Uue reiskorraldusteenuse ühishange (periood august 2024 – august 2027)

RAAMLEPINGU PROJEKT ______________ , registrikood _______________ , asukoht _______________ , mida esindab _________ alusel ________________ (edaspidi tellija ), ja __________________ , registrikood _________, asukoht ___________________ (edaspidi teenuse osutaja ), mida esindab juhatuse liige/ esindaja volituse alusel __________ edaspidi koos pooled või eraldi pool, sõlmisid raamlepingu alljärgnevas: Üldsätted Raaml eping on sõlmitud riigihanke „ Reisikorraldusteenuse tellimine “ viitenumbriga 276367 (edaspidi riigihange) tulemusena hanke osas ____ ( märkida hanke osa ja nimetus ) . Kui ei ole märgitud teisiti, kasutatakse raamlepingus mõistet „leping“ raamlepingu tähenduses. L epingu lahutamatuteks osadeks on riigihanke alus dokumendid (edaspidi hanke alus dokumendid), teenuse osutaja pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad. L epingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad: Lisa 1 – tehniline kirjeldus; Lisa 2 – tellijate ja nende esindajate kontaktandmed ning esitatavate tellimuste eeldatav maksumus (lisatakse lepingu sõlmimisel vastava hanke osa kohta ) . Lisa 3 – andmetöötluse leping. L epingu eesmärk ja ese Lepingu eesmärk on määrata kindlaks tingimused, kuidas toimub reisikorraldus teenuse tellim in e ja osutamine raamlepingu kehtivuse ajal. L epingu esemeks on vastavalt tellija te vajadustele eelkõige Eesti Vabariigist välja suunduva reisikorraldusteenuse osutamine ja tellija soovil ka siseriiklik u reisi korraldus teenuse osutamine (edaspidi teenus) . Raamlepingu esemeks oleva teenuse täpsem kirjeldus on toodud hanke alusdok umentides ja teenuse osutaja pakkumuses. Hanke alusdok umentides toodud tellitava teenuse mah u d on indikatiivsed. Raamlepingule allakirjutamisega kinnitab teenuse osutaja , et ta on võimeline tähtaegselt osutama hanke alusdok umentides määratud teenus t vastava tellimuse saamisel. Teenuse osutamise üldised tingimused Teenuse osutaja kohustub täitma lepingu t ja osutama teenust tähtaegselt, kvaliteetselt, kooskõlas õigusaktide, hanke alusdokumentide, tellimuse ja esitatud pakkumusega. Teenuse osutaja peab teenuse osutamise käigus tegema kõik tööd ja toimingud, mis ei ole hanke alusdokumentides sätestatud, kuid mis oma olemuselt kuuluvad teenuse osutamisega seotud tööde hulka. Teenuse osutaja peab osutama teenust vastavalt oma erialastele teadmistele, oskustele ja võimetele, kasutades lepingus sätestatud teenuse osutamisel tööjõudu, kelle koolitus, oskused ja kogemused vastavad teenuse ulatusele, iseloomule ja keerukusele. Teenuse osutajal peab olema Rahvusvahelise Õhutranspordi Assotsiatsiooni (IATA) poolt antud akrediteering (või samaväärne) . Teenuse osutaja peab tagam a, et lepingu täitmisel osaleb vähemalt kaks eesti keelt C1 tasemel ja üks inglise keelt B1 tasemel valdav at , IATA poolt akrediteeritud reisikonsultant i , kellel on kehtiv CTC ( Certified Travel Co unselor ) või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus. Teenuse osutaja peab kogu lepinguperioodi vältel nõudlusest lähtuvalt tagama piisava arvu reisikonsultante, et teenuse osutamine toimuks nõuetele vastavalt ja tähtaegselt. Teenuse osutaja kohustub teenuse osutamise tingimustest informeerima oma töötajaid, kellele ta lepingu täitmisega seotud ülesande on pannud või koostööpartnereid, kes on kaasatud lepinguga seotud ülesannete täitmisse. Tellijal on õigus kontrollida teenuse osutamise käiku ja kvaliteeti, nõudes vajadusel teenuse osutajalt selle kohta informatsiooni või kirjalike või suuliste seletuste esitamist . Pooled on kohustatud teavitama teist poolt viivitamatult asjaoludest, mis takistavad või võivad takistada kohustuse nõuetekohast ja õigeaegset täitmist. Tellimuse esitamine raamlepingu alusel ja reisipakkumuse tegemine Hankelepinguna käsitletakse raamlepingu alusel esitatud tellimusi. Teenuse tellimiseks esitab tellija teenuse osutajale vajaduspõhise kirjaliku hinnapäringu ning teenuse osutaja esitab tellijalt saadud hinnapäringu alusel reisipakkumuse lisas 1 toodud tingimustel. T ellija jätab endale õiguse teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse osutajate, majutusasutuste jt teenusepakkujatega (välised teenusepakkujad, kes ei ole käesoleva lepingu teenuse osutaja ) , kui : 4. 3 .1. reisi pakkumus on kõrgema hinnaga vastava reisiteenuse turult tellijale avalikult kättesaadavast hinnast, tingimusel, et tellija on selle info teenuse osutajale teatavaks teinud, kuid teenuse osutaja ei ole mõistliku tähtaja jooksul esitanud turutingimustele vastavat soodsamat pakkumust; 4. 3 .2. teenuse osutaja ei esita reisipakkumust, esitatud reisipakkumus ei vasta tellimuses esitatud tingimustele ega ole esitanud uut reisipakkumust või kohandanud esitatud reisipakkumust tellija esitatud tingimustele tellija antud mõistliku tähtaja jooksul ; 4. 3 .3. piletid, majutuse vms on tellijale broneerinud vastuvõtja või ürituse korraldaja (nt koolituse korraldaja kõigile koolitusest osavõtjatele, välisriigi vastuvõtva asutuse või Eesti Vabariigi välisesinduste poolt korraldatud majutus); 4. 3 .4. l isaks jätab tellija endale õiguse teha tehinguid ja arveldada otse reisiteenuse osutajatega, kes ei ole teenuse osutajaks (nt laeva- ja lennufirmad, majutusteenus, reisikindlustus jt teenused), juhul kui reisikorraldaja vahendusteenus ei ole tellija hinnangul vajalik (nt riigisiseste lähetuste puhul). Raaml epingu eeldatav maksumus ja tasumise tingimused L epingu alusel esitatavate tellimuste maksimaalne kogumaksumus 36 kuu peale kokku on hanke osas____ ( märkida hanke osa ja nimetus ) ______ ( märkida vastava hanke osa eeldatav maksumus ) eurot käibemaksuta . Iga tellija esitatavate tellimuste eeldatav maksumus on välja toodud lepingu lisas 2. Punktis 5 .1. nimetatud eeldatav maksumus sisaldab kõiki teenusega seotud eeldatavaid kulusid . Lepingu eeldatav maksumus, sh eeldatav jaotus tellijate kaupa on hinnanguline ja ei ole pooltele siduv, tellija ei ole kohustatud nimetatud maksumuste ulatuses teenust ostma. Lepingu tegelik maksumus selgub pärast lepinguperioodi kehtivuse lõppu lepingu alusel sõlmitud hankelepingute ehk esitatud tellimuste maksumuste alusel. Teenust rahastatakse riigieelarvest ja/või välisvahenditest . Tellija tasub t eenuse osutaja le osutatud teenuse eest vasta valt teenuse osutaja pakkumuses fikseeritud maksimaalsele teenus tasu protsendile ning tellimuses kokkulepitud hind a de l e , millele lisandub käibemaks õigusaktides sätestatud korras . 5.4 .1. Teenuse osutamise maksimaalne teenustasu % iga ostetud reisiteenuse maksumusest on …%. ( märgitakse vastavalt pakkumuses toodule ). Teenustasu lisatakse teenuse osutaja poolt vahendatava teenuse sisseostuhinnale protsentuaalse väärtusena ning see sisaldab endas kõiki teenuse osutamisega seotud reisibüroo kulusid, sealhulgas teenustasu, käsitlustasu, broneerimistasu, väljastamistasu vms. Teenustasu lisamine ei ole lubatud teistelt isikutelt vahetult tellija teenindamiseks soetatud kaupade ja teenuste sisseostuarvel välja toodud lõivudele ja maksudele. Teenus e hin d peab sisalda ma kõiki kulusid, mis teenuse osutaja on teinud teenuse osutamiseks . Teenuse osutaja esitab arve ja t ellija tasub teenus e eest vastavalt esitatud tellimustele. Teenuse osutaja esitab tellijale arve e-arvena. Arvele tuleb märkida riigihanke viitenumber 276367, 15-kohaline lepinguosa viitenumber (leitav riigihangete registrist konkreetse tellija lepingu juurest) ning re i s i j a t e n i m e d, r e i s i s i ht k o h t j a n ä i d a t a era l d i k õ i k osut a tud t e e n u s e l i i g i d , k o g u s ed ning n e n d e m a k s u m u s e d , s h a n t a v ad s o o d u s tus e d j a n e n d e su u r u s ning teenuse osutaja teenustasu . Ühe reisiga seotud erinevate teenuste (piletid, majutus jms) kohta esitab teenuse osutaja ühe arve. Arve maksetähtaeg peab olema vähemalt 14 kalendri päeva arve esitamisest. Poolte vastutus ja vääramatu jõud Raamlepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmise või mittekohase täitmisega teisele poolele tekitatud otsese varalise kahju eest kannavad pooled täielikku vastutust selle kahju ulatuses. Teenuse osutaja ei h ü vi t a tellijal e li s a k u l u t u s i v õ i m u i d k a h j u s i d, k ui r e i s i d o k u m e n t i de bron e er i m i s el v õi m ü ü m i s el i n f or m e eri t i tellijat v õ i m a li k e k a h j u li k e t a g a j ärge d e t e kk i m i s e v õ i m a li k k u s e s t , k u i d selles t h o o li m ata j äi tellija o m a t e l li m u s e j u u r d e. Teenuse osutaja vastutab igasuguse lepingurikkumise eest, eelkõige kui teenuse osutaja ei ole lepingut täitnud, teenus ei ole tähtaegselt osutatud või kui teenus ei vasta lepingus sätestatud nõuetele vms. Kui sama rikkumise eest on võimalik nõuda leppetrahvi mitme sätte alusel või sama rikkumise eest on võimalik kohaldada erinevaid õiguskaitsevahendeid, valib õiguskaitsevahendi tellija. Leppetrahvi nõudmine ei mõjuta õigust nõuda täiendavalt ka kohustuste täitmist ja kahju hüvitamist . Lisaks lepingu täitmise nõudele või täitmisnõude asemel on tellijal õigus nõuda leppetrahvi kuni 20 % tellimuse maksumusest , kuid mitte vähem kui 250 eurot iga rikkumise eest, kui teenuse osutaja ei ole teenust osutanud või osuta tud teenus ei vasta lepingutingimustele. Kui tellija viivitab lepingus sätestatud rahaliste kohustuste täitmisega, on teenuse osutaja l õigus nõuda tellijalt viivist 0,05% tähtaegselt tasumata summalt päevas, kuid mitte rohkem kui 20 % tellimuse maksumusest . Lepingu punktis 8 sätestatud konfidentsiaalsuskohustuse rikkumisel teenuse osutaja või lepingu punktis 8 .4 . nimetatud isikute poolt on tellijal õigus nõuda teenuse osutaja lt leppetrahvi kuni 10 000 euro t ja/või leping erakorraliselt ühepoolselt üles öelda. Lepingus sätestatud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmise korral, kui neid saab lugeda oluliseks lepingurikkumiseks, on tellijal õigus leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada, teatades sellest teenuse osutaja le kirjalikus vormis avaldusega. Lepingu rikkumist loetakse oluliseks eelkõige VÕS § 116 lg 2 ja § 647 kirjeldatud asjaoludel. Leppetrahvid ja viivised tuleb tasuda 14 kalendri päeva jooksul vastava nõude saamisest. Tellijal on õigus teenuse eest tasumisel tasaarveldada leppetrahvi summa lepingu alusel tasumisele kuuluva summaga. Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist ei loeta lepingu rikkumiseks, kui selle põhjuseks oli vääramatu jõud. Vääramatu jõu ja rikkumise vabandatavuse osas kohaldavad pooled võlaõigusseaduses (VÕS) §-s 103 sätestatut. Vääramatu jõuna ei käsitleta pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga õigusaktidega kehtestatud piiranguid. Vääramatu jõu kohaldumise üheks eelduseks on asjaolu ettenägematus. Pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtivad piirangud olid lepingu pooltele teada ning kõik tegevused planeeriti arvestades pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtivat olukorda. Kui kehtestatakse täiendavad piirangud, mis takistavad lepingu täitmist, on poolel õigus tugineda vääramatule jõule. Teadete edastamine ja volitatud esindajad Teadete edastamine toimub üldjuhul kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis , kui lepingust või poolte kokkuleppest ei tulene teisiti . Teated võib esitada ka kirjalikus, elektroonilises või notariaalses vormis. Kiireloomulise teate võib edastada ka telefoni teel, edastades vajadusel sama teate hiljem kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Lepinguga seotud teated edastatakse teisele poolele lepingus märgitud kontaktandmetel. Kontaktandmete muutusest on pool kohustatud koheselt informeerima teist poolt. Kuni kontaktandmete muutusest teavitamiseni loetakse teade nõuetekohaselt edastatuks, kui see on saadetud poolele lepingus märgitud kontaktandmetel. Kirjalik teade loetakse poole poolt kättesaaduks, kui see on üle antud allkirja vastu või kui teade on saadetud postiasutuse poolt tähitud kirjaga poole poolt teatatud aadressil ja postitamisest on möödunud viis kalendripäeva. E-posti teel, sh digitaalselt allkirjastatud dokumentide, saatmise korral loetakse teade kättesaaduks e-kirjas näidatud saatmise kellaajal. Poolte volitatud esindajad on: Tellija volitatud esindaja ____________ nimi _________________, telefon ______, e-post ___________. Teenuse osutaja volitatud esindaja ____________ nimi _________________, telefon ______, e-post ___________. Kontaktisikute muutumisest tuleb teisi pooli kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis teavitada. Nimetatud teade lisatakse lepingule ning seda ei loeta lepingu muutmiseks. Konfidentsiaalsus Teenuse osutaja kohustub lepingu kehtivuse ajal ning pärast lepingu lõppemist määramata tähtaja jooksul hoidma konfidentsiaalsena kõiki talle seoses lepingu täitmisega teatavaks saanud andmeid, mille konfidentsiaalsena hoidmise vastu on tellijal eeldatavalt õigustatud huvi. Konfidentsiaalse informatsiooni avaldamine kolmandatele isikutele on lubatud vaid tellija eelneval kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekul. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse nõue ei laiene informatsiooni avaldamisele poolte audiitoritele, advokaatidele, pankadele , kindlustusandjatele, teistele käsundisaaja ülemaailmsesse võrgustikku kuuluvale juriidilisele isikule või seltsingutele, allhankijatele või teenusepakkujatele, kes on seotud konfidentsiaalsuskohustusega, ning juhtudel, kui pool on õigusaktidest tulenevalt kohustatud informatsiooni avaldama. Teenuse osutaja on teadlik, et leping on avaliku teabe seaduses sätestatud ulatuses avalik. Teenuse osutaja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise eesmärgil või kolmandate isikute huvides. Teenuse osutaja kohustub tagama, et tema esindaja(d), töötajad, lepingupartnerid ning muud isikud, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, oleksid käesolevas lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustusest teadlikud ning nõudma nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist. Teenuse osutaja kohustub täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Teenuse osutaja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Aruandlus Teenuse osutaja l peab o lem a online- aruandlussüsteem (aruandlus tellimuste kohta) või s elli se online -süsteemi puudumisel peab ta tagama aruande koostamise ja väljavõtete edastamise tellijale elek trooniliselt (nt e posti teel ) . Aruan ne peab andma ülevaate minimaalselt tellija poolt tellitud teenuste kohta ühe kalendriaasta ulatuses (andmeid säilitatakse vähemalt 13 kuud) . Teenuse osutaja peab vastava nõude saamisel esitama tellijale aruande nõutud perioodil teenus t e kohta, näidates ära kõik erinevad kulud koos sihtkoha, kuupäevade, reisijate jm infoga. Aruanne tuleb esitada tellijale viivitamatult, kuid mitte hiljem kui kolme tööpäeva jooksul nimetatud nõude saamisest. Tellija jätab endale õiguse aruandes esitatud andmete õigsuse kontrollimiseks. A ruanne tuleb esitada elektrooniliselt kontoritarkvaraga töödeldavas formaadis (näiteks . xls formaadis) tellija volitatud esindaja e-posti aadressile. Tellijal on õigus nõuda teenuse osutajalt tõendust pakutud reisiteenuse hinnas sisalduvate teenustasude suuruse kohta . Raamlepingu kehtivus ja muutmine Raamleping jõustub allkirjastamisest ja kehtib kuni 36 kuud või kuni lepingu punktis 5.1. sätestatud maksimaalse maksumuse täitumiseni . Lepingu lõppemine ei mõjuta selliste kohustuste täitmist, mis oma olemuse tõttu kehtivad ka pärast lepingu lõppemist. Kumbki pool ei tohi lepingust tulenevaid õigusi ega kohustusi üle anda ega muul viisil loovutada kolmandale isikule ilma teise poole eelneva kirjaliku nõusolekuta. Raamlepingu ülesütlemine Raamlepingu korralise ülesütlemise õigus on ainult tellijal . K orralise ülesütlemise etteteatamistähtaeg on 90 (üheksakümmend kalendripäeva). Tellijal on õigus raamleping erakorraliselt üles öelda ilma etteteatam istähtajata järgmistel juhtudel : 1 1 .3. 1 teenuse osutajale Rahvusvahelise Õhutranspordi Assotsiatsiooni (IATA) poolt antud akrediteering (või samaväärne olemasolev akrediteering) kaotab kehtivuse; 1 1 .3.2 teenuse osutaja on rohkem kui kolmel korral keeldunud tellija poolt kinnitatud reisipakkumuse täitmisest; 1 1 .3.3 teenuse osutaja suhtes on algatatud likvideerimis- või pankrotimenetlus; 1 1 .3.4 teenuse osutaja l on maksuvõlg riigihangete seaduse § 95 lg 1 punkti 4 tähenduses ning teenuse osutaja ei ole maksuvõlga likvideerinud mõistliku aja jooksul pärast tellija vastavasisulist teadet ; 1 1 .3 .5 teenuse osutajal puudub reisiettevõtjana tegutsemise õigus . Teenuse osutajal ei teki tellija vastu raamlepingu ülesütlemisest tekkinud kahju hüvitamise nõude esitamise õigust, nt saamata jäänud tulu. Lõppsätted Pooled juhinduvad lepingu täitmisel Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest . Juhul kui lepingu mõni säte osutub vastuolus olevaks Eestis kehtivate õigusaktidega, ei mõjuta see ülejäänud sätete kehtivust. Lepinguga seotud vaidlused, mida pooled ei ole suutnud läbirääkimiste teel lahendada, antakse lahendamiseks Harju maakohtule. Saatja: "Aigi Jänes" <[email protected]> Saaja: "AKI info" <[email protected]>, "Tom Annikve" <[email protected]>, "Marju Lepmets" <[email protected]>, "Mari Mitt" <[email protected]>, "Neeme Peek" <[email protected]>, "Jaana Karo" <[email protected]>, "info.viruv" <[email protected]>, "Sigrid Zatyamina" <[email protected]>, "Konkurentsiamet" <[email protected]>, "Ivar Kangro" <[email protected]>, "Carol Kuuskman" <[email protected]>, "Kadri Mikk" <[email protected]>, "Ade Brecher" <[email protected]>, "Triinu Heinvars" <[email protected]>, [email protected], "Mario Metsoja" <[email protected]>, "virumk.info" <[email protected]>, "Mario Metsoja" <[email protected]>, "Tarturk info" <[email protected]>, "Tiina Ereb" <[email protected]>, "Tallinna Ringkonnakohus info" <[email protected]>, "Arvo Kuld" <[email protected]>, "Talhk info" <[email protected]>, "Tartu HK Tartuhk info" <[email protected]>, [email protected], "Kairi Osolainen" <[email protected]>, "Kati Eller" <[email protected]>, "Petra Brenner" <[email protected]>, "Margus Lehesaar" <[email protected]>, "Kadri Migur" <[email protected]>, [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], "Eesti Teadusagentuur" <[email protected]>, [email protected], "Tanel Veeremaa" <[email protected]>, [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], "Merle Põld" <[email protected]>, "Kristo-Taavi Ruus" <[email protected]>, "Liis Kasemets" <[email protected]> Teema: RTK korraldab uue reiskorraldusteenuse ühishanke (periood august 2024 – august 2027) Kuupäev: 2024-03-06 11:52 Tere! Teatame, et Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK) on oma tellijatele ette valmistamas uut reisikorraldusteenuse ühishanget ning ootame teie asutuse sisendit teenuse ostmiseks. Planeerime hanke välja kuulutada esimesel võimalusel ning teenust hakatakse osutama alates augustist 2024. Kui teie asutuse leping lõppeb 2024. a või 2025. a alguses, palume kaaluda ühishankes osalemist. Ühishankesse on oodatud osalema suur hulk tellijaid ning seetõttu planeerime hanke jagada eeldatava maksumuse alusel võrdseteks osadeks asutuste kaupa. Raamlepingud sõlmitakse igas hanke osas ühe reisiteenuse pakkujaga 36 kuuks (august 2024 – august 2027). Raamlepingu alusel osutatakse teenust tellimuste alusel (vt lähemalt tehnilisest kirjeldusest). Reisikorraldusteenuse hanke tehnilise kirjelduse ja raamlepingu projekt on kirjale lisatud manusena. Tabel osalemise, andmete ja eeldatava maksumuse märkimiseks on leitav lingilt https://forms.office.com/e/GsSdZzwdc8 Juhime tähelepanu, et tabelisse märgitav eeldatav maksumus on ühtlasi lepingu maksimaalne maksumus. Kuivõrd raamleping lõppeb kas tähtaja saabudes või mahu täitumisel, palume kriitiliselt hinnata teenuse eeldatavat 36 kuu maksumust ning vajadusel lisada täiendav puhver ettenägematuteks kuludeks. Juhul, kui te soovite ühishankes osaleda, siis palun edastage küsitud andmed hiljemalt 20. märtsiks 2024. Lisame ühishankijateks üksnes need asutused, kes on tagasiside ja küsitud andmed esitanud tähtaegselt. Täiendavad küsimused ja tagasiside reisikorraldusteenuse hanke osas esitage palun RTK riigihangete spetsialistile Aigi Jänes, kes on hanke kontaktisikuks menetluse lõpuni. [email protected] <mailto:[email protected]> Telefon: +372 663 1454 Lugupidamisega Aigi Jänes Riigihangete spetsialist Telefon: +372 663 1454 <http://www.rtk.ee> www.rtk.ee <mailto:[email protected]> [email protected] <https://www.rtk.ee/sites/default/files/RTK-mailijalus-173x71.jpg> _____ Käesolev e-kiri võib sisaldada asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet. Kui te ei ole selle kirja adressaat, palun võtke ühendust saatjaga ning kustutage e-kiri arvutist. This e-mail may contain information which is classified for internal use. If you are not the intended recipient of this message, please notify the sender immediately and delete the message. Lisa 1 - Tehniline kirjeldus Üldinfo Reisikorraldusteenus sisaldab tehnilises kirjelduses ja raamlepingu projektis kirjeldatud teenuseid. Eesmärk on eelkõige Eesti Vabariigist välja suunduva reisikorraldusteenuse pakkumine ja vajadusel ka siseriiklike reisi korraldus teenuse osutamine. Riigihanke tulemusena sõlmitakse raamleping, mille kestus on 36 kuud. Nõuded r eisikorraldusteenuse osutajale Teenuse osutaja : arvesta b tellija reisijate (töötajad, külalised ja muud seotud isikud) konkreetsete vajaduste, eelistuste, mugavuse, turvalisuse, ajaressursi ning rahaliste võimalustega, pakkudes alati optimaalseimat reisikorraldusteenust; tag ab parima hinna ja kvaliteedi; on paindlik ja tellija huvides reisiteenuste turu konkurentsiolukorda ja valikuvõimalusi maksimaalselt ära kasutav ning tellijaga koostööle orienteeritud. tagab teeninduse eesti ja inglise keeles (eesti keeles vähemalt C1 tasemel ja inglise keeles vähemalt B1 tasemel); taga b tasuta konsultatsiooni reisiplaani koostamisel; peab kasutama teenuse osutamisel tellija kliendinumbrit, kui tellija on liitunud ärikliendile mõeldud boonusprogrammidega ning tagama tellija tasemele pakutavat hinda ja allahindlust ning kaasnevaid ärikliendi soodustusi; vahendatavate teenuste hind ei tohi ületada teenuse osutaja enda või teenuse vahetu osutaja (s.o transpordifirma, majutusasutuse, kindlustusandja, rendifirma jm) avalikult ligipääsetavas elektroonilises online-müügi- või broneerimissüsteemis (nt kodulehel) soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks nähtava ja kättesaadava teenuse hinda; taga b , et kogu lepinguperioodi jooksul osutavad teenust IATA poolt akrediteeritud reisikonsultandid, kellel on kehtiv CTC ( Certified Travel Counselor ) või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus; määrab tellijale tellimuste täitmiseks ühe peamise reisikonsultandi, keda on teenuse osutajal õigus põhjendatud vajadusel (haigus, puhkus, töölt lahkumine vms) asendada teiste samadele nõuetele vastavate reisikonsultantidega, tagades seejuures, et asendajad on tellija töös olevate tellimustega jms asjakohaste detailidega eelnevalt kurssi viidud ja tellijat on asendusest teavitatud esimesel võimalusel; peab teenuse broneerimisel pidama läbirääkimisi vahendatava teenuse osutajaga ja tegema endast kõik oleneva, et tellija ei peaks kasutama teenuse tarbimisel lisatagatisena töötaja või tööandja krediitkaarti, kuivõrd hanke eesmärgiks on saada reisikorraldusteenuse osutajalt täisteenust. Kui vahendatava teenuse osutaja sellega ei nõustu, peab reisikorraldusteenuse osutaja võimaldama enda vastava kaardi kasutamist või teavitama tellijat aegsasti ette, et vahendatava teenuse osutaja nõuab krediitkaardi esitamist ning sellisel juhul saab tellija võtta vastavad meetmed kasutusele . Reisikorraldusteenus sisaldab järgmisi teenuseid (kuid mitte ainult): majutuse (sh kodumajutuse) vahendamine ja broneerimine väljaspool Eesti Vabariiki ja vajadusel Eesti Vabariigis; lennupiletite (sh tellimuslendude ja odavlennufirmade piletite) vahendamine ja broneerimine väljaspool Eesti Vabariiki ja vajadusel Eesti Vabariigis; laeva-, bussi- ja rongipiletite broneerimine ja vahendamine reisimiseks väljaspool Eesti Vabariiki ja vajadusel Eesti Vabariigis; transfeeriteenuse ning auto- ja bussirenditeenuse vahendamine nii Eesti Vabariigis kui väljaspool Eesti Vabariiki (vajadusel); giiditeenuse vahendamine; vastavalt tellija soovile kindlustusturul saadaoleva reisikindlustuse vahendamine, vormistamine ja müük, sh reisimisega seotud ohtudest (sh terrorism, looduskatastroof, nakkushaiguste levik vmt ) tingitud ära jäämist ja seesuguste ohtude realiseerumisest tulenevate terviskahjustuste hüvitamist (sh tellija igakülgne nõustamine reisikindlustuse kattest); viisade vahendamine ja vormistamine, sh ka reisija teavitamine viisa vajalikkusest; reisidokumentide (sh reisipiletite, viisade, majutusasutuste broneerimiskinnituste, kindlustuspoliiside) kättetoimetamist kas elektroonselt või vajadusel ka posti teel või kulleriga; ööpäevaringne reisitõrgete (nt lennule mittejõudmine, ootamatu jätkulennu ja majutuse broneerimise vajadus vmt ) lahendamine ja tasuta kasutajatugi, mis võimaldab võtta telefoni teel ühendust ning broneeringu muutmise või tühistamise vajaduse korral saab klienditeenindaja ühendust vajaliku broneerimissüsteemiga; erandjuhtudel kiireloomuliste tellimuste kiirkäsitlus, kui väljasõiduni on vähem kui 24 tundi; teenuste õigeaegne tagamine vastavalt tellija kinnitatud tellimustele, vajadusel tehes selleks ettemakse enne tellija poolset arve tasumist; teenuse osutajale laieneb ka nende toimingute teostamise ja teenuste osutamise kohustus, mis ei ole tehnilises kirjelduses välja toodud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad hanke objektiga seotud teenuse hulka. Reisikorraldusteenuse tellimine ja reisipakkumuse esitamine T eenuse tellimiseks esitab tellija teenuse osutajale hinnapäringu . Tellija poolt esitatud hinnapäring konkreetse teenuse tellimiseks peab sisaldama võimalikult täpselt kõiki asjaolusid, mis on tellijale tellimuse tegemise hetkel teada ja olulised. Reisiteenuse hinnapäringu päringu võib tellija nimel teha tellija iga töötaja kooskõlas tellija sisemise töökorralduse reeglitega. Hinnapäring teenuse osutamiseks edastatakse eelistatult riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) kaudu või poolte kokkuleppel e-posti teel. Elektrooniliselt täidetud päring laekub reisibürooga kokkulepitud e-posti aadressile. K iireloomulise tellimuse (punkt 3.10) võib esitada ka muul viisil, nt telefonisõnumina, suuliselt või telefoni teel. Hinnapäringus märgitakse reisiteenusega seotud olulised asjaolud ja tingimused, näiteks: reisi alguspunkt ja sihtkoht; saabumise aeg sihtpunkti või tagasisõidu algusaeg; reisijate arv; reisijaklass, maksimaalne ümberistumiste arv ja maksimaalne ooteaeg ümberistumiste vahel; teenuse, sh erinevate teenuse komponentide (lennupilet, majutus jne) eeldatav maksimaalne maksumus (koos kõigi tasudega); nõuded majutusasutusele (asukoht, kaugus lennujaamast, lähetusega seotud (ürituse) toimumiskohast vms; toitlustus; inimeste arv toas; reiting (tärnide arv) jms valikukriteeriumid ) ja tühistamistingimuste paindlikkus; pagasiveo vajadus (käsipagas, registreeritud pagas, lisapagas). Teenuse osutaja esitab tellijalt saadud hinnapäringu alusel reisipakkumuse tavapärase tööaja piires (tööpäeviti kell 8:00 kuni 17:00 Eesti kohaliku aja järgi) 3 tunni jooksul pärast tellimuse saamist. Tellijal on õigus pakkumuste küsimisel näidata ära aeg, millest hilisemaid pakkumusi arvesse ei võeta. Vähemlevinud sihtkohtade, keeruka või erandliku teenuse osas võib teenuse osutaja esitada pakkumuse mitte hiljem kui 3 kalendripäeva jooksul (v.a tellimuse kiirkäsitluse korral), teavitades sellest tellijat . Reisipakkumus peab sisaldama vähemalt järgmist infot: Teenuseosutaja nimi ja kontaktandmed, sh konkreetse pakkumuse koostanud isiku nimi, telefoninumber ja e-posti aadress, pakkumuse koostamise kuupäev ja kellaaeg; iga pakutava lennuvõimaluse (sh jätkulend ja tagasilend) kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: lennupileti maksumus ja lennuklass (sh eraldi välja tuua pileti hind, maksud, lõivud, lisatasud, teenustasud) ja vajadusel lennuklassi ning pagasi- ja muud tingimused; väljalennu kuupäev ja kellaaeg - saabumise kuupäev ja kellaaeg; väljalennu lähtekoht (lennujaam) - sihtkoht (lennujaam), lennufirma, lennunumber; vahemaandumis(t)e info ja transiitaeg vahemaandumis(t) el . Kui vahemaandumine on pikem kui 4 tundi, tuleb lisada pakkumisse ka juurdepääs puhkealale/sohvabaari vmt ; kas tegemist on tehtud broneeringuga või pakkumisega; lennupileti broneeringu kehtivusaeg; lennupileti tühistamise ja muutmise tingimused koos tekkivate kuludega. iga pakutava laeva-, rongi- ja bussisõiduvõimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: pileti maksumus; väljasõidu kuupäev ja kellaaeg - saabumise kuupäev ja kellaaeg; väljasõidu lähtekoht (aadress) - sihtkoht (aadress); reisijaklass; pileti muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega; reisijalt nõutavate reisidokumentide loetelu ja sõidupileti esitusviis. iga pakutava majutusteenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: majutusteenuse maksumus; majutusasutuse nimi, aadress ja veebiaadress aktiivse lingina; majutusasutuse tärnide arv; toitlustustingimused; toa- ja vooditüüp; majutusasutuse kaugus ürituse toimumiskohast, kui see on tellimuses nimetatud; teenuse osutajale teadaolev lisa- ja taustainfo majutusasutuse kvaliteedi kohta; täiendavate kohalike maksude tasumise kohustus tellija poolt kohapeal koos summaga, kui need ei ole arvestatud broneeringu sisse; majutusteenuse muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega. iga pakutava reisikindlustuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt maksumus ja kindlustustingimused . Kui pileti maksumus ei ole märgitud piletil, tuleb lisaks esitada pileti maksumust tõendav dokument (müügiarve) . Teenuse osutaja esitatud reisipakkumus peab vastama käesolevas tehnilises kirjelduses ja lepingus sätestatule. Teenuse osutaja ei vahenda tellijale lennupileteid ega majutust kõrgema hinnaga kui seda tavaolukorras, s.o arvestamata hetkesoodustusi, kampaaniaid või teisele ettevõtjale antud soodustusi, pakuks samadel tingimustel (marsruut, kuupäevad, sama lennu- või majutusettevõtja jne) mõni teine reisiettevõtja Eestis. Teenuse osutaja peab reisipakkumuses välja tooma reisipakkumuse jõusoleku aja, milleks reeglina peab olema 3 tööpäeva. Erandkorras võib jõusolekuaeg olla lühem või pikem, kuid sellisel juhul tuleb sellest tellijat teavitada. Tellija saadab hiljemalt 3 tööpäeva jooksul reisipakkumuse esitamisest teenuse osutajale tellimuse lõpliku kinnituse, mille alusel teenuse osutaja kinnitab tellimusega seotud broneeringud , v.a punktis 4.10 toodud pakkumuse lühema või pikema jõusoleku korral, mil tuleb lõplik kinnitus esitada enne pakkumuse jõusoleku lõppemist . Kui tellija teeb tehnilise kirjelduse punkti 4.1 3 . alusel ettepaneku uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud pakkumuse kohandamiseks, hakkab kolmepäevane jõusoleku tähtaeg kulgema uue või kohandatud reisipakkumuse esitamisest. Tellija võib teha teenuse osutajale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud reisipakkumuse kohandamiseks tellija esitatud tingimustele. M ajutusteenuse tellimisel võib tellija kasutada orientiirina hindasid, asukohti, tühistamistingimuste paindlikkust ja valikukriteeriume, mis on kõigile vabalt kättesaadavad näiteks veebipõhistes avalikes online müügi- ja broneerimiskeskkondades. Eelnevast lähtuvalt võib tellija teha teenuse osutajale ettepanekuid sobiva majutusvõimaluse otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Kui tellija ei nõustu teenuse osutaja poolt pakutava majutusasutusega selle hinna-, asukoha - , mugavus- jm vajalikest kriteeriumitest lähtuvalt, on tellijal õigus ise välja pakkuda majutusasutus, mis neid kriteeriume tellija hinnangul täidab ning küsida teenuse osutajalt vastava majutusasutuse pakkumuse esitamist . L ennu-, laeva-, rongi- ja bussipiletite tellimisel võib tellija kasutada orientiirina hindasid, mis on kõigile vabalt kättesaadavad näiteks veebipõhistes avalikes online müügi- ja broneerimiskeskkondades. Eelnevast lähtuvalt võib tellija teha teenuse osutajale ettepanekuid sobivate sõiduvõimaluste otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Kui tellija ei nõustu teenuse osutaja poolt pakutava sõiduvõimalusega hinna, ajakulu või mugavuse põhjustel, siis on tellijal õigus ise välja pakkuda sõiduvõimalus, mis neid kriteeriume tellija hinnangul täidab ning küsida teenuse osutajalt vastava sõiduvõimaluse pakkumuse esitamist . T ellijal on õigus broneerida ja tasuda sõidu ja/või majutuse eest ise, järgides tehnilise kirjelduse punktis 5 toodud tingimusi. E-posti teel tehtud t ellimusega seotud kirjavahetus peab olema ühes e-kirjas. Telefoni teel tehtud muudatused kinnitab teenuse osutaja üle e-kirjaga ja lisab muudatused tellimus s e . Väliste pakkujate teenuste kasutamise õigus Riigihangete seaduse eesmärk on tagada parima hinna ja kvaliteedi suhtega teenus, kasutades ära pakkujate rohkust reisiteenuste turul ja tagades konkurentsi, mistõttu jätab tellija endale õiguse teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse osutajate, majutusasutuste jt teenusepakkujatega (välised teenusepakkujad, kes ei ole raamlepingu partneriks) vastavalt raamlepingu punktile 4. 3 . Reisija õigused Õigusaktides reisikorraldusteenust ning reisijate õigusi ja kohustusi reguleerivad sätted kohalduvad ka hankes osalevate asutuste töötajatele, välja arvatud osas ja juhul kui õigusaktidega on nende kohaldamine välistatud. Eelkõige, kuid mitte ainult: võlaõigusseaduse 44. peatükk Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiiv (EL) 2015/2302, 25. november 2015 Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EÜ) nr 261/2004, 11. veebruar 2004