Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse töökorralduse reeglite kinnitamine

KÄSKKIRI 27.01.2017 nr 3 Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse töökorralduse reeglite kinnitamine Sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 11.10.2016 käskkirja nr 104 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse moodustamine“ lisaga 1 kinnitatud “Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse“ punkti 25 alapunkti 5 alusel kinnitan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse töökorralduse reeglid koos lisadega. (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Reinhold Direktor  TERVISE JA HEAOLU INFOSÜSTEEMIDE KESKUSE TÖÖKORRALDUSE REEGLID 1. ÜLDSÄTTED 1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi Keskus) töötajate käitumispõhimõtted töösuhetes rajanevad asutuse väärtustel. 1.2. Töökorralduse reeglites on määratud vastastikuseks heaks koostööks vajalikud õigused ja kohustused. 1.3. Keskuse töötajad juhinduvad ametniku eetikakoodeksist (http://www.avalikteenistus.ee) 1.4. Töökorralduse reeglid kehtivad kõigile Keskuse töötajatele. 1.5. Töökorralduse reeglite rakendamisega seotud küsimused lahendatakse õigusaktidega sätestatud korras. 1.6. Töökorralduse reeglitega reguleerimata küsimustes juhindutakse eelkõige töölepingu seadusest, korruptsioonivastasest seadusest, töötervishoiu ja tööohutuse seadusest ning teistest töösuhteid reguleerivatest õigusaktidest. 1.7. Töökorralduse reeglites viidatud dokumendid on kättesaadavad dokumendihaldussüsteemis. 1.8. Töökorralduse reeglid kehtestab direktor. 2. TÖÖLE VÕTMINE JA TÖÖLT VABASTAMINE 2.1. Töölepingu sõlmimisel, peatumisel, muutmisel, lõppemisel ja lõpetamisel lähtutakse kehtivast töölepingu seadusest. 2.2. Pärast töölepingu sõlmimist: 2.2.1. tutvustab personalikonsultant või sekretär töötajale Keskuse tööelu reguleerivaid eeskirju, juhendeid ja kordasid ning fikseerib kordadega tutvumise töötaja allkirjaga; 2.2.2. tutvustab personalikonsultant või sekretär töötajale Keskuse võtmeisikuid ja jagab nende kontakte; 2.2.3. väljastab infoturbejuht töötajale tööruumidesse sisenemiseks läbipääsukaardi ja valvestuskoodi, ning tutvustab infoturbe ja tööohutusega seotud kordi; 2.2.4. tutvustab infoturbejuht töötajale töö- ja tuleohutusalaseid eeskirju; 2.2.5. väljastatakse töö tegemiseks vajalikud ligipääsud, tööülesannete täimiseks kasutatav e-posti aadress (kujul [email protected]), e-postiga seotud elektroonilise kalendri ning vajadusel telefoninumbri ja muu tööks vajaliku vara vastavalt kehtivale korrale; 2.3. Võlaõigusliku lepingu alusel töötavatele isikutele läbipääsukaardi andmise otsustab Keskuse infoturbejuht. Vastavad õigused saanud isik peab järgima Keskuse töökorralduse reegleid ning teisi Keskuse reegleid töövahendite ja –ruumide kasutamise ning teabe töötlemise osas. 2.4. Töösuhte lõppedes teavitab personalikonsultant töötajaga töösuhte lõppemisest vajalikke osapooli vastavalt Keskuses kehtestatud korrale avades dokumendihaldussüsteemis ringkäigulehe. 2.5. Töösuhte lõppedes: 2.5.1. annab töötaja vahetule juhile ülevaate pooleli olevatest töödest ning annab üle töös olevad töödokumendid ning tema valduses oleva muu tööga seonduva teabe; 2.5.2. tagastab töötaja vastavalt Keskuses kehtestatud korrale viimasel tööpäeval kõik tema valduses olevad varad. Varade üleandmine toimub Riigitöötaja iseteenindusportaali (edaspidi: RTIP) info kohaselt ja vastavalt kehtivale korrale. 2.5.3. suletakse töötaja ligipääsud Keskuse infosüsteemidesse ja ruumidesse; 2.5.4. suunatakse töötaja kontaktid (telefoni number, e-posti aadress jne) vahetu juhi poolt määratud töötajale. Töötaja e-posti aadressi ja sellega seotud postkasti ei hoita kauem kui 3 kuud pärast töösuhte lõppu. 3. TÖÖ- JA PUHKEAEG 3.1. Töötajal on viiepäevane töönädal ja tööaja kestus on 40 tundi nädalas (täistööaeg). 3.2. Esmaspäevast neljapäevani on tööpäeva pikkus 8 tundi ja 15 minutit ning reedel 7 tundi. Tööaja algus ja sellest tulenev lõpp lepitakse kokku vahetu juhiga. Tööpäev algab ajavahemikus kell 8.00–9.00 ning lõppeb esmaspäevast neljapäevani ajavahemikus kell 16.45–17.45 ja reedel kell 15.30–16.30. Kasutajatugi töötab esmaspäevast pühapäevani kella 7:00-st kuni 22:00-ni. 3.3. Töökorralduse reeglites sätestatud tööajaga seotud erisused lepitakse kokku töölepingus. 3.4. Lõunaks on ette nähtud 30 minutit ning seda ei arvestata tööaja hulka. 3.5. Uusaastale, Eesti Vabariigi aastapäevale, suurele reedele, võidupühale ja jõululaupäevale eelnev tööpäev on kolme tunni võrra lühem. 3.6. Töötamisel osalise tööajaga määratakse töökoormus vahetu juhi ja töötaja kokkuleppel ning fikseeritakse töölepingus või selle lisas. Lisaks lepitakse vahetu juhiga kokku tööl käimise aeg. Osalise tööajaga töötaja märgib elektroonilises kalendris ajad, millal ta ei ole Keskuse tavatööpäevadel kättesaadav. 3.7. Tööajal äraolekul sh kaugtööl viibimise kohta teeb töötaja sellekohase märke töötaja elektroonilisse kalendrisse. Töötaja tagab, et tema kalender on tööülesannete planeerimiseks kättesaadav Keskuse teistele töötajatele ning kalendrist saab infot, kas töötaja on vaba, hõivatud või kontorist väljas jne. 3.8. Tööle mitteilmumisest haiguse tõttu, tööpäeva kestel haigestumisest või muul mõjuval põhjusel puudumisest informeerib töötaja esimesel võimalusel oma otsest juhti ja edastab vastavasisulise teate sekretärile või personalikonsultandile, kes korraldab vastavat arvestuse pidamist ja infovahetust RTK-ga. 3.9. Sõltuvalt töö iseloomust ja kokkuleppel vahetu juhiga võib töötaja täita töökohustusi osaliselt kaugtöö vormis. 3.10. Kaugtöö all mõistetakse töötamist väljaspool Keskuse ruume ning selleks ei loeta lähetust või tööalast kohtumist väljaspool Keskuse tööruume. Kaugtööga seotud kulusid töötajale ei hüvitata. 3.11. Kaugtöö võimaldamiseks ei ole Keskus kohustatud tegema lisatöid, nagu tehnika seadistamine ja võrgu häälestamine. 3.12. Kaugtöö tegija kohustused on sätestatud Keskuse infoturvet reguleerivates kordades. 3.13. Kaugtööl olles peab töötaja olema kättesaadav telefoni ja e-posti teel ning tema distantsilt töötamine ei tohi takistada kolleegide tööd. 3.14. Tööajast kinnipidamist kontrollib töötaja vahetu juht. Töökohalt töö- ja isiklikes asjus äraolek lepitakse eelnevalt kokku vahetu juhiga. 3.15. Töötajal on võimalik eelneval kokkuleppel vahetu juhiga võtta vabad päevad töötasu säilitamisega järgmiselt: 3.15.1. tervislikel põhjustel kolm tervisepäeva aastas; 3.15.2. kõrgkooli lõpetamisel üks päev; 3.15.3. 1. klass mineva lapse lapsevanemal koolialguse aktuse päeval; 3.15.4. lähedase matuste korraldamiseks kolm päeva. 3.16. Punktis 3.16 nimetatud vabade päevade kasutamise lepib Töötaja kokku eelnevalt vahetu juhiga. Punkti 3.16.1 puhul edastab vahetu juht info jooksvalt personalikonsultandile, kes edastab info arvestuse pidamiseks Riigi Tugiteenuste Keskusesse. 3.17. Tööaja arvestuse aluseks oleva info edastamise eest personalikonsultandile vastutab vahetu juht. 3.18. Vajaduse korral kasutatakse summeeritud tööaja arvestust. Summeeritud tööaja arvestusperioodi pikkus on kuni neli kuud. 4. PUHKUS JA ASENDAMINE 4.1. Keskuse töötajal on 35-kalendripäevane põhipuhkus kalendriaasta eest. Muid puhkusi antakse vastavalt kehtivatele õigusaktidele. 4.2. Töötajal, kes on esimesel tööaastal töötanud vähemalt kuus kuud, on õigus saada puhkust võrdeliselt töötatud kuude arvuga. 4.3. Puhkuse andmine toimub vastavalt puhkuste ajakavale, mille kinnitab I kvartali lõpuks direktor RTIPis. Puhkuste ajakava koostamisel lähtutakse töö korraldamise huvidest, arvestades võimaluse korral töötaja soove. Puhkuste ajakava muutmine toimub poolte kokkuleppel. 4.4. Osade kaupa võib põhipuhkust anda üksnes poolte kokkuleppel, kusjuures ühe katkestamatu osa kestus peab olema vähemalt 14 kalendripäeva. Osade kaupa puhkuse võtmisel ei tohi kahe järjestikuse puhkuseosa vahele jääda ainult puhkepäevad. 4.5. Töötaja haigestumisel vahetult enne puhkust või puhkuse ajal on Töötaja kohustatud esimesel võimalusel sellest informeerima vahetut juhti, kes edastab teate viivitamata personalikonsultandile. Kui Töötaja puhkuse ajal haigestumisest ei teavita, siis puhkust ei katkestata ja haigushüvitist ei maksta. 4.6. Puhkuse ajakava muutmiseks või ajakavas planeerimata puhkuse, sealhulgas õppepuhkuse, saamiseks tuleb esitada puhkuse muutmise taotlus RTIPis vähemalt 7 kalendripäeva enne taotluses märgitud puhkuse algust. Kui puhkuseraha soovitakse eelviimasel tööpäeval enne puhkusele jäämist, tuleb ajakavaväline taotlus esitada vähemalt 14 kalendripäeva enne taotluses märgitud puhkuse algust. Taotluses peab olema kirjas asendaja. Taotluse kooskõlastab asendaja ja kinnitab vahetu juht. 4.7. Lapsepuhkuse taotluses (välja arvatud tasustamata lapsepuhkus, mida saavad kasutada mõlemad lapsevanemad) peab töötaja kinnitama, et teise tööandja juures töötav lapsevanem eelnimetatud puhkust ei kasuta. 4.8. Puhkusele minnes annab töötaja oma asendajale üle kiiret reageerimist vajavad tööülesanded vastavalt lisale 1 „Tööde üleandmine puhkusele minnes“, kooskõlastades selle asendajaga. 4.9. Puhkuse ajaks seadistab töötaja e-posti automaatvastuse, milles märgib ära eemaloleku aja ja asendaja kontaktid ning lisab need ka enda elektroonilisse kalendrisse. 4.10. Puhkuseperioodiks jäetakse tööandja vara tööandja ruumidesse. Erandid lepitakse kokku vahetu juhiga. 5. TÖÖTASU JA HAIGUSHÜVITISE MAKSMINE 5.1. Töötasu makstakse vastavalt õigusaktidele Keskuse palgajuhendiga kehtestatud korras ning töölepingus ette nähtud suuruses ja tingimustel. 5.2. Muutuvpalka, asendus- ja lisatasu (sh lisatasu ületunnitöö ja riigipühal töötamise eest) makstakse töötajale seadusest tulenevatel alustel ja palgajuhendiga kehtestatud korras. Ületunnitööks ei loeta töö tegemist väljaspool tööaega, mis tuleneb töötaja enda vajadusest. 5.3. Töötasu kantakse töötaja pangakontole üks kord kuus hiljemalt kuu viimasel tööpäeval. 5.4. Haigushüvitist maksab tööandja töötaja haigestumise või vigastuse teise kuni kaheksanda päeva eest sotsiaalmaksuseaduses ning töötervishoiu ja tööohutuse seaduses sätestatud tingimustel ja ulatuses. Haigushüvitise suurus on 70% töötaja keskmisest töötasust. Haigushüvitis kantakse töötaja pangakontole peale töövõimetuslehe lõppu koos töötasuga. 5.5. Töötasu teatis edastatakse töötaja e-postile hiljemalt kaks tööpäeva enne töötasu ülekandmist. 5.6. Tööandjaga töölepingus kokkulepitud töötasu suurus ei kuulu avaldamisele kolmandatele isikutele. 5.7. Tööandja ja töötaja võivad kokku leppida, et töötaja teeb tööd üle kokkulepitud tööaja (ületunnitöö), mis üldjuhul hüvitatakse vaba aja andmisega. 5.8. Ületunnitöö on üle kokkulepitud aja töötamine, mida tehakse kas poolte kokkuleppel või tööandja ühepoolsel nõudmisel, kui see on põhjendatud erakorralise või ajutise olukorraga, töölepingu seaduses sätestatud tingimustel ja korras. 5.9. Erakorraliseks ja ajutiseks loetakse juhtumeid, kui: 5.9.1. ilmnevad olulised tööd takistavad probleemid infosüsteemide toimimisel; 5.9.2. töö tegemata jätmisel on reaalne oht varalise kahju tekkimisele; 5.9.3. loodusõnnetuse ennetamiseks või selle tagajärgede kiireks kõrvaldamiseks; 5.9.4. ajutiselt äraoleva töötaja asendamiseks, kelle asendamise kohustus ei ole määratud töötaja ametijuhendis. 6. TÖÖALASTE KORRALDUSTE ANDMINE 6.1. Töötaja täidab töölepingus kirjeldatud tööülesandeid iseseisvalt ja reeglina ilma erikorralduseta. 6.2. Tööalaseid korraldusi annab, muudab ning peatab vahetu juht ja need võivad olla nii  suulises kui kirjalikus vormis. 6.3. Tööandja võib erandkorras anda töötajale korraldusi ajutiselt äraoleva töötaja tööülesannete täitmiseks ja see ei kuulu eraldi tasustamisele, välja arvatud juhul kui tegemist on töövälisel ajal tehtava tööga. 6.4. Töötaja on kohustatud koheselt informeerima oma vahetut juhti asjaoludest, mis takistavad tal õigeaegselt ettenähtud ülesannete täitmist. 7. KÕRVALTEGEVUSEST TEAVITAMINE 7.1. Töötaja peab oma vahetut juhti teavitama kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (lisa 2), kui ta tegeleb või kavatseb tegeleda kõrvaltegevusega, näidates ära kõrvaltegevuse sisu ja kestvuse. Kõrvaltegevuseks loetakse töötamist teise tööandja juures, töötamist valitaval või nimetataval ametikohal, ettevõtja või täisosanikuna, juriidilise või kontrollorgani liikmena. 8. TÖÖANDJA VARA KASUTAMINE 8.1. Keskuse vara, sh Keskuse e-posti aadressi kasutamine on lubatud üksnes asutuse tööülesannete täitmiseks. Töötaja peab arvestama, et Keskuse e-posti aadressilt kirjutamist võidakse tõlgendada ametliku seisukoha avaldamisena. 8.2. Töötaja valdab ja kasutab temale antud vara hoolikalt, heaperemehelikult ning säästlikult vastavalt eseme kasutamise eesmärgile, järgides tööandja poolt kehtestatud reegleid ja eeskirju. 8.3. Töötaja valdab ja kasutab Keskuse vara üksnes oma tööülesannete täitmiseks. 8.4. Töötaja teavitab viivitamatult tööandjat vara puudustest või mistahes ohust varale ning kohustub tegema kõik võimaliku vara säilimise tagamiseks ning seda ähvardava ohu tõrjumiseks. 8.5. Tööandjal on õigus: 8.5.1. ligi pääseda Keskuse varale ja teabele, sh infosüsteemis olevatele töötaja failidele ja e-postkastis olevatele e-kirjadele; 8.5.2.salvestada ja töödelda kogu teavet, mida töötajad käitlevad tööandja infosüsteemides; 8.5.3.peatada töötaja ligipääs Keskuse varale või infosüsteemidele ilma etteteatamiseta. 8.6. Töötaja kasutuses olevale varale ligipääsu saamine, sh eritarkvara abil, tuleb kooskõlastada Keskuse direktori ja infoturbejuhiga ning põhjendada andmetele ligipääsu vajadust. 9. TÖÖOHUTUSE JA TULEOHUTUSE ÜLDJUHISED 9.1. Töö- ja tuleohutuse osas lähtutakse seaduses sätestatud nõuetest ja tulekahju korral tegutsemise plaanist. 9.2. Tööohutuse, tuleohutuse ja esmaabiandmise eest vastutajad määrab Keskuse direktor käskkirjaga. 9.3. Töökeskkonna- ja tuleohutuse nõuete täitmine on kohustuslik kõigile töötajatele. 9.4. Tööandja tööohutusalased kohustused:  9.4.1. tagada töötajate töö- ja tuleohutusalase juhendamine; 9.4.2. juhendada töötajaid, kuidas toimida tööõnnetuse või tulekahju korral. 9.4.3. tagada esmaabivahendite kättesaadavuse töökohal. 9.5. Töötaja tööohutusalased kohustused on: 9.5.1 hoida puhtana ja korras oma töökoht; 9.5.2 hoida nõuetekohaselt korras talle kasutada antud seadmed ja töövahendid; 9.5.3 töötaja peab täitma kehtestatud tööohutus- ja tuleohutusnõudeid. 9.5.4 töötaja peab jälgima, et töö tegemine või selle tagajärjed ei ohustaks tema enda või teiste elu ja tervist ning keskkonda. 9.5.5 töötaja on kohustatud viivitamatult teatama tööandjale õnnetusjuhtumist või ohtlikust olukorrast. Vajaduse korral peab töötaja teatama päästeametisse. 10. TURVALISUS JA ÜLDISED KÄITUMISREEGLID 10.1. Töötaja on kohustatud tööruumidest viimasena lahkudes veenduma, et: 10.1.1. Kõik isikud on tööruumidest lahkunud; 10.1.2. kustutama tuled, v.a. valvekaamera vaatevälja valgustid; 10.1.3. Sulgema aknad; 10.1.4. Välja lülitama seadmed, mille ööpäevaringne funktsioneerimine ei ole seotud tööülesannete täitmisega ega tööandja jaoks oluliste funktsionaalsuste tagamisega, samuti olmeseadmed, mille funktsioneerimine ei ole peale tööpäeva vajalik; 10.1.5. Valvestama ruumid; 10.1.6. Lukustama sissepääsuuksed. 10.2. Võõraste isikute viibimine Keskuse ruumides ilma töötaja juuresolekuta ei ole lubatud, külalist saadab tema vastuvõtuga seotud töötaja. 10.3. Tööandjal on õigus paigaldada tööruumidesse videovalvesüsteemi. 10.4. Töölt lahkudes on kohustus panna töödokumendid selleks ettenähtud suletud kohta (seif, sahtel, kapp). 10.5. Mitteavaliku teabega paberkandjad tuleb peale nende töötlemise lõppemist hävitada paberipurustis. 10.6. Keskuse ruumides, büroohoones ja büroohoone peaukse ees on suitsetamine keelatud. 10.7. Keskuse ruumides ei ole lubatud viibida narkootiliste ja psühhotroopsete ning alkohoolsete ainete põhjustatud joobes. 10.8. Töötaja teavitab töökohustusega seostatava soodustuse või pakkumise saamisest oma otsest juhti. Sõltuvalt saadud soodustuse olemusest ja väärtusest (kui soodustuse näol on tegemist tavapärase viisakusavaldusega) võtab töötaja selle kasutusse, tarbib teiste töötajatega ühiselt või annab üle asutuse sekretärile. 10.9. Töötaja ei tohi vastu võtta soodustust, mis on seostatav tema tööülesannetega, kuid mida ei saa lugeda tavapäraseks viisakusavalduseks ning peab sellisest pakkumisest teavitama koheselt oma otsest juhti. 11. TÖÖTAJALE HOIATUSE JA SANKTSIOONIDE MÄÄRAMINE 11.1. Tööandjal on õigus määrata hoiatus töölepingu seaduses, töötervishoiu- ja tööohutuse seaduses ja käesolevas dokumendis sätestatud juhtudel. 11.2. Hoiatus vormistatakse eelkõige järgmistel juhtudel: 11.2.1. tööandja mõistlike korralduste järgimata jätmine või töökohustuste rikkumine; 11.2.2. kolmanda isiku usaldamatuse põhjustamine tööandja suhtes; 11.2.3. süülise ja olulisel määral kahju tekitanud tööandja varale või kahju tekkimise ohu loomine; 11.2.4. varguse, pettuse või muu teo toimepanemine, millega töötaja põhjustas tööandja usalduse kaotuse töötaja vastu; 11.2.5. saladuse hoidmise või konfidentsiaalsusnõude kohustuse rikkumine; 11.2.6. inimeste tervise või elu ohtu seadmine, sh füüsiline vägivald; 11.2.7. põhjuseta töölt puudumine; 11.2.8. töötervishoiu-, töö – või tuleohutuse õigusaktide ja Keskuses kehtestatud juhendite mittetäitmine; 11.2.9. joobes töökohustuste täitmine või töökohas viibimine; 11.2.10. kaastöötajate solvamine, petmine vms tegevus, mis takistab teiste töötajate töökohustuste täitmist või rikub tööõhkkonda. 11.3. Rikkumisest teada saamisel on kohustus sellest viivitamatult teavitada vahetut juhti või selle võimaluse puudumisel Keskuse direktorit. 11.4. Tööandja selgitab rikkumise asjaolusid ja võtab töötajalt seletuskirja rikkumise kohta. 11.5. Tööandja teeb töötajale hoiatuse teatavaks kirjalikus või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ning võtab kinnituse hoiatuse kättesaamise kohta. 11.6. Hoiatus sisaldab vähemalt järgmisi andmeid: 11.6.1. hoiatatava töötaja nimi; 11.6.2. hoiatuse tinginud teo kirjeldus; 11.6.3. dokumendi koostamise kuupäev; 11.6.4. hoiatuse teinud isiku nimi ja allkiri. 11.7. Punktide 11.2.1 kuni 11.2.10 nimetatud juhtudel võib tööandja töötaja töölepingu üles öelda töötajat eelnevalt hoiatamata. Tööandja võib töölepingu üles öelda mõistliku aja jooksul pärast seda, kui ta ülesütlemise aluseks olnud asjaolust teada sai või pidi teada saama. Lisa nr 1 TERVISE JA HEAOLU INFOSÜSTEEMIDE KESKUSE TÖÖKORRALDUSE REEGLID Tööde üleandmine puhkusele minnes Puhkaja nimi: Ametikoht: Puhkuse periood: Asendaja nimi: Ametikoht: Üleantavad-vastuvõetavad tööd Tööd Tähtaeg (märkida, kui on) Olulisemad koosolekud, millel asendaja peab osalema Koosolek Toimumise aeg ja koht Asendaja kinnitus (elektrooniline) Lisa nr 2 TERVISE JA HEAOLU INFOSÜSTEEMIDE KESKUSE TÖÖKORRALDUSE REEGLID KÕRVALTEGEVUSEST TEAVITAMINE Tegutsemine Tegutsemine Tegutsemine Tegutsemine töölepingu või valitaval või ettevõtjana või juriidilise isiku teenuse nimetataval täisosanikuna juhtimis- või osutamise ametikohal täis- või kontrollorgani lepingu alusel usaldusühingus liikmena Nimeta vastavas lahtris asutus/ettevõte ja selle põhitegevus ning kirjelda oma roll ja tööjõu maht asutuse/ettevõtte tegevuses Töökoha eesmärgiga seotud pedagoogiline või teaduslik tegevus Haridusasutus Pedagoogilise või teadusliku Pedagoogilise või teadusliku tegevuse sisu ja seotus tegevuse maht Euroopa töökohaga ainepunktisüsteemi ainepunktides (EAP)