Nõudekiri

Andmekaitse Inspektsioon [email protected] 02.04.2025 nr 1-9/91 Selgitustaotlus 1. Andmekaitse inspektsiooni avaliku teabe seaduse üldjuhendi[1] § 107 kohaselt: „Üks asutus ei tohi pääseda teise asutuse dokumendihalduse sisemisse vaatesse. AvTS eeldab, et dokumendiregistri asutuse-sisene vaade on tõepoolest asutuse sisene vaade. Otseligipääse ehk „torusid“ teise asutuse dokumendihaldusse tuleks võimalusel vältida. Otseligipääsu võimaldamisel peab olema selge vajadus avaliku ülesande täitmiseks. Inspektsioon kontrollib, et otseligipääs hõlmaks üksnes seda dokumendisarja, mis on sellise ülesande täitmisel tegelikult hädavajalik.“ Kas AvTS-i kohaselt peab lisaks teise asutuse töötaja või ametniku ametijuhendile sarjapõhise juurepääsu korral esinema ka tegelik tööülesanne ja eesmärk, mistõttu teise asutuse töötajale tähtajatu juurdepääsu võimaldamisel teabevaldaja dokumendihaldussüsteemi sarjadesse ei oleks teabevaldaja tegevus kooskõlas AvTS § 38 lõikega 3 ning § 43 lõike 1 punktiga 3? Palume selgitada, millistel tingimustel on sarjapõhised juurdepääsud teise asutuse töötajale lubatavad ning mis on levinumad kaalutluse alused, mida AKI sarjapõhise juurdepääsu hädavajalikkuse hindamisel arvestab? 2. Kõnealune küsimus on leidnud käsitlust ka Andmekaitse inspektsiooni KKK rubriigis [2] „Kas asutus võib teisele asutusele võimaldada juurdepääsu oma dokumendiregistri sisevaatele?“ – „Juurdepääsu võib võimaldada ainult sel juhul, kui teine asutus vajab dokumendihaldussüsteemis olevaid dokumente oma tööülesannete täitmiseks ning asutus peaks need muidu e-posti või DVK kaudu teisele asutusele edastama. Siiski võib sellisel juhul juurdepääsu võimaldada ainult juhul, kui selliste dokumentide jaoks on loodud eraldi sarjad. Siis võib juurdepääsu võimaldada ainult konkreetsele sarjale või võimalusel saadetakse üksikdokument töövoo kaudu. Kogu dokumendihaldussüsteemi sisevaatele juurdepääsu võimaldamine on lubamatu, kuna dokumendihaldussüsteemid sisaldavad ka hulgaliselt piiranguga teavet, mida ei ole lubatud edastada selleks õigust mitteomavatele isikutele. AvTS § 38 lg 3 kohaselt on piiranguga teabele juurdepääsuõigus riigi- või kohaliku omavalitsuse ametnikul oma ametiülesannete täitmiseks. Kuna ükski seadus ei näe ette kohustust võimaldada asutusel oma dokumendihaldussüsteemi sisevaatele juurdepääsu teistele asutustele, siis ükski asutus seda teiselt nõuda ka ei saa. Samuti [1] Veebis: https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/avaliku_teabe_seaduse_uldjuhend.pdf [2] Veebis: https://www.aki.ee/et/teabe-avalikkus/kusimus-vastus Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus Telefon 612 6200 Reg. kood 70008440 Mäealuse 2/2, Tallinn 12618 E-post [email protected] www.smit.ee  2(2) vastutab iga asutus selle eest, et tema dokumendihaldussüsteemis olevat piiranguga teavet ei avalikustataks selleks õigust mitteomavatele kolmandatele isikutele.“ Palume selgitada, kas teabevaldaja tegevus sarjapõhise juurdepääsu võimaldamisel on õiguspärane juhul, kui teise asutuse töötaja tööülesannete täitmiseks vajalikud dokumendid on koondatud eraldi sarja või ka juhul, kui sellised dokumendid on ühes sarjas teiste dokumentide hulgas? Samuti palume selgitada, kas teise asutuse töötaja tööülesande esinemisel on AvTS-ga kooskõlas sarjapõhise juurdepääsu võimaldamine kogu ajaloolisele dokumentatsioonile sarjas või üksnes konkreetse tööülesande täitmiseks vajalikus ulatuses? 3. Kas teabevaldaja tegevus on õiguspärane, kui sarjapõhise juurdepääsu korral pääseb teise asutuse töötaja ligi ka asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele, mida isikul ei ole tööülesannete täitmiseks vaja? Kas ka juhul, kui teabevaldajal on mõistlikult võimalik teise asutuse töötajale tööülesannete täitmiseks vajalikku asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet ja dokumente edastada muul viisil? Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Erle Eks õiguse ja hangete juht Tanel Terase, [email protected] Saatja: "SMIT" <[email protected]> Saaja: "AKI info" Teema: Väljaminev kiri Kuupäev: 2025-04-02 13:55 Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Tere! Edastame teile dokumendi. Dokumendi pealkiri: Selgitustaotlus Dokumendi viit: 1-9/91, Dokumendi reg kpv: 02.04.2025 Kui soovite antud kirjale vastata, palun ärge kasutage selleks Reply/Vasta edastust. Faili avamisel tekkinud probleemide korral edastage teavitus e-posti aadressile [email protected] <mailto:[email protected]> Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (SMIT) 612 6200 [email protected] <mailto:[email protected]>