Leping

brand manual Pakkumus Klient Sotsiaalministeerium Meie kontakt Kaili Kallas Projekt Erihoolekande- ja sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajate ootused Sotsiaalkindlustusametile Kuupäev 3. oktoober 2023 ©Brand Manual 2023. Käesolev pakkumine ei ole kliendile siduv, ent pakkumises esitatud informatsioon, tööprotsesside ja metoodikate kirjeldused ja hinnastuspõhimõtted on konfidentsiaalne Brand Manuali intellektuaalne omand, mille terviku või osade kasutamine ja levitamine kolmandatele osapooltele ei ole lubatud ilma Brand Manuali vastava loata. brand manual We make them talk about you. Lähteülesanne Sotsiaalministeerium soovib kaardistada erihoolekande- ja sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajate ootused Sotsiaalkindlustusametile (SKA). Eesmärk on võtta kasutusele teenusepõhise juhtimise põhimõtted, mis tähendab, et keskenduda rohkem teenuste kasutajatele - klientidele ja nende vajadustele. Selleks on vaja haldusala asutuste selget rolli partnerluses teenuseosutajatega ja läbimõeldud tööprotsesse. Erihoolekande- ja sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajad on SKA põhipartneriteks. SKA-l on lepingud 147 erihoolekande- ja 123 sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajaga (põhipartneriga). Oodatav tulemus Esinduslik ja sünteesitud sisend, kuidas SKA koostöös põhipartneritega saab tagada teenuste osutamise senisest kvaliteetsemalt, paindlikumalt ja olemasolevaid ressursse efektiivsemalt kasutades. Põhipartnerite ootused SKA-le alljärgnevates suundades: 1) SKA roll teenuse korraldajaks olemisega 2) SKA roll teenuste kvaliteedijuhiks olemisega 3) SKA roll järelevalve teostamisega 4) SKA roll kriisides toimetuleku toetajana Lõpptulemina antakse üle kirjalik kokkuvõte: järeldused põhipartneritelt saadud probleemkohtadest ja arendusvajadustest seoses SKA 4 rolliga, samuti pakkuja tähelepanekud selles osas, kuidas SKA saaks koostöös põhipartneritega tagada teenuste osutamise senisest kvaliteetsemalt, paindlikumalt ja olemasolevaid ressursse efektiivsemalt kasutades. Uuringu kokkuvõtet esitletakse Sotsiaalministeeriumi ja SKA juhtidele. 2 brand manual We make them talk about you. Projektiplaan Projektiplaan kirjeldab tööprotsessi, mille tulemusel kaardistatakse SKA põhipartnerite - erihoolekande- ja sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajate ootused. Erihoolekandeteenuse osutajad on füüsilisest isikust ettevõtjad, juriidilised isikud ja kohaliku omavalitsuse üksused. Sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuseid osutavad spetsialistid nagu psühholoog, logopeed, füsioterapeut, arst jt. Tegevuskava Kokkuvõtlikult koosneb tööprotsess järgnevatest sammudest: 1. Taustamaterjalide läbitöötamine, arusaamise loomine valdkonnast ja töö skoobis olevatest teenustest. 2. Valimi moodustamine lepinguliste põhipartnerite seast koostöös hankijaga, arvestades partnerite osutatavaid teenuseid, suurust ja asukohta. 3. Uuringu metoodika väljatöötamine ja kooskõlastamine hankijaga. 4. Uuringu läbiviimine ootuste kaardistamiseks (kvalitatiiv- ja kvantitatiivuuring). 5. Kogutud sisendi koondamine, struktureerimine, analüüs ja süntees. 6. Kirjaliku kokkuvõtte koostamine. 7. Esitlus ministeeriumi ja SKA juhtkonnale. Tegevuskava kirjeldab nädalate kaupa projekti tegevusi, kasutatavaid tööriistu ja metoodikaid, iga tööetapi tulemit ning tööjaotust (tegevuse läbiviija). 3 brand manual We make them talk about you. Aeg Tegevus Meetod Tulemus Tööjaotus Nädal 1 Ettevalmistav töö: Sisendmaterjalide Pakkujal on ülevaade Hankija kogub Olemasoleva läbitöötamine ja kättesaadavast materjalid ja taustamaterjaliga analüüs, desktop lähteinfost, edastab need tutvumine, iseseisev research, info sisendmaterjalidest. Pakkujale desktop research. Arusaam koondamine ja Teenuseosutajad on (vajadusel erihoolekande- ja sotsiaalse struktureerimine struktureeritud töökoosolek rehabilitatsiooni maatrikstabelisse. teenuste, suuruse ja tellijaga valdkonnast ja teenustest. asukoha alusel. materjalides Maatrikstabeli koostamine, orienteerumiseks). mis struktureerib teenuste Pakkuja iseseisev osutajad selle alusel, töö materjalide milliseid teenuseid nad läbitöötamisel. osutavad, kui suur on teenusepakkuja organisatsioon ja kus nad asuvad (geograafiliselt). Nädal 2 Valimi moodustamine - Uuringu valimi Moodustatud on valim Pakkuja iseseisev representatiivse valimi moodustamine ja kvalitatiiv- ja töö. moodustamine lepinguliste kirjeldamine kvantitatiivuuringu Kooskõlastamine põhipartnerite seast, parameetrite alusel. läbiviimiseks Hankijaga. arvestades maatriktabeli Indikatiivne valimi osasid (osutatavad suurus teenused, suurus, asukoht). kvalitatiivuuringuks on Valimi kooskõlastamine 48 ning hankijaga. kvantitatiivuuringuks 270 (kõik põhipartnerid) Nädal 2 Metoodika väljatöötamine Uuringu metoodika: Uuringu metoodika on Pakkuja iseseisev kvalitatiivuuringu ja sellele kvalitatiivuuring valitud ja kinnitatud töö. järgneva kvantitatiivuuringu fookusgrupivestlustena Kooskõlastamine jaoks. Olemasoleva info ja kvantitatiivuuring Hankijaga. põhjal pakume välja esmalt selle sisendi läbi viia valideerimiseks fookusgrupivestlused kvalitatiivse sisendi kogumiseks ning seejärel valideerida see laiemas grupis kvantitatiivküsimustikuga. 4 brand manual We make them talk about you. Aeg Tegevus Meetod Tulemus Tööjaotus Nädalad 3-4 Fookusgrupivestlused Fookusgrupp ehk Suure hulga info Pakkuja koostöö (6 x 2h) erinevate kindla teemafookusega koondamine erinevate Hankijaga, et gruppidega tüüpilistest vestlusring (6-8 tüüp-teenuseosutajate kutsuda teenuseosutajatest inimest grupis ehk ootuste kirjeldamiseks. teenuseosutajad (teenuste, suuruse, kokku ca 48) osalema asukoha maatriksi alusel) struktureeritud fookusgrupivestlust nende ootuste küsitluskava alusel. es. Pakkuja kaardistamiseks. Eelistatult füüsilise iseseisev Fookusgruppe on kohtumisena, mis on fookusgruppide orienteeruvalt 6 ja neis tulemuslikum ettevalmistamise ja osalevad asutuste juhid ja/ veebikohtumisest. läbiviimisega, või teenuse osutamise eest kogutud info vastutaja(d). Vestluskava töötlemisega. ettevalmistus. Nädalad 5-6 Kvalitatiivuuringu sisendi Kvalitatiivuuring Valideeritud kitsaskohad Pakkuja iseseisev analüüs. Kvantitiivuuringu väidetena sõnastatud ja arenguvõimalused. töö ettevalmistus ja läbiviimine. kitsaskohtade ja kvantitatiivuuringu Fookusgruppides välja arenguvõimaluste ettevalmistamisel. toodud kitsaskohtade ja valideerimiseks laiemas Pakkuja koostöö arenguvõimaluste grupis (nt Typeform Hankijaga, et grupeerimine teemade platvormil). Võimalus kutsuda kaupa. Nende sõnastamine olla kaasatud kõigile teenuseosutajad väidetena, mille 147+123 uuringus osalema. asjakohasust/kriitilisust on põhipartnerile. Pakkuja iseseisev võimalik valideerida Väiteid hinnatakse 4- töö kvantitatiivuuringus. palli skaalal, et kvantiatiivuuringu välistada nn keskmiste andmete hinnangute töötlemisega. prevaleerimine. Nädalad 5-8 Kirjaliku kokkuvõtte Kirjaliku Ülevaade SKA Pakkuja iseseisev koostamine. Koondame koonddokumendi põhipartnerite ootustest töö. kvalitatiiv- ja koostamine. ning kokkuvõte, kuidas kvantitatiivuuringute käigus SKA saaks koostöös kogutud sisendi, põhipartneritega tagada struktureerime selle, teenuste osutamise analüüsi ja sünteesi senisest kvaliteetsemalt, tulemusel koostame paindlikumalt ja kirjaliku kokkuvõtte SKA olemasolevaid ressursse põhipartnerite väljatoodud efektiivsemalt kasutades kitsaskohtadest ja arendusvajadustest seoses SKA 4 rolliga (teenuse korraldaja, kvaliteedijuht, järelevalve, kriisides toimetulek). Lisame omalt poolt tähelepanekud. 5 brand manual We make them talk about you. Aeg Tegevus Meetod Tulemus Tööjaotus Nädal 8 Esitlus Esitlus Asutuste juhid saavad Pakkuja iseseisev Sotsiaalministeeriumi ja ülevaate teenuse töö esitluse SKA juhtidele. Eelistatult osutajate ootustest ettevalmistamisel füüsilise kohtumisena. SKA-le. ja esitlemisel. Hankija lepib kokku esitluse toimumise aja ja saadab kutsed asutuste juhtidele. Nädal 8 Lõputegevused: projekti Üleandmis- Erihoolekande- ja Üleandmis- lõpptulemite üleandmine, vastuvõtmisakti sotsiaalse vastuvõtmisakti sh põhipartnerite ootuste koostamine rehabilitatsiooni allkirjastamine. kaardistamiseks kasutatud teenuste osutajate Pakkuja annab kõik küsimustik koos metoodika ootuste kaardistus (sh materjalid üle, selgitusega, et tellija saaks kasutatud küsimustik hankija võtab edaspidi iseseisvalt koos metoodika vastu. põhipartnerite ootuste selgitustega) on üle kaardistust ja analüüsi antud. korrata Ajakava Projekti täpne ajakava kinnitatakse läbirääkimiste käigus koostöös hankijaga. Töö antakse üle hiljemalt 30. novembril 2023. a. Tegevus / nädal 41 42 43 44 45 46 47 48 Ettevalmistav töö, taustauuring. Maatrikstabeli koostamine Valimi moodustamine Metoodika väljatöötamine Fookusgrupivestlused Kvantitatiivuuring Kogutud sisendi koondamine, struktureerimine, analüüs ja süntees. Kirjaliku kokkuvõtte koostamine Esitlus asutuste juhtidele Lõputegevused: tööde üleandmine 6 brand manual We make them talk about you. Töökorraldus meeskonnas Varasema kogemuse põhjal kaasame projektimeeskonda kaks teenusedisainerit, kes saavad töötada tandemis, üksteist täiendades ja olles sparringupartneriks. Mõlemad teenusedisainerid osalevad kõigis tööetappides. Ühiselt pannakse kokku detailne tegevusplaan ja metoodika, viiakse läbi uuring, analüüsitakse sisendit ja sünteesi alusel koostatakse kokkuvõte. Üks teenusedisaineritest täidab ka projektijuhtimisega seotud ülesandeid, korraldades infovahetust kliendiga, vajalike kokkulepete tegemist ja inimeste kokkukutsumises fookusgruppidesse. Nii tagame projekti eesmärkide saavutamise kokkulepitud ajaraamis ja oodatavate tulemuste üleandmise. Küsimused ja kommentaarid Kaili Kallas [email protected] | +372 528 3585 Brand Manual OÜ Tatari 64 10134 Tallinn Reg nr 11609559 KMKR EE101288200 thebrandmanual.com 7  TÖÖVÕTULEPINGU NR {viit} ERITINGIMUSED Eesti Vabariik, Sotsiaalministeeriumi kaudu, registrikood 70001952, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, keda esindab kantsler Maarjo Mändmaa (edaspidi nimetatud „tellija“) ja Brand Manual OÜ, registrikood 11609559, asukoht Tatari 64, Tallinn, keda esindab juhatuse liige Kaili Kallas (edaspidi nimetatud “töövõtja”), edaspidi koos nimetatud „pooled“ ja eraldi „pool“, sõlmisid käesoleva töövõtulepingu (edaspidi “leping”) alljärgnevas: 1. Lepingu objekt Lepingu objektiks on töövõtja poolt Sotsiaalkindlustusameti põhipartnerite (erihoolekande ja sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajad) ootuste kaardistamine, analüüs ning selle käigus kasutatud küsimustiku/küsimustike andmine üle tellijale koos metoodilise selgitusega (edaspidi „tööd“). Tööde täpsem kirjeldus on toodud tellija 21.09.2023 esitaud pakkumiskutses ja töövõtja 03.10.2023 esitatud pakkumuses. 2. Tööde teostamise aeg ja tähtpäevad Töövõtja kohustub teostama lepingu objektiks olevad tööd hiljemalt 30.11.2023. Tööde teostamise täpsem ajakava lepitakse poolte poolt eraldi kokku. 3. Lepingu hind 3.1. Lepingu alusel töövõtja poolt teostatavate tööde kogumaksumuseks on 15 500 eurot, millele lisandub käibemaks kehtivas määras (edaspidi nimetatud „lepingu hind“). 3.2. Lepingu hind tasutakse tellija volitatud esindaja kinnitatud üleandmise-vastuvõtmise akti alusel esitatud arve alusel ühe maksena pärast tööde teostamist. 3.3. Töövõtja esitab Tellijale arve e-arvena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori vahendusel. E-arve loetakse laekunuks selle operaatorile laekumise kuupäevast. 3.4. Töö finantseeritakse Euroopa Sotsiaalfondist rahastatud ühtekuuluvusfondide 2014−2020 rakenduskava prioriteetse suuna 12 „Haldusvõimekus“ meetme „Riigi võimekuse tõstmine inimressursside arendamise ja institutsionaalse suutlikkuse parendamise kaudu“ tegevuse 12.1.3 „Institutsionaalse ja organisatsioonide võimekuse tõstmine“ vahenditest. 4. Volitatud esindajad 4.1. Tellija volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Merlin Murumets, tel 5917 0157, e-post [email protected], või teda asendav isik. 4.2. Töövõtja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Kaili Kallas, tel 528 3585, e-post [email protected]. 5. Lepingu lisad Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: 5.1. Lisa 1 – Tellija pakkumuskutse tehniline kirjeldus; 5.2. Lisa 2 – Töövõtja pakkumus. 6. Muud sätted 6.1. Lepingu osaks on lisaks käesolevatele eritingimustele ja nende lisadele töövõtulepingute üldtingimused. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud paberkandjal või elektroonselt Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: https://www.sm.ee/sites/default/files/content- editors/sisekomm/toovotulepingu_uldtingimused.pdf. Pooled kinnitavad, et kõik üldtingimused on nende poolt eraldi läbi räägitud, need on mõistlikud ega saa seetõttu olla tühised. 6.2. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste „leping” lepingu eritingimusi ja üldtingimusi koos kõikide lisadega. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. Lepingu sõlmimisega kaotavad kehtivuse kõik töövõtja hinnapakkumises või muus sarnases dokumendis sisalduvad tingimused niivõrd, kuivõrd need on vastuolus lepingu eritingimuste ja üldtingimustega. 6.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Tel: 626 9301 Tel: 528 3585 E-post: [email protected] E-post: [email protected]  Lisa 1 Pakkumuskutse tehniline kirjeldus Väikeost: Erihoolekande- ja sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajate ootused Sotsiaalkindlustusametile 1. Taust: Sotsiaalministeerium kutsub Teid esitama hinnapakkumist ostumenetluses, mille eesmärk on kaardistada erihoolekande- ja sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajate ootused Sotsiaalkindlustusametile. Sotsiaalministeeriumi (edaspidi SOM) ja haldusala asutuste kõige olulisemal kohal on Eesti inimeste heaolu ehk inimkesksus. Meie töös tähendab see, et kõik teenused, mida pakume Eesti inimestele, oleksid lihtsasti kättesaadavad, nendele kasuks ning ka päriselt aitaksid inimestel elada väärikalt ja tervena. Oleme otsustanud SOM-is ja haldusalas teha teenuste inventuuri, et tuvastada pudelikaelad, kaotada dubleerimised ning luua rolliselgus. Teisisõnu: võtame igas valdkonnas kasutusele teenusepõhise juhtimise põhimõtteid. Teenusepõhine juhtimine tähendab, et keskendume rohkem meie teenuste kasutajatele - klientidele ja nende vajadustele. Ühtlasi on olulise tähtsusega haldusala asutuste selge roll partnerluses teenuseosutajatega, ühtlaselt kirjeldatud ning lõpuni läbimõeldud tööprotsessid. Sotsiaalkindlustusameti (SKA) strateegia aastaks 2025 näeb ette, et amet on sotsiaalvaldkonna kompetentsikeskus, kliendikesksete lahenduste looja ja teenusearendaja. Tugev partner kohalikele omavalitsustele, teenuseosutajatele ja poliitikakujundajatele. 2. Väikeostu ese ja eesmärk Erihoolekande- ja sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajad on SKA põhipartneriteks. SKA-l on lepingud 147 erihoolekande- ja 123 sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse osutajaga (põhipartneriga). Soovime saada esinduslikku ja sünteesitud sisendit, kuidas SKA koostöös põhipartneritega saaks tagada teenuste osutamise senisest kvaliteetsemalt, paindlikumalt ja olemasolevaid ressursse efektiivsemalt kasutades. Põhipartnerite ootusi SKA-le soovime saada alljärgnevates suundades: 1) SKA roll teenuse korraldajaks olemisega 2) SKA roll teenuste kvaliteedijuhiks olemisega 3) SKA roll järelevalve teostamisega 4) SKA roll kriisides toimetuleku toetajana Põhipartnerite ootuste kaardistamiseks loodav ja kasutatav küsimustik/küsimustikud tuleb käesoleva töö lõpus koos metoodika selgitusega anda üle tellijale, et tellija saaks edaspidi iseseisvalt põhipartnerite ootuste kaardistust ja analüüsi korrata. 3. Tingimused SKA-le suunatud ootuste kohta sisendi saamiseks tuleb: 1. koostada koostöös hankijaga representatiivne valim põhipartneritest, arvestades nende osutatavaid teenuseid, suurust ning territoriaalset esindatust; 2. kooskõlastada hankijaga tehniline lahendus (metoodika - küsitlus, süvaintervjuud, fookusgrupid, töötoad vms; tegevus- ja ajakava); 3. viia läbi ootuste kaardistamine põhipartneriks olevate asutuse juhtide ja/või teenuse osutamise eest vastutavate isikutega punktis 2 toodud suundades; 4. analüüsida ja sünteesida põhipartneritelt saadud sisendit; 5. esitada hankijale kirjalikult kokkuvõtlikult järeldused põhipartneritelt saadud probleemkohtadest ning arendusvajadustest punktis 2 toodud suundades, võimalusel koos omapoolsete tähelepanekutega ning teha sellekohane esitlus Sotsiaalministeeriumi ja Sotsiaalkindlustusameti juhtidele. 4. Maht: Tegu on väikeostuga, mille eeldatav maksumus on kuni 20 000 eurot (koos käibemaksuga). Töö eest tasumine toimub esitatud arve alusel päras töö vastuvõtmist. 5. Pakkumise hindamiskriteeriumid: pakkumuse maksumus - 20%; meeskonna pädevus – 20%; tehniline lahendus (metoodika, tegevus- ja ajakava) – 60%. 6. Pakkumise esitamise tähtaeg: 28.09.2023 kl 17.00, pakkumised palume esitada elektroonselt aadressile [email protected]. Hilinenud pakkumusi ei arvestata. 7. Hankija kontaktisik: Merlin Murumets (Sotsiaalministeeriumi riigi teenuste juht), [email protected], tel 5917 0157 8. Hindamiskriteeriumid ja -metoodika on kirjeldatud väikeostu pakkumuskutse lisas (Lisa 3). 9. Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida pakkumuse maksumust või osamaksumusi. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas. Hankija ei vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud. 10. Hankija võib pidada kõikide vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, ajakava ja maksumuse üle. Läbi ei räägita väikeostu dokumendi pakkujale ja pakkumusele sätestatud nõuete ja hindamiskriteeriumide üle. 11. Läbirääkimiste ajal tagab hankija kõigi pakkujate võrdse kohtlemise ega avalda läbirääkimiste käigus saadud teavet diskrimineerival viisil, mis võiks anda ühele pakkujale eelise teiste pakkujate ees. Hankija ei avalda pakkuja esitatud konfidentsiaalset teavet teistele läbirääkimistes osalejatele ilma pakkuja nõusolekuta. 12. Läbirääkimisi võib pidada vastavalt hankija ja pakkujate kokkuleppele, kas elektrooniliselt või koosoleku vormis. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. 13. Läbirääkimiste lõppedes võib hankija teha pakkujatele ettepaneku lõplike, kohandatud pakkumuste esitamiseks. 14. Ajakava: Hindamiskomisjon teeb oma otsuse ja kuulutab võitja välja hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast pakkumuste esitamise tähtaega. Lepingujärgsete tööde teostamise ajaks on 30.11.2023.