Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogust andmete pärimine

Pärt-Eo Rannap Riigi Tugiteenuste Keskus Meie 22.09.2023 nr 10-4/6222-1 [email protected] Sõbra 56 51013, Tartu Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogust andmete pärimise taotlus Käesolevaga taotlen riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogust (edaspidi ka SAP) Justiitsministeeriumi teenistujate andmete pärimist üle X-tee riigi koosloome keskkonnas sisemise koostööringi testimiseks kuni 2024. aasta lõpuni. Riigi koosloome keskkond on Justiitsministeeriumi, Riigikantselei ja Riigikogu Kantselei koostöös loodav IT-lahendus, mis peaks tulevikus koondama Eesti elu mõjutava õigusloomeprotsessiga seotud teabe ühte kohta ja katma kogu õigusakti loomekaare kuni Riigi Teatajas avaldamiseni. Koosloome keskkonda arendab Registrite ja Infosüsteemide Keskus, kes on Justiitsministeeriumi hallatav riigiasutus1. Päritavate andmete koosseisud on kokkuvõtlikult järgmised: teenistuses olevate ja töötavate isikute nimed ning identifitseerimist võimaldavad andmed, ameti- ja töökohtade ning struktuuriüksuste nimed ning nimetatud isikute eemal viibimise põhjust ja aega puudutavad andmed 2. Seejuures töödeldakse andmeid üksnes juhul, kui konkreetsele isikule antakse ülesanne viidatud keskkonnas. ALUS JA PÕHJENDUSED Lähtudes Vabariigi Valitsuse seaduse § 59 lõikest 1 on Justiitsministeeriumi valitsemisalas ministeeriumi pädevuse kohane õigusloome. Väljatöötamiskavatsuste ja õigustloovate aktide eelnõude väljatöötamise protsessis eelneb eelnõu projekti avalikustamisele asutusesisene kooskõlastamine. Vabariigi Valitsuse seaduse § 27 lõike 3 alusel annab Vabariigi Valitsus muu hulgas määrusi asjaajamise ja töö korraldamiseks. Viidatud sätte alusel on kehtestatud Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, mille § 3 lõige 1 järgi on teabehaldus tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Üheks teabehalduse alategevuseks on selle sätte kohaselt ka dokumendihaldus. Avaliku teabe seaduse § 10 lõike 2 alusel võib teabevaldaja asjaajamiskorra või muude dokumentidega määrata kindlaks teabenõuete täitmise ja teabe avalikustamise eest vastutavad struktuuriüksused ja ametnikud või töötajad ning teabenõuete või avalikustamisele kuuluva teabe asutusesisese menetlemise korra. Sellest johtuvalt kasutatakse vastavalt Justiitsministeeriumi asjaajamiskorrale (§ 2 lg 3) ministeeriumis elektroonilist dokumentide loomise, dokumentide haldamise ning menetlemise infosüsteemi, jättes asjaajamiskorra tasandil täpsustamata, millist tehnilist lahendust selleks kasutatakse. 1 Põhimäärus leitav: https://www.riigiteataja.ee/akt/13345199?leiaKehtiv 2 Kokku 2 päringut Justiitsministeeriumi teenistujate kohta järgmiste andmekoosseisudega: 1) Z_EMPLOEES: Puudumise lõpukuupäev; Asendaja personali number; Organisatsiooni struktuuriüksuse kood; Töötaja SAPi number; Töötaja isikukood; Töötaja eesnimi; Töötaja perenimi; E-mail; Struktuuriüksuse juhi tunnus; Ametikoha kood; Ametikoha nimetus; Puudumise alguskuupäev; 2) asutuseStruktuurV2: Organisatsiooniüksuse kood; Organisatsiooniüksuse tüüp; E-posti aadress; Organisatsiooniüksuse personali ala kood; Organisatsiooni üksuse personali allüksuse kood; Organisatsiooniüksuse kehtivuse alguse kuupäev; Organisatsiooniüksuse kehtivuse lõpu kuupäev; Organisatsiooni allüksuse struktuuri kood; Organisatsiooniüksuse kood; Organisatsiooni allüksuse nimi; Organisatsiooni allüksuse personali ala kood; Organisatsiooni allüksuse personaliallüksuse kood; Organisatsiooni allüksuse kehtivuse alguse kuupäev. Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected] / www.just.ee Registrikood 70000898 Praktikas on käesoleval hetkel Justiitsministeeriumis kasutatavaks tehniliseks lahenduseks dokumendihalduse korraldamisel Delta. Selles ei kasutata praegu riigi infosüsteemi kuuluvas andmekogus olevaid andmeid, kuigi võiks. Õigusloomemenetluse käigus toimuv asutusesisene asjaajamine on plaanis üle viia uude tehnilisse lahendusse – riigi koosloome keskkonda-, vähendades seejuures käsitsi tehtavat tööd ja ebavajalikku bürokraatiat. Selle eesmärgi saavutamiseks soovime asendada senise käsitsi info sisestamise juba olemasoleva teabe kasutamisega SAPist. Seega soovib Justiitsministeerium kasutada andmeid, mille kohane teave on tal juba praegu teisel viisil olemas. Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu on asutatud avaliku teenistuse seaduse (edaspidi ATS) § 106 lõike 3 alusel. Sama paragrahvi lõige 1 sätestab andmekogu eesmärgid. ATS § 106 lõike 1 punkti 1 kohaselt on muu seas riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu eesmärgiks tagada asutuste strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku informatsiooni olemasolu. Asutusesisene korrektne asjaajamine on üks vahendeid, kuidas ellu viia asutuse strateegilist ja personalijuhtimist. Teenistujatel on oma ülesannete õigeaegseks täitmiseks vajalik saada õiget ja ajakohast teavet selle kohta, millised tööülesanded neile on suunatud ja mis ajaks need tuleb täita. TESTIMINE Isikuandmete töötlemisel on muude andmekaitse aluspõhimõtete kõrval keskse tähtsusega eesmärgi piirangu põhimõte, mille kohaselt peab isikuandmete töötlemine olema kooskõlas eesmärgiga, mille jaoks isikuandmeid algselt koguti (isikuandmete kaitse üldmääruse (edaspidi IKÜM) art 6 lõige 4). Lähtudes ATS § 106 lõike 1 punktis 1 sätestatust, on SAPi eesmärk eelnimetatud andmeid korrastatult koguda. Seetõttu on andmekasutus riigi koosloome keskkonnas kooskõlas ka nende kogumise eesmärgiga. Käesoleval juhul on tegelike isikuandmetega testimine ühe asutuse (Justiitsministeeriumi) näitel vajalik, saamaks aru koosloome keskkonnas sisemise koostööringi funktsionaalsuse toimimisest ja võimalikest kitsaskohtadest, mida ei ole võimalik testida väljamõeldud andmetega. Kuivõrd tegemist ei ole rangelt piiritletud menetlusega, tulevad kasutajate tegelikud vajadused välja, kui selle toimimist rakendada päris kaasustega. Seejuures puudub testimise käigus oht, et kasutajad SAP andmeid muudaks või kustutaks, sest funktsionaalsus ei hõlma selliseid tegevusi. Tarkvara testimisse kaasatud isikud näevad päritud SAP andmete puhul teenistujate nimesid, ametikohti asutuse struktuuris ning puudumisi ja asendusi. Nimetatud andmed ei ole konfidentsiaalsed tööandmed, vaid need on asutuse veebilehelt avalikult kättesaadavad andmed. Eelnevast lähtuvalt taotlen SAP päringute võimaldamist nimetatud andmestikele. Päringu töökorda seadistamist puudutavates tehnilistes küsimustes palun ühendust võtta riigi koosloome keskkonna arenduse projektijuhi Joonas Kaljumäega ([email protected]) Registrite ja Infosüsteemide Keskusest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Tõnis Saar kantsler Karmen Vilms 58665029 [email protected] Saatja: <[email protected]> Saadetud: 22.09.2023 10:51 Adressaat: RTK Info <[email protected]> Teema: Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogust andmete pärimine Manused: 10-46222-1 22.09.2023 Väljaminev kiri.asice Tähelepanu! Kiri saabus väljastpoolt ametit/RM valitsemisala. Palume linke ja faile mitte avada, kui kiri on saabunud tundmatult aadressilt! Tere! Teile on saadetud Justiitsministeeriumi dokumendihaldussüsteemi Delta kaudu dokument. Pealkiri: Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogust andmete pärimise Registreerimise kuupäev: 22.09.2023 Registreerimise number: 10-4/6222-1. Suur-Ameerika 1, 10122, Tallinn Tel. 620 8100, Faks 620 8109 e-mail: [email protected] www.just.ee