Käskkiri

5“ KANTSLERI KÄSKKIRI 28.08.2025 nr 38 Kantsleri 13.01.2022 käskkirja nr 5 „Justiitsministeeriumi teenistujate üldine töökorraldus (sisekorraeeskiri)„ muutmine Avaliku teenistuse seaduse § 67, Vabariigi Valitsuse seaduse § 54 lg 1 ja justiitsministri 17.04.2024 käskkirja nr 36 „Justiitsministeeriumi dokumendihalduskord ja volituste andmine“ § 32 alusel ning vastavuses töölepingu seadusega: 1. Muudan kantsleri 13.01.2022 käskkirja nr 5 „Justiitsministeeriumi teenistujate üldine töökorraldus (sisekorraeeskiri)“ järgmiselt: 1.1 Peatüki VI „Kulude hüvitamine“ punktid 11 kuni 13.3 muudetakse ning sõnastatakse järgmiselt: “VI Kulude hüvitamine 11. Kulude hüvitamise üldpõhimõtted 11.1. Teenistujale hüvitatakse teenistus- või tööülesannete täitmise käigus tekkinud kulud eelneva kokkuleppe olemasolul kulu tõendava dokumendi alusel vastava eelarverea eest vastutava isiku ehk kulujuhi (edaspidi kulujuhi) otsusel. 11.2. Transpordivahendite kasutamisel tuleb lähtuda otstarbekuse ja säästlikkuse põhimõttest. Transpordivahendite valimisel on soovitav esmalt kasutada ühistransporti või üldiseks kasutamiseks määratud ametiautot ja siis isiklikku sõiduautot. 12. Isikliku sõiduauto kulude hüvitamine teenistus- või tööülesannete täitmisel 12.1. Linnadevahelise ühistranspordi otseliini olemasolul hüvitatakse isikliku sõiduauto kasutamise kulu soodsaima ühistranspordipileti hinna ulatuses. Kui isikliku sõiduauto kasutamine lähetusse minemisel on otstarbekam (nt lähetatavaid on mitu, puudub regulaarne ühendus sihtkohaga, lähetusülesanne ei võimalda ühistranspordi kasutamist, puudub võimalus kasutada ametiautot), siis hüvitatakse isikliku sõiduauto kasutamisega otseselt seotud kütuse- või laadimise kulud. 12.2. Kütusekulu hüvitatakse vastavalt läbitud teekonnale, arvestades sõiduki keskmist kütusekulu, kuid mitte rohkem kui 10 liitrit 100 km kohta. Kulu hüvitatakse kütuse soetamist või laadimist tõendava dokumendi alusel ja tingimusel, et tankimine või laadimine on toimunud ajavahemikus kolm päeva enne lähetuse alguse kuupäeva kuni kolm päeva pärast lähetuse lõpu kuupäeva. Lähetatav vastutab esitatud andmete õigsuse eest. 12.3. Muul juhul (v.a lähetuse korral) hüvitatakse 0,5 eurot ühe sõidukilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui Vabariigi Valitsuse 14.07.2006 määruses nr 164 „Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ kehtestatud maksuvaba hüvitise piirmäär ühes kalendrikuus. 12.4. Isikliku sõiduauto kasutamise eest hüvitise saamiseks lisatakse taotlusele sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia (nt tehniline pass, volikiri, rendileping), välja arvatud juhul, kui selles esitatud andmed ei ole võrreldes eelmisel korral esitatuga muutunud. 12.5. Taotlus tuleb kooskõlastada teenistuja vahetu juhi ning kulujuhiga. Teenistujale hüvitatakse isikliku sõiduauto kasutamise kulud kulujuhi otsusel. 12.6. Lähetuse korral otsustatakse isikliku sõiduauto kulude hüvitamine lähetuse korralduse kinnitamisega.“ 1.2 Peatüki VII „Lähetuse üldkorraldus“ punktid 14 kuni 17.7 muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt: „VII Lähetuste kord 14. Lähetuse üldkorraldus 14.1. Lähetuseks loetakse teenistuja suunamist kindlaksmääratud ajavahemikuks teenistus- või tööülesande täitmisele väljapoole alalist teenistuskoha asukohta, kui tööülesande täitmine eeldab füüsilist kohalolekut ja osalemine videoteel või muude tehniliste vahendite kaudu ei ole otstarbekas. Alalisest teenistuskohast erinev lähtekoht tuleb fikseerida lähetuse korralduses. 14.2. Lähetusega seonduvate kulude planeerimisel ja tegemisel tuleb lähtuda otstarbekuse ja säästlikkuse põhimõttest. Lähetusel kasutatakse sobilikest ühistranspordi võimalustest otstarbekamat, mis võimaldab mõistliku ajaga jõuda sihtpunkti. 14.3. Lennupiletite puhul eelistatakse mittevahetatavaid nn economy pileteid. Muudetavaid nn flexible pileteid võib kasutada vaid põhjendatud juhtudel (nt lähetustaotluse koostamise hetkel on suur tõenäosus, et lähetuse alguse või lõpukuupäev muutub või lähetus võib ära jääda) ja kooskõlastatult kulujuhiga. Lennud äriklassis on lubatud vaid põhjendatud juhtudel kantsleri või ministri eelneval loal. 14.4. Lähetuskorraldus vormistatakse ja kinnitatakse ning lähetuse kuluaruanne esitatakse riigitöötaja iseteenindusportaalis (edaspidi RTIP). 14.5. Lähetuse sõidupiletite kuupäevad peavad vastama lähetuse algus- ja lõppkuupäevale või nendele vahetult eelnema või järgnema. Erinevus on lubatud üksnes juhul, kui: 14.5.1. lähetusse minekuks või tagasisõiduks soetatakse soodsama hinnaga sõidupilet nii, et lähetusse mineku ja tagasisõidu kuupäevade sisse jääb nädalavahetus ning tingimusel, et välislähetust ületavate välisriigis viibitud päevade eest teenistujale päevaraha ei maksta ja majutust ei tagata. Lähetuse korraldusele lisatakse soodsama hinna tõendamiseks võrreldavad hinnapakkumised; 14.5.2. muudel põhjendatud juhtudel tingimusel, et tegemist ei ole teenistujale tehtava erisoodustusega TuMS § 48 tähenduses. Lähetuse korraldusele lisatakse erisoodustuse puudumist tõendavad andmed. 14.6. Kui teenistuja soovib lähetusse sõita või lähetusest naasta p 14.5.1. tingimustel, tuleb võtta ministeeriumi lepingupartneriks olevatest reisibüroodest pakkumised nii soovitud kui ka tegeliku lähetuse kuupäevadeks. Kui teenistuja soovitud ajal osutuvad lennud kallimaks, hüvitab lähetatav hinnavahe. 14.7. Lähetuse ärajäämisest, edasilükkumisest, kestuse muutumisest või osalemise takistusest (haigus vms) teavitab lähetatu viivitamata vahetut juhti ning välislähetuse korral üldosakonna assistenti. Kui lähetuseks on tellitud reisibüroo kaudu sõidupiletid, majutus, kindlustus jms, siis teavitab lähetatu tõrkest viivitamata reisibürood ööpäevaringsel klienditeeninduse telefoninumbril. 14.8. Ametniku saatmisel pikaajalisele välislähetusele kohaldatakse lisaks käesolevale korrale avaliku teenistuse seaduse §-des 45 ja 46 ning välisteenistuse seaduses sätestatud tingimusi ja korda. Sätete vastuolu korral kuulub kohaldamisele seadus. 14.9. Teenistuja ja tema vahetu juhi kokkuleppel võib lähetatule anda puhkeaega lähetusele järgneval tööpäeval. 15. Lähetuse vormistamine 15.1. Lähetusse saadetav teenistuja vastutab lähetustaotluse vormikohase kooskõlastamise ja korrektsuse eest. Taotluse esitamata jätmine teenistuja poolt ei takista teenistuja lähetusse saatmist, sellisel juhul teatatakse teenistujale lähetusest ette vähemalt kaks tööpäeva. 15.2. Lähetustaotlus tehakse ja korraldus vormistatakse: 15.2.1. välislähetuse korral või; 15.2.2. siselähetuse korral, kui sellega kaasnevad teenistujale kulud. 15.3. Siselähetuse korral, millega ei kaasne kulusid, võib korralduse jätta vormistamata. Lähetus kooskõlastatakse vahetu juhiga e-kirja teel. 15.4. Juhul kui lähetuskorraldust ei vormistata, aga lähetusega kaasnevad kulud ministeeriumile, on lähetatav igal juhul kohustatud kooskõlastama kulud eelnevalt kulujuhiga. 15.5. Koolituslähetuse korral tuleb vastavalt koolituse korda reguleerivas peatükis sätestatud põhimõtetele vormistada RTIPi koolitusmoodulis koolitustaotlus koos lähetuskorraldusega. 15.6. Täidetud taotlus pannakse koos lähetuse aluseks olevate materjalidega RTIPis kooskõlastamisele üldjuhul vähemalt viis tööpäeva enne lähetust. Kui lähetatav soovib saada lähetuskulude katteks ettemaksu ehk avanssi, peab ta esitama taotluse arvestusega, et korraldus peab olema kinnitatud vähemalt kolm tööpäeva enne lähetuse algust. Kui lähetatav ei soovi avanssi, peab ta esitama taotluse arvestusega, et korraldus peab olema kinnitatud vähemalt üks tööpäev enne lähetust. 15.7. Taotluse kooskõlastusraja (v.a kantsleri ja asekantsleri taotluse kooskõlastusraja) ülesehitus peab olema järgmine: 15.7.1. lähetuse taotleja; 15.7.2. lähetuse taotleja vahetu juht; 15.7.3. arendus- ja personalitalituse koolitustega tegelev teenistuja, kui tegemist on koolituslähetusega; 15.7.4. üldosakonna assistent, kui tegemist on välislähetusega; 15.7.5. kommunikatsiooni ja väliskoostöö talituse nõunik, kui lähetuskulud tuleb tasuda Euroopa Liidu tegevussuuna vahenditest; 15.7.6. korralduse kinnitaja (vt punkt 15.13). 15.8. Taotluses märgitakse: 15.8.1. lähetuse eesmärk, sihtkoht ja vastuvõtja asutus või organisatsioon; 15.8.2. ürituse või programmi alguse ja lõpuaeg ning lähetuse alguse ja lõpu kuupäev ning kellaaja täpsustus; 15.8.3. lähetuse eeldatavad kulud (selleks tuleb võtta reisiteenuse pakkumus ministeeriumi lepingupartnerilt ning lisada lähetustaotluses pakkumuse valiku põhjendus); 15.8.4. kulude finantseerimise allikas, kui kulusid ei kaeta osakonna lähetuste eelarvest; 15.8.5. hüvitaja organisatsioon ja hüvitatav summa, kui lähetusega seotud kulud ministeeriumile hüvitatakse; 15.8.6. avansi soov; 15.8.7. Euroopa Liidu Nõukogu töögrupi puhul selle ametlik nimetus inglise keeles ja kohtumise esimese päeva kuupäev. 15.9. Lähetatul on õigus kasutada teisi teenusepakkujaid peale ministeeriumi lepingupartnerite arvestades seejuures reisiteenuse raamlepingu tingimusi (nt raamlepingu järgsed pakkumused on kõrgema hinnaga tellijale avalikult kättesaadavast hinnast, raamlepingu partnerid ei esita reisipakkumust või esitatud pakkumus ei vasta tellimuse tingimustele, piletid, majutus vms on tellijale broneerinud vastuvõtja või ürituse korraldaja). 15.10. Taotlusele tuleb võimalusel lisada ürituse programm, kutse ja/või kinnituskiri. Juhul kui lähetusega seotud kulud või osa neist katab või hüvitab kolmas isik (vastuvõtja), on lähetatav kohustatud taotlusele lisama kulude katmist tõendavad dokumendid (kutse, programm vms), välja arvatud Euroopa Liidu Nõukogu kohtumise puhul. 15.11. Välislähetuste puhul kontrollib üldosakonna assistent, et lähetuskorralduses oleks märgitud kõik nõutavad ja vajalikud andmed. 15.12. Pileteid ja muid reisidokumente ei tohi välja osta enne, kui korraldus on kinnitatud, v.a kui selleks on vahetu juhi eelnev taasesitamist võimaldav nõusolek. 15.13 Korraldusi kinnitatakse järgmiselt: 15.13.1. kantsler, ministri nõunik – korralduse kinnitab ja lähetusse saadab minister; 15.13.2. asekantsler, kantsleri nõunik, siseauditiosakonna juhataja ning üldosakonna talituse juhatajad – korralduse kinnitab ja lähetusse saadab kantsler; 15.13.3. osakonna teenistujad, asekantsleri nõunik, erialadiplomaadid – korralduse kinnitab ja lähetusse saadab valdkonna asekantsler; 15.13.4. üldosakonna teenistujad – korralduse kinnitab ja lähetusse saadab talituse juhataja; 15.13.5. siseauditiosakonna teenistujad – korralduse kinnitab ja lähetusse saadab siseauditiosakonna juhataja. 15.14. Korralduse kooskõlastamisega või kinnitamisega nõustutakse lähetuse vajadusega. Korralduse kooskõlastamisega kulujuhi poolt annab ta heakskiidu rahaliste vahendite kasutamiseks. Kui lähetuskulude summa (v.a päevaraha) jääb alla 5000 euro ning korralduse taotlusesse või selle juurde on tehtavad kulud kululiikide kaupa lahti kirjutatud, loetakse korralduse kooskõlastamist kulujuhi poolt teenistujale volituse andmiseks justiitsministri käskkirja „Riigihangete korraldamine ja lepingute sõlmimine“ mõttes. 15.15. Lähetuskorraldust ei muudeta, kui lähetuses viibitud päevade arv muutub teenistujast sõltumatutel asjaoludel (nt lendude hilinemised). Sel juhul tuleb kuluaruandes kajastada õige lähetuspäevade arv ja lisainfo väljal „täiendavad selgitused“. 16. Lähetuse aruandlus 16.1. Pärast lähetusest saabumist: 16.1.1. esitab lähetatu kolme tööpäeva jooksul eelarve- ja strateegia talitusele RTIPis lähetuskulude aruande. Kuluaruandesse märgib teenistuja lähetusega kaasnenud ja tema poolt tasutud kulude summad ja lisab manusena kulude tekkimist ja tasumist tõendavad dokumendid. Ostuarvetega tasutud kulude kohta täiendavaid kuludokumente esitada ei tule, välja arvatud juhul  kui need on vajalikud kulude hüvitamiseks kolmanda isiku poolt. Euroopa Liidu Nõukogu töögrupi töös osalemisega seotud lähetuste kuluaruannete juurde tuleb lisada pardakaardid või elektroonsed piletid. Kui mingid lähetuskulud hüvitab kolmas isik, tuleb kuluaruandes märkida summa ja kohustatud isik; 16.1.2. tagastab lähetatu kasutamata avansi summa viie tööpäeva jooksul pärast lähetuse kuluaruande kooskõlastamist; 16.1.3. esitab lähetatu (sh Euroopa Liidu Nõukogu töögrupis osalenu) kolme tööpäeva jooksul kirjaliku kokkuvõtte lähetusest juhtimisinfo keskkonda, sh kellega kohtuti, mida arutati ja millised on järeltegevused. Ministri ja kantsleri kohtumistest koostab kokkuvõtte lähetuses kaasasolnud töötaja. 17. Lähetuskulude tasumine 17.1 Lähetusega seotud kulud hüvitatakse Vabariigi Valitsuse määrustega kehtestatud ulatuses ja korras. 17.2 Lähetusega seotud transpordikulud hüvitatakse vastavalt punktidele 11 ja 12. 17.3 Teenistujale makstakse välislähetuses viibimise aja eest päevaraha, mille suurus on 75 eurot. Kui lähetuskohas tagatakse lähetatule tasuta toitlustus, siis võib päevaraha vähendada kuni 70% arvestades järgmist: kui lõuna- või õhtusöök on lähetatule tasuta, siis makstakse lähetatule 60% päevarahast ning kui lõuna- ja õhtusöök on mõlemad tasuta, siis 30% päevarahast. Kui lähetus on pikem kui 15 päeva, on päevaraha suurus alates 16. päevast 40 eurot. Kui teenistuja viibib mitmes erinevas välislähetuses kokku üle 15 päeva kalendrikuus, on päevaraha suurus alates 16. päevast 40 eurot. Päevaraha hüvitamise määr kinnitatakse lähetuskorraldusega. Päevaraha makstakse väljasõidu päeva eest, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00. Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha, kui sõiduk saabub pärast kella 03.00. 17.4 Kui lähetuse kuluaruandes märgitud kulud ületavad lähetuskorraldusega kinnitatud kulusid 100 euro võrra või kokku rohkem kui 10% kinnitatud kuludest suunab eelarve- ja strateegiatalituse töötaja kuluaruande kulujuhile täiendavaks kooskõlastamiseks. Vajadusel saadetakse aruanne selgituste või dokumentide lisamiseks teenistujale või täiendavaks kooskõlastamiseks kulujuhile. 17.5 Juhul kui lähetusega seonduvalt on tekkinud ministeeriumile täiendavad kulud, mille tekkimist lähetatav saanuks mõistlikult ära hoida, hindab vastav kulujuht kulude sissenõutavuse perspektiivikust ja otstarbekohasust (nt kulude tekkimise asjaolusid, nende suurust, võimalikke viise hoida ära tulevikus muid kulusid, kas tuleb rakendada tulumaksuseaduse § 48 lg 4 p 9). 17.6 Lähetuse kulud arvestatakse ning kantakse makse teenistuja kontole 10 tööpäeva jooksul pärast nõuetekohaselt täidetud lähetuskulude aruande esitamist, v.a ettemaksuna tasutud summad. 17.7 Kui ministeeriumi kantud lähetuskulud on lubanud hüvitada kolmas isik ja kui makse ei ole ministeeriumile laekunud kolme kuu jooksul pärast lähetust, siis on lähetatu kohustatud esitama lähetuse taotluses nimetatud kulude hüvitajale nõudekirja või päringu raha ülekandmise kohta. Info makse mittelaekumise kohta edastab lähetatavale eelarve- ja strateegia talitus. Kui lähetusega seotud makse kantakse lähetatu kontole, siis on lähetatu hiljemalt viie tööpäeva jooksul raha laekumisest kohustatud kandma selle summa ministeeriumi arvelduskontole.“. 2. Käskkiri jõustub 01.09.2025. (allkirjastatud digitaalselt) Tiina Uudeberg kantsler