Leping

Riigihange: „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ Lisa 3: Teenuse osutamise eelarve vorm 80 osalejaga sündmuse korraldamine Hind Rida Kulu nimetus1 Ühik Ühiku hind kokku Muutuvkulud (sõltuvalt osalejate arvust) 1. Majutuskulu 1 9825 9825 2. Toitlustuskulu 80 215,65 17252 3. Õhtuse tegevuse kulu 1 400 400 4. Meened esinejatele 12 30 360 Püsikulud (ei olene osalejate arvust) 5. Konverentsi jm ruumide rentimise kulu 1 3780 3780 6. Tehnika rendi jm kulu 1 9862 9862 7. Projektijuhtimiskulud 1 5745 5745 Muud kulud (baari ülesehitus, dekoratsioonid, 8. 1 1723 1723 kujundustööd, materjalid) 9. Pakkumuse kogumaksumus ilma käibemaksuta: 48947 10. Käibemaks: 8677,30 11. Pakkumuse kogumaksumus koos käibemaksuga: 57624,30 Kinnitame, et: 1. oleme pakkumuse maksumuses arvestanud kõikide riigihangete alusdokumentides nõutud teenuste ja töömahtudega; 2. pakkumuse maksumus on lõplik ja sisaldab kõiki kulutusi, mis on vajalikud hankelepingu täitmiseks ja teenuste nõuetekohaseks osutamiseks; 3. oleme teadlikud, et lõplik eelarve võib vastavalt osavõtjate arvule kujuneda väiksemaks, kui esialgu planeeritud. Täpne summa selgub lõppraportiga. 4. oleme teadlikud, et hankija ei hüvita hankelepingu täitmisel pakkujale mingeid täiendavaid kulusid ega tee mistahes täiendavaid makseid. Nimi: Jane Tuha /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta) 1 Pakkujal on võimalus lisada vastavalt vajadusele täiendavaid kulude nimetusi  Hankedokumendi Lisa 1 „Tehniline kirjeldus“ Eeldatav maksumus Kuni 50 000 € Ürituse orienteeruv kestvus 1,5 päeva Sihtgrupp Avaliku sektori asutuste juhtkond (kantslerid, asekantslerid, ametite peadirektorid jt kõrgemad riigiametnikud) ning valdkondade juhid, IT-juhid. Osalejate eeldatav 80 inimest maksimaalne piirarv Ürituse formaat on soliidne ja väärikas, vältides samas üleliigset formaalsust. Ürituse programmi valmistab ette MKM (käsundiandja). Hangitakse kursuste tehniline korraldus. 1. Toimumisaeg ja programm 1.1. Kahepäevase ürituse toimumine on esialgselt kavandatud 20. – 21. november 2023 (edaspidi vastavalt esimene ja teine päev). Käsundiandja jätab endale õiguse kooskõlastatult käsundisaajaga ürituse kuupäevi muuta. Võimalike muutustega ürituse toimumise kuupäevades ei saa hankelepingu maksimaalne kogumaksumus suureneda. 1.2. Ürituse eeldatav programm on järgmine: Esimene päev 9.30-10.00 Saabumine, tervituskohv 10.00-10.15 Tervitus ja sissejuhatus 10.15-11.45 Ettekanded 11.45-12.00 Kohvipaus 12.00-13.30 Ettekanded 13.30-14.30 Lõuna ja ühispilt 14.30-15.30 I töötoad (kolmes ruumis paralleelselt) 15.30-15.45 Paus ja ruumide vahetus 15.45-16.45 II töötoad (kolmes ruumis paralleelselt) 16.45-17.00 Paus ja ruumide vahetus 17.00-18.00 III töötoad (kolmes ruumis paralleelselt) 18.00-18.15 I päeva kokkuvõte 18.15-19.30 Vaba aeg (sh võimalus külastada spaad või sauna) 19.30-21.00 Pidulik õhtusöök 21.00-…… Õhtune koosviibimine (vt täpsemalt punkt 1.4) Teine päev 08.30-09.45 Hommikusöök ja tubade loovutus 9.45-10.00 Teise päeva sissejuhatus 10.00-11.30 Ettekanded 11.30-11.45 Kohvipaus 11.45-13.00 Ettekanded 13.00-13.45 Paneeldiskussioon laval 13.45-14.00 Kokkuvõte 14.00-15.00 Lõuna ja ärasõit 1.2.1. Käsundisaaja peab arvestama, et tegemist on eeldusliku programmiga ning programmi kellaaegades ja ülesehituses võib toimuda muudatusi. 1.2.2. Ürituse sisulise osa korraldab täielikult käsundiandja, sh otsib esinejad ja moderaatori(d), sõlmib nendega vajadusel kokkulepped tasustamise, transpordi, majutuse vms osas. 1.3. Esimesel päeval enne õhtusööki (eelduslikult kell 18.15-19.30) peab olema osalejatel võimalus tihedast koolituspäevast taastuda. Kui sündmuse toimumiskohas on spaa või saun, peab olema võimalus seda külastada. Sauna või spaa külastamise kulud tuleb kajastada pakkumuses. 1.4. Pärast õhtusööki planeeritud õhtuseks tegevuseks tuleb välja pakkuda muusikaline meelelahutus (DJ, bänd, laulja vmt). 1.4.1. Pakkumuse maksumuses tuleb arvestada ka DJ, bändi, laulja esinemisega seotud kogu tehnikaga (arvestada ca 4 tundi kokku, mitmes osas kogu ürituse vältel). 1.4.2. Meelelahutuse organiseerimisel (ja/või ruumi paigutamisel/valimisel) peab arvestama sellega, et osa seltskonnast soovib tantsida/muusikat nautida ja osa omavahel juttu rääkida. 1.4.3. Käsundiandja teeb ürituse ettevalmistamise faasis õhtuse tegevuse osas valiku käsundisaaja pakkumuses toodud ideedest või kasutatakse tööde käigus koostöös käsundisaajaga tekkinud täiendavaid ideid, et saavutada ürituste eesmärki kõige paremini tagav lahendus. 1.4.4. Käsundisaaja ülesandeks on sõlmida käsundiandja ja -saaja vahel kokkulepitud tegevuste läbiviimiseks vajalikud kokkulepped ning korraldada ja tagada kokkulepitud tegevuste sujuv läbiviimine/tehniline toimimine v.a ettekannetega esinejad, kuna ürituse sisulise poole eest vastutab käsundiandja. 1.5. Kui välja pakutud muusikaliseks meelelahutuseks on vaja broneerida eraldi ruum(id), siis tuleb käsundisaajal see kulu pakkumuse maksumusse sisse arvestada ja eelarve vormil esitada. 2. Toimumiskoht 2.1. Toimumiskoht ei tohi asuda lähemal kui 50 km ja kaugemal kui 100 km Tallinna südalinna asumist. Asukoha kaugus Tallinnast on piiritletud, et vältida kursustel osalejate mitteosalemist kursuste programmi mõnes osas ja/või esimese päeva õhtul lahkumist, mis takistaks kursuste eesmärkide parimat saavutamist. 2.2. Toimumiskoht ei tohi asuda ka saartel, sest esinejad peavad saama vajadusel osaleda vaid enda ettekande ajal. 2.3. Toimumiskohaks sobib mõis või hotell, mis on esinduslik, väärikas ning inspireeriva õhkkonnaga ja asub looduskaunis kohas, et luua soodsad tingimused mõttetööks ning ürituse eesmärkide parimaks saavutamiseks. 2.4. Toimumiskohas peab olema võimalus korraldada kohvipause, lõunasööki ning õhtusööki (väljaspool seminariruume) ning õhtust koosviibimist. Toimumiskohas peab olema spaa ja/või sauna kasutamise võimalus. 2.5. Üritus on varasemalt toimunud Vihula mõisas, mis on arvestades ürituse eesmärki, formaati ja sihtgruppi olnud sobiv koht ürituse korraldamiseks. 2.6. Toimumiskohas peavad kindlasti olema järgmised ruumid: 2.6.1. Suur seminariruum 2.6.1.1. Toimumiskoha suur seminariruum peab võimaldama kuni kaheksakümnel osalejal istuda selliselt (eelistatult laudkondades), et saavad mugavalt jälgida esinejat (vajadusel ekraanilt). 2.6.1.2. Esinejatele peab olema jäetud piisavalt ruumi, et oleks võimalik mugavalt ettekannet teha. Samuti peab esineja nägema oma ettekannet ekraanilt, mis on suunatud ainult tema suunas samal ajal kui ta ise vaatab publiku poole. Samuti peab olema piisavalt ruumi ja vajalik mööbel kuni viie osalejaga paneeldiskussiooni läbiviimiseks. 2.6.2. Väiksed seminariruumid 2.6.2.1. Toimumiskohas peab olema lisaks suurele seminariruumile kolm väiksemat seminariruumi, kuhu mahub vähemalt 25 inimest laudkondadena. Seminariruumid peavad võimaldama töötubade (vt programmi tehnilise kirjelduse punktis 1.2.) korraldamist. 2.6.2.2. Kui toimumiskohas ei ole piisavalt väiksemaid seminariruume, siis võib üks töötuba toimuda suures seminariruumis. 2.6.2.3. Väikeseid seminariruume ei ole vaja sisustada erimööbliga, sobib konverentsimööbel. 2.6.3. Õhtusöögiruum 2.6.3.1. Õhtusöögiks peab olema tagatud privaatne/sed ruum(id). Käsundisaaja peab korraldama ruumi(de) paigutuse ja dekoreerimise, sh ka laudadele kaunistused ja menüüd võttes arvesse, et tegemist on piduliku õhtusöögiga.  2.6.3.2. Ürituse toimumise ruumides ei tohi samal ajal viibida teiste ürituste osalejaid või toimumiskoha teisi külastajaid. 2.6.3.3. Õhtusöögi ruumis peab olema võimalik kasutada ekraani, projektorit, helisüsteemi, kõnepulti, käsimikrofoni, esitlusarvutit, raadiohiirt ning õhtusöögil peab mängima sobiv taustamuusika (ei pea olema elav muusika) ja selle peab tagama käsundisaaja. Õhtusöögi lõpuaeg täpsustatakse ürituse planeerimise käigus. 2.6.4. Õhtuse koosviibimise ruum 2.6.4.1. Ruum peab olema privaatne, st ürituse toimumise ruumides ei tohi samal ajal viibida teiste ürituste osalejaid või toimumiskoha teisi külastajaid. 2.6.4.2. Ruum ja selle paigutus peab arvestama õhtuse tegevusega (vt punkti 1.4). Kõik osalejad peavad mahtuma ühte ruumi. 2.6.4.3. Ruumis peab olema tagatud võimalus istuda (min 20 kohta) ja omavahel juttu rääkida. 2.6.4.4. Ruumis peab olema baar vms koht, kust osalejad saavad ise alkohoolseid ja mittealkohoolseid jooke osta. 2.6.5. Muud ruumid 2.6.5.1. Esimesel päeval enne õhtusööki tuleb tagada võimalus kasutada spaad või sauna/sid. 2.6.5.2. Eelistatult korraldatakse kohvipausid väljaspool seminariruume, seminariruumide läheduses (võimalusel kõigile ühes ruumis). Pausideks tuleb tagada piisav arv pukklaudu, et osalejatel oleks mugav sööki-jooki nautida. 2.6.5.3. Ruumide broneerimisel tuleb lisaks arvestada ettevalmistus- ja järeltegevustele kuluva ajaga. Käsundisaaja kannab kõik ruumide kasutamisega seotud kulud ning ruumide kasutamisega seotud kulud tuleb pakkumuse maksumusse sisse arvestada. 3. Tehnika ja töövahendid 3.1. Käsundisaaja peab suures seminariruumis tagama vähemalt (kui tööde elluviimise käigus pole käsundiandjaga teisiti kokku lepitud): 3.1.1. ekraan (vajadusel lisaekraan(id), et kõik osalejad näeksid mugavalt ettekandeid); 3.1.2. dataprojektor; 3.1.3. kõnepult; 3.1.4. esitlusarvuti; 3.1.5. raadiohiir; 3.1.6. laserpointer;  3.1.7. helisüsteem, mis võimaldab kvaliteetselt esitada ka videote heli; 3.1.8. vähemalt 5 peamikrofoni (korraga laval on kuni 4 panelisti ja moderaator), 1 käsimikrofon, 1 kõnepuldile pandav mikrofon; 3.1.9. väga hea internetiühendus1; 3.1.10. jalgadel tahvel paberiga ja markerid või digitahvel; 3.1.11. osalejatele paberid ja kirjutusvahend (pastapliiatsid); 3.1.12. piisavalt pistikupesasid osalejate sülearvutite tarvis; 3.1.13. grupitöö vahendid (paberid, markerid jms). 3.2. Käsundisaaja peab grupitöö ruumides (väikesed seminariruumid, sh vajadusel ka suur seminariruum) tagama järgmised tehnilised vahendid: 3.2.1. ekraan; 3.2.2. dataprojektor; 3.2.3. helisüsteem; 3.2.4. wifi-võrk; 3.2.5. jalgadel tahvel paberiga ja markerid või digitahvlid; 3.2.6. nuti-ekraan; 3.2.7. osalejatele paberid ja kirjutusvahendid (pastapliiatsid); 3.2.8. piisavalt pistikupesasid osalejate sülearvutite tarvis; 3.2.9. vajadusel grupitöö vahendid (paberid, markerid jms). 3.3. Muud tehnilised vajadused 3.3.1. Käsundisaaja tuleb eelarves arvestada ja vajadusel korraldada mõlemal päeval esineja(te) esinemine (sh ettekannete, videote jms näitamine) üle veebi nii, et esineja näeb seminariruumis viibijaid ja nemad näevad ekraanilt esinejat. 4. Majutus 4.1. Käsundisaaja peab tagama kuni 76 osaleja majutuse üheks ööks. Lisaks tuleb tagada 4 ööbimiskohta käsundiandja esindajatele/esinejatele kaheks ööks (saabuvad 1 päev enne ürituse toimumist). 4.2. Seega tuleb tagada majutus alljärgnevalt: 4.2.1. 22.-23.11.23 käsundiandja esindajatele ja/või esinejatele 4 ööbimiskohta, mis võivad olla kahekesi toas; 1 Kvaliteetne internetiühendus eelkõige esinejatele veebipõhise videomaterjali esitamiseks ettekande käigus ja kaugtöö tegemiseks osalejatele (e-mail, kiirsuhtlus, VPNid, süsteemide kaughaldus ja videokõned)  4.2.2. 23.-24.11.23 osalejatele 76 ööbimiskohta ja 4 ööbimiskohta käsundiandja esindajatele ja/või esinejatele. 4.3. Majutus peab olema tagatud maksimaalses ulatuses omaette tubades. Tubadesse ei tohi majutada kolm või enam osalejat. 4.4. Tubades peab olema eraldiseisev WC ja vannituba. 4.5. Igas toas peab olema võimalik kasutada WIFIt. 4.6. Majutus peab sisaldama hommikusööki. 4.7. Käsundisaaja korraldab enne ürituse toimumist majutamisega seotud andmete edastamise ja suhtlemise toimumiskohaga, kui käsundiandja ja -saaja ei lepi kokku teisiti. Käsundisaaja peab lahendama ürituse toimumise ajal majutusega seotud küsimusi. 4.8. Kui ööbijaid on vähem, kui esialgu planeeritud, tasutakse majutuse eest vastavalt tegelikele kuludele. Ööbijate arvu kinnitab käsundiandja üle hiljemalt kümme päeva enne ürituse toimumist. 5. Toitlustamine 5.1. Kohv/tee ja vesi peavad olema mõlemal päeval saadaval kogu seminaripäeva ajal. 5.2. Ürituse menüüvalikul tuleb arvestada ürituse eripära ja sihtgrupiga, pakkuda tuleb mitmekesist ja tasakaalustatud toitu. Toidud peavad olema vastavalt ja arusaadavalt tähistatud, sh välja toodud enamlevinud allergeenid, laktoosi- ja gluteenisisaldus jmt. 5.3. Käsundisaajal tuleb toitlustuse planeerimisel ja eelarve koostamisel arvestada, et järjest enam on osalejate seas erisoovidega inimesi. Ürituse menüüd peavad sisaldama valikut taimetoitlastele, veganitele ning gluteeni- ja laktoositalumatutele jms. 5.4. Käsundisaaja tagab, et ürituse menüüd ja kogused arvestavad osalejate poolt registreerimisel märgitud infoga (nt toitumiserisused, varasem lahkumine ürituselt vms). 5.5. Hiljemalt 20 päeva enne üritust saadab käsundisaaja käsundiandjale kooskõlastamiseks menüüd söögikordade ja pauside lõikes. 5.6. Toitlustuse eest tasutakse vastavalt tegelikele kuludele. Tegelikud kulud kajastatakse üleandmise-vastuvõtmise aktis, mille käsundisaaja esitab pärast teenuse osutamist. Käsundiandja ei tasu ühegi teenuse eest rohkem kui on toodud käsundisaaja pakkumuses. 5.7. Esimese päeva toitlustus peab sisaldama (pakkumuses arvestada 80 inimesega): 5.7.1. tervituskohvi – vähemalt kaht soolast ja üht magusat suupistet; 5.7.2. ennelõunast kohvipausi – vähemalt kaht tervislikku valikut (nt smuuti, köögi- või puuviljavalik); 5.7.3. buffet lõunasööki – eelrooga (salativalik või supp), pearooga, desserti;  5.7.4. pärastlõunast kohvipausi – vähemalt üht soolast, ühte magusat suupistet ja puuviljavalikut; 5.7.5. kolmekäigulist pidulikku õhtusööki – vähemalt eelrooga (salat või supp), pearooga, desserti. Iga käigu juurde tuleb arvestada sobivate jookidega. Joogid lepitakse hankijaga kokku menüüde kokku leppimise käigus. Kogu õhtusöögi aja peab olema mh tagatud vesi osalejatele ning desserdi juurde tuleb pakkuda kohvi ja teed. Õhtusöök ei ole korraldatud buffet-na. 5.7.6. kui õhtusöögile eelneb saunakülastus (st mitte spaa külastus), peavad saunas olema sobilikud suupisted ja joogid; 5.7.7. suupisteid ja jooke õhtusele koosviibimisele – vähemalt 3 erinevat suupistevaagnat (nt juustu-, liha- ja köögiviljavaagen) ja joogid. Lisaks peab olema tagatud vesi. 5.8. Teise päeva toitlustus peab sisaldama (pakkumuses arvestada 80 inimesega, v.a. hommikune kohvipaus): 5.8.1. vajadusel hommikusöök (eelduslikult sama valik ja sama toimumiskoht, kus ööbijatele serveeritakse hommikusööki) neile, kes saabuvad alles II päeva hommikul (pakkumuses arvestada 10 osalejaga); 5.8.2. kohvipaus – 1 soolane ja 1 magus suupiste; 5.8.3. buffet lõunasööki (salativalik või supp, pearoog, dessert). 5.9. Iga toidukord (v.a suupisted õhtusele koosviibimisele) peab sisaldama igale osalejale kohvi, teed, vett. 5.10. Kohvipausid peavad olema korraldatud kiiresti, osalejatele mugavalt. Katte ettevalmistamine ja hilisem koristamine ei tohi häirida ürituse läbiviimist. 5.11. Lõunasöögi menüü peab olema eri päevadel erinev. 5.12. Lõunad peavad toimuma toimumiskoha seminariruumidest eraldatud suuremas ruumis (restoranis, kohvikus vms). 6. Ürituse ettevalmistamine Ürituse ettevalmistavas faasis on käsundisaaja ülesanneteks vähemalt: 6.1. käsundiandjaga ürituse täpsetes toimumisaegades kokkuleppimine; 6.2. ürituse läbiviimiseks vajaliku tehnika organiseerimine, transport ja toimumiskoha tehniline ettevalmistamine; 6.3. toitlustus- ja majutusteenuse korraldamine; 6.4. ürituse menüüvaliku koostamine ja kokkuleppimine käsundiandjaga; 6.5. esinejatele tänumeenete hankimine; 6.6. ürituse materjalide ettevalmistus (vt punkt 9); 6.7. ürituste läbiviimiseks sobilike ruumide organiseerimine;  6.8. eelregistreerunutele meeldetuletuskirja ettevalmistamine; 6.9. osaluslehtede, osalejate (sh ka lektorid, esinejad ja päevajuhid) nimesiltide, päevakavade (A3 või A4 formaadis) ja EL teavitussildi (A3 formaadis) ettevalmistamine, kooskõlastamine käsundiandja ja printimine. 7. Ürituse kohapealsed tööd Ürituse toimumisfaasis on käsundisaaja ülesanneteks vähemalt: 7.1. ürituse sujuv läbiviimine ja professionaalsel tasemel korralduse tagamine (sh käsundisaaja meeskonna korrektne riietus, osalejate ning esinejatega viisakas suhtlemine, sh vajadusel inglise keeles); 7.2. ruumide (sh tehniline) ettevalmistamine; ruumid peavad olema valmis seatud vähemalt 15 minutit enne ürituse (st enne kogunemise) algust; 7.3. ürituse toimumiseks muude vajalike tegevuste koordineerimine ja haldamine (sh vajadusel mööbli ümberpaigutamine ürituse toimumise ruumides, veebiülekande teostamine ja/või muud tegevused olenevalt konkreetsest üritusest); 7.4. toitlustusega seotud tegevuste koordineerimine ja toitlustuse tagamine vastavalt kokkulepitule käsundiandjaga (vt täpsemalt punkti 5); 7.5. vajadusel ürituse toimumiskoha suunaviitadega tähistamine; 7.6. ürituse alguses ja kogu selle kestel osalejate assisteerimine (sh vastuvõtmine, registreerimine, suunamine, vajadusel infolaud kogu ürituse kestel), esinejate ja moderaatori assisteerimine (sh vastuvõtmine, registreerimine ning vajadusel suunamine tehniku juurde, abistamine mikrofoni, esitlusarvuti ja muuga); 7.6.1. esimesel hommikul enne ürituse algust ja vahetult pärast seda ehk siis kui saabuvad hilinejad, peab registreerimislauas olema korraga 2 inimest. Hiljem peab registreerimislauas olema 1 inimene. Iga osaleja kinnitab kohaloleku allkirjaga osaluslehel. 7.7. vajadusel desinfitseerimis- jms vahendite tagamine; 7.8. ürituste jäädvustamine fotodel aruandluse jaoks. 8. Ürituse järeltegevustega seotud tööd Ürituse järgselt on käsundisaaja ülesanneteks vähemalt: 8.1. tagasisideküsitluse koostamine vastavalt käsundiandjalt saadud sisendile; 8.2. tagasiside kogumine, analüüsimine ja kokkuvõtte esitamine käsundiandjale; 8.3. tänukirja koostamine ja selle kinnitamine käsundiandjaga; 8.4. aruandluse koostamine ja esitamine käsundiandjale. 9. Ürituse materjalid 9.1. Käsundisaaja korraldab vähemalt järgmiste materjalide loomise, kujundamise ja tellimise: 9.1.1. elektroonilise kutse päis (käsundiandjale koostab ürituse kutse, kuhu paigutab käsundisaaja valmistatud kutse päise);  9.1.2. osalejate kaelakaardid koos päevakavaga 80 inimesele, mida on osalejatel mugav kaasas kanda. Kaelakaartide tootmisel arvestada 10 tühja nimesildiga; 9.1.3. suunaviidad (peavad olema paigaldatud erinevate ruumide, hoonete jms vahel liikumiseks); 9.1.4. osalejate nimekiri (allkirjalehed) 1 eksemplar; 9.1.5. ürituse ava- ja vaheslaidid; 9.1.6. esitlusslaidide põhi; 9.1.7. töötubade uksesildid (A4); 9.1.8. tänukaart esinejate ja osalejate kinkekotile (A7); 9.1.9. õhtusöögi menüükaart. 9.2. Kujunduses lähtuda e-Eestile loodud visuaalsest lahendusest (https://brand.estonia.ee/). 10.Ruumide dekoreerimine 10.1. Õhtusöögi ruumis tuleb valguse ja/või lauakaunistustega luua õdus ja pidulik õhkkond. 10.2. Kõik ruumid peavad olema nõuetekohaselt tähistatud Euroopa Liidu sümboolikaga (vastavad nõuded ning stiilijuhised on kättesaadavad aadressil https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/euroopa-liidu-valisvahendid/logod-ja- sumboolika). 11.Esinejate meened 11.1. Käsundisaaja peab pakkuma ja tellima esinejate meened. Pakkumuses arvestada kaheteistkümnega. 11.2. Meenete märksõnaks võib olla nt Eesti disain, keskkonnahoidlikkus (tooted ei pea olema seotud IT ja/või innovatsiooni valdkonnaga). 11.3. Esinejate meene pakkumisel tuleb arvestada, et esinejad võivad olla Eestist ja mujalt ning meene peab olema mugavalt ja turvaliselt transporditav lennuki käsipagasis. 11.4. Meened peavad olema tähistatud Euroopa Liidu logoga vastavalt Riigi Tugiteenuste Keskuse juhenditele: Logod ja sümboolika | Riigi Tugiteenuste Keskus (rtk.ee). 11.5. Meenete maksumus koos kinkekotiga võiks jääda orienteeruvalt vahemikku 30 kuni 40 eurot + km. 11.5.1. Meenete maksimaalne maksumus tuleb arvestada pakkumuse maksumusse ja esitada HD lisa 3-s. 11.6. Käsundiandja teeb meenete osas valiku käsundisaaja pakkumuses toodud ideedest või kasutatakse tööde käigus koostöös käsundisaajaga tekkinud täiendavaid ideid, et saavutada kõige parem lahendus. 12.Muud tingimused 12.1. Käsundisaaja meeskonnaliikmete (sh alltöövõtjate) toitlustamine, majutus ja transport tuleb tagada käsundisaajal ning vastav kulu arvestada eelarverea projektijuhtimise ja sellega seotud kulude sisse. 12.2. Käsundisaaja peab arvestama, et käsundiandja ei tee ettemaksu, tööde vastuvõtmise ja tasumise kord on toodud hanke alusdokumentides. 12.3. Käsundisaaja pakkumuse maksumus peab sisaldama kõigi tööde kirjelduses toodud tööde maksumust. 12.4. Käsundiandja jätab endale õiguse tööde elluviimise käigus kokkuleppel käsundisaajaga vajadusel kulusid eelarveridade vahel muuta (st mõnelt kulurealt vabanevaid vahendeid kasutada teistel ridadel olevate kulude täiendavaks katmiseks), kui see on lepinguga taotletavate eesmärkide saavutamiseks põhjendatult vajalik ja/või kui see võimaldab lepingu eesmärke saavutada parimal võimalikul moel. Kulusid võib eelarveridade vahel muuta tingimusel, et lepingu kogumaksumus ei suurene. 12.5. Käsundiandja jätab endale õiguse tööde elluviimise käigus kokkuleppel käsundisaajaga vajadusel teha muudatusi loovlahenduse (sh ruumide ja visuaalsete materjalide) kontseptsioonis, tehnilis-korralduslikus kontseptsioonis (sh ruumide lahenduses, menüüdes) eeldusel, et muudatused on lepinguga taotletavate eesmärkide saavutamiseks põhjendatult vajalikud ja/või kui need võimaldavad lepingu eesmärke saavutada parimal võimalikul viisil.  KÄSUNDUSLEPINGU ERITINGIMUSED Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur-Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi käsundiandja) ja Live Agentuur OÜ, registrikood 14126168, asukoht Veerenni tn 24, Tallinn 10135, mida esindab juhatuse liige Jane Tuha (edaspidi käsundisaaja), keda edaspidi nimetatakse ka üheskoos pooled ja eraldi pool, sõlmivad käsunduslepingu (edaspidi leping) alljärgnevate tingimuste kohaselt: 1. Lepingu dokumendid ja lepingu alus 1.1. Leping koosneb käesolevatest eritingimustest (edaspidi eritingimused) ja üldtingimustest (edaspidi üldtingimused) ning nende lisadest. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi 1.1.1. Käsundisaaja kohustub: 1.1.1.1. osutama punktis 2.1 nimetatud teenust ja esitama käsundiandjale: 1.1.1.1.1. Lõppraporti (edaspidi raport) 14 päeva jooksul pärast teenuse osutamist, mis sisaldab kokkuvõtet teostatud töödest ja tegelikest kuludest; 1.1.1.1.2. pärast punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti heakskiitmist käsundiandja poolt vormistavad pooled teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt, lisa 4), mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.1.1.2. osutama teenust, lähtudes Vabariigi Valitsuse 20. juuni 2022. a määrusest nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ ning EL struktuuritoetusele viitamise juhendist1. Teenuse osutamise käigus tähistamisega seonduva sümboolika paigutus ja formaat kooskõlastatakse eelnevalt käsundiandjaga. 1.1.1.3. arvestama teenuse osutamise käigus käsundiandja antud juhistega ning kõrvaldama käsundiandja nõudmisel teenuses esinevad puudused käsundiandja määratud tähtajaks. 1.1.2. Käsundiandja kohustub: 1.1.2.1. lepingu punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti üle vaatama 10 tööpäeva jooksul alates raporti esitamise kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtpäevale järgneva 5 tööpäeva jooksul käsundisaajale, kui raport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja jooksul kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse raport käsundiandja poolt heakskiidetuks. Puuduste esinemise korral raportis või lepingutingimustele mittevastavuse korral määrab käsundiandja mõistliku tähtaja puuduste kõrvaldamiseks raportis või uue, lepingutingimustele vastava raporti esitamiseks. Pärast lepingutingimustele vastava raporti esitamist vormistavad pooled akti, mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.2. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 1 http://www.struktuurifondid.ee/et/logod 1.3. Leping sõlmitakse käsundiandja läbiviidud alla sotsiaalteenuse riigihanke piirmäära jääva hanke2 „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ tulemusena ning vastavalt hanke alusdokumentidele ning käsundiandja edukaks tunnistatud pakkumusele (Lisa 2). 2. Lepingu objekt ja tähtaeg 2.1. Lepingu objektiks on käsundisaaja kohustus osutada käsundiandjale teenust, mis seisneb ürituse „Digitippude foorum“ korraldamises. Teenuse täpsem kirjeldus on toodud lepingu lisas 1 „Tehniline kirjeldus“. 2.2. Käsundisaaja korraldab ja viib punktis 2.1 nimetatud ürituse läbi hiljemalt 30. novembril 2023. 2.3. Käsundisaaja annab punktis 2.1 nimetatud teenuse käsundiandjale üle ühes (1) osas koos punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raportiga. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Käsundiandja maksab käsundisaajale lepingus sätestatud kohustuste täitmise eest tasu summas kuni 48 947 eurot, millele lisandub käibemaks. 3.2. Väljamaksmisele kuuluv tasu moodustub Lisa 3 "Teenuse osutamise eelarve" põhjal, kusjuures muutuvkulud tasutakse vastavalt osutatud teenuste tegelikule maksumusele sõltuvalt käsundisaaja pakkumuses esitatud ühikuhindadest ja osalejate arvust. 3.3. Käsundiandja tasub teenuse eest pärast selle vastuvõtmist punktis 1.1.1.1.2 nimetatud akti alusel ühes (1) osas. Teenus loetakse vastuvõetuks, kui käsundiandja on akti allkirjastanud. 3.4. Teenuse tellimist rahastatakse Euroopa Regionaalarengu Fondist, ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri 14. märtsi 2023 käskkirja nr 44 „Toetuse andmise tingimused digiriigi alusbaasi kindlustamise, digiriigi arenguhüpete hoogustumise ning küberruumi turvalisuse tagamise toetamiseks“ alusel, millega kehtestatakse meetme 21.1.2.1 “Digiriik” sekkumise 21.1.2.1 „Digilahenduste ja uuenduste väljatöötamine ja kasutuselevõtt avalikus sektoris” raames toetuse andmise tingimused ja kord. 4. Volitatud esindajad 4.1. Käsundiandja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja teenuse vastuvõtmisel on digiriigi arengu osakonna digiarengu kogukonna juht Karoli Noor, telefon +372 5885 1118, e-post [email protected]. 4.2. Käsundisaaja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on Kairit Sverdlik, telefon + 372 56228206, e-post [email protected]. 5. Lepingu lisad 5.1. Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: Lisa 1 – Riigihanke alusdokumendid sh Tehniline kirjeldus Lisa 2 – Käsundisaaja pakkumus (lisatud dokumendihaldussüsteemi Delta) Lisa 3 – Teenuse osutamise eelarve Lisa 4 – Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti vorm 2 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 1 6. Muud sätted 6.1. Käsundisaaja kinnitab, et on lepingu üldtingimustega tutvunud elektroonselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kodulehel aadressil: https://mkm.ee/ministeerium- uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 6.2. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik 6.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Käsundiandja Käsundisaaja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ 2  Käsunduslepingu lisa 4 Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (vorm) Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt Käesolev teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud………… (edaspidi käsundisaaja) juhatuse liikme ……… poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi digiriigi arengu osakonna digiarengu kogukonna juhile (edaspidi käsundiandja), tõendamaks, et käsundisaaja andis üle poolte vahel …..……2023. aastal sõlmitud lepingu nr …. alusel osutatud teenuse alljärgnevalt: 1. ……………………………………………(üle antava(te) teenus(t)e nimetus, detailne kirjeldus, ajavahemik, maht, täidetud tingimused, vajadusel viited lepingu punktidele vms) 2. Käsundiandja on teenuse osutamise tulemustega tutvunud ning võtab vastu ja allkirjastab teenuse osutamise tulemused, millega ühtlasi loetakse käsundisaaja poolt üle antud teenus vastuvõetuks. Käesolev akt on aluseks käsundisaaja poolt käsundiandjale kooskõlas lepingu punktiga…… arve esitamiseks summas …….. (summa sõnades) eurot. Käesolev akt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale poolele. Käsundisaaja Käsundiandja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/