Riigi Tugiteenuste Keskuse personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamise korra kinnitamine

KÄSKKIRI 27.11.2023 nr 1-2/23/75 Riigi Tugiteenuste Keskuse personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamise korra kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamise korra. 2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 09.01.2023. a. käskkirja nr 1- 2/23/2 „Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste toimingute korra kinnitamine“. 3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: PTO töötajad Koostaja: Maarja Käis  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga 27.11.2023 nr 1-2/23/75 Personali- ja palgaarvestuse teenus (K15) Protsess: Personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamine Protsessi omanik: PTO juhataja Versioon: 8 Kinnitatud: Töökord sisaldab  1. ÜLDPÕHIMÕTTED  2. LÜHENDID  3. TÖÖPROTSESSI KIRJELDUS o 1. ANDMEKOGU HALDUSE JA NENDEGA SEOTUD TOIMINGUTE PROTSESS o 2. PERSONALIARVESTUSEGA SEOTUD TOIMINGUTE PROTSESS o 3. PALGAARVESTUSE TOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESS o 4. ARUANDLUSEGA SEOTUD TOIMINGUTE PROTSESS o 5. NÕUSTAMISE TOIMINGUTE PROTSESS o 6. ANALÜÜSI TEENUSE PROTSESS 1. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.1. Sisu ja eesmärk: Kord reguleerib Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) personali- ja palgaarvestuse tegevusvaldkonda. Kord kehtestatakse õiguspärase, täpse ja efektiivse personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamiseks teenindatavatele asutustele ning asutustega kokkulepitud teenustaseme tagamiseks. 1.2. Kasutusulatus: Personaliteenuste osakonna (edaspidi PTO) töötajad. 1.3. Vastutajad: Korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab PTO juhataja. Korra rakendamise eest vastutavad PTO juhataja ja talituste juhatajad. 1.4. Viited: 1.4.1. Organisatsiooni haldamise juhend; 1.4.2. Personali haldamise juhend; 1.4.3. Palga vahearvestuste juhend; 1.4.4. Palga arvestamise juhend; 1 1.4.5. Palga kannete ja maksude juhend; 1.4.6. Pearaamatu juhend; 1.4.7. Koolituste haldamise juhend; 1.4.8. Lähetuste haldamise juhend; 1.4.9. Riigi raamatupidamise üldeeskiri; 1.4.10. Toimemudelid; 1.4.11. Pensionieraldiste arvestuse juhend; 1.4.12. Panga juhend (broneeringud E-riigikassas); 1.4.13. RTK majandustarkvara arendamise ja hooldamise kord; 1.4.14. RTK finantsarvestuse toimingute kord. 2. LÜHENDID 2.1. ISO – RTK infosüsteemide arendamise osakond; 2.2. PTO – RTK personaliteenuste osakond; 2.3. FAO – RTK finantsarvestuse osakond; 2.4. RIHATO – Rahandusministeeriumi riigihalduse ja avaliku teenistuse osakond; 2.5. DHS – dokumendihaldussüsteem; 2.6. SAP – majandustarkvara SAP R/3; 2.7. TRIP – majandustarkvara SAP lähetusmoodul; 2.8. SAP BO – SAP Business Objects aruandluskeskkond; 2.9. RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal; 2.10. TÖR – töötamise register; 2.11. TSD – tulu- ja sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni makse ja töötuskindlustusmakse deklaratsioon; 2.12. ESD – sotsiaalmaksu deklaratsioon erijuhtudel; 2 3. TÖÖPROTSESSI KIRJELDUS Tähtaeg / Nr Tegevus Vastutaja kestvus 1. ANDMEKOGU HALDUSE JA NENDEGA SEOTUD TOIMINGUTE PROTSESS 1.1. Personali- ja palgaarvestuse andmekogu õiguste haldamine Saadab oma töötajate kohta taotluse ISOsse kasutajaõiguste andmiseks, muutmiseks või PTO vahetu juht sulgemiseks aadressil Vajaduse 1.1.1. [email protected]. Protsess jätkub vastavalt (talituse juhataja/ tekkimisel Majandustarkvara arendamise ja hooldamise osakonnajuhataja) korras (K18) kirjeldatule. 1.2. Klassifikaatorite haldamine (sh palga tasuliikide haldamine) Saades asutuselt tellimuse uue klassifikaatori/tasuliigi loomiseks kontrollib 1.2.1. klassifikaatori/tasuliigi olemasolu või juurde Talituse juhataja 5 tp jooksul loomise vajadust ja edastab kooskõlastamiseks PTO juhatajale ning [email protected]. Analüüsib põhjendatust, vajadusel 1.2.2. vastab ISOle. Protsess jätkub vastavalt ISO PTO juhataja 3 tp jooksul arendamise ja hooldamise korras kirjeldatule. 1.3. Organisatsiooni andmete haldamine (loomine, muutmine, likvideerimine) Asutuselt saadud kinnitatud alusdokumendi alusel sisestab asutuse koosseisu struktuuripuusse, sh ametikohtade 1.3.1. PTO põhigruppide ja muude vajalike tunnuste 5 tp jooksul lõikes, vajadusel sulgeb, muudab või kustutab personaliarvestaja vastavalt personaliarvestuse juhendi „Organisatsiooni struktuuri haldamine“ punktile 2. 2. PERSONALIARVESTUSEGA SEOTUD TOIMINGUTE PROTSESS 2.1. Personali- ja palgaarvestuse andmekogu haldamine 2.1.1. Tööle võtmine Asutuse kinnitatud alusdokumendi ja tööle võtmise ankeedi alusel sisestab töötaja andmed SAPi vastavalt personaliarvestuse juhendi „Personali haldamine“ punktile 2.2. SAPist. PTO 2.1.1.1. Asutuse poolt RTIPi kaudu vormistatud tööle 2 tp jooksul võtmisel vaatab andmed üle täitja personaliarvestaja menetlusrollis olev töötaja ning andmed kanduvad automaatselt SAPi. TÖRi saadetakse andmed masinliidesega. 2.1.2. Võlaõiguslike lepingute ja muude isikute sisestamine 3  Asutuse kinnitatud alusdokumendi alusel PTO sisestab teenust osutavate ja muude isikute andmed SAPi vastavalt personaliarvestuse personaliarvestaja 2.1.2.1. juhendi „Personali haldamine“ punktile 2.7. 2 tp jooksul /kinnipeetavad ja kohtumäärused SAPist TÖRi saadetakse andmed palgaarvestaja masinliidesega. 2.1.3. Töötaja üleviimine Asutuse kinnitatud alusdokumendi alusel sisestab töötaja andmed SAPi vastavalt personaliarvestuse juhendi „Personali PTO haldamine“ punktile 2.4. või 2.9 Asutuse poolt 2.1.3.1. 2 tp jooksul RTIPi kaudu vormistatud töötaja üleviimisel personaliarvestaja teisele ametikohale vaatab andmed üle täitja menetlusrollis olev töötaja ning andmed kanduvad automaatselt SAPi. 2.1.4. Töötaja vabastamine Asutuse kinnitatud alusdokumendi alusel sisestab töötaja lahkumisega seotud andmed SAPi vastavalt personaliarvestamise juhendi PTO Hilj töötaja „Personali haldamine“ punktile 2.5. Saadab 2.1.4.1. töötaja andmed TÖRi. Asutuse poolt RTIPi personaliarvestaja/ viimasel kaudu vormistatud vabastamise vaatab andmed palgaarvestaja tööpäeval üle täitja menetlusrollis olev töötaja ning andmed kanduvad automaatselt SAPi ja TÖRi. PTO 2.1.4.2 Protsess jätkub punktis 3.3.3 palgaarvestaja 2.1.5 Võlaõiguslike lepingute ja muude isikute vabastamine Asutuse kinnitatud alusdokumendi alusel Hilj töötaja sisestab töötaja lahkumisega seotud andmed PTO 2.1.5.1 SAPi vastavalt personaliarvestamise juhendi personaliarvestaja viimasel „Personali haldamine“ punktile 2.8.11. Saadab tööpäeval töötaja andmed TÖRi. PTO 2.1.5.2 Protsess jätkub punktis 3.3.3 palgaarvestaja 2.1.6. Töötaja andmete muutmine ja täiendamine 4  Asutuse saadetud info alusel sisestab uued ja muudetud personaliandmed SAPi vastavalt personaliarvestamise juhendi „Personali haldamine“ punktile 3. RTIPi kaudu muudetud töötaja andmed vaatab üle täitja menetlusrollis PTO olev töötaja ja edastab andmed SAPi. 2.1.6.1. 2 tp jooksul Automaatselt mittekanduvad andmed lisatakse personaliarvestaja/ käsitsi SAPi. Vajadusest andmesiirdetabelite palgaarvestaja importimiseks SAPi saadab PTO personali- või palgaarvestaja andmesiirdetabeli [email protected] või siirdab SAPi vastavalt vajadusele personali- või palgaarvestaja. 2.2. Töö- ja puhkeaja arvestuse pidamine 2.2.1. Tööajatabelite haldamine Asutuselt saadud tööajatabelite alusel (sh ületunnitöö, öötöö, riiklike pühade tasud, valveaeg, abikaasa kohalolek jm) sisestab vajadusel andmed SAPi. Kui tööajaarvestuse andmed kanduvad SAPi TOPLIS-st, siis enne palgaarvestuse PTO käivitamist veendub SAP-i tööajaarvestuse Hilj 3 tp enne 2.2.1.1. aruandega ZHR_AJATABEL – „Tööaja personaliarvestaja/ palgapäeva kinnitamised“, et tööajatabelid on kinnitatud. palgaarvestaja Juhul kui asutuse tööajaarvestuse aluseks on vastavasisulised käskkirjad, lepingud, ettepanekud ning muud väljamaksete ja kinnipidamiste alusdokumendid, siis eraldi tööajatabeleid ei saadeta. PTO 2.2.1.2. Protsess jätkub punktis 3.2.2 palgaarvestaja 2.2.2. Ajutise töövõimetuse arvestamine Avatud ja kinnitatud töövõimetuslehtede info liigub SAPi automaatselt Tervisekassa liidese PTO kaudu. Asutuselt liidese väliselt saadud töötaja 2.2.2.1. 2 tp jooksul töövõimetuse kohta info saamisel sisestab personaliarvestaja/ puudumise alguskuupäeva ja eeldatava palgaarvestaja lõppkuupäeva SAPi. Asutuselt töötaja töövõimetuslehe lõppemise PTO kohta saadud info alusel korrigeerib vajadusel 2.2.2.2. SAPis puudumise kuupäevad ja kinnitab 2 tp jooksul personaliarvestaja/ Tervisekassa infosüsteemis eesti.ee palgaarvestaja töövõimetuslehe. 2.2.3. Töötaja töösuhte peatumise ja peatumise lõpetamise vormistamine 5  Asutuse kinnitatud alusdokumendi alusel sisestab teenistussuhte peatumisega seotud puudumise SAPi ning vajadusel teeb saadaolevate puhkusepäevade korrektuuri PTO Hilj 2 tp enne 2.2.3.1. vastavalt personaliarvestuse juhendi „Personali peatumise haldamine“ punktile 3.8. Saadab töötaja personaliarvestaja algust andmed TÖRi. Peatumise lõpetamisel sisestab andmed TÖRi ja teeb saadaolevate puhkusepäevade korrektuuri SAPis. 2.3. Koolituse arvestus 2.3.1. Koolitusürituse arvestuse pidamine (kui ei kasutata RTIPi koolituste moodulit) Asutuselt saadud info alusel sisestab vastavalt personaliarvestuse juhendi „Koolituste haldamine“ punktile 2 töötaja andmed SAPi koolitusmoodulisse, mille loomisel tekib SAP ID. PTO 2.3.1.1. Seob koolitusel olevad töötajad 2 tp jooksul koolitusüritusega vastavalt personaliarvestuse personaliarvestaja juhendi „Koolituste haldamine“ punktile 3. Sisestab tekkinud SAP ID DHSi/edastab e- kirja vahendusel, mis on eelduseks koolitusürituse sidumisel koolitusarvega raamatupidamisarvestuses. Tühistab osaluse ja/või koolitussündmuse PTO koolitusel mitte osalemise tõttu vastavalt 2.3.1.2. 2 tp jooksul personaliarvestuse juhendi „Koolituste personaliarvestaja haldamine“ punktile 5. 2.4. Lähetuste arvestus 2.4.1. Lähetuste arvestuse pidamine (kui ei kasutata RTIPi lähetuste moodulit) Asutuselt saadud info alusel sisestab vastavalt personaliarvestuse juhendi „Lähetuste haldamine“ punktile 3 Vastavalt lähetusmoodulisse TRIP lähetatavale töötajale PTO toimemudelis 2.4.1.1. alusdokumendis oleva lähetuse. personaliarvestaja kokkulepitud tähtajale Esmasel sisestamisel tekib SAPis ID, mille sisestab DHSi/edastab e-kirja vahendusel. Protsess jätkub vastavalt FAO toimingute korras kirjeldatule. Kui isik viibib kauem kui kolm kuud PTO Vajaduse 2.4.1.2. lähetuses, kantakse tema viibimiskoha aadress personaliarvestaja tekkimisel rahvastikuregistrisse. 2.4.2. Koolituslähetuse arvestuse pidamine (kui ei kasutata RTIP lähetuste moodulit) 6  Asutuselt saadud info alusel loob koolitusürituse vastavalt personaliarvestuse juhendi „Koolituste haldamine“ punktile 2 ja lisab osalejad koolitusüritusega vastavalt punktile 3 ning sisestab koolituse ID numbri Vastavalt DHSi väljale/edastab e-kirja vahendusel. PTO toimemudelis 2.4.2.1. personaliarvestaja kokkulepitud Sisestab vastavalt personaliarvestuse juhendi tähtajale „Lähetuste haldamine“ punktile 3 lähetusmoodulisse TRIP lähetatavale töötajale alusdokumendis oleva lähetuse, lisab koolituse ID numbri ja sisestab lähetuse ID DHSi. Tühistab osaluse ja/või koolitussündmuse koolitusel mitte osalemise tõttu vastavalt personaliarvestuse juhendi „Koolituste PTO 2.4.2.2. 2 tp jooksul haldamine“ punktile 5. Kui lähetusega personaliarvestaja kaasnevad kulud jätkub protsess vastavalt FAO toimingute korras kirjeldatule. 2.4.3. Koolituslähetuse arvestuse pidamine (kui kasutatakse RTIP lähetuste moodulit) Asutuse koolituslähetuse korralduse alusel sisestab koolituse andmed SAPi ja lisab PTO 2.4.3.1. koolituse ID RTIP lähetuse moodulisse. Peale 2 tp jooksul personaliarvestaja kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad taotluse andmed automaatselt SAPi. Tühistab osaluse ja/või koolitussündmuse koolitusel mitte osalemise tõttu vastavalt PTO 2.4.3.2. personaliarvestuse juhendi „Koolituste 2 tp jooksul personaliarvestaja haldamine“ punktile 5. Protsess jätkub vastavalt FAO toimingute korras kirjeldatule. 3. PALGAARVESTUSE TOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESS 3.1. Maksude arvestamine Käivitab SAPis tulu- ja sotsiaalmaksu, Hilj järgneva kohustusliku kogumispensioni makse ja kuu PTO 3.1.1. töötuskindlustusmakse deklaratsiooni (vorm palgaarvestaja TSD) ja/või ESD koostab faili ning impordib e- 10. maksuametisse. kuupäevaks Teeb SAPis palgamaksude maksmise ja Hilj järgneva maksete konteerimise kanded vastavalt kuu palgaarvestuse juhendi „Palga- ja riigimaksude PTO 3.1.2. maksmine ja maksete pearaamatusse palgaarvestaja 10. konteerimine“ punktile 2.7. Protsess jätkub kuupäevaks vastavalt FAO toimingute korras kirjeldatule. 7  Hilj järgneva Võrdleb palgalt arvestatud ja tasutud maksude kuu PTO 3.1.3. saldosid bilansikontodega ning Maksu- ja palgaarvestaja Tolliameti süsteemi andmetega. 10. kuupäevaks Palgamaksude kontod seotakse automaatsidumisega. Erisus on nende puhul, kellel palgapäev järgnevas kuus või kui automaatsidumisest on välja jäänud avatud kandeid. Palgaarvestaja kontrollib maksukontosid, et leida automaatsidumisest välja jäänud avatud kanded, parandab võimalusel automaatsidumist takistavad vead ja vajadusel seob sidumata kanded käsitsi transaktsiooniga F-03 (näiteks kui PTO 3.1.4. automaatsidumist takistab viidete ebakõla ja Kord kuus palgaarvestaja viidet ei anna parandada) või F-44 (kui osa maksukohustusi on üle kantud käsitsi transaktsiooniga F-47 või kui maksukohustused on vaja kokku siduda varasemast perioodist tekkinud ettemaksuga, mis on üleval kontol 10379900). Palgaarvestaja veendub, et kõik konto saldod on eelarve laiendite lõikes nullis. Kui konto ei lähe nulli, selgitab probleemi kontoväljavõttelt transaktsiooniga FAGLL03 ja parandab vahed. 3.2. Igakuise palgaarvestuse pidamine Sisestab SAPi kinnitatud alusdokumentide alusel palgaarvestamist puudutavad andmed (nt ühekordsed lisatasud) vastavalt palgaarvestuse PTO Hilj 2 tp enne 3.2.1. juhendi „Palga arvestamine“ punktile 1. palgaarvestaja palgapäeva Asutuse poolt RTIPi kaudu saadud andmed vaatab üle täitja menetlusrollis olev töötaja ning andmed kanduvad automaatselt SAPi. Käivitab palgaarvestuse vastavalt PTO Hilj 2 tp enne 3.2.2. palgaarvestuse juhendi „Palga arvestamine“ palgaarvestaja palgapäeva punktidele 1.2 Koostab palgaarvestuse ja maksmise kandedokumendi vastavalt palgaarvestuse PTO Hilj 2 tp enne 3.2.3. juhendi “Palga arvestamine„ punktidele 1.1.- palgaarvestaja palgapäeva 1.2. Teeb SAPis panka kandmise eeltegevuse ja koostab maksefailid vastavalt palgaarvestuse juhendi "Palgaarvetuse kanded ja maksud “ PTO Hilj 2 tp enne 3.2.4. punktidele 2 ning teeb SAPis tasu broneeringu palgaarvestaja palgapäeva vastavalt finantsraamatupidamise juhendile „Pank“ p.6 „ Broneeringud E-riigikassas". 8  Riigikassa võtab broneeringu summad, kasutades broneeringute aruannet KASSA011 „eRiigikassa broneeringud“ SAP BOs. Erakorraliste väljamaksete osas teavitab PTO Hilj 3.2.5. palgaarvestaja FAOd, kokkulepitud vormis, palgaarvestaja palgapäevaks väljamaksmisele minevast summast. Protsess jätkub vastavalt FAO toimingute korras kirjeldatule. Vastavalt Edastab SAPist palgateatised töötajatele e-kirja PTO toimemudelis 3.2.6. vahendusel. palgaarvestaja kokkulepitud tähtajale Töötasuga seotud kontod seotakse automaatsidumisega. Kui automaatsidumisest on välja jäänud lahtisi kandeid, seob palgaarvestaja need käsitsi transaktsiooniga F- PTO 3.2.7. 03. Kannete sidumisel veendub, et kõik konto Kord kuus palgaarvestaja saldod on eelarve laiendite lõikes nullis. Kui konto ei lähe nulli, selgitab probleemi kontoväljavõttelt transaktsiooniga FAGLL03 ja parandab vahed. 3.3. Vahepealsete väljamaksete arvestus 3.3.1. Puhkusetasude arvestus ja väljamaksmine Käivitab SAPis puhkuste vahearvestuste PTO 3.3.1.1. Iga päev kuupäevade aruande. palgaarvestaja Hilj 2 tp enne Teeb puhkusetasu väljamaksed vastavalt PTO puhkusetasude 3.3.1.2. palgaarvestuse juhendi „Palga palgaarvestaja välja vahearvestused“ punktile 3.4. maksmist Teeb puhkusetasu arvestuse ja maksmise Hilj 2 tp enne PTO 3.3.1.3. kandedokumendi vastavalt palgaarvestuse puhkusetasude palgaarvestaja juhendi „Palga vahearvestused“ punktile 3.8. välja maksmist Teeb SAPis panka kandmise eeltegevuse ja koostab maksefailid vastavalt palgaarvestuse juhendi „Palga vahearvestus“ punktile 3.9 ning Hilj 2 tp enne PTO 3.3.1.4. teeb SAPis tasu broneeringu vastavalt puhkusetasude palgaarvestaja finantsraamatupidamise juhendile „Pank“ p.6 „ välja maksmist Töötasu (maksed palgamoodulist) broneerimine. Riigikassa võtab broneeringute andmed (summad) kasutades broneeringute aruannet KASSA011 „eRiigikassa broneeringud“ SAP Hilj BOs. Erakorraliste väljamaksete osas teavitab PTO puhkusetasu 3.3.1.5. palgaarvestaja FAOd, kokkulepitud vormis, palgaarvestaja väljamaksmise väljamaksmisele minevast summast. Protsess päevaks jätkub vastavalt FAO toimingute korras kirjeldatule. 9  Vastavalt Edastab SAPist palgateatised töötajatele e-kirja PTO toimemudelis 3.3.1.6. vahendusel. palgaarvestaja kokkulepitud tähtajale 3.3.2. Vahepealse tasu arvestus ja väljamaksmine Asutuse kinnitatud alusdokumendi alusel teeb palgapäevast erineval ajal väljamaksmiseks mineva tasu vastavalt palgaarvestuse juhendi PTO 3.3.2.1. „Palga vahearvestused“ punktidele 3.1- 3 tp jooksul palgaarvestaja 3.7 Asutuse poolt RTIPi kaudu saadud andmed vaatab üle täitja menetlusrollis olev töötaja ning andmed kanduvad automaatselt SAPi. Teeb SAPis vahepealse tasu arvestuse ja maksmise kandedokumendid vastavalt PTO 3.3.2.2. 3 tp jooksul palgaarvestuse juhendi „Palga palgaarvestaja vahearvestused“ punktile 3.8. Teeb SAPis panka kandmise eeltegevuse ja koostab maksefailid vastavalt palgaarvestuse juhendi „Palga vahearvestused“ punktile PTO 3.3.2.3. 3.9 ning teeb SAPis tasu broneeringu 3 tp jooksul palgaarvestaja vastavalt finantsraamatupidamise juhendile „Pank“ p.6 „ Töötasu (maksed palgamoodulist) broneerimine. Riigikassa võtab broneeringute andmed (summad), kasutades SAP BO broneeringute aruannet KASSA011 „eRiigikassa Hilj tasu broneeringud“. Erakorraliste väljamaksete osas PTO 3.3.2.4. väljamaksmise teavitab palgaarvestaja FAOd kokkulepitud palgaarvestaja päevaks vormis väljamaksmisele minevast summast. Protsess jätkub vastavalt FAO toimingute korras kirjeldatule. Vastavalt Edastab SAPist palgateatised töötajatele e-kirja PTO toimemudelis 3.3.2.5. vahendusel. palgaarvestaja kokkulepitud tähtajale 3.3.3. Palgaarvestus töötaja töölt lahkumise korral 3.3.3.1. Protsess algab punktis 2.1.4.1 Sisestab SAPi andmed lõpparvestuse jaoks vastavalt palgaarvestuse juhendi „Palga vahearvestused“ punkti 3.5 esimesele osale Hilj 2 tp enne (kuni tegevuskäik Off-Cycle Workbench`i PTO 3.3.3.2. töötaja menüüs). Asutuse poolt RTIPi kaudu saadud palgaarvestaja lahkumist andmed vaatab üle täitja menetlusrollis olev töötaja ning andmed kanduvad automaatselt SAPi. 10  Sisestab SAPi kinnipidamised lõpparvestuse jaoks: • kui väljamaksmine toimub arvestuskuu Hilj 2 tp enne vahepeal, siis vastavalt palgaarvestuse juhendi PTO 3.3.3.3. töötaja „Palga vahearvestused“ punktile 3.6; palgaarvestaja lahkumist • kui lõpparvestus toimub palgapäeval, siis vastavalt palgaarvestuse juhendi „Palga arvestamine“ punktile 1.1.11 Teeb SAPis tasu arvestuse- ja maksmise kandedokumendid vastavalt: • kui väljamaksmine toimub arvestuskuu vahepeal, siis vastavalt juhendi „Palga Hilj 2 tp enne PTO 3.3.3.4. vahearvestused“ punktile 3.8 töötaja palgaarvestaja lahkumist • kui lõpparvestus toimub palgapäeval, siis vastavalt palgaarvestuse juhendi „Palgaarvestuse kanded ja maksud“ punktile 2.1. Teeb SAPis panka kandmise eeltegevuse ja koostab maksefailid ning teeb SAPis tasu broneeringu vastavalt finantsraamatupidamise juhendile „Pank“ p.6 „ Töötasu (maksed palgamoodulist) broneerimine : Hilj 2 tp enne • kui väljamaksmine toimub arvestuskuu PTO 3.3.3.5. töötaja vahepeal, siis vastavalt palgaarvestuse juhendi palgaarvestaja lahkumist „Palga vahearvestused“ punktile 3.9. • kui lõpparvestus toimub palgapäeval, siis vastavalt palgaarvestuse juhendi „Palgaarvestuse kanded ja maksud“ punktile 2.4. Riigikassa võtab broneeringute andmed (summad), kasutades broneeringute aruannet KASSA011 „eRiigikassa broneeringud“ SAP Hilj tasu BOs. Erakorraliste väljamaksete osas teavitab PTO 3.3.3.6. väljamaksmise palgaarvestaja FAOd kokkulepitud vormis palgaarvestaja päevaks väljamaksmisele minevast summast. Protsess jätkub vastavalt FAO toimingute korras kirjeldatule. Vastavalt Edastab SAPist palgateatised töötajatele e-kirja PTO toimemudelis 3.3.3.7. vahendusel. palgaarvestaja kokkulepitud tähtajale 3.4. Palgamaksete tagasiulatuva ümberarvestuse tegemine 11  PTO Asutuse kinnitatud alusdokumendi alusel Hilj 5 tp enne 3.4.1. personaliarvestaja sisestab muudatused SAP-i. palgapäeva / palgaarvestaja Teeb ümberarvestused vastavalt PTO Hilj 2 tp enne 3.4.2. raamatupidamise üldeeskirjas palgaarvestaja palgapäeva kehtestatud reeglitele 3.5. Muud tegevused 3.5.1 Arvestuse teostus vastavalt Riigiraamatupidamise üld-eeskirjale 3.5.1.1 Pensionieraldiste arvestus (puudutab eriteenistujaid) Koostab tabeli töötajate vanuse, soo, staaži, Vastavalt FAO sünniaasta ja voolavuse kohta BO aruannete koostatud alusel vastavalt „Pensionieraldiste arvestuse maj.aasta PTO 3.5.1.1.1 juhendile“. Salvestab tabeli osakonna aruande personaliarvestaja ühiskettale ning edastab andmed FAOle. koostamise Protsess jätkub vastavalt FAO pensionieraldiste ajagraafikule arvestuse juhendis kirjeldatule. kord aastas 3.5.1.2. Puhkusereservi arvestus Vastavalt FAO koostatud maj.aasta Kasutatakse SAP BO Puhkusereservi aruannet PTO 3.5.1.2.1 aruande HR070. palgaarvestaja koostamise ajagraafikule kord aastas 3.5.1.3 Bilansivälised kontod Vastavalt FAO koostatud maj.aasta Kasutatakse SAP BO Töötajate keskmine PTO 3.5.1.3.1 aruande koormus tegevusalade lõikes aruannet HR069 personaliarvestaja koostamise ajagraafikule kord aastas 3.5.2. Raamatupidamisõiendite koostamine ja raamatupidamiskannete sisestamine Asutuse raamatupidamisõiendi alusel sisestab raamatupidamiskanded SAPi PTO 3.5.2.1. 5 tp jooksul vastavalt finantsarvestuse juhendi „Pearaamatu palgaarvestaja juhend“ punktile 3. 3.5.3. Personaliarvestuse/palgaarvestuse tõendite/teatiste koostamine Vastavalt PTO Asutuse taotluse alusel koostab tõendi/teatise toimemudelis 3.5.3.1. personaliarvestaja RTK DHSis ning saadab allkirjastamiseks. kokkulepitud /palgaarvestaja tähtajale PTO talituse Allkirjastab vastavalt RTK teabehalduse korra 3.5.3.2. juhataja/ 1 tp jooksul punktile 5.15 või 5.16. osakonnajuhataja 12  PTO personaliarvestaja Edastab tõendi/teatise vastavalt kokkuleppele Koheselt peale 3.5.3.3. /palgaarvestaja asutusega. allkirjastamist 3.5.4. Varade ja kohustuste aastainventuuri läbiviimine Viib läbi PTO poolt kajastatavate varade ja Esimese kohustuste inventuuri vastavalt Riigi PTO 3.5.4.1. kvartali raamatupidamise üldeeskirja § 50 lõike 2 palgaarvestaja jooksul alusel. Täidab aastaaruannete lisad BOst ja SAPist Esimese PTO 3.5.4.2. saadud info alusel ning edastab andmed FAO kvartali palgaarvestaja vastava talituse juhatajale e-kirja vahendusel. jooksul Salvestab väljavõtte infosüsteemist osakonna Esimese PTO 3.5.4.3. ühiskettale. Protsess jätkub vastavalt FAO kvartali palgaarvestaja toimingute korras kirjeldatule. jooksul 4. ARUANDLUSEGA SEOTUD TOIMINGUTE PROTSESS 4.1. SAPi väljundvormide loomine Teeb ettepaneku ISOle muudatuste sisseviimiseks palgaarvestuse PTO talituse Vajaduse 4.1.1. väljundvormidesse ja uute loomiseks aadressil juhataja/ tekkimisest 1 [email protected]. Protsess jätkub vastavalt ISO osakonnajuhataja tp jooksul arendamise ja hooldamise korras kirjeldatule. 4.2. BO väljundvormide loomine Asutuse tellimuse alusel teeb ettepaneku BO keskkonda uue aruande loomiseks või olemasoleva muutmiseks. Põhjendatud 4.2.1. PTO juhataja 3 tp jooksul vajadusel edastab tellimuse ISOle. Protsess jätkub vastavalt ISO arendamise ja hooldamise korras kirjeldatule. 4.3. Aruanded asutusele PTO Vastavalt Asutuselt saadud päringu alusel koostab toimemudelis 4.3.1. aruande, kontrollib andmete õigsust ja edastab personaliarvestaja/ kokkulepitud aruande e-kirja vahendusel päringu esitajale. tähtajale palgaarvestaja 4.4. Andmete kontrollimine Vastavalt Kontrollib andmete õigsust vastavalt juhendile PTO personali- ja juhendis 4.4.1. „Personali- ja palgaarvestusega seotud andmete palgaarvestaja kokkulepitud kontrollimine“. tähtajale Parandab ebakõlade leidmisel andmed SAPis PTO personali- ja 4.4.2. 1 tp jooksul ning vajadusel täpsustab asutusega. palgaarvestaja 4.5. Aruanded kolmandatele isikutele 13  Esitab kohustuslikud aruanded PTO Vastavalt 4.5.1. Statistikaametile, Maksu- ja Tolliametile, palgaarvestaja tähtaegadele Sotsiaalkindlustusametile, ametiühingutele jt. 5. NÕUSTAMISE TOIMINGUTE PROTSESS 5.1. Andmekoguga seotud põhimõtete ja metoodika kehtestamine ja rakendamine RIHATO suuniste kohaselt saadab juhised riigis üldiselt kehtivate personali- ja palgaarvestuse põhimõtete järgi SAPi 5.1.1. PTO juhataja 3 tp jooksul seadistamiseks ISOle [email protected] vahendusel. Protsess jätkub vastavalt ISO arendamise ja hooldamise korras kirjeldatule. 5.2. Nõustamine Asutuselt saadud päringule vastamiseks esitab vajadusel RIHATOle päringu arvestuse aluseks 5.2.1. olevate õigusaktide ning BO aruannete PTO töötajad 3 tp jooksul tõlgendamiseks, kes vastavalt kokkuleppele nõustab PTO töötajaid. Nõustab päringu esitamisel asutuse töötajat BO 5.2.2. aruandluse või personali- ja palgaarvestusega PTO töötajad 3 tp jooksul seotud küsimustes. Juriidilise nõu saamiseks RTK PTO talituse lepingupartnerilt koondab talituse juhataja Vastavalt 5.2.3 juhid/osakonna teemad ja edastab osakonna juhatajale, kes teeb vajadusele juhataja päringu. 14