Ametijuhend

Lisa 3 KINNITATUD Vanglateenistuse personaliosakonna juhataja 28.09.2025 käskkirjaga nr 3-1/3-25/261 VIRU VANGLA VANGLATEENISTUSE PERSONALIOSAKOND TEENISTUSSUHETE PARTNER AMETIJUHEND 2 Struktuuriüksuse nimetus Vanglateenistuse personaliosakond Töökoht Teenistussuhete partner (Tartu Vangla) Tegevusvaldkond Personalitöö Töölepingu sõlmimine Vanglateenistuse personaliosakonna juhataja Vahetu juht Personalipartner Alluvad Ei ole Teenistuja asendab Personalipartneri poolt määratud teenistujat Teenistujat asendab Personalipartneri poolt määratud teenistuja Ametikoha põhieesmärk Personalitöö- ja arvestuse alaste toimingute teostamine, teenistujate puhkuste, lähetuste ja teiste RTIP tegevuste koordineerimine. Kvalifikatsiooninõuded: 1. Keskharidus ning sellele lisanduv eri-, kutse ja tööalane ettevalmistus või kogemus personalitööga seotud ameti- või töökohal. 2. Eesti keele oskus C1- või sellele vastaval tasemel ja ühe võõrkeele oskus kesktasemel tööalase sõnavara valdamisega. 3. Arvuti kasutamise oskus, sealhulgas töökohal vajalike teksti- ja tabeltöötlusprogrammide ning teiste arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamise oskus. 4. Avaliku teenistuse ja töölepingu seaduse tundmine ja praktika. 5. Muud töökohal nõutavad eri-, kutse ja tööalased teadmised ja oskused. Muud nõuded (teadmised, 1. Personalitööga seonduvad algteadmised ja oskused. kogemused, oskused, kompetentsid 2. Digipädevus dokumentatsiooni haldamiseks. isiksuseomadused): 3. Süsteemsus ja hea ajaplaneerimise oskus. 4. Algatusvõime ja initsiatiivikus. 5. Avatud suhtleja, hea koostöö- ja suhtlemisoskus. 6. Hea analüüsi- ja vastutusvõime. 7. Hea pingetaluvus ja enesejuhtimisoskus. 8. Empaatilisus, suutlikkus mõista teiste inimeste vajadusi ja huvisid. 9. Korrektsus, usaldusväärsus ja kohusetundlikkus. Teenistusülesanded Tulemus 1. Vormistab personalitööalased käskkirjad - Käskkirjad on koostatud korrektselt ning (teenistusse nimetamine, teenistusest õigeaegselt. Dokumendid on registreeritud vabastamine, edutamine, asendamised, vastavalt kehtivale korrale ning on edastatud lisatasud, palgatingimuste muutmised, RTK-le tähtaegselt. töökoormuse muutmised jne), registreerib need vastavalt kehtivale korrale ning edastab andmed Riigi Tugiteenuste Keskusele (RTK). 2. Vormistab personalitööalased töölepingud ja - Töölepingud on koostatud korrektselt ning töölepingu muutmised, registreerib need õigeaegselt. Dokumendid on registreeritud vastavalt kehtivale korrale ning edastab vastavalt kehtivale korrale ning on edastatud andmed RTK-le. RTK-le tähtaegselt. 3. Vormistab teatised (erakorralised - Teatised on õigeaegselt ja korrektselt koostatud ülesütlemised, koondamised jne). ning edastatud vastavatele teenistujatele. 4. Teostab teenistujate ametisse nimetamisel, - Teenistusse võtmine ning teenistusest vabastamisel ja üleviimisel vajalikud toimingud vabastamine on kooskõlas kehtivate seadustega ning vormistatud tähtaegselt ja korrektselt. 5. Töökorraldust reguleerivate dokumentide - Töökorraldust reguleerivad dokumendid on edastamine ja tutvustamine uuele teenistujale. uuele teenistujale edastatud. 6. Vormistab ja väljastab teenistujatele töötõendid - Töötõendid, läbipääsukaardid ja parklakaardid (uued teenistujad, nimevahetus, ametikoha on vormistatud, arvestus töötõendite üle on vahetus, kadumine), vastavate kannete täpne ning korrektne. Hävitamise akt on tegemine töötõendiregistrisse, info edastamine koostatud korrektselt, töötõendid on hävitatud kaardi aktiveerimise kohta. Valmistab ette ja läbi purustamismasina. väljastab läbipääsukaardid ning parklakaardid. Töötõendite hävitamine üks kord aastas (endiste töötajate ja rikutud töötõendid). 7. Koostab personalitööalased kirjad, tõendid, - Dokumendid on koostatud tähtaegselt ning õiendid. korrektselt. 8. Tagab teenistujatele vajalikud ligipääsud ja - Ligipääsud on tagatud. registrite õigused. 9. Juhib teenistusstaažide arvestamisega seotud - Dokumendid vormistatud korrektselt ja protsesse (teenistusstaažiga seotud õigeaegselt, lähtudes seadusandlusest ning dokumentide vormistamine). vangla töökorraldust reguleerivatest dokumentidest. 10. Väljastab ja kinnitab dokumentide koopiaid, - Dokumentide koopiad, ärakirjad ja väljavõtted ärakirju ja väljavõtteid. on kinnitatud korrektselt ja soovijatele väljastatud. 11. Peab arvestust vanglaametnike täiendava - Toimingud on tehtud korrektselt ja õigeaegselt. kogumispensioni üle ning täiendava kogumispensioni õiguse tekkimisel teostab vajalikud toimingud. 12. Peab arvestust teenistujate katseaegade üle ja - Juhid on tähtaegselt teavitatud katseaja teavitab juhte katseaja lõpuvestluste läbiviimise lõppemisest. vajadusest. - Katseaja vestlused on säilitatud teenistujate isiklikes toimikutes. 13. Korraldab teenistujate puhkuste, lähetuste ja - Puhkuste ajakava on koostatud ning teiste RTIP-i haldamisega seotud tegevusi. dokumendid vormistatud korrektselt ja õigeaegselt, lähtudes seadusandlusest ning vangla töökorraldust reguleerivatest dokumentidest. - Teenistujad on toetatud ja juhendatud puhkustega seotud küsimustes. - Nägemisteravust korrigeerivate abivahendite ja vaktsiinide hüvitamise taotlused on kontrollitud ja vajalike dokumentidega varustatud ning vastavad kehtestatud regulatsioonidele. - Lähetused on vormistatud korrektselt ja vastavalt korrale ning on RTIPis kinnitatud. - Teenistujad on toetatud ja juhendatud lähetusega seotud küsimustes. - Lähetustega seotud ostuarved on kinnitatud. - RTIP administreerivate küsimustega on jooksvalt tegeletud, vajaduselt RTK-ga info vahendatud. 14. Korraldab teenistuseüleste nõukogude liikmete - Nõukogu liikmete jooksvad (nõukogu liige valimisi ja vahendab infot siseveebis. lahkub) ja korralised valimised on korraldatud aegsasti enne nõukogu tähtaja lõppu. - Nõukogude liikmete kohta on info kajastatud siseveebis. 15. Osaleb valdkonnaga seotud protsesside - Osaletud on oma valdkonnaga seotud kirjeldamises, juhendmaterjali loomises ja protsesside ja juhendite loomises. tegevuste rakendamises. - Oma valdkonnaga seotud protsessid on kirjeldatud. 16. On teadlik vanglatele seatud eesmärkidest ja - Vanglatele seatud eesmärkide kohta ülevaade panustab eesmärkide täitmisesse. olemas. Eesmärkide täitmisesse on panustatud. 17. Tagab oma tegevusvaldkonnas informatsiooni - Informatsioon on edastatud. On ülevaade varem ja vajaliku teabe operatiivse liikumise. Korraldab täidetud ülesannetest. eelnevalt kokku lepitud andmete säilitamise selleks määratud kohas. 18. Süstematiseerib vastutusalasse kuuluvad - Dokumendid on süstematiseeritud ja arhiivi üle dokumendid ning hoiab neid kuni arhiivi antud vastavalt kehtivale korrale. üleandmiseni vastavalt nõuetele. 19. Täidab Outlooki kalendrit ja ettenähtud - Outlooki kalender ja ettenähtud andmebaasid on andmebaase. korrektselt ja õigeaegselt täidetud. 20. Loob ja peab arvestust töötajate toimikute (digi- - Teenistuja toimikus on teenistujaga seotud ja füüsilisel kujul) üle, tagab õigete ja vajalike dokumendid lisatud, jooksavalt vormistatud dokumentide olemasolu isikutoimikus. dokumendid on toimikuga seotud. 21. Osaleb tööalastel nõupidamistel ja edastab - Informatsioon on edastatud. saadud vastutusvaldkonda puudutava informatsiooni vangla teenistujatele. 22. Täidab personalipartnerilt või - Ühekordsed korraldused on õigeaegselt ja personaliosakonna juhilt saadud ühekordseid korrektselt täidetud. suulisi ja kirjalikke korraldusi. 23. Ametijuhendite muutmise koordineerimine ja - Ametijuhendid on kinnitatud, edastatud lisamine välisveebi, omab ülevaadet õigetest teadmiseks vastavatele teenistujatele ning ametijuhendite olemasolust. lisatud välisveebi. 24. Teabenõuetele vastamine. - Teabenõetele on vastatud kooskõlas kehtivate seadustega ning vormistatud tähtaegselt ja korrektselt. 25. Teenistusest lahkunud teenistujate toimikute - Lahkunud teenistujate toimikud on arhiveeritud arhiveerimine ükskord aastas (aasta lõpus). ja üle antud dokumendihaldusteenistusele. Kooskõlastatud tegevus ja koostöö: 1. Kooskõlastab oma tegevused oma struktuuriüksuse juhiga, teeb koostööd vangla teiste struktuuriüksuste, teiste vanglate, riigiasutuste ja Justiitsministeeriumi vanglate osakonnaga. 2. Teenistuja ei suhtle ametiisikuna avalikkuse ja meediaga, välja arvatud juhul, kui tööandja on andnud selleks selge volituse. 3. Teenistuja hoiab kursis oma vahetut juhti saadud ja täitmisel olevate tööülesannete osas. 4. Teeb ettepanekuid oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja küsimuste lahendamiseks ning annab informatsiooni oma struktuuriüksuse juhile. Õigused: 1. Teha ettepanekuid vangla ja osakonna töökorralduse muutmiseks ning töö tulemuslikkuse parandamiseks. 2. Õigus viibida vangla territooriumil töövälisel ajal vastavalt kehtivale korrale ja teenistusülesannete täitmise vajadusele. 3. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni. 4. Saada selgeid ja õigeaegseid korraldusi. 5. Saada ametialast täienduskoolitust. 6. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, kontoritehnikat jne. Vastutus: 1. Vastutab kasutusse ja/või hoiule antud vara säilimise ja heaperemeheliku kasutamise eest. 2. Vastutab teenistuse tõttu teatavaks saanud kinni peetavate isikute ja teenistujate perekonna-ja eraellu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiiranguga saadud teabe hoidmise eest. 3. Vastutab koostatud ning vormistatud või viseeritud dokumentide korrektsuse ja õiguspärasuse eest. 4. Vastutab aruannete esitamise tähtaegadest kinnipidamise ja dokumentide õigeaegse edastamise eest. 5. Vastutab koostatud dokumentide säilimise, korrasoleku ja nõuetekohase hoidmise eest. 6. Vastutab konfidentsiaalse informatsiooni kasutamise ja hoidmise eest. 7. Vastutab seadustest, Viru Vangla töökorraldusreeglitest, kodukorrast ja Vanglateenistuja eetikakoodeksist ning muudest vanglatööd käsitlevatest õigusaktidest ja käesolevast ametijuhendist tulenevate teenistusülesannete täitmise eest. Ametijuhendi muutmine Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuste aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus ümber korraldada vanglas tööd. Ametijuhendit võib ilma ametniku nõusolekuta muuta, kui ei muutu ametikoha põhieesmärk, põhiülesanded ja nõutav erialane ettevalmistus ning kui ametijuhendi muutmine ei too kaasa teenistuja palga muutmist. Teenistuja Vahetu juht (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)