Tugiteenuste osutamise kokkulepe Regionaal- ja Põllumajandusministeerium

TUGITEETEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPE nr 1-5/23/273-1 ja 1.1-4/19 Regionaal- ja Põllumajandusministeerium, registrikood 70000734, asukoht Lai tn 41, 15056 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel kantsler Marko Gorban (edaspidi nimetatud Tellija või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled) ja Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos Tellijaga Pooled) sõlmivad 22.10.2021 sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppe nr 1-5/0401, mida on muudetud 29.06.2023 kokkuleppega nr 1-5/23/2017-1 (edaspidi Kokkulepe) uues redaktsioonis alljärgnevalt: 1. Üldsätted 1.1. Kokkuleppe eesmärk on reguleerida Tellija ja Teenuseosutaja õiguseid ja kohustusi tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning teenuse tingimusi ja kvaliteeti. 1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega. 1.3. Lepingu lahutamatu osa on RTK nõukoja otsusega heaks kiidetud ja peadirektori käskkirjaga kinnitatud järgmised (standard)toimemudelid ja teenuse osutamise tingimused: 1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel; 1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel; 1.3.3. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.5. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused. 1.4. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad: 1.4.1. Lisa 1. Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi valitsemisala finantsarvestuse toimemudel; 1.4.2. Lisa 2. Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudel; 1.4.3. Lisa 3. Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse isikuandmete liigid ning andmesubjektide kategooriad. 2. Tugiteenused 2.1. Tugiteenust (edaspidi Teenus) osutatakse Tellijale ja tema valitsemisala asutustele (edaspidi ühiselt nimetatuna Teenuse saaja) ja selle all peetakse Kokkuleppes silmas: 2.1.1. finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja finantsarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine; 2.1.2. personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja personaliandmete sisestuse ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine; 2.1.3. majandustarkvara SAP administreerimist; 2.1.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi BO) administreerimist; 2.1.5. E-arvekeskuse administreerimist; 2.1.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist; 2.1.7. dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamist Tellijale; 2.1.8. riigihangete korraldamise tugiteenust vastavalt iga-aastasele hankeplaanile, mille raames Teenuseosutaja korraldab Teenuse saaja vajadustele vastavaid riigihankeid, mis nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete registris ja mille korraldamiseks ei ole Vabariigi Valitsus määranud kohustuslikku keskset hankijat. Käesoleva kokkuleppe alusel osutatakse riigihangete korraldamise tugiteenust Rahandusministeeriumist üle tulnud kohaliku omavalitsuste poliitika, regionaalarengu, ruumilise planeerimise ja kohaliku omavalitsuste finantsjuhtimise osakondadele; Keskkonnaministeeriumist üle tulnud kalavarude osakonnale ja riigivara osakonnale ning Maa-Ametile; Sotsiaalministeeriumist üle tulnud ligipääsetavuse valdkonnale ning Maaelu Teadmuskeskusele. Teenuseosutaja ei korralda Maa-ametile Rail Baltic projektiga seonduvaid riigihankeid, vaid need korraldab vastavalt Tellija valitsemisalasisesele tööjaotusele Maa-amet, kui Teenuseosutaja ja Tellija ei lepi kokku teisiti. 2.2. Iga Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja Teenuse saaja vahel, mida ei ole käesolevas Kokkuleppe punktides reguleeritud, kirjeldatakse toimemudelites või infosüsteemide administreerimise puhul teenuse osutamise tingimustes. 2.3. Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud Teenuse hulka. 3. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamise eritingimused 3.1. Käesoleva kokkuleppe alusel volitab Tellija Teenuseosutajat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks töötlema Tellija ametialaseid dokumente ja andmeid, mis on osaks Tellija dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse korraldusest. Käesoleva Kokkuleppe tähenduses käsitletakse Tellijat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel andmete vastutava töötlejana ning Teenuseosutajat andmete volitatud töötlejana. 3.2. Teenuseosutaja ei kaasa dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks teisi andmete volitatud töötlejaid ilma Tellija eelneva nõusolekuta. 3.3. Poolete kontaktisikud dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisega seotud küsimustes on: 3.3.1. Teenuseosutaja kontaktisik on dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna juhataja Kristi Madismäe, [email protected], tel 521 4195; 3.3.2. Tellija kontaktisik on Aila Soroka, e-post [email protected], tel 625 6194. 4. Poolte kohustused ja õigused 4.1. Teenuseosutaja kohustub: 4.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või kutsealal kehtivate standardite ja heade kommetega; 4.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest, Teenuse saaja kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Teenuse saaja on need Teenuseosutajale edastanud, Teenuse saaja esitatud dokumentidest ning Kokkuleppest; 4.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Teenuse saajaga, kui see võib mõjutada teenuse osutamist; 4.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Teenuse saajale lojaalselt arvestades Teenuse saaja huvidega ning neid huve kaitsma; 4.1.5. teavitama Teenuse saajat oma parimaid teadmisi rakendades juhul, kui Teenuse saaja poolt Teenuse osutamiseks vajalik edastatud dokument on vastuolus õigusaktidega, sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks; 4.1.6. andma Teenuse saajale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama Teenuse saaja esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud andmetele; 4.1.7. võimaldama Teenuse saajale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele veebipõhise aruandluskeskkonna SAP BO kaudu, sh muuta olemasolevaid aruandeid või lisada uusi aruandeid Teenuse saaja põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on majandustarkvarast SAP kättesaadavad; 4.1.8. vajadusel esindama Teenuse saajat teiste isikute või asutuste ees Teenusega otseselt seotud küsimustes; 4.1.9. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse osutamise käigus tekkinud puudused; 4.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu ning vajadusel esindama Teenuse saajat kahju sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel; 4.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid vähemalt õigusaktides sätestatud või Teenuse saajaga kokku lepitud tähtaegade vältel; 4.1.12. mitte avaldama ilma Teenuse saaja nõusolekuta kolmandatele isikutele Teenuse osutamise käigus saadud andmeid, v.a kui nende avaldamine on õigusaktidega ette nähtud. Andmete avaldamisel teavitab Teenuseosutaja koheselt Teenuse saajat, v.a siis, kui teavitamine kahjustaks andmete avaldamise eesmärki; 4.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik Teenuse osutamiseks; 4.1.14. esitama aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Teenuse saaja siseaudiitorile, Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti; 4.1.15. viivituseta teavitama Tellijat e-posti aadressil [email protected] isikuandmetega soetud rikkumisest teada saamisest kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) artiklile 33; 4.1.16. tagama Teenuse saajale juurdepääsu SAP testkeskkonnale Teenuse saaja sidussüsteemide arendamisel vajaliku testkeskkonna loomiseks. 4.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni Teenuse saaja poolsete kohustuste täitmiseni, kui Teenuse saaja ei täida kokkuleppega võetud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist. 4.3. Teenuse saaja kohustub: 4.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe toimemudelis määratud või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid kasutades; 4.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele andmebaasidele ja infosüsteemidele; 4.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamise käigus tekkinud täpsustatavatele küsimustele võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest; 4.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada Teenuse osutamise käiku; 4.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Teenuse saaja juhendites ja eeskirjades kui need on seotud teenuse osutamisega; 4.3.6. kõrvaldama kokkulepitud tähtaja jooksul kõik Teenuse osutamist mõjutavad puudused või takistused, kui need on olemuslikult Tellija poolt kontrollitavad; 4.3.7. hüvitama Teenuseosutajale riigihanke tugiteenuse osutamisel vaidlustuse ja kohtumenetlusega seotud vastavad kulud, kus vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab vastavalt Riigihangete korraldamise standardtoimemudelile Tellija ja eeldusel, et need kulud on eelnevalt Teenuseosutaja poolt Tellijaga kooskõlastatud vastavalt toimemudelile; 4.3.8. hüvitama Maaelu Teadmuskeskusele osutatud Teenuseosutaja kulu vastavalt läbiviidud riigihangete hulgale, mille kohta esitab Teenusosutaja arve. 4.4. Teenuse saajal on õigus: 4.4.1. saada kokkuleppes nimetatud teenuseid kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja käesoleva kokkuleppega; 4.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu; 4.4.3. kasutada majandustarkvara SAP testbaasi (SAP500) andmesisestuseks SAPi andmeid kasutavate asutuste teiste infosüsteemide testimiseks. 4.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta teenuse katkestusi või rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll (vääramatu jõud). Kui Teenuseosutaja soovib vääramatu jõu asjaolule tugineda, peab ta sellest Tellijat teavitama esimesel võimalusel. Kui vääramatu jõu asjaolu eksisteerib pikemalt kui 3 kuud, mille tulemusena ei ole lepingut võimalik täita ja seda pole põhjust vastaspoolelt eeldada, on Teenuseosutajal õigus leping enne tähtaega üles öelda. 4.6. Vääramatu jõud ei vabasta pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud käesoleva kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju vältimiseks või vähendamiseks. 5. Infoturve ja andmekaitse 5.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud andmekaitse põhimõtteid ja muid infoturvet reguleerivaid õigusakte. Teenuseosutaja on kohustatud suurima hoolsusega järgima isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 28 volitatud töötleja kohustusi. 5.2. Käesoleva Kokkuleppe alusel töötleb Teenuseosutaja isikuandmeid Teenuseosutaja põhimääruse §-s 177 sätestatud ülesannete ja käesolevast Kokkuleppest tulenevate ülesannete täitmiseks. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks vajalikud täpsustatud isikuandmete liigid, andmesubjektide kategooriad lepitakse eraldi kokku Kokkuleppe lisas (Lisa 3). 5.3. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid juhiseid ning kindlustab Tellija andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse, konfidentsiaalsuse ja koostalitusvõime. Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks isikuandmeid töötlema volitatud isikud on kohustunud järgima andmete töötlemise konfidentsiaalsusnõudeid. 5.4. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Tellija andmete volituseta või juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise või rakendamata jätmise eest. 6. Teabevahetus 6.1. Teabevahetus võib toimuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult või elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool ei ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib. 6.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHX, RTIP või muu selleks sobiva infosüsteemi teel. 6.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja. 6.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti ja asutust RTK nõukojas esindava liikme kaudu. 6.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 6.6. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi ning teha Teenuse saaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 7. Vaidluste lahendamine Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse poolte vahel läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused Teenuseosutaja nõukojas, kuhu kuulub ka Tellija esindaja. 8. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine 8.1. Kokkulepe jõustub 1. oktoober 2023. a ja on sõlmitud tähtajatult. 8.2. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis, kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti. 8.3. Standardtoimemudelite ja teenuse osutamise tingimuste muudatused arutatakse läbi RTK nõukojas ning need kinnitatakse peadirektori käskkirjaga. Muudatused jõustuvad alates kinnitamisest, va kui kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest oma kodulehel. (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Marko Gorban Pärt-Eo Rannap Kantsler Peadirektor