Leping

01.11.2023 Katri Targama Jelizaveta Salnikova Sales Manager Riigi Tugiteenuste Keskus Swissôtel Tallinn, Estonia Lõkke tn 4 Tornimäe 3 10122 Tallinn 10145 Tallinn Estonia Estonia Telefon: +372 663 8200 Telefon: +372 624 2446 E-mail: [email protected] E-mail: [email protected] Koduleht: www.tallinn.swissotel.com Ürituse viide: Euroopa Komisjoni konverents Broneeringu number: 255591 Lugupeetud Katri Targama Täname, et valisite oma ürituse korraldamiseks hotelli Swissôtel Tallinn. Käesolev dokument on täielik leping, mis sätestab Swissotel Estonia OÜ (edaspidi “Hotell”) ja Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi “Klient”) vahelise korraldusliku suhte ja 06.11.23, Swissôtel Tallinnas toimuva ürituse üksikasjad. Palun tutvuge lepinguga põhjalikult ning kontakteeruge meiega tekkivate küsimuste korral. Täname veel kord võimaluse eest teha koostööd Teie ettevõttega! Kinnitame, et pakume laitmatut teenindust suurepärastes ruumides ja usume, et jätame Teie külalistele meeldiva mälestuse! Siiralt Teie Jelizaveta Salnikova Sales Manager Swissôtel Tallinn, Estonia  Euroopa Komisjon 06.11.23 ÜRITUS Events | Template 7 Üritus Kellaaeg Ruum In Ruumipaigutus Miinimumtasu arv km-ga Kuupäev: 06.11.23 Õhtusöök 19.00-23:00 Ballisaal 2&3 120 Bankett 7200€ Ürituse lõplikud detailid - menüüd, osalejate lõplik arv, vajaminevad lisateenused, jne. tuuakse välja Function Sheet’il. Toitlustuse miinimumtasu on 7200 EUR 4h kohta. Kui tellite antud summa eest toitlustust pakume märgitud ( märkega min. spend / miinimumtasu) ruume tasuta. Juhul kui toidu ning jookide peale kulutatav summa on väiksem kui ettenähtud miinimumtasu, tasaarveldatakse vahe ruumi(de) renditasuna. Miinimumtasu hõlmab kohapeal, määratud alal ja ajal, tarbitavat ettetellitud konverentsitoitlustust. Ülalmainitud miinimumtasu sisaldab:  Projektor ruumis Ballisaal 3  Sisse-ehitatud ekraan ruumis Ballisaal 3  Pabertahvel markeritega  Traadita internetiühendus. Hotell ei vastuta traadita internetiühenduse turvalisuse eest. Internetiühenduse illegaalne või ebaeetiline kasutamine ei ole lubatud  ‘Meeting Concierge’ teenused  Konverentsiruumiga piirneva vahetu ala kasutamine üritusele registreerimiseks, kohvipausideks ning püstijala buffet lõunaks  Hotelli konverentsikeskuse külalistel on võimalik parkida Europark maa-aluses (Tornimäe parkimismaja) parklas 20% allahindlusega tavahindadest. Allahindluse tagab parkimispileti valideerimine konverentsikeskuses.  Käibemaks Miinimumtasule lisandub ka baarinuga rent koos teenindajaga 500 EUR 4h kohta. Osapooled lepivad omavahel ka kokku, et Riigi Tugiteenuste Keskus katab Euroopa Komisjoni päevase ürituse summas kuni 1275,84€ koos käibemaksuga. SWISS MEETING ADVANTAGE TEENUSED  Kõigis Teie üritusega seonduvates küsimustes abistab Teid kogu ürituse jooksul Meeting Concierge.  Üritusele registreerumiseks, kohvipausideks ning buffet-lõunasöögi tarbeks saate kasutada Teie ürituse ruumi vahetut fuajee-ala.  Pakume tasuta traadita interneti kasutamisvõimalust kogu hotellis. Hotell ei vastuta traadita internetiühenduse turvalisuse eest. Internetiühenduse illegaalne või ebaeetiline kasutamine ei ole lubatud. 2 TINGIMUSED 1. BRONEERIMINE Broneeringu kinnitamiseks palume tagastada Kliendi pädeva esindaja poolt allkirjastatud Leping (edaspidi „Kinnitatud Broneering“) faksi, e-posti või posti teel hiljemalt seitsme (7) kalendripäeva jooksul arvates Lepingu esilehel toodud kuupäevast. Juhul, kui Lepingu edastamise päeva seisuga on Ürituse planeeritud alguseni jäänud vähem kui seitse (7) kalendripäeva, palume tagastada Kinnitatud Broneeringu ühe (1) tööpäeva jooksul Lepingu esilehel toodud kuupäevast, kuid mitte hiljem kui üks (1) tööpäev enne Ürituse planeeritud algust. Kinnitatud Broneeringu mittetagastamisel käesolevas punktis sätestatud tähtaja jooksul või hiljemalt enne Ürituse planeeritud algust on Hotellil õigus broneering ilma etteteatamiseta ühepoolselt tühistada. Kinnitatud Broneeringu tagastamisega kinnitab Klient ühtlasi, et Klient järgib Ürituse läbiviimisel ja Kinnitatud Broneeringu esemeks olevate teenuste tarbimisel Eesti Vabariigis seadusandlusest tulenevaid kohustusi ja piiranguid ning kasutab Ürituse läbiviimisega seotud Hotelli ruume heaperemehelikult. 2. MAKSETINGIMUSED Juhul, kui Hotell on Kliendi taotlusel pidanud võimalikuks võimaldada Kliendil tasuda Ürituse eest osaliselt või täies ulatuses pärast Ürituse toimumist, siis on Klient kohustatud tasuma kogu Ürituse maksumuse, arvestades võimalikku teostatud Ettemaksu, hiljemalt neliteist (14) päeva arvates Ürituse lõppemisest. Juhul, kui Ürituse planeeritud maksumus ületab Kliendile võimaldatud krediidilimiiti, on Klient kohustatud krediidilimiidi ja Ürituse planeeritud maksumuse vahe tasuma Ettemaksuna vastavalt käesolevas punktis sätestatule. Käesolevast Lepingust tulenevate rahaliste kohustuste täitmisega viivitamisel on Klient kohustatud tasuma Hotellile viivisintressi arvestusega 0.06% viivitatud summalt kalendripäevas kuni põhivõlgnevuse täies ulatuses tasumiseni. 3. BRONEERINGU MUUTMINE JA TÜHISTAMINE Kliendil on õigus Kinnitatud Broneeringu ühepoolseks muutmiseks või tühistamiseks üksnes käesolevas punktis sätestatud tingimustel teatades sellest Hotellile kirjalikult taasesitatavas vormis e-kirja vahendusel alljärgnevalt toodud etteteatamisetähtaegasid järgides. Teade loetakse Hotelli poolt kätte saaduks teate laekumise kuupäeval tingimusel, et teade on kätte saadud tavapärase tööaja jooksul (esmaspäevast-reedeni 08.30-17.00 GMT+2). Pärast tavapärast tööaega laekunud teade loetakse Hotelli poolt kätte saaduks teate laekumisele järgneval tööpäeval. 3.2. KONVERENTSI- / BANKETIRUUMID Juhul, kui Klient soovib Kinnitatud Broneeringu alusel toimuva pidava Ürituse tühistada, siis sõltuvalt Kinnitatud Broneeringu tühistamisest etteteatamise ajast on Klient kohustatud tasuma Hotellile hüvitist mh Kinnitatud Broneeringu tühistamisega kaasnevate kulude katteks alljärgnevalt: Kinnitatud Broneeringu tühistamisel: Ürituse saab tühistada ilma tühistamistasuta kuni 8 nädalat enne Ürituse planeeritud alguskuupäeva.  60% kogu Ürituse planeeritud maksumusest juhul, kui Kliendi teade Ürituse tühistamise kohta on Hotellile edastatud 8 kuni 4 nädalat enne Ürituse planeeritud alguskuupäeva;  85% kogu Ürituse planeeritud maksumusest juhul, kui Kliendi teade Ürituse tühistamise kohta on Hotellile edastatud 4 nädalat kuni 5 tööpäeva enne Ürituse planeeritud alguskuupäeva  100% kogu Ürituse planeeritud maksumusest juhul, kui Kliendi teade Ürituse tühistamise kohta on Hotellile edastatud 4 või vähem tööpäeva enne Ürituse planeeritud alguskuupäeva; Mistahes kahtluste vältimiseks kinnitavad Pooled, et käesolevas punktis sätestatud hüvitise arvutamisel lähtutakse Ürituse planeeritud kogumaksumusest, mis sisaldab nii Konverentsiruumi kui toitlustuse maksumust. Juhul, kui Hotell on Kliendi tellimusel broneerinud Üritusega seoses mistahes lisateenuseid ja/või esinejaid, on Klient kohustatud hüvitama Hotellile täiendavalt kõikide selliste lisateenuste ja/või esinejate tühistamisega seotud kulud, sealhulgas ent mitte ainult võimalikud Hotelli poolt teostatud ettemaksud ja Hotelli suhtes tühistamisega seoses kohaldatavad sanktsioonid. 3 4. KINNITATUD BRONEERINGU AJA MUUTMINE Sõltumata punktis 3 sätestatust on Hotellil ühepoolselt õigus, ent mitte kohustus, aktsepteerida Kliendi taotlust Kinnitatud Broneeringu toimumisaja muutmiseks ilma Lepingu punktides 3.1 või 3.2 sätestatud hüvitist nõudmata tingimusel, et (i) Hotellil on vakantseid ruume broneeringu täitmiseks Kliendi poolt teatatud muudetud ajal ning et (ii) Üritus toimub mitte hiljem kui nelja (4) kalendrinädala jooksul arvates Ürituse algsest planeeritud alguskuupäevast. Klient on teadlik, et mistahes muudatuste tegemisel võivad rakenduda lisatasud ja/või muutuda Kinnitatud Broneeringus toodud hinnad. 5. LÕPLIKUD DETAILID NING RUUMI PAIGUTUSE MUUTMINE Ürituse läbiviimisega seotud lõplikud detailid, sealhulgas ent mitte ainult Ürituse detailne ajakava, suupistete ja menüüde valikud, nõudmised heli- ja valgustehnikale ning võimalike lisateenuste kooseis, fikseeritakse kahepoolselt kirjalikult taasesitatavas vormis vähemalt neliteist (14) kalendripäeva enne Ürituse alguskuupäeva. Mistahes hiliseid muudatusi ei ole Hotell kohustatud aktsepteerima. Juhul, kui Klient soovib muuta Konverentsiruumis mööbli paigutust Kinnitatud Broneeringus tooduga võrreldes, siis on Klient kohustatud vastavasisuliselt soovist Hotelli kirjalikult taasesitatavas vormis teavitama vähemalt kaks (2) tööpäeva enne Ürituse planeeritud algust. Etteteatamistähtaja rikkumisel on Hotellil õigus muudatuste teostamisest keelduda või nõuda muudatuste teostamise eest Hotelli poolt ühepoolselt määratud lisatasu maksmist. Lisatasu maksmisest keeldumisel muudatuste teostamist ei aktsepteerita. Kliendil on õigus ladustada Hotelli poolt selleks ühepoolselt määratavates ruumides Ürituse läbiviimisega seotud tehnikat, materjale või muid abivahendeid täiendava tasuta kuni kahekümne nelja (24) tunni kestel enne Ürituse planeeritud algusaega ja pärast Ürituse planeeritud lõpuaega tingimusel, et see on vähemalt seitse (7) kalendripäeva enne Ürituse planeeritud algust kirjalikult taasesitatavas vormis Hotelliga kokku lepitud. Mistahes vara ladustamine toimub Kliendi enda riskil ning Hotell ei vastuta Kliendi poolt ladustatud vara juhusliku hävimise või kahjustumise eest, välja arvatud juhul, kui Hotell võtab konkreetsed varaesemed hoiule kahepoolse akti alusel. Mistahes Ürituse läbiviimisega seotud tehnika, materjalide või muude abivahendite transport Hotelli ja/või Hotelli siseselt peab toimuma tööpäeviti vahemikus 12:00-17:00 ning olema Hotelliga eelnevalt kirjalikult taasesitatavas vormis kooskõlastatud. Kliendil on õigus kasutada Ürituse läbiviimiseks määratud Konverentsiruumi ja sellega vahetult piirnevat Ürituse ajaks Kliendi kasutusse antavat ala täiendava tasuta kuni kolm (3) tundi enne Ürituse planeeritud algusaega. Juhul, kui Ürituse iseloomust, mahust või muudest asjaoludest tingituna on vajalik pikem ettevalmistusaeg, siis on Hotellil õigus nõuda lisatasu iga täiendava tunni eest, mille võrra varem ruumid Kliendi kasutusse antakse. Juhul, kui Ürituse toimumise ajast tingituna teostatakse Ürituse läbiviimiseks vajalikke ettevalmistavaid toiminguid, sealhulgas ent mitte ainult tehnika paigaldamist, puhkepäeval, siis on Hotellil õigus lisatasule (150 EUR/h). 6. TAGATUD OSALEJATE ARV Klient on kohustatud kinnitama Üritusel osalejate lõpliku arvu hiljemalt seitse (7) kalendripäeva enne Ürituse planeeritud alguskuupäeva. Kinnitatud Broneeringuga võrreldes muudatuste ilmnemisel kohaldatakse Lepingu punkti 3 ning Hotellil on õigus osalejate arvu vähenemisel nõuda hüvitise tasumist. Lisaks on Hotellil Üritusel osalejate arvu olulisel vähenemisel õigus ühepoolset muuta Ürituse toimumise kohta ning viia Ürituse üle alternatiivsesse konverentsiruumi, mis Hotelli hinnangul on muutunud tingimustel Ürituse läbiviimiseks sobilikum. Kliendil ei ole õigus ühepoolselt suurendada Kinnitatud Broneeringus toodud Üritusel osalejate arvu ning Üritusel osalejate arvu suurenemine tuleb eelnevalt Hotelliga kirjalikult taasesitatavas vormis kooskõlastada, kusjuures Hotellil puudub kohustus muudatuse kooskõlastamiseks juhul, kui ohutuse tagamiseks, tulenevalt samaaegselt Hotellis toimuvatest teistest üritustest või muudel Hotelli hinnangul olulistel kaalutlustel ei ole Ürituse osalejate koguarvu suurendamine võimalik. 7. ÜRITUSE HINNAD Hotellil on õigus Kinnitatud Broneeringus toodud teenuste hindade ühepoolseks muutmiseks juhul, kui Kinnitatud Broneeringu Kliendi poolt tagastamise järgselt muutuvad Eesti Vabariigis konkreetsetele teenustele kohaldatavad maksumäärad. 8. VOLITATUD ISIK Kinnitatud Broneeringu alusel osutatud teenuste eest väljastatava arve esitab Hotell kontrollimiseks ja allkirjastamiseks Kliendi volitatud esindajale, kes on kohustatud arvel esinevatele võimalikele puudustele ja/või vasturääkivustele Hotelli tähelepanu juhtima enne Ürituse lõppemist ja/või Hotelli ruumidest lahkumist. Kliendi volitatud esindaja andmed märgitakse Function Sheet’il või teatakse Kliendi poolt Hotellile kirjalikult enne Ürituse planeeritud algust. 9. KONVERENTSIKESKUSE FUAJEE 4 Hotelli konverentsikeskuse fuajee on avatud planeeringuga ning Kliendil ei ole eksklusiivset õigust selle kasutamiseks välja arvatud juhul, kui Kinnitatud Broneeringus on kokku lepitud teisiti. Ürituse läbiviimisega seoses antakse Kliendi kasutusse osalejate registreerimise, kohvipauside ja muude Ürituse korraldamisega seotud tegevuste korraldamiseks Konverentsiruumiga vahetult piirnev mõtteline osa fuajeest (proportsionaalselt Konverentsiruumi suurusega). 10. RUUMI VABASTAMINE Hotellil on õigus broneerida Kinnitatud Broneeringus nimetatud ühte või mitmesse ruumi alternatiivseid üritusi kestvusega vastavalt kuni kolm (3) tund enne Ürituse planeeritud algusaega või alates kolme (3) tunni möödudes Ürituse planeeritud lõpuajast. Klient on kohustatud Ürituse läbiviimisel viidatud ajaliste piiridega ruumide vabastamisel arvestama. Hotellil on õigus broneerida Ürituse läbiviimisega seotud ruumidega külgnevaid ruume teisteks ürituseks samaaegselt Ürituse toimumisega. 11. VASTUTUS Hotell ei vastuta Kliendile, Kliendi töötajatele ja koostööpartneritele või Üritusel osalejatele tekkinud mistahes varalise või mittevaralise kahju hüvitamise eest, välja arvatud ulatuses, mille kahju on tekkinud Hotelli poolt enda kohustuste süülise rikkumise tagajärjel. Klient vastutab Ürituse läbiviimise käigus, sealhulgas ent mitte ainult Ürituse läbiviimisega seoses Hotelli ruumides teostatavate ettevalmistus- ja koristustööde käigus, Hotelli ruumidele ning ruumides paiknevale sisseseadele ja tehnikale (sõltumata sellest, kas tegemist on Hotellile või kolmandatele isikutele kuuluva varaga) tekitatud kahju eest täies ulatuses ning on tekitatud kahju kohustatud Hotellile või viimase nõudmisel vahetult Hotelli poolt näidatud kolmandale isikule täies ulatuses hüvitama sõltumata sellest, kas kahju on tekkinud Kliendi, viimase töötajate, koostööpartnerite või Üritusel osalejate tegevuse või tegevusetuse tagajärjel. 12. TOITLUSTUS Toiduainete toomine Kliendi poolt Hotelli ruumidesse on keelatud. Juhul, kui Ürituse käigus pakutakse kokkuleppel Hotelliga Kliendi enda poolt tarnitud jooke, siis on Klient kohustatud tasuma Hotellile täiendavat tasu (edaspidi „Korgitasu“), mille suurus lepitakse kokku kirjalikult taasesitatavas vormis vähemalt kolm (3) kalendripäeva enne Ürituse planeeritud algust. Kokkuleppe mittesaavutamisel ei ole Kliendil õigus oma joogi tarbimiseks Ürituse raames. Vastava kohustuse rikkumise korral on Klient kohustatud tasuma Hotellile leppetrahvi 10% ulatuses ürituse kogumaksumusest või rakendub korgitasu. Kinnitatud Broneeringu maksumuses sisalduvat toitu ja jooki üldreeglina Kliendile kaasa ei pakita. Erandina on Hotellil õigus võimaldada omal äranägemisel teatud toidu ja joogi kaasapakkimist tingimustel ja ulatuses, milles see on toiduohutuse ja hügieeni nõuetest tulenevalt lubatav ning mõistliku ajakuluga teostatav. Sellisel juhul on Klient kohustatud tasuma toidu ja joogi pakendamisega seotud lisakulude (sh pakkematerjal) eest vastavalt Hotelli poolt kehtestatud hindadele. 13. SUITSETAMINE Hotelli ruumides suitsetamine on keelatud. 14. POOLTE KINNITUSED Pooled avaldavad ja kinnitavad enda osas, et Poolel on kõik õigused ja volitused Lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks ning Lepinguga kavandatud tehingute tegemiseks ning et Leping on Poolte jaoks siduv ja täitmiseks kohustuslik ning jõustatav vastavalt selles sätestatud tingimustele ning et Poole esindajal on kõik vajalikud volitused, nõusolekud, load ja muud õigused Lepingule Poole nimel allakirjutamiseks. 15. TULEOHUTUS Hotellil on õigus Ürituse läbiviimisega seotud üksikasjade muutmiseks juhul, kui ja ulatuses, milles see on vajalik Eesti Vabariigis kehtivate tuleohutuse, töö- ja tervisekaitse nõuete täitmise tagamiseks Suitsumasinate ja mistahes pürotehnika kasutamine Hotelli ruumides on ilma Hotelli eelneva kirjaliku nõusolekuta keelatud. Keelu rikkumisel vastutab Klient täies ulatuses kõikide kaasnevate kahjude eest, sealhulgas ent mitte ainult võimaliku tuletõrjealarmi ja/või tulekustutussüsteemi käivitumise ja Päästeameti väljakutsega kaasnevate kulude hüvitamise eest. Alljärgnevalt lisatud tuletõrjeväljapääsude skeem konverentsikorrusel. 5 16. FORCE MAJEURE Vääramatu jõu all mõistavad Pooled mistahes ettenägematut sündmust, mis ei allu Poolte tahtele (tegevusele), sealhulgas ent mitte ainult loodusõnnetused, sõda, streik, rahutused, või muud ettenägematud erakorralise iseloomuga asjaolud, mis oluliselt ja objektiivselt takistavad Ürituse läbiviimist Kinnitatud Broneeringus toodud tingimustel. Lepingu mittetäitmine põhjustel, mida on tekitanud vääramatu jõud, loetakse vabandavaks tingimusel, et vääramatu jõuna käsitletav asjaolu esineb Tallinna haldusterritooriumil või selle vahetuses ümbruses vähem kui kolmkümmend (30) kalendripäeva enne esimese Üritusel osaleja planeeritavat saabumisaega. 17. VASTUTUSE PIIRAMISE KOKKULEPPE KEHTIVUS Lepingu lõppemine ei mõjuta käesolevas Lepingus sisalduvate varalise vastutuse piiramise kokkulepete kehtivust. 18. KOHALDATAV ÕIGUS JA KOHTUALLUVUS Käesolev Leping on koostatud ning selle täitmisel juhindutakse Eesti Vabariigi seadusandlusest. Kõik käesoleva Lepinguga seonduvad või sellest tõusetuvad vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. Läbirääkimiste ebaõnnestumisel lahendatakse kõik vaidlused esimese astme kohtuna Harju Maakohtus. 6 LEPINGU ALLKIRJASTAMINE Leping on sõlmitud Swissotel Estonia OÜ ja Riigi Tugiteenuste Keskus vahel perioodil 06.11.23 toimuva ürituse kinnitamiseks. Swissotel Estonia OÜ Riigi Tugiteenuste Keskus Tornimäe 3 Lõkke tn 4 10145 Tallinn 10122 Tallinn Estonia Estonia Reg.nr. 11112305 Reg. nr. 70007340 KMKR nr. EE101124429 KMKR nr. EE102099579 EST Business-ID. Fitek, Unifiedpost AS (10179336) Swissôtel Tallinn, Estonia Klient Liina Kuzmin Urmo Merila Kommertsdirektor Peadirektori asetäitja Kuupäev: Kuupäev: Palun tagastada allkirjastatud leping seitsme (7) päeva jooksul selle lepingu saamisest. Lepingu võib tagastada: - Skaneerituna või digitaalselt allkirjastatuna e-posti teel aadressile [email protected]. - Posti teel hotelli Swissôtel Tallinn postiaadressile Jelizaveta Salnikova nimele. 7