E-arved

Saatja: Toomas Leetj�e Saatmisaeg: 18. november 2016. a. 11:44 Adressaat: Keiu Leopard Teema: FW: e-arved Manused: Juhis �leminekuks e-arvetele 20160520_1 (003).rtf Tere, Keiu! Palun Postipoissi ja mulle. T�nud, Toomas From: Milvi Kook Sent: Tuesday, November 15, 2016 2:51 PM To: Toomas Leetj�e <[email protected]> Subject: e-arved E-arve saatmise juhis 22.08.2016 Juhis kirjeldab, kuidas saata avalikule sektori asutusele masintöödeldavat arvet ehk e-arvet. Sisukord: 1. Mõisted (lk1) 2. Meetodid e-arvete koostamiseks ja saatmiseks (lk 3) 3. Müügiarvete koostamise ja edastamise detailsed protsessid (lk 9) PS! Siin kasutatakse mõisteid ostuarve ja müügiarve eeldades, et need on masintöödeldaval kujul. Juhis viitab raamatupidamise seaduse muutmise seaduse eelnõule, mis on kavas jõustada 2016. oktoobris. Eelnõus määratletakse masintöödeldava algdokumendi mõiste, millega kooskõlas on juhises defineeritud e- arve. Juhises on kasutatud veel eelnõus toodud mõisteid e-aadress ja masintöödeldava algdokumendi vastuvõtu kanal. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Mõisted E-arve – masintöödeldav elektrooniline arve, mis luuakse, edastatakse, kinnitatakse, kirjendatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas Vabariigi Valitsuse 2. juuni 2016 istungil heaks kiidetud raamatupidamise seaduse muudatuses on sätestatud, et algdokument peab üldjuhul olema masintöödeldav. Seejuures arve peab masintöödeldaval kujul olema alates 2017. aasta 1. jaanuarist, kui arve esitatakse avaliku sektori organisatsioonile. Kõigil avaliku sektori organisatsioonidel peab aga e-arve vastuvõtuvalmidus olema alates 1. novembrist 2016. Alates 1. jaanuarist 2017 avaliku sektori organisatsioonidele esitatavad e-arved peavad vastama masintöödeldava e-arve juhendile, mis kehtestatakse valdkonna eest vastutava ministri määrusega. Sisuliselt sätestatakse juhendis e-arve vorming ja tehnilised nõuded, mis ühtivad Eesti e-arve standardina esitatud Eesti e-arve XML-vormingu ja kirjeldusega. Eesti e-arve standard (versioon 1.2) on tasu eest kättesaadav Eesti Standardikeskuses EVS 923:2014 (Eesti e-arve profiil) ning tasuta Eesti Pangaliidu kodulehelt http://www.pangaliit.ee/et/arveldused/e-arve. Saatja - organisatsioon, kes koostab ja väljastab müügiarveid. Saatjate all peetakse käesolevas juhises silmas eelkõige ettevõtteid (sh FIEd) ning mittetulundusühinguid, sihtasutusi ja korteriühistuid. Kuid juhises kirjeldatud 1 protsesse saavad e-arvete saatmiseks praktikas kasutada ka avaliku sektori asutused. ERP – majandustarkvara, milles saab koostada ja väljastada müügiarveid ning sisestada ostuarveid. Enamikel organisatsioonidel on ERPiks raamatupidamistarkvara. Dokumendihaldussüsteem (DHS) – käesolevas juhises tarkvara, millele on organisatsiooni üldiste dokumentide koostamisele, hõlmamisele ja nende elukäigu jooksul haldamisele lisaks juurde arendatud funktsionaalsus ostuarvete kinnitamiseks ja raamatupidamiskannete moodustamiseks. DVK – dokumendivahetuskeskus, mis osutab erinevate elektrooniliste dokumentide edastamise teenust avaliku sektori asutustele. E-arvete operaator (edaspidi ka operaator) organisatsioonidele (mõned ka eraisikutele) andmevahetusteenuse (s.h e-arvete vahetusteenus) pakkuja. NB! E-arve faile ei võeta vastu e-posti kaudu saadetuna. Seisuga 01. jaanuar 2016 pakuvad Eestis andmevahetusteenust järgmised operaatorid: - Omniva (https://www.omniva.ee/ari/arve), - Fitek (endise nimega OpusCapita) (http://fitek.ee/, vt ka www.arved.ee ), - Telema (http://www.telema.ee/ ), - Edisoft (http://www.edisoft.ee/ ), - piiratud kujul ka Dokumendivahetuskeskus (DVK) (https://www.ria.ee/teejuht/riigi-infosusteemi-olemus-ja- komponendid/dokumendivahetuskeskus). E-aadress - standardiseeritud tunnus, millega identifitseeritakse raamatupidamiskohustuslast või riigiraamatupidamiskohustuslast kui masintöödeldava algdokumendi vastuvõtjat. E-aadress koosneb asukohariigi koodist ja registrikoodist, selle puudumise korral muust asjakohasest tunnusest. Masintöödeldava algdokumendi vastuvõtu kanal (sh e-arve vastuvõtu kanal) - algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kellega raamatupidamiskohustuslane või riigiraamatupidamiskohustuslane on sõlminud nimetatud teenuse kasutamise lepingu. Masintöödeldavate algdokumendi vastuvõtjate register (edaspidi ka e-arvete vastuvõtjate register) - käesolevas juhises on äriregistris, mittetulundusühingute ja sihtasutuste registris ning riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste riiklikus registris (edaspidi kõik koos äriregister) esitatud organisatsioonide e-aadressid koos e-arvete vastuvõtu kanaliga. E-arvete vastuvõtjate registris esitatakse üksnes raamatupidamiskohustuslased või riigiraamatupidamiskohustuslased, kes on kindlasti valmis e-arveid vastu võtma (kuid ei pruugi olla võimelised e-arvet ise saatma) ja neid teenindavad operaatorid. E- aadressi koos kanali infoga esitab e-arvete vastuvõtjate registrile (äriregistrile) elektrooniliselt teenuse pakkuja. E-aadress koos kanali infoga registreeritakse 2 registris pärast seda, kui teenuse pakkuja on sõlminud lepingu raamatupidamiskohustuslasega või riigiraamatupidamiskohustuslasega ning saanud temalt kinnituse lepingulise suhte olemasolu kohta. E-arvete vastuvõtjate register valmib 2016. aasta novembriks. Teenuse pakkuja - nii andmevahetusteenuse kui ka majandustarkvarateenuse pakkuja ühine nimetus. XML - eXtensible Markup Language, faili-vorming, milles esitatakse e-arve andmed. Liides - tehniline lahendus, mille kaudu ERPst edastatakse e-arved operaatori tarkvarasse. Arvehaldus (AH) - arvete haldamiseks kasutatav tarkvara, mis hõlmab reeglina ühe või mitu järgmistest e-arvetega teostatavatest tegevustest: - ostuarvete vastuvõtmine ja menetlemine/kinnitamine koos raamatupidamiskannete tegemisega (nn Kinnitusring) ja edastamisega ERPi; - müügiarvete koostamine ja edastamine ERPi; - arvete arhiveerimine. Kõik eespool nimetatud operaatorid pakuvad lisaks andmevahetusteenusele ka arvehaldusteenust, mis on kasutatav veebipõhise rakendusena (arvehaldusportaal). Arvehalduse võimalus ostuarvete menetlemiseks ja raamatupidamiskannete koostamiseks on olemas ka üksikutel ERPdel ning DHSdel. 3 2 Meetodid e-arvete koostamiseks ja saatmiseks E-arvete koostamiseks ja saatmiseks avaliku sektori asutustele või ettevõtetele on kaks põhimõtteliselt erinevat meetodit ehk protsessi, mis on esitatud joonisel 1. Joonis 1 E-arvete koostamise ja edastamise kaks universaalset (A ja B) ning üks spetsiifiline protsess (C). 2.1 Protsess A: Majandustarkvara kasutaja 2.1.1 Protsessi A kirjeldus Protsessi A korral on tegemist organisatsiooni A sellise arveldusprotsessiga, mille korral  müügiarved koostatakse ja edastatakse Eesti e-arve standardile vastavas XML formaadis organisatsioonis kasutusel olevas majandustarkvaras (ERP);  ERP on liidestatud e-arvete operaatori tarkvaraga;  arve saaja saab saadetud e-arve kinnitamiseks kätte operaatori arvehaldusportaalis või oma raamatupidamisprogrammis ERPis või DHSis, millel on e-arve vastuvõtuvõimekus ja asutusele vajalikud ostuarve halduse funktsioonid – kinnitamine koos raamatupidamiskannete moodustamisega ning arhiveerimine. 2.1.2 Protsessi A kasutamise tingimused Protsessi A kasutuselevõtuks ettevalmistamisel organisatsioonis tuleb arvestada järgmiste tingimustega. a) Saatja A leping operaatoriga Enamuse majandustarkvarade korral, millel on küll liides operaatori tarkvaraga, tuleb e-arvete saatmiseks ERPst operaatori tarkvarasse Saatjal A endal sõlmida leping operaatoriga ja iseseisvalt seadistada nii ERP kui ka operaatori e-arvete 4 vastuvõtulahendus e-arvete liidese toimimiseks. ERPi ja operaatori tarkvara vahelise liidese puudumisel on ERPi kasutajal vaja endal soetada ka ERPsse vajalik liides. E-arve operaator, kelle kaudu ettevõte saadab oma klientidele müügiarveid, ei pea olema sama e-arve operaator, kelle kaudu arve saaja võtab e-arveid vastu. Kirjeldatud tingimusele vastavad majandustarkvarad on näiteks: 1C HansaWorld (Books, Noom SimplBooks Enterprise) Account Studio iScala Pilve Aktiva (Merit SmartAccounts Aktiva pilve versioon) Buum Joosep Pmen Sysdec SAF CompuCash 4000 Korteriyhistu.NET Rapid Taavi Tarkvara Directo Ladu 20 RV-Soft Tresoor Eeva Merit Aktiva SAF 6.9 VERP Epicor Microsoft Dynamics AX SAP Vesiir ERPLY Microsoft Dynamics NAV Scoro Hinnastamine Saatja A peab üldjuhul tasuma e-arve operaatorile kuutasu, mis sisaldab e-arve vastuvõtmist ja saatmist. Sellele võib lisanduda tasu arvete saatmise eest e-posti, tavaposti või panga kaudu, kui Saatja A soovib neid teenuseid kasutada. b) Majandustarkvarateenuse pakkuja leping operaatoriga Osa majandustarkvarade korral on majandustarkvarateenuse pakkujad sõlminud lepingu operaatoriga. Saatja A ei pea sellisel juhul ise operaatoriga lepingut sõlmima, vaid saab tehniliseks seadistuseks vajaliku info oma majandustarkvarateenuse pakkujalt. Hetkel on vastavad majandustarkvarad: e-arveldaja, mille teenusepakkujaks on Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK), Pilve-Aktiva, mille teenusepakkujaks on Merit Tarkvara. Hinnastamine Saatja A e-arvete koostamise ja klientidele saatmise eest operaatorile tasuma ei pea. Nende teenuste kulu kuulub majandustarkvara kasutusteenuse hinna sisse. 2.1.3 Protsessi A kasutuselevõtuks ettevalmistamine Protsessi A kasutuselevõtuks oma organisatsioonis tuleks toimida järgmiselt: 1. Täpsustage oma majandustarkvarateenuse pakkujaga, kas teie organisatsioonis kasutatav ERP on kooskõlas protsessi A kirjeldusega, st ERPis on võimalik e-arvet koostada ning edastada e-arvete operaatorile vastavalt tingimusele a) või b). 1.1. Kui e-arve koostamine ja edastamine on võimalik vastavalt tingimusele a), sõlmige leping e-arvete operaatoriga, kelle süsteemiga ERP on liidestatud ning seadistage mõlemad süsteemid arvete edastamiseks. Juhul, kui ERP on liidestatud mitme operaatori süsteemiga, on teil võimalik valida endale sobivam operaator. 5  1.2. Kui e-arve koostamine ERPis ei ole võimalik, tuleks organisatsioonil ette valmistada protsessi B kasutuselevõtmine. 1.3. Kui e-arvet saab koostada, kuid majandustarkvara ei vasta tingimustele a) ega b), siis e-arvet avalikule sektorile ERPi liidese kaudu saata pole võimalik. NB! e-arvet ei tohi edastada e-posti kaudu! Küsige majandustarkvarateenuse pakkujalt, millal teie kasutatav ERP liidestatakse mingi e-arvete operaatori tarkvaraga. Juhul, kui avalikule sektorile e-arvete esitamise kohustus tekib varem, kui saab valmis vajalik liides ja teie ettevõttel on vaja müügiarveid saata, võite ette valmistada protsessi B kasutuselevõtmise. Arvestades selle protsessi kasutuselevõtu lihtsust (endale ei pea midagi soetama ega seadistama), võib seda rakendada ka ajutisena. 2. Olles ettevalmistused teinud ning ERPi e-arvete saatmiseks kasutama hakates järgige täpselt oma ERP-teenusepakkujalt saadud juhiseid. Igas konkreetses ERPs võib e-arve väljastamiseks olla vajalik eraldi seadistuse tegemine või arve koostamisel spetsiifiliste reeglite järgmine (nt on vaja märkida linnuke "Saada e- arvena"). 2.1.4 Erijuhtumid a) Kui ettevõttes on kasutusel ERP, milles koostatakse masintöödeldavaid e-arveid, mis ei vasta Eesti e-arve standardile, kuid ERP on liidestatud operaatoriga, tagab reeglina operaator arve teisendamise Eesti e-arve formaati. b) Raamatupidamistarkvara e-arveldaja on riigile kuuluv lihtne veebipõhine tarkvara, mis aitab ettevõtjal raamatupidamise korraldamisega mugavalt hakkama saada. E-arveldaja asub äriregistri Ettevõtjaportaalis https://ettevotjaportaal.rik.ee/ . Rahandusministeeriumi ja Registrite ja Infosüsteemide Keskuse vahelise kokkuleppe alusel võimaldab RIK ettevõtetel kasutada e-arveldajat e-arvete koostamiseks ja edastamiseks avaliku sektori asutustele aastatel 2017 – 2018 TASUTA. 2.1.5 Võimalikud kulud Enamus majandustarkvaradest võimaldab saata e-arveid tasuta (tasu sisaldub ERP kasutus- või hooldustasu sees). Eraldi operaatorteenuste lepingute puhul võib operaator küsida kuutasu või tükitasu ühe arve eest. Küsige operaatorilt konkreetset hinnapakkumist ja selgitage välja, mis arvete saatmise hinnas sisaldub. Tänase teadaoleva info põhjal võib öelda, et teenuse pakkujate e-arvete saatmise hinnad on väga varieeruvad. Põhjus võib olla näiteks selles, et ühel juhul sisaldab hind müügiarve arhiveerimist, teisel juhul mitte. Arhiveerimise korral võib hind sõltuda arhiveerimise perioodist. 6 2.2 Protsess B: Saatjal ei ole majandustarkvara 2.2.1 Protsessi kirjeldus Protsessi B korral on tegemist organisatsiooni B sellise arveldusprotsessiga, mille korral  müügiarved koostatakse ja edastatakse Eesti e-arve standardile vastavas XML formaadis arvehaldusportaalis; Arvehaldusportaalis on vähemalt müügiarvete e-arvetena koostamise ja e- arvete operaatorile edastamise võimalus. Lisaks võib olla ka arvete salvestamise ja arhiveerimise võimalus.  arvehaldusportaal on liidestatud e-arvete operaatori tarkvaraga;  arve saaja saab e-arve kinnitamiseks kätte operaatori arvehaldusportaalis või oma ERPis või DHSis, millel on e-arve vastuvõtuvõimekus ja asutusele vajalikud arve halduse funktsioonid – kinnitamine koos raamatupidamiskannete moodustamisega ning arhiveerimine. 2.2.2 Protsessi B kasutamise tingimused Protsessi B kasutuselevõtuks ettevalmistamisel organisatsioonis tuleb arvestada järgmiste tingimustega. a) Arvehalduse pakkuja on e-arvete operaator Arvehaldusportaali kasutamiseks tuleb sõlmida leping e-arvete operaatoriga, kelle arvehalduse tarkvara sisaldab müügiarvete koostamise funktsionaalsust. b) Arvehalduse pakkuja on veebis müügiarvete koostamist ja edastamist pakkuv ettevõte Mitmed ettevõtted pakuvad arvehaldusportaale müügiarvete koostamiseks ja edastamiseks. Kui arvehaldusportaalis ei saa koostada e-arvet või portaal ei ole liidestatud e-arve operaatori tarkvaraga, ei saa avalikule sektorile e-arvet saata. Juhul, kui e-arve koostamine on võimalik ning seda saab süsteemist XML-formaadis failina eksportida, kuid puudub operaatori liides, võite sõlmida lepingu e-arve operaatoriga, kellel on olemas arvehaldusportaal koos e-arve importimise võimalusega. 2.3 Protsess C: Arveldamine erireeglid alusel 2.3.1 Protsessi C kirjeldus Protsessi C korral on tegemist organisatsiooni C sellise arveldusprotsessiga, mille korral masintöödeldava algdokumendi vormingu ja esitamise kohta on seaduse või selle alusel antud määrusega ette nähtud eri reeglid, mis võimaldavad Saatjal C edastada arved saajale nende majandustarkvarade vahelise otseliidese kaudu. 7 2.4 Kuidas e-arve kohale jõuab E-arvete operaatorid on omavahel seotud vastastikuste kokkulepetega (nn rändluskokkulepetega), mis võimaldavad masintöödeldavaid arveid saata ühe operaatori tarkvarast teise operaatori tarkvarasse. Rändluskokkuleppe korral toimub e-arvete edastamine e-arvete operaatorite vahel tasuta. Mõningatel juhtudel on rändluskokkulepe sõlminud ka majandustarkvarateenuse pakkujad e-arvete operaatoritega (näiteks e-arveldajal on rändluskokkulepe nii Fitekiga kui Omnivaga, Merit Tarkvaral Omnivaga). Tänu rändlusteenusele ei pea e-arvete operaator, kellega müügiarvet saatev ettevõte on lepingu sõlminud, olema sama e-arve operaator, kellega arve saaja on lepingu sõlminud. Müügiarvet vastuvõtjale edastav operaator peab teadma üksnes vastuvõtja e-arve aadressi ning vastuvõtu kanalit ehk vastuvõtja operaatori tunnust, mille saab edaspidi elektrooniliselt pärida e-arvete vastuvõtjate registrist. Arve saatja teenuse pakkuja toimetab arve saajale e-arve kohale automaatselt. Arvete saatjate ja vastuvõtjate vahelist arvete liiklust e-arvete operaatorite kaudu ning operaatorite vahelist rändlust illustreerib joonis 2. Joonis 2. Operaatoritevaheline rändlus. Kõik joonisel toodud ERPi kliendid võivad e-arveid nii saata kui vastu võtta. Vastuvõtja kasutab arve kinnitamiseks operaatori kinnitusringi või ERPi kinnitusringi. DHSi kliendid saavad e-arveid ainult vastu võtta ning kasutavad arve kinnitamiseks DHSi kinnitusringi. Portaali kliendid kasutavad operaatorite arvehalduse portaale või e-arveldajat müügiarvete koostamiseks ja edastamiseks e-arvetena. 8 3 Müügiarvete koostamise ja edastamise detailsed protsessid Joonis 3. E-arvete koostamise ja edastamise üldiste protsesside A ja B (vt p. 2) detailsed variandid. 3.1 Protsess A1: Operaatori 1 tarkvaraga liidestatud ERP kasutaja Saatja A1 on organisatsioon, kes koostab müügiarved organisatsiooni kasutatavas majandustarkvaras (ERP). ERP võimaldab koostatud arve edastada Eesti e-arve standardile vastavas XML-formaadis failina ja on liidestatud e-arvete operaatori 1 tarkvaraga. Saatja A1 on selle operaatoriga sõlminud lepingu (avanud konto) ja teinud vajalikud tehnilised seadistused oma ERPis. 3.2 Protsess A2: Operaatori 1 tarkvaraga liidestatud E-arveldaja kasutaja Saatja A2 kasutab e-arveldajat, mis on veebipõhine tarkvara ning on liidestatud operaatori 1 tarkvaraga. Operaator 1 rollis võib olla nii Fitek kui Omniva. e-arveldaja edastab rändluskokkuleppe alusel e-arve Fitekile või Omivale vastavalt sellele, kumb neist on edastatava arve vastuvõtja operaatoriks. Saatja A2 võib kasutada e-arveldajat üksnes müügiarvete koostamiseks ja edastamiseks avaliku sektori asutustele või ühtlasi ka raamatupidamiseks. Müügiarvete koostamine ja edastamine avaliku sektori asutustele on e-arveldajas aastatel 2017 - 2018 TASUTA. 3.3 Protsessid A3 ja A4: Operaatori 2 tarkvaraga liidestatud ERP kasutajad Saatja A3 ja Saatja A4 on organisatsioonid, kes koostavad müügiarved organisatsioonis kasutatavas majandustarkvaras (ERP). ERP võimaldab koostatud müügiarve edastada Eesti e-arvete standardile vastavas XML-formaadis failina ja on liidestatud e-arvete operaatori 2 tarkvaraga. Operaator 2 on sõlminud rändluskokkulepped operaatoriga 1 ning Riigi Infosüsteemide Ametiga. Nende 9 kokkulepete tõttu edastab operaator 2 e-arved operaatori 1 tarkvarasse või DVKsse olenevalt sellest, kas e-arve vastuvõtja on operaatori 1 klient või DVK klient. Saatjad A3 ja A4 on operaatoriga 2 sõlminud lepingu (avanud konto) ja teinud vajalikud tehnilised seadistused oma ERPis. 3.4 B1: Operaatori 1 arvehaldusportaali kasutaja Saatja B1 koostab ja edastab e-arve operaatori 1 arvehaldusportaalis. Saatja B1 on selle operaatoriga sõlminud lepingu (avanud konto). 3.5 B2 ja B3: Operaatori 2 arvehaldusportaali kasutaja Saatjad B2 ja B3 koostavad ja edastavad e-arve operaatori 2 arvehaldusportaalis. Saatjad on operaatoriga 2 sõlminud lepingu (avanud konto). Operaator 2 edastab vastavalt rändluskokkuleppele müügiarve operaatori 1 tarkvarasse, kelle kliendiks on arvet vastuvõttev asutus. 10