Vastus selgitustaotlusele vanemaealiste nõukogude andmetöötluse kohta

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp MTÜ Kuldne Liiga Teie 18.06.2026 Meie 03.07.2026 nr 2.2-9/26/2501-2 Vastus selgitustaotlusele vanemaealiste nõukogude andmetöötluse kohta Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise seoses vanemaealiste nõukogude andmetöötlusega. Kirjeldate, et vanemaealiste nõukogude tegevuses on tekkinud küsimusi olukorras, kus nõukogu soovib koguda vanemaealistelt infot, korraldada küsitlusi või teha intervjuusid. Küsite, kes võib selliste küsitluste, intervjuude, protokollide ja muu nõukogu koostatud teabe puhul olla vastutav töötleja ning kuidas hinnata andmete kogumise eesmärki, hoidmist, edastamist ja kaudse tuvastamise riski väiksemas kogukonnas. Samuti soovite selgitust, kuidas saaksid vanemaealiste nõukogud oma tegevuseks vajalikku infot koguda, sealhulgas kohaliku omavalitsuse kaudu korraldatavate küsitluste abil. Märgite, et senine küsitlus oli anonüümne ja Teie selgituse kohaselt isikuandmeid ei kogutud. Teie kirjeldatust ilmneb, et soovite andmekaitsealast selgitust, mida oleks võimalik kasutada ka teiste sarnaste nõukogude tegevuse kavandamisel. Selgitame, et Andmekaitse Inspektsioon saab selgitustaotlustele vastates anda üldisi selgitusi andmekaitsenormide sisu ja rakendamise kohta. Inspektsioon ei anna õigusabi ega saa anda väljaspool järelevalvemenetlust õiguslikult siduvat hinnangut konkreetse andmetöötluse õiguspärasusele. Seetõttu selgitame allpool üldiselt, millest tuleks vanemaealiste nõukogude küsitluste, intervjuude, protokollide ja muu teabe kogumise puhul andmekaitse vaatest lähtuda. Mis on isikuandmed ja millal kohalduvad andmekaitsenõuded? Isikuandmete kaitse nõuded kohalduvad siis, kui töödeldakse isikuandmeid. Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Isik võib olla tuvastatav otse, näiteks nime, isikukoodi, telefoninumbri, e-posti aadressi või täpse aadressi kaudu, aga ka kaudselt erinevate andmete koosmõjus. Isikuandmete töötlemine on näiteks andmete kogumine, salvestamine, säilitamine, kasutamine, edastamine, avaldamine ja kustutamine. Seega võib isikuandmete töötlemisega olla tegemist ka küsitluste, intervjuude, protokollide või kokkuvõtete koostamisel, kui nende kaudu on võimalik konkreetset inimest tuvastada. Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235 Kui küsitlus on tegelikult anonüümne ja vastuste põhjal ei ole võimalik inimest otseselt ega kaudselt tuvastada, ei ole üldjuhul tegemist isikuandmete töötlemisega ning sellele küsitlusele andmekaitsenõuded üldjuhul ei kohaldu. Anonüümsust tuleb aga hinnata sisuliselt ja kogu küsitluse läbiviimise vaates. Küsitlus võib olla vastuste sisu poolest anonüümne, kuid kui küsitluse korraldamiseks võetakse inimesega ühendust näiteks nime, telefoni või e-posti aadressi kaudu, toimub vähemalt selles etapis isikuandmete töötlemine. Sellisel juhul tuleb andmekaitsenõudeid järgida vähemalt ühenduse võtmise ja andmete kogumise etapis, isegi kui hilisemad vastused säilitatakse või analüüsitakse anonüümsel kujul. Kui soovitakse korraldada päriselt anonüümset küsitlust, tuleb anonüümsus tagada kogu küsitluse vältel: osalejate kutsumisel, vastuste kogumisel, vastuste säilitamisel ja tulemuste esitamisel. Anonüümsust toetab näiteks lahendus, kus vastuseid ei seostata nimelise osalejate nimekirja ega kontaktandmetega ning tulemusi kasutatakse üksnes koondatud kujul. Väiksemas kogukonnas tuleb arvestada ka kaudse tuvastamise riskiga. Näiteks võivad vanus, elukoha piirkond, konkreetne juhtumikirjeldus, terviseseisund, hooldusvajadus, puue või perekondlik olukord koosmõjus viia konkreetse inimeseni. Eraldi tähelepanu vajavad vabatekstivastused, sest inimene võib seal tahtmatult avaldada enda või teiste isikute andmeid. Eriti ettevaatlik tuleb olla siis, kui kogutakse teavet inimese tervise, puude, hooldusvajaduse, abivajaduse, toimetuleku, sotsiaalteenuste kasutamise või muu tundliku isikliku olukorra kohta. Selline teave võib olla eriliiki isikuandmed, näiteks terviseandmed, või muu tundlik isiklik teave, mille töötlemisel tuleb järgida rangemaid nõudeid. Enne selliste andmete kogumist tuleb selgelt läbi mõelda, kas andmete kogumine on vajalik, millisel õiguslikul alusel seda tehakse, kellel on andmetele juurdepääs ning kuidas välditakse andmete liigset kogumist või avalikuks tulekut. Kes on vastutav töötleja? Kui küsitluse, intervjuu või muu teabe kogumise käigus töödeldakse isikuandmeid, tuleb selgeks teha, kes on vastutav töötleja. Vastutav töötleja on see, kes määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgi ja vahendid. Lihtsamalt tähendab see, et vastutav töötleja otsustab, miks andmeid kogutakse, milliseid andmeid küsitakse, kuidas vastuseid kasutatakse, kus neid hoitakse, kellele neid edastatakse ja kui kaua neid säilitatakse. Vastutav töötleja ei ole alati see, kes küsitluse tehniliselt välja saadab või vastused kokku kogub. Otsustav on see, kes tegelikult määrab andmetöötluse eesmärgi ja korralduse. Kui vastused ise on anonüümsed, kuid osalejatega võetakse ühendust näiteks nime, telefoni või e-posti aadressi kaudu, tuleb vastutav töötleja määrata vähemalt selle ühenduse võtmise ja andmekorje etapi osas. Kui küsitluse või intervjuu korraldab kohalik omavalitsus oma ülesannete täitmiseks ning nõukogu aitab elanike sisendit koguda või vahendada, võib vastutava töötleja roll olla kohalikul omavalitsusel. Sama võib kõne alla tulla siis, kui kasutatakse valla ametlikke kanaleid, andmeid hoitakse valla süsteemides või tulemusi kasutatakse valla teenuste, otsuste või tegevuste kavandamisel. Kui aga küsitluse eesmärgi, küsimused, vastajate ringi, vastuste säilitamise ja edasise kasutamise otsustab nõukogu või mõni eraldiseisev ühendus ise, tuleb hinnata, kas vastutava töötleja roll on sellel nõukogul või ühendusel. Mõnes olukorras võib kõne alla tulla ka kaasvastutus, kui kohalik omavalitsus ja nõukogu määravad andmetöötluse eesmärgid ja vahendid ühiselt. 2 (4) Milliste põhimõtete tuleb arvestada? Andmekaitse ei takista vanemaealiste nõukogudel elanike vajaduste ja probleemide kohta infot koguda. Oluline on, et enne andmete kogumist oleks selge, milleks infot vaja on ja kas eesmärki saab täita ilma inimesi tuvastamata. Kui eesmärk on saada üldine ülevaade näiteks transpordi, ligipääsetavuse, heakorra, huvitegevuse, info kättesaadavuse või teenuste korralduse kohta, tuleks eelistada üldistatud ja võimalikult vähe isikustatud andmeid. Küsida tuleks ainult neid andmeid, mida on konkreetse eesmärgi jaoks tegelikult vaja. Kui piisab koondatud vastustest, ei ole üldjuhul vaja küsida nime, täpset aadressi, kontaktandmeid ega tundlikke tervise- või sotsiaalandmeid. Kui isikuandmete kogumine on vajalik, tuleb enne kogumist määrata selge eesmärk, vajalik andmekoosseis ja õiguslik alus. Kohaliku omavalitsuse puhul ei piisa sellest, et teema on üldiselt avalikes huvides või valla tegevusega seotud. Andmete kogumine peab olema seotud konkreetse kohaliku omavalitsuse ülesandega ning vajalik selle ülesande täitmiseks, näiteks teenuste, toetuste, ligipääsetavuse või sotsiaalhoolekande korraldamisel. Sellisel juhul võib isikuandmete töötlemise õiguslik alus tuleneda ka vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest, mis näevad ette kohaliku omavalitsuse ülesande, pädevuse või kohustuse Kui andmeid kogub eraldiseisev ühendus või nõukogu tegevust korraldav muu isik enda eesmärkidel, tuleb õiguslik alus valida konkreetse andmetöötluse eesmärgi ja asjaolude järgi. Näiteks võib kõne alla tulla inimese nõusolek, kui andmete andmine on vabatahtlik ja inimesel on võimalik nõusolek tagasi võtta, või õigustatud huvi, kui töötlejal on selge õigustatud eesmärk ning inimese huvid ja õigused ei kaalu seda üles. Eriliiki isikuandmete, näiteks terviseandmete töötlemisel, peab lisaks olema eraldi alus eriliiki andmete töötlemiseks. Oluline on ka eesmärgipiirang. Kui inimene annab küsitluses vastuseid üldise olukorra kaardistamiseks, ei tohiks neid vastuseid hiljem kasutada muul eesmärgil nii, et see tuleb inimesele üllatusena. Näiteks kui vastuseid soovitakse kasutada ka selleks, et konkreetse inimesega hiljem ühendust võtta või tema andmeid vallavalitsusele edastada, peab see olema inimesele enne vastamist selgelt arusaadav ning selleks peab olema sobiv õiguslik alus. Mida arvestada küsitluste, intervjuude ja protokollidega? Küsitlused ja intervjuud tuleks võimalusel üles ehitada nii, et vastuseid saaks kasutada koondatult. Kui eesmärk on saada üldine ülevaade vanemaealiste muredest, vajadustest või ettepanekutest, tuleks vältida küsimusi, mis suunavad inimest kirjeldama väga isiklikke asjaolusid või esitama teavet, mille kaudu ta võib olla äratuntav. Inimesele peab enne vastamist olema lihtsas keeles arusaadav, kes küsitlust või intervjuud korraldab, milleks tema vastuseid kasutatakse ja kas vastamine on vabatahtlik. Samuti tuleb eristada üldist küsitlust ja konkreetset pöördumist. Üldise küsitluse eesmärk on koguda koondatud sisendit vanemaealiste vajaduste, murede või ettepanekute kohta. Kui inimene soovib aga anda enda kohta konkreetse mure või abivajaduse edasi vallavalitsusele või mõnele teisele 3 (4) asutusele, tuleb talle enne andmete edastamist selgelt selgitada, kellele andmed edastatakse, mis eesmärgil seda tehakse ja millisel alusel neid kasutatakse. Kui soovitakse, et inimene saaks jätta oma kontaktandmed hilisemaks ühenduse võtmiseks, peaks see olema eraldi ja vabatahtlik valik, mitte osa anonüümsest vastusest. Sama kehtib ka juhul, kui vastuseid soovitakse kasutada lisaks üldisele kaardistusele muul eesmärgil. Protokollide puhul tuleb eristada üldist arutelu ja isikuandmeid sisaldavat teavet. Kui protokollis kajastatakse päevakorda, üldisi aruteluteemasid ja koondatud ettepanekuid, on andmekaitserisk väiksem. Kui protokollis kirjeldatakse konkreetse elaniku tervist, hooldusvajadust, elukohta, perekondlikku olukorda, kaebust või muud isiklikku asjaolu, tuleb sellise teabe avaldamist vältida. Küsitluste ja intervjuude tulemusi on mõistlik jagada üksnes üldistatud kujul. Laiemalt tuleks esitada koondatud või statistilised kokkuvõtted, mitte üksikvastused ega vabatekstivastused muutmata kujul. See on eriti oluline taaskord väiksemas kogukonnas, kus ka üksik detail võib muuta inimese äratuntavaks. Kokkuvõte Kokkuvõttes sõltub küsitluste, intervjuude ja muu teabe kogumise puhul andmekaitsenõuete kohaldumine sellest, kas tegevuse käigus töödeldakse isikuandmeid. Kui küsitlust soovitakse käsitada anonüümsena, tuleb anonüümsus tagada ja hinnata kogu tegevuse ulatuses, mitte üksnes vastuste hilisema analüüsi põhjal. Alles siis, kui inimest ei ole võimalik otseselt ega kaudselt tuvastada kogu küsitluse läbiviimise vaates, saab rääkida päriselt anonüümsest küsitlusest, millele isikuandmete kaitse nõuded üldjuhul ei kohaldu. Kui aga inimene on vastuste, kogumise viisi või muude andmete koosmõjus tuvastatav, tuleb andmete kogumine enne läbi mõelda andmekaitse põhimõtete järgi: määrata vastutav töötleja, eesmärk ja õiguslik alus, koguda üksnes vajalikke andmeid, piirata juurdepääse ning teavitada inimesi arusaadavalt sellest, kuidas nende andmeid kasutatakse. Lisame juurde ka mõned Andmekaitse Inspektsiooni juhendmaterjalid, millest võib olla abi sarnaste andmetöötluse olukordade läbimõtlemisel: 1. Andmetöötleja vastutus ja kohustused 2. Andmetöötluse põhimõtted 3. Töötlemise õiguslikud alused 4. Nõusolek 5. Õigustatud huvi Loodame, et meie selgitustest on abi. Lugupidamisega Liis Köster jurist peadirektori volitusel 4 (4)