Kultuuriministeerium · 17. juuni 2022
Sisu (failidest)
Arvamus Kultuuri ministeeriumi ja tema valitsemisala asutuste sisekontrollisüsteemi rakendamise ja selle tulemuslikkuse kohta 20 2 1 . aastal Siseaudiitori aruanne SISUKORD TOC \o "1-3" \h \z SISEAUDIITORI ARVAMUS PAGEREF _Toc9431100 \h 4 Lisa 1 Arvamuse aluseks olevate tööde tulemuste koondamine PAGEREF _Toc9431101 \h 7 Lisa 2 KuM SAO poolt aastatel 2019-2021 läbi viidud siseauditite tähelepanekud (kriitilise ja keskmise olulisusega) ning teadaolevalt läbi viidud parendustegevused Lisa 3 Arvamuse aluseks olevate tööde nimekiri PAGEREF _Toc9431102 \h 11 Lisa 4 Hindamiskriteeriumid PAGEREF _Toc9431103 \h 14 Lisa 5 Arvamuse kujunemise kriteeriumid ja hinnangud PAGEREF _Toc9431104 \h 15 Lisa 6 SAO riskihinnangu skaala PAGEREF _Toc9431105 \h 15 Minist e r koostöös valitsusasutuse ja hallatavate asutuste juhtidega taga vad sisekontrollisüsteemi rakendamise ministeeriumis ja valitsemisala s . Vabariigi Valitsuse seaduse § 92 2 lõikest 4 tulenevalt on ministeeriumi siseauditi juhi ülesanne avaldada arvamust ministeeriumi ja tema valitsemisala asutuste sisekontrollisüsteemi rakendamise ja selle tulemuslikkuse kohta. Kultuuriministeeriumi (edaspidi ka KUM ) valitsemisala asutused on : Muinsuskaitseamet – valitsusasutus, muinsuskaitse- ja muuseumiseaduse rakendamine ning riikliku- ja haldusjärelevalve teostamine. Avalike teenuste osutamine (lubade väljastamine, toetuste menetlemine, nõustamine) ja osalemine poliitika kujundamises; Hallatavad asutused: Rahvakultuuri Keskus – rahvakultuuri valdkonna poliitika rakendamine, riiklik kompetentsikeskus, toetuste jagamine, koolitused; Eesti Lastekirjanduse Keskus – eesti lastekirjanduse kompetentsi- ja elamuskeskus ning eriala- ja lasteraamatukogu pidamine; Võru Instituut – Vana-Võrumaa arendus- ja teadus- ning muuseume ühendav riigiasutus, juhindub teadus- ja arendustegevuse korralduse ja muuseumiseadusest (4 filiaali); Eesti Hoiuraamatukogu – hallatav asutus, raamatute depoohoidla ja vahetuskogu, Pimedate Raamatukogu pidamine; Eesti Rahva Muuseum – riigimuuseum, tegevuse põhisuundade kavandamiseks, muuseumi töö paremaks korraldamiseks, tegevuse hindamiseks on loodud kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda, kes esitab ettepanekud; teised riigimuuseumid , mis on reorganiseerimisel sihtasutusteks. KuM i valitsemisalas täidab siseaudiitori kutsetegevuse ülesandeid ministeeriumi siseauditi osakond (edaspidi ka SAO ). KuMi haldusalas olevates avalik-õiguslikes juriidilistes isikutes (Eesti Rahvusringhääling, Rahvusooper „Estonia“, Eesti Rahvusraamatukogu, Eesti Kultuurkapital) tagab nõukogu sisekontrollisüsteemi rakendamise ja siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise . Riigi asutatud sihtasutustes on kultuuriministril õigus nõuda haldusala asutustes erikontrolli tegemist ning kasutada selleks enda poolt juhitava ministeeriumi siseauditi üksust. KuM SAO seirab sihtasutuste toimimist , vastutus siseauditi korraldamise eest on nõukogul . SISEAUDIITORI ARVAMUS KuM i valitsemisala sisekontrollisüsteemi rakendamise ja selle tulemuslikkuse hindamisel lähtusi n Vabariigi Valitsuse seaduse §-s 92¹ fikseeritud sisekontrollisüsteemi põhimõtetest ning rahvusvaheliselt heakskiidetud sisekontrollisüsteemi raamistikust (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission , COSO mudel). Hindamiskriteeriumid on kirjeldatud aruande lisas 3 . KuM i valitsemisala olulised valdkonnad ning hinnang nende sisekontrollisüsteemile on kirjeldatud aruande lisas 1 . Arvamus hõlmab aruandeperioodi 01.01. 20 2 1 kuni 31.12.20 2 1 . Arvamuse andmise l on alus eks viimasel kolmel aastal s.o perioodil 01.01.201 9 kuni käesoleva aruande a llkirjastamise hetkeks lõppenud tööde tulemused: KuM SAO läbiviidud siseauditid ja nõuandvad tööd ; välisaudiitorite (Riigikontroll, R ahandusministeeriumi finantskontrolli osakond , jt audiitorbürood) kindlustandvad tööd, mille de s hinnati KuM i valitsemisala asutusi ; i nfosüsteemide auditite tulemused (edaspidi ka IT audit ) ; KuM i haldusjärelevalve tulemus ed ( loovisikute ja loomeliitude , rahvusooperi, spordi- ja rahvaraamatukogu seadus ); Andmekaitse I nspektsiooni vaideotsused ja Rahvusarhiivi hin nangud Ku M i valitsemisala asutustele; v alitsemisalas läbiviidud personaliuuringud, valdkondade s läbiviidud muud uuringud, analüüsid, eksperthinnangud. Arvamuse aluseks olevate tööde loend on aruande lisas 2 . Arvamus ei hõlma : riskijuhtimist , õigusteenust , avalikke ja väliss uhteid ja sisekommunikatsiooni ; spordi valdkonda (MTÜ Eesti Olümpiakomitee on auditeerimisel) ; d igitaliseerumise poliitika kujundamist ja rakendamist; reorganiseerimise ootel olevaid riigimuuseume; muusika, kunsti, arhitektuuri- ja disaini, raamatukogu , kirjandus, lõimumis- ja kohanemis poliitika kujundamist ja rakendami st (taotlusvoorud on osaliselt hõlmatud ); r egionaalset raamatukoguteenuse toetamist . Siseauditi juhina olen seisukohal, et läbiviidud toimingutega on tagatud tõendusmaterjal arvamuse avaldamiseks piiratud ulatuses . Olen arvamusel, et Ku ltuuriministeeriumi ning tema valitsemisala asutuste sisekontrollisüsteem eelkirjeldatud piir atud ulatuses on parendamist vajav . Mõjusalt korraldatud valdkonnad , kus jätk atakse pidev a parendustegevus ega on : Valitsemine sh korruptsiooni ennetamine, e elarvestamine , kulujuhtimine ning aruandluse k orraldamine ministeeriumis ja tema valitsemisalas; Valitsemisala arendustegevused sh strateegiline planeerimine; Valitsemisala infotehnoloogia juhtimine, arendus, infoturve ja süsteemi haldamine; Valitsemisala välisvahendite planeerimine ja rakendamise juhtimine; V alitsemisala personalipoliitika ja koolituste korraldamine ning korruptsiooni ennetamine ; Andmekaitse nõuete täitmine; Loov Euroopa Programmi rakendamine ; Loomemajanduspoliitika kujundamine ja rakendamine (EL toetus- rakendusasutus) ; L õimumispoliitika rakendamine v.a toetused I ntegratsiooni SA. Parendamist vajavad valdkonnad on : Valitsemisala riigivarade haldus (põhivara, väikevarad, ametisõidukite kasutamine, hanked); Toetuste menetlemise protsessi juhtimine ja korraldamine ; Etenduskunstide poliitika kujundamine ja rakendamine (9 teatrit, toetused); Audiovisuaal- ja meediapoliitika (meedia- film, ringhäälingupoliitika) rakendamine – SA Eesti Filmi SA; Muusikapoliitika kujundamine ja rakendamine (taotlusvoorud) ja kontsertorganisatsioonid (Rahvusooper Estonia, SA Eesti Kontsert, Filharmoonia Kammerkoor, ERSO) ; Muuseumipoliitika kujundamine ja rakendamine (1 3 SA) – osaliselt auditeeritud; Loovisikute ja loomeliitude ning rahvaraamatukogu seaduse rakendamine ; Eesti Lastekirjanduse Keskuse, Võru Instituudi , Eesti Rahvakultuuri Keskuse ( rahvakultuurispetsialistide töökorraldus ja toetuste menetlemine ) sisekontrollisüsteem; Eesti Hoiuraamatukogu sisekontrollisüsteem (plaanis asutus likvideerida ja teenused üle anda Rahvusraamatukogule); Rahvakultuuripoliitika kujundamine ja rakendamine (toetused + Eesti Laulu ja Tantsupeo SA) ; Rahvusvahelistumise edendamise koordineerimine sh osalemine rahvusv.org-s ja väliskoostöö suundade koordineeri m ine (liikmelisus, koostöö saatkondadega, kultuurinõunike tegevus, taotlusvoor Eesti Kultuur Maailmas + SA Unesco Rahvuslik Komisjon + strateegliliste partnerite rahastamine, nt Eesti Instituut MTÜ) . Olulist parendamist vajav valdkond on : Muinsuskaitseameti sisekontrollisüsteem; Teabekorraldus sh dokumendihaldus ja (digi)arhiivindus . KuM ja valitsemisala asutustes puudub teabehalduse kord. Määruse jõustumisest möödas üle 4 . aasta . Kinnitan, et minu esitatud andmed on õiged ja täielikud. /kuupäev ja allkiri digitaalallkirjas/ Krista Nelson Avaliku sektori üksuse siseaudiitor 1009 siseauditi osakonna juhataja Kultuuri ministeerium Lisa 1 Arvamuse aluseks olevate tööde tulemuste koond tabel Lisa 2 KuM SAO poolt aastatel 2019-2021 läbi viidud siseauditite tähelepanekud (kriitilise ja keskmise olulisusega) ning teadaolevalt läbi viidud parendustegevused Valdkonnad Tähelepanekud kokku sh kriitilised TP-d Teadaolevalt parendustegevused ellu viidud % auditites välja toodud puudustest, mis on 9.02.2022 seisuga kõrvaldatud 1. Põhitegevus, sh kliendile suunatud teenused 19 7 3 2. Realiseerunud riskid (õppetunnid) 3 1 2 3. Majandustegevus (kulude tegem i ne, varad) 6 1 2 4. IT 4 3 2 5. Personal jm töökorraldus 8 2 3 6. Teabehaldus (sh asjaajamine, arhiivindus) 3 Kokku: 43 14 12 28% L isa 3 Arvamuse aluseks olevate tööde nimekiri Lisa 4 Hindamiskriteeriumid Arvamuse andmisel lähtume 4- astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise siseaudiitorite ühingu IIA ( Institute of Internal Auditors ) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Arvamuse andmise alusena kasutatud hindamiskriteeriumid on KuM kõrgem juhtorgan heaks kii tnud ( KuM valitsemisala siseauditi sise -eeskiri punkt 4.28 ) . Hinnangu skaala Selgitus Mõjus Hinnatud sisekontrollimeetmed on adekvaatsed, sobivad ja mõjusad andmaks põhjendatud kindlustunde, et riskid on juhitud ning eesmärgid saavutatakse. Tuvastatud puudused viitavad madalale jääkriski tasemele. Puudub vajadus juhtkonna märkimisväärseks tegutsemiseks, kuid parendused kontrollides võivad olla võimalikud . Mõjus sisekontrollisüsteem on reaalselt toimiv, ühtib protseduurireeglites kirjeldatuga, tagab asutuse seaduspärase ja säästliku toimimise ning ressursside kaitstuse. Iseloomulik on asutusesiseste protseduurireeglite olemasolu ja nende täitmine ning täitmise jälgimine, organisatsioonikultuuri arendamine, töötajate professionaalsus, kohustuste lahusus asutuse funktsioonide täitmisel, tehingute dokumenteerimine ja autoriseerimine ning järelevalve toimimine. Vajali kud on mõningad parendused (pare ndamist vajav) Välja on toodud üksikud konkreetsed kontrollinõrkused. Üldiselt on aga hinnatud sisekontrollimeetmed adekvaatsed, sobivad ja mõjusad andmaks põhjendatud kindlustunde, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse. Tuvastatud puudused viitavad madalale kuni keskmisele jääkriski tasemele. On olemas vajadus mõningaseks ajakohaseks juhtkonna tegutsemiseks . Parandamist vajav sisekontrollisüsteem on üldjuhul toimiv, kuid ei vasta nõutavale olukorrale (mõningased mittevastavused seadustele, protseduuridele) või on auditi aruannetes viidatud sisekontrollisüsteemi puudustele. Vajalikud on olu lised parendused (Oluliselt pare ndamist vajav) Välja on toodud mitmeid konkreetsed kontrollinõrkusi. Hinnatud sisekontrollimeetmed ei taga põhjendatud kindlustunnet, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse. Sisekontrollisüsteemi olulised kriteeriumid on täitmata. Tuvastatud puudused viitavad keskmisele kuni kõrgele jääkriski tasemele. On olemas vajadus oluliseks, asjakohaseks ja erandjuhul ka kiireloomuliseks juhtkonna tegutsemiseks . Mitterahuldav Hinnatud sisekontrollimeetmed ei ole adekvaatsed, sobivad ja mõjusad, et tagada põhjendatud kindlustunne, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse. Tuvastatud puudused viitavad kõrgele jääkriski tasemele. On olemas vajadus oluliseks ja üldjuhul kiireloomuliseks juhtkonna tegutsemiseks . Sisekontrollisüsteem on mitterahuldav, kui asutuse struktuur, rollide jaotus ja aruandlusahel on defineerimata . Organisatsioonikultuuris ei peegeldu eetika, korrapärasus, ökonoomsus, selgus, järjepidevus, jätkusuutlikus, usaldus jms. Asutuse eesmärkide saavutamine sõltub üksikute inimeste isiklikest oskustest ja tahtmisest midagi saavutada. Riskide hindamisega ei tegeleta. Puudub siseauditi funktsiooni täitev isik/üksus. Kontrollimeetmed puuduvad. Informatsioon liigub vastavalt vajadusele. Kommunikatsioon juhtkonna ja personali vahel puudub. Juhtkonna poolne seire on puudulik (toimib ainult suurte probleemide korral). Lisa 5 Arvamuse kujunemise kriteeriumid ja hinnangud Sisekontrollisüsteemi kriteeriumid Hästi toimiv (mõjus) M õningad parendused vajalikud (par e n damist vajav) Rahuldav (oluliselt pare ndamist vajav) Olulised puudused (mitte rahuldav) 1. Asutuse tegevuse otstarbekus ülesannete täitmisel X 2. Asutuse tegevusest tõese, õigeaegse ja usaldusväärse informatsiooni kogumine, säilitamine ja avaldamine X 3. Õigusaktidest kinnipidamine X 4. Vara kaitstuse raiskamise, ebasihipärase kasutamise, ebakompetentse juhtimise ja muu sarnasest tingitud kahju eest X Lisa 6 SAO riskihinnangu skaala Kõrge Riskid on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja olulise negatiivse mõjuga org-i tegevusele ning eelarvele. Riskide maandamisega tuleks tegeleda lähima 6 kuu jooksul Keskmine Riskid võivad muutuda oluliseks kui neile ei pöörata piisavalt tähelepanu ja sarnased eksimused hakkavad korduma. Riskide maandamisega tuleks tegeleda järgneva aasta jooksul Madal Riskide realiseerumine on vähetõenäoline, kuid antud valdkonnas väljatoodud riskide maandamise korral võib organisatsioon luua võimalusi protsessi tõhustamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks