Kiri

Riigi Infosüsteemi Amet [email protected] Meie 18.07.2024 nr 5-6/1969-1 Reisikorraldusteenuse ühishanke korraldamine haldusalale Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium korraldab ühishanke reisikorraldamisteenuse tellimiseks 24 kuuks avatud hankemenetlusena. RHS § 43 lõike 1 alusel võivad hankijad korraldada riigihanke ühiselt, volitades ühte hankijatest riigihanget korraldama. Tulenevalt eeltoodust teeme Teile ettepaneku ühishankes osalemiseks. Osalemise soovist palume ministeeriumi informeerida hiljemalt 31.07.2024 ja saata digitaalselt allkirjastatud volikiri (näidis lisatud) aadressil [email protected]. Volikirjas on hetkel märgitud raamlepingu alguseks november 2024. a, kuid kui Riigi Infosüsteemi Amet või Tööinspektsioon on sellel ajal seotud veel mõne enda korraldatud sarnase lepinguga, siis palun märkige volikirjas Teile sobiv lepingu alguse aeg. Saadame tutvumiseks hanke alusdokumendi „Tehniline kirjeldus“ projekti. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Tiit Rebane õigusosakonna juhataja Lisad: Lisa 1 - volikirja näidis Lisa 2 - hanke alusdokument „Tehniline kirjeldus“ projekt Lisaadressaadid: Tarbijakaitse- ja Tehnilise Järelevalve Amet; Tööinspektsioon; Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 625 6342 / [email protected] / www.mkm.ee Registrikood 70003158 Riina Aasa +372625 6458 [email protected] 2 (2)  Lisa 1 Volikiri Kooskõlas riigihangete seaduse § 43 lõigetega 1 ja 2 volitan Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi: - korraldama reisikorraldusteenuste tellimiseks riigihanget; - korraldama reisikorraldusteenuste riigihanke menetlusega seotud toiminguid; - sõlmima XXXXX nimel reisikorraldusteenuste raamlepingu. Nimetatud riigihanke raames on volituse andja esindajaks …………(ametikoht, isiku nimi ja kontaktandmed). Reisikorraldusteenuste eeldatav maksumus 2024 november kuni 2026 oktoober (24 kuud) on ….. eurot. Volikiri on antud edasivolitamise õiguseta ja kehtib kuni ülesande täitmiseni.  Lisa 2 Riigihanke alusdokument Tehniline kirjeldus 1. Reisikorraldusteenuse (edaspidi teenus) eesmärk on teenuse osutamine koos kõigi kaasnevate teenustega nii Eesti Vabariigis kui ka välisriigis. Teenuse osutamine toimub eesti keeles. Teenus sisaldab käesolevas kirjelduses nimetatud teenuseid, samuti infot pakutavate teenuste hindade jõusoleku tähtaja kohta: 1.1 nii Eesti kui välisriigi tööreisiks sobiva majutuse (sh kodumajutuse)1 broneerimine, vormistamine ja müügi vahendamine; 1.2 nii Eesti kui välisriigi lennupiletite2 (sh odavlennufirmade piletite) broneerimine, vormistamine, väljastamine ja müügi vahendamine; 1.3 nii Eesti kui välisriigi laeva-, bussi- ja rongipiletite broneerimine, vormistamine ja müügi vahendamine; 1.4 nii Eesti kui välisriigi auto-, bussirendi või transfeeri broneerimine, vormistamine ja vahendamine; 1.5 lennupileti, laevapileti, rongipileti, bussipileti muutmine või tühistamine; 1.6 majutuse muutmine või tühistamine; 1.7 auto-, bussirendi või transfreeri broneeringu muutmine või tühistamine; 1.8 reisimisega seotud kindlustusteenuse vahendamine ja kindlustuspoliisi väljastamine (sh tervisekindlustus, reisitõrkekindlustus, pagasikindlustus, vajadusel covid-kaitsega, terrorismiohuga, looduskatastroofiga, nakkushaiguste levikuga vmt seotud kindlustus, aastane kindlustusleping) ja tellija igakülgne nõustamine reisikindlustuse kattest; 1.9 viisateenuse vahendamine, sh ka reisija teavitamine viisa vajalikkusest; 1.10 reisidokumentide kättetoimetamine esmajärjekorras e-posti teel, muud kättetoimetamise viisid vastavalt vajadusele kokkuleppel; 1.11 tellimuse kiirkäsitlus (vähem kui 24 tundi väljasõiduni); 1.12 tellimuses märgitakse reisiteenusega seotud olulised asjaolud ja tingimused, mh kuid mitte ainult: 1.12.1. reisijate arv; 1.12.2. reisijaklass, lennureiside puhul, kas pakkuda võib vaid otselende või aktsepteerib tellija ka jätkulende, jätkulendude puhul maksimaalne ümberistumiste arv; 1.12.3. teenuse sh erinevate teenuse komponentide (majutus, kindlustus jne) kriteeriumid; 1.12.4. soovitav saabumisaeg sihtpunkti ja tagasisõidu algusaeg; 1.12.5. nõuded majutusasutusele (eelkõige asukoht; kaugus ürituse toimumise kohast; reiting (tärnide arv); toitlustus (hommikusöök hinnas); inimeste arv toas jms tingimused; 1.12.6. pagasiveo vajadus (käsipagas, registreeritud pagas, lisapagas); 1.12.7. vajadusel tähtaeg, millest hilisemaid reisipakkumusi vastu ei võeta; 1.12.8. teave finantseerimise allika kohta kui finantseerimise allikaks on EL ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendid või taaste- ja vastupidavuskava vahendid. 1.13. tasuta ööpäevaringne eestikeelne klienditugi tagamaks reisitõrgete (nt lennule mittejõudmine, lennu ärajäämine, ootamatu jätkulennu ja majutuse broneerimise vajadus vms) lahendamise. Tasuta ööpäevaringne eestikeelne klienditugi (24 tundi 7 päeva nädalas, sh puhkepäevad ja riiklikud pühad), mh telefoni teel ühenduse võtmise võimalusega ja klienditeenindaja 1 Privaatne tuba koos tualettruumiga. Toas on lisaks voodile ka laud ja tool, majutuskohas on triikimise ja wifi kasutamise võimalus. 2 Ca 99% on sihtkohta reisimisel kasutusel transpordivahendina lennuk. operatiivse ligipääsuga vajalikule broneerimissüsteemile (olemasoleva broneeringu muutmiseks või tühistamiseks või uue broneerigu tegemiseks). Pakkuja esitab pakkumuses vabas vormis kirjelduse 24-tunni klienditoe süsteemi kohta. Kirjeldus peab eelkõige sisaldama ülevaadet klienditoe süsteemi funktsionaalsusest, infot klienditeenindajate arvu (päeval/öösel) kohta, samuti teavet elektroonsete teavitusvõimaluste kohta ( vt p 1.14). 1.14. Pakkuja poolt on tagatud3 operatiivne elektrooniline teavitus (e-mail, telefoni sõnum, mobiilirakendus) lennupiletil märgitud lendude tühistamise või lennuplaani muudatuste kohta. 1.15. Pakkujal peab lepinguperioodil olema pidev lennupiletite väljastamise õigus, mille tagab nt Rahvusvahelise Lennutranspordi Assotsiatsiooni (IATA) sertifikaat (või samaväärne). 1.15.1. Pakkuja esitab pakkumuses ülevaate, kuidas on lepinguperioodil tagatud pidev lennupiletite väljastamise õigus. Kui pakkuja tagab lennupiletite väljastamise õiguse IATA sertifikaadiga (või samaväärne), siis ta esitab IATA akrediteeritud piletimüügiagendi staatust tõendava sertifikaadi (või samaväärne) numbri ja lingi, mis võimaldab kontrollida sertifikaadi olemasolu või kinnituse, et omab nimetatud sertifikaati lepingu sõlmimise ajaks. 1.15.2 Hankija võib raamlepingu ennetähtaegselt lõpetada, kui pakkujal puudub õigus lennupileteid väljastada vähemalt seitsme järjestikkuse päeva jooksul ning pakkuja ei rakenda alternatiivseid meetmeid lennupiletite jätkuvaks väljastamiseks. 1.16. Pakkujal peab olema veebipõhise broneerimissüsteemi kasutusõigus. Broneerimissüsteem peab olema eesti- või ingliskeelne. Ülevaate broneerimissüsteemist esitab pakkuja oma pakkumuse koosseisus. 1.17. Pakkuja peab omama veebipõhist aruandlussüsteemi (aruandlus osutatud teenuste kohta hankijate lõikes) või ta omab selle kasutamise õigust. Aruandlussüsteem peab andma ülevaate iga hankija poolt tellitud reisiteenuse ning selle maksumuse kohta reisijate, lennufirmade, sihtkohtade ja teenuste lõikes. Pakkuja esitab ülevaate vastavalt hankijate vajadusele, aga vähemalt üks kord kalendriaasta jooksul, pärast 12 kuu möödumist arvates lepingu sõlmimisest ja ka raamlepingu kogu kehtivusaja kohta. Pakkuja peab esitama tellija nõutud andmed kolme tööpäeva jooksul arvates sellekohase nõude saamisest. Andmeid kasutatakse muuhulgas riigihangete seadusest tuleneva aruandluse esitamiseks. Pakkuja peab esitama raamlepingu lõppedes igale hankijale andmed raamlepingu täitmise kohta. Ülevaate aruandlussüsteemist esitab pakkuja oma pakkumuse koosseisus. 1.18. Hankijad jätavad endale õiguse teenuste kordamiseks samadel tingimustel (RHS § 49 lõige 5). 1.19. Hankijad ei kasuta arveldamises ettemaksu. 1.20. Pakkuja peab tagama, et lepingu täitmisel osalevad vähemalt kaks eesti keelt valdavat IATA poolt akrediteeritud reisikonsultanti, kellel on CTC (Certified Travel Consultant) diplom või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus/diplom ning vähemalt kolmeaastane reisikonsultandina töötamise kogemus. Pakkuja esitab pakkumuses nimetatud reisikonsultantide CV-d ja CTC diplomi või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus/diplomi koopia. 1.21. Juhul kui pakkuja asendab põhjendatud vajadusel (haigus, puhkus, töölt lahkumine vms) punktis 1.20. nimetatud reisikonsultandi teise samadele nõuetele vastava reisikonsultandiga, peab pakkuja tagama, et asendaja on tellija töös olevate tellimustega jms asjakohaste detailidega eelnevalt kurssi viidud ja tellijat on asendusest teavitatud esimesel võimalusel. 1.22. Juhul, kui pakkuja asukohariigi õigusaktide kohaselt on pakkujal nõutav tagatis reisikorraldamisteenuste osutamiseks, esitab pakkuja vastava teabe koos pakkumusega. 2. Nõuded teenuse osutamisele 2.1. Pakkuja: 3 Eeldusel, et tellija on pakkujale esitanud oma kontaktandmed (e-post ja/või telefoni number) 2.1.1 arvestab tellija reisijate (töötajad, külalised ja muud seotud isikud) konkreetsete vajaduste, eelistuste, turvalisuse, ajaressursi ning rahaliste võimalustega, pakkudes alati optimaalsemat reisikorraldusteenust; 2.1.2. tagab parima hinna ja kvaliteedi; 2.1.3. on paindlik ja tellija huvides reisiteenuste turu konkurentsiolukorda ja valikuvõimalusi maksimaalselt ära kasutav ning tellijaga koostööle orienteeritud. 2.2. Pakkuja peab tagama tellijale pakkumuste valiku, esitades võimalusel tellimusele vähemalt kolm pakkumust (vajadusel ka reisikindlustusele), k.a juhul, kui tellija on tellimuses esitanud konkreetse soovi marsruudile ja/või lennukavale. 2.3. Pakkuja pakutav/vahendatav teenuse hind ei tohi ületada teenusepakkuja või teenuse vahetu osutaja (transpordifirma, majutusasutuse, kindlustusandja, rendifirma jms) avalikult ligipääsetavas elektroonilises online müügi- või broneerimissüsteemis (nt kodulehel) soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks nähtava ja kättesaadava teenuse hinda, millele pakkuja lisab teenustasu. Teenustasu lisatakse pakkuja poolt reisiteenuse sisseostuhinnale protsentuaalse väärtusena ning see sisaldab endas kõiki reisikorraldamisteenuse osutamisega seotud reisibüroo kulusid. Teenustasu % ei ole lubatud kajastada reisiteenuse maksumuse hulgas, teenustasu % peab olema kajastatud eraldi reisiteenuse maksumusest. Näiteks pakkuja pakutav reisipileti või majutuse hind ei tohi ületada avalikult ligipääsetavas elektroonilises online müügi- või broneerimissüsteemis soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks kättesaadava reisipileti või konkreetses majutusasutuses ööbimise hinda ja sellele hinnale lisab pakkuja teenustasu %, mis on kajastatud eraldi reisiteenuse maksumusest. 2.4. Pakkuja peab tagama reisikonsultantidega suhtluse eesti keeles ning tasuta konsultatsiooni reisiplaani koostamisel. 2.5. Pakkuja peab tagama tellijale pakkumuse esitamise konkreetse reisi marsruudi, aja ja hinna kohta kolme tunni jooksul tellimuse saamisest arvates tavapärase tööaja (tööpäeviti kella 8:00 kuni 17:00 Eesti kohaliku aja järgi) piires. Juhul, kui pakkumuste küsimine leiab aset vähem kui kolm tundi enne tavapärase tööaja lõppu, siis jätkub aja arvestus järgmisel tööpäeval kella 8:00-st alates. Pakkumuste küsimisel on tellijal õigus näidata ära aeg, millest hilisemaid pakkumusi arvesse ei võeta. 2.6. Juhul, kui teenuse osutaja nõuab krediitkaardi kasutamist, peab pakkuja teenuse broneerimisel pidama läbirääkimisi teenuse osutajaga ja tegema endast kõik oleneva, et tellija ei peaks kasutama teenuse tarbimisel lisatagatisena töötaja krediitkaarti, kuna hanke eesmärgiks on saada pakkujalt täisteenust. 2.7. Tellijal on õigus broneerida ja tasuda sõidu ja/või majutuse eest ise, järgides punktis 3 toodud tingimusi. 2.8. Teenuse tellimise võib tellija nimel teha kas tellija iga töötaja või tellija poolt aktsepteeritud isik kooskõlas tellija sisemise töökorralduse reeglitega. 2.8.1. Teenuse tellimus edastatakse riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) kaudu. Pakkumus laekub töötaja e-posti aadressile; 2.8.2. Kiireloomulise tellimuse (punkt 1.11) võib esitada ka muul viisil, nt telefonisõnumina, e- postiga või telefoni teel. Teenuse pakkuja teavitab tellijat tellimuse kättesaamisest viivitamatult ja esitab pakkumuse kahe tunni jooksul töötaja e-posti aadressile. 2.9. Lepingu täitmisel tellijale esitatav pakkumus peab sisaldama vähemalt järgmist infot: 2.9.1. Pakkuja nimi ja kontaktandmed, sh konkreetse pakkumuse koostanud isiku nimi, telefoninumber ja e-posti aadress, pakkumuse koostamise kuupäev ja kellaaeg; 2.9.2. iga pakutava lennuvõimaluse (sh jätkulend ja tagasilend) kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.9.2.1.lennupileti maksumus nii economy kui ka flex lennuklass (sh eraldi tuua välja pileti hind, maksud, lõivud, lisatasud, teenustasud) ja vajadusel pagasi- ja muud tingimused, variandid nii otselennu kui ka ümberistumiste kohta, sh missuguse tähtaja jooksul antud hind kehtib; 2.9.2.2. väljalennu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 2.9.2.3. väljalennu lähtekoht (lennujaam) – sihtkoht (lennujaam), lennufirma; 2.9.2.4. vahemaandumis(t)e info ja transiitaeg vahemaandumis(t)el; 2.9.2.5. kas tegemist on tehtud broneeringuga või pakkumisega; 2.9.2.6. lennupileti broneeringu kehtivusaeg; 2.9.2.7. lennupileti tühistamise ja muutmise tingimused koos tekkivate kuludega; 2.9.2.8. reisijalt nõutavate reisidokumentide loetelu. 2.10. iga pakutava laeva-, rongi- ja/või bussisõiduvõimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.10.1. pileti maksumus; 2.10.2. väljasõidu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 2.10.3. väljasõidu lähtekoht (sadama, rongi- ja/või bussijaama nimi ja aadress) – sihtkoht (sadama, rongi- ja/või bussijaama nimi ja aadress); 2.10.4. reisijaklass; 2.10.5. pileti muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega; 2.10.6. reisijalt nõutavate reisidokumentide loetelu. 2.11. iga pakutava majutusteenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.11.1. majutusasutuse nimi, tärnide arv, aadress, veebiaadress aktiivse lingina; 2.11.2. maksumus, sh tellija kohalike maksude tasumise kohustus: nt kas kohalik linnamaks (city tax) on hinnas sees või tuleb tasuda kohapeal, samuti missuguse tähtaja jooksul saab majutust tasuta tühistada; 2.11.3. majutusasutuse kaugus ürituse toimumiskohast, kui see on tellimuses nimetatud; 2.11.4.pakkujale teadaolev lisa- ja taustainfo majutusasutuse kvaliteedi kohta; 2.11.5. majutusteenuse muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega; 2.11.6. toitlustustingimused (eelkõige kas hommikusöök on hinna sees); 2.12. iga pakutava reisikindlustuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt maksumus ja kindlustustingimused Juhul, kui tellitakse ka terrorismi, covid-kaitse ja looduskatastroofi, nakkushaiguste levikuga seotud kindlustus, tuleb selle hind eraldi välja tuua. 2.13. iga pakutava seminari- ja konverentsiruumide rendi teenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.13.1. ruumirendi maksumus; 2.13.2. teenust pakkuva asutuse nimi, aadress ja veebiaadress aktiivse lingina; 2.13.3. saadaolevate lisateenuste (toitlustus, esitlustehnika, tõlkekabiinid jne) nimekiri või viide sellele koos hinnainfoga; 2.13.4. teenuse muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega; 2.13.5. pakkujale teadaolev lisa- ja taustainfo teenust pakkuva asutuse kvaliteedi kohta. 2.14. tellimusega seotud kirjavahetus peab olema ühes e-kirjas. Telefoni teel tehtud muudatused kinnitab teenuse osutaja üle e-kirjaga ja lisab muudatused tellimuse ülevaatesse, mille tellija kinnitab enne arve esitamist omapoolse e-kirjaga; 2.15. Täitja peab kontrollima reisidokumentide üleandmisel reisija nime, kuupäeva, reisikirjelduse ja muude oluliste andmete õigsust. 2.16. Tellija võib teha pakkujale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud reisipakkumuse kohandamiseks tellija esitatud tingimustele. 2.17. Täitja peab lubama tellijal kontrollida teenuse osutamise käiku ja esitama tellija nõudmisel teenuse teostamise kohta informatsiooni (aruande) või kirjalikke ja suulisi. 2.18. Juhul, kui tellija esitatud tellimusele pakkujad ei esitanud reisipakkumust või esitatud pakkumused ei vastanud tellimuses esitatud tingimustele, on tellijal õigus esitada tellimus vabalt valitud raamlepingu välisele teenuse osutajale järgides punktis 3 toodud tingimusi. 3. Raamlepingu väliste pakkujate teenuste kasutamise õigus. 3.1. Riigihangete seaduse eesmärk on tagada parima hinna ja kvaliteedi suhtega teenus, kasutades ära pakkujate rohkust reisiteenuste turul ja tagades konkurentsi, mistõttu jätab tellija endale õiguse teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse osutajate, majutusasutuste jt teenusepakkujatega (välised teenusepakkujad, kes ei ole raamlepingu partneriks) punktides 3.1.1.–3.1.3. nimetatud juhtudel: 3.1.1. kui esitatud pakkumus on kõrgema hinnaga vastava reisiteenuse turult tellijale avalikult kättesaadavast hinnast; 3.1.2.kui raamlepingu partner ei esita reisipakkumust või esitatud reisipakkumus ei vasta tellimuses esitatud tingimustele, või ei esita uut reisipakkumust või ei kohanda esitatud reisipakkumust tellija esitatud tingimustele tellija antud mõistliku tähtaja jooksul; 3.1.3. kui piletid, majutuse vms on tellijale broneerinud vastuvõtja või ürituse korraldaja (nt koolituse korraldaja kõigile koolitusest osavõtjatele, välisriigi vastuvõtva asutuse või Eesti Vabariigi välisesinduste korraldatud majutus).