Vastus nõudekirjale

Lp Erle Eks Teie: 02.04.2025 nr 1-9/91 Õiguse ja hangete juht Meie: 25.04.2025 nr 2.3-8/25/1049-2 Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus E-post: [email protected] Vastus selgitustaotlusele Andmekaitse Inspektsiooni sai Teie pöördumise, milles palute selgitada, kas ja millistel tingimustel saab üks asutus nõuda otseligipääsu teise asutuse dokumendiregistris registreeritud mingite sarjade dokumentidele. Tulenevalt avaliku teabe seaduse (AvTS) § 5 lg 1 punktist 1 on teabevaldajateks riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused, kes vastatutavad enda valduses olevate dokumentide, sh AK dokumentide hoidmise ja neile juurdepääsu võimaldamise eest. AvTS § 35 lg 1 annab loetelu teabest, mille asutus on kohustatud tunnistama asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teabeks. AvTS § 38 lg 3 kohaselt on asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele juurdepääsuõigus riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnikul ja töötajal oma ametiülesannete täitmiseks. Sama paragrahvi lg 31 sätestab, et kui seadusega sätestatud juhul taotletakse avalike ülesannete täitmiseks juurdepääsu asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele, teatatakse teabevaldajale teabele seaduses sätestatud juurdepääsu alus ja eesmärk. Eeltoodust tulenevalt ei saa ükski teine asutus nõuda teise asutuse dokumendiregistrile ega seal sisalduvatele dokumentidele/sarjade otsejuurdepääsu muul juhul kui selleks on seadusest tulenev alust. Samuti peab olema selleks ka konkreetne täpselt sõnastatud eesmärk/ülesanne mida täidetakse. Kuna AK-teabele juurdepääsu saab nõuda üksnes seaduse alusel, siis ei saa näiteks kõrgemal seisev asutus nõuda hallatava asutuse dokumendiregistrile juurdepääsu andmist oma määruse või käskkirja alusel. Järgnevalt vastan Teie küsimustele: 1. Palute selgitada, kas teabevaldaja tegevus sarjapõhise juurdepääsu võimaldamisel on õiguspärane juhul, kui teise asutuse töötaja tööülesannete täitmiseks vajalikud dokumendid on koondatud eraldi sarja või ka juhul, kui sellised dokumendid on ühes sarjas teiste dokumentide hulgas? Vastus: Kui teise asutuse töötaja vajab mingist seadusest tuleneva konkreetse ülesande täitmiseks dokumente, mis on ühes sarjas, siis ei ole keelatud sellisele sarjale otsejuurdepääsu võimaldamine, kui muidu tuleks samad dokumendid teisele asutusele edastada näiteks DVK Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235 või e-kirja teel. Sarjale saab juurdepääsu võimaldada siiski juhul, kui see ei sisalda muid piiranguga dokumente, mis konkreetse ülesande täitmiseks ei ole vajalikud. Ehk siis põhimõte on see, et kõigile piiranguga dokumentidele peab olema isikul, kellele sarjale juurdepääs võimaldatakse teadmisvajadus (näit kui sarjas on ainult raamatupidamisdokumendid, mida vajab raamatupidamise teenuse osutaja, mis muidu tuleks raamatupidamisele edastada, kui raamatupidamisteenust osutab teine firma). 2. Samuti palute selgitada, kas teise asutuse töötaja tööülesande esinemisel on AvTS-ga kooskõlas sarjapõhise juurdepääsu võimaldamine kogu ajaloolisele dokumentatsioonile sarjas või üksnes konkreetse tööülesande täitmiseks vajalikus ulatuses? Vastus: Inspektsioon on siin seiskohal, et piiranguga dokumentidele juurdepääsu võimaldamine saab toimuda ainult neile dokumentidele, mis on konkreetse tööülesande täitmiseks vajalikud (näiteks kui sisekontroll või audiitor teeb auditid, siis on tal õigus juurdepääsuks kõigile auditiks vajalikele dokumentidele, mitte aga muule dokumentatsioonile). 3. Kas teabevaldaja tegevus on õiguspärane, kui sarjapõhise juurdepääsu korral pääseb teise asutuse töötaja ligi ka asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele, mida isikul ei ole tööülesannete täitmiseks vaja? Kas ka juhul, kui teabevaldajal on mõistlikult võimalik teise asutuse töötajale tööülesannete täitmiseks vajalikku asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet ja dokumente edastada muul viisil. Vastu: Inspektsioon on siin seisukohal, et kui on võimalik, siis tuleks tööülesannete täitmiseks vajalikud dokumendid teisele asutusele edastada ja sarjale juurdepääsu võimaldamine peaks olema erandlik. Tõsi, AvTS § 38 lg 4 annab võimaluse asutuse juhil otsustada asutuseväliste isikute juurdepääsu võimaldamise asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele, kui see ei kahjusta riigi või omavalitsuse üksuse huve. Inspektsiooni hinnangul saab selliseks teabeks olla asutuse enda poolt kehtestatud piiranguga teave ning see ei tohi kahjustada teiste huve, sh ka näiteks füüsiliste isikute piiranguga andmeid. Küll aga ei saa seda asutuse juhilt nõuda, vaid see on asutuse juhi otsustada. Täiendavalt on inspektsiooni seisukohad ära toodud ka avaliku teabe seaduse üldjuhendi §-s 107, mille leiate meie veebilehelt https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/avaliku_teabe_seaduse_uldjuhend.pdf. Loodame, et saime oma selgitustega Teile abiks olla. Lugupidamisega /allkirjastatud digitaalselt/ Elve Adamson jurist peadirektori volitusel 2 (2)