Leping

Tere! Palume esitada raamlepingu „Kommunikatsioonitegevuste tellimine digiarengu valdkonna projektide elluviimise toetamiseks" raames pakkumuse, millega tellitakse teavitus- ja kommunikatsioonitegevusi riigi IT (piloot)praktikaprogrammi käivitamiseks ja elluviimiseks. 1. Taustinfo Terviklike praktikaprogrammide pakkumine ei ole (erinevalt erasektorist) avalikus sektoris kuigi levinud. Praktikantide värbamine toimub valdavalt aastaringselt (vastavalt võimalusele) ning juhuslikult (sobiva profiiliga juhendaja olemasolul), mis on nii asutuste kui ka kandidaatide jaoks ressursimahukas. Aastaringne kandideerimisprotsess (ilma avaliku konkursita) ei ole läbipaistev ning eeldab kandidaadilt praktikakoha leidmiseks pimesi taotluste esitamist, mistõttu ei pruugi praktikale pääsemist määrata kandidaadi tegelik võimekus, vaid “juhuste kokkulangevus”. Asutuste vaatest eeldab aastaringselt laekuvate taotluste menetlemine suuremat halduskoormust ning valdavalt keelduvate vastuste andmist, mis ei toeta riigist kui IT-tööandjast positiivse kuvandi loomist. Samuti on kandidaatide poolt eelistatud suuremate IT-majade poole pöördumine, mis jätab pildilt välja konkurentsivõimelised väiksemad IT-majad ega paku tudengile tervikvaadet riigist kui IT-tööandjast. Üheks lahenduseks, kuidas IT-erialade tudengitele riigi IT asutustes töötamise võimalusi paremini tutvustada, on keskse riigi IT-praktikaprogrammi mudeli loomine. Hankija koostöös kolme riigi IT-majaga – Riigi Infosüsteemi Amet (RIA), Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus (RIT) ning Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus TEHIK) – on töötanud välja tervikliku praktikaprogrammi mudeli, mida on kavas väiksemahuliselt piloteerida 2024. aasta sügisel. Praktikaprogramm hõlmab kandideerimisprotsessi ja osalejate värbamist, vähemalt kolmekuulise kestvusega töökohapõhise praktika sooritamist, praktikaperioodil teiste IT- majadega tutvumise võimaldamist ja praktikantide kui „saadikute kogukonna“ arendamist läbi ühisürituste ja võrgustumisvõimaluste pakkumise. Ühiselt korraldatakse asutusteülene kandideerimisprotsess ja pakutakse praktikantidele ühisüritusi ning võrgustumisvõimalusi. Asutustes eraldi korraldatakse, kokkulepitud põhimõtteid järgides, osalejate valik ning valitud osalejatele sisseelamine asutuse töökorraldusse ja töökohapõhise (juhendatud) praktika sooritamine. Praktikamudeli piloteerimise eesmärgiks on muuhulgas selgitada välja, kuidas erinevates asutustes praktikakorraldust harmoniseerida, sealhulgas milliseid võimalusi saab (ka) edaspidi pakkuda keskselt, millist tuge ja toetusmeetmeid vajavad praktikandid ja mis motiveeriks asutustes töötavaid spetsialiste endale juhendaja/mentori rolli võtma. 2. Tellitavate tööde eesmärk Praktikaprogrammi piloteerimise ettevalmistamise eesmärgil tellib MKM riigi IT praktikaprogrammi toetavaid teavitus- ja kommunikatsioonitegevusi (edaspidi ka kampaania), sealhulgas sobivad sõnumid ja visuaali, et tõsta sihtrühma teadlikkust programmi kandideerimise võimalusest ning toetada sihtrühma kandideerimisotsust. Tööd hõlmavad muuhulgas sihtrühmale suunatud ja sobilike kommunikatsioonisõnumite väljatöötamist nii kandideerimise faasis kui ka praktikaperioodil läbiviidavate tegevuste raames (sh eesmärgiga kujundada riigi kui IT-tööandja positiivset kuvandit). 3. Teavituskampaania sihtrühm Otsesteks kasusaajateks on IKT (info- ja kommunikatsioonitehnoloogia) erialadel õppivad kutse- ja kõrgkooli õppurid. Praktika läbimine eeldab baasteadmiste olemasolu, mistõttu on programmi oodatud tudengid, kes on kandideerimise hetkeks vähemalt 2. kursuse lõpetanud. 4. Tellitava teenuse kirjeldus Hankija nägemuses hõlmab tellitav teenus Hankija ja Pakkuja koostöös järgnevaid töid: • Teavitus- ja kommunikatsioonitegevuste planeerimine koos tegevusplaaniga; • Loovlahenduse väljatöötamine, sh turundussõnumid, visuaalid jm vajalik tegevuste õnnestumiseks (sh kommunikatsiooni eesmärkide saavutamiseks vajalike sotsiaalmeediapostituste loomine, teksti- ja visuaaliloome ning - toimetamine, infokirjade koostamine jmt); • Sihtrühmale sobivate kanalite valik, vajadusel meedia koordineerimine, ostmine, järelevalve ja monitooring; • Tegevuste elluviimise perioodi vältel suhtlus Hankijaga tegevusplaani elluviimisega seotud küsimustes. Kampaania väljatöötamisel tuleb silmas pidada, et kommunikatsioonisõnumid, -lahendused ja valitud teavituskanalid oleksid sobilikud nii sihtrühmale kui järgiks riigiasutuste kommunikatsioonipõhimõtteid – see tähendab, et edastatavad sõnumid peavad mõjuma usaldusväärsetena, samas olema loomult kaasavad, mängulised ja koostööle kutsuvad. 5. Teavitus- ja kommunikatsioonitegevuste ressursid Hankija tagab ligipääsu järgnevatel ressurssidele: • Kolme IT-maja kommunikatsioonikanalid (sotsiaalmeedia, kodulehed), kus on võimalik praktikaprogrammi infot levitada; • Talendipanga karjäärileht, mis on loodud riigi IT praktikaprogrammi tutvustamiseks ning kandideerimis- ja värbamisprotsessi läbiviimiseks. 6. Teavitus- ja kommunikatsioonitegevustega seotud tähtajad: Praktikaprogrammi kandideerimisperiood on planeeritud toimuma 17.06 – 03.07.2024, st kampaaniat ettevalmistavate tööde eeldatav tähtaeg on 16.06.2024. Värbamistegevuste elluviimise eeldatav periood on 03.07 – 31.08.2024. Töökohapõhise (juhendatud) praktika sooritamise eeldatav periood on 16.09.2024 – 19.01.2025. Kõikide teavitus- ja kommunikatsioonitegevuste teostamise eeldatav tähtaeg on 31.01.2025. 7. Tellitavate tegevustega seotud tingimused Tegevuste eeldatav maksumus on kuni 6 000 eurot (koos käibemaksuga), mis peab hõlmama tegevuste ettevalmistamise ja elluviimisega seotud kulusid (kogukulu põhimõttel, sh hõlmates meedia ostmist jmt kulusid). Hankija ei ole kohustatud maksimaalse maksumuse ulatuses teenust tellima. Lepingu tegelik maksumus selgub tööde teostamise jooksul, tegelike töötundide ja pakkumuses esitatud tunnihindade alusel. Teavitus- ja kommunikatsioonitegevuste eesmärgi saavutamise järgselt esitab töövõtja allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akti. Vastavalt raamlepingu lisa 1.2 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ punktile 1.2 tellimuste esitamisel alla 15 000 euro käibemaksuta eraldi kirjalikku hankelepingut ei sõlmita. Hankelepingu sõlmimiseks loetakse tellimuse esitamist ja pakkumuse aktsepteerimist kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis e-kirja teel.  8. Pakkumuse esitamine Vastavalt raamlepingu lisa 1.2 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ palume esitada hiljemalt 5 tööpäeva jooksul (so. 31.05.2024) kirjalik pakkumus (vabas vormis), milles on välja toodud: • pakkumuse maksumus, arvestades raamlepingu punktis 3.3 väljatoodud projektijuhtimise tunnihinda ning tuues välja töötundide maksumused erinevate tegevuste lõikes; • teenuse osutamise lühikirjeldus (mis võimaldab hankijal mõista pakkuja lähenemist); • projektiplaan (läbiviimise ajakava); • riskide haldamise meetmete kirjeldus. Pakkumus ei pea sisaldama loovlahendust. Pakkumuste hindamine toimub vastavalt raamlepingu lisa 1.2 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ punktile 2.2.  Hanke alusdokumendi Lisa 10 Riigihange: „Kommunikatsioonitegevuste tellimine digiarengu valdkonna projektide elluviimise toetamiseks“ 1. Hankelepingute sõlmimise tingimused 1.1. Hankelepingute sõlmimisel lähtub tellija raamlepingust tulenevatest tingimustest. Konkreetses hankelepingus fikseerib tellija teenuse sisu, teenuse maksumuse ning vajadusel lähte- ja vahepunktid ja tähtajad teenuse osutamisel. 1.2. Raamlepingu alusel tellimuste esitamisel alla 15 000 euro käibemaksuta eraldi kirjalikku hankelepingut ei sõlmita. Hankelepingu sõlmimiseks loetakse tellimuse esitamist ja pakkumuse aktsepteerimist kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, üldjuhul e-kirja teel. 1.3. Kui tellimuse maksumus võrdub või ületab 15 000 eurot km-ta, siis sõlmitakse poolte vahel kirjalik hankeleping raamlepingus toodud tingimustel. 2. Hankelepingu sõlmimise tingimused kui raamleping on sõlmitud mitme pakkujaga 2.1. Iga konkreetse hankelepingu sõlmimiseks korraldab tellija minikonkursi, mis viiakse läbi alla väikehanke piirmäära e-kirja teel ning alates 30 000 eurost ilma käibemaksuta riigihangete registris. 2.2. Minikonkurssidel esitatud pakkumuste hindamisel hinnatakse pakkumusi järgmiselt: 2.2.1. 60% projektiplaan ning 40% Pakkumuse maksumus. Hindamiskriteeriumide eest antud punktid summeeritakse. 2.2.2. Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta) – maksimaalselt 40 väärtuspunkti. Madalaima maksumusega pakkumusele omistatakse 40 väärtuspunkti. Järgnev pakkumus saab punkte proportsionaalselt vähem ja arvutatakse valemiga: "väärtuspunktid” = “madalaim pakkumuse maksumus” / “hinnatava pakkumuse maksumus” x 40. 2.2.3. Projektiplaani hinnatakse Tabel 1. nimetatud kolme alamkriteeriumi alusel, milleks on: 2.2.3.1. „Teenuse osutamise kirjeldus“ (30 punkti); 2.2.3.2. „Projektiplaan ja läbiviimise ajakava“ (25 punkti); 2.2.3.3. „Riskide haldamise meetmete kirjeldus“ (5 punkti); Tabel 1. Kriteeriumi „Projektiplaan“ alamkriteeriumid on: Alamkriteeriumid Punktid Kriteeriumi komponendid Teenuse osutamise Pakkuja on täielikult aru saanud ülesandepüstitusest. kirjeldus Pakutud metoodika ja protsessi loogika aitavad 30 punkti saavutada eesmärki ning hankelepingu tingimustele vastavat tulemit. Pakkuja on aru saanud ülesandepüstitusest. Pakutud metoodika ja protsessi loogika aitavad osaliselt 15 punkti saavutada hanke eesmärki ning hankelepingu tingimustele vastavat tulemit.  Pakkuja ei ole aru saanud ülesandepüstitusest. Pakutud metoodika ning protsessi loogika ei võimalda 0 punkti saavutada hanke eesmärke ega hankelepingu tingimustele vastavat tulemit. Projektiplaan ja Projektiplaanis kirjeldatud eesmärkide ja tulemite läbiviimise ajakava saavutamiseks vajalikud tegevused (sh tegevuste 25 punkti põhjendatus ja maksumus) on täielikult kooskõlas teenuse kirjelduse ja hanke eesmärkidega. Ajakava on realistlik. Projektiplaanis kirjeldatud eesmärkide ja tulemite saavutamiseks vajalikud tegevused (sh tegevuste 12 punkti põhjendatus ja maksumus) on suures osas kooskõlas teenuse kirjelduse ja hanke eesmärkidega. Ajakava kirjelduses esineb üksikuid puuduseid. Projektiplaanis kirjeldatud eesmärkide ja tulemite saavutamiseks vajalikud tegevused (sh tegevuste 0 punkti põhjendatus ja/või maksumus) ei ole kooskõlas teenuse kirjelduse ega hanke eesmärkidega ja/või saavutatavad kavandatud ajakavas. Riskide haldamise 5 punkti Riskide haldamise meetmed on proportsionaalsed. meetmete kirjeldus Riskide haldamise meetmete kirjelduses esineb 3 punkti üksikuid puuduseid. Riskide haldamise meetmed ei toeta hanke 0 punkti eesmärkide saavutamist etteantud ajaraamis. 2.3. „Projektiplaani“ kriteeriumi iga alamkriteeriumit hindavad Hankija hankekomisjoni liikmed individuaalselt. Maksimaalselt on igalt hindamiskomisjoni liikmelt võimalik saada 60 punkti. Liikmete antud punktid summeeritakse ja leitakse aritmeetiline keskmine. Seejärel rakendatakse väärtuspunktide süsteemi ehk maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud pakkumusele. Ülejäänud hinnatavate pakkumuste väärtuspunktid alamkriteeriumi osas leitakse järgmise valemi järgi: „punktimäär“ = „ hinnatava pakkumuse aritmeetiline keskmine“ / „suurim aritmeetiline keskmine“ x 60. 2.4. Minikonkursil osalemist välistavad tingimused: 2.4.1. Töövõtjal ei tohi minikonkursi väljakuulutamise päeva seisuga olla üle andmata ja tellija poolt vastu võtmata rohkem kui kolme hankelepinguga tellituid töid. 2.5. Juhul kui nõuetele vastab vaid üks Pakkumus ja sellele omistati hindamiskriteeriumi „Projektiplaan" osas kõigi hindamiskomisjoni liikmete poolt vähemalt ühe alamkriteeriumi osas miinimumpunktid, siis Pakkumust edukaks ei tunnistata1. 3. Hankelepingu sõlmimise tingimused raamlepingu sõlmimisel ühe pakkujaga: 3.1. Kui raamleping on sõlmitud ühe pakkujaga, esitab Tellija hankelepingu sõlmimiseks Töövõtjale pakkumuse esitamise ettepaneku koos lähteülesandega, mille alusel Töövõtja esitab hiljemalt viie tööpäeva jooksul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil (e-kirja teel) pakkumuse. 1 Pakkumuse edukaks mitte tunnistamisel tunnistatakse hankemenetlus kehtetuks.  3.2. Pakkumuses peab olema välja toodud tööde maht töötundides, töö üleandmise tähtaeg. 3.3. Pakkumuse hindamiskriteeriumiks on 100% pakkumuse maksumus. 3.3.1. Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse Pakkumuse tagasilükkamise kohta: 3.3.1.1. RHS § 116 lõike 1 punkti 1 alusel ja 3.3.1.2. juhul kui on Hankelepingu sõlmimise ajaks Tellijale teatavaks saanud uued asjaolud, mis välistavad või muudavad Tellijale Hankelepingu sõlmimise lõpule viimise ebaotstarbekaks. 4. Tellijal on õigus nõuda hankelepingu perioodil Teenuse osutamise kohta vaheraportit, mille Töövõtja peab esitama 2 (kahe) tööpäeva jooksul.  TÖÖVÕTULEPING nr 8-2/132-2 Tallinn Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikoodiga 70003158, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel osakonnajuhataja Kristi Hunt (edaspidi Tellija), ja Miltton New Nordics OÜ, registrikood 14618181, asukoht Telliskivi 60/2, 10412, mida esindab juhatuse liige Annika Arras (edaspidi Töövõtja), keda edaspidi nimetatakse ka Poolteks, sõlmisid käesoleva kommunikatsioonitegevuste teenuse tellimise hankelepingu (edaspidi Leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted ja Lepingu ese 1.1. Leping sõlmitakse Tellija korraldatud riigihanke „Kommunikatsioonitegevuste tellimine digiarengu valdkonna projektide elluviimise toetamiseks“ tulemusena 15.05.2024 sõlmitud raamlepingu nr 24.8-2/S/132-1 (edaspidi Raamleping) alusel. 1.2. Lepingu alusel teostatakse teavitus- ja kommunikatsioonitegevusi riigi IT (piloot) praktikaprogrammi käivitamiseks ja elluviimiseks (edaspidi Teenus) vastavalt Lepingu Lisa 1 kirjeldatud lähteülesandele. 1.3. Leping on koostatud ühes eksemplaris ja allkirjastatud digitaalselt. 1.4. Poolte eelneval kokkuleppel on töövõtja alustanud teenuse osutamist 03.06.2024. 1.5. Käesolev Leping jõustub pärast Lepingu kõigi osapoolte allakirjutamist. 1.6. Käesoleva Lepingu allakirjutamise hetkel on Lepingule lisatud: 1.6.1. Lisa 1 – Hankelepingu lähteülesanne; 1.6.2. Lisa 2 – Hankelepingute sõlmimise tingimused; 1.6.3. Lisa 3 – Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt; 1.6.4. Lisa 4 – Töövõtja pakkumus (lisatud dokumendihaldussüsteemis Delta). 2. Teenuse osutamise tähtaeg 2.1. Töövõtja osutab punktis 1.2 nimetatud teenuse ja annab selle tellijale üle hiljemalt 31.01.2025. 3. Teenuse üleandmine ja tasu suurus 3.1. Töövõtja kulutab teenuse osutamiseks kuni 45 töötundi. 3.2. Tellija tasub teostatud ja vastuvõetud teenuse eest kuni 4679,4 eurot (lisandub käibemaks). 4. Poolte kontaktisikud 4.1. Tellija volitatud esindajaks Lepingu tingimuste täitmisel, kontrollimisel ja vastuvõtmisel on Triinu Sink, telefon +372 58851236, e-post: [email protected]. 4.2. Töövõtja volitatud esindajaks ja kontaktisikuks on Kristi Roost, telefon +372 5621 5672, e- post [email protected]. Tellija: Töövõtja: /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/  Hanke alusdokumendi lisa 5 Riigihange: „Kommunikatsioonitegevuste tellimine digiarengu valdkonna projektide elluviimise toetamiseks“ Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (vorm) Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt Käesolev teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud………… (edaspidi töövõtja) juhatuse liikme ……… poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile (edaspidi tellija), tõendamaks, et töövõtja andis üle poolte vahel …..……2024. aastal sõlmitud hankelepingu nr …. alusel osutatud teenuse alljärgnevalt: 1. ……………………………………………(üle antava(te) teenus(t)e nimetus, detailne kirjeldus, ajavahemik, maht, täidetud tingimused, vajadusel viited lepingu punktidele vms) 2. Tellija on teenuse osutamise tulemustega tutvunud ning võtab vastu ja allkirjastab teenuse osutamise tulemused, millega ühtlasi loetakse töövõtja poolt üle antud teenus vastuvõetuks. Käesolev akt on aluseks täitja poolt tellijale kooskõlas lepingu punktiga…… arve esitamiseks summas …….. (summa sõnades) eurot. Käesolev akt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale poolele. Töövõtja Tellija /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/