele andmetele) ja dokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumente ei avalikustata, avalikustatakse ainult juurdepääsupiirangust hõlmamata metaandmed. 7.21 Terviseameti välisveebis avalikustatakse: 7.21.1. Terviseameti tegevuse käigus saadud ja loodud statistilised andmed; 7.21.2. struktuuriüksuste põhimäärused; 7.21.3. ametijuhendid; 7.21.4. ameti koosseis ja ametnike ees- ja perekonnanimed, haridus ja eriala, telefoninumbrid ning elektronpostiaadressid; 7.21.5. andmed ohu kohta inimeste elule, tervisele ja varale; 7.21.6. töötulemuste ja ülesannete täitmise aruanded; 7.21.7. eelarvete eelnõud ja eelarved ning nende täitmise aruanded; 7.21.8. andmed riigieelarve tulude laekumise kohta; 7.21.9. riikliku järelevalve, haldusjärelevalve ja teenistusliku järelevalve käigus tehtud ettekirjutused ning otsused nende jõustumisest alates; 1 7.2 .10. kontseptsioonide, arengukavade, programmide ja muude üldise tähtsusega projektide eelnõud enne pädevatele organitele heakskiitmiseks esitamist, samuti vastavad heakskiidetud või vastuvõetud dokumendid; 7.21.11. tellitud uuringud ja analüüsid; 7.21.12. andmed täitmata ametikohtade kohta; 7.21.13. andmed teostatavate ja teostatud riigihangete kohta; 7.21.14. avalike ürituste kavad; 7.21.15. muudatused ameti töös ja ülesannetes, mis on seotud isikute teenindamisega, vähemalt kümme päeva enne muudatuste rakendamist; 1 7.2 .16. andmed juhtide vastuvõtuaegade kohta; 7.21.17. palgajuhend; 7.21.18. andmed üldkasutatavate teenuste osutamise kohta, samuti muudatuste kohta teenuste osutamise tingimustes ja hindades enne selliste muudatuste rakendamist; 1 7.2 .19. andmekogudes sisalduvad andmed, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut; 7.21.20. dokumendiregister; 6 / 43  7.21.21. isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis, kolmandatele isikutele, sealhulgas teisele asutusele, isikuandmete edastamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemise ning isiku poolt enda andmetega tutvumise õigus ja kord; 7.21.22. avalikustamisele kuuluvad avaandmed, teave avaandmete kättesaadavuse ja vajaduse korral litsentside kohta; 7.21.23. muu teave ja dokumendid, mille avalikustamise kohustus on sätestatud välislepingus, seaduses või selle alusel vastuvõetud õigusaktis või mida teabevaldaja peab vajalikuks avalikustada; 1 7.2 .24 Kohtumised huvigruppide ja lobistidega. 7.2.2 Saabunud dokumendi avalikustamise eest avalikus dokumendiregistris vastutab dokumendi registreerija. Väljasaadetava dokumendi avalikustamise eest avalikus dokumendiregistris või välisveebis vastutab dokumendi koostaja. Menetlusdokumendi õigeaegse avalikustamise eest vastutab menetlusdokumendi koostaja. Kui juurdepääsupiiranguta dokument on kättesaadav avaliku dokumendiregistri kaudu, ei ole selle teistkordne avaldamine välisveebis vajalik. 7.2.3 Kui avaliku teabe seaduse või muu õigusakti alusel tuleb ettekirjutus, otsus vm järelevalve tulemust kajastav dokument avalikustada, kuid see sisaldab eriliiki isikuandmeid vm juurdepääsupiiranguga teavet, avalikustatakse dokument kujul, kus piirangut sisaldav osa kaetakse või asendatakse märgistega (nt inimese nime asemel märgitakse XXX). 7.3. Juurdepääsupiiranguga teabe sattumisest ja sattumise ohust ameti veebilehele tuleb viivitamata teavitada ameti andmekaitsespetsialisti ja infoturbe eest vastutavat teenistujat. 8. Ametisisese teabe määratlemine 8.1. Dokumendi koostamisel on iga teenistuja kohustatud kontrollima, kas dokumendis sisalduv teave on asutusesiseseks kasutamiseks vastavalt avaliku teabe seadusele või mõnele eriseadusele, tunnistama selle teabe juurdepääsupiiranguga teabeks ning vormistama vastavad juurdepääsupiirangu märked. Kirjavahetus füüsiliste isikutega on alati juurdepääsupiiranguga teave, sest füüsilise isiku kontaktandmed ei ole avalikud (piirang AvTS § 35 lg 1 p 12 alusel). 8.2. Ametisiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks võivad olla ka: 8.2.1. õigustloovate aktide eelnõud enne nende kooskõlastamiseks saatmist või vastuvõtmiseks esitamist; 8.2.2. dokumendi kavand ja selle juurde kuuluvad dokumendid enne nende vastuvõtmist või allakirjutamist; 8.2.3. põhjendatud juhtudel asutusesiseselt adresseeritud dokumendid, mida dokumendiregistris ei registreerita. 8.3. Lähtudes dokumendi sisust, teeb registreerija juurdepääsupiirangu märke dokumendi metaandmetes, märkides juurdepääsupiirangu aluse ja kehtivusaja. Kui on vajalik ja teabekandja seda võimaldab, siis tehakse juurdepääsupiirangu märge ka dokumendile või dokumentide kogumile. Juurdepääsupiirangu määramise aluse otsustab dokumendi eest vastutav teenistuja. 8.4. Ametile saabunud juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul arvestatakse dokumendi saatja poolt kehtestatud juurdepääsupiiranguga. Kui juurdepääsupiirangut on vaja täiendada või muuta, teavitatakse sellest dokumendi saatjat. 8.5. Juurdepääsupiiranguga teabele on juurdepääsuõigus teenistujal teenistusülesannete täitmiseks AvTS § 38 lõigetes 3 ja 4 sätestatud tingimustel ja korras. 8.6. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirang on osaline, siis dokumendi väljastamisel teabenõude korras tehakse dokumendist ärakiri selliselt, et kaetakse avalikustamisele mittekuuluvad andmed kinni. 7 / 43 8.7. Kui teabenõudja poolt taotletavale ametis koostatud dokumendile ei ole tehtud juurdepääsupiirangu märget, kuigi dokument on määratud asutusesiseseks kasutamiseks, korraldab teabenõude täitja dokumendi märgistamise ja teavitab sellest teabenõudjat. 8.8. Kui juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavale dokumendile ei ole DHSis ekslikult juurdepääsupiirangut kehtestatud ning dokument on avaliku dokumendiregistri vahendusel avalikustatud, teavitab eksimuse avastanud kasutaja sellest koheselt dokumendi koostajat ja ameti andmekaitsespetsialisti ja võimalusel lisab ise juurdepääsupiirangu DHSis või palub seda teha teabehaldusega tegeleval teenistujal. Juurdepääsupiiranguga dokumentide kõrvaliste isikute kätte sattumisest ja sattumise ohust tuleb viivitamata teavitada ameti andmekaitsespetsialisti ja infoturbe eest vastutavat teenistujat. 8.9. Juurdepääsupiiranguga teavet tohib edastada riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnikele või töötajatele nende ametiülesannete täitmiseks juurdepääsupiirangu kehtestanud organisatsiooni või isiku loal (vt punkt 8.5.), tagades teabe kaitstuse asjasse mittepuutuvate isikute eest. 8.10. Kui isik taotleb teavet, milles sisalduvad tema või kolmandate isikute juurdepääsupiiranguga isikuandmed, tuvastatakse teabenõudja isik allkirjastatud taotluse alusel. Kui isik taotleb juurdepääsu teiste isikute isikuandmetele, teatab ta lisaks teabele juurdepääsu aluse ja eesmärgi. 8.11. Juurdepääsupiiranguga isikuandmete väljastamisel tuleb pidada arvestust kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja milliseid isikuandmeid väljastati. 8.12. Kui asutusesiseseks kasutamiseks määratud teavet edastatakse kolmandale osapoolele elektronposti teel, tuleb veenduda, et e-posti aadress, millele dokumenti edastatakse, kuulub adressaadile. Eriliiki isikuandmeid sisaldav dokument edastatakse krüpteeritult, v.a juhul, kui adressaat on soovinud saada teda ennast puudutavaid andmeid krüpteerimata kujul. 8.13. Juurdepääsupiiranguga teabele (näiteks eriliiki isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele) piiratakse juurdepääsu ka asutusesiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele, kes vajavad dokumente ametiülesannete täitmiseks, määrates DHSis dokumendile juurdepääsuõiguse üksnes konkreetsetele ameti teenistujatele. Võimalusel tuleb vältida juurdepääsupiiranguga teabe hoidmist väljaspool infosüsteeme (nt võrguketastel), kuna nii ei ole piisavalt tagatud teabe terviklus ja võimalus kontrollida teabes tehtud muudatusi. Eriti tundlikku teavet ei tohi salvestada eemaldavatele andmekandjatele (mälupulk, mälukaart, väline kõvaketas, CD/DVD-plaat) ega ameti üldkasutatavatele võrguketastele. 8.14. {Kehtetu 11.03.2024 KK nr 1.1-1/24/14} 9. Muu ametis tekkiva teabe kogumine ja säilitamine 9.1. Ameti veebilehel avaldatakse õigusaktidega ette nähtud teave ning teave, mida amet peab vajalikuks veebilehel avaldada. 9.2. Veebilehel avalikustatud andmeid säilitatakse vastavalt sisule kooskõlas dokumentide liigitusskeemis määratud tähtajaga. Teave, millele ei ole säilitustähtaega määratud, hoitakse aktuaalsena veebilehel ning teenusepakkuja serveris kuni vajaduse möödumiseni. 9.3. Ameti siseveeb on ametis tekkivate dokumentide, mis üldjuhul ei ole isikustatud ning on vajalikud tööprotsessi korraldava abimaterjalina, hoidmiseks, et säilitada ja teha kättesaadavaks ameti tööks vajalik informatsioon. 9.3.1 Võrguketastele salvestatakse üldjuhul tööks vajalikke ajutisi faile, mida pole võimalik nt suure mahu vm põhjusel muudesse infosüsteemidesse salvestada. Sel juhul tehakse vastav asukohamärge ka dokumentide liigitusskeemi. Eriliigilisi isikuandmeid sisaldavale teabele 8 / 43 piiratakse juurdepääsu (krüpteeritakse või kaitstakse parooliga) ka ameti siseselt nii, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele, kes vajavad dokumente tööülesannete täitmiseks. 9.4. Teenistujate koolitusmaterjalid avaldatakse siseveebis ning need tehakse kättesaadavaks kõikidele teenistujatele. Koolitusmaterjalide võrgukettale panemise eest vastutab koolitusmaterjali saanud teenistuja. 9.5. Siseveebi laaditakse ameti tegevust ja sündmusi kajastavad fotod ning fotod, mis on vajalikud teenistujate tööks. Isikustatud fotosid on lubatud siseveebi laadida vastava õigusliku aluse olemasolul. Siseveebi laetud isikustatud fotosid ei ole lubatud levitada väljapoole ameti töökeskkonda. 10. Dokumentide arhiveerimine 10.1. Dokumendihaldusperioodi vältel salvestatakse dokumendid digitaalselt vastavalt ameti dokumentide liigitusskeemis märgitud sarjale. 10.2. Dokumentide puhul tuleb tagada nende omavahelised seosed, nt kirjavahetus, samuti asjapõhisesse kataloogi salvestatud menetlust algatav dokument koos vastustega ja muud asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid (ettepanekud, arvamused, jms). 10.3. Digitaalsesse kataloogi salvestatakse: 10.3.1. dokumendid, millega seotud küsimus on lahendatud; 10.3.2. asjakohased dokumendid; 10.3.3. alati lõplikult vormistatud dokumendid; 10.3.4. ühe kalendriaasta või tegevusperioodi dokumendid. 10.4. Dokumente säilitatakse vähemalt dokumentide liigitusskeemis määratud säilitustähtaja jooksul. 10.5. Dokumentide korrektse haldamise ja täieliku koosseisu eest vastutab nende haldaja. Tervikliku säilimise eest peale arhiivi üleandmist vastutab arhiivitöö korraldamise eest vastutav isik. 10.6. Dokumentide korrektne hoidmine, hävitamine ja arhiivikorrastamine on kirjeldatud teabehalduse korra lisas 6 „Arhiivi haldamine“. 11. Viited ja kaasnevad dokumendid {Kehtetu 14.10.2022 nr 1.1-1/22/74} 12. Jõustumine ja rakendamine 12.1. Käskkiri jõustub allkirjastamise hetkest. 12.2. Käskkirja rakendatakse alates 01.03.2020. 12.3. Tunnistan alates 01.03.2021 kehtetuks Terviseameti peadirektori 17.06.2011 käskkirjaga nr 1.1- 1/36 kinnitatud „Terviseameti asjaajamiskorra“. 12.4. Käskkirja jõustumisest kuni käskkirja rakendamiseni viiakse töökorraldus, dokumendivormid, dokumendiregistrid ja muud andmekogud ja tööprotsessid vastavusse käesoleva käskkirjaga (üleminekuperiood). Kuni käskkirja rakendamise tähtajani võib rakendada Terviseameti peadirektori 17.06.2011 käskkirjaga nr 1.1-1/36 kinnitatud „Terviseameti asjaajamiskorda“ niivõrd, kui see pole vastuolus käesoleva käskkirjaga. 9 / 43 (allkirjastatud digitaalselt) Birgit Lao peadirektor Lisad: 1) infosüsteemide nimekiri; 2) dokumendielementide vormistamise nõuded; 3) dokumentide loomise protsessikirjeldused; 4) dokumentide menetlemine; 5) pitsatite ja templite kasutamine; 6) arhiivi haldamine; 7) teenistuja asendamine, teabe ja vara üleandmine-vastuvõtmine. 10 / 43  Terviseameti peadirektori 01.02.2021 käskkirja nr 1.1-1/21/1 "Terviseameti teabehalduse kord" muutmine juurde; Lisa 1 Infosüsteemide nimekiri 1. Ameti dokumendi- ja arhiivihalduse kontekstis moodustavad dokumendisüsteemi infosüsteemid (nt Delta, RTIP) ja teised elektroonilised teabevahetussüsteemid koos dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivate juhenddokumentide ning muude ressurssidega, milleks on: - tehnoloogia, mille hulka kuuluvad riist- ja tarkvara, sh Delta ja kasutatavad teabevahetussüsteemid; - dokumendid ja nende haldamise protsessid; - teenistujad – kõik ameti teenistujad, kes töötlevad, haldavad ameti tegevusega seotud dokumente. 2. Infosüsteemide kasutajad autenditakse, kasutades riikliku elektroonilise identiteedi taristut. Dokumendihaldusprogrammi ja teiste infosüsteemidesse sisenetakse kas ID-kaardi või Smart-ID või mobiil-ID või kasutaja enda poolt loodud salasõnaga. 3. Infosüsteemidesse sisenemiseks peavad kõik infosüsteemide kasutajad kasutama neile edastatud autentimisvahendeid. Võõraste autentimisvahendite kasutamine on rangelt keelatud. 4. Ametis loodud ja saadud teavet hallatakse järgmistes infosüsteemides: Tabel 2: Terviseameti infosüsteemid Infosüsteemi nimetus Sisu kirjeldus, infosüsteemi Sisuline vastutaja, kasutamise eesmärk (eesmärgid) kasutajad Dokumendihaldussüsteem Infosüsteemi eesmärgid: Vastutav töötleja: (DELTA) - hõlmata ja registreerida dokumente Terviseamet teabekandjast sõltumata; - lihtsa ja kiire juurdepääsu tagamine Volitatud töötleja: RTK dokumentidele ja nendega seotud teabele; Administreerib RTK - vormistada dokumente vastavalt koostöös Terviseameti kehtestatud nõuetele ja tagada kõigi dokumendihalduse juhiga (nt vormielementide muutumatuna õiguste haldus, säilimise kogu vastavale ekraanivormid, dokumendisarjale kehtestatud dokumendimallid, säilitustähtaja jooksul; eelseadistatud terviktöövood, - dokumendi- ja arhiivihalduse klassifikaatorid, toiminguid nii üksikdokumendi kui parameetrid). ka dokumentide kogumitega; - kehtestatud juurdepääsupiirangute Kasutajad: RTK rakendamine; dokumendihaldurid ja kõik - igal ajal kindlaks teha Terviseameti teenistujad. dokumendiga tehtud toimingud, koos toimingute tegemise aja ja Tehniline haldaja: Registrite tegijaga; ja Infosüsteemide Keskus 11 / 43 Infosüsteemi nimetus Sisu kirjeldus, infosüsteemi Sisuline vastutaja, kasutamise eesmärk (eesmärgid) kasutajad - dokumentide säilimine selliselt, et (RIK)/Tervise ja Heaolu oleks tagatud dokumentide Infosüsteemide Keskus autentsus, usaldusväärsus, (TEHIK). terviklikkus ja kasutatavus nende hävitamiseks eraldamiseni või Turvaklass: K2T2S2 arhiivi üleandmiseni. E-arvete infosüsteem Arved ja nende kinnitused. Üldosakond Fitekin (finantsjuht, finantsspetsialist jt eelarve kasutamise eest vastutavad teenistujad). Kuluarvestuse infosüsteem Kulumudelite koostamine, haldamine, Üldosakond (KAIS) arvutuste tegemine ja aruannete (finantsjuht, finantsspetsialist loomine. jt eelarve kasutamise eest vastutavad teenistujad). Terviseameti klienditugi Sisaldab halduse, andmeanalüütika ja Administreerivad analüüsi- ja Jira projektide tellimusi/küsimusi. arendusosakond ja üldosakond. Kasutajad: kõik teenistujad. Terviseameti laoprogramm Rahvatervise labori ning üldosakonna Kolm peakasutajat vastavatest ladude seisu info kajastamine. struktuuriüksustest. Laoprogrammi kasutavad kõik laoseisude ja materjalidega töötavad teenistujad. Turvaklass: K1T1S2 Terviseameti Järelevalvemenetluse planeerimine ja Vastutajad ja kasutajad: menetlussüsteem (MEIS) läbiviimine. Järelevalvemenetluste struktuuriüksuste teenistujad andmete alusel ülevaadete oma vastutusvaldkonnas. koostamise ja juhtimisotsuste tegemise Vastutav töötleja: tagamine. Terviseamet. Volitatud töötleja: Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus. Turvaklass: K2T2S2 Mürgistusteabekeskuse Mürgistusandmete haldamine. Mürgistusteabe osakond, andmekogu (MÜTAKO) mürgistusteabekeskus. Vastutav töötleja: Terviseamet. Volitatud töötleja: Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus. Turvaklass: K3T2S2 Nakkushaiguste register Nakkushaiguste ja Nakkushaiguste (NAKIS/NHR) nakkushaiguskahtluse esinemise ning epidemioloogia osakond. haigestumise ohutegurite kohta teabe Regionaalosakondade edastamine ning nakkushaiguste teenistujad oma juhtumite registreerimine vastutusvaldkonnas nakkushaiguste ennetamiseks ja nende Vastutav töötleja: levikutendentside selgitamiseks. Terviseamet. Volitatud töötleja: Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus. Turvaklass: K2T2S2 Patsiendiohutuse Patsiendiohutuse andmekogu peetakse Tervishoiuteenuste osakond. infosüsteem POHAK patsiendiohutusjuhtumite kohta, mis Vastutav töötleja: leidsid aset tervishoiuteenuse Terviseamet. osutamise käigus. Eesmärk on koguda 12 / 43 Infosüsteemi nimetus Sisu kirjeldus, infosüsteemi Sisuline vastutaja, kasutamise eesmärk (eesmärgid) kasutajad andmeid patsiendiohutusjuhtumite Volitatud töötleja: Tervise ja kohta patsiendiohutuse Heaolu Infosüsteemide korraldamiseks, Keskus. patsiendiohutusjuhtumite ennetamiseks Turvaklass: K2T1S2 ja analüüsimiseks ning juhtumitest Infosüsteemi kaitsetarve: õppimiseks, ennetusmeetmete C2I1A2 hindamiseks, tervisepoliitika väljatöötamiseks ning statistika ja teadusliku uurimistöö tegemiseks. Personaliarvestuse Personalihaldus, tööajaplaneerimine, Personaliosakond programm (PERSONA) palgaarvestus. Planeerimise, Tööplaanide, koolitusplaanide, Üldosakonna juhataja projektijuhtimise ja välislähetus-plaanide ja hankeplaanide Finantsjuht arenguvestluste tarkvara koostamine. Personaliosakond (PlanPro) Teenuste juht Analüüsiosakond Kasutajad: kõik teenistujad. Riigitöötaja Puhkuste, lähetuste ja varade Üldosakonna juhataja iseteenindusportaal (RTIP) menetluskeskkond ning lähetus- ja Finantsjuht puhkusedokumendid ja nende Personaliosakond registriandmed. Teenistujate isikuandmete, koolituste ja Kasutajad: kõik teenistujad. majanduskulude haldamine. SAP majandustarkvara Raamatupidamine, finants- ja Üldosakond personaliaruandlus. Riigi Tugiteenuste Keskus. Siseveeb Kontaktandmed, töökorraldusliku Vastutajad: kõik teabe vahendamine töötajatele, struktuuriüksused oma otseteed infosüsteemidesse, vastutusvaldkonnas. dokumendivormid. Kasutajad: kõik teenistujad. Sotsiaalmeedia Terviseameti tegevuse kajastamine Vastutaja: (Facebook, Twitter, kommunikatsiooniosakond Instagram, Youtube) Veebinõunik Tervishoiukorralduse Registris saab registreerida Tervishoiuteenuste osakonna infosüsteem MEDRE2 tervishoiutöötajaid, farmatseute ja teenistujad ning infosüsteemi proviisoreid ning menetleda tegevusloa peakasutaja taotlusi. Samuti saavad perearstid Vastutav töötleja: hallata oma nimistuid Terviseamet. iseteeninduskeskkonnas. Volitatud töötleja: Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus. Turvaklass: K2T2S1 Terviseameti laborite Laboritoimingute registreerimine. Rahvatervise labor, infosüsteem (TALIS) Terviseameti laborite töö toimimise administreerib analüüsi- ja kindlustamine ühtse protsessina ning arendusosakonna tellijale laboriinfo kiirema arendusspetsialist/peakasutaja kättesaadavuse ja läbi uuenenud Vastutav töötleja: tehnoloogilise platvormi Terviseamet. laboriseadmetega liidestatuse Volitatud töötleja: Tervise ja tagamine. Heaolu Infosüsteemide Keskus. Turvaklass: K2T1S2 Vee terviseohutuse Joogivee käitlemise, ujulate ja Keskkonnatervise osakond infosüsteem (VTI) supelrandade tervisekaitse nõuetele Vastutav töötleja: vastavuse kontrollimine, Terviseamet. retrospektiivsete analüüside, veega Volitatud töötleja: Tervise ja seotud rahvatervise kaasaegsete Heaolu Infosüsteemide epidemioloogiliste uuringute tegemine Keskus. 13 / 43  Infosüsteemi nimetus Sisu kirjeldus, infosüsteemi Sisuline vastutaja, kasutamise eesmärk (eesmärgid) kasutajad ja vee seisundi muutuste trendide Turvaklass: K2T2S2 selgitamine ning selle alusel prognooside tegemine ja meetmete rakendamine. Võrguketta teenus Võimaldab hoida ja jagada Kõik teenistujad oma dokumente asutusesiseselt. vastutusvaldkonnas. Välisveeb Teabe vahendamine avalikkusele, Üldine administreerimine, info Terviseameti teenuste kohta. valdkonnad jagatud. 5. DHSis eristatakse järgmisi kasutajaõiguste rühmi: 1) Administraatorid - RTK dokumendihalduse peaspetsialist ja vajadusel teised RTK poolt määratud teenistujad/Terviseameti dokumendihalduse juht/tehnilise haldaja poolt määratud teenistujad); 2) Dokumendihaldurid - RTK dokumendihalduse spetsialistid (Deltas kasutajagrupp „TA_delta_RTKdokhaldus“, Terviseameti üldosakonna spetsialistid ja lähtuvalt tööalasest vajadusest teised dokumendihaldusega seotud teenistujad; 3) Tavakasutajad - kõik ameti teenistujad; 4) Külalised - ajutiste õigustega ametivälised kasutajad konkreetse tegevuse või tööülesande täitmiseks. 6. Infosüsteemide kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavatele dokumentidele piiratakse struktuuriüksuste/kasutajagruppide kaupa ja sarjapõhiselt. 7. Tööalasest vajadusest lähtuvalt võib teenistujal olla juurdepääsuõigus ka ülaltoodud tabelisse mitte märgitud teiste asutuste poolt hallatavatesse infosüsteemidesse. 14 / 43  Terviseameti peadirektori 01.02.2021 käskkirja nr 1.1-1/21/1 "Terviseameti teabehalduse kord" muutmine juurde; Lisa 2 Dokumendielementide vormistamise nõuded 1. Aadress (Elemendid esitatud tähestikulises järjekorras) Väli Kirjeldus Määratlus Aadressiks on adressaadi sideandmed, mis sõltuvad edastamisviisist: - dokumendi saatmisel postiga kasutatakse postiaadressi, - dokumendi saatmisel e-postiga kasutatakse e-posti aadressi. Kohustuslikkus Kirja saatmisel kulleriga või posti teel koha-aadress. E-kirjal kohustuslik (e-posti aadress). Vormistus Kirjal vormistatakse aadress elemendi adressaat alla, alustades lähiaadressist, lõpetades posti sihtnumbri ja maakonna nimega ning saatmisel välisriiki, riigi nimega. Maakonnakeskuste korral võib maakonna nime ära jätta, sel juhul kirjutatakse posti sihtnumber ja linna (valla) nimi kõrvuti. Asukoht Aadress vormistatakse kirjal adressaadiväljal, e-kirjal väljal „Kellele“. Näited Mai Maasikas Sotsiaalministeerium Suur-Ameerika 1 10129 Tallinn ---- Sotsiaalministeerium Suur-Ameerika 1 10129 Tallinn ---- Sotsiaalministeerium [email protected] ---- Eesnimi Perekonnanimi [email protected] ---- Mr John Smith 44 Golden Street London BC 3 23 M ENGLAND 2. Adressaat Väli Kirjeldus Määratlus Adressaadiks on organisatsioon või isik, kellele dokument on suunatud. Kohustuslikkus Adresseeritavatel dokumentidel kohustuslik, e-kirjal vajadusel. Vormistus Dokumendid adresseeritakse isikule, organisatsioonile, selle struktuuriüksusele, üheliigiliste organisatsioonide grupile. Eelistada tuleb dokumendi personaalset adresseerimist. Kui pole teada, kellele dokument personaalselt adresseerida, siis adresseeritakse dokument organisatsioonile. Vastusdokument adresseeritakse dokumendi saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati. Adressaadi elemendid märgitakse dokumendile nimetavas käändes. Adressaadi nime ees võib kasutada akadeemilist tiitlit (nt Dr või Prof). 15 / 43  Adressaadiväljal väljal järjestatakse mitme adressaadi puhul isikud nende perekonnanime, selle puudumisel organisatsioonide nimede tähestikulises järjekorras. Adressaadi vormistamisel kasutatakse ühte järgmistest võimalustest: - eesnimi, perekonnanimi, - eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus või roll, - eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon, - eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon, organisatsiooni allüksus, - organisatsioon, - organisatsioon, organisatsiooni allüksus, - organisatsioon, ametinimetus või roll, - paljude üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus (nt Perearstikeskused). Kui adressaate on rohkem kui mahub adressaadiväljale, võib teised adressaadid esitada tekstiväljal kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool, kasutades ees sõna „Sama“. Asukoht Adressaat vormistatakse dokumendil aadressiväljale või adressaadi ja tekstiväljale („Sama“). E-kirjal vormistatakse element tekstiväljale. Näited Mai Maasikas ---- Mai Maasikas tegevdirektor ---- Mai Maasikas Dokumendihaldur OÜ ---- Mai Maasikas Sotsiaalministeerium rahvatervise osakond ---- Sotsiaalministeerium rahvatervise osakond ---- Adressaadiväljal: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Sotsiaalministeerium Sama: Rahandusministeerium 3. Allkiri Väli Kirjeldus Määratlus Allkiri on allkirjastaja omakäeliselt kirjutatud ees- ja perekonnanimi, nime lühend või muu allkirjana kasutatav kujutis, mis võimaldab allkirjastaja isikut identifitseerida ja seob kirja sisu selle allkirjastajaga või digitaalallkiri, mis seob allkirjastatavad andmed andmetega allkirja andja kohta. Kohustuslikkus Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides ning kui dokumendiga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga dokumentidel ja dokumentidel, mida töödeldakse dokumendihaldussüsteemis ning kus on tagatud dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus. Vormistus Omakäeline allkiri vormistatakse pärast dokumendi sisu ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel. Digitaalselt allkirjastataval kirjal, kui allkirjastatava(te)st faili(de)st luuakse digitaalallkirja konteinerfail, märgitakse enne allkirjastaja nime allkirjastatavas kirja failis sulgudes „allkirjastatud digitaalselt“. Asukoht Allkirjastaja elemendi kohal. Näited Näited elemendi „allkirjastaja“ juures. 16 / 43 4. Allkirjastaja Väli Kirjeldus Määratlus Allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja dokumendi andjana (autorina, nt avaldus), dokumendi andja nimel või talle antud volituse alusel teise füüsilise isiku või organisatsiooni nimel. Kohustuslikkus Allkirjastaja märkimine dokumendile on kohustuslik sõltumata allkirja kohustuslikkusest. Vormistus Allkirjastaja märgitakse pärast allkirja elementi järjekorras: 1) eesnimi ja perekonnanimi nimetavas käändes; 2) ametinimetus (või roll, nt protokollidel) 3) organisatsiooni allüksus; 4) organisatsioon. Organisatsioon või organisatsiooni allüksus näidatakse allkirjastaja koosseisus ainult sel juhul, kui see ei selgu elemendist dokumendi andja (nt e-kirjadel). Kui kirjale kirjutab alla mitu võrdse staatusega isikut, paigutatakse allkirjastajad ühele kõrgusele kas organisatsiooni nimetuste, ametinimetuste või perekonnanimede tähestikulises järjekorras. Kui kirjale kirjutab alla mitu erineva staatusega isikut, paigutatakse allkirjastajad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, st järgmine allkirjastaja esitatakse üks põhireavahe allpool. Kui allkirjastaja on määratud täidetud ametikohal oleva isiku asendajaks, tuleb see vormistada kasutades sõna „ülesannetes“. Kui dokumendil olevat allkirja on vaja kinnitada pitseriga, vormistatakse see nii, et pitser riivab allkirja viimaseid tähti. Asukoht Vahetult pärast allkirja või märget (nt allkirjastatud digitaalselt) selle kohta; digitaalallkirja korral jäetakse digitaalsel allkirjastatud märke ja allkirjastaja ees- ja perekonnanime vahele üks tühi rida. Näited allkiri Mai Maasikas tegevdirektor ------ (allkirjastatud digitaalselt) Mai Maasikas peadirektor ------ Mai Maasikas erakorralise meditsiini osakond osakonna juhataja ---- Mai Maasikas finantsjuht tegevdirektori ülesannetes 5. Dokumendi andja (autor) Väli Kirjeldus Määratlus Dokumendi sisu eest vastutav organisatsioon (Terviseamet). Kohustuslikkus Kohustuslik dokumendiplangile vormistatavatel dokumentidel. Vormistus Dokumendi andja esitatakse dokumendil nimetavas käändes. Asukoht Trükitehniliselt vormistatakse dokumendi andja nimetus ameti plangi (kirjaplank, üldplank) kirjapeaväljal. Lisaks nimetusele kasutatakse ameti identiteeti. E-kirjadel vormistatakse dokumendi andja tekstiväljal. 17 / 43 Näited Plankidel kasutatav element „dokumendi andja“. E-kirja signatuuris element „dokumendi andja“ (koos kontaktandmetega). Terviseamet +372 794 3500 [email protected] www.terviseamet.ee Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn 6. Dokumendiliigi nimetus Väli Kirjeldus Määratlus Dokumendiliigi nimetust kasutatakse kõigil dokumentidel, v.a kirjal. Kohustuslikkus Protokollil, aktil, käskkirjal (organisatsioonisisesel õigusaktil). Vormistus Dokumendiliigi nimetus (nt käskkiri, akt, protokoll) vormistatakse nimetavas käändes, suurtähtedega. Protokolli puhul täiendatakse elementi „Dokumendiliigi nimetus” nõupidava organi nimetusega. Asukoht Enne pealkirja. Näited KÄSKKIRI AKT JUHTKONNA KOOSOLEKU PROTOKOLL 7. Juurdepääsumärge Väli Kirjeldus Määratlus Dokumendi kasutamise korda reguleeriv märge, eesmärgiks on õigustamata isikute juurdepääsu takistamine piiratud juurdepääsuga teabele. Kohustuslikkus Juurdepääsupiiranguga dokumentidel. Vormistus Koostatavad või ka saabuvad dokumendid, mis ei ole avalikud, on kohustuslik märgistada õige juurdepääsupiiranguga. Juurdepääsumärke nimetus vormistatakse suurtähtedega. Kirjal vormistatakse enne adressaati või seosviita. E-kirjal võib vormistada enne pealkirja teemaväljal. Ameti poolt koostatud kirjale teabevaldaja nimetust ei vormistata, sest teabevaldajaks on dokumendi andja (autor). Elemente dokumentidel ei korrata. Asukoht Dokumendi esilehe üleval parempoolses nurgas. E-kirja puhul väljal teema (juurdepääsumärke nimetus) ja tekstiväljal (juurdepääsumärke nimetus koos aja ja aluse andmetega). Näited ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Teabevaldaja: Terviseamet Märge tehtud: 08.01.2021 Juurdepääsupiirang kehtib kuni 08.01.2096 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12 8. Kinnitusmärge Väli Kirjeldus Määratlus Kinnitamine on dokumendi sisu tõendamise erivorm. 18 / 43  Kohustuslikkus Kinnitusmärge vormistatakse kinnitatavatele dokumentidele või selle lisadele, kui dokument vajab kinnitamist organisatsioonisisese õigusaktiga või kinnitatakse allkirjaga selleks volitatud isiku poolt. Kinnitatavad dokumendid (nt dokumendihalduse kord, akt) omandavad juriidilise jõu pärast kinnitamist. Vormistus Kinnitusmärge „Kinnitatud“ tehakse dokumentidele, mis kinnitatakse õigusaktiga ja kinnitusmärge „Kinnitan“ tehakse dokumentidele, mis vajavad kõrgema ametiisiku kinnitust. Kui sama käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb dokumendid nummerdada. Sel juhul kantakse kinnitusmärkesse ka lisatud dokumendi number. Juhul, kui korraldava dokumendiga kinnitataval dokumendil endal on lisa(d), märgitakse „Lisa“ nimetuse juurde selle nimetus. Lehtede numeratsioon on igal kinnitataval dokumendil eraldiseisev. Asukoht Esilehe üleval parempoolses nurgas. Näited KINNITATUD peadirektori 02.01.2021 käskkirjaga nr 4 ---- KINNITATUD peadirektori 02.01.2021 käskkirjaga nr 4 Lisa 2 ----- Lisa 1 Teabehalduse kord Dokumentide menetlemine ----- KINNITAN allkiri Mai Maasikas peadirektor 02.01.2021 9. Kontaktandmed Väli Kirjeldus Määratlus Dokumendi andja (autori) koha- ja sideandmed. Kohustuslikkus Väljasaadetavatel dokumentidel, nt kirjaplangil, e-kirjal vajadusel. Vormistus Kontaktandmetes näidatakse posti teel saadetavate kirjade puhul postiaadress, muud kontaktandmed, võib lisada veebiaadressi, arvelduskonto. Välisriiki saadetava kirja kontaktandmed peavad sisaldama Eesti riigi nimetust ühes tuntud rahvusvahelises keeles ja sihtnumbri ees Eesti maatähist. Postiaadressi, e-posti aadressi vormistamist vt aadressi vormistamise juurest. Telefoninumber vormistatakse neljakaupa lõpust alates. Asukoht Kirjaplangil tekstiväljal, plangi jaluses, e-kirjal tekstiväljal kirja lõpus. Näited Kirjaplangil kontaktandmete vormistus: Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn telefon +372 794 3500 registrikood 70008799 Paju 2, 50603 Tartu e-post: [email protected] KMKN EE101339803 Akadeemia 2, 80011 Pärnu www.terviseamet.ee EE891010220034796011 Kalevi 10, 30322 Kohtla-Järve viitenumber 2800048574 E-kirja signatuuris kontaktandmed esitatud element „dokumendi andja“ juures. 10. Koostaja Väli Kirjeldus Määratlus Dokumendi kavandi ettevalmistanud isik. 19 / 43 Kohustuslikkus Vajadusel, kirjal kohustuslik, kui koostaja ja allkirjastaja on erinevad isikud. Vormistus Koostaja vormistatakse viimase elemendina ning esilehel enne kontaktandmeid. Koostaja andmed võib esitada kahes reas, esmalt eesnimi, perekonnanimi ning teiseks telefoninumber ja e-posti aadress. Kui kirja kavandi ettevalmistamisel on osalenud mitu koostajat, võib iga koostaja andmeid täiendada tema ettevalmistatud sisulist valdkonda iseloomustava märksõnaga. Asukoht Vahetult enne kontaktandmeid. Näited Mai Maasikas 6770 7888 [email protected] ---- Mai Maasikas (meditsiiniseadmete küsimused) 6770 7888, [email protected] Gabriel Mets (finantsküsimused) 6770 7575, [email protected] 11. Kuupäev Väli Kirjeldus Määratlus Kuupäev, mil dokument allkirjastati või registreeriti ja lõplikult fikseeriti dokumendi sisu. Kohustuslikkus Kohustuslik kõigil dokumentidel. Vormistus Kuupäev esitatakse enne viita. Seosviida (vastusdokumendi koostamisel) olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all, kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna „Meie“ ning kuupäev ja viit eraldatakse selgitava sõnalühendiga „nr“. Digitaalselt allkirjastataval kirjal on kuupäev digitaalallkirja koosseisus. Sõnalis-numbrilist kuupäeva vormistust on otstarbekas kasutada suhtluses välisriikidega. Kellaaeg märgitakse dokumendile juhul, kui see on õigusaktis ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saatja peab seda vajalikuks. Asukoht Dokumendi viidaväljal. Näited 03.01.2021 03.01.2021 18:10:10 3 January 2021 12. Lisaadressaat Väli Kirjeldus Määratlus Organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks. Kohustuslikkus Vajadusel. Vormistus Vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool või lisade olemasolul kaks kuni neli põhireavahet pärast lisamärget. Ruumipuudusel võib lisaadressaadi vormistada lisamärke kõrvale. Lisaadressaadi vormistamist vt adressaadi vormistamise juurest. Vastavalt kirja saatmise eesmärgile lisatakse lisaadressaadi ette selgitav sõna „Teadmiseks“. Asukoht Kirja puhul tekstiväljal. E-kirja puhul väljal koopia või pimekoopia. Näited Teadmiseks: Keila Linnavalitsus ---- Adressaadiväljal: Gabriel Mets Sotsiaalministeerium Lisaadressaadi väljal: Teadmiseks: Mai Maasikas, Rahandusministeerium 20 / 43 13. Lisamärge Väli Kirjeldus Määratlus Lisamärge vormistatakse dokumendile, kui sellele on lisatud teisi dokumente. Kohustuslikkus Vajadusel. Vormistus Kirja puhul vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool. Ruumipuudusel võib lisamärke vormistada allkirjastaja kõrvale. Elemendi ees kasutatakse selgitavat sõna „Lisa“ või „Lisad“. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. E-kirja puhul, millele on lisatud manused, ning digitaalse kirja puhul, millel on lisafailid, lisatakse lisadokumendi pealkiri, faili nimi ja vorming. Asukoht Pärast allkirjastajat, tekstiväljal. Näited Lisa: Väljavõte põhikirjast 2 lehel 2 eks ---- Lisad: 1. Dokumendihalduse kord 21 lehel 2. Töökorraldusreeglid 10 lehel ----- Lisa: Eelarve kavand (eelarve_2021.asice) ---- Lisad: 1. Eelarve kavand (eelarve_2021.xlsx) 2. Selgituskiri (selgitus_2021_eelarve.asice) 14. Logo Väli Kirjeldus Määratlus Dokumendi andjat identifitseeriv visuaalne kujund. Kohustuslikkus Kohustuslik dokumendiplangile vormistatavatel dokumentidel. Vormistus Dokumendiplangil kasutatava logo suurus ja värvid on valitud nii, et see ei häiri dokumendil kasutatavate teiste elementide paigutust ja loetavust. Digitaalsetel kasutatava logo pildifaili suurus ei saa baitides olla ülemäära suur. Asukoht Dokumendiplangil kirjapeaväljal. E-kirja puhul tekstiväljal allkirjastaja elemendi juures. Näited Vt elemendi „dokumendi andja“ juures. 15. Pealkiri Väli Kirjeldus Määratlus Dokumendile antud nimetus, mis avab dokumendi sisu. Pealkiri peab võtma lühidalt kokku asja sisu ning võimaldama dokumenti või asja lihtsalt leida (st sisaldama asja määratluse ja otsingu seisukohast olulisi märksõnu). Teenistuja poolt esitatavatel avaldustel ja teistel kirjadel võib kasutada dokumendi pealkirjas ka dokumendiliigi nimetust, näiteks avaldus, taotlus, teatis jms. Kohustuslikkus Pealkiri vormistatakse kõigil ametis koostatavatel dokumentidel. Vormistus Pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega nimetavas käändes, pealkirja järele kirjavahemärke ei lisata. Kirjal vormistatakse pikem pealkiri selliselt, et read ei ulatuks üle lehe keskjoone. Asukoht Kirjal tekstiväljal, e-kirjal väljal „Teema“. Näited Raha taotlemine toetuste kompenseerimiseks Koostöölepingu sõlmimine 16. Seosviit Väli Kirjeldus Määratlus Seosviit on saabunud kirja kuupäev ja viit. Seosviita kasutatakse vastusdokumendi (kirja) vormistamisel. 21 / 43 Kohustuslikkus Vastusdokumendil kohustuslik. Vormistus Seosviit koosneb saabunud kirja kuupäevast, mis on üldjuhul kirja registreerimise kuupäev ja viidast, kui see on märgitud. Seosviida elemendid esitatakse järjekorras: kuupäev, viit. Elemendi ette märgitakse selgitav sõna „Teie“, kuupäev ja viit eraldatakse selgitava sõnalühendiga „nr“. Seosviite („Teie“) ja saadetava dokumendi kuupäeva ja viite („Meie“) vahele jäetakse üks põhireavahe. Asukoht Kirjaplangil viidaväljal, e-kirja puhul elemendil teema- või tekstiväljal. Näited Teie 06.01.2021 nr 4-3/77 Meie 08.01.2021 nr 1-5/89 ---- Teie 06.01.2021 teabenõue (kui ei ole saadud kiri registreeritud, nt kodanike puhul) 17. Sisu (sh alamelemendid pöördumine ja lõputervitus) Väli Kirjeldus Määratlus Tekstina vormistatakse dokumendi põhisisu. Kohustuslikkus Kõikidel dokumentidel. Vormistus Dokumendi sisu (tekst) vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool. Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Taandrida ei kasutata. Lõikude vahele jäetakse üks põhireavahe. Tekst joondatakse vasaku veerise järgi, parem veeris võib olla joondamata. Kirja sisule võib lisada pöördumise ja lõputervituse (ei ole kohustuslik). Pöördumine vormistatakse üks kuni kaks põhireavahet enne sisu ja lõputervitus üks kuni kaks põhireavahet pärast sisu. Pöördumise ja lõputervituse järel kirjavahemärke ei kasutata. Pöördumistes ei kasutata sõnalühendeid. Kirja pöördumises kasutatakse üldjuhul ametinimetust (kui see on teada). Kui adressaadiväljal on isiku nimi märgitud, siis pöördumises enam nime ei kasutata. Kui kasutame kirjas pöördumist, siis vormistatakse ka lõputervitus. Asukoht Dokumendi tekstiväljal. Näited Austatud peaminister Lugupeetud proua Kallas ---- Adressaat Anne Kallas Organisatsiooni nimi Pöördumine Lugupeetud osakonnajuhataja Lõputervitus Lugupidamisega ---- Koostööd soovides 18. Tõestusmärge (ametlik kinnitamine, tõestusmärge märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta (nt ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE, VÄLJATRÜKK)), Väli Kirjeldus Määratlus Märge, mis tõendab dokumendi originaalsust. Kohustuslikkus Füüsilisel teabekandjal dokumentide originaalsust tõendamist vajavatel dokumentidel. Väljavõttes peab olema taasesitatud: - dokumendiliik - väljaandmise aeg ja viit, - väljaandmise koht, 22 / 43  - pealkiri, - tekst (väljajäetud osad märgitakse punktiirjoonega), - allkirjastaja nimi/allkirjastajate nimed ja ametinimetus(ed). Vormistus Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Dokumendi koopia, ärakiri, väljavõte, millega saab tõestada isiku õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tõestatakse tõestusmärke järgmiselt: - dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka kirjutatakse suurtähtedega sõna KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, VÄLJATRÜKK), - dokumendi viimase lehe tekstist ja allkirjadest allapoole täidetava pinna vasakule poolele või ruumi puudusel lehe paremale poolele tekstivabale pinnale tehakse tõestusmärge. Vajadusel kinnitatakse tõestusmärge pitseriga. Ametisisese dokumendihalduse korralduse käigus tehtud dokumendikoopiaid ei tõestata. Asukoht Dokumendi viimase lehe vasakpoolses osas; ruumi puudusel lehe parempoolses osas. Näited KOOPIA ÕIGE v KOOPIA ÕIGSUST KINNITAN allkiri Mari Murakas spetsialist 08.01.2021 19. Viit Väli Kirjeldus Määratlus Dokumendi registreerimisel antud tähis, mis osutab dokumendi kohale dokumendihaldussüsteemis vastavalt liigitusüksusele ning registrinumbrile. Viit koosneb registreerimisel antud registrinumbrist ja sellele lisatud liigitusskeemi sarja tähisest. Registreeritavatel dokumentidel on viit kohustuslik. Kohustuslikkus Registreeritavatel dokumentidel. Sarja tähis, dokumendi number. Vormistus Viit esitatakse kuupäeva järel. Enne viita märgitakse selgitav sõnalühend „nr”. Viit vormistatakse järjekorras: sarja tähis, dokumendi number. Dokumendile lisatakse dokumenti individualiseeriv number, mis näitab mitmes dokument see on antud asja koosseisus. Kirjadel seosviida olemasolul esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna „Meie“. Seosviida ning kuupäeva ja viida vahele jäetakse üks põhireavahe. Asukoht Viit vormistatakse: - kirjal viidaväljal, adressaadivälja 3. real - e-kirjal tekstiväljal - teistel dokumentidel paremas veerus või väljaandmise/koostamise kohaga samal real. Näited 08.01.2021 nr 1-5/116 08.01.2021 nr 1-5/116-3, kus „3” näitab, et mitmes kiri selles asjas/küsimuses. Iga iseseisva dokumendiliigi järjekorranumbrid algavad igal dokumendihalduse perioodiaastal numbrist 1. 20. Väljaandmise või koostamise koht {Kehtetu 14.10.2022 nr 1.1-1/22/74} 23 / 43  Terviseameti peadirektori 01.02.2021 käskkirja nr 1.1-1/21/1 "Terviseameti teabehalduse kord" muutmine juurde; Lisa 3 Dokumentide loomise protsessikirjeldused 1. Dokumendiplangid 1.1 Ametis kasutatavate dokumendiplankide kujundamisel on lähtutud õigusaktides ja konkreetsele dokumendiliigile omaste elementide vorminõuete soovituslikust paigutusest ja sisust. 1.2 Sõltuvalt dokumendiplankide kasutamise otstarbest ja dokumendiplangil olevatest püsielementidest on ametis kasutusel dokumendimallid, mis on kättesaadavad DHSis või muus infosüsteemis, V-kettal või siseveebis. 1.3 Ametis on dokumendiplangina eestikeelne turvaelementidega kirjaplank ja üldplank. Dokumendiplangid on must-valged. 1.4 Dokumendiplankidel kasutatakse elektronposti kontaktaadressina ameti elektronposti üldaadressi. 2. Dokumentide loomine 2.1 Iga dokumendi loomine käivitab tegevuste protsessi, mille dokument oma elukäigu jooksul läbib alates dokumendi loomise otsusest, dokumendi loomise, registreerimise, edastamise ja kasutamise kaudu arhiveerimiseni, säilitamiseni või hävitamiseni. 2.2 Digitaaldokumendi kogu elukäiku hallatakse tervikprotsessina, kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustega (nt teabekandja valik, allkirjastamise viis). 2.3 Dokumentide loomisel (nii dokumendimallide kasutamisel kui ka dokumentide puhul, mida ei vormistata dokumendimallidele) järgitakse vormistusnõudeid: 2.3.1 dokumendi veerised: vasak 3 cm, ülemine ja alumine 1,2 cm, parem 1,5 cm; 2.3.2 dokumendi veerised horisontaalsel lehel: vasak 1,2 cm, ülemine 1,2 cm, alumine 3 cm, parem 1,2 cm; 2.3.3 dokumendimallides seadistatud kirjastiil on Times New Roman, suurus 12. Muudes dokumentides võib kasutada ka teisi üldtunnustatud kirjastiile (Ariel, Calibri) suurusega 10-12; 2.3.4 teksti reavahe on 1,0. 2.4 Dokumendid, mida ei vormistata dokumendimallile (nt õigus- ja haldusakti lisa, seletuskiri, lepingule lisatav akt vms dokument), vormistatakse A4 formaadis valgel paberil, järgides punktis 2.3 toodud nõudeid. 2.5 Võimalusel salvestatakse ja avalikustatakse dokumendid DHSis ja siseveebis PDF-vormingus, v.a meilisõnumina salvestatud dokumendid, exceli tabelid ja dokumendid, mis peavad jääma täidetavaks ka avalikustatud vaates. 2.6 Väljasaadetavad dokumendid, mis on allkirjastatud selleks volitatud teenistuja poolt, vormistatakse reeglina ameti plangile või on koostatud selleks ettenähtud muul dokumendivormil. 24 / 43 3. Kirja loomise protsessikirjeldus 3.1 Kiri on sisult erinevate ameti- või ärikirjade üldistatud nimetus. Kiri adresseeritakse ja edastatakse ühelt organisatsioonilt või füüsiliselt isikult teisele ning eeldatakse kirjale vastamist või selle alusel toimingute tegemist. Kirjale vastamisel kujuneb kirjavahetus, toimingute algatamisel käivitub protsess või menetlus. 3.2 Ametis on kirjadeks: arhiiviteatis, avaldus, infokiri, märgukiri, päring, seletuskiri, selgitustaotlus, soovituskiri, teabenõue, teatis, tellimiskiri, tõend, volikiri jt. Ametialasteks kirjadeks loetakse ka e- posti teel saadetavad tõendusväärtust omavad e-kirjad. 3.3 Ametis koostatavad kirjad koostatakse kirjaplangile (DHSis või V-kettal olevale dokumendimallile) või e-kirjana, arvestades kirjade vormistamisele ettenähtud nõudeid. Dokumendielementide vormistamise nõuded on toodud teabehalduse korra lisas 2. 3.31. Ameti kirjaplangile vormistatakse: 3.3.1.1. kõik allkirjastamisele kuuluvad kirjad, mille jaoks ei ole ette nähtud muud vormi; 3.3.1.2. kirjad riigi- või kohaliku omavalitsuse asutustele ja välisriikide ametiasutustele (v.a kirjad, mis nende sisust tulenevalt on otstarbekam edastada e-posti teel); 3.3.1.3. järelevalvevaldkonnaga seotud kirjad (v.a dokumendid, mille vormistamiseks on koostatud eraldi dokumendivormid); 3.3.1.4. kirjad, mis tulenevalt nende olulisusest ja sisust vajavad vormistust plangile; 3.3.1.5. vastused kirjadele, mis on koostatud saatja asutuse plangil või millele pöörduja palub digitaalselt allkirjastatud vastust; 3.3.1.6. teatised, tõendid, volikirjad, garantiikirjad. 3.32. E-posti sõnumina koostatakse: 3.32.1. punktis 3.31. nimetamata kirjad; 3.32.2. vastused e-kirja teel saabunud pöördumistele (sh riigi- või kohaliku omavalitsuse asutustelt ja välisriikide ametiasutustelt saabunud pöördumistele); 3.32.3. järelevalvevaldkonnaga seotud kirjad, milles käsitletakse korralduslikke küsimusi jmt; 3.32.4. Terviseameti struktuuriüksuste vaheline kirjavahetus. 3.4 Kirja nõuetekohase vormistamise eest vastutab kirja koostaja. 3.5 Tõendusväärtust omavaid kirju hoitakse DHSis selleks ettenähtud sarjas vastavalt dokumentide liigitusskeemis ettenähtud liigitusele ja need on kättesaadavavad vastavalt juurdepääsuõigustele. 3.6 Kirja koostamine. 3.6.1 Kirja koostab teenistuja, kelle kompetentsi antud dokumendi koostamine kuulub. Üldjuhul käsitleb kiri ühte küsimust. 3.6.2 Kirjas peab olema kajastatud: 1) vajadusel juurdepääsumärge (vormistatakse kirjaplangi ülemises parempoolses nurgas); 2) adressaat; 3) aadress; 4) seosviit (vajadusel); 5) kuupäev; 6) viit (e-kirjadel vajadusel); 7) pealkiri; 8) sisu (vajadusel pöördumine ja/või lõputervitus); 9) digitaalselt allkirjastatud märge; 10) allkirjastaja nimi, ametikoht; 11) lisamärge (vajadusel); 12) lisaadressaat (vajadusel); 13) koostaja (vajadusel). 25 / 43  3.6.3 Tulenevalt kirja sisust edastatakse see vajadusel enne adressaadile edastamist kooskõlastamiseks ja/või allkirjastamiseks. 3.6.4 Väljasaadetavad kirjaplangile koostatavad kirjad salvestatakse ettenähtud kausta DHSis vastavalt dokumentide liigitusskeemile. 3.6.5 Kirjad allkirjastatakse digitaalselt, v.a väljasaadetavad e-kirjad. 3.6.6 Kirjad registreeritakse kalendriaasta algusest alates numbrist „1“, v.a varem registreeritud dokumentide järgkirjad ja vastused, mille numeratsioon jätkub põhidokumendi alusel. 3.7 Kirja alamliikide protsessikirjeldused koostatakse ja muudetakse olenevalt tööalasest vajadusest ja need on kõikidele kasutajatele kättesaadavad siseveebis dokumendihalduse rubriigis ja V-kettal „Kõigile töötlemiseks_Dokumentide protsessikirjeldused“ kaustas. 4. Organisatsioonisisese õigusakti, käskkirja loomise protsessikirjeldus 4.1 Organisatsioonisisene õigusakt, käskkiri koostatakse üld- ja põhiprotsesside korralduslike otsuste kehtestamiseks. Käskkirju antakse välja kas kõrgemalseisvate asutuste või korralduste täitmiseks või initsiatiivkorras. 4.2 Ametis antakse välja järgmisi tegevusvaldkonna käskkirju: juhtimine, personal. 4.3 Ametis koostatavad organisatsioonisisesed õigusaktid koostatakse üldplangile, (DHSis olevale dokumendimallile), arvestades vormistamisele ettenähtud nõudeid. Dokumendielementide vormistamise nõuded on toodud teabehalduse korra lisas 2. 4.4 Organisatsioonisiseste õigusaktide nõuetekohase vormistamise eest vastutab selle koostaja. 4.5 Terviseametis loodud õigusakte hoitakse DHSis selleks ettenähtud sarjas vastavalt dokumentide liigitusskeemile, v.a personalikäskkirjad, mis luuakse ja säilitatakse RTIPis. 4.6 Käskkirja koostamine. 4.6.1 Käskkirja koostab teenistuja, kelle kompetentsi antud dokumendi koostamine kuulub. Erinevaid küsimusi, otsuseid ühes ja samas käskkirjas ei käsitleta. 4.6.2 Käskkiri peab olema arusaadav, täpne ning sisaldama dokumendi motiveerivat ja korraldavat osa. Käskkirjad võivad olla kas ühekordsed või pikaajalised, st võivad kehtida kuni äramuutmiseni. 4.6.3 Käskkirjas peab olema kajastatud: 1) vajadusel juurdepääsumärge (vormistatakse üldplangi ülemises parempoolses nurgas); 2) dokumendiliigi nimetus (nt KÄSKKIRI, vormistatakse vasakust veerisest suurtähtedega); 3) {Kehtetu 11.03.2024 KK nr 1.1-1/24/14} 4) kuupäev ja viit; 5) pealkiri (nimetavas käändes, peab avama dokumendi väljaandmise eesmärgi); 6) sisu (koosneb motiveerivast osast, kus formuleeritakse väljaandmise põhjus või viidatakse väljaandmise aluseks olevale dokumendile ning korraldavast osast. Tekst esitatakse punktidena, vajadusel alapunktidena); 7) digitaalselt allkirjastatud märge; 8) allkirjastaja nimi, ametikoht; 9) jaotuskava (kellele on õigusakt teadmiseks või täitmiseks, DHSis); 10) koostaja (DHSis); 11) kooskõlastajad (DHSis); 12) lisad (vajadusel). 4.6.4 Käskkirja korraldava osa lõpus esitatakse vajadusel vaidlustamisviide, et tagada käskkirja vaidlustamisvõimalusest teadlik olemine. 4.6.5 Kui samas küsimuses on varem välja antud käskkiri, tuleb see tunnistada kehtetuks. 26 / 43  4.6.6 Dokument, mis kinnitatakse käskkirjaga, on selle lisa. Lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus. Mitme lisa korral need nummerdatakse. Kinnitatav dokument (lisa) vormistatakse puhtale paberilehele. 4.6.7 Käskkirjad salvestatakse dokumentide liigitusskeemis määratud sarja. Üldkäskkirjad luuakse ja menetletakse DHSis. Teenistusalased ja töötasustamise käskkirjad luuakse ja menetletakse RTIPis. 4.6.8 Käskkirjad allkirjastatakse digitaalselt. 4.6.9 Käskkirjad registreeritakse kalendriaasta algusest alates numbrist „1“ ühtses numeratsioonis. 4.7 Käskkirja jm õigusaktide ja/või nende alamliikide protsessikirjeldused koostatakse ja muudetakse olenevalt tööalasest vajadusest ja need on kõikidele kasutajatele kättesaadavad siseveebis dokumendihalduse rubriigis ja V-kettal „Kõigile töötlemiseks_Dokumentide protsessikirjeldused“ kaustas.“ 5. Protokolli loomise protsessikirjeldus 5.1 Protokoll koostatakse nõupidamise või koosoleku arutelu käigu ning vastuvõetud otsuste fikseerimiseks. 5.2 Ametis protokollitakse juhtkonna koosolekud ja vastavalt vajadusele teiste nõupidavate organite koosolekud (nt osakonna või töörühma koosolekud). 5.3 Ametis koostatavad protokollid koostatakse üldplangile, (DHSis olevale dokumendimallile), arvestades vormistamisele ettenähtud nõudeid. Dokumendielementide vormistamise nõuded on toodud teabehalduse korra lisas 2. 5.4 Koosolekute protokolli nõuetekohase vormistamise, väljavõtete ja asjaosalistele edastamise eest vastutab protokollija. 5.5. Protokolli koostamine. 5.5.1 Protokolli koostab nõupidavate organite liikmete poolt valitud või selleks eelnevalt määratud protokollija. 5.5.2 Kui päevakord nõuab kinnitamist, protokollitakse kõigepealt läbirääkimised päevakorra asjus ja hääletustulemused. Järgneb (kinnitatud) päevakord. Päevakorrapunktid vormistatakse nimetavas käändes. Koosoleku käik protokollitakse päevakorrapunktide kaupa. 5.5.3 Igal päevakorrapunktil on oma otsus. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse araabia numbritega nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris. 5.5.4 Protokoll peab olema võimalikult lühike, kuid selge, täpne ja sisaldama arutlusalase küsimuse osas igakülgset infot. 5.5.5 Protokollis peab olema kajastatud: 1) dokumendiliigi nimetus koos nõupidava organi nimetusega; 2) kuupäev ja number (viit); 3) koosoleku alguse ja lõpu kellaajad; 4) koosoleku juhataja nimi; 5) protokollija nimi; 6) osavõtjate (nõupidavaorgani liikmete) nimed perekonnanimede tähestikulises järjestuses (vajadusel koostatakse protokolli lisana osavõtjate nimekiri. Sulgudesse märgitakse (registreerimisleht lisatud)); 7) päevakorrapunktide loetelu; 8) koosoleku/nõupidamise käik ja otsused, protokolli lisadele (nende olemasolul) viidatakse päevakorrapunkti tekstis; 9) digitaalselt allkirjastatud märge; 10) allkirjastajad (koosoleku juhataja ja protokollija nimed ja rollid); 11) lisad (vajadusel). 27 / 43  5.5.6 Protokoll peab olema vormistatud ja allkirjastatud digitaalselt hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist. Protokollid allkirjastatakse koosoleku juhataja ja protokollija poolt, allkirjastamise elemendid vormistatakse kõrvuti. 5.5.7 Protokollid allkirjastatakse digitaalselt. 5.5.8 Protokollid salvestatakse ettenähtud kausta DHSis vastavalt dokumentide liigitusskeemile ja on kättesaadavavad vastavalt juurdepääsuõigustele. 5.5.9 Protokollid registreeritakse kalendriaasta algusest alates numbrist „1“ ühtses numeratsioonis. 5.6 Protokolli protsessikirjeldused koostatakse ja muudetakse olenevalt tööalasest vajadusest ja need on kõikidele kasutajatele kättesaadavad siseveebis dokumendihalduse rubriigis ja V-kettal „Kõigile töötlemiseks_Dokumentide protsessikirjeldused“ kaustas.“ 6. Memorandumi loomise protsessikirjeldus 6.1 Memorandumi (memo) koostamise eesmärk on anda ülevaade olulisest. Tegemist võib olla lühianalüüsiga, õigusliku või muu seisukohaga. 6.2 Memo võib olla kas otsustamiseks, täitmiseks või teadmiseks. 6.3 Ametis koostatavad memod koostatakse üldplangile (DHSis olevale dokumendimallile), arvestades vormistamisele ettenähtud nõudeid. Dokumendielementide vormistamise nõuded on toodud teabehalduse korra lisas 2. 6.4 Memo nõuetekohase vormistamise eest vastutab selle koostaja. 6.5. Memo koostamine. 6.5.1 Memo koostab teenistuja, kelle kompetentsi antud dokumendi koostamine kuulub. 6.5.2 Memos peab olema kajastatud: 1) dokumendiliigi nimetus; 2) adressaat (kellele on memorandum suunatud/adresseeritud); 3) koostaja (kes on selle koostanud); 4) kuupäev ja number (viit); 5) teema; 6) otstarve, eesmärk, kokkuvõte; 7) asjaolud, põhjendused, järeldused; 8) lisad (vajadusel). 6.5.3 Memod salvestatakse põhidokumentide juurde ettenähtud kausta DHSis ja on kättesaadavavad vastavalt juurdepääsuõigustele. 7. Teiste dokumendiliikide loomise protsessikirjeldused 7.1 Teiste dokumendiliikide ja/või nende alamliikide protsessikirjeldused koostatakse ja muudetakse olenevalt tööalasest vajadusest ja need on kõikidele kasutajatele kättesaadavad siseveebis dokumendihalduse rubriigis ja V-kettal „Kõigile töötlemiseks_Dokumentide protsessikirjeldused“ kaustas. 28 / 43  Terviseameti peadirektori 01.02.2021 käskkirja nr 1.1-1/21/1 "Terviseameti teabehalduse kord" muutmine juurde; Lisa 4 Dokumentide ja teabe menetlemine Dokumendi menetlemine on kogu dokumendi haldamisega seotud tegevus – dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS, Deltasse) vm infosüsteemi hõlmamine, registreerimine, juurdepääsupiirangute määramine ja teabe avalikustamine, täitmistähtaja määramine ja dokumendi täitmisega seotud toimingud, dokumendi edastamine nii ametisisestele kui välistele adressaatidele jms. 1. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine 1.1 Registreerimisele kuuluvad kõik saadud ning loodud dokumendid (sh e-kirjad, suuline teave ja välisveebi dokumendivormide kaudu esitatud kaebused ja taotlused), mis oma sisult nõuavad järelevalve teostamist, vastamist, täitmist, avalikustamist, teatavakstegemist, sisaldavad infot või ettepanekuid ameti tegevuse kohta või edastamist teistele asutustele. 1.2 Ameti üldisele e-posti aadressile ja DHXi kaudu saabunud dokumendid registreerib ja suunab menetlusse RTK. Ameti nimele krüpteeritud (CDOC vormingus) dokumendid dekrüpteeritakse ja salvestatakse DHSi krüpteerimata kujul. Üldmeilile saadetud teenistuja nimele krüpteeritud dokumendid edastatakse dekrüpteerimiseks teenistujale. 1.2.1 Postifirma kaudu saabunud paberdokumendid võtab vastu, skaneerib ja suunab menetlusse või RTKle registreerimiseks Terviseameti teenistuja. Teenistuja avab kõik asutuse ja selle teenistujate nimele saabunud postisaadetised, v.a märkega „ISIKLIK“ ja vastava märgusõnaga tähistatud avalike konkursside pakkumised. Need kirjad edastatakse adressaadile avamata. 1.3 Nimelisele e-posti aadressile saabunud dokumendi registreerimise ja DHSi (Deltasse) või muusse infosüsteemi salvestamise ning dokumendi menetlusse suunamise eest vastutab teenistuja, kelle e-posti aadressile dokument saadeti. 1.31 Teenistusalase telefoni kaudu saadud olulise teabe (seaduserikkumine, eluohtlik olukord vm kohest sekkumist vajav teema) kohta palub kõnele vastaja saata helistajal ka pöördumise kirjalikku taasesitamist võimalikus vormis, soovitavalt e-posti teel. Kui helistajal ei ole võimalik kirjalikku pöördumist esitada, vormistab kõne vastuvõtja pöördumise ise ja registreerib selle DHS Deltasse või muusse infosüsteemi ning suunab laekunud teabe menetlusse. 1.4 Saabunud paberdokument skaneeritakse, v.a juhul, kui dokument ei ole digitaalselt kasutatav või kui dokumenti ei ole otstarbekas digitaliseerida mahu tõttu. Digitaalkujule viidud paberdokumendi võib tagastada selle esitajale või hävitada, kui originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist. 1.5 Dokumendi vastuvõtja kontrollib enne registreerimist dokumendi ja manuste avanemist ning põhidokumendis märgitud lisade olemasolu ja puuduste korral võtab viivitamatult ühendust saatjaga. Postisaadetise ümbrik säilitatakse, kui sellel on olulisi andmeid saatja, tema aadressi või postitamise kuupäeva kohta, mida avalduses ei ole märgitud. 29 / 43 1.6 Võõrkeelse pöördumise korral on „Keeleseaduse“ § 12 lg 1 alusel õigus nõuda dokumendi esitajalt selle tõlget eesti keelde. Tõlke vajaduse otsustab dokumendi vastutaja lähtuvalt konkreetsest dokumendist. Tõlke nõudest teavitatakse dokumendi esitajat kirjalikult hiljemalt kolme tööpäeva jooksul dokumendi saamisest. 1.61 Kui allkirjastamist eeldav (nt taotlus eriliiki isikuandmeid sisaldava teabe väljastamiseks) dokument saabub allkirjastamata kujul, teavitatakse dokumendi esitajat kirjalikult hiljemalt kolme tööpäeva jooksul dokumendi saamisest. 1.6.2 Allkirjastamiseks või tõlkimiseks tagastatavad pöördumised registreeritakse ning tagastatakse seejärel pöördujale allkirjastamiseks või tõlkimiseks. DHSis registreeritakse nii esmane (allkirjastamata/võõrkeelne) kui ka allkirjastatud/tõlgitud pöördumine. Dokument võetakse menetlusse ja lahendamise tähtaega hakatakse lugema allkirjastatud/tõlgitud pöördumise saamisest. 1.7 Registreerimisel hõlmatakse dokument Outlookist või DHXist DHSi otsetee kaudu (dokumendihaldurite kasutajagrupp) või sõnumi kujul (tavakasutajad). DHSis täidetakse dokumendi metaandmed ja vajadusel lisatakse fail(e) või eemaldatakse üleliigsed failid (nt hõlmamise käigus tekkinud pildifail saatja asutuse logoga). 1.8 Saabunud dokumendid registreeritakse saabumise päeval, hiljemalt sellele järgneval tööpäeval. Väljaspool tööaega saabunud või allkirjastatud dokumendid registreeritakse ja salvestatakse DHSi järgmisel tööpäeval. 1.9 Registreerimisel saab dokument viida, mis koosneb dokumentide liigitusskeemis määratud funktsiooni, allfunktsiooni ja sarja tähisest, aastanumbri lõpust (aastapõhiste sarjade korral) ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi (nt nr 9.3-1/21/123, kus 9 – funktsioon „Keskkonnatervise tagamine“; 3 – allfunktsioon „Teenuse terviseohutus; 1 - sarja tähis; 21 – aasta 2021 tähis; 123 –järjekorranumber registrist). 1.10 Menetlust algatav kiri ja järg- ning vastusdokument registreeritakse ühe dokumendihalduse perioodi piires sama viidaga. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel kasutatakse sama viita, millele võib lisada individualiseeriva numbri (kirjadel). 1.11 Dokumentide järjekorranumbrid registrites algavad uuel kalendriaastal numbrist „1“. Erandiks on lepingud, kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühma või komisjoni dokumendid ning vajadusel eriregistrisse kantavad materjalid, mida võib numereerida läbivalt kogu menetlusperioodi jooksul. 1.12 Teenistuja poolt otse vastu võetud ametialaste dokumentide või teabe registreerimise ja menetlusse suunamise eest vastutab vastuvõtja. 1.13 Dokumendi menetlusse suunamisel lähtuvad RTK teenistujad ameti koostatud kokkulepitud keskkonda salvestatud dokumentide suunamise juhisest. DHSi salvestatud dokument saadetakse töövooga kas vastavalt kehtestatud tööjaotusele või konkreetse ülesandega tegelevale teenistujale. Tööülesanne võib minna paralleelselt mitmele teenistujale (peatäitja ja kaastäitjad). Kui juhises või teadaolevas tööjaotuses ei ole konkreetset täitjat määratud, suunatakse dokument sisust lähtuvalt esmaseks läbivaatamiseks ja täitja määramiseks peadirektorile, struktuuriüksuse juhile või teenuseomanikule. 1.14 Esmase dokumendi saamisel alustatakse uut töövoogu (Terviktöövoog). Töövoog hoitakse avatuna menetluse lõpuni, st seni, kuni on loodud/saadud ja töövoole lisatud seda teemat puudutav viimane dokument. Esmane dokument on vaikimisi linnutatud ja saab töövoo põhidokumendiks. Materjali terviklikkuse huvides lisatakse kõik järg- ja vastusdokumendid alusdokumendi töövoole. Töövoole võib lisada ka varasemaid samal teemal saabunud dokumente ning töövoo Infoks-> väljale saab lisada seonduva dokumendi või töövoo URL-i vm otselingi. 30 / 43 1.15 Dokumendi edastamine menetlemiseks teistele täitjatele, sh kooskõlastamiseks, täitmiseks, teadmiseks võtmiseks, allkirjastamiseks jms edastamine toimub töövoogu edasi delegeerides või töövoole ülesandeid lisades. 1.16 Kui täitjat on vaja saabunud lisadokumendist teavitada või annab mõni lisadokument täitjale täiendava ülesande, lisatakse dokument terviktöövoole ja saadetakse täitjale vastav teade „Edasta infoks“ nupu kaudu. Põhitöövoost erineva täitmistähtaja korral võib sellele lisadokumendile teha omakorda eraldi nn dokumendi töövoo. Info saamiseks töövoole lisatavate dokumentide kohta on soovitav kasutada Teavituse tellimise funktsionaalsust. 2. Dokumendi kooskõlastamine, allkirjastamine ja menetluse lõpetamine 2.1 Dokumendid kooskõlastatakse ja allkirjastatakse vastava tööülesande andmisega DHSis. 2.2 Teisest asutusest kooskõlastamiseks ja/või allkirjastamiseks esitatud dokumendile kooskõlastuse andmine/allkirjastamine otsustatakse resolutsioonis märgitud või seadusest tuleneva tähtaja jooksul, selle puudumisel 5 tööpäeva jooksul. Kooskõlastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast tööpäevast. 2.3 Ametisiseseks kooskõlastamiseks saadetud dokumendi kooskõlastamise tähtaeg määratakse sõltuvalt dokumendi sisust ning mahust. Võimalusel antakse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks vähemalt 2 tööpäeva. 2.4 Kooskõlastamisele kuuluvad õigusaktid, lepingud jm dokumendid, mis panevad kohustusi või eeldavad arvamuse avaldamist teiselt teenistujalt/struktuuriüksuselt või mille puhul on kokku lepitud kooskõlastamine enne väljasaatmist või avalikustamist. 2.5 Dokumendi vastutaja otsustab, kas kooskõlastamine toimub järjestikuselt või paralleelselt. Järjestikusel kooskõlastamisel suunatakse dokument esmalt teenistusalaselt madalamale ja seejärel kõrgemal teenistuspositsioonil teenistuja(te)le. Reeglina kooskõlastatakse dokument vahetu juhi ja teiste sama asjaga seotud teenistujatega. 2.51 Kohustuslikud kooskõlastusringid on järgmistel dokumentidel: 2.51.1. üldkäskkiri – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, õigusosakonna juhataja või jurist, RTK (dokumendi tehniline ülevaatamine) ning rahalisi kohustusi puudutavate käskkirjade korral finantsjuht; 2.51.2. personalikäskkiri – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, personalijuht ning jurist; 2.51.3. korraldus, otsus, luba või muu haldusakt – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, õigusosakonna juhataja või jurist ning rahalisi kohustusi puudutavate haldusaktide korral finantsjuht; 2.51.4. leping – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, õigusosakonna juhataja või jurist, andmekaitset puudutavate lepingute korral andmekaitsevaldkonna jurist ning rahalisi kohustusi puudutavate lepingute korral finantsjuht; 2.51.5. tööleping ja võlaõiguslik leping eraisikuga – kooskõlastavad struktuuriüksuse juht, personalijuht ning jurist; 2.51.6. laboriteenuse osutamise leping – kooskõlastavad laborijuhataja, õigusosakonna juhataja või jurist, andmekaitset puudutavate lepingute korral andmekaitsevaldkonna jurist, finantsjuht, labori kliendihaldusjuht ja vajadusel valdkonna peadirektori asetäitja; 2.51.7. ettekirjutus – kooskõlastavad regionaalosakonna juhataja, järelevalvevaldkonna juht ja õigusosakonna juhataja või jurist; 2.51.8. sunnivahendi rakendamine – kooskõlastavad menetlusgrupi juht ja järelevalvevaldkonna juht; 2.51.9. juhend, juhis – kooskõlastab valdkonnajuht või teenuseomanik. 2.6 Dokumendi mittekooskõlastamisel lisatakse selgitus kooskõlastamisest keeldumise kohta. Kui dokument kooskõlastatakse märkustega või jäetakse kooskõlastamata, siis töövoog peatub ja enne selle jätkumist peab vastutaja tegema dokumendis vajalikud muudatused. 31 / 43 2.7 Peale kooskõlastuste saamist ja enne dokumendi allkirjastamiseks edastamist ei ole lubatud dokumendis teha muudatusi, v.a kirjavigade parandamine ja vajadusel allkirjastaja või kontaktisiku/vastutaja nime muutmine. Sisuliste muudatuste korral tuleb dokument asjaosalistega uuesti kooskõlastada. 2.7.1 „Enne dokumendi allkirjastamiseks edastamist kontrollib dokumendi vastutaja, et failid ei sisaldaks avaldamisele mittekuuluvat jääkteavet (nt kommentaarid, muudatuste ajalugu või liigsed metaandmed) ning vajadusel kõrvaldab need failist. 2.8 Dokumendi sisu ja seal esitatud andmete õigsuse eest vastutavad nii dokumendi koostaja, kooskõlastaja(d) kui ka allkirjastaja. 2.9 Dokumendid allkirjastatakse DHSis (Deltas) „Allkirjastamiseks“ töövoos ID-kaardi või Mobiil ID-ga selliselt, et allkirjadest moodustuvad dokumendi lahutamatud osad. Allkirjastamise käigus dokument registreeritakse, st genereeritakse viit ja kuupäev ning dokumendist luuakse arhiivivorming (PDF). Digitaalsel allkirjastamisel väljaspool DHSi peab Wordi dokumendi fail olema enne allkirjastamist PDF vormingusse salvestatud. 2.10 Kui dokument on vaja saata adressaadile paberkandjal, tehakse sellest väljatrükk kirjaplangile ja allkirjastatakse omakäeliselt. Kui sama dokument on allkirjastatud nii digitaalselt kui paberil, siis tuleb tagada nende sisu samasus. Nende vastuolu korral kehtib digitaaldokument. 2.11 Ametis koostatud dokumendid allkirjastab peadirektor. Teistel teenistujatel on õigus dokumente allkirjastada peadirektori poolt antud volituste ulatuses. 2.12 Menetlus lõpetatakse, kui kõik õigusaktidega ette nähtud toimingud on sooritatud ja pöördujale on vastatud või asjaosalisi teavitatud. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui: 2.12.1 vastus on edastatud e-posti või DHXi kaudu või otse isikule, kullerile või sideettevõttele määratud tähtajal üle antud; 2.12.2 dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikut teavitatud telefoni teel vm viisil. 2.12.1 Teabe ja dokumendi (sh lepingu ja volikirja) täitmist ja kehtivust jälgib ja aegunud dokumendi muutmise või kehtetuks tunnistamise ja vajadusel uue dokumendi loomise eest vastutab valdkonnajärgne struktuuriüksus. 2.13 Kui asja lahendamine ei vaja eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja tööülesande juurde või töövoo kommentaariväljale täitmismärke, näidates, kes, kuidas ja millal asja lahendas. 3. Dokumentide täitmistähtajad 3.1 Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmistähtaja määrab dokumendi registreerija või esmane läbivaataja, lähtudes avaliku teabe seaduse (AvTS), märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse (MSVS) ja teiste, ameti valdkonda reguleerivate seaduste nõuetest. Kõrgemalseisev asutus/teenistuja võib anda lühema tähtaja. 3.2 Vastamise tähtaeg märgitakse registreerimisel dokumendi profiili ja töövooga antava ülesande juurde. Registreerimisel märgitakse profiili seadusest tulenev tähtaeg. Tööülesande tähtajaks töövoos võib anda lühema tähtaja. 3.3 Dokumentide lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendripäevades või -kuudes dokumendi saabumisele järgnevast tööpäevast, kui seadusest ei tulene teisiti. 32 / 43 3.4 Seadusega on dokumentidele vastamiseks, nende täitmiseks või lahendamiseks antud järgmised tähtajad: 3.4.1 märgukirjad, selgitustaotlused – viivitamata, kuid mitte hiljem kui 15 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni (MSVS). Isikut teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest; 3.4.2 teabenõuded – viivitusteta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani (AvTS); 3.4.3 Riigikogu liikmete märgukirjad ja avaldused - 10 tööpäeva jooksul arvates märgukirja või avalduse saamisest. Täiendava uurimise vajaduse korral võib tähtaega pikendada kuni ühe kuuni (riigikogu liikme staatuse seadus, RKLS); 3.4.4 vaie – 10 päeva jooksul. Kui vaiet on vaja täiendavalt uurida, võib vaide läbivaatamise tähtaega pikendada kuni 30 päeva võrra (haldusmenetluse seadus, HMS); 3.4.5 taandamistaotlus - taotluse esitamisest alates 3 tööpäeva jooksul (haldusmenetluse seadus, HMS); 3.4.6 kahju hüvitamise taotlus - kahe kuu jooksul arvates taotluse nõuetekohasest esitamisest (süüteomenetluses tekitatud kahju hüvitamise seadus, SKHS); 3.4.7 sagedusloa taotlus - 10 tööpäeva jooksul (sagedusloa tingimuste ja raadiosaateseadme paigaldamise tingimuste kooskõlastamise kord ning kooskõlastamisele kuuluvad lennuliikluse teenindamiseks ettenähtud sagedusalad1); 3.4.8 nakkusohtliku materjali käitlemise tegevusluba - 1 kuu jooksul alates dokumentide ja andmete esitamisest (nakkusohtliku materjali käitlemise kord); 3.4.9 joogivee kontrolli kava – 30 päeva (Joogivee kvaliteedi- ja kontrollinõuded ja analüüsimeetodid ning tarbijale teabe esitamise nõuded); 3.4.10 {Kehtetu 04.04.2025 KK nr 1.1-1/25/30} 3.4.11 supluskoha asutamise avaldus - 30 tööpäeva jooksul alates taotluse esitamisest (nõuded suplusveele ja supelrannale); 3.4.12 {Kehtetu 04.04.2025 KK nr 1.1-1/25/30} 3.4.13 tervishoiuteenuse tegevusloa taotlus - 60 päeva jooksul arvates taotluse esitamisest (tervishoiuteenuste korraldamise seadus, TTKS); 3.4.14 tervishoiutöötaja registreerimine tervishoiutöötajate riiklikus registris – 1 kuu (tervishoiuteenuste korraldamise seadus, TTKS); 3.4.15 kutsekvalifikatsiooni tunnustamise tõend – 1 kuu jooksul (tervishoiuteenuste korraldamise seadus, TTKS); 3.4.16 muus välisriigis omandatud kvalifikatsiooniga isiku registreerimine – 3 kuu jooksul (tervishoiuteenuste korraldamise seadus, TTKS); 3.4.17 eriarsti, õe ja apteekri lähtetoetuse andmise või lähtetoetuse andmisest keeldumise otsus - kahe kuu jooksul. 3.5 Lahendamise tähtaega võib seaduses ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Pikendamisest informeeritakse avaldajat kirjalikult enne algse vastamistähtaja lõppu. Märge pikendamise kohta tehakse ka DHSi. 3.6 Täitmistähtaja pikendamise taotlus esitatakse terviktöövoo kaudu resolutsiooni andjale. Kui resolutsiooni andja on RTK, edastatakse pikendamise taotlus vahetule juhile, teenuseomanikule või struktuuriüksuse juhile. 3.6.1Ametivälisele adressaadile saadetud pikendamise teade salvestatakse DHSi ja lisatakse terviktöövoo dokumentide juurde. Kui pikendamise teade saadetakse dokumendi kaardilt „Saada välja“- nupu kaudu, tuleb veenduda, et saadetud kiri oleks nähtav „Saatmise“ plokis ja teha sellekohane märge töövoo kommentaariväljale. 3.7 Kui asja lahendamine ei kuulu ameti pädevusse, edastatakse materjalid 5 tööpäeva jooksul vastavalt kuuluvusele, informeerides sellest kirjalikult ka avaldajat. Ametisisesel edastamisel (ühest osakonnast teise) avaldajat informeerima ei pea. 33 / 43 3.1 Vastamisest loobumine Vastamisest võib loobuda Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse § 5 lg 9 toodud alustel, kui: 31.1 isikut ei ole võimalik kindlaks teha; 31.2 puuduvad isiku sideandmed; 31.3 isik on piiratud teovõimega ja talle on kohtu poolt määratud eestkostja ning märgukiri või selgitustaotlus on esitatud esindaja eelneva nõusolekuta; 31.4 isik on selgelt väljendanud seisukohta, et ta ei soovi märgukirjale vastust; 31.5 märgukiri või selgitustaotlus ei ole esitatud eesti keeles ja keeleseaduse § 12 kohaselt ei ole adressaat kohustatud sellele vastama; 31.6 märgukirja või selgitustaotluse sisu ei ole loetav või arusaadav; 31.7 selgitustaotlusele vastamine nõuab teabe suure mahu tõttu asutuse või organi töökorralduse muutmist, takistab talle pandud avalike ülesannete täitmist või nõuab põhjendamatult suuri kulutusi; 31.8 selgitustaotluse või märgukirja adressaat on sama isiku samasisulisele pöördumisele uue pöördumise esitamisele eelneva aasta jooksul vastanud ning vajadus saada teavet uuesti ei ole põhjendatud; 31.9 isik ilmselgelt kuritarvitab pöördumise õigust. 4. Ametisiseselt dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine 4.1 Ametisiseselt dokumendist (näiteks töökorraldust puudutavad organisatsioonisisesed õigusaktid) teavitamine ja dokumendi tutvustamine toimub üldjuhul DHSi kaudu. 4.2 Dokument edastatakse teenistujale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust, „teadmiseks“ töövooga ning määratakse dokumendist tulenevalt teadmiseks võtmise tähtaeg. Teenistujad on kohustatud teadmiseks saadud dokumentidega sisuliselt tutvuma ja peale tutvumist tegema teadmiseks võtmise märke ka juhul, kui tööülesandele ei ole tutvumise tähtaega kehtestatud. 4.3 Kui dokumenti on õigusaktist tulenevalt vaja teenistujale tutvustada allkirja vastu, antakse omakäeline allkiri paberil tutvustuslehele või digitaalallkiri DHSis registreeritud tutvustuslehele. 5. Dokumendi ja saadetise väljasaatmine 5.1 Eelistatud on elektrooniline saatmisviis DHXi/e-posti teel ja pdf-vormingus (v.a MS Excelis koostatud tabelid jm dokumendid, mille vorm pdf-i teisendamisel võib muutuda). 5.2 Eriliiki isikuandmeid vm sisaldav teave vm tundlik materjal saadetakse välja DHX kaudu või transpordikrüpto (CDOC) vormingus (v.a asutused, millega toimib krüpteeritud ühendus). Dokumenti ei pea krüpteerima ametisiseses kirjavahetuses või kui andmesubjekt on andnud nõusoleku dokumendi edastamiseks krüpteerimata ja kui dokument on saabunud krüpteerimata. 5.21 Dokumente saavad välja saata kõik teenistujad nii Outlooki postkastist kui ka DHSi sarjades, millele neil on juurdepääsuõigus. DHSis koostatud dokument saadetakse välja hiljemalt allkirjastamisele järgneval tööpäeval. Ouooki kaudu saadetud dokument salvestatakse DHSi võimalusel vahetult peale väljasaatmist, kuid hiljemalt järgmisel tööpäeval. 5.3 Dokumendi väljasaatmisel saab dokument registreerimisel kuupäeva ja viida ja vajadusel dokument allkirjastatakse. DHSis täidetakse dokumendi metaandmed, lisatakse fail(id) ning vajadusel seotakse dokument töövooga. Väljasaadetav elektrooniline või skaneeritud dokument peab olema masinloetavas formaadis ning sellele on lisatud dokumendis nimetatud manused. Puudulikult vormistatud dokument tagastatakse kooskõlastaja/allkirjastaja otsusel parandamiseks vastutajale. 34 / 43 5.4 Kui edastus-, vastusdokument vm kiri saadetakse DHSis (Deltast) välja saabunud dokumendi „Saada välja“ nupu kaudu eraldi dokumenti koostamata, tuleb jälgida, et edastatud tekst koos saatja, saatmise aja ja adressaadi andmetega oleks salvestunud dokumendi saatmise plokki. Sel juhul tehakse märge dokumendi väljasaatmise kohta töövoo kommentaariväljale. 5.41 Outlooki kaudu ametivälisele adressaadile esmast kirja saates kasutatakse Terviseameti logoga signatuuri, mis olenevalt adressaadist on kas eesti- või ingliskeelse tekstiga. Samas teemas järgnevad kirjad võib saata logo kasutamata. Eestikeelne signatuur: Ees- ja Perekonnanimi ametinimetus (väikese algustähega) osakond (osakonna nimetus väikese algustähega, v.a RO nimetuses) +372 XXX XXXX (numbrid grupeeritakse tagant lugedes nelja kaupa) [email protected] Terviseamet +372 794 3500 [email protected] www.terviseamet.ee Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn Käesolev e-kiri on mõeldud ainult kirja adressaatidele. Kui olete saanud kirja ekslikult, palun teavitage koheselt selle saatjat ning kustutage saadud kiri koos kõikide lisadega. Juurdepääsupiirangu märkega dokumentide avaldamine kõrvalistele isikutele on keelatud. Ingliskeelne signatuur: Ees- ja perekonnanimi Ametinimetus (suure algustähega) Osakond (suure algustähega) +372 XXXX XXXX (numbrid grupeeritakse tagant lugedes nelja kaupa) [email protected] Republic of Estonia Health Board +372 794 3500 [email protected] www.terviseamet.ee Paldiski mnt 81, 10614 Tallinn Estonia This e-mail is confidential and meant for use by the person named in the letterhead. Any use in any way or copying of it by a person not marked as the addressee thereof is prohibited. If you have got this e-mail by mistake, please notify of it the sender without delay and delete the received e-mail together with all its attachments. 5.4.2 Teenistusalaseid andmeid sisaldava mobiilse vm digitaalse andmekandja saatmisel postiga, kulleriga või üleandmisel (mh teabenõudjale) vormistatakse sellekohane üleandmise akt või saatekiri, mis registreeritakse dokumendihaldussüsteemis. Aktis märgitakse üleandja, vastuvõtja, andmekandja liik, identifitseerimistunnused, saatmise/üleandmise kuupäev ja akti allkirjastavad nii üleandja kui vastuvõtja. Kui edasiantavad andmed asuvad üksnes andmekandjal ning andmeid ei saa taastada muudest andmeallikatest, korraldab üleandja andmekandjal olevatest andmetest varukoopia tegemise. 35 / 43 5.5 Paberdokumentide ja saadetiste väljasaatmise korraldab üldosakond. Paberdokumente postitatakse vähemalt kaks korda nädalas, v.a kiireloomulised dokumendid, mis edastatakse postiasutusele, kullerile või adressaadile hiljemalt allkirjastamisele järgneval tööpäeval. Üleantavad saadetised kantakse selleks ettenähtud registrisse. 5.6 Paberkandjal võib väljastada dokumente juhul, kui vastuvõtjal puudub digitaalse dokumendi vastuvõtmise võimalus või see tuleneb valdkonda reguleerivatest õigusaktidest. 6. Dokumentide juurdepääsupiirangud 6.1 Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud ja teave tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks AvTS alusel. Teave tunnistatakse juurdepääsupiiranguga teabeks tehakse teabekandjale kirjalik märge. Dokumendi juurdepääsupiirang märgitakse alati Deltas. Juurdepääsupiirangu alus Deltas sõnastatakse RIHA Juurdepääsupiirangute klassifikaatoris märgitud kujul. 6.2 Teabe tunnistab asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks ameti peadirektor, kinnitades dokumentide liigitusskeemiga sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele ja millistel alustel võib kehtestada juurdepääsupiirangud. Kui dokument kuulub piiranguteta sarja, kuid sisaldab asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, otsustab dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise dokumendi koostaja või registreerija. 6.3 Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus on lõppenud enne tähtaega, tunnistab vastutaja juurdepääsupiirangu kehtetuks, teeb teabekandjale märke juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamise kohta, teeb vastava märke dokumendiregistrisse ning teavitab adressaate, kellele juurdepääsupiiranguga teave on edastatud. 6.4 Väljamineva dokumendi juurdepääsupiirangu määrab dokumendi koostaja või allkirjastaja. Kui koostaja/allkirjastaja ei ole juurdepääsupiirangut määranud, kuid dokument on sisult asutusesisene, määrab ja märgib piirangu Deltasse RTK. 6.5 Juurdepääsupiiranguga dokumendi koostamisel tehakse juurdepääsumärge (AK, juurdepääsupiirangu alus(ed)) DHSis dokumendi profiili, kust piirangu andmed kanduvad üle dokumendimallile. Malli juurdepääsupiirangu märkes kuvatakse juurdepääsupiirangu algus- ja lõppaeg, juurdepääsupiirangu alus(ed) ja teabevaldaja nimetus Terviseamet. 6.6 Kui dokumendile kehtib mitu erinevat piirangut, tuleb nii dokumendile kui DHSi märkida kõik piirangud koos alustega. Erinevate kehtivusaegadega piirangute korral võib „kehtiv kuni“ määrata pikima aluse järgi. Juurdepääsupiirangu algus- ja lõppkuupäev on samad. 6.7 Eraisiku kontaktandmed (telefoninumber, elektronposti aadress) on juurdepääsupiiranguga teave AvTS § 35 lg 1 p 12 alusel. Saates e-kirja korraga mitmele erinevale eraisikule, tuleb isikute e-posti aadressid kirjutada salakoopia reale, et saajad teiste isikute aadresse ei näeks. Erandiks on omavahel seotud adressaadid (nt samas asjas ühise kaebuse esitajad), kes üksteise kontaktandmeid juba teavad. 6.8 Juurdepääsupiirangu määramisel tuleb lähtuda dokumendist tervikuna ja vajadusel luua seoseid teksti eri osade vahel, veendumaks, et näiliselt avalikku (nt isiku nimeta) teavet ei avaldataks, kui teksti põhjal on isikut võimalik tuvastada näiteks elu- või töökoha, ühiskondliku tegevuse vms alusel. 6.9 Terviseametis enamkasutatavad juurdepääsupiirangute alused on: 6.9.1. AvTS § 35 lg 1 p 2 (järelevalvemenetluses kogutud teave enne otsuse jõustumist) - riikliku järelevalvemenetluse dokumentatsioon (protokollid, aktid, ettekirjutused jms) - 5 aastat; 6.9.2. AvTS § 35 lg 1 p 3 (välissuhtlemist kahjustav teave) - 5 aastat; 36 / 43  6.9.3. AvTS § 35 lg 1 p 31 (struktuuriüksuse koosseisu, ametnikke ja töötajaid ning nende ülesandeid käsitlev teave, mille avalikuks tulek ohustaks riigi julgeolekut või salastatud teabe kaitset) - 5 aastat; 6.9.4. AvTS § 35 lg 1 p 5 (teave kaitseväe valdusse sõjalise valmisoleku tõstmisel ja mobilisatsiooni korral üleantava riigivara kohta) - 5 aastat; 6.9.5. AvTS § 35 lg 1 p 5 1 (politsei meetodid ja taktika, mille avalikuks tulek raskendab süütegude avastamist) - üldjuhul politseiasutusest saabunud dokumentidel) - 5 aastat; 6.9.5.1 AvTS § 35 lg 1 p 61 (teave, mille avalikuks tulek ohustaks riigikaitse objekti või lihtsustaks selle vastast rünnet) – 5 aastat; 6.9.6. AvTS § 35 lg 1 p 62 (riigikaitse ja hädaolukordade jaoks vajaliku varu suurus ja vahendite kogus, selle kasutusele võtmise ulatus ja tingimused) - 5 aastat; 6.9.7. AvTS § 35 lg 1 p 9 (teave turvasüsteemide, turvaorganisatsiooni või turvameetmete kirjelduse kohta) - 5 aastat; 6.9.8. AvTS § 35 lg 1 p 10 (tehnoloogilisi lahendusi sisaldav teave) - 5 aastat; 6.9.9. AvTS § 35 lg 1 p 11 (eriliiki isikuandmed) - nt andmed tervisliku seisundi kohta, sh perekonnaliikme hooldamine; terviseekspertiisid, andmed usuliste veendumuste kohta jms - 75 aastat; 6.9.10. AvTS § 35 lg 1 p 12 (eraelu puutumatust kahjustav teave) - nt kodune aadress, eratelefoni number, isiklik e-posti aadress) - 75 aastat; 6.9.11. AvTS § 35 lg 1 p 13 (perekonnaelu üksikasjad) - nt suhted laste ja elukaaslasega, probleemid sugulastega - 75 aastat; 6.9.12. AvTS § 35 lg 1 p 14 (sotsiaalabi või sotsiaalteenuste teave) - 75 aastat; 6.9.13. AvTS § 35 lg 1 p 15 (vaimsed ja füüsilised kannatused) - nt pöördumised seoses vaimse vägivallaga, kinnipeetava kannatused arestikambris - 75 aastat; 6.9.14. AvTS § 35 lg 1 p 16 (isiku maksustamise kohta kogutud teave, v.a maksuvõlgnevused) - 5 aastat; 6.9.15. AvTS § 35 lg 1 p 17 (ärisaladus - tegevusloa dokumendid, päringud seoses äritegevusega, lepingud, kui see on kehtestatud lepingu tingimustes, riigihanke pakkumus kuni pakkumuse avamiseni - 5 aastat; 6.9.16. AvTS § 35 lg 1 p 18 (siseauditi aruanded enne kinnitamist) - 5 aastat; 6.9.17. AvTS § 35 lg 1 p 181 (elutähtsa teenuse riskianalüüsi ja toimepidevust puudutav teave) - 5 aastat; 6.9.18. AvTS § 35 lg 1 p 182 (isikuandmetega seotud rikkumiste teavitused) - 5 aastat; 6.9.19. AvTS § 35 lg 2 p 1 (õigusaktide eelnõud enne nende kooskõlastamiseks saatmist või vastuvõtmiseks esitamist); 6.9.20. AvTS § 35 lg 2 p 2 (dokumendi kavand ja selle juurde kuuluvad dokumendid); 6.9.21. AvTS § 35 lg 2 p 3 (põhjendatud juhtudel asutusesiseselt adresseeritud dokumendid) - 5 aastat; 6.9.22. AvTS § 35 lg 2 p 5 (teave riigikaitse ja hädaolukordade jaoks vajaliku varu ja vahendite hankimise kohta, kui selle avalikuks tulek võib mõjutada varu moodustamist või vahendite muretsemist) - 5 aastat. 6.9.23. AvTS § 35 lg 3 (välisriigi või rahvusvahelise organisatsiooni poolt edastatud piirangu märkega teave kuni piirangu kehtestaja määratud tähtajani). 6.10 DHSi salvestatud dokumendile määratud juurdepääsupiirangu tähtaja lõppemisel saavad süsteemis määratud RTK teenistujad vastava automaatteavituse. Teavituse saanud teenistujad vaatavad dokumendi üle ja avalikustavad selle avalikus dokumendiregistris või teevad dokumendi profiili märke juurdepääsupiirangu pikendamise kohta. Vajadusel kooskõlastatakse dokumendi avalikustamine või juurdepääsupiirangu tähtaja pikendamine ameti kontaktisiku, dokumendi vastutaja või dokumenti menetlenud struktuuriüksuse juhiga. 37 / 43  Terviseameti peadirektori 01.02.2021 käskkirja nr 1.1-1/21/1 "Terviseameti teabehalduse kord" muutmine juurde; Lisa 5 Pitsatite ja templite kasutamine 1. Pitsateid ja templid tellib ja nende üle peab arvestust üldosakond. 2. Iga teenistuja võib esitada põhjendatud taotluse kas nimelise vm teenistusalaselt vajaliku templi tellimiseks. Tellimus kooskõlastatakse tellija struktuuriüksuse juhiga ja üldosakonna juhatajaga. 3. Ametis on põhimääruse järgi kasutuses väikse riigivapi kujutise ja Terviseameti nimega pitsat (vapipitsat). Vapipitsatite arv sõltub teenistusalasest vajadusest. Vapipitsatid on eristatavad individualiseeriva numbri järgi ja neid kasutatakse juhtkonna (peadirektor, tema asendajad ja struktuuriüksuste juhid) poolt allkirjastatavatel dokumentidel. 4. Vapipitserit kasutatakse dokumentidel, kui see on õigusaktiga ette nähtud või tuleneb teise osapoole põhjendatud soovist (nt paberkandjal garantii- ja volikirjad või välisriigile esitatavad dokumendid). 5. Pitser on sinise värvitooniga. Pitser peab riivama allkirja viimast kahte tähte. 6. Muud ametis kasutusel olevad templid: Templid Kasutaja Nimelised templid – templil on teenistuja nimi ja Templile märgitud teenistuja ametinimetus Struktuuriüksuse nimetusega templid Struktuuriüksuse juht või tema poolt määratud teenistuja Ringpitsat ingliskeelse tõlkega Struktuuriüksuse juhi poolt määratud teenistuja Laeva sanitaartunnistuse kinnitamise tempel Struktuuriüksuse juhi poolt määratud teenistuja Aadressitempel (Teabehalduse) spetsialistid Dokumendi õigsust kinnitavad templid (Koopia, Koopia (Teabehalduse) spetsialistid õige, Väljatrükk, Väljatrükk õige, Ärakiri, Ärakiri õige) (Paber)dokumentide registreerimistempel (Teabehalduse) spetsialistid Muud templid, mida on väljastatavate dokumentide Kõik struktuuriüksused/teenistujad, vormistamisel vaja kelle poolt väljastatavad paberdokumendid eeldavad pitserit 6. Kasutuskõlbmatuks muutunud või kasutusvajaduseta pitsatite ja templite hävitamist korraldab üldosakond. Pitsatid ja templid hävitatakse akti alusel, märkides ära hävitamise põhjus ja viis. Võimalusel hävitatakse ainult tekstiosa, templi korpust taaskasutatakse. 38 / 43  Terviseameti peadirektori 01.02.2021 käskkirja nr 1.1-1/21/1 "Terviseameti teabehalduse kord" muutmine juurde; Lisa 6 Arhiivi haldamine 1. Arhiivi moodustamise ja arhiveerimise üldpõhimõtted 1.1 Terviseamet on arhiivimoodustaja, kelle tegevuse käigus luuakse dokumente, millele on määratud säilitustähtaeg. Terviseametile osutab arhiiviteenust RTK toimemudelis kokkulepitud ulatuses. 1.2 Arhiivi moodustamisel lähtutakse päritolu ja algse korra austamise põhimõtetest, mis võimaldab luua ja säilitada teavet, milleta ei ole teabe sisu mõistmine võimalik. Päritolupõhimõtte kohaselt kuulub ameti teave kokku ja seda teavet ei või segada teist päritolu teabega. Funktsiooni muutmisel või üleandmisel seoses ameti töö ümberkorraldamisega peavad dokumentide algne päritolu ja liitmise aeg olema jälgitavad. 1.3 Dokumente ja teavet hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni dokumentide liigitusskeemi alusel sarjade kaupa. Säilitustähtaja jooksul peavad dokumendid olema ülesleitavad ja kättesaadavad. 1.4 Ameti arhiiv korrastatakse arhiivi, sarja ja säiliku tasandil. 1.5 Säilitustähtaega arvestatakse üldjuhul dokumentidega seotud dokumendihalduse perioodi koostamise, saamise või asja (sh nt projektide) lõpetamise kuupäevast. Projekti dokumendid on tervik sõltumata selle kehtimisest, säilitustähtaega hakatakse arvestama projekti lõpust. 1.6 Kasutusvajaduse möödumisel digitaalsed registrid ja dokumendisarjad suletakse ning kantakse üle dokumendihaldussüsteemi (DHSi) aktiivsest osast Arhiivi jaotusesse, kus neid säilitatakse hävitamiseks eraldamiseni või avalikku arhiivi üleandmiseni. 1.7 Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse akti alusel säilitustähtaja möödumisel ja edasise säilitamisvajaduse puudumisel. 1.8 Digitaalarhivaalid luuakse arhiivivormingus. 1.9 Paberarhivaalide korrastamiseks kasutatakse arhiivipüsivaid materjale, mis tagavad arhivaalide võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutusea. Paberarhivaale hoitakse Rahvusarhiivi üleandmiseni arhiiviruumides. 2. Dokumentide kasutamine 2.1 Ameti teenistujad saavad teenistusülesannete täitmiseks kasutada digitaal- ja paberdokumente. Digitaaldokumentidele korraldab DHSis juurdepääsu RTK, paberdokumentidele üldosakond. Paberdokumentide laenutamine registreeritakse. 2.2 Laenutatud dokumente hoitakse ja kasutatakse nii, et see ei kahjusta nende seisundit ega ohusta nende autentsust, usaldusväärsust, terviklikkust, kasutatavust ja säilimist. 39 / 43 2.3 Arhiivis säilitavate dokumentide ja arhivaalide alusel väljastab vastavalt päringutele teatisi, koopiaid ja väljavõtteid arhiivi eest vastutav teenistuja. Vajaduse korral tõestatakse paberkandjal teatis pitseriga. 3. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi 3.1 Arhivaalid, mida ameti ülesannete täitmiseks enam ei vajata, tuleb avalikku arhiivi üle anda hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmise tähtaja pikendamiseks esitatakse Rahvusarhiivile taotlus, milles märgitakse arhivaalide koosseis, üleandmise tähtaja pikendamise põhjus ja ettepanek uueks üleandmise tähtajaks, mis ei ole pikem kui 10 aastat. 3.2 Arhivaalide Rahvusarhiivi üleandmiseks ettevalmistamisel koostab üleandja arhivaalide korrastamiseks ja kirjeldamiseks arhiiviskeemi. Arhiiviskeem täpsustab või määrab kindlaks korrastusüksused ning korrastusüksuste hierarhilise järjestuse, nimetused ja tähistuse. 3.3 Arhivaalide üleandmisel vormistab avalik arhiiv üleandmis-vastuvõtmisakti, mille allkirjastavad üleandja ja vastuvõtja. Aktis märgitakse andmed üleantavate sarjade ja arhivaalide kohta. 3.4 Pakett digitaalarhivaalide ja nende kirjelduste üleandmiseks moodustatakse Rahvusarhiivi koostatud struktuurinõuete alusel tihendamata või kadudeta tihendatud ja krüpteerimata kujul või ühtse XML kujul kapslina. Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalid konverteeritakse enne arhiivi üleandmist arhiivivormingusse. 3.5 Digitaaldokumentidega tehtavate arhiivitoimingute lihtsustamiseks seadistatakse ja eelkirjeldatakse DHSis säilitamise ajakavad. 3.6 RTK annab digitaalarhivaalid Rahvusarhiivile üle arhiivimooduli vahendusel. 3.7 Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 3.7.1 võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 3.7.2 eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3.7.3 järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 3.7.4 lehed ja ümbrised kuivpuhastatakse; 3.7.5 lisatakse arhiivipüsiv valge leht säiliku ette ja taha; 3.7.6 lehed kinnitatakse köitepaeltega arhiivimappi või –kaantesse. 3.8 Paberarhivaalidest moodustatakse säilikud arvestusega, et säiliku optimaalne seljapaksus on 3 cm. Säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele. Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga. 3.9 Toimikule, karbile vm ümbrisele märgitakse arhiivimoodustaja, struktuuriüksuse ja sarja nimi, sarja tähis, pealkiri, säiliku tähised ja piirdaatumid. 4. Dokumentide hävitamine 4.1 Dokumendid ja andmekogudes oleva teabe võib eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnahoidlikult. 4.2 Hävitamiseks eraldamise akti kavandi koostab ja hävitamise korraldab RTK kooskõlastatult ameti kontaktisiku või osakonnaga, kelle vastutusel dokumendid on. Akti koostamata on hävitamine keelatud. Hävitamisakti kinnitab Terviseameti dokumendihalduse juht või tema asendaja. 4.3 Dokumendid hävitatakse kas purustamise teel või teabe kustutamisega selle kandjalt, arvestades teabekandja tüüpi ja dokumendile kehtestatud juurdepääsupiiranguid. 40 / 43 4.4 Hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, milles märgitakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed: 4.5.1 viide avaliku arhiivi hindamisotsusele; 4.5.2 tähis dokumentide liigitusskeemi järgi; 4.5.3 sarja nimetus või toimiku pealkiri; 4.5.4 piirdaatumid; 4.5.5 toimikute või muude üksuste hulk; 4.5.6 säilitustähtaeg; 4.5.7 viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist; 4.5.8 märge hävitamise viisi, aja, koha kohta. 4.6 Kui dokumentide arhiiviväärtus pole varem välja selgitatud, tuleb avalikule arhiivile esitada taotlus dokumentide hindamiseks. 4.7 Dokumentide, toimikute, registrite ja muude üksuste loetelusid säilitatakse dokumentide hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi. 4.8 Kui arhivaalide hävitamine tellitakse välise teenusena, koostatakse hävitamist teostava asutusega leping, mis sisaldab ka konfidentsiaalsuskohustust. 41 / 43  Terviseameti peadirektori 01.02.2021 käskkirja nr 1.1-1/21/1 "Terviseameti teabehalduse kord" muutmine juurde; Lisa 7 Teenistuja asendamine, teabe ja vara üleandmine-vastuvõtmine 1. Kui teenistuja viibib puhkuse, lähetuse, ajutise töövõimetuse või muu põhjuse tõttu töölt eemal enam kui üks tööpäev, suunab ta asendajale või vahetu juhi poolt määratud teenistujale oma tööülesanded DHSis, RTIPis, Fitekinis, Jiras ja muudes tema poolt kasutatavates infosüsteemides ning suunab asendajale või vahetu juhi poolt nimetatud teenistujale ka oma töötelefoni. Kui teenistujal pole võimalik tööülesandeid ning telefoni suunata, korraldab nende suunamise tema vahetu juht infosüsteemi peakasutaja või administraatori kaudu. 2. Täitmata ametikoha ülesannete õigeaegse täitmise tagamiseks võib struktuuriüksuse juht anda ülesanded täitmiseks teisele teenistujale. 3. Teenistuja teenistussuhte lõppemisel tuleb tema kätte usaldatud vara üle anda struktuuriüksuse juhile ja lõpetada pooleliolevad ülesanded (sh infosüsteemides) või suunata need edasi asendama määratud teenistujale või struktuuriüksuse juhile hiljemalt töölt lahkumise päeva lõpuks. 4. Teenistuja annab teabe üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga teenistusest vabastamise või teenistussuhte peatumise korral, kui seda nõuab vahetu juht või struktuuriüksuse juht või üldosakonna juhataja või üleandja või vastuvõtja. Üleandmis-vastuvõtmisakti kantakse pooleliolevad (koostamisel ja täitmisel) dokumendid ja toimikud (viitega sarjale ja numbrile), mis on üleandja vastutusel. Muudel juhtudel lepivad üleandmise vormi kokku üleandja ja vastuvõtja. 5. Struktuuriüksuse teave antakse üle üleandmis-vastuvõtmisaktiga ameti töökorralduse olulise muutmise korral. 6. Vara ja teabe üleandmist dokumendihaldussüsteemis korraldab üldosakond. Teenistuja muude pooleliolevate tööülesannete üleandmist korraldab struktuuriüksuse juht. Juhtimise üleandmist korraldab üldosakond. 7. Kui teenistuja keeldub teabe ja tema kätte usaldatud vara üle andmast või kui ta on teenistusest lahkunud ilma teavet ja vara üle andmata, võetakse haldusalas olevad dokumendid ja vara üle ühepoolselt teenistuja vahetu juhi või tema poolt määratud teenistuja poolt, koostatakse akt, milles tehakse vastavasisuline märge. Juhul, kui vastuvõtja ei ole nõus akti sisuga vara koosseisu või teabe kajastamisel, on tal õigus esitada motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ning mille kohta tehakse akti märge. 8. Teabe ja vara üleandmise-vastuvõtmise aktid vormistatakse üldplangile ning selle allkirjastavad digitaalselt üleandja, vastuvõtja ja vajadusel üleandmise ning vastuvõtmise juures viibijad. 9. Teenistujale usaldatud teabe ja vara üleandmine ning vastuvõtmine vormistatakse kirjaliku üleandmise-vastuvõtmise aktiga, mis sisaldab järgmisi andmeid: 9.1 vastutusalas olevate dokumentide ja vara üleandja ning vastuvõtja; 9.2 üleandmise aeg ja koht; 9.3 täitmisel olevate ülesannete loetelu; 42 / 43  9.4 üle antavate dokumentide ja toimikute loetelu; 9.5 muud olulised andmed üle antava vara ja esemete kohta (kabinetivõti, uksekaart jne). 10. Peadirektori teenistussuhte lõpetamisel vormistatud teabe ja vara üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama lisaks eelnimetatule järgmisi andmeid: 10.1 vara koosseis ja bilansiline väärtus; 10.2 ameti peadirektori poolt viimasena allkirjastatud dokumendid dokumendiliikide kaupa; 10.3 ameti eelarve täitmise aruanne tegevuse lõpetamise kuupäeva seisuga; 10.4 ameti koosseisunimestik ja koosseisus olevate isikute arv; 10.5 ameti täitmisel olevate ülesannete loetelu; 10.6 ameti sõlmitud jõusolevate tsiviilõiguslike lepingute loetelu; 10.7 ülevaade ameti arhiivi koosseisust. 11. Ameti peadirektori teabe ja vara üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse ameti üldplangile ning kinnitatakse Sotsiaalministeeriumi esindaja poolt. 43 / 43