MINISTRI KÄSKKIRI
20.07.2023 nr 108
Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskorra
kinnitamine
Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punktide 1 ja 3 ning § 52 lõike 1, avaliku teabe
seaduse § 10 lõike 2, § 12 ja Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuste
korraldamise ja teabehalduse alused” § 17 lõike 3 alusel:
1. Kinnitan Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskorra (lisatud).
2. Tunnistan kehtetuks sotsiaalministri 22. detsembri 2008. a käskkirja nr 228
„Sotsiaalministeeriumi asjaajamiskorra kinnitamine“.
3. Käskkiri jõustub selle kinnitamisest.
(allkirjastatud digitaalselt)
Signe Riisalo
sotsiaalkaitseminister
(allkirjastatud digitaalselt)
Riina Sikkut
terviseminister
KINNITATUD
sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 20.07.2023
käskkirjaga nr 108
„Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskorra kinnitamine“
SOTSIAALMINISTEERIUMI
DOKUMENDIHALDUSKORD
1
Sisukord
1. EESMÄRK ...................................................................................................................................... 3
2. REGULEERIMISALA JA KOHALDAMISALA .............................................................................. 3
3. VASTUTUS ..................................................................................................................................... 4
4. ÜLDPÕHIMÕTTED......................................................................................................................... 4
Lisa 1 DOKUMENDIRINGLUS ............................................................................................................... 5
1. Protsessijoonis ........................................................................................................................... 5
2. Saabuvate dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine .......................................................... 6
3. Dokumendi edastamine täitjale, vastamistähtaeg ja vastamise tähtaja järgimine ..................... 8
4. Dokumendi koostamine .............................................................................................................. 9
5. Ministeeriumis koostatavad dokumendid ................................................................................. 10
6. Dokumendi kinnitamine ............................................................................................................ 12
7. Dokumendi kooskõlastamine.................................................................................................... 13
8. Dokumendi allkirjastamine........................................................................................................ 13
9. Dokumendi väljasaatmine ........................................................................................................ 14
10. Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine. Digitaalallkirja tõestamine ................... 15
11. Ministeeriumis kasutusel olevad pitsatid ............................................................................... 15
Lisa 2 DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI KASUTAJATE ÕIGUSED................................................. 17
Lisa 3 VOLITUSTE ANDMINE JA ALLKIRJASTAMISE PÄDEVUS .................................................. 18
1. Reguleerimisala ........................................................................................................................ 18
2. Üldvolitus kantslerile ................................................................................................................. 18
3. Pädevus kohtus esindamisel .................................................................................................... 18
4. Allkirjastamise pädevus ............................................................................................................ 19
Lisa 4 JUURDEPÄÄSUPIIRANGUGA TEABE KASUTAMINE JA AVALIKUSTAMINE ................... 22
1. Teabele juurdepääsu piirangu kehtestamine ........................................................................... 22
2. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi kasutamine ....................................... 24
3. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris ......................................................... 24
Lisa 5 ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE ................................................................................................. 26
Lisa 6 ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE ................................................................................................ 27
1. Liigitusskeemi koostamine........................................................................................................ 27
2. Toimikute korrastamine ............................................................................................................ 27
3. Dokumendihoidlas olevatele dokumentidele juurdepääsu tagamine ....................................... 28
4. Ülevaade arhiivi koosseisust .................................................................................................... 28
5. Dokumentide hävitamine ja arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivile ...................................... 28
2
1. EESMÄRK
1.1. Dokumendihalduskorra eesmärk on tagada ministeeriumi tegevuse dokumenteerimise
järjepidevus ja usaldusväärne väikese halduskoormusega asjaajamine, vähendades
bürokraatiat ja reguleerides vastutuse ulatust.
1.2. Dokumendihaldus on tugiteenus, mis toetab ministeeriumi põhitegevuse toimimist,
tagades dokumentide ja teabe nõuetekohase säilimise ettenähtud aja jooksul
kättesaadava ja kasutatavana.
2. REGULEERIMISALA JA KOHALDAMISALA
2.1. Dokumendihalduskord kehtestab ministeeriumi asjaajamise ja dokumendihalduse
põhinõuded.
2.2. Dokumendihalduskord reguleerib:
2.2.1 vastutust asjaajamises;
2.2.2 dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) dokumentide registreerimist, loomist,
kooskõlastamist ja allkirjastamist;
2.2.3 dokumentides sisalduva teabe liigitamist;
2.2.4 teabele juurdepääsupiirangu kehtestamist;
2.2.5 dokumentide tähtaegset täitmist;
2.2.6 asjaajamise üleandmist ja vastuvõtmist;
2.2.7 dokumentide säilitamist ja hävitamist ning Rahvusarhiivile üleandmist.
2.3. Dokumendihalduskord ei reguleeri riigisaladust ega salastatud välisteavet sisaldavate
dokumentide haldamist ministeeriumis.
2.4. Dokumendihalduskord kehtib kõigile ministeeriumi ametnikele ja töötajatele ning
Rahandusministeeriumi ühisosakonna töötajatele (edaspidi ühiselt nimetatud
teenistujad).
2.5. Ministeeriumi hallatavates ja kasutatavates infosüsteemides/andmekogudes (edaspidi
infosüsteem) lähtutakse asjaajamisel käesolevast korrast niivõrd kuivõrd infosüsteemide
kasutuskorrad (sh põhimäärused, juhendid ja muud asjakohased korrad) ei reguleeri
teisiti.
2.6. Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalitus (edaspidi DHT)
korraldab ministeeriumi dokumendi- ja arhiivihaldust ning selle koordineerimist
ministeeriumi valitsemisalas koostöös Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja
arhiiviteenuse osakonnaga (edaspidi RTK DHO).
2.7. DHT võib koostöös RTK DHOga koostada dokumendihalduskorra paremaks
rakendamiseks juhiseid, millega tuleb dokumendi menetlemisel arvestada. Juhised
tehakse teenistujatele teatavaks siseveebi ja DHSi kaudu.
3
2.8. Dokumendihalduskorra väljatöötamise ja ajakohastamise eest vastutab DHT juhataja.
Dokumendihalduskord vaadatakse läbi üks kord aastas.
3. VASTUTUS
3.1. DHT vastutab dokumendi- ja arhiivihalduse kordade ja juhiste väljatöötamise,
teenistujate koolitamise ja valitsemisala asutuste nõustamise eest ning ajakohastatud
juhiste ja dokumendimallide teenistujatele teatavaks tegemise eest siseveebi ja DHSi
kaudu.
3.2. RTK DHO vastutab ministeeriumi dokumendiringluse, dokumendimallide loomise,
arhiveeritud dokumentide korrastamise, säilitamise ja õigeaegse hävitamise ning
Rahvusarhiivile üleandmise eest, samuti DHSi arendamise, administreerimise,
teenistujate koolitamise ja nõustamise eest vastavalt määratud pädevusele.
3.3. Teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires dokumentide ja teabe nõuetekohase
loomise, õigsuse ja haldamise, sealhulgas määratud tööülesannete tähtaegse täitmise
eest ning tagab paberdokumentide säilimise kuni ministeeriumi dokumendihoidlasse
andmiseni.
3.4. Käskkirjaga moodustatud komisjoni/nõukogu/töörühma või Vabariigi Valitsuse
moodustatud (ministeeriumi teenindatava) komisjoni asjaajamise ja dokumentide
registreerimise eest vastutab komisjoni/nõukogu/töörühma esimees, kui käskkirjas või
Vabariigi Valitsuse korralduses ei ole sätestatud teisiti.
4. ÜLDPÕHIMÕTTED
4.1. Ministeeriumis on asjaajamine üldjuhul elektrooniline, mis tähendab, et teenistujad
loovad ja menetlevad dokumente elektrooniliselt. Tõendus- ja säilitusväärtusega
dokumente hallatakse DHSis ja teistes infosüsteemides vastavalt ministeeriumi
dokumentide liigitusskeemile.
4.2. Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31.
detsembrini). Töörühma ja muu kindla ülesandega komisjoni asjaajamisperioodiks on
selle tegevusperiood.
4.3. Ministeeriumis kehtestatud dokumentide liigitusskeem on aluseks teabe ja dokumentide
haldamisel ja säilitamisel.
4.4. Dokumentide haldamine toimub DHSis kuni hävitamiseni või Rahvusarhiivile
üleandmiseni. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide haldamine vastavalt nende
põhimäärustele või kasutusjuhendile.
4
Sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 20.07.2023
käskkirjaga nr 108 kinnitatud
Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskord
Lisa 1
DOKUMENDIRINGLUS
1. Protsessijoonis
Elektroonilised Paberil post
kanalid
Korrastamine ja kirjeldamine (sh
Sissetulev dokument Elektroonilised Paberil post üleandmise akti koostamine ja
kanalid üleandmine arhiivihoidlasse)
Vastutaja – RTK DHO, struktuuriüksus
(lisa 6 p 2)
Dokumendi vastuvõtmine ja registreerimine
Registreerimine ja väljasaatmine
Vastutaja – vastuvõtmisel kõik teenistujad,
Vastutaja – registreeritakse automaatselt
registreerimisel RTK DHO (lisa 1 p 2)
digiallkirjastamisel, paberdokumendi
registreerib RTK DHO, väljasaatmine – Säilitamine ja
RTK DHO (lisa 1 p 8, p 9) juurdepääsu tagamine
Edastamine Vastutaja – RTK DHO
struktuuriüksuse (lisa 6 p 3)
juhile Vastutaja – RTK Allkirjastamine Vastutaja – täitja ja
DHO (lisa 1 p 3) allkirjastaja (lisa 1 p 8, lisa 3)
Hävitamine Arhivaalide
Kooskõlastamine Vastutaja – täitja ja Vastutaja – RTK üleandmine
Edastamine täitjale Vastutaja – RTK DHO, kooskõlastaja (lisa 1 p 7)
struktuuriüksuse juht (lisa 1 p 3) DHO (lisa 6 p 5) Rahvusarhiivi
Vastutaja – RTK
DHO (lisa 6 p 5)
Dokumendi lahendamine Dokumendi koostamine, vormistamine
Vastutaja – täitja (lisa 1 p 3, p 4) Vastutaja – täitja (lisa 1 p 4, p 5, p 6)
Ei vaja
lahendamist Vastamine
Väljaminev dokument
Lahendamine
muul viisil
5
2. Saabuvate dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine
2.1. Saabunud dokument registreeritakse DHSis selle saabumise päeval või hiljemalt sellele
järgneval tööpäeval.
2.2. Ministeeriumisse posti teel või üldisele
[email protected] aadressile saabunud dokumendi
registreerib DHSis RTK DHO dokumendihalduse spetsialist (edaspidi RTK
dokumendihalduse spetsialist). Dokumendi, mida ei registreerita DHSis, edastab RTK
dokumendihalduse spetsialist vastavalt sisule teemaga tegelevale teenistujale.
2.3. Isiklikult üle antud paberdokumendi, mis tuleb registreerida DHSis, toob teenistuja DHTsse
viivitamata, kuid hiljemalt vastuvõtmise päevale järgneval tööpäeval.
Iga teenistuja tagab oma tööalasele e-posti aadressile saabunud e-kirja registreerimise
selle sisust tulenevalt. Registreerimisele kuuluvad teabenõue, märgukiri, selgitustaotlus,
kaebus, samuti e-kirjad, mis näiteks sisaldavad konkreetse asja menetluses tähtsat fakti
või asjaolu. E-kirja registreerib teenistuja ise või edastab registreerimiseks ministeeriumi
üldisele e-posti aadressile (lisades võimaluse korral selgitava teksti e-kirja registreerimise
kohta: kellele suunata peale registreerimist, kas tegemist on varem registreeritud
dokumendi vastusega/järjega, kas saadetud e-kirjas olev teave on avalik või
juurdepääsupiiranguga).
2.4. Korduvalt saabunud ja juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita. Näiteks kui e-
posti teel saabunud dokumendile saadetakse lisaks originaalallkirjaga paberdokument,
tehakse vastav märge DHSis.
2.5. Kõik paberil saabunud postisaadetised avab RTK dokumendihalduse spetsialist, välja
arvatud kirjad märkega „ISIKLIK”. Need edastatakse ilma registreerimata adressaadile.
Kirjad märkega „ISIKLIK“, mis tuleb registreerida DHSis, edastab teenistuja ühisosakonna
dokumendihaldustalitusele viivitamata, kuid hiljemalt vastuvõtmise või saabumise päevale
järgneval tööpäeval.
2.6. Dokumendi registreerimisel kontrollib RTK dokumendihalduse spetsialist saabunud
dokumendi adressaadi õigsust, loetletud lisade olemasolu ja digiallkirjade kehtivust.
Puuduste esinemise korral võetakse ühendust dokumendi saatjaga.
2.7. Dokument loetakse registreerituks, kui sellele on antud viit (sarja tähis ja
registreerimisnumber) ja selle kohta on DHSi kantud identifitseerimist võimaldavad
andmed. Ühel teemal peetav kirjavahetus registreeritakse asjaajamisperioodi piires ühe
numbri (viida) all.
2.8. Ministeeriumile saadetud paberdokumendile lisatakse registreerimistempel, millele
kantakse saabumise kuupäev ja number (viit). Kui dokument sisaldab
juurdepääsupiiranguga teavet, lisatakse dokumendile ka asutusesiseseks kasutamiseks
templi märgis, millele kantakse juurdepääsupiirangu kehtivuse aeg ja alus.
6
2.9. Paberdokument koos lisadega digiteeritakse registreerimise käigus ja suunatakse seejärel
DHSis menetlusse. Digiteerija kontrollib originaali ja digiteeritud dokumendi vastavust, et
dokumendi kõik lehed on digiteeritud ning kogu tekst loetav ja arusaadav. Digiteeritud
paberdokument lisatakse toimikusse. Kui paberdokumendi digiteerija on struktuuriüksuse
teenistuja, edastab ta originaalpaberdokumendi DHTsse.
2.10. Saabunud paberdokumenti ei digiteerita, kui dokument ei ole digiteeritult loetav või seda
pole mahu tõttu otstarbekas digiteerida. Sellisel juhul skaneeritakse dokument osaliselt (nt
esileht, ainult põhidokument vm) ning dokumendi registreerimisel lisatakse DHSi
sellekohane info ning paberdokument edastatakse struktuuriüksusesse.
2.11. Ministeeriumi üldisele e-posti aadressile saabunud ja sealt saadetud kirju säilitatakse üks
aasta nende saamisest või saatmisest.
2.12. Kui originaalpaberdokument on struktuuriüksuses, tagab selle korrektse hoidmise kuni
ministeeriumi dokumendihoidlasse üleandmiseni selle loomise/saamise eest vastutav
teenistuja või teenistuja, kellele see ülesandeks on tehtud. Paberdokumente hoitakse
registraatorites/kiirköitjates, mille seljale märgitakse:
2.12.1 osakonna nimi või tähis (vajaduse korral);
2.12.2 sarja tähis;
2.12.3 sarja nimetus;
2.12.4 toimiku piirdaatumid;
2.12.5 säilitustähtaeg;
2.12.6 juurdepääsupiiranguga dokumendisarja puhul tehakse toimiku seljale märge
„Asutusesiseseks kasutamiseks (AK)“.
2.13. DHSis registreeritakse:
2.13.1 ministeeriumis koostatud õigusaktide eelnõud ja õigusaktid;
2.13.2 ministeeriumis koostatud haldusaktid;
2.13.3 lepingud;
2.13.4 saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, ministeeriumi tegevuses olulist
tähtsust omavad e-kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, pöördumised,
teabenõuded jm);
2.13.5 otsused;
2.13.6 volikirjad;
2.13.7 protokollid;
2.13.8 aktid;
2.13.9 aruanded;
2.13.10 majasisesed dokumendid (avaldus, väikeost, plaaniväline riigihanke taotlus,
memo).
2.14. DHSis ei registreerita:
2.14.1 kutseid üritustele, mis ei ole otseselt seotud ministeeriumi tööga (nt kutse esitlusele,
koolitusele, seminarile, konverentsile jms);
2.14.2 saabunud õnnitluskaarte;
2.14.3 reklaamtrükiseid;
2.14.4 perioodilisi trükiseid;
2.14.5 kirju märkega „ISIKLIK”, välja arvatud punktis 2.6 kirjeldatud juhul;
7
2.14.6 anonüümkirju (isikut ei ole võimalik kindlaks teha ja puuduvad isiku sideandmed);
2.14.7 eelnõude infosüsteemi (EIS) edastatud ministeeriumi õigusakti eelnõud puudutavaid
kooskõlastuskirju;
2.14.8 dokumente, mis registreeritakse teistes infosüsteemides;
2.14.9 kirju, millel on rämpsposti tunnused;
2.14.10 ebatsensuurseid pöördumisi, mis ei puuduta ministeeriumi tegevusvaldkondi ega
eelda ilmselgelt vastust;
2.14.11 erakonna tegevust puudutavat kirjavahetust;
2.14.12 ministeeriumi teenistujate ja osakondade omavahelist kirjavahetust;
2.14.13 teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse
kättesaamise päeval;
2.14.14 meediapäringuid.
3. Dokumendi edastamine täitjale, vastamistähtaeg ja vastamise tähtaja järgimine
3.1. RTK dokumendihalduse spetsialist annab tööülesande pärast saabunud dokumendi DHSis
registreerimist dokumendi sisust tulenevalt:
3.1.1 täitmiseks valdkonna eest vastutavale struktuuriüksuse juhile, kes määrab
vastutava täitja (vajaduse korral kaastäitja(d), keda dokument puudutab, ja vajalikud
juhised), või kokkuleppest lähtuvalt pädevale teenistujale (nt edastatakse saabunud
teabenõue otse selle teemaga tegelevale teenistujale) või
3.1.2 teadmiseks valdkonnaga tegeleva(te)le teenistuja(te)le.
3.2. DHSis tööülesannet andes tuleb arvestada dokumendis antud vastamistähtajaga.
3.3. Tööülesande tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele see lahendamiseks on
suunatud.
3.4. Tööülesande täitmisel mitme teenistuja poolt määratakse täitja, kes koordineerib asja
lahendamist ja vastutab tööülesande tähtaegse täitmise eest. Kaastäitjad kannavad
vastutust tööülesande tähtaegse ja korrektse täitmise eest.
3.5. Kui teenistuja, kellele on tööülesanne lahendamiseks suunatud, ei tegele selle
valdkonnaga, pöördub ta viivitamata RTK dokumendihalduse spetsialisti poole, kes
dokumendi registreeris, või edastab ise dokumendi asjassepuutuvale struktuuriüksuse
juhile või teenistujale.
3.6. Dokumendile vastatakse esimesel võimalusel või õigusaktis või saatja määratud tähtajal,
kuid hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul registreerimisest. Täpsem info õigusaktides
sätestatud menetlustähtaegadest on leitav siseveebist.
3.7. Dokumendile vastamise tähtaega võib põhjendatud juhul pikendada õigusaktis ettenähtud
korras. Asja lahendamise eest vastutav teenistuja on kohustatud tähtaja pikendamisest
kirjalikult teavitama dokumendi saatjat esialgse vastamistähtaja jooksul ja lisama teavituse
DHSi vastava dokumendi juurde.
8
3.8. Saabunud vastusdokumendi, millele ei ole vaja vastata, edastab RTK dokumendihalduse
spetsialist pärast registreerimist otse asjaga tegelevale teenistujale, kes vajaduse korral
edastab selle asjassepuutuvatele teenistujatele.
3.9. Kui saabunud dokumendile vastamine ei kuulu ministeeriumi pädevusse, tuleb dokument
edastada viivitamata, kuid hiljemalt viie tööpäeva jooksul registreerimisest vastamiseks
pädevale asutusele ning teavitada edastamisest ka dokumendi saatjat. Dokumendi
edastamist korraldab RTK dokumendihalduse spetsialist.
3.10. Menetlus on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud ja asjaosalistele
on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Kui lahendamiseks ei ole
õigusaktist tulenevalt vaja koostada eraldi dokumenti (nt lahendati küsimus kohtumisel või
telefoni teel), teeb vastutav täitja täitmismärke DHSis. Märge peab sisaldama infot selle
kohta kes, millal ja kuidas asja lahendas.
3.11. Struktuuriüksuse asjaajamist toetav teenistuja kontrollib vajaduse korral teenindatava
valdkonna dokumentide tähtaegset täitmist ja edastab asjakohase info juhile.
4. Dokumendi koostamine
4.1. Ministeeriumis on kasutusel üld- ja kirjaplank, mis on kujundatud vastavalt valitsusasutuste
visuaalse identiteedi stiilijuhisele.
4.2. Plankide põhjal on vormistatud dokumendimallid, mis on teenistujatele kättesaadavad
DHSis ja siseveebis.
4.3. Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul:
4.3.1 kirjad;
4.3.2 haldusmenetluse käiku kajastavad protokollid, mille tagajärjel antakse välja
haldusakt või tehakse haldustoiming;
4.3.3 õigusaktid;
4.3.4 protokollid;
4.3.5 dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
4.4. Dokumendi koostamise ja selle menetlemise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse see
kuulub või kellele see on ülesandeks tehtud. Teenistuja koostab dokumendi elektroonilisele
dokumendimallile.
4.5. Iga teenistuja, kes oma töös koostab dokumente, salvestab need DHSis dokumentide
liigitusskeemi järgi toimikusse. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse
algatuskiri koos vastuskirjaga.
4.6. Ministeeriumi teenindatavad valitsuskomisjonid ja ministri või kantsleri moodustatud
komisjonid/nõukogud/töörühmad kasutavad ministeeriumis loodud dokumendimalle, mis on
kättesaadavad DHSist ja siseveebist, kui õigusaktis ei ole sätestatud teisiti.
Komisjoni/nõukogu/töörühma tööd puudutavad dokumendid (kirjavahetus, memod,
9
protokollid jms) registreeritakse DHSis komisjoni/nõukogu/töörühma omanimelises
toimikus.
4.7. Dokumendifaili pealkiri peab olema lihtne, lühike ja arusaadav. Failide pealkirjad ei tohi
sisaldada füüsilise isiku nime ega muud tundlikku infot, täpitähti ega sümboleid (v.a
alakriips). Failide haldamiseks lisada pealkirja ka dokumendi loomise kuupäev järjestuses
AAAAKKPP (nt 20230421 dokumendihalduskord). Eriti oluline on see ühisetöö keskkonnas
Kontor.
4.8. Dokumendi tekst peab olema keelelt ja stiililt korrektne ning lahke, sisult üheselt arusaadav
ja täpne ning võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.
4.9. Ministeeriumi asjaajamise keel on eesti keel ja dokumendid koostatakse eesti keeles, välja
arvatud välissuhtlusega seotud kirjavahetus.
4.10. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles. Võõrkeelsele dokumendile võib
vastata mõlemale poolele arusaadavas võõrkeeles.
4.11. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirjas Arial kirjastiili tähesuurusega 11.
5. Ministeeriumis koostatavad dokumendid
5.1. Vabariigi Valitsusele esitatavad dokumendid
Vabariigi Valitsusele esitatakse lisaks õigusaktide eelnõudele memorandumeid, aruandeid,
seisukohti jne. Seaduseelnõu peab vastama hea õigusloome ja normitehnika eeskirjas
(HÕNTE) sätestatud nõuetele.
Vabariigi Valitsuse määruse eelnõu peab vastama Vabariigi Valitsuse seaduse (VVS) §-
des 26–29, haldusmenetluse seaduse (HMS) §-des 88–94 ja HÕNTE §-des 51–65
sätestatud nõuetele.
Vabariigi Valitsuse korralduse eelnõu peab vastama VVS §-des 26 ja 30 sätestatud
nõuetele ja HMSis sätestatud vorminõuetele.
Vabariigi Valitsuse kabinetinõupidamisele esitatav memorandum koostatakse Riigikantselei
loodud vormi kohaselt.
Euroopa Liidu asjade kohta seisukohtade koostamisel lähtutakse Euroopa Liidu juhisest.
5.2. Ministri määrus
Minister annab määrusi seaduse alusel. Ministri määruse eelnõu peab vastama VVS §-s
51, HMS §-des 88–94 ja HÕNTE §-des 51–65 sätestatud nõuetele.
5.3. Käskkiri
10
Minister annab käskkirju VVS §-s 49 ja ministeeriumi põhimääruses sätestatud pädevuse
piires ministeeriumi juhtimisel ning ministeeriumi valitsemisalas olevate valitsusasutuste ja
ministeeriumi hallatavate riigiasutuste tegevuse korraldamiseks. Ministri käskkiri peab
vastama VVS §-des 50 ja 52 sätestatud nõuetele. Kui tegemist on haldusaktiga HMSi
tähenduses, peab käskkiri vastama ka HMS §-des 51–59 sätestatud nõuetele.
Kantsler annab käskkirju VVS §-s 53 ja ministeeriumi põhimääruses sätestatud pädevuse
piires ministeeriumi valitsemisalas olevate valitsusasutuste ja ministeeriumi hallatavate
riigiasutuste tegevuse koordineerimiseks ja korraldamiseks. Kantsleri käskkiri peab
vastama VVS §-s 54 sätestatud nõuetele ja HMSis sätestatud vorminõuetele. Kui tegemist
on haldusaktiga HMSi tähenduses, peab käskkiri vastama ka HMS §-des 51–59 sätestatud
nõuetele
5.4. Ametikiri ja e-kiri
Ametikiri on dokument, mida kasutatakse info edastamiseks, probleemidest teavitamiseks,
lahenduste väljapakkumiseks jne. Kirjad jagunevad algatus- ja vastuskirjadeks. Algatuskiri
on kiri, mis koostatakse küsimuses esimest korda. Vastuskiri on algatuskirjale koostatud
vastus.
E-kiri on ametikirja eriliik, mis koostatakse elektronposti süsteemis. Ministeeriumi
teenistujate nimelised e-posti aadressid on ministeeriumi ametlikud e-posti aadressid. E-
kirjaga võib edastada informatsioonilise iseloomuga teateid, mille edastamisega teisele
poolele ei ole õiguslikke tagajärgi ja mis ei sisalda otsuseid, kui teenistujale ei ole antud
otsustusõigust. Olenevalt sisust võib e-kiri olla dokument. E-kirjade väärtust hinnatakse sisu
järgi: tõendus asutuse tegevuse kohta, informatiivne või isiklik. Teenistuja tegevuse käigus
saadetud või saadud e-kirjad, mis sisaldavad tõendust asutuse tegevusest, on ametlikud
dokumendid ja need tuleb DHSis registreerida. E-kirju ei allkirjastata.
5.5. Protokoll
Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud
otsus(t)e fikseerimiseks.
Protokolli vormistamise vajaduse ja viisi ehk kas protokollitakse ka arutelu käik või ainult
vastuvõetud otsused, otsustab koosoleku juhataja.
Infokoosolekuid reeglina ei protokollita. Kui infokoosolekul räägitut on vaja lisaks koosolekul
osalejatele jagada kolmandate isikutega ja/või lepitakse kokku tegevuste eest vastutajad,
tähtajad, uus koosolek, vormistatakse ka infokoosoleku kohta protokoll.
Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu reeglina ei protokollita ja ettekanne
lisatakse protokolli juurde. Protokolli lisadele viidatakse tekstis päevakorrapunkti juures.
Protokoll vormistatakse kolme tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist.
Protokoll (või väljavõtted protokollist) tuleb edastada või teha kättesaadavaks kõigile
asjaomastele isikutele järgmisel tööpäeval pärast allkirjastamist.
11
Protokolli allkirjastamise volitused on sätestatud lisas 3 „Volituste andmine ja allkirjastamise
pädevus“.
Komisjoni/nõukogu/töörühma koosolekuid protokollitakse vastavalt kinnitatud töögrupi
töökorrale ja registreeritakse DHSis.
5.6. Memo
Memo on ametikirja eriliik, mis koostatakse juhtkonna ja teiste teenistujate operatiivseks
informeerimiseks ning olulise faktilise informatsiooni dokumenteerimiseks või
edastamiseks.
Memo koostatakse vajaduse korral, näiteks üksikkohtumise ja visiidi ettevalmistamiseks,
käskkirjade ja lepingute juurde kooskõlastajate informeerimiseks.
Memo peab olema kirjutatud lühidalt ja korrektselt, kasutades täpseid kuupäevi. Tekst tuleb
vormistada struktureeritult ning mõisted ja lühendid esmakordsel mainimisel lahti kirjutada.
6. Dokumendi kinnitamine
6.1. Ministri või kantsleri käskkirjaga kinnitatava dokumendi esimese lehe ülemisse
parempoolsesse nurka lisatakse kinnitusmärge:
KINNITATUD
sotsiaalkaitseministri ja terviseministri… märtsi 2023. a
käskkirjaga nr …
„Dokumentide loetelu kinnitamine“
6.2. Kui korraldava dokumendiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, siis need
nummerdatakse. Sellisel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi
numbri kohta järgmiselt:
KINNITATUD
kantsleri … märtsi 2023. a
käskkirjaga nr …
„Ametijuhendite kinnitamine“
Lisa 2
6.3. Kui korraldava dokumendiga kinnitatakse dokument, millel on lisad, vormistatakse
kinnitusmärge kinnitataval dokumendil järgmiselt:
KINNITATUD
sotsiaalkaitseministri … märtsi 2023. a
käskkirjaga nr …
„Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskorra kinnitamine“
12
ja dokumendi lisal järgmiselt:
Sotsiaalkaitseministri … märtsi 2023. a
käskkirjaga nr …. kinnitatud
Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskord
Lisa 1
7. Dokumendi kooskõlastamine
7.1. Dokumendi sisust tulenevalt kooskõlastatakse dokument asjassepuutuvate teenistujatega,
kelle töövaldkonda see puudutab. Üldjuhul saadetakse dokument kooskõlastamiseks
kõigepealt astmelt madalamale teenistujale ja seejärel astmelt kõrgemale teenistujale, kui
ei ole määratud teisiti.
7.2. Dokument kooskõlastatakse DHSis vastavalt dokumendiliigile eelseadistatud
terviktöövoole.
7.3. Dokumendi sisust, mahust ja kooskõlastaja rollist lähtuvalt, antakse kooskõlastajale tähtaeg
kooskõlastamiseks üks kuni viis tööpäeva.
7.4. Kiireloomulise dokumendi menetlemiseks määrab koostaja kooskõlastajatele lühema
kooskõlastustähtaja, teavitades kooskõlastajaid eelnevalt menetluse kiireloomulisusest
näiteks e-posti teel ning märkides vastava info ka DHSi.
7.5. Tulenevalt küsimuse keerukusest või mahust võib kooskõlastaja talle antud kooskõlastuse
tähtaega pikendada, leppides selle kokku kooskõlastamisele saatjaga kohe pärast tähtaja
pikendamise vajaduse ilmnemist.
7.6. Dokument kooskõlastatakse märkusteta või märkustega või jäetakse kooskõlastamata.
Kooskõlastamata jätmist tuleb põhjendada – millega ja miks ei nõustuta, vajaduse korral
viidata õigusaktile ja lisada konstruktiivne ettepanek.
7.7. Dokumendi koostaja tegevus sõltub sellest, millise märkusega on tegu:
7.7.1 kui parandatakse kirja- või sõnastusvigu, teeb koostaja või temaga kokkuleppel
kooskõlastaja dokumendis parandused. Parandusettepaneku teinud
kooskõlastajale antakse vajaduse korral uus kooskõlastamise tööülesanne;
7.7.2 kui koostaja nõustub sisu muutvate parandusettepanekutega, teeb ta parandused
dokumendis ja annab kooskõlastusülesande nii ettepaneku tegijale kui ka
eelnevatele asjassepuutuvatele kooskõlastajatele;
7.7.3 kui koostaja ei nõustu kooskõlastaja ettepanekutega, lisab ta DHSi kommentaari
ettepanekute arvestamata jätmise põhjuste kohta ja saadab dokumendi uuesti
kooskõlastajale kooskõlastamiseks. Kui kooskõlastaja ei muuda oma seisukohta,
jätkub menetlus eriarvamusega. Koostaja edastab dokumendi allkirjastajale viitega
eriarvamusele. Lõpliku otsuse eriarvamuse arvestamise kohta teeb allkirjastaja.
8. Dokumendi allkirjastamine
13
8.1. Allkirjastamist vajavad riigisisesed dokumendid allkirjastatakse digitaalselt.
Rahvusvahelises suhtluses arvestatakse allkirjastamist vajavate dokumentide puhul teise
poole võimekust dokumendi digitaalsel allkirjastamisel ja vastuvõtmisel.
8.2. Tulenevalt dokumendi sisust ja mahust antakse allkirjastajale tähtajaks kuni kaks tööpäeva.
8.3. DHSis saab dokument registreerimisnumbri ja kuupäeva dokumendi digitaalsel
allkirjastamisel. Paberdokument registreeritakse üldjuhul allkirjastamise päeval.
8.4. Ministeeriumi üld- ja kirjaplangil vormistatava dokumendi allkirjastamise õigus on ministril,
kantsleril, asekantsleril ja nende poolt volitatud isikul. Kirjaplangile võib alla kirjutada
osakonnajuhataja või muu osakonna teenistuja ministri või kantsleri käskkirjaga või
ametijuhendiga antud pädevuse piires. Allkirjastamise pädevus on sätestatud lisas 3
„Volituste andmine ja allkirjastamise pädevus“.
8.5. Kui dokument allkirjastatakse paberil, allkirjastatakse see ühes eksemplaris. Paberil leping
ja akt allkirjastatakse vastavalt poolte arvule. Paberil allkirjastatud dokumendi digiteerib
RTK dokumendihalduse spetsialist enne väljasaatmist ja lisab selle DHSi.
8.6. Kui allkirjastaja ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb selleks volitatud teenistuja,
muudab dokumendi koostaja dokumendis allkirjastaja andmed.
8.7. Kui adressaat on avaldanud soovi saada dokument paberil (riigisisese kirjavahetuse korral),
allkirjastatakse dokument digitaalselt ja väljastatakse koos digitaalallkirja kinnituslehega.
Vajaduse korral tehakse dokumendist tõestatud ärakiri.
9. Dokumendi väljasaatmine
9.1. Dokumendi saadab välja üldjuhul RTK dokumendihalduse spetsialist dokumendi
registreerimise päeval või hiljemalt sellele järgneval tööpäeval.
9.2. Dokumentide väljastamisel eelistatakse elektroonilisi kanaleid (näiteks DHS, e-post või
dokumendivahetuskiht (DHX)).
9.3. Ministeeriumist ei saadeta välja dokumente, mis ei vasta vorminõuetele. Puuduste korral
tagastab RTK dokumendihalduse spetsialist dokumendi koostajale nõuetekohaseks
vormistamiseks.
9.4. Posti ja kullerpostiga saadetava dokumendi ja saadetise toob teenistuja väljasaatmiseks
DHTsse. Ministeeriumide ühishoones töötav RTK dokumendihalduse spetsialist vormistab
väljamineva posti tööpäeviti kella 10ks.
9.5. Teenistuja tagab vajaduse korral tööalaselt e-posti aadressilt väljasaadetud e-kirjade
registreerimise samal päeval või sellele järgneval tööpäeval.
14
10. Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine. Digitaalallkirja tõestamine
10.1. Kinnitamise all mõistetakse dokumendi ärakirja, väljavõtte või väljatrüki õigsuse kinnitamist
ja seda tehakse HMSis ettenähtud juhtudel. Kinnitusmärkest peab nähtuma, et tegemist on
dokumendi autentse ärakirja, väljavõtte või väljatrükiga.
10.2. Ärakiri on originaaldokumendile nii sisult kui ka vormilt vastav dokumendi täpne jäljend.
10.3. Väljavõte on originaaldokumendi osaline taasesitus, kus näidatakse üksnes mingi osa
dokumendist.
10.4. Väljatrükk on automatiseeritud infosüsteemis sisalduva teabe taasesitus.
10.5. Ministeeriumi dokumentide ametliku kinnitamise õigus on RTK dokumendihalduse
spetsialistil või DHT juhatajal/peaspetsialistil.
10.6. RTK DHO arhivaar (edaspidi RTK arhivaar) kinnitab ministeeriumi dokumendihoidlas
olevate dokumentide ärakirjad, väljavõtted ja väljatrükid.
10.7. Digitaalallkirja võib vajaduse korral tõestada, pannes väljaprinditud dokumendile
tõestusmärkega templi, mis sisaldab:
10.7.1 suurtähtedega märget „TÕESTUSMÄRGE“;
10.7.2 digitaalallkirja andmise kuupäeva ja kellaaega;
10.7.3 allkirjastaja nime ja ametikohta;
10.7.4 tõestusmärke teinud teenistuja nime, ametikohta ja allkirja;
10.7.5 tõestusmärke tegemise kuupäeva.
10.8. Digitaalallkirja tõestab RTK dokumendihalduse spetsialist või DHT juhataja/peaspetsialist.
11. Ministeeriumis kasutusel olevad pitsatid
11.1. Ministeeriumis on kasutusel järgmised pitsatid:
11.1.1 Ministeeriumi vapipitsat
11.1.1.1 pitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib juhiabi;
11.1.1.2 pitser (pitsati jäljend) pannakse ministeeriumi väljaantavale paberdokumendile,
millel ei ole kujunduselemendina kasutatud väikest riigivappi või kui see on
õigusaktiga ette nähtud.
11.1.2 Rahandusministeeriumi ühisosakonna pitsat
11.1.2.1 pitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib DHT juhataja;
11.1.2.2 pitser pannakse ministeeriumi dokumentide ärakirjade, väljavõtete ja väljatrükkide
ametlikul kinnitamisel.
11.1.3 Rahandusministeeriumi digitaalne tempel
11.1.3.1 templit hoiab ja selle kasutamist kontrollib DHT juhataja;
11.1.3.2 tempel pannakse ministeeriumide dokumentide ärakirjade, väljavõtete ja
väljatrükkide ametlikul kinnitamisel.
15
11.2. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatite hävitamise korraldab RTK arhivaar.
16
Sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 20.07.2023
käskkirjaga nr 108 kinnitatud
Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskord
Lisa 2
DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI KASUTAJATE ÕIGUSED
1. DHSi vastutav töötleja on Sotsiaalministeerium ja volitatud töötleja on RTK. Ministeeriumi
nimel täidab DHSi vastutava töötleja ülesandeid DHT. Dokumendihalduse korraldamisel
töödeldavate isikuandmete vastutav töötleja on ministeerium ning volitatud töötlejad on
Rahandusministeerium (ühisosakonna kaudu) ja RTK.
2. Ministeeriumi, Rahandusministeeriumi ühisosakonna ja RTK DHO teenistujatel on
juurdepääs DHSile oma tööülesannete täitmiseks.
3. Ministeeriumi teenistujate autentimine DHSis toimub arvutisse sisselogimisel kasutajakonto
autoriseerimisega.
4. RTK DHO administreerib DHSi koostöös DHTga (nt dokumendi ekraanivormid,
eelseadistatud terviktöövood, kasutajaõigused, klassifikaatorid, parameetrid,
dokumendimallid).
5. Eriti tundlikku teavet (nt eriliiki isikuandmed) sisaldavatele dokumentidele piiratakse
juurdepääsu ka ministeeriumisiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult
teenistujatele, kes vajavad dokumente tööülesannete täitmiseks.
6. Teenistujale eriti tundlikku teavet sisaldavale sarjale juurdepääsu saamiseks esitab
struktuuriüksuse juht taotluse DHT peaspetsialistile. Esitatud taotluses peab olema välja
toodud sari ja selle pealkiri ning põhjendus juurdepääsu saamise vajaduse kohta. RTK
peaspetsialist annab juurdepääsu DHT peaspetsialist edastatud taotluse alusel.
7. Kui kasutajal tekib põhjendatud vajadus saada tööülesannete täitmiseks juurdepääs
dokumendile, millele tal juurdepääsuõigus puudub, pöördub ta RAM DHT peaspetsialist
poole vastava õiguse saamiseks.
8. Asutusevälisele isikule juurdepääsu andmiseks DHSile esitab juurdepääsu vajava isiku
vahetu juht taotluse, milles näidatakse isiku nimi, isikukood, ametinimetus, juurdepääsu
põhjus, õiguslik alus ja periood (juurdepääsu algus- ja lõpuaeg), millal juurdepääsu
soovitakse. Peale taotluse kooskõlastamist valdkonna eest vastutava struktuuriüksuse
juhiga ja vajaduse korral ministeeriumi andmekaitsespetsialistiga, korraldab DHT
peaspetsialist soovitud juurdepääsud.
17
Sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 20.07.2023
käskkirjaga nr 108 kinnitatud
Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskord
Lisa 3
VOLITUSTE ANDMINE JA ALLKIRJASTAMISE PÄDEVUS
1. Reguleerimisala
Lisas selgitatakse, kes Sotsiaaliministeeriumis töötavatest isikutest on pädev ministeeriumi nimel
ametlikke toiminguid tegema, esitatakse volituste ja allkirjastamise pädevuse kohta kehtestatud
õigusaktide loetelu (loetelu ei ole ammendav) ja antakse volitused ministeeriumi esindamiseks
juhtudel, mis ei ole reguleeritud õigusaktiga või asjaajamiskorra muude sätetega.
Pädevuse saab teisele isikule volitada üksnes siis, kui see on õigusaktiga lubatud.
Pädevuse edasivolitamise täpset vormi pole seadusega reguleeritud, kuid üldjuhul tuleb volitus
vormistada kirjalikult. Volituse võib anda käskkirjaga (sh asutusesisene juhend), kirjaga (sh
ministeeriumivälistes töörühmades osalemine) või teenistuja ametijuhendis.
2. Üldvolitus kantslerile
Kui muudes õigusaktides ei ole ministeeriumi esindamise õigust antud ainuüksi ministrile või
muule teenistujale, on kantsleril ministeeriumi esindamise õigus kõigis küsimustes. Kantsler võib
seda õigust edasi volitada üldvolitusena või erivolitusena.
3. Üldvolitus Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse
juhatajale
Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhatajal on ministeeriumi
18
esindamise õigus selliste informatiivsete dokumentide või muude dokumentide allakirjutamisel,
millega ei otsustata asja sisuliselt.
4. Pädevus kohtus esindamisel
Minister annab üldvolituse edasivolitamise õigusega õigusosakonna juhatajale ministeeriumi
esindamiseks kohtus.
5. Allkirjastamise pädevus
5.1. Ministri pädevus
5.1.1. Minister allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Ministri pädevus
ministeeriumi juhtimisel ja ministri vastutusvaldkonnad tulenevad VVSist, muust
seadusest, peaministri korraldusest, Sotsiaalministeeriumi põhimäärusest, konkreetses
valdkonnas kehtestatud määrusest või eriaktist.
5.1.2. Minister allkirjastab Sotsiaalministeeriumi põhimääruse §-s 6 ja muudes õigusaktides
nimetatud ministri vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente kui ta ei ole volitanud teist
ametnikku või töötajat.
5.1.3. Ministri allkirjastatavad dokumendid:
5.1.3.1 ministeeriumis välja töötatud õigusakti eelnõu (VVS § 19, Vabariigi Valitsuse reglement
(VVR) § 3 ja § 11);
5.1.3.2 Vabariigi Valitsuse istungile ja Vabariigi Valitsuse kabinetinõupidamisele esitatav
dokument (VVS § 19, VVR § 3 ja § 11);
5.1.3.3 ministri käskkiri (VVS § 49 ja § 52);
5.1.3.4 vaideotsus (HMS § 73, VVS § 49 lg 1 p 1 ja § 50 lg 1);
5.1.3.5 kirjavahetus Riigikogu liikme või komisjoniga;
5.1.3.6 kirjavahetus Vabariigi Presidendiga;
5.1.3.7 kirjavahetus poliitilistes küsimustes;
5.1.3.8 ministritevaheline kirjavahetus;
5.1.3.9 ministrile adresseeritud kirjavahetus õiguskantsleriga;
5.1.3.10 ministrile adresseeritud kirjavahetus riigikontrolöriga;
5.1.3.11 õigusakti eelnõu kooskõlastuskiri;
5.1.3.12 volikiri ministeeriumi esindamiseks;
5.1.3.13 asutajaõiguste teostajana riigi äriühingu või riigi asutatud sihtasutuse asutaja otsus
(riigivaraseadus § 5 lg 5, § 6 lg 5).
5.2. Minister ja kantsler allkirjastavad ministri määruse (VVS § 51 ja § 53).
5.3. Kantsleri pädevus
5.3.1. Kantsler allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Kantsleri
pädevus tuleneb VVSist, Sotsiaalministeeriumi põhimäärusest, muust määrusest,
Sotsiaalministeeriumi töökorraldust reguleerivatest dokumentidest ja talle antud muudest
volitustest.
5.3.2. Kantsleri allkirjastatavad dokumendid:
19
5.3.2.1 kantsleri käskkiri (VVS § 54);
5.3.2.2 vaideotsus (HMS § 73);
5.3.2.3 kirjavahetus valitsemisala asutustega nende tegevuse koordineerimist puudutavates
küsimustes (VVS § 53);
5.3.2.4 kirjavahetus ministeeriumidega;
5.3.2.5 volikiri ministeeriumi esindamiseks, kui esindusõigus ei ole ainult ministril;
5.3.2.6 tellimus- ja garantiikirjad, millega võetakse ministeeriumile kohustusi.
5.3.3. Kantsler nimetab ametikohale kõik ministeeriumi ametnikud, välja arvatud asekantsler,
siseauditi eest vastutavad isikud ja ministri nõunikud. Kantsler teostab kõiki eelmises
lauses nimetatuga kaasnevaid õigusi ning kantsler loetakse tema poolt ametikohale
nimetatavate ametnike ametisse nimetamise õigust omavaks isikuks avaliku teenistuse
seaduse tähenduses.
5.4. Asekantsleri pädevus
5.4.1. Asekantsler allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Asekantsleri
pädevus tuleneb VVSist, Sotsiaalministeeriumi põhimäärusest, Sotsiaalministeeriumi
töökorraldust reguleerivatest dokumentidest ja talle antud muudest volitustest (nt
minister või kantsler on volitanud käskkirjaga teatud ülesannete tegemise
asekantslerile).
5.4.2. Asekantsleri allkirjastatavad dokumendid:
5.4.2.1 Informatiivse sisuga valdkonda puudutavad kirjad, millega ei võeta rahalisi ega muid
kohustusi ega anta õigusi ega panda kohustusi ministeeriumivälistele isikutele;
5.4.2.2 muud dokumendid ministri või kantsleri volitusel.
5.5. Osakonnajuhataja pädevus
5.5.1. Osakonnajuhataja pädevus tuleneb Sotsiaalministeeriumi põhimäärusest, osakonna
põhimäärusest, Sotsiaalministeeriumi töökorraldust reguleerivatest dokumentidest ja
talle antud muudest volitustest.
5.5.2. Osakonnajuhataja allkirjastab informatiivse sisuga osakonda puudutavad kirjad, millega
ei võeta rahalisi ega muid kohustusi ega anta õigusi ega panda kohustusi
ministeeriumivälistele isikutele.
5.6. Teenistuja pädevus ja allkirjastatavad dokumendid
5.6.1. Teenistuja allkirjastab dokumente vastavalt oma pädevusele, mis on määratud
õigusaktiga, ministeeriumi või struktuuriüksuse põhimäärusega, ministeeriumi
töökorraldust reguleeriva dokumendiga või ametijuhendiga või on antud volikirjaga.
5.6.2. Teenistuja saadab informatiivse sisuga e-kirju, sealhulgas vastuseid selgitustaotlustele,
märgukirjadele ja teabenõuetele, kui ta on saanud struktuuriüksuse juhilt vastava
korralduse ja need ei sisalda otsuseid.
5.7. Personalijuhi pädevus ja allkirjastatavad dokumendid
20
5.7.1. Personalijuhi allkirjastatavad dokumendid:
5.7.1.1 töösuhte lõppu fikseeriv dokument (see õigus ei laiene töölepingu lõpetamisel poolte
kokkuleppel ega tööandjapoolsel ülesütlemisavaldusele);
5.7.1.2 teenistus- või töösuhet puudutava dokumendi edastamine (tõend ministeeriumis
töötamise kohta või muu informatiivne kiri);
5.7.1.3 praktikakokkulepped.
5.7.2. Personalijuhil on õigus kehtestada ministeeriumi teenistuskohtade liigitus
teenistusgruppideks.
5.8. Protokolli allkirjastamine
5.8.1. Protokolli allkirjastab protokollija, vajaduse korral koosoleku juhataja ja koosolekust
osavõtjad.
5.8.2. Ministeeriumisiseseid protokolle ei allkirjastata, kui nõue ei tulene õigusaktist.
5.8.3. Kui koosolekul on osalejaid väljastpoolt ministeeriumi, allkirjastab protokolli protokollija,
vajaduse korral koosoleku juhataja ja koosolekul olijad.
5.8.4. Kui otsus võetakse vastu pärast vaidlusi minimaalse häälteenamusega, allkirjastavad
protokolli kõik osavõtjad.
5.8.5. Komisjoni/nõukogu/töörühma koosoleku protokoll allkirjastatakse tulenevalt kehtestatud
komisjoni/nõukogu/töörühma töökorrast.
21
Sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 20.07.2023
käskkirjaga nr 108 kinnitatud
Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskord
Lisa 4
JUURDEPÄÄSUPIIRANGUGA TEABE KASUTAMINE JA AVALIKUSTAMINE
1. Teabele juurdepääsu piirangu kehtestamine
1.1. Teabele juurdepääsu piirangu kehtestab teabevaldaja. Teabevaldaja kehtestatud
juurdepääsupiirang on siduv kõigile teistele teabevaldajatele ning kui eriseadusest ei tulene
teisiti, ei saa teine asutus piirangut omavoliliselt kehtetuks tunnistada ega eirata. Ainult
juurdepääsupiirangu seadnud teabevaldaja saab selle kehtetuks tunnistada ning teised
asutused saavad selle olemasolu vajalikkusele või määratud aluse õigsusele üksnes
tähelepanu juhtida.
1.2. Ministeeriumisse saabunud ja ministeeriumis koostatud dokumendid (sh e-kirjad), mis
sisaldavad juurdepääsupiirangu kehtestamise aluseks olevat teavet, tunnistatakse
asutusesiseseks kasutamiseks dokumendi saabumisel või dokumendi koostamisel kuni
vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid kõige kauem viieks aastaks.
1.3. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtestatakse juurdepääsu piirang 75 aastaks selle
saamisest või koostamisest.
1.4. Juurdepääsupiirangu kehtestamise alus tuleneb avaliku teabe seadusest (AvTS) ja
eriseadustest ning neid kasutatakse vastavalt Majandus- ja
Kommunikatsiooniministeeriumi, Andmekaitse Inspektsiooni ja Riigi Infosüsteemi Ameti
koostatud juurdepääsupiirangute klassifikaatorile, mis on leitav riigi infosüsteemi
haldussüsteemist RIHA.
1.5. Juurdepääsupiirangu ja õige aluse valiku otsustab dokumendi eest vastutav teenistuja.
Sissetulevale dokumendile määrab juurdepääsupiirangu registreerija, kes kahtluse korral
konsulteerib dokumendi eest vastutava teenistujaga. Kui sissetulevale dokumendile on
määratud vale juurdepääsupiirang teavitab vastutav teenistuja sellest juurdepääsupiirangu
määranud registreerijat.
1.6. Kui ministeeriumisse saabub dokument, mis sisaldab juurdepääsupiirangu kehtestamise
aluseks olevat teavet, kuid saatja ei ole asjakohast märget dokumendile teinud, võtab RTK
dokumendihalduse spetsialist saatjaga enne dokumendi registreerimist ühendust ning
kooskõlastab märke tegemise vajalikkuse.
1.7. Ministeeriumis koostatavale dokumendile kehtestab sisust lähtuvalt juurdepääsupiirangu
selle koostaja, konsulteerides vajaduse korral õigustalituse või õigusosakonnaga (vastavalt
nendevahelisele pädevuse jaotusele) või andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed).
1.8. Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava dokumendi korral peab koostaja tagama, et
andmed piirangu kehtestamise aja ja õigusliku aluse kohta oleksid olemas nii DHSis
22
dokumendi metaandmetes kui ka dokumendis. Juurdepääsupiirangu andmed peavad
sisaldama ka teabevaldajat.
Näide:
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 10.05.2023
Kehtib kuni: 10.05.2098
Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12
Teabevaldaja: Sotsiaalministeerium
1.9. Kui dokument sisaldab mitme juurdepääsupiirangu alusega teavet, tuleb dokumendis ja
infosüsteemis näidata kõik piirangu alused. Mitme aluse puhul määratakse pikima
juurdepääsupiirangu kehtivuse aeg.
Näide:
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 10.05.2023
Kehtib kuni: 10.05.2098
Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12; AvTS § 35 lg 1
p 17
Teabevaldaja: Sotsiaalministeerium
1.10. Kehtestatud juurdepääsupiirangu tähtaega võib pikendada kuni viie aasta võrra, kui
juurdepääsupiirangu põhjus püsib. Juurdepääsupiirangu tähtaja pikendamise vajaduse
otsustab dokumendi koostaja või tema puudumise korral struktuuriüksuse juht,
konsulteerides vajadusel õigustalituse või õigusosakonnaga (vastavalt nendevahelisele
pädevuse jaotusele) või andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed). RTK DHO peaspetsialist
(edaspidi RTK peaspetsialist) teeb otsuse alusel muudatused DHSis ja teavitab tähtaja
pikendamisest asutusi, kellele dokument on edastatud.
1.11. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirangu põhjus piirangu kehtimise ajal kaob,
tuleb juurdepääsupiirang tunnistada kehtetuks. Juurdepääsupiirangu tunnistab kehtetuks
dokumendi koostaja või tema struktuuriüksuse juht, konsulteerides vajaduse korral
õigustalituse või õigusosakonnaga (vastavalt nendevahelisele pädevuse jaotusele) või
andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed). RTK peaspetsialist teeb koostajalt või
struktuuriüksuse juhilt saadud tagasiside alusel muudatused DHSis ja teavitab asutusi,
kellele dokument on edastatud.
1.12. Kui teabenõudja taotletavale dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, teeb
teabenõude täitja dokumendist ärakirja või väljavõtte selliselt, et paberdokumendi
väljastamisel kaetakse kinni avalikustamisele mittekuuluvad andmed ja elektroonilise
dokumendi väljastamisel eemaldatakse dokumendist avalikustamisele mittekuuluvad
andmed selliselt, et teabenõudjal ei ole võimalik eemaldamist tagasi pöörata.
1.13. Kui teabenõudja taotletavale dokumendile ei ole tehtud juurdepääsupiirangu märget, kuigi
dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, korraldab teabenõude täitja
koostöös DHT peaspetsialistiga dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise.
23
1.14. Kui juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavale dokumendile ei ole juurdepääsupiirangut
kehtestatud ning dokument on avaliku dokumendiregistri vahendusel avalikustatud,
teavitab kasutaja sellest kohe DHT peaspetsialisti ja kui see puudutab isikuandmeid, tuleb
teavitada ka andmekaitsespetsialisti.
2. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi kasutamine
2.1. Juurdepääsupiiranguga dokumentide (sh töödokumendid, dokumendi kavandid jms)
hoidmisel ja töötlemisel peab olema välistatud nende isikute juurdepääs, kellel oma
ametiülesannetest tulenevalt see vajadus puudub. Juurdepääsupiiranguga dokumendi
hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle valduses dokument asub.
2.2. Juurdepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende haldaja viisil, mis välistab nende
sattumise kõrvaliste isikute kätte (nt lukustatud kapis või sahtlis). Keelatud on jätta
dokumente nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ja printerite juurde. Koosoleku
lõppedes peab koosoleku korraldaja puhastama nõupidamisruumi tahvli.
2.3. Juurdepääsupiiranguga dokumentide kõrvaliste isikute kätte sattumisest või sattumise
ohust peab teenistuja teavitama DHT peaspetsialisti. Kui see puudutab isikuandmeid, tuleb
teavitada ka andmekaitsespetsialisti.
2.4. Eriti tundlikku teavet (mõiste sisustamisel tuleb muu hulgas lähtuda Andmekaitse
Inspektsiooni väljaantud juhisest „Avaliku teabe seaduse üldjuhend“) sisaldavaid
paberdokumente võib edastada ministeeriumisiseselt ainult käest kätte, ministeeriumist
välja võib neid saata vaid tähitud postiga. Elektrooniliselt võib neid dokumente ministeeriumi
DHSist välja saata DHXi vahendusel või e-posti teel krüpteeritult.
2.5. Juurdepääsupiiranguga teabe salvestamisel eemaldatavale andmekandjale lähtub
teenistuja ministeeriumis kehtestatud asjakohastest kordadest (nt IT kord, infoturbekord
vms). Juurdepääsupiirangut sisaldava teabega andmekandja viimisel väljapoole
ministeeriumit ja saatmisel posti või kulleriga, tuleb andmekandjal olev materjal krüpteerida.
2.6. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumentide (ka töödokumentide edastamise
puhul nt arvamuse avaldamiseks ministeeriumi haldusala asutuse kolleegile) edastamisel
e-postiga tuleb lisada juurdepääsupiirangut puudutav info.
2.7. DHSi lisatavad dokumendid ei tohi olla krüpteeritud. Dokumentide krüpteerimist
kasutatakse vajaduse korral dokumentide edastamiseks, kui tegu on tundlikku infot
sisaldavate dokumentidega.
3. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris
3.1. DHSis registreeritud ja allkirjastatud dokument avalikustatakse ministeeriumi veebilehel
avalikus dokumendiregistris AvTSis sätestatud korras.
3.2. Ministeeriumi avalikus dokumendiregistris avalikustatakse:
24
3.2.1 saabunud ja väljasaadetud kirjad;
3.2.2 allkirjastatud õigusaktid;
3.2.3 sõlmitud lepingud.
3.3. Avalikus dokumendiregistris avalikustatakse avalike dokumentide puhul metaandmed ja
dokument. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul avalikustatakse ainult metaandmed.
25
Sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 20.07.2023
käskkirjaga nr 108 kinnitatud
Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskord
Lisa 5
ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE
1. Teenistussuhte lõppemisel või peatumisel ja teenistusülesannete oluliste muutuste korral
(nt teenistuja teenistusülesanded muutuvad liikumisel ühest struktuuriüksusest teise)
algatab personalitöötaja DHSis teenistuja elektroonilise ringkäigulehe.
2. Lahkuva teenistuja töö üleandmise ja ümberkorraldamise eest vastutab vahetu juht.
3. Ringkäigulehe alusel:
3.1 annab teenistuja vastavalt vahetult juhilt saadud juhistele üle pooleliolevad ülesanded (nt
täitmisel olevad lepingud, avatud toimikud, pooleliolevate dokumentide menetlused ja
muu olulise teabe), sealhulgas DHSis ja teistes infosüsteemides, ja tagastab lahkumisel
tema käes oleva ministeeriumi vara;
3.2 suletakse infosüsteemide kasutamise õigused.
4. Personaalsel võrgukettal või ühistöökeskkonnas Kontor personaalses töökeskkonnas
(OneDrive) olevad olulise sisuga tööalased failid annab lahkuv teenistuja üle vahetu juhi
määratud tähtajaks, salvestades need ühistöökeskkonnas Kontor kokkulepitud kohta.
Vastamist vajavad e-kirjad suunab lahkuv teenistuja teda asendama määratud teenistujale
või vahetule juhile.
5. Lahkuv teenistuja teavitab olulisemaid koostööpartnereid (ka
komisjonis/nõukogus/töörühmas osalemise korral) oma lahkumisest, teavitades võimaluse
korral uuest kontaktisikust, eelkõige pooleliolevate projektide või täitmisel olevate lepingute
puhul.
26
Sotsiaalkaitseministri ja terviseministri 20.07.2023
käskkirjaga nr 108 kinnitatud
Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduskord
Lisa 6
ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE
1. Liigitusskeemi koostamine
1.1. Ministeeriumi tegevuse käigus loodud või saadud tõendusväärtusega dokumentide ja teabe
liigitamiseks ning neile säilitustähtaja määramiseks koostab DHT peaspetsialist koostöös
struktuuriüksustega ja RTK arhivaariga liigitusskeemi. Liigitusskeemi koostamisel võetakse
aluseks Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“
(edaspidi arhiivieeskiri) kehtestatud nõuded ning juhindutakse Rahvusarhiivi juhistest.
1.2. Liigitusskeemi muudetakse vastavalt vajadusele. Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse
enne kehtestamist arhiivieeskirjas märgitud juhtudel Rahvusarhiiviga infosüsteemis
ASTRA.
1.3. Dokumentidele, sealhulgas infosüsteemides olevale teabele säilitustähtaja kehtestamisel
lähtutakse seadustes ja muudes õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud
säilitustähtajast. Kui säilitustähtaeg ei ole sätestatud seaduse või selle alusel antud
õigusaktiga, arvestatakse:
1.3.1 faktide või tegevuse tõestamise ja isikute õiguste kaitse vajadust;
1.3.2 ministeeriumi tegevuse järjepidevuse tagamise vajadust;
1.3.3 avaliku arhiivi võimalikku huvi.
1.4. Säilitustähtaega arvestatakse asjaajamisaasta või sündmuse toimumise lõppemisest.
1.5. Dokumendi säilitustähtaeg võib olla alatine või määratud aastates või tähtajana, mis on
seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega.
2. Toimikute korrastamine
2.1. Dokumendid korrastatakse kolme aasta jooksul pärast nendega seotud asjaajamise
lõppemist.
2.2. Enne arhiveerimist veendub RTK arhivaar dokumentide sarjakuuluvuses ja menetluse
lõppemises, vajaduse korral paigutab dokumendi õigesse sarja (paberdokumendi
ümberpaigutamisel teeb muudatused ka dokumendiregistris), eemaldab mustandid,
koopiad ja mittearhiiviainese.
2.3. Struktuuriüksuses olevad paberdokumendid korrastatakse koostöös RTK arhivaariga.
Korrektselt ettevalmistatud lõpetatud toimikud annab teenistuja üle RTK arhivaarile
üleandmise-vastuvõtmise akti alusel.
27
3. Dokumendihoidlas olevatele dokumentidele juurdepääsu tagamine
3.1. Ministeeriumi teenistujatel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks kasutada
ministeeriumi dokumendihoidlas olevaid dokumente.
3.2. Arhiiviteatistele ja -päringutele vastamise ning ministeeriumi arhiivist paberdokumentide
laenutamise tagab RTK DHO, vastuskirjad allkirjastab DHT juhataja.
3.3. Toimikuid laenutatakse välja üksnes toimikule juurdepääsu võimaldava õigusliku aluse
olemasolul või kantsleri nõusolekul. Paberil toimiku laenutamine vormistatakse aktiga, mille
allkirjastab DHT juhataja.
4. Ülevaade arhiivi koosseisust
4.1. Ülevaate ministeeriumi arhiivi koosseisust koostab ja hoiab ajakohasena RTK arhivaar.
4.2. Ülevaate koostamise aluseks on liigitusskeem.
4.3. Arhiivikoosseisu ülevaadet peetakse DHSis, paberdokumentide ülevaadet võib pidada
väljaspool DHSi faili kujul (nt Excel, Word).
5. Dokumentide hävitamine ja arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivile
5.1. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, hävitatakse
peale säilitustähtaja möödumist poole aasta jooksul.
5.2. Kui digiteeritud paberdokument ei oma arhiiviväärtust või originaali säilitamise nõue ei
tulene õigusaktist ja DHSis on tagatud digiteeritud dokumendi autentsus ja terviklikkus,
hävitab RTK arhivaar selle ühe aasta möödumisel selle saamisest.
5.3. Kui dokumentide arhiiviväärtus on välja selgitamata, esitab RTK arhivaar Rahvusarhiivile
taotluse dokumentide hindamiseks.
5.4. Dokumendid hävitatakse:
5.4.1 dokumendi füüsilise hävitamise teel, kasutades vastava teenuse osutamisele
spetsialiseerunud ettevõtte teenust, või
5.4.2 kustutades digitaalse teabe selle kandjalt nii, et selles sisalduvat teavet ei ole
võimalik taastada.
5.5. Juhindudes arhiivieeskirjast koostab RTK arhivaar DHSis hävitamisakti ning kooskõlastab
selle struktuuriüksuse juhiga, kelle vastutusalas on hävitatav teave, ja DHT juhatajaga.
Hävitamisakti allkirjastab RTK arhivaar.
5.6. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide ja teabe hävitamine vastavalt infosüsteemi
põhimääruses sätestatule.
28
5.7. Ministeerium annab oma tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid üle Rahvusarhiivile.
Arhivaalide korrastamisel ja üleandmisel juhindub RTK arhivaar arhiivieeskirjast.
29