Tähtaja pikendamine

Saatja: Agnes Järvela - AKI </O=EXCHANGELABS/OU=EXCHANGE ADMINISTRATIVE GROUP (FYDIBOHF23SPDLT)/CN=RECIPIENTS/CN=7777B595CF114825A9C7D80E0C8A26C7-D567F7F8-C5> Saaja: Katrin Verma Teema: RE: seisukoht töötaja e-postkasti vaatamise kohta Tere! Vabandan, et meie vastus on viibinud. Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse § 6 kohaselt vastatakse selgitustaotlusele 15 päeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. AKI pikendab selgitustaotlusele vastamise tähtaega kuni 16.06.2025, sest vastuse koostamine eeldab mõnes nüansis täpsemat analüüsi. Edastame oma vastuse esimesel võimalusel. Head soovides Agnes Järvela Jurist (tiimijuht) [email protected] 627 4145 ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Tatari 39 | 10134 Tallinn | Eesti LinkedIn <https://www.linkedin.com/company/estonian-data-protection-inspectorate/> | YouTube <https://www.youtube.com/@andmekaitse> <https://www.aki.ee/> From: Katrin Verma <[email protected]> Sent: Tuesday, June 3, 2025 8:50 AM To: info - AKI <[email protected]> Subject: FW: seisukoht töötaja e-postkasti vaatamise kohta Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Tere! Olen 16.05 edastanud teile alloleva selgitustaotluse. Tänaseks on selgitustaotlusele vastamiseks ettenähtud vastamistähtaeg möödunud, kuid minuni ei ole teie vastus jõudnud. Palun andke teada, millal võiks teie vastust oodata. Tänan! Heade soovidega Katrin Verma Jurist E [email protected] <mailto:[email protected]> Lennuliiklusteeninduse AS Kanali põik 3, Rae küla, Rae vald, 75310 Harjumaa <http://www.eans.ee/> <https://www.facebook.com/Lennuliiklusteenindus/> <https://twitter.com/AirTrafficEST> <https://www.linkedin.com/company/estonian-air-navigation-services/> From: Katrin Verma Sent: Friday, May 16, 2025 3:31 PM To: '[email protected]' <[email protected] <mailto:[email protected]> > Subject: seisukoht töötaja e-postkasti vaatamise kohta Tere! Pöördume Andmekaitse Inspektsiooni (AKI) poole saamaks teie seisukoht nii töötaja kui ka endise töötaja nimelise e-postkasti tööandja vaatamisõiguse osas. AKI dokumendis „Ringkiri töötajate e-postkasti sisu töötlemise kohta“ on välja toodud järgnev: Endiste töötajate nimelised e-postkastid tuleb koheselt pärast töösuhte lõppu sulgeda ja neid võib erandkorras hoida lahti (kirju vastu võtta) üksnes juhul, kui selleks on töötaja andnud eelneva vabatahtliku nõusoleku, selleks on reaalne vajadus ja see toimub väga lühikest aega. /…/ Tööandja poolt töötajale eraldatud e-postkastist kirjade vaatamine ei ole välistatud, aga see peab olema eelnevalt reguleeritud, sh millistel asjaoludel seda teha tohib, kes toimingu teeb, kuidas toiming tehakse (sh vormistatakse), millal toiming tehakse ja kuidas töötajat sellest teavitatakse. Kirjade vaatamine võib olla teatud põhjendatud juhtudel vajalik, aga iga tööandja peab eelnevalt töötajaid teavitama, mis on need juhud, et nad teaksid sellega arvestada. Sellised reeglid tuleb kehtestada kirjalikult (näiteks töökorralduse reeglites). Samad reeglid kehtivad ka pärast töösuhte lõppu. 1. Palun täpsustage, millist ajavahemikku saab pidada väga lühikeseks ajaks. Kas selleks võiks olla üks kuu? 2. Kas mõistame õigesti, et kui töökorralduse reeglites loetleme konkreetsed alused, millistel juhtudel võib nii töötaja tööaja kui ka endise töötaja nimelist e-postkasti tööandja vaadata, siis ei pea selleks eraldi töötajalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis nõusolekut küsima? Töökorralduse reeglid kehtestab tööandja ühepoolselt. Kas nendega töötaja poolt tutvumist, sh kinnitust nende järgimise kohta, saab pidada töötaja vabatahtlikuks nõusolekuks tema e-postkasti vaatamiseks? 3. Miks on oluline toiming vormistada ja töötajat/endist töötajat sellest teavitada? 4. Teavitades endist töötajat asjaolust, et tööandja otsib tema endisest e-postkastist järgmisel päeval töökorralduse reeglites määratud alusel teatud kirja, nt mingi asjaolu tõendamiseks, võib endine töötaja oma nõusoleku tagasi võtta ning tööandjal ei olegi seejärel alust endise töötaja e-postkasti vaadata. Kuidas sellisel juhul tööandja peaks käituma, kui töökorralduse reeglites oli vastav alus ette nähtud, kuid nüüd seda rakendama soovides hakata, võtab endine töötaja oma nõusoleku tagasi? AKI juhendis „Isikuandmete töötlemine töösuhetes“ on märgitud järgnev: Kui tööandja on kehtestanud töösuhte ajal e-posti kasutamise põhjendatud reeglid, saab ta reeglites tagada endale õiguse säilitada endise töötaja e-posti kirju mõistliku aja jooksul. Endise töötaja e- kirjad võib paigutada näiteks arvutikettale, kustutades seejärel serverist e-posti aadressi koos selle sisuga. Kui aga peaks olema põhjendatult vaja säilitada mingiks ajaks töötaja e- post, võib serveris töötaja nimelise e-posti asendada muu kombinatsiooniga, mille alusel ei saa inimest enam tuvastada, nt ’tootajaametipost@ettevõte.ee’. 5. Kas saame õigesti aru, et tööandja võib endise töötaja kogu e-posti sisu paigutada arvutikettale ja seal andmeid töödelda? Siinkohal jääb selgusetuks, et mis erinevus seisneb selles, kas tööandja vaatab endise töötaja e-postkasti sisu eraldi arvutikettalt või siis endise töötaja e-postkastis endas. 6. Kuidas muudab andmetöötlus õiguspäraseks vahetades endise töötaja nimelise e-postkasti nt ’tootajaametipost@ettevõte.ee’ vastu? Endise töötaja nimi säilib e-postkastis sisalduvatel e-kirjadel edasi. 7. Millist perioodi võiks pidada mõistlikuks ajaks? 8. Kas see, kui tööandja säilitab endise töötaja e-postkasti sisu võimalike tulevikus tekkivate asjaolude tõendamiseks pikema perioodi vältel, on kooskõlas õigusaktidega, kui sellele postkastile pääseb ligi vaid üks kindel tööandja töötaja ja klausliga, et vaid põhjendatud juhul tohib ta seal andmeid töödelda? Siinkohal täpsustame, et töösuhetes on üldjuhul nõuete aegumistähtaeg kolm aastat. Kas võiks sellest lähtuda? Jääme ootama teie tagasisidet. Heade soovidega Katrin Verma Jurist E [email protected] <mailto:[email protected]> Lennuliiklusteeninduse AS Kanali põik 3, Rae küla, Rae vald, 75310 Harjumaa <http://www.eans.ee/> <https://www.facebook.com/Lennuliiklusteenindus/> <https://twitter.com/AirTrafficEST> <https://www.linkedin.com/company/estonian-air-navigation-services/>