Riigi Tugiteenuste Keskuse töötajate arendamise ja koolitustel osalemise korra kinnitamine

KÄSKKIRI 19.09.2023 nr 1-2/23/58 Riigi Tugiteenuste Keskuse töötajate arendamise ja koolitustel osalemise korra kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse töötajate arendamise ja koolitustel osalemise korra. 2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 30.05.2022 a. käskkirja nr 1- 2 /0055 „Riigi Tugiteenuste Keskuse töötajate arendamise ja koolitustel osalemise korra kinnitamine“. 3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: RTK töötajad Koostaja: Maarja Käis  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga 19.09.2023 nr 1-2/23/58 RTK töötajate arendamise ja koolitustel osalemise kord (K13) Protsess: töötajate arendamine ja koolitustel osalemine Protsessi omanik: personalipartner Versioon: 7 Töökord sisaldab:  1. Üldpõhimõtted  2. Mõisted  3. Töötajate arendamise üldpõhimõtted  4. Koolitustegevuse põhimõtted  5. Tööprotsessi kirjeldus o 5.1. Koolitusvajaduse hindamine o 5.2. Koolituse planeerimine ja koolituseelarve haldamine o 5.3. Koolituse korraldamine ja sellel osalemine: tellimus- ja sisekoolitused o 5.4. Avatud koolitusel osalemine o 5.5. Koolitusel osalemise tühistamine o 5.6. Koolituse tulemuslikkuse hindamine ja aruandlus Viited:  Avaliku teenistuse seadus;  Täiskasvanute koolituse seadus;  Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2012. a määrus nr 112 "Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr";  Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määrus nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitise maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“;  Vabariigi Valitsuse 8. novembri 2012 määrus nr 90 „Ametnike koolituse kord“;  Riigi Tugiteenuste Keskuse arengukava ja tegevuskava;  Riigi Tugiteenuste Keskuse lähetuste ja töösõitude kord;  Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste kord;  Strateegilise planeerimise, eelarvestamise ja kulude juhtimise kord; 1. Üldpõhimõtted  Sisu ja eesmärk: kord reguleerib Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) töötajate arendamise ja koolitamise põhimõtete ühtset rakendamist, koolituseelarve otstarbekat kasutamist ning sätestab koolitustel osalemise korra. Töötajate arendamise ja koolitamise eesmärk on tagada töötajate teadmiste, oskuste ja väärtushinnangute püsiv vastavus ametikohale esitatavatele nõuetele ning eelduste loomine RTK strateegiliste eesmärkide saavutamiseks. 1   Kasutusulatus: kõik RTK-ga avalik-õiguslikus teenistus- ja usaldussuhtes olevad ametnikud või eraõiguslikus töösuhtes olevad töölepingulised töötajad (edaspidi läbivalt kasutatud töötajad).  Vastutajad: o Peadirektor määratleb RTK koolitusprioriteedid ja kinnitab koolituseelarve. o Personali- ja haldusosakonna juhataja koordineerib koolituspõhimõtete ühtset rakendamist asutuses ja vastutab koolitusplaani koostamise eest. o Personalipartner  töötab välja töötajate arendamise ja koolitamise põhimõtted ning korra ja hoiab seda asja- ning ajakohasena  vastutab koolitusvajaduse väljaselgitamise ja koolituste korraldamise eest o Vahetu juht:  selgitab välja alluvate koolitusvajaduse, sh vajaduse põhjendatuse ja analüüsib seda ning koostab töötaja isikliku koolitusplaani  püstitab koostöös töötajaga koolitusel osalemisele eesmärgi ja hindab läbitud koolituse mõjusust  võimaldab töötajal koolitustel osalemise ja iseseisva õppimise, sh enesearengupäeva kasutamise  osaleb vajadusel koolitusprogrammide koostamisel või töötajate arendamises sisekoolitajana  loob töötajatele võimaluse õpitut tööalaselt rakendada o Töötaja:  täiendab oma tööalaseid teadmisi ja oskuseid ise ja tööandja poolt pakutud võimaluste piires ning tagab kvalifikatsiooni säilimise vähemalt ametijuhendis kirjeldatud nõuetele  kasutab enesetäiendamiseks antud tööaega ja koolitustel saadud õppematerjale tulemuslikult  teeb vahetule juhile põhjendatud ettepanekuid enda tööalaste teadmiste ja oskuste arendamise valdkondade ja vormide osas  esitab vajadusel koolituse läbimist tõendava dokumendi ja annab koolitusele tagasisidet  rakendab saadud teadmisi ja oskusi sobivalt igapäevatöös 2. Mõisted  Avatud koolitus – koolituse vorm, mille puhul RTK töötaja osaleb koolitusasutuse väljapakutud koolitusprogrammiga avalikul koolitusel, mis on suunatud osalejatele erinevatest organisatsioonidest.  Sisekoolitus – koolituse vorm, mille läbiviijateks on RTK töötajad ja mis on suunatud RTK töötajatele.  Tellimuskoolitus – koolituse vorm, mis on suunatud kõigile RTK töötajatele või kindlale sihtgrupile RTK-s ja koolitaja on väljastpoolt RTK-d. Tellimuskoolituse programm koostatakse koolitusgrupi vajadustest lähtuvalt.  Koolitustaotlus – taotlus koolitusel osalemiseks, mis vormistatakse juhul kui koolitusega ei kaasne siseriiklikku- või välislähetust. Koolitustaotluse vormistamisel näidatakse ära koolitusel osalemise eesmärk, ajakava ja koolitusasutus ning tasulise koolituse puhul ka maksumus.  Grupitaotlus – taotlus siseriiklikul koolitusel osalemiseks, kui samal koolitusel osaleb koos taotlejaga veel vähemalt üks töötaja.  Koolitustaotlus koos lähetuskorraldusega – taotlus osalemiseks koolitusel, millega kaasneb siseriiklik- või välislähetus. Taotluses peavad sisalduma lisaks koolitustaotluse andmetele ka lähetuse eelduslikud kulud.  Grupitaotlus koos lähetuskorraldusega – taotlus osalemiseks koolitusel, millega kaasneb siseriiklik- või välislähetus ning samal koolitusel osaleb mitu töötajat, kes reisivad grupina ja jagavad ühiselt lähetusega seotud kulusid. 2   Ühis-koolituslähetustaotlus – taotlus osalemiseks koolitusel kui koolitusega kaasneb lähetus, kus on vähemalt kaks osalejat ning periood, sihtkoht ja eesmärk on samad, kuid kulud on eraldi ja lähetuskorraldus tekib kõigile lähetatutele (võivad olla erinevad kooskõlastusringid). Ühis-koolituslähetustaotlust saab esitada nii siseriikliku kui väliskoolituse korral.  Ressursimahuka koolituse leping – koolitusleping, mille RTK sõlmib töötajaga, kes osaleb koolitusel, mis kestab kalendriaasta jooksul kauem kui 90 kalendripäeva ja sellele kuluv aeg moodustab olulise osa tema tööajast või mille otsesed ning kaudsed RTK poolt tasutavad kulud kokku ületavad vähemalt viiekordse TLS § 29 lg 5 alusel Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud kuutöötasu alammäära.  Otsesed kulud – koolitusel osalemise tasu, lektoritasu ning kulud õppematerjalide ettevalmistamisele või ostmisele.  Kaudsed kulud – koolitusega kaasneva lähetusega seotud kulud (majutus, transport, päevaraha, kindlustus jm) ja/või koolitusruumi ning tehniliste vahendite rent. 3. Töötajate arendamise üldpõhimõtted  Pakume töötajatele võimalusi teadmiste täiendamiseks ja oskuste arendamiseks lähtuvalt asutuse eesmärkidest ja töötaja kompetentsi vajadustest.  Väärtustame töötajaid, kes jagavad oma teadmisi ja oskusi kolleegide ning praktikantidega ja on valmis olema sisekoolitajad.  Pakume tuge uutele töötajatele sujuvaks ja edukaks sisseelamiseks organisatsiooni, sh kohanemiseks uude rolli.  Toetame töötajate enesetäiendamist, võimaldades neil osaleda erinevates arendustegevustes, pidades silmas töötaja arenguvajadusi ja karjääriplaane. Peamisteks arendustegevusteks on: o osalemine koolitustel, seminaridel, webinaridel, infopäevadel ja konverentsidel; o iseseisev õppimine, sh erialase (aja)kirjanduse lugemine; o töövarjutamine, mille käigus on võimalus tutvuda mõne teise töötaja igapäeva tööga RTK-s, vahetada kogemusi, kas valdkonna siseselt või valdkondade vahel ja mõtestada seeläbi enda arenguvajadusi; o rotatsioon ehk sarnase töö tegemine teisel ametikohal; o arenguülesannete ehk tavapärasest keerukamate ülesannete täitmine või osalemine teise valdkonna projektides; o osalemine asutusesisestes või -ülestes töörühmades; o juhendamine sisseelamisel, mille käigus kogemustega töötaja jagab oma valdkonnapõhiseid teadmisi, oskusi ja kontakte ning juhendab ja toetab uut töötajat tema sisseelamisperioodil; o sise- ja väliskoolitustel koolitajaks olemine;  Töötaja arendustegevused lepitakse töötaja ja juhi vahel kokku personalivestluste käigus ja selle põhjal moodustub töötaja isiklik arenguplaan. Suuremate muutuste korral korrigeeritakse plaani jooksvalt. Uue töötaja arendustegevused lepitakse kokku katseaja alguse ja lõpuvestlustel.  Töötajale tagatakse võimalused arendustegevustes osalemiseks järgmiselt: o tööalastel koolitustel, seminaridel jms osalemise ajal jätkatakse töötajale palga maksmist; o iseseisva õppimise soodustamiseks on töötajal õigus kasutada kord kvartalis enesearengupäeva, mille kasutamise ajal jätkatakse töötajale palga maksmist. Päeva kasutamine ja sisustamine lepitakse kokku vahetu juhiga ja võimalusel jagatakse arengupäeval omandatut ka kolleegidega; o rotatsioon, arenguülesannete täitmine ja töörühmades osalemine lepitakse kokku töötaja ja vahetu juhi vahel, arvestades töötaja soove ja töökorraldusest tulenevaid võimalusi; 3  o tasemeõppes või tööalase enesetäiendamise eesmärgil täienduskoolitusel osalemiseks antud õppepuhkuse ajal makstakse töötajale tasu lähtuvalt täiskasvanute koolituse seaduses sätestatud põhimõtetele. 4. Koolitustegevuse põhimõtted  Koolitustegevuse planeerimisel ja koolitustaotluste rahuldamisel on prioriteediks töötajale erialase ja tööalase arengu võimaldamine lähtuvalt töötaja isiklikust arenguplaanist ja RTK arenguvajadustest.  RTK koolituseelarve jaguneb RTK üldisest koolituseelarveks ja osakondade koolituseelarveteks. Koolituskulude eelarve jagunemine erinevate kuluüksuste vahel lepitakse kokku juhtkonnas. RTK üldiste koolituskulude eelarve juht on personali- ja haldusosakonna juhataja ja sellest eelarvest rahastatakse personali- ja haldusosakonna poolt keskselt sisse tellitud või korraldatud koolitused vastavalt koolitusplaanile, mis koostatakse hiljemalt märtsi lõpuks ja avaldatakse intranetis. Osakondade koolituseelarve juhid on osakonnajuhatajad ja nendest rahastatakse osakonna spetsiifilistest vajadustest lähuvalt korraldatud koolitused, seminarid jms koolitussündmused ning töötajate personaalsed koolitused. Välisvahenditest rahastatud ametikohtadel töötavate inimeste tööalased koolituskulud rahastatakse reeglina välisvahenditest vastavalt palga rahastusallika proportsioonile.  Töötajate üldise silmaringi arendamiseks ja motiveerituse hoidmiseks korraldatakse pärastlõunatunde, mis toimuvad vähemalt kord kvartalis.  Koolitustega kaasnevate lähetuste kulude menetlus ja hüvitamine toimub lähetuste ja töösõitude korras kirjeldatud põhimõtete alusel.  Ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitakse töötajaga koolitusleping. Koolituslepinguga kohustub töötaja hüvitama RTK-le koolituskulud (sh kaudsed kulud) proportsionaalselt töö- või teenistussuhtest varem lahkutud ajaga juhul, kui ta lahkub omal soovil enne kokku lepitud tähtaega.  Koolituslepingu pikkuse määramisel lähtutakse järgnevast: o töötajaga sõlmitakse 1-aastane RTK-s töötamise kokkulepe, kui koolitus kestab kalendriaasta jooksul kauem kui 90 kalendripäeva ja koolitusele kuluv aeg moodustab olulise osa töötaja tööajast või mille otsesed ja kaudsed kulud on kokku vahemikus viie kuni kuuekordne Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud kuu töötasu alammäär. o töötajaga sõlmitakse 2-aastane RTK-s töötamise kokkulepe, kui koolituskulud ületavad enam kui kuuekordse Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud kuu töötasu alammäära.  Tööandjal on õigus sõlmida töötajaga leping ka juhul, kui töötaja osaleb avalikule sektorile keskselt korraldatud koolitusel, mille katkestamise korral rakendub RTK-le kohustus hüvitada koolituskulu. Sellise lepingu sisuks on koolituskulude hüvitamise kohustus juhul, kui koolituse katkestamine on tingitud töötajast tulenevatel põhjustel. 5. Tööprotsessi kirjeldus Vastutaja Nr Tegevus 5.1. Koolitusvajaduse hindamine 4  Vastutaja Nr Tegevus Hindab personalivestluste käigus töötajate koolitusvajadusi ja kirjeldab vestluste vormis vajalikud arendus ja 5.1.1 koolitusvajadused. Kui koolitusvajadus ilmneb jooksvalt töö Vahetu juht käigus, vestleb töötajaga, et täpsustada töötaja koolitusvajadus ja -võimalused. Täpsustab juhtkonnaga asutuse eesmärgid ja tegevusprioriteedid. Analüüsib tulemus- ja vahevestluste 5.1.2 Personalipartner põhjal saadud arendus- ja koolitusvajaduse infot, vajadusel suhtleb täiendavalt vahetute juhtidega. 5.2. Koolituse planeerimine ja koolituseelarve haldamine Teeb juhtkonnale kinnitamiseks ettepaneku koolituseelarve jaotamiseks osakondade ja RTK kesksete koolituskulude 5.2.1 vahel. Koostab koos personalipartneritega keskselt sisse Personalijuht tellitavate koolituste plaani hiljemalt jooksva aasta märtsikuu lõpuks. Planeerivad oma osakonna koolituseelarve kasutamise 5.2.2 (kaasates vajadusel personalipartnereid), vastutavad eelarve Osakonnajuhatajad sihipärase kasutamise eest ja jälgivad selle täitmist. 5.3. Koolituse korraldamine ja sellel osalemine: tellimus- ja sisekoolitused Korraldab nii RTK kesksest kui osakondade vajadustest lähtuvad tellimuskoolitused: täpsustab koostöös vahetute 5.3.1 juhtidega koolituse eesmärgi ja sihtgrupi, võtab Personalipartner koolituspakkumised, valib koolitaja, tellib koolituse ja vajadusel sõlmib koolituslepingu. Korraldab (vajadusel) koolituste tehnilise teenindamise büroojuht, 5.3.2 (ruumid, sh majutus, toitlustus, transport). personalispetsialist Tellimuskoolituse korral loob RTIP-is koolitussündmuse, saadab sihtgrupile kutsed ja korraldab registreerimise. 5.3.3 Kui koolitusel osaleda soovijaid on rohkem kui koolitusel Personalipartner kohti, teeb valiku koolitusel osalejate osas töötaja isiklikus koolitusplaanis kaardistatud vajaduse või vahetute juhtidega konsulteerimise põhjal. RTK sisekoolituse korral teavitab sihtgruppi RTIP-i kaudu 5.3.4 koolituse toimumisest, korraldab registreerimise ja saadab Koolituse korraldaja kalendrikutsed. Esitab oma soovi koolitusel osalemiseks RTIP-i kaudu ja 5.3.5 Töötaja informeerib sellest oma vahetut juhti. Kinnitab koolitusel osalemise taotlused ja saadab osalejatele 5.3.6 Koolituse korraldaja kalendrikutsed. 5  Vastutaja Nr Tegevus Töötab välja koolituse tagasiside esitamise vormi ja edastab selle peale tellimus- ja sisekoolituse toimumist koolitusel osalejatele. Avatud koolituste kohta küsib tagasisidet 5.3.7 vastavalt vajadusele. Personalipartner Analüüsib koolituste tagasisidet ja kasutab saadud infot edaspidi koolituste planeerimisel. 5.4. Avatud koolitusel osalemine Küsib sobiva avatud koolituspakkumise korral (sh tasuta koolitusüritusel osalemiseks) koolitusel osalemiseks nõusoleku oma vahetult juhilt ja algatab vähemalt üks nädal enne koolitust RTIP-is koolitustaotluse või koolitustaotluse 5.4.1 koos lähetuskorraldusega. Lisab taotlusele koolituse Töötaja programmi või kirjeldab selle sisu ja võimalusel lisab lingi koolituse infole ning märkuste väljale koolitusega kaasnevad muud võimalikud kulud. Välisvahenditest rahastatava koolituse korral lisab kooskõlastusringi projektijuhi. Hindab koolitusvajadust, koolituse programmi sisu ja Vahetu juht ja osakonna koolituseelarve võimalusi. Kooskõlastab RTIP-i osakonnajuhataja (kui 5.4.2 menetlusringis töötaja esitatud taotluse, kui koolitus on vahetu juht ei ole põhjendatud ja sellel osalemiseks on olemas vajalikud osakonnajuhataja) ressursid. Välisvahenditest finantseeritava koolituse puhul kinnitab, et koolituseks (või koolituslähetuseks) vajalikud vahendid (sh 5.4.3 Projektijuht nii otsesed kui kaudsed kulud) on projekti eelarves olemas ja abikõlblikud. Kinnitab koolitustaotluse, kui taotlus on põhjendatud ja 5.4.4 Osakonnajuhataja eelarves on vastavad vahendid. 5.4.5 Loob koolitustaotluse alusel RTIP-i koolitussündmuse. Personalipartner Registreerib end pärast vajalike kooskõlastuste saamist koolitusele. Palub edastada koolitusasutusel Riigi Tugiteenuste Keskusele e-arve. Väljaspool Eestit toimunud 5.4.6 Töötaja koolituste eest võib koolitusasutus edastada arve e-postiga. Kui avatud koolitusega kaasneb lähetus, broneerib majutuse ja/või transpordi vastavalt lähetuste korrale. Vajadusel korraldab töötajaga lepingu sõlmimise, kui töötaja osaleb ressursimahukal koolitusel või koolitusel, mille 5.4.7 Personalipartner põhjendamatu katkestamisega kaasnevad asutusele olulised kulud. 5.5. Koolitusel osalemise tühistamine 6  Vastutaja Nr Tegevus Teavitab esimesel võimalusel läbi RTIP-i koolitussündmuse loojat koolitusest loobumisest. Kui koolitusel osalemiseks on vormistatud lähetuskorraldus, algatab selle muutmismenetluse. Avatud koolituse puhul teavitab ka 5.6.1 Töötaja koolituse korraldajat koolitusest loobumisest, kui ta on varasemalt koolitusele ennast registreerinud ja veendub, et tühistatud osalemise kohta ei esitata põhjendamatult kuludokumente. Kui koolitusel osalemise tühistamisega või koolituse 5.6.2 Personalipartner katkestamisega kaasnevad kulud, korraldab nende tasumise. 5.6. Koolituse tulemuslikkuse hindamine ja aruandlus Jälgib ja hindab, kuidas töötaja koolitustelt saadud teadmisi ja oskusi igapäevatöös kasutab ning annab tulemus- ja 5.7.1 Vahetu juht vahevestlusel tagasisidet koolituse mõju kohta töötaja arengule. Täidab RTIP-is pärast koolituse toimumist tagasiside vormi ja annab vajadusel personalipartnerile täiendavat tagasisidet koolituse kohta. 5.7.2 Töötaja Analüüsib saadud teadmiste rakendamist igapäevatöös ja annab vahetule juhile tagasisidet koolitusel omandatu kohta. 7