Riigi Tugiteenuste Keskuse personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete haldamise korra kinnitamine

KÄSKKIRI 25.09.2023 nr 1-2/23/61 Riigi Tugiteenuste Keskuse personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete haldamise korra kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete haldamise korra. 2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 30.06.2021 a. käskkirja nr 1-2/0162 "Riigi Tugiteenuste Keskuse personali värbamise ja töö– ning teenistussuhete haldamise korra kinnitamine“. 3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: RTK töötajad Koostaja: Maarja Käis  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga 25.09.2023 nr 1-2/23/61 Personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete haldamise kord (K11) Protsess: Personali värbamine ja töö- ning teenistussuhete haldamine Protsessi omanik: personalipartner Versioon: 6 Personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete haldamise kord sisaldab:  1. Sisu ja eesmärk  2. Värbamise ja valiku põhimõtted  3. Töö- ja teenistussuhete haldamise põhimõtted  4. Tööprotsessi kirjeldus Viited:  Töölepingu seadus;  Avaliku teenistuse seadus;  Vabariigi Valitsuse määrus „Ametnike värbamise ja valiku kord“;  Vabariigi Valitsuse määrus „Ministeeriumi kantslerile ja asekantslerile, Riigikantselei direktorile, ameti ja inspektsiooni peadirektorile ning määruses nimetatud teiste valitsusasutuste juhtidele esitatavad nõuded, nende värbamise, valiku, hindamise ja arendamise kord“;  RTK arengukava;  RTK personalivestluste kord;  RTK teabehalduse kord;  RTK eelarve- ja kulujuhtimise kord;  Rahandusministeeriumi valitsemisala personali- ja palgaarvestuse toimemudel. 1. Sisu ja eesmärk  Eesmärk: kord reguleerib töötajate värbamise, valiku ning töö- ja teenistussuhete haldamise korraldust Riigi Tugiteenuste Keskuses (edaspidi RTK), määratleb tegevustes osalejad ja nende vastutuse ning aitab luua RTK atraktiivsust tööandjana.  Kasutusulatus: kõik RTKga avalik-õiguslikus teenistus- ja usaldussuhtes olevad ametnikud ja eraõiguslikus töösuhtes olevad töölepingulised töötajad (edaspidi läbivalt kasutatud töötajad).  Vastutajad: korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab personalipartner. Korra rakendamise eest vastutavad kõik struktuuriüksuste juhid ja töötajad enda rolli ulatuses. 2. Värbamise ja valiku põhimõtted Värbamistegevus on üks osa RTK kui organisatsiooni, sh RTK kui tööandja, maine kujundamisest. Värbamistegevused peavad olema kooskõlas organisatsiooni väärtuste, strateegiliste sõnumitega ja visuaalse identiteediga ning pakkuma positiivset kandideerimiskogemust. 1 Värbamistegevuse üldiseks aluseks on RTK koosseisus kinnitatud vabad, loodavad või muutuvad ametikohad (käesoleva korra mõistes nii ameti- kui töökohad avaliku teenistuse seaduse ja töölepingu seaduse mõistes) või ametikohad ajutiselt töölt eemalolevate töötajate asendamiseks. Personali värbamise eesmärk on töötajate leidmine vastavalt ametikohale kehtestatud kvalifikatsiooni nõuetele. Vajaduse hindamine ja konkurssi väljakuulutamine Vaba ametikoha olemasolul hinnatakse, kas ülesandeid on võimalik olemasolevate töötajate vahel ümber jagada või on vajalik alustada värbamisega. Konkursi väljakuulutamisel pakutakse reeglina töötamise võimalust üle Eesti. Vaba ametikoht avaliku teenistuse seaduse mõistes täidetakse avaliku konkursi korras, millest võib loobuda ja korraldada sisekonkursi, kui on põhjendatud alus arvata, et ametikoht on otstarbekas täita konkursi väljakuulutamisega kas RTK siseselt, Rahandusministeeriumi valitsemisala siseselt või teatud juhtudel enamate ametiasutuste siseselt. Kandidaatide taotluste esitamise tähtaeg on vähemalt 14 kalendripäeva konkursikuulutuse avaldamise päevast arvates. Vaba ametikoht töölepingu seaduse mõistes täidetakse üldjuhul samadel alustel eelmises punktis kirjeldatuga, kuid põhjendatud vajaduse korral võib teha sobivale sise- või väliskandidaadile otsepakkumine või lühendada konkursi tähtaega kuni 7le päevale. Peadirektori ametikoht täidetakse vastavalt Vabariigi Valitsuse määrusele „Ministeeriumi kantslerile ja asekantslerile, Riigikantselei direktorile, ameti ja inspektsiooni peadirektorile ning määruses nimetatud teiste valitsusasutuste juhtidele esitatavad nõuded, nende värbamise, valiku, hindamise ja arendamise kord“. Värbamise läbiviimine ja valikuprotsessi etapid Värbamiste läbiviimiseks kasutatakse Talendipanga värbamiskeskkonda, mille kaudu koostatakse värbamistaotlus, avaldatakse konkursikuulutused, kogutakse ja säilitatakse kandideerimisavaldused, hinnatakse kandidaate, vahetatakse konkursi raames infot ja küsitakse tagasisidet värbamisprotsessile. Vastavate eelduste olemasolul julgustatakse oma töötajaid kandideerima nii sisekonkurssidel kui avalikel konkurssidel. Valikuprotsessi etapid on üldjuhul: CVde ja motivatsioonikirjade analüüs, vestlus, iseseisev töö või kodutööd, isiksuse ja vaimse võimekuse test ning taustauuring. Kandidaatide sobivuse hindamise aluseks on nende hariduse, varasema töökogemuse, teadmiste, oskuste, isikuomaduste ja võimete vastavus ametikohale esitatud nõuetele ning isiklike väärtuste sobivus organisatsiooni väärtustega. Hindamismeetodite valik ühe konkursi raames sõltub täidetava ametikoha profiilist ja kandideerijate hulgast. Värbamisprotsessi käigus kasutatakse erinevaid värbamiskanaleid nii, et info jõuaks õige sihtgrupini ja motiveeriks kandideerima pakutavale ametikohale. Dokumendivooru põhjal väljavalitud kandidaatidega viiakse läbi vestlusvoor. Värbamisvestluse eesmärk on täpsustada kandidaadi poolt kandideerimisdokumentides esitatud fakte, selgitada välja kandidaadi hoiakud ja motiveeritus, sobivus asutuse väärtustega, anda kandidaadile ülevaade konkreetsetest tööülesannetest, töötingimustest ning töötasust. Vestlusvoorus osalevad vajaduse korral ka tulevased kolleegid struktuuriüksusest, kuhu uut inimest värvatakse. 2 Lõppvalikusse jäänud kandidaadi puhul küsitakse vajadusel referentse soovitajatelt, keda eelistatult võiks olla kaks, kellest vähemalt üks on kandideerija varasem juht. Kandideerijat informeeritakse enne soovitajate poole pöördumist. Värbamisprotsessi pikkus alates kandideerimistähtaja lõppemisest kuni pakkumise tegemiseni ei tohiks üldjuhul olla üle kolme nädala. Kandideerijate teavitamine ja tagasiside Kandideerijatele antakse konkursi kohta tagasisidet üldjuhul elektroonselt ja lähtudes järgmistest põhimõtetest:  kõik kandideerijad saavad koheselt kinnituse kandideerimisdokumentide kättesaamise kohta;  peale konkursi lõppu saadetakse nädala jooksul tagasiside nendele kandideerijatele, kes ei vasta ametikohale esitatud nõuetele;  teise vooru (vestlusele või kodutöö vooru) jõudnud kandidaatidega võetakse ühendust reeglina nädala jooksul peale kandideerimistähtaja lõppu;  ootele jäävaid kandidaate teavitatakse konkursi ajakavast kui selgub, et vähemalt kolme nädala jooksul ei ole võimalik neile konkursi lõpptulemuse osas vastust anda;  vähemalt teise vooru jõudnud kandidaadid saavad ka eitava vastuse korral personaalse tagasiside (nt selgitus, mille põhjal valik tehti);  vestlusvoorus osalenud kandidaadilt küsitakse värbamisprotsessi kohta tagasisidet läbi Talendipanga küsitlusvormi. Ametnike värbamise korral vormistatakse Talendipangas värbamisprojekti kokkuvõte. Luhtunud konkursi kohta koostatud värbamisprojekti kokkuvõte edastatakse allkirjastamiseks peadirektorile. Konkurss loetakse luhtunuks, kui sellel osalemiseks ei laekunud ühtegi taotlust või ühegi kandidaadi haridus, töökogemus, teadmised ja oskused ei vastanud konkursi tingimustele vajalikul määral. Kõikidele värbamis- ja valikuprotsessis osalenud kandidaatidele tagatakse konfidentsiaalsus, sealhulgas ei avalikustata kandidaatide andmeid teistele kandidaatidele ja protsessis mitteosalevatele isikutele. Kandideerimisdokumendid, proovitööde ja intervjuude tulemused ning soovitused on kasutamiseks ainult valikuprotsessis osalevatele isikutele. Kõigil konkursil osalevatel kandidaatidel on õigus võrdsele ja lugupidavale kohtlemisele sõltumata soost, rassist, vanusest, rahvusest, seksuaalsest orientatsioonist ja usulistest veendumustest. 3. Töö- ja teenistussuhete haldamise põhimõtted Töö- ja teenistussuhteid reguleeriva dokumentatsiooni vormistamisel ja haldamisel lähtutakse seadusandlusest ning Rahandusministeeriumi valitsemisala personali- ja palgaarvestuse toimemudelist tulenevast tööjaotusest ning tähtaegadest. Töötajad võetakse tööle töölepingu alusel ja ametnikud nimetatakse ametisse peadirektori käskkirja alusel. Uutele töötajatele kehtestatakse reeglina neljakuuline katseaeg, mille lõppedes hinnatakse, kas töötaja teadmised, kutsealased oskused, võimed, isikuomadused ja tervis võimaldavad tööülesannete täitmist oodataval tasemel. Töötajale annab katseaeg võimaluse veenduda tööülesannete ja töötingimuste ning organisatsioonikultuuri sobivuses. 3 Määratud tähtajaga võib töölepingu sõlmida eelkõige ajutise töömahu suurenemise korral, ajutise (nt projektipõhise või rahastamisperioodiga seotud) töö tegemiseks või ajutiselt äraoleva töötaja asendamiseks (nt töövõimetuse või puhkuse ajaks). Ametnike teenistussuhete muudatused vormistatakse peadirektori käskkirjaga, mis edastatakse peale allkirjastamist teadmiseks ka ametnikule. Töölepingu muutmine toimub poolte kokkuleppel. Muudatuse (töölepingu lisa) sisu valmistatakse ette töötaja vahetult juhilt või osakonnajuhatajalt saadud info põhjal, selle allkirjastavad RTK peadirektor ja töötaja. Töölepingute muudatusi ei vormistata juhul, kui muudatus puudutab ainult palgatõusu või struktuuriüksuse nimetuse muutumist. Eelnimetatud muudatused vormistatakse peadirektori käskkirjaga ja töötajaid (sh ametnikke) teavitab muudatustest vahetu juht. Kõigil on võimalik oma töö- või teenistussuhet puudutavate andmetega, sh kehtiva palgaga, tutvuda RTIPis. Ametijuhendite koostamise eest vastutab struktuuriüksuse juht. Töölepingulises suhtes töötajate ametijuhendid vormistatakse töölepingu lisana ja allkirjastatakse RTK peadirektori ning töötaja poolt. Ametnike ametijuhendid kinnitatakse peadirektori käskkirjaga ja saadetakse tutvumiseks läbi RTIPi. Töö- või teenistussuhe lõpeb töötajapoolse korralise ülesütlemisega, poolte kokkuleppel või muul seaduses ettenähtud alusel (tähtaja möödumine, erakorraline ülesütlemine töötaja või tööandja poolt). Kui töö- või teenistussuhe lõppeb koondamise tõttu, teavitatakse töötajaid nende sotsiaalsetest garantiidest. Vajadusel kutsutakse informatsiooni jagama ka töötukassa vastava valdkonna töötaja või kaasatakse koondamisprotsessi psühholoog. Juhul kui töötaja töölepingu erakorralise lõppemise või teenistusest vabastamise alusdokumente pole võimalik töötajale tutvustada RTIPi kaudu või anda talle neid vahetult üle, saadetakse need tähitud kirjaga töötajale aadressil, mis on märgitud personali- ja palgaarvestuse andmekogus. 4. Tööprotsessi kirjeldus Tegevus Vastutaja/tähtaeg 1. VÄRBAMISPROTSESSI ALGATAMINE Hindab ametikoha vabanemisel, kas on võimalik tööprotsesse efektiivsemaks muuta ja töö ümber korraldada või on vaja alustada värbamisprotsessiga. Kooskõlastab oma otsuse vahetu juhiga. Värbamisvajaduse korral vaatab üle vakantse töökoha ametijuhendi, teeb vajadusel muudatused Vahetu juht või koostab uue ametijuhendi. Annab omapoolse sisendi konkursikuulutuse koostamiseks ning saadab personalipartnerile koos ametijuhendi ja värbamist puudutava infoga.. 4 Tegevus Vastutaja/tähtaeg Personalipartner täidab juhilt saadud info põhjal värbamistaotluse Talendipangas ja suunab allkirjastamisele. Värbamistaotlusesse on märgitud järgmine info:täidetava ametikoha tööülesanded ja nõudmised kandidaadile;  töö asukoht, ametikoha tähtaeg, konkursi tähtaeg;  konkursi liik (sise- või väliskonkurss);  ametikoha palgavahemik;  välisvahenditest finatseeritud ametikoha puhul rahastusallikas, selle proportsioon ja projektijuht;  muu ametikoha spetsiifiline informatsioon nt kas Personalipartner tegu on ameti- või töökohaga. Saadab värbamistaotluse allkirjastamiseks värbavale juhile, osakonnajuhatajale, valdkonna juhile (vastavalt peadirektor või peadirektori asetäitja) ja kulujuhile (välisvahenditest finantseeritava ametikoha puhul projektijuht, riigieelarvest finantseeritava ametikoha puhul peadirektor). Kui töötasu on finantseeritud mitmest allikast (nt nii välisvahenditest kui riigieelarvest või mitmest välisvahendite projektist), tuleb värbamistaotlus saata kooskõlastamiseks kõikidele kulujuhtidele. Kooskõlastab konkursikuulutuse sisu (sh avaldatava töötasu vahemiku), värbamise ajakava, kuulutuse avaldamise kanalid ja konkursi raames kasutatavad valikumeetodid. Saadab kuulutuse kujundamiseks sisekommunikatsioonispetsialistile. Avaldab läbi Talendipanga värbamiskeskkonna konkursikuulutuse CV Personalipartner/ 2 tööpäeva Online’is, avaliku teenistuse veebilehel, RTK siseveebis ja jooksul peale värbamisele edastab info kommunikatsioonispetsialistile avaldamiseks kooskõlastuse saamist RTK sotsiaalmeedia kontodel ning personalispetsialistile avaldamiseks RTK välisveebis. Annab konkursiga seotud inimestele Talendipangas värbamisprojektile juurdepääsu. Vajadusel tellib lisaks konkursikuulutuse avaldamise teistes kanalites. 2. KANDIDEERIJATE HINDAMINE JA VALIKU TEGEMINE Hindavad laekunud kandideerimisdokumente ja valivad välja kandidaadid, keda kutsuda järgmisesse vooru. Personalipartner, vahetu juht Vajadusel kaasavad hindamisprotsessi teisi asjasse puutuvaid töötajaid. Teavitab konkursi tingimustele mittevastavaid kandidaate, Personalipartner et nad ei osutunud valituks. Lepib värbava juhiga kokku konkursi järgmised etapid (kodutöö, vestlused vms) ja vastavalt sellele kutsub huvipakkuvad kandidaadid vestlusele või saadab Personalipartner kandideerijatele kõigepealt kodutöö, mille koostamisel lähtutakse vastavale töökohale edukaks toimetulekuks vajalikest kriitilistest kompetentsidest. 5 Tegevus Vastutaja/tähtaeg Viivad läbi vestlused, vajadusel kaasates teisi meeskonnaliikmeid. Teevad kandidaatide seast lõppvaliku Personalipartner, vahetu juht või lepivad kokku järgmises voorus. Korraldab vajadusel järgmise vooru läbiviimise vastavalt kokkuleppele värbava juhiga, näiteks kodutöö edastamine Personalipartner valikusse jäänud kandidaatidele või nende suunamise testimisvooru. Kooskõlastab lõppvaliku kandidaadiga soovitajad ja nendega suhtlemise ning ametniku ametikohale kandideerijalt küsib nõusolekut taustakontrolli läbiviimiseks karistusregistris. Küsib vajadusel soovitajatelt tagasisidet kandidaadi töökäitumise ja hoiakute kohta eelistatult vähemalt kahest erinevast allikast. Kaitseministeeriumi valitsemisala asutustele arvestusteenuseid pakkuvate Personalipartner töötajate värbamisel saadab kandidaadi nõusoleku taustakontrolli läbiviimiseks Kaitseressursside Ametile. Peale soovitajatega suhtlemist ja taustakontrolli vastuse saamist teavitab tulemustest vahetut juhti. Kui soovitajatega suhtlemise ja/või taustakontrolli tulemuste põhjal loobutakse kandideerijale pakkumise tegemisest, teavitab kandideerijat eitavast vastusest. Vajadusel korrigeerib tulenevalt saadud taustainfost oma esialgseid valikuid või jääb valitud kandidaadi juurde. Kooskõlastab pakkumise tegemise oma vahetu juhiga ja Vahetu juht edastab otsuse koos pakkumise andmetega personalipartnerile. Kui taustainfo osutub negatiivseks, otsustab koostöös personalipartneriga järgmised sammud. Kui valituks osutub väliskandidaat, loob välja valitud kandidaadile isikukoodi alusel RTIPi uue töötaja konto. Koostab RTIPis pakkumise lisades sellele ametijuhendi, RTK töökorralduse reeglid, töötajate arendamise ja koolitusel osalemise korra ja väärtuspakkumise. Kui pakutav palk erineb värbamisprojektis märgitust, tuleb Personalipartner pakutava palga suurus eelnevalt kooskõlastada peadirektoriga. Kui valituks osutub sisekandidaat, edastatakse pakkumine läbi DHSi. Töösuhte muudatus vormistatakse RTIPis. Kui pakkumise saanud kandidaat annab positiivse vastuse ja Personalipartner üldjuhul on RTIPi kaudu esitanud töö- või teenistussuhte vähemalt 10 tööpäeva enne töötaja vormistamiseks vajaliku info, kontrollib esitatud andmete tööle asumist korrektsust ja suunab tööülesande personaliarvestajale. Juhul kui pakkumise saanud kandidaat ei võta seda vastu, kooskõlastab vahetu juhiga järgmised sammud (pakkumise tegemine paremuselt teisele kandidaadile, konkursi Personalipartner luhtunuks tunnistamine, uue konkursi väljakuulutamine, otsepakkumise tegemine vms) ja tegutseb vastavalt kokkulepitule. 6 Tegevus Vastutaja/tähtaeg Saadab kõigile mittevalituks osutunud kandidaatidele läbi Personalipartner/3 tööpäeva Talendipanga keskkonna vastavasisulise teavituse. jooksul, kui pakkumise saanud kandidaat on andnud positiivse vastuse Saadab lõppenud värbamiskonkurssi kohta läbi talendipanga Personalipartner / üldjuhul 1 kuu tagasiside küsitluse kandidaatidele, kes jõudsid vähemalt jooksul peale konkursi lõppemist vestlusvooru. Ametniku värbamise korral vormistab konkursi kokkuvõtte, mh vajadusel otsuse konkursi luhtunuks tunnistamise kohta, Personalipartner mille suunab allkirjastamiseks peadirektorile. 3. TÖÖSUHETE VORMISTAMINE Koostab vastavalt kas töölepingu, töölepingu muudatuse või ametisse nimetamise käskkirja (mh täpsustab avaliku teenistuse staaži) ja saadab selle RTIPi kaudu juhtidele ja peadirektorile allkirjastamiseks. Seejärel liigub tööleping Personaliarvestaja/ hiljemalt 5 või töölepingu muudatus allkirjastamiseks töötajale või tööpäeva enne töötaja tööle ametnikule tutvumiseks ametisse nimetamise käskkiri. asumist Välisvahenditest finantseeritava ametikoha puhul saadab allkirjastatud dokumendid tehnilise abi spetsialistile e- postiga. Sisekandidaatide muudatuste vormistamise töövoogudes on kooskõlastajateks tulevase ametikohaga Personaliarvestaja/ vähemalt 5 seotud juhtimistasandite juhid, allkirjastajateks peadirektor tööpäeva enne muudatuse ja töötaja (töölepingu puhul) ning täitjateks jõustumist personaliarvestaja ja palgaarvestaja. Paneb siseveebi teavituse uue töötaja tööle asumisest või Personalispetsialist/peale töö- või töötaja liikumisest teisele ametikohale. teenistussuhte vormistamist 4. TÖÖKOHA JA TÖÖVAHENDITE ETTEVALMISTAMINE Edastab vahetule juhile osaliselt eeltäidetud töökoha tellimise ankeedi, paludes seda täiendada ja endale tagasi saata. Seejärel edastadab ankeedi adressaatidele:  IT-abisse ([email protected]) riistvara tellimiseks ja AD Personalispetsialist/ 10 tööpäeva konto loomiseks; enne töötaja tööle asumist  vastava kontori büroojuhile töökoha ettevalmistamiseks, parkimise vormistamiseks ja uksekaardi või kiibi andmiseks. Saadab täidetud töökoha tellimise ankeedi tagasi personalispetsialistile ja lisaks tellib vajadusel uuele Vahetu juht/ 10 tööpäeva enne töötajale spetsiifiliste infosüsteemide kasutajaõigused (SAP, töötaja tööle asumist SFOS, riigihangete register jne). 7 Tegevus Vastutaja/tähtaeg Saadab vähemalt 3 päeva enne uue töötaja tööle asumist talle kirja infoga, et esimesel tööpäeval tuleb kaasa võtta ID kaart ja PIN 1 arvuti kasutajatunnuse ja parooli dekrüpteerimiseks . Lisaks uurib, kas vahetu juhiga on esimese tööpäeva Personalipartner detailid kokku lepitud ning kas on tekkinud küsimusi. Kirjale on lisatud telefoninumber, kellega võib vajadusel ühendust võtta. Helistab uuele töötajale ja lepib kokku esimese tööpäeva Vahetu juht/ hiljemalt 3 tööpäeva detailid (saabumise aeg, kes vastu võtab jne). enne esimest tööpäeva Veendub, et uue töötaja saabumiseks on töökoht ette Vahetu juht/ hiljemalt töötaja valmistatud (arvuti olemas, kontoritarbed, uksekaart jne). tööle asumisele eelneval Vajadusel tellib Tallinna büroojuhi käest mobiiltelefoni tööpäeval ja/või SIM-kaardi. Lepib vahetu juhiga kokku, milliseid bürootarbeid uuele töötajale on vaja. Uuele töötajale on kingituseks RTK sümboolikaga meened, mis pannakse tema töölauale või Büroojuht/ hiljemalt töötaja tööle antakse vahetu juhi kätte. Lisaks valmistab ette uuele asumisele eelneval tööpäeval töötajale uksekaardi, vajadusel ja võimalusel organiseerib parkimiskoha ning tellib mobiiltelefoni ja/või SIM-kaardi. 5. UUE TÖÖTAJA TÖÖLE ASUMINE JA SISSEELAMISE TOETAMINE Loob Jiras igale uuele töötajale tema nimelise Personalipartner sisseelamisprogrammi ja suunab tegevused vastavalt täitjale. Võtab vastu uue töötaja esimesel tööpäeval ja aitab tal arvutisse sisse logida. Esmaseks sisselogimiseks edastab IT Vahetu juht osakond paroolid vahetule juhile. Edastab uuele töötajale tervitusmeili. Personalispetsialist Tutvustab uuele töötajale tema töökohta, meeskonda (sh selgitab osakonna/talituse töökorraldust ja eesmärke), RTKd, maja ja võimalusel juhtkonda. Vahetu juht Võimalusel/sobivusel viib uue töötaja lõunale (kaasates meeskonda). Tutvustab erinevaid lõunatamise kohtasid läbiümbruses. Kui ametniku ametikohale asuja ei oma varasemat avaliku Personalispetsialist/ töötaja teenistuse staaži, algatab RTIPis töötaja profiilil ametniku esimesel töönädalal ametivande allkirjastamise. Personalipartner/ töötaja esimese Viib läbi uue töötaja sisseelamiskoolituse. kahe töönädala jooksul Küsib uuelt töötajalt vabas vormis enesetutvustuse ja foto, vajadusel uue töötaja vahetult juhilt lühikese tutvustuse uue Personalipartner/ esimese töötaja tööülesannete kohta ning avaldab töötaja ja töötamise kuu jooksul tööülesannete tutvustuse uudisena siseveebis. Pildi edastab personalispetsialistile telefoniraamatusse lisamiseks. 8 Tegevus Vastutaja/tähtaeg Saadab Jira keskkonnas vahetule juhile välja töötaja Personalispetsialist/ töötaja katseaja vestluse vormi. Kontrollib, et vestluse vorm saaks esimese tööpäeva jooksul täidetud. Viib läbi katseaja alguse vestluse, selgitab uuele töötajale tema tööülesandeid, lähimaid eesmärke ja selgitab välja koolitusvajaduse. Enne vestluse läbiviimist tuleb Vahetu juht/ töötaja esimese tegevuskavas siduda töötaja tema tööülesannetega. Määrab töönädala jooksul vajadusel uuele töötajale juhendaja/mentori, kelle poole saab pöörduda nii tööalastes kui ka muudes ettetulevates küsimustes. Annab igapäevaselt uuele töötajale nõu ja suunab vajadusel edasi teise töötaja juurde, kelle käest uus töötaja saab vajaminevat infot. Jagab oma kogemusi, tutvustab erinevaid Juhendaja/mentor arenguvõimalusi asutuses ja aitab uuel töötajal arendada oma teadmisi ja oskusi. Lepib kokku töö sujuvamaks laabumiseks uuele töötajale tööalaselt vajalikud koolitused maja sees. Korraldab vastavalt vajadusele regulaarselt kohtumised uue töötajaga, Vahetu juht kus töötaja saab tagasisidet senise tegevuse ja sisseelamise kohta ning ka muud vajalikku infot ning nõu. Küsib uuelt töötajalt umbes kuu möödumisel esimesest Personalipartner/ kuu aega peale tööpäevast, kas saab kuidagi veel abiks olla sisseelamisel. uue töötaja tööle asumist Viib enne katseaja lõppu uue töötajaga läbi lühivestluse, mille käigus küsib tagasisidet sisseelamisprogrammile. Enne Personalipartner/ kuni nädal enne vestlust saadab töötajale küsimustiku tagasiside andmiseks katseaja lõppu sisseelamise kohta ja palub selle täita. Suuremate meeskondade ülevõtmisel viiakse läbi küsitlus kirjalikult. Viib läbi uue töötajaga katseaja lõpu vestluse. Arutatakse Vahetu juht/ nädal enne katseaja lisaks ka läbi, kas uus töötaja vajab edaspidi jätkuvalt lõppu juhendajat/mentorit. 6. TÖÖ- JA TEENISTUSSUHETE MUUDATUSTE VORMISTAMINE Edastab personalipartnerile e-posti teel vajaduse töö- või teenistussuhete tingimuste, sh ametijuhendi, muutmiseks. Vahetu juht Muudatused on eelnevalt kooskõlastatud juhi ja töötajaga. Vajadusel kooskõlastab muudatused valdkonna juhiga suuliselt või e-posti teel (peadirektor/peadirektori asetäitja) Personalipartner/ üldjuhul ja/või valmistab ette koosseisu muudatuse käskkirja ning vähemalt 10 tööpäeva enne suunab info DHSi või e-posti kaudu töö- või teenistussuhte muudatuse jõustumist muudatuse vormistamiseks personaliarvestajale. 9 Tegevus Vastutaja/tähtaeg Vormistab RTIPis muudatused ja algatab nende menetlemise ning suunab kinnitatud dokumendid täitmiseks personali- ja palgaarvestajale. Personaliarvestaja/ üldjuhul vähemalt 5 tööpäeva enne Välisvahenditest finantseeritava ametikoha puhul muudatuse jõustumist on kooskõlastaja sammus peale vahetut juhti projektijuht(juhid) ja täitja sammus tehnilise abi spetsialist. 7. TÖÖ- JA TEENITUSSUHETE LÕPETAMINE Töötajapoolsel töö- või teenistussuhte korralisel Töötaja/ 30 kalendripäeva enne ülesütlemisel esitab avalduse töö- või teenistussuhte töö- või teenistussuhte lõppemist lõpetamiseks RTIPis. (katseajal 15 kalendripäeva) Kooskõlastab lahkuva töötaja juhiga tegevused vabaneva Personalipartner/ kolme tööpäeva ametikoha tööülesannete täitmise tagamiseks. jooksul peale avalduse saamist Valmistab RTIPis ette töösuhte lõpetamise teatise või Personaliarvestaja/ 10 tööpäeva käskkirja töölt/ametist vabastamise kohta ja suunab selle enne töösuhte lõppemist kooskõlastusringile. Personalispetsialist/ koos töö- või Paneb siseveebi teate töötaja lahkumise kohta. teenistussuhte lõpetamise vormistamisega Lepib lahkuva töötajaga kokku lahkumisvestluse aja, saadab Personalipartner/ hiljemalt töötaja täitmiseks tagasiside küsimustiku ja viib läbi vestluse. viimasel töönädalal Algatab Jiras asjaajamise ja riigivara üleandmise - Personalispetsialist/ viis tööpäeva vastuvõtmise, saates ülesande büroojuhile, vahetule juhile ja enne töö- või teenistussuhte lahkuvale töötajale. lõppemist Saadab teavituse töötaja lahkumise kohta IT-abisse Vahetu juht / viis tööpäeva enne ([email protected]) AD konto sulgemiseks ja töötaja nimelt töö- või teenistussuhte lõppemist riistvara äravõtmiseks. Teavitab lisaks vajadusel teisi infosüsteemide haldajaid vajadusest sulgeda lahkuva töötaja kasutajaõigused (nt SAP, SAP BO, äriregister, koostööpartnerite Vahetu juht dokumendihaldussüsteemid, SFOS, kodulehe rtk.ee kasutajaõigused, SFC 2007, SFC 2014, eMS kasutajaõigused jne). Lõpetab RTK nimel sportimishüvitise maksmise Stebby Personalispetsialist/viimasel keskkonnas. töönädalal Korraldab asjaajamise ja vara üleandmise ja vastuvõtmise, võtab töötajalt vastu tööandja vara (telefon, uksekaart jms) Vahetu juht ja annab edasi büroojuhile ning riistavara RITile. Palgaarvestaja/ viimasel Maksab välja lõpparve. tööpäeval 10 Tegevus Vastutaja/tähtaeg Vajadusel esitab Töötukassale teavituse töö- või teenistussuhte lõppemise ja töötaja staaži kohta vastavalt Personalispetsialist/ 3 tööpäeva kehtivale regulatsioonile, kui töö- või teenistussuhte peale töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks oli koondamine ja töötajal on õigus lõppemist koondamishüvitisele. 8. TÖÖ- JA TEENITUSSUHETE PEATUMINE Saades töötajalt info pikemaajalise töölt eemal viibimise kohta (ema- või vanemapuhkus, ajateenistus, pikemaajaline palgata puhkus vms), annab personalipartnerile teada, Vahetu juht/ esimesel võimalusel kuidas on planeeritud eemale jääva töötaja tööülesannete peale vastava info saamist täitmine (kas tööülesanded jagatakse ringi, tuleb alustada värbamisega vms). Algatab Jiras asjaajamise ja riigivara üleandmise - vastuvõtmise, saates ülesande büroojuhile, Personalispetsialist/ viimasel dokumendihaldusspetsialistile, vahetule juhile ja lahkuvale töönädalal töötajale. Korraldab asjaajamise ja vara üleandmise ja vastuvõtmise, võtab töötajalt vastu tööandja vara (telefon, uksekaart jms) Vahetu juht ja annab edasi büroojuhile ning riistavara RITile. Vanemapuhkusele jäämise korral esitab vähemalt 30 kalendripäeva enne puhkusele jäämist avalduse riigitöötaja Töötaja iseteenindusportaali kaudu. Peatab vanemapuhkusele jäävale töötajale makstava spordikompensatsiooni. (Spordikompensatsiooni makstakse Personalispetsialist emapuhkuse ajal, teiste pikaajaliste peatumiste korral, sh vanemapuhkuse ajal kompensatsiooni ei maksta.) 11