Edvard Eelsalu
Teie 15.07.2025 nr 2.3-8/25/2194-2
Riigimetsa Majandamise Keskus
Meie 21.08.2025 nr 2-1/6075
[email protected]
Registrite automaatteavituste registreerimine
Olete pöördunud Justiits- ja Digiministeeriumi poole küsimuses, kas sellised automaatteavitused, mida
genereerivad erinevad registrid automaatselt ning mille koopia saadetakse teisele riigiasutusele, tuleb
kehtiva õiguse kohaselt koopia saanud asutuses sissetuleva kirjana dokumendiregistris registreerida.
Olete näiteks toonud automaatteavitused, millega keskkonnaotsuste infosüsteem teavitab Riigimetsa
Majandamise Keskust uuringuloa andmise otsuse ja loa eelnõu edastamise kohta arvamuse
avaldamiseks ja ehitisregistrist edastatud projekteerimistingimuste taotluse menetlemisesse
kaasamiseks.
Esiteks on oluline teha kindlaks, kas sellised automaatteavitused on avalik teave. Avaliku teabe
seaduse (AvTS) § 3 lõike 1 kohaselt on avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale
jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud
õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites. Eelnevalt tuleneb, et kui sellised registritest
automaatsed saadetavad teavitused on seotud Riigimetsa Majandamise Keskuse (RMK) seaduses
või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmisega, siis on tegemist avaliku teabega. Lihtsamalt
öeldes, kui sellised automaatteavitused on vajalikud selleks, et RMK saaks täita oma seaduses või
selle alusel temale pandud ülesanded, on tegemist avaliku teabega. Juhul, kui RMK neid teavitusi oma
ülesannete täitmiseks ei vaja, tuleks teha vajalikud süsteemimuudatused, et need registrid neid
teavitusi enam ei saadaks. Oma vastuse koostamisel lähtume eeldusest, et RMK-l on
automaatteavitusi oma ülesannete täitmiseks vaja, seega on tegemist avaliku teabega.
Teiseks tuleb vaadata AvTS § 12 lõiget 1, mis näeb ette, milline teave tuleb dokumendiregistris
registreerida. AvTS § 12 lõike 1 puhul on asjakohane käesoleval juhul punkt 1, mis näeb ette, et
registreerida tuleb asutusele saabunud dokumendid ja asutusest väljasaadetud dokumendid hiljemalt
saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval. AvTS § 12 lg 1 on üldsäte. Juhul kui
eriseaduses või AvTS-is endas ei ole sellest sättest ette nähtud erandit, siis tuleks sissetulevad
automaatteavitused registreerida sissetulevate kirjadena. Kas eriseadustes on antud olukorras tehtud
erandeid, selles osas ei oska Justiits- ja Digiministeerium vastust anda, küll aga on AvTS § 12 lõikes
21 nähtud ette erisäte, et isikuga seotud dokumente, mis on juba kantud teise andmekogusse ja millele
on isiku juurdepääs tagatud, ei pea dokumendiregistrisse kandma. Seletuskirjas1 on lõikega 21
täiendamise kohta selgitatud: „Dokumendiregistrid on seotud dokumendihaldussüsteemidega. Samas
on praeguseks kasutusel palju erinevaid registreid ja infosüsteeme, kus menetletakse ja hoitakse
taotlusi (nt pensionitaotlus), aruandeid (nt maksudeklaratsioonid) ja muid isikuga seotud dokumente.
Sageli erinevad sellised dokumendid traditsioonilistest ehk siis need ei ole paberi või faili kujul, vaid
koosnevad andmetest ja nendevahelistest seostest. […] Nende dokumentide kandmine
dokumendiregistrisse on dubleeriv ja sageli käsitsi tehtav tegevus ning sageli tehakse seda ainult
seetõttu, et seadus nii nõuab. […] Menetlussüsteemide dokumentide maht on üldjuhul väga suur. [...]
Niisuguste dokumentide dubleerimisel dokumendiregistrisse tekib tuhandeid kirjeid, mille avalikus
1
https://www.riigikogu.ee/tegevus/eelnoud/eelnou/c32e74a6-2903-4736-8513-d18358fc1ad3/
Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 /
[email protected]/ www.justdigi.ee
Registrikood 70000898
vaates kuvatavad andmed võivad kas sisaldada tundlikku teavet või siis – saatja/saaja anonüümseks
ja pealkirja üldsõnaliseks muutmisel – ei anna kasutatavat infot ühelegi haldusmenetluse osapoolele
ega ka avalikkusele. Menetlussüsteemide puhul on sageli loodud elektroonilisi iseteeninduskeskkondi
ja portaale, mille kaudu inimesed ja ettevõtjad oma andmetele ja dokumentidele juurde pääsevad ja
menetluskäiku jälgida saavad. Üksikutel juhtudel on püütud menetlussüsteemide dokumentide
dokumendiregistritesse dubleerimise probleemi lahendada eriseaduste kaudu. Lisatav säte loob
üldseaduse tasandil võimaluse jätta teiste registrite ja menetlussüsteemide dokumendid
dokumendiregistrisse dubleerimata, kui neile dokumentidele juurdepääs on isikule tagatud.“.
Seletuskirja selgituste põhjal võib järeldada, et kõnealuse sätte eesmärk on olnud vältida olukorda, et
teabevaldaja peaks dubleerima teavet dokumendiregistrisse, kui isikule on sama teave kättesaadav
mõne muu andmekogu kaudu. Näiteks, kui Justiits- ja Digiministeeriumi mõnest andmekogust läheb
isikule teavitus ja isikul on võimalik andmekogu iseteeninduses tutvuda selle teavitusega, siis ei ole
Justiits- ja Digiministeeriumil kohustust seda teavitust registreerida dokumendihaldussüsteemis
väljamineva kirjana. Kõnealune säte ei puuduta aga olukorda, kus ühe teabevaldaja vastutusalas olev
andmekogu saadab automaatteavituse teisele teabevaldajale.
Kokkuvõttes saab järeldada, et RMK poolt näitena edastatud teabevaldajale saabuvad registrite
automaatteavitused tuleb dokumendihaldussüsteemis registreerida. Küll aga soovitame kõigi
teavituste puhul üle vaadata, kas selle teabe saamine on RMK-le oma ülesannete täitmiseks vajalik
ning kas sellist teabevahetust oleks võimalik asendada menetlussüsteemide vahelise
andmevahetusega, st üks andmekogu teeb teisele andmekogule vajadusel päringu.
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Helen Uustalu
juhataja ülesannetes
Helen Uustalu 53345676
[email protected]
2