RTK ja Sihtasutuse Kodanikuühiskonna Sihtkapital vahelise tugiteenuste osutamise kokkuleppe muudatus nr 1

RTK ja Sihtasutuse Kodanikuühiskonna Sihtkapital vahelise tugiteenuste osutamise kokkuleppe muudatus nr 1 nr 1-5/23/338-1 Sihtasutus Kodanikuühiskonna Sihtkapital, registrikood 90009654, asukoht Vabaduse plats 2, 71020, Viljandi maakond, Viljandi linn, keda esindab juhataja Anneli Roosalu, (edaspidi nimetatud Tellija või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled) ja Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda esindab peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos Tellijaga Pooled), leppisid kokku 26. mail 2020. a sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppe nr 1.5-2/0280 muutmises alljärgnevalt: 1. Muuta kokkuleppe nr 1.5-2/0280 lisa 1 „Sihtasutus Kodanikuühiskonna Sihtkapital finantsarvestuse toimemudel“ (lisatud käesolevale muudatusele); 2. Muudatus jõustub allkirjastamise hetkest. (Allkirjastatud digitaalselt) (Allkirjastatud digitaalselt) Anneli Roosalu Pärt-Eo Rannap juhataja peadirektor  Mõisted ja lühendid: KÜSK- Kodanikuühiskonna Sihtkapital SA Asutuse töötaja - asutuse töötaja, kes vastutab majandustehinguid tõendavate dokumentide edastamise eest RTK-sse RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus Keskus - RTK finantsarvestuse osakonna Siseministeeriumi valitsemisala talitus, kes osutab finantsarvestuse teenust KÜSKile PPO - RTK personali- ja palgaarvestuse osakonna talitus, kes osutab personali- ja palgaarvestuse teenust KÜSKile Muu - kolmas osapool, kes ei ole Keskus ega Asutus SAP - riigi ühtne majandusarvestustarkvara SAP BO - SAPi veebipõhine aruannete liides (Business Object) Digiarhiiv - asutuse dokumendihaldussüsteem - Digiarhiiv - vormistatud ja menetletud dokumentide arhiveerimise koht RTIP - riigitöötaja iseteenindusportaal TMS- Toetuste menetlemise süsteem eAK - eArvekeskuse infosüsteem arvete menetlemiseks eRK - e-riigikassa infosüsteem Menetlusring (kinnitusring) - eAKs, RTIPis või e-postiga saadetavate dokumentide kontrollijate ja kinnitatajate järjekord. Keskusele saadetavate dokumentide viimaseks kinnitajaks määratakse Keskuse Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 1. Üldine dokumenteerimise korraldamine 1.1. Majandustehingute X Asutus dokumenteerib majandustehingud ja Majandustehingu toimumisel Majandustehingutena käsitletakse asutuse juhi dokumenteerimine registreerib need vastavalt asutuses kehtivale või vahetult peale seda käskkirjas/ korralduses ettenähtud tegevuse korrale Digiarhiivis, RTIP-s või säilitab dokumendi koostamisel või teostamist; toetuste saamise/andmise lepingus võrgukettal või paberkandjal. Asutuse saamisel ettenähtud tegevust ja kuluaruannete kontrolli finantstöötaja kontrollib enne algdokumentide jms. Ostuarvete menetlemist vaata punktist Keskusele saatmist nende vastavust 3.4. majanduslikule sisule. Vajadusel võtab Asutus dokumendi koostajaga ühendust dokumendi parandamiseks. 1.2. Majandustehingute X Raamatupidamise algdokumendid saadetakse toimingu dokumenteerimise Dokumendid, mida ei ole võimalik menetleda algdokumentide edastamine eAK, RTIPi kaudu või e-postiga Keskusele. järgselt e-AK-s, TMSis või RTIP-s, saadetakse Keskusele Asutus võib saata dokumendid otse teenindava Keskusele e-kirjaga. Dokumendid töötaja e-posti aadressil. salvestatakse Keskuse võrgukettale. 1.3. Majandustehingute SAPis X Keskus kontrollib saadetud algdokumendi menetlusringi läbinud Vajadusel tehakse täpsustavate andmete kajastamine vastavust raamatupidamise reeglitele, teeb korrektne dokument päringud Keskuse ja Asutuse vahel dokumendi vajadusel Asutusele lisapäringuid ning sisestab kantakse SAPi 2 tööpäeva menetlusringi kommentaaride väljadel või e- andmed SAPi. Keskus lisab dokumendi jooksul postiga toimuva kirjavahetusena. kinnitusse SAPi raamatupidamiskirje numbri, kui see ei teki andmevahetuse käigus automaatselt. 1.4. Majandustehingute X X Asutus vastutab majandustehingute aluseks säilitamiseks ettenähtud dokumentide säilimise tagamine olevate dokumentide säilimise ja arhiveerimise tähtaegadeni eest DHSis, võrgukettal ja paberdokumentidena vormistatuna. Keskus vastutab SAPis, eAKs, RTIPis ja RTK dokumendiregistrites registreeritud, e-postiga tulnud ja Keskuse võrgukettal arhiveeritud algdokumentide säilimise eest. 2. Juhtimisarvestus 2.1. Juhtimisarvestuse süsteem LK 1 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 2.1.1 Eelarve koostamise, täitmise ja Asutus koostab eelarve lähtudes oma vajadusel Eelarve koostamisel ja struktureerimisel jälgimise korraldus vajadustest ja asutuse nõukoguga kokkulepitust. lähtutakse raamatupidamise X Täitmise jälgimine toimub SAP BO vahendusel. arvestusobjektidest 2.1.2 Toetused, projektid (wbs- Asutus töötab välja juhtimisarvestussüsteemi vajadusel Olemasolevat kontoplaani ja muid elemendid), kuluüksused, koostöös Keskusega, mis arvestab SAPi arvestusobjekte saab vaadata SAP BO kulukohad muud funktsionaalsust, sisaldades kuluüksuste, aruandest AA002. juhtimisaruandluseks vajalikud kulukohtade, toetuste ja projektide arvestusobjektid X X arvestusobjektide loetelu ja nende kasutamist erinevate kontode juures. Asutus tellib uusi koode vajadusel Keskuselt e-posti teel. Keskus organiseerib uute koodide loomise SAPis ja teavitab sellest Asutust e-posti teel. 2.2. Eelarve 2.2.1. Eelarve koostamine ja Asutus koostab aasta eelarve arvestades SAPis vajadusel Detailse eelarve koostamisel kuluüksuste, Keskusele saatmine kasutatavaid arvestusobjekte ning vajadusel kulukohtade või projektide kaupa kasutatakse X teeb eelarve muudatused. Asutus saadab selleks ettenähtud exceli vorme, näidised kinnitatud eelarve SAPi sisestamiseks lisades 1.3 kuni 1.5 Keskusele. 2.2.2. Eelarve sisestamine SAPi Keskus sisestab eelarve SAPi ja kontrollib info saabumisele järgneva 2 X väljundi õigsust SAP BO aruandes. tööpäeva jooksul 2.3. Eelarve täitmise aruandlus 2.3.1. Eelarve täitmise aruandluse Asutus kasutab aruannete saamiseks SAP BO-d. vajadusel X koostamine 2.3.2. Eelarve täitmise aruandluse Asutus jälgib eelarve täitmise aruandlust ja vajadusel Soovituslik vorm muudatusteks lisas 1.2. jälgimine, kontrollimine, küsimuste korral pöördub Keskusesse selgituste vigadest teatamine X saamiseks. Parandusi vajavate tehingute puhul edastab Asutus Keskusele teatise e-posti teel. 2.3.3. Eelarve täitmise aruandluse Asutusest saadud informatsiooni põhjal teeb info saabumisele järgneva 2 parandamine Keskus paranduskanded SAPis ja teavitab tööpäeva jooksul X Asutust tehtud paranduskannetest e-posti teel. 3. Ostutoimingud 3.1. Teenuste register 3.1.1 Uue teenuse sisestamine või Kasutatakse ostumoodulis. Keskus otsib Vajadusel Toetuslepingute individuaalne haldus. olemasoleva teenuse andmete süsteemist sobiva teenuse või loob süsteemi uue muutmine X teenuse või muudab olemasoleva teenuse andmeid ja seob need tarnijaga lähtudes Asutuse vajadustest. 3.2. Tarnijate register 3.2.1 Uue tarnija sisestamine Ostuarve saabumisel kontrollib Keskus tarnija info saabumisele järgneval olemasolu ja vajadusel sisestab uue tarnija tööpäeval X andmed SAPi. Uue tarnija teavitus eAKs seadistatakse Keskuse e-posti aadressile. LK 2 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 3.2.2 Olemasoleva tarnija andmete Kui tarnija on Asutusele teada andnud oma nime esimesel võimalusel muutmine, sulgemine ja või kontaktandmete muutmisest, tegevuse blokeerimine X X lõppemisest jms, teavitab Asutus sellest Keskust e-posti teel. Keskus teeb vajalikud muudatused SAPis. 3.2.3 Hankijate teavitamine Asutuse e- X RTK finantstöötaja teavitab hankijaid Asutuse e- Esimesel võimalusel e- arveteenuse osutajast arveteenuse osutajast või selle vahetumisest. arvete teenuse osutaja muutumise korral või uue hankija lisandumisel 3.3. Ostulepingud, toetuste andmise lepingud/otsused 3.3.1. Lepingu sõlmimine Asutus sõlmib lepingud teenute ostmiseks või Vastavalt Asutuse Asutus määrab arvestusobjektid vastavalt toetuste andmiseks kooskõlas Asutuses kehtiva sisekorrale lisale 1.1. korraga ja arhiveerib need Digiarhiivis. Asutus X kajastab Digiarhiivis ka lepingu arvestusobjektid. Leping saadetakse väljamakse tegemiseks Keskusele e-postiga. 3.3.2. Ostulepingu kajastamine Asutus edastab digitaalselt allkirjastatud lepingu info saabumisele järgneval Keskusele e-kirja teel, mis säilitatakse Keskuse tööpäeval võrgukettal. Hiljem seotakse ostutellimusega X ettemaksed, kuluks arvamised ostuarvete kaudu, ettemaksete sulgemised, tagasilaekumised vms, et tagada ostutellimuste mahu täituvuse jälgimine. 3.3.3. Toetuse andmise otsused Kui väljamakse aluseks on Asutuse poolt tehtud Otsuse vormistamise järgselt otsus, siis edastatakse vastav kinnitatud otsus e- X kirjaga Keskusele. Keskus säilitab saadud otsuse võrgukettal. 3.4. Ostuarved 3.4.1. Arvete kontrollimine asutuse poolt 3.4.1.1 Arve vastuvõtmine tarnijalt Tarnija poolt saadetud e-arved ilmuvad otse esimesel võimalusel Välismaine arve tuleb edastada Keskusele. eAKsse. Paberkandjal või PDFina saabunud arve kohta teavitatakse tarnijat e-arve X väljastamise vajalikkusest. Välismaiste tarnijate puhul korraldab arve digitaliseerimise Keskus. 3.4.1.2 Arvele arvestusobjektide Keskus lisab arvetele lähtuvalt majanduslikust esimesel võimalusel Viimaseks kinnitajaks on Keskuse lisamine ja kinnitusringi X sisust arvestusobjektid ja käivitab kinnitusringi raamatupidaja, kes kajastab tehingu SAPis. algatamine 3.4.1.3 Arve sisu kontrollimine ja eAKs Asutus kontrollib ja kinnitab arve eAKs. Asutus iga kinnitusringis olev isik Arvestusobjektide määramine toimub vastavalt arve kinnitamine vastutab arvele lisatud koodide õigsuse ja kinnitab arve hiljemalt kahe lisale 1.1. Registreeritud ostutellimuste X kinnitajate õigsuse eest. SAPi ostumooduli tööpäeva jooksul numbreid on võimalik vaadata SAP BO kasutamisel lisatakse e-AKs arvele ostutellimuse aruandest MM002. number Keskuse poolt. LK 3 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 3.4.1.4 Täiendavate dokumentide või Kui arve ei vasta lepingus kokkulepitud hiljemalt probleemi arve ümbervormistamise nõude tingimustele, puuduvad täiendavad dokumendid avastamisele järgneval esitamine tarnijale puuduste X või esineb muid puudusi, esitab Asutus tarnijale tööpäeval. korral vastavasisulise nõude puuduste kõrvaldamiseks. 3.4.1.5 Alusetu ostuarve kehtetuks Kui arve on esitatud alusetult, lükkab Asutus hiljemalt probleemi Arvet ja kreeditarvet ei saadeta eAKst SAPi, tunnistamine arve eAKs tagasi ja teavitab tarnijat arve avastamisele järgneval kui see tunnistatakse kohe algselt aktsepteerimata jätmisest. tööpäeval. tagasilükatuks. Tagasilükkamise asemel võib X kasutada ka suunamist RTK raamatupidajale, lisades kommenteeri suunamise põhjuste kohta. 3.4.1.6 Kinnitatud arve suunamine Keskus on ostuarvete menetlusringis eAKs arved peavad üldjuhul 2 Kiirkorras maksmisele kuuluvatest arvetest Keskusele viimaseks arve kinnitajaks. tööpäeva enne annab Asutus Keskusele vajadusel eraldi X X maksetähtaega jõudma teada telefoni või e-posti teel. Keskusesse 3.4.2. Asutuse poolt kinnitatud arvete käsitlemine Keskuses 3.4.2.1 Asutuse saadetud arve Keskus kontrollib arve vastavust nõuetele ja arve arve kinnitamiseks vastuvõtmine ja kinnitamine konteeringu õigsust, lisab vajadusel koodid ning saabumisele järgneval X kinnitab arve eAK-s. eAK saadab kinnitatud arve tööpäeval SAPi. 3.4.2.2 Täiendavate dokumentide või Vajadusel saadab Keskus arve Asutusele eAKs arve kontrollimise kuupäeval täiendava informatsiooni nõude täiendavate andmete saamiseks tagasi. või paranduse nõude esitamine X Täiendavat infot võib vahetada telefoni või e- Asutusele puuduste korral posti teel, kui see ei kuulu algdokumendi juures säilitamisele. 3.4.2.3 Kinnitatud arve sisestamine Keskus kontrollib SAPi imporditud arve üle ja arve kontrollimise kuupäeval SAP ostuarvete registrisse postitab arve SAP ostuarvete registrisse. Kui X ostuarve oli seotud ostutellimusega, vaatab Keskus ostutellimuse üle ja seob arvega. 3.4.2.4 Arve sidumine tehtud Keskus kontrollib, kas tarnijal on sulgemata arve kontrollimise kuupäeval Väljamaksed teostatakse algdokumentidel ettemaksega ja ettemakseid ja seob tehtud ettemakse arvega. märgitud maksetähtaegadel või selle ettevalmistamine tasumiseks. Vajadusel esitab ta täiendava järelpärimise puudumisel kaks päeva peale dokumendi Asutusele ettemakse sulgemise võimaluse kohta Keskusesse jõudmist. Hiljem tulnud arvete X e-posti teel. Keskus vastutab õigete maksetähtaeg muudetakse makse teostamise arvestusobjektide, maksetähtaja, makse summa kuupäevaks. ning saaja pangakontode õigsuse eest SAPis. 3.5. Lähetused 3.5.1. Lähetuste korraldused ja avansid 3.5.1.1. Lähetuskorralduse koostamine Asutus koostab lähetuskorralduse RTIPis, avansi taotlemise korral 4 taotledes vajaduse korral ka avanssi. Töötaja tööpäeva enne lähetuse sisestab lähetuse andmed ja peridioodi ning algust või kulu tekkimisel X suunab kooskõlastamisele. Kokkuleppel asutuse juhiga vormistatakse üksnes lähetuskorraldus- kuluaruanne (ühisdokument) lähetuse järgselt, kui avanssi vajadus puudub. LK 4 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 3.5.1.2. Lähetuskorralduse kinnitamine Lähetuskorraldus menetletakse RTIPis ja iga kinnitusringis olev isik Finantsdimensioonid täpsustab Keskuse Asutuse poolt kinnitatakse asutuse juhi poolt. Kui lähetatu on kinnitab arve hiljemalt kahe töötaja või asutuse finantstöötaja. korraldusel taotlenud avanssi, edastab Asutus tööpäeva jooksul X korralduse RTIPi kaudu Keskusele. Avansi taotlemise korral lisatakse Keskuse poolt finantsdimensioonid vastavalt Lisale 1.1. 3.5.1.3. Lähetuse korralduse Keskus kontrollib lähetusdokumendi andmed avanss makstakse hiljemalt vastuvõtmine ja avansi koos arvestusobjektidega, impordib RTIPist lähetuse alguspäevale X sisestamine SAPi andmed avansi ülekandmiseks SAPi ning teeb eelneval tööpäeval avansi ülekande töötajale. 3.5.2. Lähetuste kuluaruanded 3.5.2.1. Lähetuskulude aruande Asutuse töötaja koostab lähetuskulude aruande 5 tööpäeva jooksul pärast Ostuarvega tasutud kulud ilmuvad koostamine ja kuludokumentide RTIPis - kus aruande koostamise teavitus lähetusest naasmist automaatselt RTIPi, kui ostuarvete lisamine saadetakse lähetatule automaatselt lähetuse menetlemisel on eAKs neile lisatud lähetuse järgselt. Algdokumendid, mille alusel lähetatu kood. X maksis ise ja soovitakse kulude kompenseerimist, skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele. 3.5.2.2. Lähetuskulude aruande Lähetuskulude aruanne kinnitatakse RTIPis. iga kinnitusringis olev isik Finantsdimensioonid lisas 1.1. kinnitamine Finantsdimensioonid lisatakse Keskuse või kinnitab dokumendi hiljemalt X asutuse finantstöötaja poolt. kahe tööpäeva jooksul 3.5.2.3. Lähetuskulude aruande Menetlusringis on vaikimisi määratud viimaseks esimesel võimalusel saatmine Keskusele X kinnitajaks Keskus, kes korraldab andmete sisestamise SAPi. 3.5.2.4. Lähetuskulude aruande Keskus kontrollib aruande, kinnitades selle dokumendi saamisele vastuvõtmine ja sisestamine X vastavust raamatupidamise nõuetele. Keskus järgneval tööpäeval SAPi impordib kuluaruande RTIPist SAPi. 3.5.2.5. Lähetuskulude ja avansi Kui lähetusega seotud kuludeks on saadud hiljemalt viie tööpäeva sidumine ja lähetuskulude eest avanssi, seob Keskus SAPis lähetuskulud jooksul aruande saabumisest X tasumine avansiga. Keskus maksab ülekulu lähetatu pangakontole. 3.5.2.6. Lähetatu teavitamine Asutus teavitab lähetatut avansi jäägist, vähemalt kord nädalas Vajadusel võetakse töötajalt nõusolek avansi kasutamata avansi jäägist selgitades välja, kas lähetatu maksab avansi jäägi palgast kinnipidamiseks. jäägi Asutusele tagasi või jätab selle järgmise lähiajal toimuva lähetuse kulude katteks. Asutus X X edastab saadud informatsiooni Keskusele, kes saadab vajadusel töötajale pangarekvisiidid tagasimakse sooritamiseks. Tagasilaekumist jälgib Keskus. 3.5.2.7. Laekumata lähetuskulu Asutus saadab vajadusel RTIPi kaudu vähemalt kord nädalas aruannete kohta meeldetuletuse X meeldetuletuse kuluaruande tähtajaks esitamata saatmine jätnud töötajatele. 3.6. Majanduskulud ja muud töötajatele tasutavad hüvitised LK 5 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 3.6.1. Oma töötajatele maksmisele Töötaja esitab kulude hüvitamiseks taotluse vajadusel Kulud hüvitatakse vastavalt Asutuses kuuluvate hüvitiste RTIPis majanduskulude moodulis. Juht kehtestatud korrale. vormistamine ja aktsepteerib taotluse. Kulude hüvitamise X kooskõlastamine taotlusele lisatakse skaneeritud kuludokumendid. 3.6.2. Oma töötajatele maksmisele RTIPi majanduskulude mooduli esimesel võimalusel Keskus võtab asutuse või töötajaga otse kuuluvate hüvitiste saatmine X kooskõlastusringis on viimaseks kinnitajaks ühendust, kui esitatud dokumendid on Keskusele Keskuse töötaja. puudulikud või vajavad täiendamist. 3.6.3. Hüvitiste sisestamine ja Keskus kontrollib hüvitise taotluse, kajastab selle dokumendi saamisest maksmine SAPis ja teeb väljamakse töötajale. järgmisel tööpäeval, makse X töötajale vastavalt riigikassasse maksete saatmise korrale 3.6.4 Krediitkaardi kasutamise kohta x Töötaja koostab RTIPis kuluaruande, lisades hiljemalt järgmise kuu 4. kuluaruande koostamine ja sellele kulu tõendavad dokumendid, asutuse tööpäeval. Keskuse esitamine kontaktisik kontrollib kuludokumentide raamatupidaja kajastab olemasolu, aruandes esitatud finantsandmete kulud SAPis õigsust, lisab vajalikud arvestusobjektid ja selgitused. Majanduskulude aruande viimaseks kinnitajaks märgitakse keskuse raamatupidaja. 3.7. Muud väljamaksed 3.7.1 Muude maksmisele kuuluvate Muud väljamakse aluseks olevad dokumendid, vajadusel Muud maksmisele kuuluvad dokumendid on dokumentide vormistamine, mis ei ole arved ega majanduskulud, näiteks riigilõivud, toetuse väljamakse kooskõlastamine ja saatmine menetletakse RTIP majanduskulude moodulis taotlused korralduse/käskkirja alusel, lepingud Keskusele X maksekorraldustena. Asutuse juht kinnitab jms. väljamakse taotluse ja edastatakse töövooga Keskusele. 3.7.2. Makse sisestamine ja Keskus kontrollib dokumendi, kajastab selle dokumendi saamisest Keskus võtab asutusega ühendust, kui esitatud ülekandmine SAPis ja teeb ülekande saajale. järgmisel tööpäeval, makse dokumendid vajavad täpsustamist. X töötajale vastavalt riigi- kassasse maksete saatmise korrale 3.8. Toetuste vahendamine 3.8.1 Toetuste vahendamisega Toetuste vahendamise aluseks on leping, mis Lepingu sõlmimisel seotud dokumentide menetletakse ja kinnitatakse Asutuses. Asutus koostamine saadab lepingu digitaalselt allkirjastatuna e-kirja X teel Keskusele ja talletab selle DHSis.Toetuste puhul, mida meneteletakse TMS kaudu, koostatakse ja edastatakse leping Keskusele TMS kaudu. 3.8.2 Toetuslepingute vastuvõtmine Keskus sisestab lepingu andmed SAPi 2 tööpäeva jooksul lepingu ja sisestamine SAPi X ostutellimusena, v.a kui toetuseid menetletakse saamisest TMS kaudu. LK 6 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 3.8.3. Toetuste ettemaksete Keskus teeb ettemakse toetuse saajale. Lepingus määratud X maksmine kuupäeval 3.8.4 Toetuste kasutamise aruannete Asutus kontrollib toetuse saaja poolt esitatud Jooksvalt aruannete kontrollimine ja aktsepteerimine X toetuse kasutamise aruannet vastavalt toetuste saabumisel andmise protseduurireeglitele. 3.8.5 Toetuste kasutamise Peale toetuse kasutamise aruande kontrolli Menetlusringi lõpetamisel dokumentide saatmine Asutuse poolt, edastatakse väljamakselehed Asutuses Keskusele lõpp(vahe)makse teostamiseks Keskusele e-kirja teel või TMS kaudu. Lepingu lõppmaksumuse X muutmisel edastatakse Keskusele lepingu muutmise kokkulepe (lepingu lisa), kus on fikseeritud tagasinõude suurus. 3.8.6 Toetuste kasutamisega seotud Keskus saab väljamakselehed, lepingud ja Dokumentide saamisele dokumentide vastuvõtmine ja lepingute lisad e-kirja teel ja sisestab toetuse järgneva 2 tööpäeva jooksul sisestamine SAPi andmise kulu SAPi, varasemate ettemaksete X korral vähendab ettemakset või võtab arvele kohustuse või tagasinõude. Keskus vastutab andmete sisestamise õigsuse eest. 3.8.7 Toetuste väljamaksmine ja Keskus kannab toetuse saajale. Tagasinõuete Vastavalt alusdokumentides tagasinõuete laekumise X korral jälgib Keskus laekumisi ja saadab määratud tähtaegadele kajastamine vajadusel toetuse saajale meeldetuletusi. 4. Tulude toimingud 4.1. Saadud toetused 4.1.1. Toetuste saamiseks vajalike Asutus koostab ja kinnitab toetuse saamiseks vajadusel Rahastaja poolt kehtestatud nõuetest lähtuvalt. dokumentide koostamine ja X vajalikud dokumendid. aktsepteerimine 4.1.2. Informatsiooni esitamine Asutus edastab toetuse saamise lepingu või muu vajadusel Keskusele toetuse saamise X alusdokumendi Keskusele e-kirja teel. kohta 4.1.3. Toetuste koodi avamine Keskus avab SAPis vajaduse korral toetuse alusdokumendi saamisele Täiendab Lisa 1.1 Arvestusobjektid X koodi ja teavitab Asutust koodi loomisest e-posti järgneval tööpäeval teel. 4.1.4. Toetuse laekumise kajastamine Keskus kajastab toetuste laekumised SAPis laekumisele järgneval pangaväljavõtte alusel. Vajaduse korral võtab tööpäeval X Keskus laekumise selgitamiseks ja arvestusobjektide määramiseks Asutusega ühendust e-posti teel. 4.1.5. Toetuste kuludokumendid Asutus menetleb toetuse arvel makstavaid iga kinnitusringis olev isik Kui toetusega seotud kulud on sisestatud kuludokumente tavakorras (ostuarved, kinnitab dokumendid varem ostutellimusena, siis on X lähetuskulude aruanded, väljamaksetaotlused, hiljemalt kahe tööpäeva arvestusobjektid juba määratud ja neid ei ole lepingud, otused jms), märkides neile vajalikud jooksul vaja topelt saata. Sel juhul märgitakse arvestusobjektid. alusdokumendile ostutellimuse number. 4.1.6. Toetuse kohta Asutus koostab rahastajale viimase nõudmisel vastavalt toetuse saamise Väljamaksetaotluse koostamiseks kasutatakse väljamaksetaotluse koostamine X väljamaksetaotlusi. Vajadusel täpsustab lepingule või muule SAP BO aruannet RP007. rahastajale alusandmed Keskusega. alusdokumendile LK 7 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 4.1.7. Toetuste kajastamine tuluna Keskus kajastab toetuse tulu projektipõhiste tegevustoetused laekumisele Tulud vastandatakse vastavalt projektides toetuste korral vastava toetuse koodiga tehtud järgneval kuupäeval, tehtud kuludega. Tegevustoetused kulude alusel igakuiselt. Edasiantud toetuste projektipõhised toetused kajastatakse koheselt tuluna. korral kajastatakse kulud ja tulud toetuste kulude kajastamisega X saajate maksetaotluste või ettemaksete paralleelselt kasutamise aruannete alusel. Tegevustoetused kajastatakse tuluna laekumisel. 4.1.8. Kaudsete kulude arvestamine Keskus arvutab kaudsed kulud tehtud kuludelt ja Üldjuhul maksetaotluse Asutus annab keskuse raamatupidajale õiguse vastavalt toetuse reeglitele. Arvutamise sagedus viimase tekkepõhise e-toetuste keskkonnas aruandeid vaadata. ja dimensioonid lepitakse asutusega kokku. arvestuskuu viimane x Kaudsete kulude arvutatud summa peab kuupäev. minema kokku e-toetuse maksetaotluste summaga, vajadusel keskus korrigeerib kulu summat. 4.1.9. Toetuse kasutamise aruandlus Keskus tagab siseriiklike toetuse kasutamisega Aruandekuule järgneva kuu Toetuse andja jälgib toetuste kasutamist BO X X seotud aruandluse õigsuse toetuse andjaga 25.ndaks kuupäevaks aruandest EA004. kokkulepitud kuupäevaks. 4.1.10. Toetuste lepingu lõpetamine ja Asutus saadab toetuse vahendite jäägi esimesel võimalusel Tegevustoetuseks saadud jääk ei kuulu toetusega seotud vahendite tagasimaksmise kohta Keskusele info. Keskus tagastamisele, kui lepingus ei ole ette nähtud jääkide tagastamine X X teeb vastavad kanded SAPis ja kannab toetuse teisiti. vahendite jäägi toetuse andja kontole. 5. Töö pangaga 5.1. eRK kontode avamine ja sulgemine 5.1.1. eRK konto avamisest ja Asutus esitab Keskusele eRK konto vajadusel Eraldi eRK konto avatakse üksnes juhul, kui sulgemisest teavitamine X avamise/sulgemise vajaduse. vastav erinõue on välisrahastaja poolt esitatud. 5.1.2. eRK kontode kasutusõiguse Asutus esitab Keskusele info eRK kontode vajadusel andmise ja lõpetamise X kasutusõiguste andmiseks ja lõpetamiseks e- ettepanekud posti teel. 5.1.2.2 eRK kontode avamisest ja Keskus avab, muudab või lõpetab Asutuse ja vajadusel Kasutajaõiguste sulgemised teostatakse sulgemisest teatamine Keskuse töötajate õigused eRK kontodelt koheselt info saamisel Asutusest. X ülekannete saatmiseks või väljavõtete vaatamiseks. Keskus korraldab eRK konto avamise ja sulgemise. 5.2. Broneeringud 5.2.1 E-riigikassas raha broneerimine Väljamaksed teostatakse algdokumentidel igal tööpäeval Keskus teavitab eRK asutuse lisandumisest märgitud maksetähtaegadel või selle puudumisel SAP teenindamisele ja et broneeringute info kaks päeva peale dokumendi Keskusesse aluseks on SAPi sisestatud algdokumendid. X jõudmist. Broneeringuks vajalikud summad moodustuvad SAPi sisestatud algdokumentide alusel. LK 8 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 5.2.2 Täiendava informatsiooni Asutus edastab Keskusele e-postiga lisainfot esimesel võimalusel edastamine Keskusele maksmisele kuuluvate dokumentide kohta, kui ülekanne peab toimuma lähima kolme tööpäeva jooksul, kuid dokumendid ei ole veel Keskusele X saadetud. Vabas vormis esitatud teatises märgib Asutus summa, valuuta, maksetähtaja ja info, kas makse on riigikassasisene või -väline. 5.2.3 Lisabroneeringu vormistamine Keskus korraldab lisabroneeringu eRK-ga koheselt info saamisel Ootamatud väljamaksed, mis tuleb teha väljamaksete tähtaegseks tagamiseks. kiiremini, kui tavapärane dokumendi töötlusaeg X ette näeb (samal või järgmisel päeval dokumendi saamisest). 5.3. Maksekorralduste saatmine 5.3.1 Maksekorralduste Keskus genereerib maksekorraldused SAPis, vähemalt üks kord Maksete koostamise ja edastamise protsessis genereerimine, kinnitamine ja kinnitab need väljamakseteks ning ekspordib tööpäevas osalevad kaks Keskuse töötajat. X maksmisele suunamine eRK-s eRKsse lähtudes SAPi sisestatud dokumentide maksetähtapäevadest. 5.3.2 Kontroll makse toimumise osas Keskus kontrollib maksekorralduste staatust, igal tööpäeval Keskus kontakteerub tarnijaga, kui selgitab välja maksekorralduste tagastamise pangarekvisiidid ei ole korrektsed. X põhjused ja korrigeerib või vajadusel edastab uue maksekorralduse eRKsse. 5.3. Kontoväljavõtted ja laekumised 5.3.1 Kontoväljavõtete sisestamine Keskus impordib eRK konto väljavõtted SAPi, igal tööpäeval eelmise päeva SAPi sidudes tehtud maksed ja laekumised liikumised X kohustuste ja nõuetega või kajastades ettemaksudena. 5.3.2 Selgitamata laekumised Kui Keskusel puudub informatsioon laekunud esimesel võimalusel summa kohta, saadab Keskus Asutusele järelepärimise e-posti teel. Asutus selgitab välja X X laekumiste sisu ja edastab informatsiooni Keskusele, kes sisestab laekumise SAPi. Keskus kannab valesti laekunud summa Asutuse e-kirja alusel maksjale tagasi. 5.3.3 Maksekorralduste edastamine Keskus väljastab eRKst Asutuse e-kirjaga vastavalt vajadusele rahastajatele ja partneritele x esitatud soovi korral või toetuse andja nõudmisel maksekorraldused 5.4. Krediitkaardid ja deebetkaardid 5.4.1 Pangakaardi väljastamise või Asutus saadab riigikassale pangakaardi taotluse vajadusel sulgemise vajadusest X pangakaardi väljastamiseks ja sulgemiseks. teavitamine 5.4.2 Pangakaardi väljastamise ja Asutus informeerib Keskust ja Asutust esimesel võimalusel sulgemine ja sellest teatamine X pangakaardi väljastamisest või sulgemisest. Asutusele LK 9 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 5.4.3 Krediitkaartide alusel toimunud Keskus jälgib e-riigikassast pangakaardiga maksete töötlemine tehtud kulutuste eest tasumist, lisab kuludele X arvestusobjektid vastavalt Asutusest saadud aruannetele ning teeb SAPis vastavad kanded. 6. Varade arvestus 6.1. Väheväärtusliku vara arvestus 6.1.1. Väheväärtusliku vara piirmäära Väheväärtusliku varade arvelevõtmise vastavalt vajadusele määramine X piirmäärad kehtestatakse raamatupidamise sise- eeskirjaga. 6.1.2. Väheväärtusliku vara arvele Väheväärtusliku vara arvelevõtmine ja arvestus jooksvalt X võrmine toimub excelis. 7 Maksude arvestus ja deklaratsioonide esitamine 7.1 Õiguste andmine e-Maksuameti Asutus korraldab e-Maksuameti õiguste andmise Keskuse taotluse alusel X kasutamiseks Keskusele. esimesel võimalusel 7.2 Erisoodustuste maksud ja Keskus arvutab ja kajastab SAPis eelneva kuu eelmise kuu kohta hiljemalt tuludeklaratsioon andmete põhjal erisoodustusmaksud ning järgmise kuu 10.kuupäevaks tulumaksu kingitustelt, annetustelt ja X vastuvõtukuludelt. Keskus vastutab TSD lisa 4 ja 5 esitamise ja maksude ülekandmise eest Maksu- ja Tolliametile. 7.4 Saldode võrdlemine e- Keskus ja PPO võrdlevad maksude saldosid e- järgmisel tööpäeval peale maksuametis X X maksuametis. maksudeklaratsiooni esitamise tähtaega 8. Pearaamatu pidamine 8.1. Raamatupidamise sise-eeskiri 8.1.1. Raamatupidamise sise-eeskirja Keskus koostab ja täiendab Asutuse vastavalt vajadusele, koostamine X raamatupidamise sise-eeskirja, esitades selle ülevaatamine vähemalt kord ettepanekuna Asutusele. aastas 8.1.2. Ettepanekute tegemine Asutus teeb Keskusele ettepanekuid Asutuse vastavalt vajadusele raamatupidamise sise-eeskirja raamatupidamise sise-eeskirja täiendamiseks ja X täiendamiseks ja muutmiseks muutmiseks ja kooskõlastab Keskuse poolt esitatud sise-eeskirja muudatused. 8.1.3. Raamatupidamise sise-eeskirja Asutus kinnitab raamatupidamise sise-eeskirja ja kinnitamise korral kinnitamine X saadab selle e-posti teel Keskusele juhindumiseks. 8.2. Reguleerimiskanded 8.2.1.1 Raamatupidamisõiendite Keskus koostab vajaduse korral (muu vajadusel koostamine ja aktsepteerimine X alusdokumendi puudumisel) raamatupidamisõiendi. 8.2.1.2 Raamatupidamiskannete Keskus sisestab kanded SAPi. hiljemalt järgmisel tööpäeval sisestamine õiendite alusel X peale dokumendi kinnitamist 9. Inventuurid 9.1. Nõuete ja kohustuste aastainventuur LK 10 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 9.1.1. Nõuete ja kohustuste inventuuri Keskus viib läbi nõuete ja kohustuste Keskuse töökorras määratud läbiviimine aastainventuuri. Inventuuri tulemustest teavitab tähtaegadel X Keskus Asutust, saates Asutusele ja Asutust teenindavale audiitorile kontode analüütilised nimekirjad. 9.1.2. Nõuete ja kohustuste Asutus vaatab Keskuse poolt saadetud esimesel võimalusel peale inventuuritulemuste inventuuridokumendid läbi ja esitab vajadusel Keskuselt info saamist X kontrollimine omapoolsed märkused, selgitused ja ettepanekud. 9.1.3. Inventuuritulemuste Keskus võtab arvesse inventuuri tulemused ja Seoses aastaaruande arvessevõtmine X teeb vajalikud parandused ja reguleerimiskanded tähtaegse koostamisega SAPis. määratud tähtaegadel 10. Aruanded 10.1. Saldoandmik 10.1.1 Saldoandmiku kontrollimine ja Keskus kontrollib saldoandmiku SAPis ja kord kuus järgmise kuu X esitamine impordib selle saldoandmike infosüsteemi. 25.kuupäevaks 10.1.2 Saldode võrdlus teiste Keskus võrdleb saldosid teiste igakuiselt tehingupartneritega tehingupartneritega ning vajadusel teeb X paranduskanded SAPi ja saldoandmike infosüsteemi. 10.1.3 Makseandmiku esitamine Keskus impordib igakuiselt makseandmiku Kord kuus järgmise kuu 25. x saldoandmike infosüsteemi. kuupäevaks 10.2. Majandusaasta aruanne 10.2.1 Raamatupidamise Keskus koostab Riigi Registrite ja auditeerimise alguseks aastaaruande koostamine ja Infosüsteemide Keskuse majandusaasta esitamine asutusele ja aruannete infosüsteemis Asutuse X audiitorile raamatupidamise aastaaruande projekti. Vajadusel küsib Keskus Asutuselt selle koostamiseks lisaselgitusi. 10.2.2 Audiitori küsimustele vastamine Keskus annab Asutuse audiitorile auditi ajal auditeerimise perioodil X raamatupidamisalast infot. 10.2.3 Aasta lõpetamiskannete Keskus teeb vajalikud aasta lõpetamiskanded auditeerimise perioodil X tegemine lähtudes auditi ajal selgunud infost. 10.2.4 Tegevusaruande koostamine X Asutus koostab tegevusaruande. auditeerimise alguseks 10.2.5 Bilansivälise informatsiooni Keskus saab toetuste lepingutega seotud hiljemalt järgmise aasta Keskus juhendab asutust vajaliku bilansivälise koondamine ja edastamine bilansivälise info SAPis registreeritud 15.märtsiks infor koondamisel esitades võimalusel ostutellimuste aruandest. Töötajate keskmise eeltäidetud vormid. X X X arvu andmed esitab Keskusele PPO. Asutus esitab vajadusel muud infot bilansiväliste kontode kohta Keskusele e-posti teel. 10.2.6 Bilansivälise informatsiooni Keskus võtab vastu ja töötleb Asutuse hiljemalt järgmise aasta vastuvõtmine ja kannete informatsiooni bilansiväliste kontode kohta ning 31.märtsiks sisestamine SAP-i X kajastab bilansivälise info saldoandmike infosüsteemis ja aastaaruandes. LK 11 / 23 Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 10.2.7 Majandusaasta aruande Pärast auditeerimise lõpetamist allkirjastab peale teate saamist kokkupanek, allkirjastamine ja X Asutus majandusaasta aruande ja esitab selle audititoimingute lõpetamise esitamine nõukogule kinnitamiseks. kohta 11. Arhiveerimine 11.1. Raamatupidamise paberil Asutus säilitab dokumente, mida ei saa säilitada Vastavalt kehtestatud Keskus paberdokumente ei vormista. algdokumentide hoidmine ja elektrooniliselt, paberkandjal, andes need üle arhiveerimise korrale Dokumendid säilitatakse eAK-s, RTIPis, eRK- X arhiveerimine asutuse arhiivi vastavalt asutuse dokumentide s, RTK DHSis või Keskuse võrgukettal. säilitamise korrale. 11.2. Raamatupidamise Asutus säilitab iseseisva Vastavalt seadusandlusele ja elektrooniliste algdokumentide raamatupidamissüsteemi ja DHSis olevate kehtestatud arhiveerimise hoidmine ja arhiveerimine algdokumentide andmed. Asutus säilitab korrale raamatupidamise algdokumente üldjuhul 7 aastat, v.a kui välistoetuse reeglid või seadus ei nõua nende pikemaajalisemat säilitamist, X X säilitades ka kinnitusringi ja dokumentidele märgitud koodide andmed ning võimaldades nende printimist vastavalt vajadusele. Keskus säilitab SAPis, RTIPis, Keskuse DHSis ja võrgukettal olevat informatsiooni ning korraldab eAK dokumentide säilitamise vastavalt kehtestatud korrale. 12. Volitused esindamiseks 12.1. Asutuse esindamine Keskus esindab Asutust teiste isikute või Vastavalt vajadusele Asutus võib anda esindamise volitusi raamatupidamisalastes riigiasutuste ees raamatupidamisalastes Keskusele vastavalt täiendavale vajadusele. toimingutes küsimustes, sh teeb Asutuse nõuete ja kohustuste võrdlused lepingupartneritega, X X Maksu-ja Tolliametiga ning muude Asutustega, kellele esitatakse Asutuse aruandlust, annab andmeid ja selgitusi aruannete kontrollimisega seoses Asutuse audiitorile. LK 12 / 23 Tunnuste ja muu informatsiooni lisamine finantsarvestuse alusdokumentidele Kes määrab Jrk nr Tunnus Keskus Asutus 1 Raamatupidamiskonto X 2 Tehingupartner X 3 Tegevusala 4 Allikas X 5 Rahavoo kood X 6 Eelarve liik 7 Toetus X X 8 Eelarve konto 9 Eelarveüksus 10 Kuluüksus X 11 Tuluüksus X 12 Asutus X 13 PS-element X 14 Kulukoht X 15 Koolitussündmus X 16 Lähetuse number X 17 Vara kaardi number X 18 Täpsustav määrang X X 19 Käibemaksu kood X 20 Ostutellimuse number X  Lisa 1.1. amine finantsarvestuse alusdokumentidele Märkused Vastavalt tehingu majanduslikule sisule lähtudes üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhendist. Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 2 Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati 08400 Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 4 Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 5 Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati 0. Välistoetuste ja kodumaiste toetuste saamise ja kasutamise korral Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt seotud raamatupidamiskontoga Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt ESS1 Jäetakse täitmata, kui on SAPis automaatselt seotud kulukohaga, muul juhul täpsustab asutus või Keskus Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati TSS1 Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati SS1 Projekti kood e struktuurelement (wbs-element) Võetakse kasutusse vajaduse ilmnemisel. Igale koolituskulude ostudokumendile Igale lähetuskulude ostudokumendile. Keskus avab varakaardid varade wbs-elemendi kaudu Lepingu nr, projekti nimetus, kk number, inimese nimi, määratakse kokkuleppel asutusega Kui kuludokumendile eelneb lepingu sisestamine SAPi ostutellimusena, märgitakse arvestusobjektid lepingule. Hilisemalt ei ole vaja kuludokumendile arvestusobjekte määrata. Selle asemel märgitakse kuludokumendile ostutellimuse number. Teatis arvestusobjektide muutmiseks Asutus Dokumendi nr. Koostamise kuupäev Kuluüksus Kulukoht Projekt (WBS) Toetus (Grant) Vähendada: Suurendada: Viide parandatavale dokumendile: Täiendav selgitus paranduse põhjuse kohta: Koostaja: (nimi, ametikoht, kontaktandmed)  Lisa 1.2 Konto Summa Kulukoha eelarve sisestamine, transaktsioon KP06 Lisa 1.3. Sisestatakse kuluarvestuse moodulisse, näide Eelarve Tegevusal liik(ja Toetus Kulukonto Kulukoht a objekt) (abiraha) Summa 55245000 OKSS1- 08400 0 0 400 55249000 OKSS1- 08400 0 0 5000 55020000 OKSS1- 08400 0 0 600 55006000 OKSS1- 08400 0 0 800 50020000 OKSS1- 08400 0 0 9200 Kui eelarvet ei soovita sisestada detailselt kulukontode kaupa, valida vastava kontogrupi esimene konto (näiteks 55000 Kulueelarve sisestatakse pluss märgiga kontogrupi esimene konto (näiteks 55000000, 55020000, 55030000 jne). Sisestatakse projektimoodulisse, näide Lisa 1.4. Projekt WBS-element Alam WBS-element Summa SS1-KYSK SS1-KYSK-1 SS1-KYSK-11 18000 Toetuse eelarve avamise taotlus Toetuse kood SAPis Toetuse andja nimi Eelarveaasta Toetuse kood 1 Toetuse kood 2  Lisa 1.5. Eelarvekonto (T - tulu, K - kulu, I - Investeering) Summa Märkused/ Põhjendused/Alusdokument T I K T I K Projektide täitmise aruanne Aruande heakskiitmine seisuga xx.xx.xxxx Jrk nr Lepingu nr Konto Abiraha (Grant) Projekt (WBS) Kulukoht (IO) NÄIDE RT20-07 SS1-SIM-TV3-RT  Lisa 1.6. Toetuslepingu Ettemaksu Reaalselt toetust Kande Organisatsioon summa summa kasutatud EUR kuu Nimi Summa Summa Summa