Väikeost

VÄIKEOST „Koolitus „Hübriidtöö väljakutsed““ Käesoleva dokumendiga kutsub Sotsiaalministeerium Teid esitama pakkumust väikeostul. HINNAPÄRING 1. ÜLDINFO Sotsiaalministeerium 1.1 Hankija andmed Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti Vabariik 1.2 Hanke eest vastutav isik Kairi Nodapera, e-post: [email protected] Koolitus Sotsiaalministeeriumi juhtidele ja töötajatele. Koolituse 1.3 Hanke objekti eesmärk on anda hübriidtöö vormis töötamiseks vajalikud teadmised lühikirjeldus ja eesmärk ja oskused. 1.4 Teenuse CPV kood 80500000-9 Koolitusteenused Isikuandmete töötlemisel tuleb järgida isikuandmete kaitse seaduses 1.5 Isikuandmete töötlemine ja üldmääruses (EL 2016/679) sätestatut. 2. HANKE OBJEKTI TEHNILINE KIRJELDUS/ OLULISEMAD TINGIMUSED Sotsiaalministeerium soovib end 2026.aastal kirjeldada järgnevalt: „Töötame aja- ja asukohast ning töövormist sõltumata, olles sealjuures tõhusad, tulemuslikud ja tööõnnelikud. Me oleme selles teistele organisatsioonidele eeskujuks“. Sealjuures, peamisteks väljakutseteks hübriidvormis töötamise viiside puhul võivad olla tiimi tunde hoidmine, piisava kommunikatsiooni ja innovatsiooni tagamine, töö- ja eralelu ning puhkuse tasakaalu leidmine, sh vaimse tervise hoidmine. Sealjuures on oluline iga juhi ja tiimiliikme teadlik emotsionaalse sidususe loomise oskus, enesejuhtimine ja selgelt kokku lepitud põhimõtted töökorralduses (sh soovitud tulemuslikkuses ja tööülesannete täitmise kvaliteedis) ning aja ja koostööruumi(de) planeerimine. Tulenevalt Sotsiaalministeeriumi hübriidtööpõhimõtete kinnitamisest (kehtiv al.1.01.23, rakendub I kv) on soov kogu Sotsiaalministeeriumi tööperele 2023.a. 4. kvartalis ja 2024.a. 1. kvartalis korraldada koolitused hübriidvormis töötamise teadlikkuse tõstmiseks ja tõhususe suurendamiseks. Soov on, et toimuksid eraldi 1-päevased koolitused 2.1 Hanke objekti kirjeldus (8 ak/h) juhtidele (~30in) ja töötajatele (~150in), kokku ~12 gruppi (~15in/gr). Täpsem koolituse kuupäev ja ajakava, samuti gruppide suurus lepitakse kokku eduka pakkujaga peale lepingu sõlmimist. Koolitus eeldab eelnevalt küsimustiku/ uuringu/ intervjuude läbiviimist (20-30 küsimust), kaardistamaks Sotsiaalministeeriumi hetkeolukorda (hübriidtöö rakendamise senised kogemused, arusaamad/ hoiakud/ käitumine, mis ei toeta hübriidtöö läbiviimist jm). Täpsemad küsimused lepitakse kokku eduka pakkujaga peale lepingu sõlmimist poolte koostöös. Juhtide koolituse teemad/fookus:  Mis väljakutsed/probleemid kaasnevad kaugtööga/ hübriidtööga? Mis on need kriitilised käitumised, mis ei toeta hübriidtöö läbiviimist?  Mis on juhi ja organisatsiooni vastutus inimeste vaimse tervise hoidmisel?  Kuidas luua ja hoida tiimitunnet olukorras, kus osad töötavad kontoris ja teised kodukontoris, sh usaldada, toetada ja anda/ 1  võtta tagasisidet, mitteformaalsed suhted, hübriidsed võrgustikud jne?  Kuidas teha koostööd ja juhtida olenemata ajast ja asukohast, sh kuidas tagada efektiivne infovahetus ja tulemuslik tööde juhtimine (eesmärgi püstitamine, tööseire ja tulemused)?  Kuidas kujundada personaalset rütmi ja vajalikke rutiine lähtuvalt enda, tiimikaaslaste, teiste osapoolte, sh pereliikmete, ootustest ja vajadustest? Vajalikud kokkulepped tiimis (nt mida tähendab paindlik tööaeg jm).  Läbipõlemise ennetamine ja vältimine. Töötajate koolituse teemad/fookus:  Mis väljakutsed/probleemid kaasnevad kaugtööga/ hübriidtööga? Mis on need käitumised, mis ei toeta hübriidtöö läbiviimist?  Kuidas teha koostööd olenemata ajast ja asukohast?  Kuidas juhtida oma sisemist motivatsiooni ja enesedistsipliini kodukontoris töötades?  Kuidas hoida oma vaimset tervist, sh osata seada tervislikke piire ja rutiine (töö- ja puhkeaja tasakaal)? Vajalikud kokkulepped tiimis (nt mida tähendab paindlik tööaeg jm).  Läbipõlemise ennetamine ja vältimine. Koolituse puhul on oluline lähtuda ka mitmekesisuse ja võrdse kohtlemise teemast/ käsitlusest (aluseks Sotsiaalministeeriumi mitmekesisuse ja võrdse kohtlemise kava aastaks 2025) - mis võimalusi saame hübriidtöö kontekstis kõigile pakkuda, sealjuures arvestades töötajate individuaalsete ootuste/ vajadustega. Koolituse teemakäsitluste kolm olulisemat fookust:  juhi vastutus ja enesejuhtimine,  töötaja vastutus ja enesejuhtimine,  kokkulepped, tagasisidestamine. Õppemeetodid: loeng, eneseanalüüs, grupiarutelud. 2.2 Tähtaeg ja/või ajakava Lepingu täitmise tähtaeg on 31.04.2024 Koolituse toimumiskohaks on Tallinn (sh võimaliku kohana 2.3 Täitmise koht Sotsiaalministeeriumi enda ruumid). Lepingu täitmisel kohaldatakse Sotsiaalministeeriumi käsunduslepingu üldtingimusi, mis on kättesaadavad 2.4 Lepingutingimused Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: https://www.sm.ee/et/lepingute-uldtingimused. 3. TÄIENDAV INFO  Pakkujal peab olema eelnev koolitamise kogemus hübriidtöö 3.1 Pakkujale ja ja/või käitumusliku muutmise teemal. pakkumusele  Pakkuja peab olema viimase 3 aasta jooksul läbi viinud kehtestatavad nõuded vähemalt 1 nimetatud koolitustest mahuga vähemalt 16 ak/h. 4. PAKKUMUSE ESITAMINE ja MENETLEMINE - Huvitatud isikutel on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti aadressile: 4.1 Selgitused [email protected]. Hankija vastab huvitatud isiku küsimustele 3 tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud 2  küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. - Pakkumuses esitab pakkuja: o maksumuse pakkumuse vormil (lisatud pakkumuskutsele); o teenuse/ töö kirjelduse (sh koolituse sisu, programmi, meetodid ja ülesehituse, koolitajad jm) lähtudes hanke objekti tehnilises kirjelduses toodud tingimustest; o pakkuja meeskonnas osaleva koolitaja hariduse, täiendhariduse ja eelneva kogemuse andmed või koolitaja CV - Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski. - Esitatud pakkumus peab olema jõus vähemalt 60 päeva alates 4.2 Pakkumuse pakkumuste esitamise tähtpäevast. vormistamine ja - Pakkumus tuleb esitada elektrooniliselt e-posti aadressile esitamine [email protected] hiljemalt 31.10.2023 kell 17:00. - Palume ühtlasi, et teavitaksite meid, kui otsustate pakkumust mitte esitada. - Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni. - Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida pakkumuse maksumust või osamaksumusi. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas. Hankija ei vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud. - Hankija avab kõik tähtajaks esitatud esialgsed pakkumused ning kontrollib esitatud pakkumuste vastavust väikeostu dokumendis sätestatud nõuetele. 4.3 Pakkumuse vastavus - Juhul kui pakkuja või pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis esitatud tingimustele, siis lükkab hankija pakkumuse tagasi. - Hankijal on õigus tagasi lükata pakkumus, mille maksumus ületab eeldatavat maksumust. - Hankija võib pidada kõikide vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, ajakava ja maksumuse üle. Läbi ei räägita väikeostu dokumendi pakkujale ja pakkumusele sätestatud nõuete ja hindamiskriteeriumide üle. - Läbirääkimiste ajal tagab hankija kõigi pakkujate võrdse kohtlemise ega avalda läbirääkimiste käigus saadud teavet 4.4 Pakkujaga läbirääkimiste diskrimineerival viisil, mis võiks anda ühele pakkujale eelise teiste pidamine pakkujate ees. Hankija ei avalda pakkuja esitatud konfidentsiaalset teavet teistele läbirääkimistes osalejatele ilma pakkuja nõusolekuta. - Läbirääkimisi võib pidada vastavalt hankija ja pakkujate kokkuleppele, kas elektrooniliselt või koosoleku vormis. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. - Läbirääkimiste lõppedes võib hankija teha pakkujatele ettepaneku lõplike, kohandatud pakkumuste esitamiseks. - Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. Hankijal on õigus vajadusel pakkumusi omavahel võrrelda. - Hankija võib mitte sõlmida lepingut pakkujaga, kellel on riiklike maksude ja maksete maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses. 4.5 Pakkumuste hindamine - Edukaks tunnistatakse majanduslikult soodsaim pakkumus lähtudes käesolevas dokumendis esitatud hindamiskriteeriumitest. - - Hindamiskriteeriumid (maksimaalne 100 punkti):  Pakkuja meeskonnaliikmena osaleva koolitaja kogemus (maksimaalselt 20 punkti) 3   20 punkti – koolitaja on hübriidtöö ja/või käitumusliku muutmise teemal läbi viinud 2 või enamat koolitust, iga koolituse maht vähemalt 8 ak/h  10 punkti – koolitaja on hübriidtöö ja/või käitumusliku muutmise teemal läbi viinud 1 koolituse mahus vähemalt 8 ak/h  Pakkuja koolitaja täiendharidus (maksimaalselt 10 punkti)  10 punkti – koolitaja on läbinud 2 või enam täiendkoolitust hübriidtöö/kaugtöö oskuste arendamise ja/või käitumusliku muutmise teemal  5 punkti – koolitaja on läbinud 1 täiendkoolituse hübriidtöö/kaugtöö oskuste arendamise ja/või käitumusliku muutmise teemal  Koolituse sisu, meetodid ja ülesehitus (maksimaalselt 40 punkti)  40 punkti - Koolituse sisu ja metoodika on mitmekülgne ja süsteemselt läbi mõeldud, toetades koolituse eesmärke ja oodatavat tulemust. Koolituse ülesehitus toetab uute teadmiste ja oskuste omandamist parimal võimalikul viisil. Koolitusmetoodika arvestab täiskasvanukoolituse põhiprintsiipe ja lähtub koolitusel sihtrühma eripäradest. Koolitusmeetodid suunavad õppijaid õppeprotsessis aktiivselt osalema, toetatakse õppijate omavahelist kogemuste jagamist ja dialoogi.  20 punkti - Koolituse sisu ja metoodika on suures osas läbi mõeldud, toetab koolituse eesmärke ja uute oskuste omandamist, üldjoontes arvestab täiskasvanukoolituse põhiprintsiipe ja koolituse sihtrühma eripäradega. Õppijatele on loodud võimalus aktiivseks osalemiseks õppeprotsessis ning neid suunatakse neid võimalusi kasutama. Koolitusmeetodid toetavad mõningal määral õppijate omavahelist kogemuste jagamist ja dialoogi.  1 punkti - Koolituse sisu ja metoodika on läbi mõtlemata ja toetab vähesel määral või mitte üldse koolituse eesmärke ja uute oskuste omandamist. Täiskasvanukoolituse põhiprintsiipe ja koolituse sihtrühma eripärasid arvestatakse vähesel määral või mitte üldse. Koolitusmeetodid ei toeta või toetavad vähesel määral õppijate omavahelist kogemuste jagamist ja dialoogi.  Pakkumuse kogumaksumus (andmed võetakse maksumusvormilt)  Vähim on parim: 30 punkti. Järgmised pakkumused saavad väärtuspunkte proportsionaalselt vähem. Järgmiste punktisummad arvutatakse valemiga: (madalaim väärtus : (jagatud) pakkumuse väärtus) x (korda) kriteeriumi osakaal (30) - Hankija esitab kõigile pakkujatele teate hankelepingu sõlmimise 4.6 Pakkuja teavitamine kohta mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul alates lepingu hankija otsustest ja sõlmimisest. lepingu sõlmimine - Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu. 4  Lisa väikeostule Pakkumuse vorm Pakkuja üldandmed Pakkuja ärinimi Pakkuja registrikood Pakkuja juriidiline aadress Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel Pakkuja kontaktisik/ volitatud esindaja lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber) Pakkumuse maksumus kuluartiklite lõikes Kuluartikkel Ühik Ühiku hind Ühiku arv KOKKU (eurot) Ettevalmistav töö (küsimustike 1 1 koostamine ja läbiviimine / intervjueerimine) Koolitus juhtidele (ühe 8 ak/h 1 koolituspäeva maksumus)* Koolitus töötajatele (ühe 8 ak/h 1 koolituspäeva maksumus)** Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta) Käibemaks: Pakkumuse kogumaksumus (käibemaksuga) *juhtide koolitusgrupp ~30 osalejat **töötajate koolitusgrupp ~15 osalejat 1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest. 2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt väikeostu dokumendis märgitud tähtaja. 3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu. 4. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et tal tuleb märkida pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada seda ning selle nõude mittetäitmisel kannab pakkuja riisikot, et hankija avalikustab pakkumuse sisu, mida ei ole ärisaladuseks märgitud. 5