ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Lp Katrin Verma Teie 16.05.2025
Lennuliiklusteeninduse AS
[email protected] Meie 16.06.2025 nr 2.2-9/25/1582-4
Vastus selgitustaotlusele
Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie selgitustaotluse, millega soovite seisukohta nii töötaja
kui ka endise töötaja nimelise e-postkasti tööandja vaatamisõiguse osas.
Esmalt selgitame, et AKI ei saa selgitustaotlusele vastates anda konkreetset siduvat õiguslikku
hinnangut, see on võimalik ainult järelevalvemenetluses. Märgukirjale ja selgitustaotlusele
vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse §-st 3 tulenevalt on AKI-l kohustus anda
õigusalaseid selgitusi asutuse tegevuse aluseks olevate õigusaktide ning asutuse pädevuse ja
õigusloome tegevuse kohta. Seetõttu on järgnevalt toodud üldised Euroopa Parlamendi ja nõukogu
määruse (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus ehk IKÜM) selgitused.
Isikuandmete töötlemine eeldab õigusliku aluse olemasolu (IKÜM art 5 lg 1 punkt a ja IKÜM art
6 lg 1). Nii peab olema õiguslik alus ka (lahkunud) töötaja nimelise e-postkasti sisuga tutvumiseks
ja töösuhte lõppedes e-postkasti avatuna hoidmiseks.
AKI viitas oma 16.06.2023 ringkirjas lahkunud töötaja e-postkasti erandkorras avatuna hoidmisel
töötaja nõusolekule kui õiguslikule alusele, kuid seejuures on ringkirjas rõhutatud, et lahkunud
töötaja antud nõusolek selleks peab olema vabatahtlik, e-postkasti avatuna hoidmine peab
põhinema reaalsel vajadusel ja toimuma lühikese aja jooksul. Nii tuleb arvestada sellega, et
üldjuhul ei peeta töösuhetes nõusolekut sobivaks isikuandmete töötlemise aluseks. Kui tööandja
tõesti soovib tugineda andmete töötlemisel (lahkunud) töötaja nõusolekule, siis peab tööandja
veenduma ka selles, et nõusolek vastab IKÜM art 4 p 11 ja art 7 tingimustele. Nõusolek peab
olema antud kas avalduse vormis või selge nõusolekut väljendava tegevusega. Lisaks peab
nõusolek olema vabatahtlik, konkreetne, teadlik ja ühemõtteline. Vabatahtlik nõusolek seejuures
tähendab, et (lahkunud) töötajal peab olema ka tegelikult võimalus valida, kas ta sellise
andmetöötlusega nõustub või mitte. Samuti on tal õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta, mis
tähendab, et selle tagasi võtmisega peab lõppema ka andmetöötlus, nii nagu isegi oma kirjas olete
viidanud. Üldiselt on tööandja jõupositsioonil ning töötaja nõusoleku tegelikku vabatahtlikkust ei
ole võimalik garanteerida. Nendest põhjendustest lähtuvalt saab nõusolek töötaja e-postkasti sisu
vaatamiseks olla pigem erandlik andmetöötluse õiguslik alus.
Alternatiivselt võivad töötaja e-postkasti vaatamise õigusliku alusena tulla kõne alla eelkõige
IKÜM art 6 lg 1 punkt f (andmetöötleja õigustatud huvi, mis ei kaalu üles andmesubjekti õiguseid
ja huve), teatud juhtudel ka IKÜM art 6 lg 1 punkt c (seadusest tuleneva kohustuse täitmine).
Pigem erandlikel juhtudel võib e-postkasti sisu vaatamisel tulla kõne alla lisaks veel IKÜM art 6
lg 1 punkt b (andmesubjekti osalusel sõlmitud lepingu täitmiseks vajalik andmetöötlus). Viimane
võiks teoreetiliselt e-postkasti sisu vaatamise puhul tulla kõne alla juhul, kui esiteks on tegemist
Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 /
[email protected] / www.aki.ee
Registrikood 70004235
veel tööl oleva töötajaga, st mitte lahkunud töötajaga (lepingu alusel töötlemine eeldab lepingu
kehtivust) ning teiseks, kui täidetakse mingit töölepinguga kokkulepitud kokkulepet/tingimust,
milleks andmetöötlus vajalik on. Lahkunud töötaja e-postkasti sisu säilitamisel võib kõne alla tulla
õigusliku alusena samuti eelkõige IKÜM art 6 lg 1 punkt f. Lõppastmes sõltub konkreetne alus
andmetöötluse olukorrast ja eesmärgist. Igal juhul peab andmetöötleja selgelt teadma, millisel
õiguslikul alusel ja eesmärgil ta kavatseb isikuandmeid töödelda. Õiguslikke aluseid on AKI
avanud oma kodulehel Töötlemise õiguslikud alused.
Lisaks õigusliku aluse olemasolule tuleb isikuandmete töötlemisel tagada isikuandmete töötlemise
põhimõtete täitmine (IKÜM art 5).
Nii tuleb nõusolekust kui õiguslikust alusest eristada isikuandmete töötlemise läbipaistvuse nõude
täitmist (küsimused 2 ja 3). IKÜM art 5 lg 1 p-i a kohaselt peab andmetöötleja tagama, et
isikuandmete töötlemine on inimese jaoks läbipaistev. Läbipaistvuse põhimõte eeldab, et
isikuandmete töötlemisega seotud teave ja sõnumid on inimesele lihtsalt kättesaadavad,
arusaadavad ning selgelt ja lihtsalt sõnastatud; nii puudutab läbipaistvus eelkõige andmesubjektide
teavitamist töötlemise eesmärgist ja selle konkreetsest põhjusest ning täiendavast teabest, et tagada
andmesubjekti suhtes õiglane ja läbipaistev töötlemine (IKÜM põhjenduspunkt 39). IKÜM art 13
ja 14 loetleb, milline teave tuleb inimesele tema isikuandmete töötlemisel anda. Selline
isikuandmete töötlemist puudutav teave tuleks andmesubjektidele anda enne isikuandmete
töötlemist.
Inspektsiooni senise praktika kohaselt on oluline, et tööandja määratleks oma töökorralduslikes
dokumentides täpselt e-posti kasutamise reeglid, mh peab tööandja määratlema, kas ja mis
tingimustel on lubatud isiklik kirjavahetus ja millal tohib tööandja tutvuda töötaja e-kirjadega.
Lisaks eelnevale on inspektsioon olnud seisukohal, et töötaja teadmata on tema tööalaselt
kasutatavas arvutis või e-postkastis ükskõik milliste isikuandmete töötlemistoimingute tegemine
keelatud. Seega eeldavad tööandja poolt töötaja e-postkasti kontrollimisega seotud
töötlemistoimingud, et töötaja on teadlik, et selliselt võidakse tema isikuandmeid töödelda ja
seejuures peab töötajaid sellest eelnevalt teavitama e-posti kasutamise reeglite või juhiste loomise
ja vastava korra tutvustamisega. Töötaja peab olema teadlik, et juhul, kui tal on e-postkastis
isiklikke kirju, siis kus ja kuidas neid säilitada, et välistada nendes sisalduvate isikuandmete
töötlemine tööandja poolt. Töötajale tema isikuandmete töötlemise kohta teabe andmine ehk
läbipaistvuse nõude täitmine ja töötaja poolt sellise teabega tutvumine ei asenda andmetöötluseks
nõusoleku küsimise vajadust juhul, kui andmetöötlus toimub nõusoleku alusel.
Küsite AKI ringkirjale tuginedes, mis erinevus seisneb selles, kas tööandja vaatab endise töötaja
e-postkasti sisu eraldi arvutikettalt või siis endise töötaja e-postkastis endas. Samuti küsite, kuidas
muudab andmetöötluse õiguspäraseks see, kui vahetada endise töötaja nimeline e-postkasti
nimetus nt „tootajaametipost@ettevõte.ee“ vastu, kuivõrd endise töötaja nimi säilib e-postkastis
sisalduvatel e-kirjadel edasi.
Igasuguste töötlemistoimingute puhul tuleb andmetöötluse põhimõtetena tagada mh ka
eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtete täitmine. Andmetöötlus peab toimuma täpselt ja
selgelt kindlaksmääratud ning õiguspärastel eesmärkidel ning isikuandmeid ei tohi töödelda hiljem
viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus (IKÜM art 5 lg 1 punkt b). Ühtlasi tuleb tagada see,
et töödeldaks üksnes neid isikuandmeid, mis on asjakohased, olulised ja piiratud sellega, mis on
vajalikud eesmärgi täitmiseks (IKÜM art 5 lg 1 punkt c). Seega ei pruugi olla eesmärgipärane ega
minimaalsuse põhimõttega kooskõlas, kui tööandja säilitab kogu lahkunud töötaja e-postkasti sisu
ja käib sealt vastavalt eesmärgile endale vajalikku sisu vaatamas. Pigem võib eesmärgipärase ja
minimaalsuse põhimõttega kooskõlas olla see, kui tööandja säilitab endale mingil eesmärgil
üksnes tööalasest vaatest vajalikud töötaja e-kirjad ning ülejäänud töötaja e-postkasti sisu serverist
kustutatakse. Igal juhul ei ole põhjendatud säilitada töötaja e-postkastis olevaid isiklikke e-kirju
(ka nendega seonduv tuleks töökorralduse reeglites selgelt määratleda). Sarnaselt võib lahkunud
töötaja õiguste ja huvide riivet vähendada see, kui muuta töötaja nimeline e-posti aadress muu
2 (3)
üldise kombinatsiooniga selleks, et vähendada neid olukordi, mil inimene on selgelt tuvastatav.
Seega ei ole andmetöötluse puhul küsimus üksnes õiguspärasuses, vaid ka selles, et täidetud
oleksid üldmäärusest tulenevad isikuandmete töötlemise põhimõtted (sh eesmärgipärasus ja
läbipaistvus).
Soovite viimaks teada, millist ajavahemikku saab pidada lahkunud töötaja e-postkasti lahti
hoidmisel väga lühikeseks ajaks või e-kirjade säilitamisel mõistlikuks. Küsite, kas võib olla
põhjendatud säilitada e-postkasti sisu kolm aastat, arvestades, et erinevate nõuete aegumistähtaeg
on kolm aastat (küsimused 1, 7 ja 8).
Andmetöötlus, sh isikuandmete säilitamine peab olema eesmärgipärane ja tagama selle, et
töödeldaks üksnes ja ainult neid andmeid, mis on eesmärgi täitmiseks vajalik. Seejuures tuleneb
IKÜM art 5 lg 1 punktist e ka isikuandmete säilitamise piirangu põhimõte, mis tähendab, et
isikuandmeid säilitatakse kujul, mis võimaldab andmesubjekte tuvastada ainult seni, kuni see on
vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks isikuandmeid töödeldakse. Isikuandmete töötlemise
eesmärgi koos kõikide täiendavate tingimustega (milliseid andmeid, kuidas, kelle poolt jne
töödeldakse) peab määrama isikuandmete vastutav töötleja ehk isik, kes määrab kindlaks, miks ja
kuidas andmetöötlus aset peab leidma. Vastutav töötleja peab seejuures arvestama juba viidatud
isikuandmete töötlemise põhimõtetega. Nii ei ole põhjendatud isikuandmeid säilitada, kui selleks
puudub eesmärk ja vajadus.
AKI märgib, et on töösuhetes isikuandmete töötlemise juhendit uuendamas ja nii on uuenemas ka
nimetatud e-postkasti kontrollimisega seonduv Isikuandmete töötlemine töösuhtes. Lisaks on AKI
koondanud ja koondab ka edaspidi korduma kippuvate küsimuste vastuseid oma KKK rubriiki
KKK töösuhted.
Loodame, et meie selgitustest on abi.
Lugupidamisega
Agnes Järvela
jurist
peadirektori volitusel
3 (3)