Kiri

Lp Maile Mäesalu Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet Sõle 23a 10614 Tallinn E-post: [email protected] Teie: 22.03.2019.a e-kiri Meie: 27.03.3019 nr K19/116-1 Toetuse saaja kinnitused Seoses rakendusüksuse poolt järelkontrolli teostamisega AS Eesti Liinirongid poolt ellu viidud Ühtekuuluvusfondi projektile nr 3.3.0100.08-0002 „Uue veeremi soetamine“, esitame vastused ja kinnitused alljärgnevalt: Toetuse saaja kinnitab, et: 1) toetuse saaja ei ole projekti raames soetatud rongide kasutamisel teeninud puhastulu. Projekti raames soetatud elektrirongidega teenuse osutamisel katab elektrirongidega opereerimisest saadav piletimüügitulu ligikaudu 33% teenuse osutamise kuludest, muus osas hüvitab teenuse osutamisega seotud kulud Eesti Vabariik avaliku teenindamise lepingu alusel. Muud tulu toetuse saaja soetatud elektrirongidega teeninud ei ole; 2) kõik projekti raames loodud ja saadud dokumendid on säilitatud ja asuvad toetuse saaja asukohas arhiiviruumis. Arhiveerimine on reguleeritud toetuse saaja asjaajamiskorraga, mille arhiveerimist puudutav osa on lisatud käesoleva kirjale kui lisa 1. Lisad: Lisa 1 – väljavõte toetuse saaja asjaajamiskorrast. Lugupidamisega /allkirjastatud digitaalselt/ Riho Seppar AS Eesti Liinirongid Juhatuse liige  5. TOIMIKUTE LOETELU KOOSTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE. ETTEVALMISTAMINE SÄILITAMISEKS. 5.1. Dokumentide loetelu koostamine 5.1.1. Dokumentide süstematiseerimise, säilitamistähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks AS-i asjaajamises on dokumentide loetelu (edaspidi loetelu) vastavalt juhatuse sellekohasele otsusele. Struktuuriüksuses hoitakse dokumente toimikutes. Dokumendi toimikusse paigutamise otsustab üksus. Üksuse juht informeerib sekretäri selles üksuses kasutusele võetud toimikutest (toimikute loetelu) ja toimikute loetelus tehtud muudatustest. 5.1.2. AS-i dokumentide loetelu koostab sekretär üksuste andmete põhjal. Üksused esitavad andmed oma toimikute pealkirjade ja säilitustähtaegadega sekretärile iga aasta 01. novembriks vastavalt käesoleva korra lisas toodud vormile (vaata lisa „Dokumentide loetelu. Näidis“. Amphora’s võrguaadressil https://amphora1.carlsman.com/elektriraudtee/index.aspx?type=12&itm=34592). AS-i dokumentide loetelu täiendatakse aasta jooksul vastavalt uute toimikute loomise vajadusele. Muudatused AS-i dokumentide loetelusse viib sisse sekretär. 5.1.3. AS-i dokumentide loetelu jaotiseks on AS-i üksuste nimetused neile omistatud indeksite järjekorras (vaata lisa „Elektriraudtee AS struktuuriindeksid“. Amphora’s võrguaadressil https://amphora1.carlsman.com/elektriraudtee/index.aspx?type=12&itm=34593). 5.1.4. AS-i dokumentide loetelusse kantakse kõik AS-is peetavad toimikud, kataloogid, kartoteegid, registreerimisraamatud ja muud dokumentide registrid, sealhulgas arvutis peetavad dokumentide registrid ja andmekogud. Arvutis peetavate dokumendiregistrite ja andmekogude puhul tehakse varukoopiad vastavalt juhatuse esimehe käskkirjale nr 23, 21.09.2005, “Infosüsteemidest varukoopiate tegemise kord”. (Amphora’s võrguaadressil: https://amphora1.carlsman.com/elektriraudtee/index.aspx?type=12&itm=23524. 5.1.5. AS-i struktuuri muutumisel aasta kestel viiakse dokumentide loetelu kooskõlla uue struktuuri ja ülesannetega. 5.1.6. Dokumentide loetelusse kantakse ka ajutiselt tegutsevate komisjonide, töörühmade dokumendid ning asjaajamises jätkatavad eelmise aasta toimikud. 5.2. Toimikute moodustamine 5.2.1. Dokumente hoitakse toimikutes, mille kaanele märgitakse toimiku pealkiri, aastaarv ja toimiku number. Toimiku pealkiri peab üldistatult kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. 5.2.2. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe kalendriaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (näiteks töögruppide dokumendid jm). 5.2.3. Toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises või muus loogilises (näiteks tähestikulises) järjestuses. Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult, st igale esmasele kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument. 5.3. Toimikute ettevalmistamine säilitamiseks 5.3.1. Toimikute ettevalmistamine üksustes 5.3.1.1. Peale aasta lõppemist valmistatakse igas AS-i üksuses alatise ja pikaajalise säilivusega dokumendid ette järgnevaks säilitamiseks ja kasutamiseks:   igas üksuses viiakse läbi toimikute väärtuse hindamine,  otsustatakse, kas toimikute loetelu järgi toimikule antud pealkiri avab piisavalt tema sisu ja kas säilitustähtaeg on määratud õigesti,  eemaldatakse toimikust sinna sattunud dokumendimustandid. 5.3.1.2. Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksiga tulnud eksemplar kui ka postiga tulnud originaal, säilitatakse mõlemad juhul, kui faksiga saabunud dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. 5.3.1.3. Kui toimikust ei nähtu, et faksiga saabunud dokumenti on enne menetletud, säilitatakse ainult originaal. 5.3.1.4. Lehed nummerdatakse kronoloogilises või muus loogilises järjekorras. Lehtede numbrid pannakse kõikide paberformaatide puhul paremale ülemisele nurgale grafiitpliiatsi või numeraatoriga. 5.3.1.5. Üksused lõpetavad toimikud 01. veebruariks. Koostatakse toimikute üleandmisnimekirjad (loetelu) eelneva aasta kohta ning antakse üle arhiivi vastavalt juhatuse esimehe poolt aasta alguses kinnitatud käskkirjale. Juhul, kui üksuses on tarvis toimikut kasutada, siis üksus ei ole kohustatud toimikut arhiivi üle andma. 5.3.2. Toimikute ettevalmistamine 5.3.2.1. Alatisele ja pikaajalisele säilitamisele jäetavad toimikud vormistatakse arhiivitehniliselt järgmiselt:  dokumendid võetakse registraatorist või kiirköitjast välja,  eemaldatakse metallkinnitid,  dokumendid paigutatakse arhiivikaante vahele, mappidesse või arhiivikarpidesse st moodustatakse säilik  vormistatakse säiliku kaas (vaata lisa „Vormistatud säiliku kaas“. Amphora’s võrguaadressil https://amphora1.carlsman.com/elektriraudtee/index.aspx?type=12&itm=34589). Dokumendid kinnitatakse arhiivikaante vahele nii, et nad ei saaks säilikust välja kukkuda ega kahjustada säiliku kasutamisel. 5.3.2.2. Toimikus olevate lehtede arv märgitakse tõestavas kirjes järgmiselt: Näide: Toimikus on 123 (ükssada kakskümmend kolm) nummerdatud lehte. Tõestavale kirjele kirjutab alla säiliku korrastaja, lisades kuupäeva. 5.3.2.3. Säiliku kaanele märgitakse AS-i nimi, üksuse nimi, indeks toimiku loetelu järgi, säiliku peakiri, säiliku alustamise ja lõpetamise kuupäevad ehk piirdaatumid, säilitustähtaeg, lehtede arv ning leidandmed arhiivi nimistu järgi. Kui AS-i nimi aasta jooksul muutub, kantakse säiliku kaanele mõlemad nimed. 5.3.2.4. Säiliku piirdaatumiteks on esimese ja viimase dokumendi kuupäev. Saabunud kirja kuupäevaks loetakse saabumist (registreerimistemplil olev kuupäev). Aastaplaanide ja aruannete puhul toimikule piirdaatumeid ei märgita, vaid näidatakse pealkirjas aasta. 5.3.2.5. Alatise ja pikaajalise säilitusajaga säilikud paigutatakse AS-i arhiivi hiljemalt kaks aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Lühiajalise säilitustähtajaga dokumente säilitatakse üksustes. 5.3.2.6. Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga säilikud süstematiseeritakse ning kantakse arhiivi nimistusse. 5.3.2.7. Nimistu on säilikute pealkirjade loetelu koos säiliku leidandmetega. 5.3.2.8. AS-i nimistul on eessõna, kus märgitakse AS-i alluvus, struktuur, alluvuse ja struktuuri muudatused ning selgitatakse nimistu ülesehituse põhimõtteid ja iseloomustatakse dokumentide koosseisu. Eessõna täiendatakse perioodiliselt. 6. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE, KASUTAMINE JA HÄVITAMINE 6.1. Dokumentide säilitamine 6.1.1. AS-i asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse (lukustatavates) kappides või riiulitel, kuhu kõrvalistel isikutel puudub juurdepääs. 6.1.2. AS-i arhiivis peavad dokumentide säilitamiseks olema vajalikud tingimused ja säilikute arvestusdokumentatsioon ehk nimistud. 6.1.3. Dokumendi säilitustähtajad määratakse üksuses arvestades õigusaktidega kehtestatud säilitustähtaegu (kohustuslikud), ajaloolist huvi, info tähtsust ja muid iseärasusi. 6.1.4. Seadusega ettenähtud säilitamistähtajad: Finantseerimise ja raamatupidamise arvestuse käigus tekkivate dokumentide näidisloetelu (Rahandusministri 16.09.2010 käskkiri nr 419) (vaata lisa „Finantseerimise ja raamatupidamise arvestuse käigus tekkivate dokumentide näidisloetelu“. Amphora’s võrguaadressil https://amphora1.carlsman.com/elektriraudtee/index.aspx?type=12&itm=34719). Töö-, teenistus-, töötervishoiu- ja tööohutusalaste dokumentide näidisloetelu (Sotsiaalministri 25.05.2001 käskkiri nr 211) (vaata lisa „Töö-, teenistus-, töötervishoiu- ja tööohutusalaste dokumentide näidisloetelu“. Amphora’s võrguaadressil https://amphora1.carlsman.com/elektriraudtee/index.aspx?type=12&itm=34594). 6.1.5. Muud dokumentidele ettenähtud säilitustähtajad (vaata lisa „Asutusesisesed dokumentide säilitustähtajad. Näidisloetelu“. Amphora’s võrguaadressil https://amphora1.carlsman.com/elektriraudtee/index.aspx?type=12&itm=34591). 6.2. Dokumentide kasutamine 6.2.1. AS-i töötajatel on õigus oma tööülesannete täitmiseks laenutada arhiivist asutusesiseseks kasutamiseks toimikuid või dokumente. Selleks kooskõlastab üksuse juht dokumentide väljastamise arhiivist personaliteenistusega. 6.2.2. Arhiivis peetakse dokumentide laenutamise registrit (vaata lisa „Arhivaali laenutamise registreerimisraamat“. Amphora’s võrguaadressil https://amphora1.carlsman.com/elektriraudtee/index.aspx?type=12&itm=34590). 6.2.3. Teistele organisatsioonidele või juriidilistele isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente juhatuse liikme loal. Laenutamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse organisatsioon või isik, kellele dokument laenutatakse, laenutamise eesmärk, toimiku indeks, pealkiri, aasta, leidandmed ning tagastamise tähtaeg. Akt koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla mõlemad osapooled. 6.2.4. Kohtu-, juurdlus- ja eeluurimisasutuste, maksuameti jt selleks õigust omavate asutuste nõudmisel toimikutest väljavõetavate dokumentide asemele paigutatakse nende tõestatud koopiad. Dokumentide väljaandmise kohta vormistatakse akt ning originaaldokumendi tagastamisel pannakse see tagasi toimikusse oma kohale. 6.2.5. Kirjalikul nõudmisel väljastab AS-i arhiiv füüsilistele isikutele säilitatavate dokumentide alusel dokumentide tõestatud koopiaid ning arhiiviteatisi. Teatisele kirjutavad alla personalijuht ja sekretär ning see tõestatakse asutuse pitseriga. 6.3. Arhivaalide hävitamine 6.3.1. Arhivaali hävitamiseks nimetatakse tema muutmist loetamatuks ja taastamatuks. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, kuuluvad hävitamisele. 6.3.2. Arhivaalide hävitamine võib toimuda järgnevalt:  arhivaalide hävitamine sellega tegelevate firmade poolt;  arhivaalide purustamine dokumendihävitajas;  paralleelselt elektroonilise faili kustutamisega koos vastava märkega dokumendiregistris. 6.3.3. Arhivaalide hävitamine toimub akti alusel, kuhu märgitakse hävitavate toimikute aastaarvud, toimikute pealkirjad, toimikute arv ja vajadusel selgitused (vaata lisa „Arhivaalide hävitamisakt“. Amphora’s võrguaadressil https://amphora1.carlsman.com/elektriraudtee/index.aspx?type=12&itm=34587). 6.3.4. Aktile kirjutavad alla vastava üksuse juht ja sekretär. Akti kinnitab juhatuse esimees või tema asetäitjad oma õiguspiirides.