Tervise ja Heaolu Infosüsteemida Keskuse asjaajamiskord

KINNITATUD Direktori.........september 2017.a Käskkirjaga nr 14 Lisa 1 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse dokumentide loetelu kinnitamine“ FUNKTSIOONI tähis: 1 FUNKTSIOONI nimetus: TEHIK tegevuse korraldamine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 1-1 Üldkäskkirjad Alatine Võib sisaldada AK D/EDHS teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12, 17 ja 19) 1-2 Strateegia, arengu- ja tegevuskava ning 5a Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS eelarve väljatöötamisega seotud 1 p 9, 11 kirjavahetus 1-3 Tööplaanid 5a WIKI 1-4 Koostöö- ja partnerluslepped Alatine Võib sisaldada AK D/EDHS teavet (AvTS § 35 lg 1 p 9 ja 12) 1-5 Nõupidamiste ja koosolekute protokollid 5a Võib sisaldada AK D/EDHS teavet (AvTS § 35 lg 1 p 9 ja 10) 1-6 Asutuse juhtimise korraldamisega seotud 5a Võib sisaldada AK P,D/EDHS kirjavahetus teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 1-7 Teabenõuded, selgitustaotlused, 5a Võib sisaldada AK P,D/EDHS märgukirjad teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 1-8 Delikaatseid isikuandmeid sisaldav 5a Võib sisaldada AK P,D/EDHD kirjavahetus teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 1-9 Volikirjad 3a D/EDHS 1-10 Teenustaseme leping 10 aastat pärast Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS lepingu lõppu 1 p 9, 10 1-11 Liidestumisdokumendid alatine D/EDHS 1-12 Memo 5a D/EDHS FUNKTSIOONI tähis: 2 FUNKTSIOONI nimetus: Töösuhete korraldamine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 2-1 Personalikäskkirjad 10 aastat pärast Võib sisaldada AK D/EDHS töösuhte lõppu teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 2-2 Töölepingud 10 a lõppemisest AK D/EDHS AvTS § 35 lg 1 p 12 TLS § 28 lg 2 p 13 2-3 Töölevõtmise ja töösuhte lõppemisega 3 aastat pärast AK D/EDHS seotud taotlused ja dokumendid töösuhte lõppu AvTS § 35 lg 1 p 12 2-4 Töövõtulepingud füüsiliste isikutega 7 aastat AK D/EDHS lõppemisest AvTS § 35 lg 1 p 12 2-5 Tööajatabelid 7 aastat D/EDHS 2-6 Puhkuse ajakava, puhkusekorraldused 3 aastat Võib sisaldada AK Riigitöötaja teavet ( AvTS §35 Iseteenindus-portaal lg 1 p 12) 2-7 Lähetuskorraldused 7 aastat Võib sisaldada AK Riigitöötaja teavet ( AvTS §35 Iseteenindus-portaal lg 1 p 12) 2-8 Koolitustaotlused 7 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg Riigitöötaja 1 p 12, lg 2 p 3 Iseteenindus-portaal 2-9 Personali- ja töösuhetega seotud 5 aasta Võib sisaldada AK D/EDHS kirjavahetus teavet (AvTS § 35 lg 1 p 11-15) 2-10 Tervisekontrollile saadetavate isikute 10 aastat pärast Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS nimekiri ja otsused tervisekontrolli töösuhte lõppu 1 p 11, 12 ja IKS § 4 tulemuste kohta 2-11 Tööõnnetuste ja kutsehaiguste uurimise 55 aastat Võib sisaldada AK D/EDHS toimikud teavet (AvTS § 35 lg 1 p 11) FUNKTSIOONI tähis: 3 FUNKTSIOONI nimetus: Finantsarvestus ja varade haldus Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 3-1 Finantsplaneerimisega seotud kirjavahetus 7 aasta Võib sisaldada AK D/EDHS teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 3-2 Garantiikirjad 7 aastat D/EDHS 3-3 Majanduslepingud juriidiliste isikutega 7 aastat Võib sisaldada AK D/EDHS lõppemisest teavet (AvTS § 35 lg 1 p 9 ja 12) 3-4 Raamatupidamise alg- ja 7 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg D/ e-arvete koonddokumendid 1 p 9, 11 keskkonnas 3-5 Rahastustaotlused 7 aastat D/EDHS 3-6 Sihtfinantseerimise lepingud 7 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS lõpetamisest 1 p 17 3-7 Riigivara võõrandamise ja kasutusse 7 aastat D/EDHS andmise taotlused ning mahakandmise aktid 3-8 Hanketoimikud 7 aastat D/EDHS 3-9 Riigihanke lepingud 7 aastat D/EDHS 3-10 Arveldused, krediit- ja deebetkaartide ning 7 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS majanduskulude aruanded (s.h töötajatele 1 p 17 hüvitatavad kulutaotlused) 3-11 Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitise Vastavalt AvTS § 35 lg taotlused 7a 1 p 10 D/EDHS 3-12 Raamatupidamisarvestusega seotud Vastavalt AvTS § 35 lg kirjavahetus (sh õiendid) 7a 1 p 17 D/EDHS 3-13 Võib sisaldada AK Töövõtu- või käsundusleping juriidilise teavet (AvTS § 35 lg 1 isikuga Alatine p 12, 17) D/EDHS 3-14 Riigitöötaja Taotlused kulutuste tegemiseks 7a Iseteenindus-portaal 3-15 Riigitöötaja Maksekorraldused 7a Iseteenindus-portaal FUNKTSIOONI tähis: 4 FUNKTSIOONI nimetus: Infoturve Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 4-1 Sotsiaalministeeriumi ja ministeeriumi AK AvTS § 35 lg 1 p 9, D/EDHS valitsemisala infoturbepoliitika 10 dokumentatsioon alatine 4-2 Võib sisaldada AK dokumente. Piirangu korral vastavalt AvTS § 35 lg1 p Infoturbealane kirjavahetus 10 aastat 9,10,11,12,13,15 D/EDHS 4-3 Sotsiaalministeeriumi ja ministeeriumi AK AvTS § 35 lg 1 p 9, valitsemisala riskide haldamine, 10 riskianalüüsid, riskide aruanne, kokkuvõte, seired alatine D/EDHS 4-4 Isikuandmete töötleja andmetöötlemiste Vastavalt AvTS § 35 register alatine lg1 p 9,10,11,12 D/EDHS 4-5 Turvaintsidentide raportid ja lisad seotud Vastavalt AvTS § 35 lg dokumendid alatine 1 p 9, 10 D/EDHS 4-6 Infosüsteemide kasutamise, andmetervikluse ja turvalisuse järelkontrolli ministeeriumis ja ministeeriumi Vastavalt AvTS § 35 lg valitsemisalas 10 aastat 1 p 9, 10 D/EDHS 4-7 Läbipääsukaartide ja valvestuskoodide Vastavalt AvTS § 35 lg arvestuse register 5 aastat 1p9 Paberkandjal 4-8 Esemeliste võtmete ja arvestuse register Vastavalt AvTS § 35 lg 5 aastat 1p9 Paberkandjal 4-9 Administratiivalal viibivate külaliste Vastavalt AvTS § 35 lg registreerimisraamat 5 aastat 1 p 12 Paberkandjal 4-10 Tuleohutuspaigaldiste ja kustutusvahendite Vastavalt AvTS § 35 lg vaatluspäevik 5 aastat 1 p 10 Paberkandjal 4-11 Läbipääsusüsteemi hoolduspäevik Vastavalt AvTS § 35 lg 5 aastat 1 p 10 Paberkandjal 4-12 Järelevalvetoimingute toimikud Vastavalt AvTS § 35 lg alatine 1 p 9, 10 D/EDHS 4-13 Infoturbenõukogu koosolekute protokollid 5 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS  1p9 FUNKTSIOONI tähis: 5 FUNKTSIOONI nimetus: Infosüsteemide haldamine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 5-1 Teenindussoovid, kasutajate pöördumised 5 aastat Vastavalt AvTS §35 lg OTRS 1 p 9,10 5-2 Varalise vastutuse kokkulepped 5 aastat Vastavalt AvTS §35 lg RTIP 1 p 9,10 5-3 IT alane kirjavahetus 5 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS 1 p 9, 10 5-4 Teenuste intsidentide halduse infosüsteem 5 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg OTRS "OTRS" (Open-source Ticket Request 1 p 9, 10 System) 5-5 Serverite logide varundamise ja Vastavalt AvTS §35 lg arhiveerimise register alatine 1 p 9,10 P 5-6 IT- vahendite taotlused 5a D/EDHS 5-7 Varalise vastutuse kokkulepped Alatine D/EDHS 5-8 Saatelehed 5a D/EDHS FUNKTSIOONI tähis: 6 FUNKTSIOONI nimetus: Projektid ja E-teenuste juhtimine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 6-1 E-teenustega seotud kirjavahetus, protokoll 5 aastat peale Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS ja muu dokumentatsioon teenuse lõppemist 1 p 9, 10 6-2 Välisvahenditega seotud projektid 25 aastat peale Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS projekti lõppemist 1 p 9, 10, 12, 17 6-3 Projektidega seotud kirjavahetus, protokoll Vastavalt AvTS § 35 lg ja muu dokumentatsioon 10 aastat 1 p 9, 10 D/EDHS FUNKTSIOONI tähis: 7 FUNKTSIOONI nimetus: Standardimine, andmetöötlus Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 7-1 Standardite ja klassifikaatorite 5 aastat Avalik D/EDHS  väljatöötamisega ja haldamisega seotud dokumentatsioon 7-2 Andmekvaliteedi ja andmehõive tegevuste alatine Võib sisaldada AK D/EDHS ja haldamisega seotud dokumentatsioon teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 7-3 Analüüside koostamine ja avaldamine 5 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg D/EDHS 1 p 9, 10  KÄSKKIRI 09.2017 nr 14 Asjaajamiskord Asjaajamiskorra koostamisel on aluseks võetud „Avaliku teabe seadus”, „Isikuandmete kaitse seadus”, „Arhiiviseadus”, Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011 määrus nr 181 „Arhiivieeskiri”, Vabariigi Valitsuse 25.mai 2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused”, Sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 11.10.2016 käskkirja nr 104 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse moodustamine“ lisaga 1 kinnitatud “Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse“ punkti 25 alapunkti 5 alusel I ÜLDNÕUDED 1. Reguleerimisala ja kohaldamisala 1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi Keskus) asjaajamiskord (edaspidi asjaajamiskord) kehtestab asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamise põhimõtted ja nõuded Keskuses. Asjaajamiskorras sätestatu on täitmiseks kohustuslik kõikidele Keskuse töötajatele. 1.2. Asjaajamiskorra koostamisel on lähtutud järgmistest standarditest ja õigusaktidest: 1. Vabariigi Valitsuse 25.mai 2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused”; 2. arhiiviseadus; 3. Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määrus nr 181 „Arhiivieeskiri“; 4. E-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus; 5. isikuandmete kaitse seadus; 6. avaliku teabe seadus; 7. märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus; 8. Keskuse põhimäärus; 9. Riigikantselei 10.02.2014 juhis „Valitsusasutuste visuaalse identiteedi stiilijuhis“. 1.3. Asjaajamiskord ei reguleeri salastatud teabekandjate registreerimist, edastamist ega muul viisil töötlemist. 1.4. Keskuse asjaajamisperiood on kalendriaasta. 1.5. Riigihangete menetlemine toimub vastavalt Keskuse direktori poolt kinnitatud hankekorrale. 2. Asjaajamise üldpõhimõtted  2 2.1. Keskuse asjaajamine on korraldatud põhimõttel, et dokumentide menetlemine toimub võimalikult väikese paberikuluga. Keskuses on kasutusel elektrooniline dokumendihaldussüsteem Delta (edaspidi Delta), mis asub veebilehel: https://delta.tehik.ee. 2.2. Keskuse kontaktandmed, dokumendiregister, avalikule teabele juurdepääsu võimaldamise kord ja muu avaliku teabe seaduse § 28 lõike 1 ning § 29 lõike 1 kohaselt avalikustamisele kuuluv teave on avaldatud Keskuse veebilehel www.tehik.ee. 2.3. Keskus suhtleb ja vahetab dokumente teiste isikute ning asutustega eelistatult elektroonilises vormis. Elektrooniline dokumendivahetus riigiasutuste dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutuste vahelise dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu. 2.4. Keskuse siseselt kasutatakse kõigile töötajatele mõeldud info edastamiseks siselisti [email protected]. 2.5. Sekretär vastutab Keskuse asjaajamis- ja arhiivitöö korraldamise eest ning juhendab vajadusel töötajaid asjaajamisküsimustes. 2.6. Deltas võib dokumente menetleda, sh dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha töötaja, kellele on antud vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud. 2.7. Delta administraatori õigused, mis annavad juurdepääsuõiguse kõikidele Deltas olevatele dokumentidele, et vajadusel kustutada või muuta loodud või ekslikult sisestatud dokumente või parandada dokumendi menetlemise käigus tekkinud vigu, on sekretäril, kellele on vastav õigus ettenähtud ametijuhendiga. 2.8. Kõik töötajad vastutavad oma tööülesannete piires Deltas loodud dokumendi õigsuse ja nõuetekohase menetlemise eest. 2.9. Sekretär ei vastuta dokumendi sisulise ega tähtaegse täitmise eest, välja arvatud dokumendid, mille täitjaks on märgitud sekretär isikuliselt. 2.10. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab täitjaks määratud töötaja. 2.11. Asutustega peetavas kirjavahetuses, sh selgitustaotlusele või märgukirjale vastamisel on Keskuse esindamise õigus igal töötajal tema töövaldkonna piires, kui direktor või osakonna või talituse juht ei ole korralduse andmisega määranud teisiti.. 2.12. Asutustega peetavas kirjavahetuses, sh selgitustaotlusele või märgukirjale vastamisel on Keskuse allkirjaõigus direktoril, kui direktor ei ole korralduse andmisega määranud teisiti. II ÜLDNÕUDED DOKUMENTIDE MENETLEMISELE 3. Nõuded dokumentide vormistamisele 3.1. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele. Dokumendi tekst peab olema keele ja stiili poolest korrektne, üheselt arusaadav ja vastama õigekeelsusnormidele. 3.2. Keskuse dokumentide vormistamisel kasutatakse reeglina püstkirjas Arial kirjastiili tähesuurusega 11, ühekordse reavahega.  3 3.3. Dokument vormistatakse Deltas olevale dokumendimallile. 3.4. Dokumendi liigist lähtudes kasutatakse dokumendi elemente vastavalt Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määruses nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ sätestatule. 4. Dokumendi kuupäev 4.1. Dokumendi kuupäev on: 4.1.1. õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 4.1.2. protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev; 4.1.3. lepingu allkirjastamise kuupäev (viimasena allkirjastava poole poolt); 4.1.4. saabunud kirja, taotluse, teabenõude Keskuse Deltas registreerimise kuupäev; 4.1.5. väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. 4.2. Kuupäev märgitakse kas sõnalis-numbriliselt (näide: 05. mai 2015) või numbriliselt järjekorras: kuupäev, kuu, aasta (näide: 05.05.2015). 4.3. Digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul on dokumendi kuupäev ja kellaaeg dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg. Juhul, kui dokumenti allkirjastavad mitu isikut, on dokumendi allkirjastamise kuupäev ja kellaaeg viimase allkirja andmise kuupäev ja kellaaeg. 5. Dokumendi adresseerimine 5.1. Dokumendi adressaat on iga isik, kellele dokument edastatakse. 5.2. Väljasaadetavale dokumendile märgitakse adressaadi nimi või nimetus, tänava nimetus, maja- ja korterinumber, asula või sidejaoskonna nimetus, sihtnumber, linna või maakonna nimetus ning välisriiki edastatava dokumendi puhul ka riigi nimetus. Näide: (Pr) Malle Tamm (Mrs) Anna Smith Mustamäe tee 45-3 Inverness Terrace, Bayswater 10619 Tallinn Hyde Park, London UK W2 3JS 5.3. Kui dokument edastatakse e-posti teel, märgitakse dokumendile ja Deltasse adressaadi e-posti aadress. 5.4. Kui sama dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, võib adressaadid üldistada. Näide: Ministeeriumid Maavalitsused III DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE 6. Dokumendiregistrile esitatavad nõuded 6.1. Dokumendiregistri pidamisega tagatakse avaliku teabe seaduse §-st 12 tulenevate nõuete täitmine, sh: 6.1.1. registreeritud dokumentide arvestus; 6.1.2. dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude tunnuste kaudu.  4 6.2. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile on tagatud Keskuse veebilehe kaudu. 6.3. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. 7. Keskuse ametlik elektronposti aadress 7.1. Keskuse ametlik e-posti aadress on [email protected]. Ametlik e-posti aadress avaldatakse Keskuse veebilehel www.tehik.ee. 8. Saabunud dokumendi esmane ülevaatus 8.1. Keskuse ametlikule e-posti aadressile ja DVK-sse saabunud digitaaldokumendid võtab üldjuhul vastu sekretär. Kõik asutuse ja selle töötajate nimele saabunud postisaadetised, v.a salastusmärkega ja märkega “ISIKLIK”, avab sekretär. 8.2. Paberkandjal saabunud riigihangete pakkumised, mis on tähistatud vastava märgusõnaga, ei kuulu avamisele enne pakkumuste esitamise tähtaega. 8.3. Kui digitaaldokument saabub töötaja e-posti aadressile, võib töötaja dokumendi ise registreerida või edastada selle registreerimiseks sekretärile. 8.4. Saabunud dokumendi puhul kontrollib sekretär dokumendi registreerimiskõlbulikkust, sealhulgas adressaadi õigsust, selgitab välja, kas dokument on olulisemate vorminõuetega kooskõlas ning terviklik. 8.5. Kui esineb olulisi puudusi, siis võetakse ühendust dokumendi saatjaga ning võimaluse korral lisatakse puuduvad andmed või määratakse saatjale tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks. Kui tähtajaks puudusi ei kõrvaldata, on õigus jätta dokument registreerimata. 9. Dokumendi registreerimine Deltas 9.1. Saabunud digitaaldokument salvestatakse terviklikuna Delta vastavasse sarja pärast dokumendi registreerimiskõlbulikkuses veendumist. 9.2. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje paremasse alumisse serva (seal vaba pinna puudumise korral esilehe muule vabale pinnale) märgitakse dokumendi saabumise kuupäev ja registreerimisnumber. Saabunud paberdokument skaneeritakse ja salvestatakse Deltasse vastavasse sarja. 9.3. Allkirjastamata saabunud dokument registreeritakse selle saabumise päeval, kui on teada, et see saabub ka originaalallkirjaga paberdokumendina. Hiljem lisatakse originaalallkirjaga dokument Deltasse. 9.4. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse Deltasse või loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest. 10. Deltasse kantavate dokumentide loetelu 10.1. Deltas registreeritakse: 10.1.1. haldusaktid (käskkirjad, korraldused); 10.1.2. juhised; 10.1.3. protokollid; 10.1.4. memod;  5 10.1.5. aktid; 10.1.6. lepingud; 10.1.7. saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (selgitustaotlused, märgukirjad, teabenõuded jms); 10.1.8. töötajate selgitused, seletuskirjad ja muud dokumendid, kui nende esitamine on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 10.1.9. muud õigusaktide kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. 11. Deltasse mittekantavad dokumendid 11.1. Deltas ei registreerita järgmisi dokumente: 11.1.1. kutse; 11.1.2. õnnitluskaart; 11.1.3. kaastundeavaldus; 11.1.4. reklaamtrükis või muu informatiivse sisuga trükis; 11.1.5. perioodiline trükis (ajaleht, ajakiri vm); 11.1.6. dokument märkega „ISIKLIK”. Nimetatud dokument edastatakse adressaadile avamata. Kui märkega “ISIKLIK” saabunud dokument osutub ametialaseks, tagastatakse see viivitamata sekretärile registreerimiseks; 11.1.7. paberdokument, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui dokument ei sisalda teavet, mis on oluline või mida peab kontrollima; 11.1.8. dokument, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik. Nimetatud dokument edastatakse õigele aadressile; 11.1.9. paberdokument või digitaalallkirja nõudev dokument, millel ettenähtud allkirjad puuduvad. Sel juhul antakse dokumendi saatjale põhjendatud teave puuduste kõrvaldamiseks. 11.1.10. Arved edastatakse e-arvete keskusele aadressil [email protected]. Toitlustusega seotud arvetele tuleb juurde lisada registreerimisleht. 12. Deltas andmeväljade täitmine 12.1. Saabunud ja väljasaadetava dokumendi kohta kantakse Deltasse vähemalt järgmised andmed: 12.1.1. saatja/saaja nimi või nimetus (kasutatakse kontaktide andmebaasi, füüsilise isiku puhul täisnime); 12.1.2. saatja/saaja postiaadress või elektronposti aadress; 12.1.3. sarja tähis Keskuse dokumentide loetelu järgi. 12.1.4. dokumendi viit ja kuupäev; 12.1.5. dokumendi saamise/saatmise viis (e-posti, (tähitud) posti, DVK, faksi teel või kulleriga või anti isiklikult üle); 12.1.6. dokumendi liik (valitakse dokumendi alamliik vastavalt dokumendi sisule); 12.1.7. pealkiri (saatja või saaja nimetus ja/või lühidalt dokumendi eesmärk või sisu, füüsiliste isikute puhul kasutatakse täisnime asemel initsiaale); 12.1.8. kui dokument eeldab vastust, siis dokumendi täitmise tähtaeg; 12.1.9. juurdepääsupiirang, kui dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks (juurdepääsupiirangu kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine); 12.1.10. isiku(te) nimi(ed), kellele dokument on suunatud täitmiseks, teadmiseks, ettepanekute esitamiseks; 12.1.11. dokumendi menetlemise eest vastutav isik; 13. Dokumendi viit  6 13.1. Vastavalt dokumentide loetelule moodustub dokumendi viit sarja (ja allsarja) tähisest, asja numbrist dokumendihaldussüsteemis või funktsiooni (ja allfunktsiooni) tähisest ning dokumendi järjekorranumbrist. Näide: 1-6/46-1 1-6 – sari: asutuse juhtimise korraldamisega seotud kirjavahetus 46 – asja number dokumendihaldussüsteemis 1 - dokumendi järjekorranumber asja sees 13.2. Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi järjekorranumber automaatselt. Vastusdokumendid seotakse algdokumentidega. 13.3. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE JA KINNITAMINE 14. Dokumendi menetlemine 14.1. Dokumendi menetlemine toimub üldjuhul Deltas. 14.2. Dokumendi menetlemise all mõistetakse muuhulgas saabunud dokumendi läbivaatamist, koostamist, kooskõlastamist, allkirjastamist, registreerimist, väljasaatmist. 14.3. Kogu info dokumendi ja selle menetlemise kohta peab olema seotud nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. 14.4. Deltas kasutatakse järgmisi mõisteid: 14.4.1. vastutav isik (töötaja) - töötaja, kes koordineerib tööülesande lahendamist, määrates täitja(d) ja kaastäitja(d) või täidab tööülesande ise ning kes vastutab tööülesande nõuetekohase ja tähtaegse läbi vaatamise eest; 14.4.2. täitja - vastutava isiku määratud töötaja, kes täidab edastatud tööülesande (näiteks koostab vastuse); 14.4.3. täitmiseks – tööülesande edastamine töötajale sisuliseks täitmiseks/vastuse koostamiseks jne; 14.4.4. arvamuse andmiseks - dokumendi projekti suunamine arutelu avamiseks või arvamuste saatmiseks; 14.4.5. kooskõlastamiseks - dokumendi projekti suunamine kooskõlastamiseks asjaomastele töötajatele; kui ei ole määratud teisiti, siis kooskõlastamisel ei digiallkirjastata dokumenti; 14.4.6. teadmiseks – dokumendi/tööülesande edastamine töötaja informeerimiseks; 14.4.7. allkirjastamiseks – dokumendi suunamine allkirjastamiseks. 14.5. Sekretär registreerib sissetuleva dokumendi, määrab dokumendile vastutava isiku ja suunab selle menetlusse. 14.6. Dokumendi täitmise eest vastutab isik, kellele see on Deltas täitmiseks suunatud. Vastutav isik võib dokumendi täitmiseks kaasata teisi Keskuse töötajaid ning lisada dokumendile kaastäitjaid. 14.7. Kui dokumendi sisu viitab otseselt mingile tegevusalale, mis ei nõua direktori või struktuuriüksuse juhi poolt eraldi täitja määramist, edastatakse dokument lahendamiseks otse selle valdkonnaga tegelevale töötajale ja teadmiseks tema vahetule juhile.  7 14.8. Kui dokumenti peab selle sisu arvestades lahendama mitu struktuuriüksust või isikut, määratakse dokumendile vastutav isik ja mitu täitjat. Täitmise tagab sel juhul vastutav isik. 14.9. Kui dokumendi täitjaks määratud töötaja selle valdkonna või teemaga ei tegele, annab täitjaks määratud isik sellest teada vastutavale isikule ja nimetab uue täitja või täidab ülesande ise. 15. Dokumendi täitmise tähtaeg ja selle järgimine 15.1. Dokument vaadatakse läbi ja asi lahendatakse 30 kalendripäeva jooksul, kui õigusaktidest või direktori/vahetu juhi korraldusest ei tulene muud tähtaega. 15.2. Õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel võib dokumendi täitmise tähtaega pikendada, kui see on vajalik asja õigeks lahendamiseks täiendavate asjaolude väljaselgitamiseks. Tähtaja pikendamise otsustab direktor. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne algse tähtaja saabumist. 15.3. Dokumendi läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaja algust arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. 15.4. Dokumendi täitmise tähtaega on järgitud, kui tähtpäeva saabumiseks on dokumendi sisust tulenevad toimingud tehtud, vastus on sideasutusele ärasaatmiseks üle antud või vastus on edastatud elektroonilisel teel. 15.5. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab dokumendi täitja. 15.6. Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul õigele adressaadile, teavitades sellest saatjat kas eraldi kirjaga või edastades talle vastava kirja koopia. 15.7. Kui kirjaliku vastuse koostamine ei ole tingimata vajalik ja avaldaja ei nõua kirjalikku vastust, võib täitja sisse tulnud dokumendi sisus olevad probleemid lahendada telefoni või isiklike läbirääkimiste teel. Sel juhul tuleb teha Deltasse kommentaaride lahtrisse märge, kus näidatakse, kuidas, millal ja kelle poolt asi lahendati. 15.8. Ülesande täitjal on kohustus informeerida ülesande lahendamise käigust neid asjasse puutuvaid töötajaid, keda polnud menetlusosalisteks märgitud, kuid kes peaksid antud asja lahendamise käigust teadlikud olema. 16. Dokumendi koostamine 16.1. Dokument koostatakse käesoleva korra osa II nõuete kohaselt. 16.2. Dokument vormistatakse üldjuhul digitaalselt. 16.3. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: 16.3.1. dokumendi liigist; 16.3.2. sarjast, kuhu dokument kuulub; 16.3.3. nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; 16.3.4. võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. 16.4. Dokumendi loomist alustatakse Deltas metaandmete täitmisest. Metaandmete salvestamisel kanduvad andmed automaatselt dokumendimallile.  8 16.5. Delta mallidele vormistatud dokument saab kuupäeva ja registreerimisnumbri süsteemi poolt automaatselt registreerimise hetkel (digiallkirjastamisel või „registreeri” nuppu kasutades). 17. Dokumendi kooskõlastamine 17.1. Dokumendi koostaja kooskõlastab dokumendi vahetu juhiga ning töötajatega, kelle töövaldkonda dokument puudutab. Juht võib teenistus- või tööalase korralduse andmisega määrata dokumendid, mida temaga ei kooskõlastata. 17.2. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks järjestikuse kooskõlastamise põhimõttel alustades madalamal astmel asuvaste töötajast. 17.3. Dokument kooskõlastatakse, kooskõlastatakse märkustega või ei kooskõlastata. Mittekooskõlastamist tuleb põhjendada. 17.4. Kooskõlastamiseks saadetud dokumenti ei allkirjastata. 18. Dokumendi allkirjastamine 18.1. Dokument saadetakse allkirjastamiseks, kui dokument on Deltas kooskõlastatud. 18.2. Kõik dokumendi lisad salvestatakse Deltasse koostatud dokumendi juurde. 18.3. Väljasaadetavale dokumendile märgitakse lisaks allkirjastajale selle koostaja ees- ja perekonnanimi ning tema e-posti aadress ja telefoninumber. 19. Dokumendi väljavõtte, koopia, ärakirja vormistamine ja kinnitamine 19.1. Mõisted: 19.1.1. Koopia on originaali kopeerimise teel saadud täpne dokumendi jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt; 19.1.2. Ärakiri on originaali sisuline kordus, dokumendi rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus. Vormilt ei tarvitse ärakiri originaaliga kokku langeda, nt. kirja ärakiri vormistatakse üldjuhul valgele paberile, seega puuduvad plangi rekvisiidid; 19.1.3. Väljavõte on dokumendi teksti osaline taasesitus, mis vormistatakse siis, kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada; 19.1.4. Duplikaat on dokumendi korduseksemplar, millel on originaali juriidiline jõud ja mis on tõestatud väljaandja allkirjaga. 19.2. Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna “VÄLJAVÕTE”. 19.3. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida originaaldokumendi väljaandjat. Väljavõttele on kohustuslik märkida: 19.3.1. dokumendiliik; 19.3.2. väljaandmise aeg ja dokumendi registreerimisnumber; 19.3.3. väljaandmise koht; 19.3.4. pealkiri; 19.3.5. tekst (väljajäetud osad märgitakse punktiirjoonega); 19.3.6. allakirjutaja nimi ja ametinimetus. 19.4. Digitaalsel dokumendil koopiat ei ole, kõik digitaalallkirjaga dokumendi eksemplarid on võrdsed.  9 19.5. Digitaaldokumendi originaali ja ärakirja mõisteid saab kasutada, kui tegemist on sama dokumendiga erinevatel andmekandjatel. 19.6. Dokument kinnitatakse allkirjaga või käskkirjaga. 20. Lepingute ja nende juurde kuuluvate dokumentide ning tööde üleandmise- vastuvõtmise akti menetlemine 20.1. Lepingu dokumendi valmistab ette hankija jurist koos hanke eest vastutava töötajaga. 20.2. Hankelepingu ettevalmistamisel tuleb lähtuda hankekorrast. 20.3. Lepingu vormistamiseks kasutatakse lepingu vorme, kui hankejuhi või juristiga ei ole kokku lepitud teisiti. Vormid on kättesaadavad Keskuse siseveebis (https://wiki.sm.ee). 20.4. Leping, hankeleping ning hankelepingu raames tööde tellimus registreeritakse Deltas, sidudes tööde üleandmise-vastuvõtmise akti jm seotud dokumendid viitega lepingule. Registreerimise eest vastutab tööde tellimuse koostaja ja vastuvõtja või lepingus märgitud kontaktisik. 20.5. Leping, hankeleping ning hankelepingu raames tööde tellimus kooskõlastatakse Deltas enne teisele lepingupoolele edastamist lepingut ettevalmistava töötaja osakonna juhataja, üldosakonna juhataja ning hankejuhi või juristiga. 20.6. Lepingud allkirjastab direktor või direktori ülesandeid täitev asendaja. 20.7. Lepinguga seotud tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid allkirjastab lepingus märgitud kontaktisik, kui lepingus ei ole märgitud teisiti. 20.8. Kolmanda osapoole edastatud allkirjastatud leping salvestatakse Deltas ning edastatakse kooskõlastamiseks asjaga seotud töötajale, tema osakonna juhatajale, üldosakonna juhatajale ning hankejuhile või juristile. 20.9. Kooskõlastajad kinnitavad kooskõlastusega, et leping on seaduspärane ja vajalik, tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsetele tingimustele ning kokkuleppe sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist. 20.10. Lepingu dokumendi kooskõlastamise käigus võib kooskõlastaja nimetada töötajad, kellega tuleb leping või vastuvõetavad tööd kooskõlastada. 20.11. Leping jõustub, kui dokument on mõlema poole poolt allkirjastatud alates viimase allkirja lisamisest. 20.12. Allkirjastatud leping edastatakse teisele lepingupoolele sekretäri poolt. 21. Arvete menetlemine 21.1. Arved edastatakse e-arvete keskkonda aadressile [email protected]. 21.2. Arvete menetlusringi ja konteeringu lisab finantsspetsialist või teda asendav töötaja. 21.3. Arve kinnitab vastava hanke või projekti eest vastutav isik, osakonnajuhataja, üldosakonna juhataja ja raamatupidaja (Riigi Tugiteenuste Keskusest).  10 21.4. Hanke või projekti eest vastutav isik kontrollib akti vastavust arvele ja lisab e-arvete keskkonda arve juurde tööde üleandmise-vastuvõtmise akti ning vastuvõttudega seotud arvete juurde osalejate nimekirja. 22. Tervise infosüsteemi liidestuslepingute menetlemine 22.1. Tervise infosüsteemi liidestuslepingu (liidestusleping) valmistab ette direktori poolt antud volikirja alusel kasutajatoe töötaja. Liidestusleping lisatakse Deltasse ning allkirjastatakse volikirja alusel kasutajatoe töötaja poolt. 22.2. Peale liidestuslepingu sõlmimist väljastab kasutajatoe töötaja liidestunud asutusele juur-OID. 23. Käskkirja menetlemine 23.1. Käskkiri on haldusakt. Käskkirjad jagunevad: 23.1.1. üldkäskkirjad; 23.1.2. personalikäskkirjad. 23.2. Käskkiri vormistatakse Deltas vastavalt käskkirja vormile. Vormid on kättesaadavad Keskuse siseveebis (https://wiki.sm.ee). 23.3. Kui käskkirjal on lisad, kasutatakse käskkirja vormi „käskkiri lisaga“. Mitme lisa puhul lisad nummerdatakse. 23.4. Üldkäskkiri kooskõlastatakse käskkirjaga seotud isikutega, käskkirja ettevalmistanud töötaja osakonna juhatajaga. Rahalisi makseid puudutav käskkiri kooskõlastatakse üldosakonna juhatajaga. 23.5. Käskkirja allkirjastab direktor või direktori ülesannetes olev asendaja. 23.6. Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui käskkirjas ei ole sätestatud teisiti. 23.7. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada uue käskkirjaga. Sellekohane märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus viidatakse, millisest kuupäevast ja millise registreerimisnumbri ning pealkirjaga käskkiri on kehtetuks tunnistatud. 24. Puhkusetaotluse menetlemine 24.1. Puhkusetaotlus vormistatakse RTIP-s. Töötaja puhkusetaotlus kooskõlastatakse vahetu juhiga japuhkuseasendajaga. 25. Lähetuste korraldamine 25.1. Lähetus (sh koolituslähetus) vormistatakse RTIP-s vastavalt lähetuste korrale. 26. Protokollide vormistamine 26.1. Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamisel või koosoleku käigus ning vastuvõetud otsuste fikseerimiseks. 26.2. Juhtkonna ja kolmandate osapooltega peetud nõupidamised tuleb protokollida. Juhtkonna koosolekud protokollib sekretär. Kolmandate osapooltega peetavad nõupidamised protokollib nõupidamise kokku kutsunud töötaja, kui koosolekul ei ole otsustatud teisiti.  11 26.3. Protokolli kuupäev on koosoleku toimumise kuupäev. Märkida tuleb ka protokollitava ürituse alguse ja lõpu kellaajad. 26.4. Protokollis märgitakse koosolekust osavõtjad. Alaliste osavõtjate ja juurde kutsutute nimed märgitakse eraldi. Ära märgitakse ka puudujate nimed. 26.5. Osavõtjate nimekirjale järgneb päevakord. Kui päevakorrapunkte on rohkem kui üks, siis punktid nummerdatakse. 26.6. Päevakorrale järgnevad ettekanded ja sõnavõtud ning otsused. Sõnavõttude puhul märgitakse ettekande sisu kokkuvõte. 26.7. Kirjaliku ettekande olemasolul ettekande sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ning teksti tehakse märge lisa kohta. 26.8. Protokollija korraldab koostatud protokollide registreerimise, kooskõlastamise, allkirjastamise Delta, siseveebi või e-kirja kaudu ning protokolli väljastamise asjaomastele isikutele. Teistest asutustest saabuvad protokollid registreeritakse sissetuleva kirjana. Protokolli vorm on kättesaadavad keskuse siseveebis (https://wiki.sm.ee). 27. Euroopa Liidu struktuurifondidest ja muudest välistoetustest finantseeritavate projektide ja lepingute menetlemine 27.1. Euroopa Liidu struktuurifondidest ja muudest välistoetustest finantseeritavate projektide dokumentide (edaspidi välistoetusest finantseeritav projekt) menetlemisel tuleb lähtuda välistoetuse andmist reguleerivatest õigusaktidest. 27.2. Välistoetusest finantseeritava projekti taotlused registreeritakse Deltas iga projekti lõikes eraldi asjatoimikuna, mille alla registreeritakse antud projektiga seotud dokumentatsioon. Projektiga seotud dokumendid seotakse viite abil projekti või toimikuga. 28. Teabenõude menetlemine 28.1. Saabunud teabenõue registreeritakse üldises korras olenemata saabumise viisist. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või täidetakse viivitamata. 28.2. Teabenõude tähtaegse täitmise eest vastutab töötaja, kellele teabenõue täitmiseks suunati. 28.3. Suuliselt esitatud teabenõude, kui seda ei täideta koheselt, registreerib teabenõude saaja ning suunab selle vastamiseks teavet valdavale osakonnale. 28.4. Kui teabenõudja taotleb teavet dokumendist, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, väljastatakse talle teave sellises ulatuses, mille suhtes juurdepääsupiirangud ei kehti. Kui isik taotleb teavet, milles sisalduvad tema või kolmandate isikute juurdepääsupiiranguga isikuandmed, tuleb tuvastada teabenõudja isik. Teabenõudja isiku tuvastamine toimub tema autentimisel autentimis vahendi (ID- kaart, mobiil-ID) abil. Kui isik taotleb juurdepääsupiiranguga isikuandmeid kolmandate isikute kohta, peab ta teatama teabele juurdepääsu õigusliku aluse ja eesmärgi. 28.5. Kui saabunud dokumendi sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõudega, vaid see on märgukiri, selgitustaotlus või muu dokument, informeerib täitjaks määratud töötaja viie tööpäeva jooksul dokumendi esitajat tema dokumendi edasise menetlemise tähtajast.  12 28.6. Keskuse valduses olev avalik teave avalikustatakse asutuse veebilehel või teabenõude täitmisega. 29. Juurdepääsupiirangu kehtestamine ja asutusesisene teave 29.1. Dokumendi koostaja vastutab selle eest, et teabele oleks kehtestatud asjakohased juurdepääsupiirangud. 29.2. Dokumendisarjad, milles registreeritud dokumentidele võib kehtestada juurdepääsupiiranguid, on kindlaks määratud Keskuse dokumentide loeteluga. 30. Märkega „asutusesiseseks kasutamiseks” dokumentide loomine, registreerimine ja avalikustamine 30.1. Dokumendi loomisel Deltas tuleb täita dokumendi metaandmed, määrata juurdepääsupiirang, lisades dokumendiregistris väljale “Juurdepääs” dokumendi piirangu märke “AK”, piirangu aluse (leitav dokumentide loetelust) ja piirangu lõppemise kuupäeva. 30.2. Juurdepääsupiirangut sisaldavate dokumentide saatmisel asutusest välja peab dokument sisaldama märget „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ koos teabevaldaja nimetuse, juurdepääsupiirangu aluse, piirangu kehtimise lõpptähtpäeva ja märke vormistamise kuupäevaga. 30.3. Saabunud dokumentidele, millel on saatja märge “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”, saab juurdepääsu taotleda või juurdepääsupiirangut muuta vaid dokumendi saatja nõusolekul. 30.4. Juurdepääs asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele võimaldatakse vastavalt avaliku teabe seadusele. 30.5. Asutusesiseseks kasutamiseks (AK märkega) dokumentide kohta avalikustatakse dokumendiregistri avalikus vaates vaid metaandmed. 30.6. Juurepääsupiirangu lõppedes on dokument avalik. 31. Asja lahendatuks lugemine 31.1. Asi on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud või kui dokumendi saatjale on vastatud sisuliselt ning lahendamisest on asjaomastele isikutele või asutustele teatatud. 32. Dokumendi väljasaatmine 32.1. Digitaalne dokument edastatakse adressaadile DVK või e-posti teel. Paberkandjal dokumendi edastab sekretär adressaadile postiteenuse osutaja vahendusel. V ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE 33. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt 33.1. Direktori ja töötaja töölt lahkumise korral vormistatakse asjaajamise üleandmise- vastuvõtmise akt. 33.2. Direktori töölt lahkumise korral vormistatavas asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktis märgitakse vähemalt järgmised andmed:  13 33.2.1. täitmisel olevate lepingute loetelu; 33.2.2. lahendamisel olevate ülesannete ja nendega seotud dokumentide loetelu; 33.2.3. asutuse eelarvevahendite seis. 33.3. Töötaja töölt lahkumise korral vaadatakse üle pooleliolevad ülesanded vastavalt käesoleva punkti alapunktides toodud loetelule. Üleandmis-vastuvõtmisaktis märgitakse: 33.3.1. töötaja täitmisel olevate lepingute loetelu koos lepingu lõppemise tähtpäevaga; 33.3.2. lahendamisel olevate muude ülesannete ja nendega seotud dokumentide loetelu. 33.4. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse hiljemalt töötaja lahkumise päevaks. 33.5. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse ja allkirjastatakse digitaalselt. 34. Asjaajamise ühepoolne vastuvõtmine 34.1. Kui töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise vastuvõtmine ühepoolselt ja asjaajamise võtab üle töötaja vahetu juht või tema määratud töötaja. Sel juhul tehakse üleandmise-vastuvõtmisakti vastav märge. 35. Mittenõustumine üleandmise-vastuvõtmise akti sisuga 35.1. Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmise akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse üleandmisel või vastuvõtmise aktile ja mille olemasolu kohta tehakse üleandmisel või vastuvõtmise akti märge. VI ARHIIVI KORRASTAMINE 36. Dokumentide loetelu 36.1. Dokumentide loetelu koostamise eesmärk on tagada asjaajamises toimikute moodustamise ja arvestamise kord. 36.2. Dokumentide loetelu on funktsioonipõhine ja tähtajatu ning kehtestatud direktori käskkirjaga. 36.3. Dokumentide loetelu muudetakse eelkõige kui: 36.3.1. Keskuse ülesannete muutumise tulemusena tekivad uued dokumendi sarjad; 36.3.2. muutub dokumendi liigi kohta kehtestatud säilitustähtaeg; 36.3.3. sellekohase põhjendatud ettepaneku teeb avalik arhiiv. 37. Dokumentide säilitamine 37.1. Dokument säilitatakse vähemalt dokumentide loetelus määratud säilitamise tähtajani. 37.2. Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või saamisest. 38. Dokumentide hoidmine ja hävitamine 38.1. Paberdokumenti hoitakse toimikus, millele märgitakse Keskuse dokumentide loetelus sellele dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.  14 38.2. Toimikus paigutatakse dokumendid kronoloogilises või vajaduse korral muus loogilises (näiteks tähestikulises) järjestuses. 38.3. Ühte toimikusse ei panda erineva säilitustähtajaga dokumente. 38.4. Toimikusse paigutatakse ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö laad (nt isiklik toimik, ajutise töörühma või komisjoni toimik). 38.5. Digitaaldokumendid säilitatakse Deltas, mis tagab dokumendi säilimise autentsena ja terviklikuna vähemalt sellele kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 38.6. Dokumendi, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, võib hävitada. 39. Arhivaali säilitamine ja hävitamine 39.1. Arhivaali hoitakse Keskuse arhiivis või antakse üle alaliseks säilitamiseks Riigiarhiivi vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale. 39.2. Arhivaale hoitakse vastavalt arhivaalitähtajale. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödas ning puudub vajadus nende edasiseks säilitamiseks, hävitatakse akti alusel. 39.3. Arhivaalide säilitamiseks tagatakse vajalikud tingimused ja koostatakse arvestusdokumendid. 39.4. Arhivaali hävitamiseks tehakse arhivaalide loetelus märge arhivaalide väljumise kohta koos viitega arhivaalide hävitamis aktile. 39.5. Arhivaalid hävitatakse: 39.5.1. arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine jm) või 39.5.2. teabe kustutamisega selle kandjalt. 40. Arhivaali kasutamine 40.1. Töötajatel on õigus oma tööülesannete täitmiseks laenutada arhiivist toimikuid või dokumente. Laenutamine registreeritakse. 41. Arhivaalide üleandmine Riigiarhiivi 41.1. Arhivaalide üleandmine Riigiarhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale. 42. Lisad 42.1 Dokumentide loetelu (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Reinhold Direktor 15