Käskkiri

KÄSKKIRI 08.09.2025 nr 143 Teabehalduse korra kinnitamine Juhindudes sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 „Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus” § 10 lg 1 punktist 9 ja lõikest 2 ning Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused” § 17 lõikest 3 1. Kinnitan „Sotsiaalkindlustusameti teabehalduse kord” (Lisa 1) ja selle lisad „Dokumentide näidisvormingud” (Lisa 2), „Teenuste pesa vorm” (Lisa 3), „Signatuuride kord” (Lisa 4) ja „Memo koostamine ja suunamine” (Lisa 5). 2. Tunnistan kehtetuks 27.05.2025 käskkirja nr 89 „Teabehalduse korra kinnitamine”. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor Lisad: 1. Sotsiaalkindlustusameti teabehalduse kord; 2. dokumentide näidisvormingud; 3. teenuste pesa vorm; 4. signatuuride kord; 5. memo koostamine ja suunamine.  KINNITATUD 08.09.2025 käskkirjaga nr 143 Lisa 1 Sotsiaalkindlustusameti teabehalduse kord 1. Üldsätted 1.1 Vastavalt Vabariigi Valitsuse 25.05.2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 3 lõikele 1 on teabehaldus tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. 1.2 Teabehalduse korras (edaspidi kord) käsitletakse, vastavalt arhiiviseaduse § 2 lõikele 1 dokumente, milleks on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks (edaspidi teave). 1.3 Korra eesmärk on kehtestada Sotsiaalkindlustusametis (edaspidi SKA) teabehalduse põhinõuded, millega tagatakse andme- ja dokumendihalduse, veebilehe sisuhalduse ning teabe juurdepääsu ja kaitse korraldamine. 1.4 Kord on SKA sisemist töökorraldust reguleeriv normdokument. 1.5 Kord koos lisadega on täitmiseks kohustuslik kõigile SKA ametnikele ja töötajatele (edaspidi koos teenistujad). 1.6 Teabehalduse talituse teenistuja võib koostada teabehalduse korra paremaks rakendamiseks juhendeid. Juhendid on leitavad SKA siseveebis ning WIKIs ja on teenistujatele täitmiseks kohustuslikud. 1.7 Teenistujate tööalased kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse ajakohasena SKA veebilehtedel. 1.8 SKA asjaajamise korraldamise keel on eesti keel. 1.9 Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles, kui ei ole põhjendatud asjaolusid teise keele kasutamiseks. Põhjendatud asjaoludel kasutatakse Euroopa Liidu liikmesriikides enim levinud keeli (inglise keel, prantsuse keel, saksa keel), ning lisaks vajadusel vene keelt. 1.10 SKA peadirektor kinnitab käskkirjaga teabe liigitusskeemi, mis on aluseks saadava ja loodava teabe registreerimisel, säilitamisel ja juurdepääsupiirangute määramisel. Teabe säilitustähtajad määratakse vastavalt õigusaktides sätestatud tähtaegadele või lähtudes SKA funktsioonide järjepidevuse ja kestvuse tagamise vajadusest. 1.11 Asjaajamisperioodiks on üldjuhul üks kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini). Iga kalendriaasta alguses avatakse vastavalt teabe liigitusskeemile uued aasta toimikud. Erandiks on asja- ja teematoimikud, mis suletakse jooksvalt, peale menetlusprotsessi lõppemist. 1.12 Infosüsteemis SKAIS2 loodud tööülesanded säilitatakse üks aasta peale tööülesande loomist. Tööülesannete hävitamine viiakse läbi üks kord aastas. 1.13 Tööülesannete hävitamise aluseks on DHSis kooskõlastatud hävitamise akt. 1.14 Teabe elektrooniliseks haldamiseks kasutatakse SKAs dokumendihaldussüsteemi Delta (edaspidi EDHS) ja teisi liigitusskeemis toodud infosüsteeme (edaspidi koos infosüsteemid). 1.15 Uuele teenistujale tutvustab teabehalduse korda üldosakonna personalitalituse teenistuja. 1.16 Üldosakonna teabehalduse talitus koordineerib teenistujate koolitamise teabehalduse valdkonnas. 2. Teenistujate pädevus ja vastutus 2.1 Teabe turvalise ning jätkusuutliku haldamise ja juhtimisega seotu on korraldatud järgnevalt: - SKA teabehaldust korraldab üldosakonna teabehalduse talitus ning selle eest vastutab teabehalduse talituse juhataja;  - SKA teenuste osutamise käigus tekkiva teabehalduse ühtse korraldamise tagavad üldosakonna teabehalduse talituse teenistujad; - EDHS toimimise, sellele juurdepääsuõiguste haldamise ning selle kasutajate nõustamise ja juhendamise tagab teabehalduse talituse juhataja koos teabehalduse talituse peaspetsialistidega; - igapäevase jooksva teabehalduse ja sellega seotud infovahetuse korrektsuse tagavad teabehalduse talituse peaspetsialistid ja üldosakonna teabehalduse talituse ning kliendisuhete osakonna teenistujad, vastavalt oma ametijuhendile, käesolevale korrale ja juhenditele. 2.2 Iga teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires: - infosüsteemides suunatud tööülesannete jälgimise ja täitmise eest arvestades õigusaktidest ja teenistus- või tööalasest korraldusest tulenevate tähtaegadega; - teabe nõuetekohase keelelise, sisulise korrektsuse ja vormistamise eest; - teabe tähtaegselt edastamise ja väljasaatmise eest; - tähtajaliselt loodud ja tema valduses oleva paberkandjal teabe töötlemise, ringluse ning hävitamise ja/või säilitamise eest kuni arhiivi üleandmiseni; - mistahes juurdepääsu- ja kasutuspiiranguga teabe ainult enda teada hoidmise ning teistele teenistujatele ja isikutele, vaid teadmisvajadusest lähtuvalt, teabe edastamise eest; - ametist lahkudes või teisele ametikohale liikudes talle suunatud tööülesannete lõpetamise või edasi suunamise eest; - EDHSis teenistuja vastutusel olevate isikutoimikute sulgemise või ümbersuunamise eest; - EDHSis teenistuja vastutusel olevate lepingute tähtaja jälgimise eest. Tööks vajalike infosüsteemide toimimise, arendamise ja seal tekkivate andmete turvalise haldamise tagab arendus- ja finantsosakond koostöös teabehalduse talituse juhi ning teiste struktuuriüksustega. 2.3 Andmekaitse valdkonna korraldamise ja asjakohaste juhiste koostamise tagab üldosakonna õiguse talituse teenistujad. 2.4 Teabe nõuetekohase avalikustamise eest avalikus dokumendiregistris vastutab teabe koostaja, pidades vajadusel nõu andmekaitse valdkonna eest vastutava isikuga. Veebilehel ning teistes avalikkusele suunatud infokanalites teenuse info avalikustamise eest vastutab teenuse omanik. 2.5 Teabe säilitamise, Rahvusarhiivi üleandmise ja hävitamise tagab arhivaar ja teabehalduse talituse juhataja. 3. Struktuuriüksuse juht 3.1 Vastutab oma struktuuriüksuse vastutusvaldkonnas olevate teenuste kvaliteetse toimimise ja struktuuriüksuse tegevuse korrektse dokumenteerimise eest õigusaktidega ettenähtud ulatuses. 3.2 Vastutab teabe nõuetekohase, sh tähtaegse, menetlemise ning muu teabe haldamise eest struktuuriüksuses. 3.3 Koordineerib paberdokumentide säilitamise struktuuriüksuses kuni arhiivi üleandmiseni. 4. Andmekaitse põhisätted 4.1 Vajadusel kaasatakse andmekaitsespetsialist teabe registreerimisel ja säilitamisel andmekaitset puudutavate küsimuste lahendamisse. 4.2 Andmekaitsespetsialist on vastutav juhiste eest, mis puudutavad teabe registreerimise protsessis isikuandmete töötlemist erinevates infosüsteemides ja arhiivis. Nende juhiste järgimine on kõikidele teenistujatele kohustuslik. 4.3 Teenistuja, kes koostab mingi protsessi korda, millel on kokkupuude isikuandmete töötlemisega, kooskõlastab isikuandmete töötlemist puudutava osa andmekaitsespetsialistiga. 2 (13) 4.4 Teabe registreerimisel on registreerijal õigus jooksvates küsimustes pöörduda andmekaitsespetsialisti poole, saamaks juhiseid teabe määramiseks asutusesiseseks kasutuseks ning selle õigusliku aluse kohta. 4.5 SKA hallatavates infosüsteemides asuva teabe, andmete ja registrite ning võrguketastele salvestatud teabe kaitse korraldamine toimub vastavalt Sotsiaalkindlustusametis kehtivatele infoturbe ja isikuandmete töötlemise põhimõtetele. 4.6 Teenistujad vastutavad isikuandmete töötlemisel andmete töötlemise õiguspärasuse eest. 4.7 Asutusesiseselt vahetame tuvastatavaid eriliigilisi isikuandmeid eelistatult piiratud juurdepääsuga kaustas asutuse võrgukettal või e-postiga krüpteeritud kujul. 4.8 Teabele (sh e-kiri), mis sisaldab isikuandmeid või muid juurdepääsupiiranguga andmeid lisatakse märge asutusesiseseks kasutamiseks (edaspidi AK). 4.9 Päringu alusel juurdepääsupiiranguga teabe statistilisel väljastamisel lähtume juurdepääsupiirangu seadmisel järgmistest põhimõtetest: 4.9.1 kui esitatavas statistikas on mõnel real 4 või väiksem, on dokument asutusesiseseks kasutamiseks ehk AK. Siin on tegemist kaudselt isikuandmetega, sest isik võib olla väikses piirkonnas tuvastatav; 4.9.2 alla 5 jääva statistika võib esitada ka kujul „1-5“ või „kuni 5“, siis on dokument avalik. 4.10 Juurdepääsupiirang lisatakse välismaale saadetavale dokumendile (sh e-kiri), täpselt samadel põhimõtetel nagu siseriikliku teabevahetuse korral (kasutades ingliskeelset AK märget). AK märget ei lisata SKA teenistujate omavahelistele asutusesisestele kirjavahetustele. 4.11 Kui e-kiri saadetakse mitmele füüsilise isiku isiklikule e-posti aadressile (asutuseväliste isikute puhul), tuleb adressaadid lisada e-kirja salakoopia (BCC) reale, et välistada adressaatidevaheline nähtavus. 4.12 Juurdepääsupiiranguga teavet, mis sisaldab eriliigilisi isikuandmeid, on keelatud mistahes adressaadile edastada e-kirja või lihtkirjaga. Eriliigilisi isikuandmeid sisaldav teave edastatakse asutusest välja kas tähtkirjaga, elektroonselt krüpteeritud kujul või iseteeninduse suhtluse kaudu (v.a juhud, kui klient on avaldanud taasesitatavas vormis soovi saada dokument lihtkirjaga või e-postile krüpteerimata kujul). Asutustele edastatakse eriliigiline teave dokumendivahetuskihi (DHX/DVK) kaudu. 4.13 Juurdepääsupiiranguga teavet, mis sisaldab tavalisi isikuandmeid, edastatakse asutusest krüpteerimata kujul dokumendi vastutaja kaalutlusotsuse alusel või andmesubjekti kirjaliku nõusoleku alusel. 4.14 Juurdepääsupiirangu kehtivuse tähtaja saabumisel dokumendi vastutaja või osakonnajuhataja hindab dokumendi sisust tulenevalt juurdepääsupiirangu pikendamist kuni viieks aastaks. 4.15 Kui juurdepääsupiirangut ei pikendata, peab dokumendi vastutaja või osakonnajuhataja dokumendi märkima dokumendihaldussüsteemis avalikuks. 5. Asutusesisese teabe määratlemine 5.1 Dokumendi koostamisel või saamisel on iga teenistuja kohustatud kontrollima, kas dokumendis sisalduv teave on asutusesiseseks kasutamiseks vastavalt avaliku teabe seadusele või mõnele eriseadusele ning vormistama vastava märke. 5.2 Väljamineva dokumendi puhul määrab koostaja dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud koos kehtivuse ja alusega. 5.3 Sissetuleva dokumendi määrab asutusesiseseks kasutamiseks dokumendi registreerija, kes määrab juurdepääsupiirangu. Vajadusel konsulteeritakse juurdepääsupiirangu seadmiseks andmekaitsespetsialistiga. 5.4 Kui sissetulev dokument on „AK“-märkega, siis dokumendi eest vastutav isik kontrollib juurdepääsupiirangu õigsust. Kui juurdepääsupiirang ei ole kooskõlas sisuga, siis antakse sellest teada dokumendi koostanud asutusele. 5.5 Lisaks seaduses sätestatud tähtaegadele on asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumendid, millele kehtestatakse juurdepääsupiirang kuni allpool kirjeldatud vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks: - AvTS § 35 lg 2 p 1 alusel õigustloovate aktide eelnõud enne nende ametlikult kooskõlastamiseks saamist või eelnõude infosüsteemis avalikuks tegemist; 3 (13)  -AvTS § 35 lg 2 p 2 alusel dokumendi (sh käskkirja või läbirääkimisel oleva lepingu) kavand ja selle juurde kuuluvad dokumendid enne nende vastuvõtmist või allakirjutamist; - AvTS § 35 lg 2 p 3 alusel memod, arvamused ja nõuanded (sh asutusesiseselt adresseeritud e-kirjad), õiendid jm, mille avalikustamise kohustus ei tulene õigusaktist; - AvTS § 35 lg 2 p 4 alusel tsiviilkohtumenetluses riigi kui menetlusosalise huvisid kahjustada võiv teave kuni kohtulahendi tegemiseni. 5.6 AvTS § 35 lg 2 p 3 (nn majasisene) alusel juurdepääsupiiranguga dokumendi juurdepääsupiirangu lõppemisel on õigus pikendada juurdepääsupiirangut peadirektori otsuse alusel 5 aasta võrra. 5.7 Kui majasisese dokumendi juurdepääsupiirangut ei pikendata, siis peab selle piirangu lõppemisel avalikustama. 6. Teenuste ja äriprotsesside korraldamise üldpõhimõtted 6.1 SKA teenused jagunevad põhiteenusteks ja tugiteenusteks. 6.2 SKA teenuste ja tööprotsesside kvaliteedi tagamiseks kirjeldatakse teenuste ja tööprotsessid ja koostatakse protsessijoonised SKA teenuste keskkonnas https://wiki.sm.ee/pages/viewpage.action?pageId=1614221831 (veebipõhine Confluence keskkond). 6.3 Protsessi kirjeldava dokumentatsiooni ajakohasena hoidmise eest vastutab arendus- ja finantsosakonna arendustalitus koostöös teenuse omanikega. Põhiteenuse ja tugiteenuse teenuse omanikul on võrdsed ülesanded ja vastutus. 6.4 SKA teenuste protsessid on kirjeldatud SKA teenuste keskkonnas etteantud vormil (Lisa 3). 6.5 Kõikidele teenustele on määratud teenuse omanik. 6.6 Protsessiskeeme hoitakse aja- ja asjakohastena ning teenuste muutmisel muudetakse ka vastav info protsessiskeemidel. Protsessiskeemide muutmise eest vastutab teenuse omanik. 6.7 Protsesse kirjeldavaid dokumente võivad täpsustada lisad, milleks võivad olla teenustasemed, vormid, näidised, protsessijoonised. 6.8 Kõigil töötajatel on võimalik esitada protsesse kirjeldavate dokumentide osas muutmise ettepanekuid vastavale teenuse omanikule. Teenuse omanik on kohustatud andma tagasisidet ettepanekute rakendamise või rakendamata jätmise kohta. 6.9 Mõisted: 6.9.1 Töökord või kord kirjeldab protsessi või tegevuste järjestust, mida tuleb järgida mingi töö või ülesande täitmisel. Fookus: tegevuste loogiline järjestus ja töövoog. Sisu: sisaldab samme, ajastust, vastutajaid ja vajalikke ressursse. 6.9.2 Juhend on õpetus või selgitus, kuidas midagi teha või kasutada, mis ei loo uut korda või protsessi. Fookus: õpetamine või selgitamine. Sisu: võib sisaldada taustainfot, soovitusi, näiteid, hoiatusi ja illustratsioone. 7. Teabehalduse põhisätted 7.1 SKA teenistujad loovad, kooskõlastavad ja menetlevad dokumente üldjuhul elektroonselt infosüsteemides. 7.2 Kõik dokumentide juurde käivad lisad tuleb skaneerida, laadida ja/või luua seosed juba olemasolevate dokumentide vahel. Kõik menetluse juurde kuuluvad dokumendid peavad olema kätte saadavad menetlust haldavas infosüsteemis. 7.3 Asutused vahetavad üldjuhul omavahel dokumente elektrooniliselt DHXi kaudu. 7.4 Erinevate infosüsteemide juurdepääsuõiguste haldamine toimub vastavalt Sotsiaalkindlustusameti arvutivõrgu ja infosüsteemide kasutamise õiguste andmise, muutmise ja lõpetamise korrale. 1 SKA teenuste pesa WIKI keskkonnas https://wiki.sm.ee/pages/viewpage.action?pageId=161422183 4 (13) 7.5 Kõik teenistujad on EDHSi kasutajad. Teistes kasutusel olevates infosüsteemides antakse kasutajaõigused vastavalt konkreetse teenistuja ametijuhendist tulenevatele tööülesannetele. 8. Dokumendiliigid,- plangid ja –mallid 8.1 SKAs kasutusel olevad dokumendiliigid on vastavalt funktsioonidele nimetatud teabe liigitusskeemis. 8.2 SKAs on kasutusel eestikeelsed A4-formaadis elektroonne üld- ja kirjaplank ning ingliskeelne kirjaplank (Lisa 2), mis on kättesaadavad asutuse siseveebis. 8.3 Lisaks on kasutusel dokumente, mis luuakse valgele paberile, kus puudub asutuse logo. Sinna vormistatakse õigusaktidega kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud, ametisisene kirjavahetus, aktid, lepingud jne. 8.4 Asutuses loodud ja kooskõlastatud memod kinnitatakse vastavalt teabehalduse korra lisas 5 toodud nõuetele. 8.5 SKA põhitegevust, töökorraldust vms reguleerivad korrad, eeskirjad jm kinnitatakse peadirektori käskkirjaga. Käskkiri vormistatakse käskkirja plangile (Lisa 2, EDHSis dokumendimall „SKA_käskkiri“), sinna juurde kuuluv lisa (kord, juhend vms) koostatakse valgele paberile, eraldiseisva dokumendina. 8.6 Dokumentide loomiseks EDHSis (õigusakt, leping, algatuskiri, protokoll, otsus jne) kasutatakse üldjuhul eelseadistatud dokumendimalle, lähtudes dokumendiliigi vorminõuetest. 9. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine 9.1 SKA ametlik postiaadress on Paldiski mnt 80, Tallinn ja e-posti aadress [email protected], veebilehe aadressid on www.sotsiaalkindlustusamet.ee, www.lasteabi.ee, www.palunabi.ee ning avalik elektroonne info- ja suhtluskanal on www.facebook.com/sotsiaalkindlustusamet. Kasutusel on iseteeninduse suhtluskanal. 9.2 Tagamaks kliendisuhtluse registreerimise ja säilitamise korrektsuse, tuleb teiste e-posti aadresside loomine ja kasutusele võtmine, mis on mõeldud kliendisuhtluseks väljaspool asutust, kooskõlastada teabehalduse talituse juhiga. 9.3 SKA elektronposti üldaadressile ja DHXi kaudu laekuva kirjavahetuse haldamise ja registreerimise eest vastutavad üldosakonna teabehalduse talituse teenistujad. 9.4 Paberposti vastuvõtmise ja välja saatmise tagavad üldosakonna teabehalduse talituse teenistujad. 9.5 Registreerimisele kuuluv teave registreeritakse ja suunatakse ringlusesse vastavalt dokumendi sisule SKAsse saabumise päeval või sellele järgneval tööpäeval. 9.6 Üldise reegli kohaselt SKA eelistab kliendiga suhtlust iseteeninduse suhtlusteenuse kaudu. Samuti edastatakse dokumendid kliendile iseteeninduse suhtlusest, juhul kui kliendil ei ole võimalik nimetatud kanalit kasutada, siis kasutatakse teisi kontaktkanaleid. 9.7 E-kirjad ning dokumendid, mis puudutavad organisatsiooni tegevust ja on ülesannete täitmisel loodud või saadud, sh e-kirjad, mis sisaldavad informatsiooni SKA tegevuse või menetluse kohta on ametlikud dokumendid ja tuleb registreerida. 9.8 SKAsse saabunud paberkandjal dokumendi esimese lehekülje paremasse alumisse serva (seal vaba pinna puudumise korral esilehe muule vabale pinnale) kantakse saabumismärke tegemiseks vastav tempel. 9.9 Dokumentide lisad vormistatakse kujul: registreerimise kuupäev, alusdokumendi liik (nt käskkiri, tööleping, leping jne), registreerimise number ja lisa numeratsioon (nt Lisa 1). 9.10 Infosüsteemi salvestades faili/ dokumenti (v.a Outlookist hõlmamine) pealkirjastatakse järgmisel kujul: kuupäev_konkreetne_dokumendiliik_perekonnanimi (tühikuid ei kasutata). Konkreetse dokumendiliigi all on mõeldud, et faili nimi peab võimalikult täpselt, aga lühidalt edasi andma dokumendi sisu. Faili kuupäevaks märkida registreerimise või infosüsteemi lisamise kuupäev. 9.11 SKA infosüsteemides on Vabariigi Valitsuse 22.12.2011. a määruse nr 181 „Arhiivieeskiri” Lisa 1 alusel lubatud järgmised failivormingud: - tekstidokumendid: TXT; ODT; DOCX; PDF ver /A-2a või /A-2u; .PAGES; 5 (13)  - tabelid: ODS; XLSX; CSV; - esitlused: ODP; PPTX; PDF ver /A-2a või /A-2u; - e-kirjad: EML; MSG; PDF ver /A-2a või /A-2u; - rasterpildid, fotod: TIFF; PNG; JP2; DNG; PDF ver /A-2a või /A-2u; - helisalvestised: WAV; BWF; FLAC; AIFF; - digitaalsed videodokumendid: AVI koodek: pakkimata 4:2:2; MOV koodek: pakkimata 4:2:2, ProRes vähemalt 422HQ profiiliga või DNxHD vähemalt 8bit 4:2:2 profiiliga; MP4 (MPEG-4) koodek: H.264; MXF koodek: MPEG-2, JPEG2000 (kadudeta pakitud) või DNxHD vähemalt 8 bit 4:2:2 profiiliga; - digiallkirjastatud dokumendi kapsel: ASICE. 9.12 Kui klient edastab meile failid vormingus, mis ei ole lubatud, tuleb need ümber salvestada lubatud (p 9.11) failivormingutesse. 9.13 SKA infosüsteemidesse on kehtestatud kindlad faili mahtude piirangud. Juhtudel, kui klient edastab suurema mahulisi faile, siis on need lubatud ümber salvestada väiksema mahuliseks. 9.14 Kui klient edastab meile menetluseks samasisulisi dokumente mitme failina või e-kirjana, siis on need lubatud töö ja menetluse lihtsustamiseks salvestada üheks PDF formaadi dokumendiks. 9.15 SKAsse ekslikult saabunud teave (vale aadress/asutus) edastatakse õigele aadressile, ilma täiendavalt registreerimata. 9.16 Valele adressaadile saabunud e-post tagastatakse koheselt vastava märkega saatjale. 9.17 SKAsse edastatud teave, mis kuulub lahendamiseks kolmandale asutusele edastatakse lahendamisele vastavalt kuuluvusele ja saatja lisatakse e-kirja koopia reale. 9.18 Ümbrikute avamise järel ja e-postile saabunud dokumentidel kontrollitakse adressaadi õigsust, dokumendi terviklikkust, vajadusel allkirjade ja lisade olemasolu. Kui dokument ei vasta eelnimetatud nõuetele, informeeritakse viivitamatult saatjat/koostajat kirjalikult või telefoni teel. Dokument registreeritakse ja suunatakse menetlusse ja menetlus jätkub peale puuduste kõrvaldamist. 9.18.1 Kui klient ei kõrvalda puudusi määratud tähtajaks (ei esita allkirjastatud avaldust/taotlust/nõusolekut), siis teenistujal on õigus tööülesanne lõpetada ning menetlust mitte alustada. Kliendile edastatakse vastavasisuline teavitus e-kirjaga. 9.19 Korduvalt saabunud ning juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita, v.a juhul, kui selles on olulised lisad või teave. 9.20 Korduvpöörduja samasisulised pöördumised, mis on edastatud erinevatel aegadel, registreeritakse üksteise järjena ja peavad olema omavahelises seoses. 9.20.1 Korduvpöördujale vastame alati ametikirjaga ja osakonnajuhataja allkirjaga, e- kirjavahetusse ei asu. 9.20.2 Juhul kui kiri puudutab ka teisi osakondi, siis vastusena läheb ametikiri peadirektori allkirjaga. 9.20.3 Juhul kui pöördumine on edastatud teiste hulgas ka peadirektorile, siis vastus läheb välja peadirektori allkirjaga. 9.20.4 Korduvpöördujale saadetud vastus peab sisaldama teksti: järgnevad pöördumised võetakse teadmiseks. 9.21 Dokumendid registreeritakse lähtuvalt nende sisust ja kehtivast teabe liigitusskeemist vastavas infosüsteemis. EDHSis registreeritakse dokument liigitusskeemile vastavasse sarja. 9.22 Riigihangete registris loodavaid ja vastuvõetavaid dokumente, mida ei ole vaja asutusesiseselt kooskõlastada või allkirjastada, ei registreerita EDHSis. 9.23 Teenistuja tööalasele e-posti aadressile saabunud või sealt väljasaadetud teabe vastavasse infosüsteemi registreerimise vajaduse väljaselgitamise ja registreerimise eest vastutab teenistuja. Registreerimist vajava teabe registreerib iga teenistuja ise õigesse infosüsteemi. Registreerimise juhendamise osas pöördutakse teabehalduse talituse peaspetsialisti poole. 9.24 Klient või asutus on saatnud e-kirja korraga mitme teenistuja e-posti aadressile, siis: - nimekirjas esimene adressaat kontrollib eelnevalt infosüsteemist kirja registreerimist. Kui kiri on registreerimata, siis registreerib ning suunab menetlusse (või lähtub p 9.20); 6 (13)  - kui adressaadi hulgas on SKA üldine e-posti aadress ([email protected]), siis registreerib e-kirja teabehalduse talituse teenistuja. 9.25 Suulised taotlused, arvamused, ettepanekud, teabenõuded jms, mis kuuluvad registreerimisele, fikseerib ja registreerib pöördumise vastu võtnud teenistuja ise. 9.26 Dokumendi registreerija seab vajadusel dokumendi registreerimisel sellele juurdepääsupiirangu, jälgides käesoleva korra punktid 4.9-4.11 ja peatükis 5 sätestatut. 10. Dokumentide (sh e-kiri) vormistamine 10.1 SKAs kasutatakse EDHSis ja siseveebis olevaid elektroonseid dokumendivorme. 10.2 EDHSis dokumentide koostamisel tuleb kasutada seal olevaid dokumendimalle, k.a lepingud vormistatakse vastavale dokumendimallile, v.a RTK lepingu mall või kui ei ole kokku lepitud teisiti. 10.3 Dokumentide vormistamise nõuded on välja toodud teabehalduse korra lisas. Ametlike dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirja šrifti Arial tähesuurusega 11 ja reavahega 1 (ühekordne). Veerised on: vasak 3 cm, parem 1,5 cm, ülevalt ja alt 1,2 cm. 10.4 Dokumendi pealkiri võtab lühidalt ja selgelt kokku kirjutise põhisisu, vormistamisel ei kasutata paksu kirjastiili (Bold) ja pealkirja lõppu ei lisata punkti. 10.5 Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse vertikaalset paigutust ja rööpjoondust. Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest tühja reaga, taandridu ei kasutata. 10.6 Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne, adressaati arvestav ning üheselt mõistetav. 10.7 Mitme lehelised dokumendid nummerdatakse alates teisest lehest, number märgitakse lehe alla, vasakusse nurka. 10.8 Kui kirjal on mitu adressaati, siis esitatakse vastavad asutused või nimed või nimetused tähtsuse või tähestiku järjekorras. Soovitav on esitada mitte üle 3-4 adressaadi. 10.9 Kui sama dokument saadetakse mitmele riigiasutusele või kohaliku omavalitsuse asutusele, siis võib aadressiks märkida ka adressaatide loetelu või nende liiginimetuse tähestikulises järjekorras ilma aadressideta (nt kohalikud omavalitsused, ministeeriumid jne). 10.10 Pöördumise saabumise kuupäevaks loetakse dokumendi SKAsse saabumise kuupäeva, kui ei ole kokkulepitud teisti. 10.11 Väljasaadetava kirja, õigusakti, lepingu või muu SKAs loodud dokumendi kuupäevaks on selle allkirjastamise kuupäev. 10.12 Kui dokument väljastatakse paberil, vormistatakse see elektroonsele dokumendimallile ja allkirjastatakse digitaalselt, st väljastatakse väljatrükk elektroonilisest dokumendist. 10.13 Väljatrükk kinnitatakse „väljatrükk õige“ templiga, kus on väljatrüki teinud teenistuja nimi, allkiri ja väljatrüki tegemise kuupäev. „Väljatrükk õige“ templid on kõikides klienditeenindustes ja Tallinna kontori dokumendihalduritel. 10.14 Kui dokument on vajalik käeliselt allkirjastada, siis koostatakse dokument vastavalt p 10.12 toodule või skaneeritakse käeliselt allkirjastatud dokument infosüsteemi. 10.15 Dokumendi koostab ja selle vormistuse eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse see kuulub või kellele on see ülesandeks tehtud v.a infosüsteemi poolt automaatselt genereeritud dokumendid. 10.16 Igal töötajal on ametialaseks kirjavahetuseks nimeline e-posti aadress kujul: [email protected]. SKA e-posti aadressi kasutatakse ainult tööalaseks suhtluseks. 10.17 E-kirja tuleb kaitsta ja registreerida ning tähtaja möödudes hävitada. Registreeritud e- kirjad säilitatakse digitaalselt infosüsteemis (mitte Outlookis) soovitatavalt PDF või .MSG vormingus. E-kirja registreerimisel infosüsteemi kustutatakse see Outlookist. 10.18 Asutusest väljasaadetav e-kiri peab olema vormistatud korrektselt ja vastavalt nõuetele (Lisa 2). 10.19 Kõik asutusest väljasaadetavad dokumendid (sh süsteemiväliselt vormistatud tõendid) registreeritakse infosüsteemis. 10.20 SKA teenistujal on kohustus kasutada kokkulepitud signatuure (Lisa 3) nii infosüsteemides kui ka Outlookis. Kliendiga kontakti loomisel (olenemata kanalist) sisaldab signatuur 7 (13)  kirja/dokumendi koostaja nime, teenistuskohta, telefoninumbrit, e-posti aadressi (kui edastamine ei toimu tööalaselt e-posti aadressilt). 10.20.1 Kokkulepitud signatuuride erandid: - Asendushoolduse, ohvriabi kui ka lastekaitse teenuste e-posti aadressi signatuur on anonüümne, et tagada kvaliteetne teenuse osutamine ja usaldusväärsus. Signatuur sisaldab asutuse nime ja infotelefoni või konkreetse teenuse telefoninumbrit. - Iseteenindusest vastates kasutatakse signatuuri, milles on ainult kirja/dokumendi koostaja nimi ja teenistuskoht, vältimaks kliendi suunamist teise kanalisse (e-postile või telefonile). - Ametliku kirja vormistamisel on kirjaplangil eelseadistatud valemitega täidetud signatuur (andmed kanduvad infosüsteemist). Koostaja andmed on kohustuslikud kõikidel ametikirjadel, v.a haldusaktidel. 10.21 Asutustes koostatavad normdokumendid kinnitatakse põhitegevuse käskkirjaga. Normdokumentide muudatused fikseeritakse käskkirja sisus, terviktöövoo kommentaarides ja normdokumendi viimases punktis versioonide loetelus. Kui muudetakse üle 50% normdokumendi sisust, siis tunnistatakse eelmine kord kehtetuks ja kehtestatakse uus terviktekst. 11. Dokumentide menetlemine ja täitmise tähtaeg 11.1 Dokumendiga tehtavad tegevused on infosüsteemides organiseeritud menetlusringidena, mis omakorda jagunevad tööülesanneteks. Iga konkreetse tööülesandega on seotud selle täitja ja täitmise tähtaeg. 11.2 SKAle edastatud ametlik kirjavahetus ametiasutuste või organisatsioonidega edastatakse tööülesandena täitmiseks teabehalduse talituse teenistujale, kes delegeerib selle majasiseselt vastavalt kuuluvusele osakonnajuhile täitmiseks, kes korraldab vastamise. 11.3 SKAle edastatud kodanike pöördumised või lisadokumendid registreeritakse vastavalt kokkulepetele infosüsteemis ja edastatakse menetlejale menetleja tabeli alusel täitmiseks. Menetlejate tabel on kättesaadav siseveebis ning on ajas muutuv dokument. 11.4 Saabunud dokumendi lahendamise tähtajad tulenevad õigusaktidest, lepingutest ja asja algatavas dokumendis märgitud tähtajast. 11.5 Üldjuhul vastatakse saabunud teabele esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 15 päeva jooksul või seaduses kehtestatud tähtaja jooksul. Teabenõudele vastatakse esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul. 11.6 Vastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi registreerimisele järgnevast päevast, kui õigusaktides ei ole märgitud teisiti. Kui tähtaeg jääb puhkepäevale või riigipühale – loetakse tähtajaks neile eelnevat tööpäeva. 11.7 Tähtaega võib pikendada vaid õigusaktides ettenähtud korras, teavitades sellest adressaati esimesel võimalusel ja lisades tähtaja pikendamise põhjenduse. 11.8 Vastamise tähtaeg märgitakse teabe registreerimisel infosüsteemis, tähtajast kinnipidamise eest vastutab lahendaja. 11.9 Tähtaegadest kinnipidamise jälgimiseks teeb teabehalduse talituse peaspetsialist vähemalt kord nädalas infosüsteemidest väljavõtte täitmata tööülesannete kohta ja edastab teabe osakonnajuhtidele, kes edastab info teenistujatele. 11.10 Struktuurimuudatustest tulenevate paranduste sisse viimise eest dokumendi mallil ja töövoogudes vastutab dokumendi vastutaja/looja. Muudatuste sisse viimist jälgib teabehalduse talituse peaspetsialist või talituse juht. 11.11 Dokumendi täitmise eest vastutav teenistuja algatab pärast dokumendi koostamist infosüsteemis menetlusringi, lisades vastavalt vajadusele teenistujaid, kellele dokumendi kavand kooskõlastamiseks ja/või allkirjastamiseks edastada. 11.12 Kui dokument tuleb saata adressaadile postiga, siis suunatakse tööülesanne infosüsteemis vastavalt töökorralduslikele kokkulepetele. 11.13 Teabe vastutajal on kohustus informeerida ülesande lahendamise käigust kõiki vahendeid kasutades neid asjasse puutuvaid teenistujaid, keda ei olnud menetlusosalisteks märgitud ja kes peaksid antud asja lahendamise käigust teadlikud olema. Kohustus on jälgida terviktöövoo/ tööülesande kulgemist. 8 (13) 11.14 Kui pöördumisele peab selle sisu arvestades üheaegselt vastama mitu teenistujat, määratakse dokumendile kaastäitjad. Sellisel juhul koordineerib täitja asja lahendamist. Kaastäitjad edastavad täitjale vajamineva informatsiooni ning vastused. Täitja vastutab tervik vastuse edastamise eest. 11.15 EDHSis kooskõlastaja kooskõlastab dokumendi kavandi eeldefineeritud tööülesandena (jah, ei, eriarvamus). Vajadusel saab kooskõlastaja lisada kommentaari. Kooskõlastamiseks määrata tähtaeg vähemalt 2 tööpäeva või rohkem. 11.16 Kui dokumenti on vastavalt menetlusringis saabunud kommentaaridele täiendatud, saadab dokumendi koostaja selle allkirjastajale allkirjastamiseks, määrates tähtajaks vähemalt 2 tööpäeva või rohkem. 11.17 Elektroonilisi dokumente, mida ei allkirjastata, saadetakse majast välja ainult PDF formaadis, kui teine osapool ei pea tegema dokumendis muudatusi. 11.18 Juhtrühma nõupidamistel ja koosolekutel võetakse vastu otsuseid, mis puudutavad organisatsiooni tegevust ja ülesannete täitmist. Seega fikseeritakse need protokollina ning allkirjastatakse elektroonselt koosoleku juhataja ja protokollija poolt EDHSis. Peale allkirjastamist edastatakse protokoll koosolekul osalenutele teadmiseks. 11.19 Protokollid peavad olema lisatud EDHSi hiljemalt kolme tööpäeva jooksul peale koosoleku või nõupidamise toimumist. 11.20 Kõik vajalikud dokumendid, mis koostatakse ja väljastatakse infosüsteemist, peavad olema registreeritud, v.a dokumentide kavandid ja/või allkirjastamisele suunatud, need peavad olema kuni valmimiseni ja/või allkirjastamiseni registreerimata. 11.21 Tööülesanne loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalisi on teavitatud ning dokumendi saatjale on vastatud. Tööülesande täitmise järel märgib vastutav teenistuja infosüsteemis tööülesande täitmismärkesse vastamiskuupäeva ja edastamisviisi ning märgib tööülesande lõpetanuks. Vastused peavad olema infosüsteemis seosena kättesaadavad originaaldokumendi juures. 11.22 Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumentide koostamist, teeb täitja infosüsteemi vastavasisulise tööülesande täitmismärkme, kuidas pöördumine lahendati ning lõpetab tööülesande. 12. Dokumentide allkirjastamine 12.1 SKAs allkirjastatakse dokumente digitaalselt, välja arvatud juhul kui tegemist on rahvusvahelise dokumendiga ning teisel osapoolel ei ole võimalik dokumenti digitaalselt allkirjastada. 12.2 Dokumendid allkirjastatakse kõikide osapoolte poolt ühel viisil, hübriidlahendusi (erinevad allkirjastamise vormid) ei aktsepteerita. 12.3 Välisriigi isikutega lepingute sõlmimisel lähtutakse eIDASe2 määrusest ning leping allkirjastatakse digitaalselt üksnes juhul, kui välisriigi isikul on võimalik leping allkirjastada eIDAS määruse kohase kvalifitseeritud e-allkirjaga3. 12.4 SKAs ei aktsepteerita digitaalselt allkirju, mis on antud programmidega, millel puudub ajatempel ning millel ei ole juriidiliselt kehtiv allkiri. 12.5 Välisriigi isikutega lepingu digitaalsel allkirjastamisel peab lepingu koostaja veenduma, et allkirja sertifikaat vastab punktile 12.3 ja on allkirjastamise ajal kehtiv. 12.6 Välisriigi isikutega lepingu digitaalse allkirjastamise korral allkirjastab reeglina lepingu esimesena välisriigi isik, seejärel peadirektor4. 12.7 Kui välisriigi isikul ei ole võimalik dokumenti kehtiva korra järgi digitaalselt allkirjastada, siis edastatakse dokument allkirjastamiseks tähitud postiga. Lepingu kehtivus algab kahepoolselt allkirjastatud lepingu saabumisest, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 2 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) nr 910/2014, 23. juuli 2014, e-identimise ja e-tehingute jaoks vajalike usaldusteenuste kohta siseturul ja millega tunnistatakse kehtetuks direktiiv 1999/93/EÜ 3 Euroopa Liidus kvalifitseeritud e-allkirja usaldusväärsed teenuseosutajad, märkega „QSert for ESig“, on leitavad riikide kaupa siit: https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home 4 Paljud teised ELi digitaalallkirja andmise viisid ei võimalda allkirjastada Eesti digidoc konteinerit, kuid Eesti digitaalallkirja süsteem võimaldab digidoc konteineris allkirjastada erinevat tüüpi failivorminguid 9 (13) 12.8 Omakäeliselt kahepoolselt allkirjastatud originaalid peavad peale allkirjastamist jõudma mõlema osapoolele säilitamiseks. Originaali edastamist hübriidlahendusena (paberil allkirjastatud dokumendi skaneeritud kujul edastamine) ei aktsepteerita. 12.9 Allkirjastatakse üldjuhul PDF-vormingus dokumente. Kui dokumendi allkirjastamine toimub EDHSis, siis saab dokument automaatselt PDF vormingu. Suuremahulised Exceli formaadis failid võib vajadusel jätta samale kujule, kui nende muutmine .pdf formaadiks raskendab oluliselt tabelist arusaamist. 12.10 Dokumendid allkirjastatakse EDHSis töövoo sammuna „allkirjastamine” ID- kaardi või mobiil-ID-ga. Allkirjastamise õigus tuleneb ametijuhendist või peadirektori poolt antud volitustest. 12.11 Dokumendi allkirjastamisel EDHSis toimub selle automaatne registreerimine (taustal dokument genereeritakse pdf formaati, luuakse registreerimise kuupäev ja number, moodustatakse digikonteiner). 12.12 Üldjuhul on dokumendil üks allkirjastaja (v.a protokoll, akt). Teised teenistujad kooskõlastavad dokumendi. Kui dokumendile on vaja kahte või enamat allkirja, edastatakse see allkirjastamiseks esmalt madalama astme teenistujale ja seejärel kõrgema astme teenistujale. 12.13 Kui dokumenti allkirjastab mitu isikut, paigutatakse nende allkirjad kõrvuti. 12.14 Dokumendi vormistamiseks ja edastamiseks kasutatakse eelseadistatud töövoogusid. 12.15 E-kanalina tuleb eelistada iseteenindust, st dokumendid edastatakse kliendile iseteeninduse suhtluse kaudu. 12.16 Paberdokumendid allkirjastatakse sinist värvi tindi- või pastapliiatsiga. 12.17 Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse infosüsteemi või kui infosüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi registreerija või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest. 12.18 Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ja tegemist on asutusesisese menetlemisega (nt kooskõlastamine). Allkiri on kohustuslik, kui dokumendiga võetakse kohustusi või antakse õigusi. 13. Menetlussüsteemis tehtavad tegevused 13.1 Teave, mida menetletakse menetlussüsteemis, sisestatakse ja/või registreeritakse vastavasse infosüsteemi üldosakonna teabehalduse talituse teenistujate või vastutava teenistuja poolt. 13.2 Kui infosüsteem võimaldab üles laadida ka faile, siis samu andmeid sh faili ei sisestada EDHSi. 13.3 Infosüsteemis koostatud otsused väljastatakse vastavalt teenuse omanik poolt korraldatud protsessiskeemile üldosakonna teabehalduse talituse teenistujate või vastutava teenistuja poolt. 14. Asutusesiseselt dokumendist teavitamine ja dokumendi tutvustamine 14.1 Asutusesistest dokumendist (näiteks töökorraldust puudutavad korraldused) teavitamine ja dokumendi tutvustamine toimub üldjuhul EDHSi kaudu. 14.2 Muudatused õigusaktides, uue õigusakti jõustumine, kohtuotsus, halduspraktika ühtlustamine jms, koostab teenuseomanik standardiseeritud memo ja edastab selle „teadmiseks“ asjaosalistele EDHSi kaudu. 14.3 Dokument edastatakse teenistujale, kelle teavitamise vajadus tuleneb dokumendi sisust, „teadmiseks“. 14.4 Kui dokumenti on õigusaktist tulenevalt vaja teenistujale tutvustada allkirja vastu, saadetakse dokument teenistujale kooskõlastamiseks. Kooskõlastusmärget EDHSis loetakse võrdseks allkirja vastu tutvustamisele. 15. Dokumendi ja saadetise väljasaatmine 15.1 Dokumentide väljastamisel eelistatakse võimalusel elektroonseid kanaleid postiga saatmisele. 10 (13) 15.2 Teenistujal on kohustus kontrollida adressaadi e-posti olemasolu infosüsteemidest, rahvastikuregistrist või edastatakse teabevärava eesti.ee kaudu. 15.3 Teave, mis ei eelda allkirjastamist, saadab vastutav teenistuja ise välja, kasutades elektroonseid suhtluskanaleid. Failid edastatakse PDF formaadis. Outlookist saadetav teave tuleb soovitatavalt PDF või .MSG vormingus lisada vastavasse infosüsteemi. Manuses olevad failid e-kirjast eraldada ja need infosüsteemis e-kirja juurde lisada eraldi failidena. 15.4 Postiga ja kullerpostiga saadetava dokumendi ning saadetise toob teenistuja väljasaatmiseks üldosakonna teabehalduse talituse teenistujale. Kui postiga väljastatav dokument on infosüsteemis, siis teenistuja suunab dokumendi tööülesandena üldosakonna teabehalduse talituse teenistujale postiga väljastamiseks. Üldosakonna teabehalduse talituse teenistuja teeb märke infosüsteemi dokumendi paberil väljastamise kohta. 15.5 Ametlikus Teadannetes avaldatakse avalikult teatavaks tegemiseks mõeldud teadaanded, mille avaldamise kohustus tuleneb seadusest. 15.6 Masspostituse edastamine toimub läbi SKAtoe. Masspostituse alusfail edastatakse teenuse teavituste eest vastutava isiku poolt SKAtoele. 15.6.1 Eelistatud kanaliks on iseteenindus. E-kirjaga edastatakse teavitusi sihtrühmadele, kel puudub iseteeninduse kasutamise võimalus. 15.6.2 Masspostituse väljastavad teabehalduse talituse teenistujad koos teavituse tellinud isikuga. 16. Teabe avalikustamine veebilehel 16.1 Avalikule teabele tagatakse ligipääs SKA avaliku dokumendiregistri kaudu ning teabenõude täitmisega. 16.2 Avalikustamisele kuuluv teave lisatakse veebilehe avalikku dokumendiregistrisse esimesel võimalusel ja avaliku teabe seaduses ettenähtud vormis. 16.3 Avaliku dokumendiregistri kaudu on võimalik ligi pääseda ka EDHSis registreeritud dokumentidele (v.a füüsilise isiku tuvastamist võimaldavatele andmetele). Selliste dokumentide puhul, millel esineb juurdepääsupiirang, avalikustatakse ainult dokumendi metaandmed (registreerimise number, registreerimise kuupäev, dokumendi liik, juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg). 16.4 Sotsiaalkindlustusameti poolt pakutavate teenuste menetluse käigus saadud või loodud teavet ei avalikustata avalikus dokumendiregistris. 17. Asjaajamisaasta lõpetamisega seotud toimingud, dokumentide arhiveerimine ja hävitamine 17.1 Ametis loodava ja saadava teabe säilitamist reguleerib teabe liigitusskeem. 17.2 Teave, millega seotud asjaajamine on lõppenud, säilitatakse, eraldatakse hävitamisele, anonüümitakse või antakse üle Rahvusarhiivi kooskõlas liigitusskeemi ja õigusaktidega. 17.3 Digitaalseid dokumente säilitatakse infosüsteemides elektroonselt. Infosüsteemide säilitamisprotsesside põhimõtteid ja dokumentide elukäike haldab ning arhiveerimistoiminguid, hävitamisele eraldamist teostab arhivaar ja teabehalduse talituse juhataja. 17.4 EDHSi aktiivbaasis säilitatakse teavet asjaajamisaasta jooksul. Seejärel teisaldatakse dokumendid passiivbaasi, kus neid säilitatakse vastavalt teabe liigitusskeemis sätestatud säilitustähtajale, dokumendid ja nende menetlusinfo jääb selleks perioodiks teenistujatele kättesaadavaks. 17.5 Ameti foto- ja videokogu säilitatakse selleks eraldi loodud võrgukettal. 17.6 Teistel võrgukestastel hoiustatakse informatiivse sisuga teavet, mis ei kuulu infosüsteemides registreerimisele, st mis ei oma tõendusväärtust ega puuduta organisatsiooni tegevust ja ülesannete täitmist. 17.7 Osakonna võrguketta administreerimist ja vajalike kataloogide loomist koordineerib osakonnajuhataja või tema poolt määratud teenistuja, kes vastutab teabe korrektse haldamise ja hävitamise eest. 11 (13) 17.8 Dokumendid, mida ei saa terviklikult digiteerida või on kohustus säilitada paberkandjal, edastatakse dokumendihoidlasse, kus neid säilitatakse vastavalt liigitusskeemis toodud säilitustähtaegadele. Paberkandjal dokumentide säilitamist korraldab iga struktuuriüksus ise ja pärast asjaajamisaasta lõppemist annab struktuuriüksus enda valduses olevad toimikud akti alusel üle dokumendihoidlasse. Dokumendihoidlasse antakse üle ainult korrastatud dokumendid. 18. Asjaajamise üleandmine 18.1 Kui teenistuja on puhkusel, koolitusel või lähetuses, määrab ta infosüsteemides endale asendaja või sulgeb töölaua ning lisab Outlooki eemaloleku teavituse. Sellisel juhul saab asendaja täita puhkusel või eemaloleva teenistuja tööülesandeid. Vajadusel saab infosüsteemides eemalolekut seadistada teabehalduse talituse peaspetsialist (EDHS Delta) ja SKAtugi (STAR, SKAIS2). 18.2 Teenistusest vabastamise või teenistussuhte peatumise korral tuleb pooleliolevad paberdokumendid ja -toimikud, mis on lahkuva teenistuja valduses anda üle üleandmise- vastuvõtmise aktiga ning infosüsteemides pooleliolevad ülesanded ja aktiivsed asjatoimikud lõpetada või suunata need hiljemalt viimasel tööpäeval edasi teisele teenistujale vastavalt vahetu juhiga tehtud kokkuleppele. 18.2.1 Kui lahkuv teenistuja on EDHSis lepingu metaandmete vaates lepingu vastutaja, kulujuht või Sotsiaalkindlustusameti kontaktisik, siis hiljemalt viimaseks tööpäevaks suunatakse lepingud teisele teenistujale vastavalt vahetu juhiga tehtud kokkulepetele. 18.2.2 Arendus- ja finantsosakond (AFO) teostab lepingute üle kontrolli EDHSi väljavõtete põhjal. 18.2.3 Kui lepingu lõpptähtaeg on saabumas, tuleb teenistuja e-postile vastavasisuline teade. Tähtaja möödumisel muudetakse lepingu staatust või pikendatakse selle tähtaega. 18.3 Üldjuhul nädal enne teenistuja lahkumist või teenistussuhte peatumist teeb teabehalduse peaspetsialist infosüsteemidest väljavõtte teenistuja teostamisel olevatest tööülesannetest, aktiivsetest asjatoimikutest, menetluses dokumentidest ning vastutusel või kontaktisikuks märgitud lepingutest ning edastab need teenistuja vahetule juhile. 18.4 Teenistuja või tema vahetu juht teavitab oma lahkumisel olulisemaid koostööpartnereid uuest SKA kontaktisikust, seda eriti pooleliolevate projektide või lepingute puhul. 18.4.1 Kui lahkuv teenistuja on kehtivas lepingus märgitud Sotsiaalkindlustusameti kontaktisikuks, siis on tema kohustus enne lahkumist teavitada kehtiva lepingu teist osapoolt uuest kontaktisikust. 18.5 Teenistussuhte lõppemisel muudetakse teenistuja kasutajakonto passiivseks lahkumisele järgneval päeval. 19. Lõppsätted 19.1 Teabehalduse kord vaadatakse üle kord aastas või vastavalt vajadusele, kui on toimunud olulised muudatused asutuse struktuuris, koosseisus, ülesannete sisus ja väärtustes või palgajuhendi kehtestamise aluseks olevates õigusaktides. 19.2 Korras reguleerimata küsimuste lahendamisel juhindutakse avalikku haldust, asjaajamist ja arhiivindust, teabehaldust ning muudest dokumenteerimist reguleerivatest õigusaktidest, dokumendihalduse ja informatsiooni kirjelduse standarditest, Rahvusarhiivi, Riigikantselei ja teiste väljaandjate temaatilistest juhenditest. 19.3 Teabe liigitusskeem kehtestatakse tähtajatult ja seda muudetakse vajaduspõhiselt, kui muutuvad asutuses funktsioonid ja nende täitmise käigus tekivad dokumendisarjad, neile kehtestatud säilitustähtajad jm. Kui SKA asjaajamisaasta kestel toimuv struktuurimuudatus toob kaasa ülesannete muutumise, kooskõlastatakse teabe liigitusskeemi samaaegselt vastavate muudatustega. 19.4 Muudatuste sisseviimiseks teabe liigitusskeemi ja teabehalduse korda on SKA struktuuriüksuste juhid kohustatud esitama ettepanekuid teabehalduse talituse juhile. 12 (13) 20. Dokumendi muudatused Versioon Kuupäev Muudatuse sisu 1. 20.10.2023 Algdokument 2. 27.05.2025 Uuendatud versioon koos lisadega 3. 08.09.2025 Lisatud punktid 1.12 ja 1.13 – SKAIS2 tööülesannete säilitamise põhimõtted. Lisatud punkt 8.4 kinnitatakse Lisa 5. 13 (13)  KINNITATUD 08.09.2025 käskkirjaga nr 143 Lisa 2 Dokumentide näidised DOKUMENTIDE VORMISTAMISE ÜLDNÕUDED ......................................................................2 ÜLDPLANK .................................................................................................................................5 KIRJAPLANK ..............................................................................................................................6 INGLISKEELNE KIRJAPLANK ...................................................................................................7 KIRJA NÄIDISVORMING ............................................................................................................8 TÕENDI NÄIDISVORMING ........................................................................................................9 GARANTIIKIRJA NÄIDISVORMING ........................................................................................10 VOLIKIRJA NÄIDISVORMING ..................................................................................................11 KÄSKKIRJA NÄIDISVORMING ................................................................................................12 OTSUSE NÄIDISVORMING .....................................................................................................13 ETTEKIRJUTUSE NÄIDISVORMING .......................................................................................14 AKT (TÖÖD) NÄIDISVORMING ...............................................................................................15 AKT (VARAD) NÄIDISVORMING .............................................................................................16 AKT (ARHIIV) NÄIDISVORMING ..............................................................................................17 AKT (ARHIIV-HÄVITAMINE) NÄIDISVORMING .......................................................................18 AKT (ANDMEFAILID) NÄIDISVORMING ..................................................................................19 AKT (ANDMETE HÄVITAMISE KOHTA) NÄIDISVORMING .....................................................20 AKT (ANDMETE HÄVITAMISE KOHTA) NÄIDISVORMING .....................................................21 PROTOKOLLI NÄIDISVORMING .............................................................................................22 MEMO NÄIDISVORMING .........................................................................................................23 STANDARDISEERITUD MEMO NÄIDISVORMING..................................................................24 KORDADE/JUHENDITE NÄIDISVORMING .............................................................................25 E-KIRJA VORMISTAMISE NÕUDED .......................................................................................26 DOKUMENTIDE VORMISTAMISE ÜLDNÕUDED  Sotsiaalkindlustusametis (edaspidi SKA) on kasutusel eestikeelsed A4- formaadis digitaalsed üld- ja kirjaplank ning inglisekeelne kirjaplank.  Kasutusel on dokumente, mis luuakse valgele paberile, kus puudub asutuse logo, sinna vormistatakse õigusaktidega kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud, ametisisene kirjavahetus, aktid, lepingud jne.  SKAs ametlike dokumentide koostamisel järgitakse järgmisi põhimõtteid: - vasak veeris 3 cm; parem veeris 1,5 cm; ülevalt ja alt 1,2 cm; - arvutikirja tüüp Arial, kirjasuurus 11, harilik püstkiri (kaldkirja kasutatakse tsitaatsõnades); - vertikaalne paigutus ja rööpjoondus (v.a kuupäev, dokumendi reg nr ja AK märge, mis on joondatud paremale).; reavahe 1 (ühekordne); lõiguvahe enne ja pärast 0 punkti; teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest tühja reaga, taandridu ei kasutata; - teksti värv must; - lehekülje numbrid lisatakse lehe alumisse vasakusse nurka. Nummerdamist alustatakse teisest lehest, kuid numeratsiooni loetakse ka esimest lehte.  Plangi päises kasutatakse vasakule joondatud ühevärvilist riigivapiga logo.  Asutusesiseseks kasutamiseks (edaspidi AK) märge vormistatakse järgmiselt: - vapiväljale paremjoondusega; - püstkirja šrifti Arial tähesuurusega 9 ja reavahega 1 (ühekordne); - juurdepääsumärke nimetus, läbivalt suurte tähtedega, ühel real ja paksus kirjas (ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS); - märke kehtima hakkamise aeg (Märge tehtud: pp.kk.aaaa); - märke lõppemise aeg (Kehtib kuni: pp.kk.aaaa ); - märke õiguslik alus (Alus: AvTS § 35 lg 1 p xx ), kui on mitu alust, siis tuleb lisada mitu piirangupunkti; - teabevaldaja (Teabevaldaja: Sotsiaalkindlustusamet).  Postiaadressi kirjutamisel jälgitakse allpool toodud järjestust: - füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi või juriidilise isiku nimi (nimetavas käändes); - adressaadi nimi või nimetus (nimetavas käändes). Aadressi väljale ei lisata lühendeid, nt Lp, V.a. jne; - tänav, maja- ja korterinumber/talu, väljaspool linnu, aleveid ja alevikke talu nimi; - küla ja valla/linna nimi; - sihtnumber ja linn; - linnad, mis on esindatud samanimelisena nii omavalitsuse kui asustusüksusena, tähendab seda, et ametlikes aadressides kordub sõna „linn“ kaks korda; - linna nime ei ole vaja üldjuhul tavasuhtluses dubleerida, kuid ametlikes asjaajamistes on see vajalik; - maakond; - rahvusvahelise adressaadi puhul riik; - e-posti aadress.  E-kirjaga edastatava vastuse korral, piisab kui aadressi väljale kirjutada: - adressaadi ees- ja perekonna nimi; - Juriidilise isiku puhul lisatakse juriidiilise isiku nimi - e-posti aadress.  Kui kiri edastatakse postiga, siis võib olla ka juurde lisatud e-posti aadress. See annab võimaluse, et kirja saatmine on lubatud nii postiga kui e-postiga.  Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega.  Sihtriigi nimetus ja asulad neis kirjutatakse inglise keeles.  Ei kasutata lühendatud nimetusi, tähelühendeid, numbreid või märke, mis ei ole rahvusvaheliselt tuntud.  Kui soovitakse, et tähtkirja saaja saab kirja saabumise kohta teavituse SMS-i või e-posti teel, siis tuleb aadressi reale lisada saaja mobiilinumber või e-posti aadress.  Vastuskiri adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati. Ametinimetust aadressiväljal ei märgita.  Kuni nelja adressaadi puhul märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale märgitakse teised adressaadid ilma postiaadressita, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu Teadmiseks, Koopia(d), Sama.  Näide: Teadmiseks, koopia kasutatakse juhul, kui dokument saadetakse adressaadile informatsiooniks; Sama – juhul kui dokument saadetakse lahendamiseks.  Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. Adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopia ühest põhiadressaadile määratud kirjast.  Kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadust informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, vormistatakse see kui ühele adressaadile saadetav kiri.  Kui ühesisulisel kirjal on adressaate palju, koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse vanglasse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus Vastavalt nimekirjale. Väljasaadetavale dokumendile märgitakse konkreetne aadress.  Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras – päev, kuu, aasta (kujul pp.kk.aaaa). Päeva ja kuu number märgitakse alati kahekohalisena, aasta neljakohalisena. Tühikuid ei kasutata.  Algatus- ja vastuskirja kuupäev ning indeks eristatakse sõnade Teie ja Meie abil. Vastuskirjal tehakse viide algatuskirja kuupäevale ja dokumendi registriindeksile. Nende märkimisel korratakse täpselt kõiki numbrilisi, tähelisi või tähelis-numbrilisi kombinatsioone koos vahemärkega.  Teie rida asub adressaadi esimese reaga samal kõrgusel, Meie rida asub adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel.  Algatuskirjadel jääb viiterida tühjaks. Kuupäev ja indeks trükitakse adressaadi kolmanda reaga samale kõrgusele.  Ameti- või üksikisikule adresseeritud kiri algab üldjuhul pöördumisega ning vormistatakse 1-2 rida enne teksti. Pöördumises ei kasutata lühendeid ega kirjavahemärke. Suhtlemisel füüsilise isikuga, märgitakse pöördumises ainult isiku nimi. Kui pöördumisel lisame härra või proua, kasutame ainult perekonna nime. Kui ei ole teada, kas adressaadi kohta öelda härra või proua, siis on kindlam kasutada ees-ja perekonnanime.  Pöördumist ei kasutata tavaliselt lühikirjade (teated, kaaskirjad jne) puhul.  Dokumendi pealkiri vormistatakse esisuurtähega nimetavas või seestütlevas käändes. Ei kasutata paksu kirja. Dokumendi pealkiri võtab lühidalt ja selgelt kokku kirjutise põhisisu. Lõppu kirjavahemärki ei lisata. Reapikkus üldjuhul ei tohiks ületada 30 tähemärki. Pikem pealkiri vormistada, et read ei ulatuks üle keskjoone. Pikema pealkirja puhul peab tekst kanduma järgmisele reale.  Dokumendi tekst (vormistatakse pealkirjast 2 rida allapoole) peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt mõistetav. Eestikeelne dokument peab vastama kirjakeele normidele. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.  Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles, kui ei ole põhjendatud asjaolusid teise keele kasutamiseks.  Viisakus-Teie kirjutatakse suure tähega kui on mõeldu ühe inimese kohta, kui korraga mitmele isikule, siis kirjutatakse teie väikse algustähega.  Kirja tekstile võib lisada lõputervituse, mis vormistatakse 1-2 rida peale teksti ja mille lõpus kirjavahemärke ei kasutata.  Lõputervituse ja allkirjastaja nime vahele tuleb jätta 3-5 tühja rida omakäelise või digitaalallkirja vormistamiseks. Allkiri vormistatakse järjekorras: - (allkirjastatud digitaalselt) või isiku omakäeline allkiri märge; - eesnimi ja perekonnanimi; - ametinimetus.  Kasutusel on ka (süsteemi otsused) digitempliga kinnitamine, mis vormistatakse järgmiselt: - lõputervituse ja allkirjastaja nime vahele tuleb jätta 3-5 tühja rida; - (kinnitatud digitaalse templiga); - Sotsiaalkindlustusamet.  Märkus lisade kohta vormistatakse 2-4 rida allkirjast allpool.  Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused (pealkirjad), lehekülgede arv ja paberkandjal dokumentidel eksemplaride arv. Ühe eksemplari lisamisel kirjutatakse ainult lehtede arv. Näide: Lisa: koopia vastuskirjast 6-27/4 5 lehel 2 eks Lisa: koopia vastuskirjast 6-27/5 3 lehel  Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lehtede ja eksemplaride arv. Näide: Lisa: 8 lehel 2 eks  Kirja koostaja andmed vormistatakse ametikirja kontaktandmete välja kohale (vasakule). Kirja koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning telefoninumber märgitakse ühel real, elektronposti aadress teisel real. Näide: Mart Meri 663 0666 [email protected]  Kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja elektronposti aadress. Näide: 633 0666, [email protected]  Mitmelehelised dokumendid nummerdatakse alates teisest lehest (loetakse ka esimene leht), number märgitakse alla lehe vasakusse nurka.  Üleminekul teisele leheküljele: - eelmisele leheküljele ei tohi jääda vaid alapealkiri, sellisel juhul tuleb üle viia kogu lõik; - viimasele leheküljele ei tohi jääda vaid kinnitamise osa. See peab olema seotud viimase lõiguga; - tabelis viiakse üle kogu lahtrite rida st lahtreid ei poolitata ja tabelid vormistatakse; - tabeli lahtrite äärised on hallid; - lahtrite äärised ei nihku st lahtris asuv tekst peab murduma.  ÜLDPLANK ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: pp.kk.aaaa Kehtib kuni: pp.kk.aaaa Alus: AvTS § 35 lg 1 p xx Teabevaldaja: Sotsiaalkindlustusamet Üldplangile koostatakse käskkirjad, protokollid, otsused, ettekirjutused, lepitusmenetluse aruanded jt haldusdokumendid.  KIRJAPLANK ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: pp.kk.aaaa Kehtib kuni: pp.kk.aaaa Alus: AvTS § 35 lg 1 p xx Teabevaldaja: Sotsiaalkindlustusamet Kirjaplangile vormistatakse kõik ametikirjad. Ametikiri on dokument, mis koostatakse selleks, et vahetada informatsiooni, nt algatuskiri, vastuskiri, kaaskiri, teabenõue, taotlus, tõend, teatis, volikiri, garantiikiri jne. Paldiski mnt 80 / 15092 Tallinn / 612 1360 / [email protected] / www.sotsiaalkindlustusamet.ee Registrikood 70001975  INGLISKEELNE KIRJAPLANK FOR OFFICIAL USE ONLY Social Insurance Board Mark made on: pp.kk.aaaa Estriction on access is valid through: pp.kk.aaaa Basis for restriction on access Public Information Act § 35 lg 1 p xx Ingliskeelsele kirjaplangile:  vormistatakse rahvusvaheline kirjavahetus (st väljaspool Eestit);  võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles, kui ei ole põhjendatud asjaolusid teise keele kasutamiseks. Põhjendatud asjaoludel kasutatakse Euroopa Liidu liikmesriikides enim levinud keeli (inglise keel, prantsuse keel, saksa keel), kui ei ole muid täiendavaid asjaolusid (nt vene keel);  dokumendi saatmisel välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega. Riigi nimi kirjutatakse tuntud rahvusvahelises keeles. Paldiski mnt 80 / 15092 Tallinn / ESTONIA / +372 612 1360 / [email protected] / www.sotsiaalkindlustusamet.ee  KIRJA NÄIDISVORMING ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: pp.kk.aaaa Kehtib kuni: pp.kk.aaaa Alus: AvTS § 35 lg 1 p xx Teabevaldaja: Sotsiaalkindlustusamet Ees- ja perekonnanimi → → → Teie (pöörduja kirja kuupäev ja nr) Asutus E-posti aadress Tänav nimi maja ja korteri nr → → → Meie Postiindeks Linn/vald Maakond X X X [vähemalt 4 tühja rida] X Kirja pealkiri (Ei kasutata paksu kirja. Dokumendi pealkiri võtab lühidalt ja selgelt kokku kirjutise põhisisu (lühike, kirja sisu avav). Lõppu punkti ei lisata. Pikem pealkiri vormistada, et read ei ulatuks üle keskjoone) X X [vähemalt 2 tühja rida] Pöördumine (nt Austatud) X [vähemalt 2 tühja rida] Tekst (püstkirja Arial 11, reavahe 1, vertikaalne paigutus ja rööpjoondus. Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest tühja reaga ja taandridu ei kasutata. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne, adressaati arvestav ning üheselt mõistetav). X X [vähemalt 2 tühja rida] Lõpptervitus (nt Lugupidamisega. Lõpus kirjavahemärke ei kasutata) X X X [vähemalt 3-5 tühja rida] X allkiri või märge: (allkirjastatud digitaalselt) Allkirjastaja nimi allkirjastaja ametikoht (väikese algustähega) X X X [vähemalt 3-4 tühja rida] X Lisa(d) (Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused (pealkirjad), lehekülgede arv ja eksemplaride arv. Ühe eksemplari lisamisel kirjutatakse ainult lehtede arv. Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lehtede ja eksemplaride arv). X X X X X X X Kirja koostaja nimi Telefoni nr, e-post (Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja elektronposti aadress). Paldiski mnt 80 / 15092 Tallinn / 612 1360 / [email protected] / www.sotsiaalkindlustusamet.ee Registrikood 70001975  TÕENDI NÄIDISVORMING ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: pp.kk.aaaa Kehtib kuni: pp.kk.aaaa Alus: AvTS § 35 lg 1 p xx Teabevaldaja: Sotsiaalkindlustusamet Ees- ja perekonnanimi Asutus E-posti aadress Tänav nimi maja ja korteri nr → → → kuupäev reg nr xxxx Postiindeks Linn/vald X X X [vähemalt 4 tühja rida] X TÕEND (Ei kasutata paksu kirja. Dokumendi pealkiri võtab lühidalt ja selgelt kokku kirjutise põhisisu (lühike, kirja sisu avav). Lõppu punkti ei lisata. Pikem pealkiri vormistada, et read ei ulatuks üle keskjoone) X X [vähemalt 2 tühja rida] Tekst (nt Sotsiaalkindlustusamet tõendab, et nimi (ik xxxxxxxxx) hüvitise/ toetuse liigi suurus alates pp.kk.aaaa on xxx,xx eurot kuus. (püstkirja Arial 11, reavahe 1, vertikaalne paigutus ja rööpjoondus. Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest tühja reaga ja taandridu ei kasutata. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne, adressaati arvestav ning üheselt mõistetav). X X [vähemalt 2 tühja rida] Lõpptervitus (nt Lugupidamisega. Lõpus kirjavahemärke ei kasutata) X X X [vähemalt 3-5 tühja rida] X allkiri või märge: (allkirjastatud digitaalselt) Allkirjastaja nimi allkirjastaja ametikoht (väikese algustähega) X X X [vähemalt 3-4 tühja rida] X Lisa(d) (Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused (pealkirjad), lehekülgede arv ja eksemplaride arv. Ühe eksemplari lisamisel kirjutatakse ainult lehtede arv. Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lehtede ja eksemplaride arv). X X X X X X X Kirja koostaja nimi Telefoni nr, e-post (Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja elektronposti aadress). Paldiski mnt 80 / 15092 Tallinn / 612 1360 / [email protected] / www.sotsiaalkindlustusamet.ee Registrikood 70001975  GARANTIIKIRJA NÄIDISVORMING Asutus E-posti aadress Tänav nimi maja ja korteri nr Postiindeks Linn/vald → → → → Kuupäev reg nr xxxx X X X [vähemalt 4 tühja rida] X GARANTIIKIRI(Ei kasutata paksu kirja. Lõppu punkti ei lisata) X X [vähemalt 2 tühja rida] Tekst (nt Sotsiaalkindlustusamet garanteerib xxxxxxxx AS/OÜle arve tasumise xxx euro ulatuses. Arve tasume ülekandega vastavalt Teie poolt esitatud arvele. Arve palume esitada elektroonselt e-arvekeskuse kaudu. Palume arvele märkida vähemalt 14 päevane maksetähtaeg) (püstkirja Arial 11, reavahe 1, vertikaalne paigutus ja rööpjoondus. Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest tühja reaga ja taandridu ei kasutata. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne, adressaati arvestav ning üheselt mõistetav). X X [vähemalt 2 tühja rida] Lõpptervitus (nt Lugupidamisega. Lõpus kirjavahemärke ei kasutata) X X X [vähemalt 3-5 tühja rida] X allkiri või märge: (allkirjastatud digitaalselt) Allkirjastaja nimi allkirjastaja ametikoht (väikese algustähega) X X X X X X X X X X X X X X X X Kirja koostaja nimi Telefoni nr, e-post (Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja elektronposti aadress). Paldiski mnt 80 / 15092 Tallinn / 612 1360 / [email protected] / www.sotsiaalkindlustusamet.ee Registrikood 70001975  VOLIKIRJA NÄIDISVORMING Asutus E-posti aadress Tänav nimi maja ja korteri nr Postiindeks Linn/vald → → → → Kuupäev reg nr xxxx X X X [vähemalt 4 tühja rida] X VOLIKIRI (Ei kasutata paksu kirja. Lõppu punkti ei lisata) X X [vähemalt 2 tühja rida] Tekst xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr XX „Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus“ § XX punkti xxx ning § 10 lõige 1 punkti 2 alusel: 1. Volitan Sotsiaalkindlustusameti osakond talitus ametikoht ees- ja perekonnanimi (isikukood xxxxxxxxx) esindama ametit xxxx (milles?). 2. Volitus kehtib alates xxxx kuni xxxx /kõigis kohtuastmetes ja asjaga seotud toimingutes, milles Sotsiaalkindlustusamet on kaasatud menetlusse arvamuse andmiseks. (püstkirja Arial 11, reavahe 1, vertikaalne paigutus ja rööpjoondus. Teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest tühja reaga ja taandridu ei kasutata. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne, adressaati arvestav ning üheselt mõistetav). X X [vähemalt 2 tühja rida] Lõpptervitus (nt Lugupidamisega. Lõpus kirjavahemärke ei kasutata) X X X [vähemalt 3-5 tühja rida] X allkiri või märge: (allkirjastatud digitaalselt) Allkirjastaja nimi peadirektor X X X X X X X X X X X X X X X Kirja koostaja nimi Telefoni nr, e-post (Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja elektronposti aadress). Paldiski mnt 80 / 15092 Tallinn / 612 1360 / [email protected] / www.sotsiaalkindlustusamet.ee Registrikood 70001975  KÄSKKIRJA NÄIDISVORMING KÄSKKIRI (kuupäev digiallkirjas) reg nr xxxx X [vähemalt 3-5 tühja rida] X Käskkirja pealkiri (Ei kasutata paksu kirja. Pikem pealkiri vormistatakse selliselt, et read ei ulatuks üle lehe keskjoone) X X [vähemalt 3-5 tühja rida] (Käskkirja väljaandmise alus) (nt Juhindudes sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 „Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus“ § 10 lõikest 2 ning Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lõikest 3:) X (Käskkirja sisu), nt 1. Tunnistan kehtetuks 02.01.2019 käskkirja nr 15 „Sotsiaalkindlustusameti kodukord“ punkti 5. 2. Kinnitan „Sotsiaalkindlustusameti teabehalduse korra“ (lisatud). X X X [vähemalt 3-4 tühja rida] X (allkirjastatud digitaalselt) Allkirjastaja nimi ametinimetus  OTSUSE NÄIDISVORMING ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: pp.kk.aaaa Kehtib kuni: pp.kk.aaaa Alus: AvTS § 35 lg 1 p xx Teabevaldaja: Sotsiaalkindlustusamet Saaja nimi Asutus või volitatud esindaja nimi E-posti aadress Tänava nimi maja ja korteri nr Postiindeks Linn/vald OTSUS kuupäev reg nr xxxx X X Otsuse pealkiri (Ei kasutata paksu kirja. Pikem pealkiri vormistatakse selliselt, et read ei ulatuks üle lehe keskjoone) X X (Otsuse alus) X Resolutsioon: X Faktilised asjaolud X Sotsiaalkindlustusameti põhjendused ja seisukoht X EDASIKAEBAMISE KORD xxxxxxxxxxxxxx on Teil õigus 30 päeva jooksul xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx esitada vaie Sotsiaalkindlustusametile või kaebus halduskohtule. X Vaide saab Sotsiaalkindlustusametile esitada posti teel aadressile Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn, digitaalselt allkirjastatult e-posti aadressil [email protected], sotsiaalkindlustusameti iseteeninduses alustades suhtlust või klienditeeninduses. X X X X X (digitaalselt allkirjastatud) või (kinnitatud digitaalse templiga) või (kinnitatud digitaalse templiga) Allkirjastaja nimi Koostaja nimi Sotsiaalkindlustusamet ametinimetus ametinimetus X X X X  ETTEKIRJUTUSE NÄIDISVORMING ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: pp.kk.aaaa Kehtib kuni: pp.kk.aaaa Alus: AvTS § 35 lg 1 p xx Teabevaldaja: Sotsiaalkindlustusamet Saaja nimi Asutus või volitatud esindaja nimi E-posti aadress Tänava nimi maja ja korteri nr Postiindeks Linn/vald ETTEKIRJUTUS kuupäev reg nr xxxx X X Ettekirjutuse pealkiri (Ei kasutata paksu kirja. Pikem pealkiri vormistatakse selliselt, et read ei ulatuks üle lehe keskjoone) X X Faktilised asjaolud X Ettekirjutus (Seaduslik alus xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx X Edasikaebamise kord xxxxxxxxxxxxxx on Teil õigus 30 päeva jooksul xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx esitada vaie Sotsiaalkindlustusametile või kaebus halduskohtule. X Vaide saab Sotsiaalkindlustusametile esitada posti teel aadressile Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn, digitaalselt allkirjastatult e-posti aadressil [email protected], sotsiaalkindlustusameti iseteeninduses alustades suhtlust või klienditeeninduses. X X X X (allkirjastatud digitaalselt) või (kinnitatud digitaalse templiga) Allkirjastaja nimi Sotsiaalkindlustusamet ametinimetus  AKT (TÖÖD) NÄIDISVORMING Lisa xxx töövõtulepingule/käsunduslepingule nr xxx TÖÖDE ÜLEANDMISE-VASTUVÕTMISE AKT reg kpv nr xxxx Akt on koostatud kuupäev töövõtulepingu/käsunduslepingu nr xxx alusel selle kohta, et üleandja ees- ja perekonnanimi andis üle ja vastuvõtja ees- ja perekonnanimi võttis vastu järgmised tööd ajaperioodi eest xxx 1. xxx arvet 2. xxx aruannet Akti alusel kuulub väljamaksmisele xxx kuu eest summa xxx eurot bruto summana. Tasu kuulub väljamaksmisele xxx päeva jooksul alates akti digiallkirjastamisest järgmisele IBANile xxx Akt säilitatakse digitaalselt dokumendihaldussüsteemis Delta. Andis üle: Võttis vastu: Ees- ja perekonnanimi Ees- ja perekonnanimi (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)  AKT (VARAD) NÄIDISVORMING VARADE ÜLEANDMISE-VASTUVÕTMISE AKT (kasutatakse: - asutus annab teisele asutusele üle varad vms; - töölt lahkuv teenistuja annab ära varad). Reg kpv nr xxxx Akt on koostatud selle kohta, et üleandja ees- ja perekonnanimi (amet) andis üle ja vastuvõtja ees- ja perekonnanimi (amet) võttis vastu xxx 1. 2. Akt säilitatakse digitaalselt dokumendihaldussüsteemis Delta. Andis üle: Võttis vastu: Ees- ja perekonnanimi Ees- ja perekonnanimi (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)  AKT (ARHIIV) NÄIDISVORMING ARHIIVI ÜLEANDMISE-VASTUVÕTMISE AKT (kasutatakse paberdokumentide üleandmise korral) Reg kpv nr xxxx Üleandja: Ees- ja perekonnanimi osakond Vastuvõtja: Ees- ja perekonnanimi osakond Jrk Sarja Sarja pealkiri Piirdaatumid Kogus Märkused nr tähis 1. 6-2 Pensioni toimikud 2010-2012 6 2. 17-2 Sotsiaalse rehabilitatsiooniteenuse 2014-2016 4 dokumendid  AKT (ARHIIV-HÄVITAMINE) NÄIDISVORMING DOKUMENTIDE HÄVITAMISE AKT Tallinn reg kpv nr xxxx Vastavalt alus, eraldatakse hävitamiseks järgmised Sotsiaalkindlustusameti dokumendid: Jrk nr Tähis Nimetus (pealkiri) Piirdaa Hul Säilitus- Viide Märkused tumid k tähtaeg õigusaktile 1. 2. 3. Kokku eraldatakse hävitamiseks ... kasti dokumente. Dokumendid kuuluvad hävitamisele purustamise teel ja antakse hävitamiseks üle kellele (asutuse nimi). Koostaja (allkirjastatud digitaalselt) Ees- ja perekonnanimi Kinnitaja (allkirjastatud digitaalselt) Vastuvõtja (asutuse nimi) dokumentide üleandmise-vastuvõtmise akt lisatakse skaneeritult DELTAs akti registreerimisvormi failide väljale.  AKT (ANDMEFAILID) NÄIDISVORMING ANDMEFAILIDE ÜLEANDMISE-VASTUVÕTMISE AKT reg kpv nr xxxx Tellija asutus: asutuse nimi Tellija kontaktisik, e-posti aadress: ees- ja perekonnanimi, e-post Tellimise eesmärk: uuringu nimi ja milleks vaja Tellimise alus: AKI luba ja number Andmete kirjeldus: mis andmed ja mis koosseisus Andmete kogus: mitu faili, mitu kirjet Andmete üleandja: kes Üleandmise viis: faili nimetus, suurus, kuidas edastatakse ja millal Üle antavad andmed on mõeldud kasutamiseks ainult tellimise eesmärgis märgitud uuringu täitmiseks kirjuta asutus, kelle antud luba ja loataotluses märgitud tingimustel. Akt on koostatud ja säilitatakse digitaalselt dokumendihaldussüsteemis Delta. Üleandja: Vastuvõtja: Ees- ja perekonnanimi Ees- ja perekonnanimi (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Koostaja: Ees- ja perekonnanimi (allkirjastatud digitaalselt)  AKT (ANDMETE HÄVITAMISE KOHTA) NÄIDISVORMING ANDMETE HÄVITAMISE AKT reg kpv nr xxxx Akt on koostatud Sotsiaalkindlustusameti näiteks dokumendi ja salvestise hävitamise kohta. Võimalusel lisada seaduslik alus, miks neid andmeid oleme kogunud. Kokku kustutati kuupäev, milliselt andmekandjalt, arv perioodil xxxx – xxxx, mida kustutati. Kustutas: Juures viibis: Ees- ja perekonnanimi Ees- ja perekonnanimi (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)  AKT (ANDMETE HÄVITAMISE KOHTA) NÄIDISVORMING ANDMETE HÄVITAMISE AKT reg kpv nr xxxx Akt on koostatud selle kohta, et kuupäev sõlmitud osapoolte vahel andmete edastamise leping nr viit ja tulenevalt uuringu nimi teostamiseks perioodil xxxx – xxxx, on Sotsiaalkindlustusametis hävitatud osapoolelt kuupäeval aktiga saadud andmed andmefailide kustutamise teel. Ees- ja perekonnanimi (allkirjastatud digitaalselt)  PROTOKOLLI NÄIDISVORMING SOTSIAALKINDLUSTUSAMET XXXX KOOSOLEKU PROTOKOLL Toimumise koht Reg kpv nr xxxx Algus kell xxxx, lõpp kell xxxx Juhatas: Protokollis: Võtsid osa: Puudus(id): Kutsutud: PÄEVAKORD: 1. xxxx 2. xxxx OTSUSED: 1. xxxx 2. xxxx 3. xxxx 3.1. xxxx 3.2. xxxx (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Koosoleku juhataja Protokollija  MEMO NÄIDISVORMING ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: pp.kk.aaaa MEMO Kehtib kuni: pp.kk.aaaa Alus: AvTS § 35 lg 1 p xx Teabevaldaja: Sotsiaalkindlustusamet Kuupäev reg nr xxxx Kellele: Kellele esitakse Koopia: Kellelt: Kes on koostanud Kuupäev: Koostamise kuupäev Teema: Pealkiri Tekst xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx  STANDARDISEERITUD MEMO NÄIDISVORMING ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: pp.kk.aaaa MEMO Kehtib kuni: pp.kk.aaaa Alus: AvTS § 35 lg 1 p xx Teabevaldaja: Sotsiaalkindlustusamet Kuupäev reg nr xxxx Kellele: Kellele esitakse Koopia: Kellelt: Kes on koostanud Kuupäev: Koostamise kuupäev Teema: Pealkiri Memo koostab teenuseomanik. MEMO saadetakse lisaks muudetava valdkonnaga kokku puutuvatele töötajatele ja kommunikatsioonijuhile. MEMO saadetakse enne muudatuse toimumist selliselt, et on võimalik muudatus viia kvaliteetselt kõikide osapoolteni. MEMO on tulemuslik, kui seda saab vigadeta rakendada igapäeva töös ja koheselt ei järgne täiendavaid ja parandavaid memosid antud teema kohta. Memo väljaandmise põhjus muudatused õigusaktides, uue õigusakti jõustumine, kohtuotsus, halduspraktika ühtlustamine jms Muudatuse kehtivuse algus mis ajast hakkab uus halduspraktika kehtima Juriidiline alus selle punkti all kirjutatakse lahti muudatuse juriidilised alused koos viitega vastavatele seaduse sätetele Juriidiliste aluste tõlgendus juriidilised alused selgitatakse lahti tavakeeles. Praktiline näide tuuakse esile üksikasjalikult juhtum, mida mõjutavad memos kirjeldatavad muudatused. Juhtumi uudne lahendus. Vajalikud tegevused konkreetsed juhised ja tegevused halduspraktika muutmisel. Vajalikud tegevused andmebaasis millised tegevused tuleb teha infosüsteemides, koos piltidega ja selgitustega nende juurde. Milline üksus teeb päringud juhul, kui on vaja muutuva situatsiooni tõttu kontrollpäringuid, kelle poole pöörduda, märgitakse need selle punkti alla Muudatused protsessis, juhendis, käsiraamatus millised punktid on juhendmaterjalides muudetud või millised punktid on kehtetud ja ootavad muutmist Mõju kliendile milline on muudatuste mõju kliendile  KORDADE/JUHENDITE NÄIDISVORMING KORRAD/JUHENDID KINNITATUD kuupäev käskkirjaga reg nr xxx Lisa 1 Juhendi pealkiri 1 Üldsätted 1.1 (Sisu) 2 Sisu 2.1 (Sisu:) - Loend Versioon Kuupäev Muudatuse sisu 1. xx.xx.xxxx Dokumendi number 2. Uuendatud versioon koos lisadega  E-KIRJA VORMISTAMISE NÕUDED  SKA e-posti kasutatakse ainult tööalaseks suhtluseks.  E-posti sõnum on dokument, mis on võrdväärne kõigi teiste asutuses loodud või saadud dokumentidega. Seega saates klientidele pöördumisi, vastuseid e-kirjana, siis väljasaadetav kiri peab olema vormistatud nõuetekohaselt.  E-kirja tuleb kaitsta ja registreerida ning tähtaja möödudes hävitada. Registreeritud e-kirjad (PDF või MSG formaadis) arhiveeritakse digitaalselt Deltas või SKAIS2s.  E-kirja teema reale tuleb märkida juurdepääsupiirang (kui ei ole tegemist avaliku kirja/dokumendiga) ja pealkiri.  Kirja algusesse Meie kuupäev ja registreerimise number, kui on kiri on registreeritud.  Kui e-kirjale lisatakse kaasa manus, siis tuleb peale lõpptervitust ja enda kontaktandmeid, lisada märge lisa(de) kohta.  E-kirja lõppu lisada teavituse: See kiri ja manused võivad olla konfidentsiaalsed. Kui olete saanud kirja eksikombel, ei tohi te selle alusel midagi ette võtta ega seda levitada. Palun teavitage kirja saatjat eksitusest ning kustutage kiri.  E-posti kaudu digitaalselt saadetava dokumendi saatmise eest vastutab dokumendi koostaja.  E-postiga edastatakse dokument adressaadile ainult siis, kui ollakse veendunud e-posti aadressi õigsuses ning selles, et adressaat seda kasutab.  E-kirja jaluses kasutada ühtse kujundusega signatuuri vormingut. Kasutada võib kahte erinevat versiooni:  ametlik, asutuseväline suhtlus, mis on seadistatud TEHIKu poolt Ametlik signatuur Ees- ja perekonnanimi Ametikoha nimetus struktuuriüksus Sotsiaalkindlustusamet _________________________ telefon www.sotsiaalkindlustusamet.ee See kiri ja manused võivad olla konfidentsiaalsed. Kui olete saanud kirja eksikombel, ei tohi te selle alusel midagi ette võtta ega seda levitada. Palun teavitage kirja saatjat eksitusest ning kustutage kiri. E-kirja näidis Kellele Saaja e-posti aadress Koopia Lisaadressaat teavitamise korral Pimekoopia Lisaadressaat teavitamise korral (ei ole aadressiväljal nähtav „Kellele“ Teema Pealkiri (nt AK AvTS § 35 lg 1 p xx Vastus päringule) Registreerimise kuupäev ja number Pöördumine Tekst (Kirjastiilina võib kasutada Calibri 11) Lugupidamisega / Heade soovidega Ametlik signatuur Lisa(lisad): Tõend Dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang alates _._.2025 kuni _._.2100, vastavalt AvTS § 35 lg 1 p xx See kiri ja manused võivad olla konfidentsiaalsed. Kui olete saanud kirja eksikombel, ei tohi te selle alusel midagi ette võtta ega seda levitada. Palun teavitage kirja saatjat eksitusest ning kustutage kiri. Versioon Kuupäev Muudatuse sisu 1. 20.10.2023 Algdokument 2. 27.05.2025 Uuendatud versioon koos lisadega 3. 08.09.2025 Kinnitatud muutmata kujul  KINNITATUD 08.09.2025 käskkirjaga nr 143 Lisa 3 TT Näidis TERE kood ja teenuse nimi TERE nimetus: Teenuse nimi SKA juhi kinnitatud tabelis Liik: Programm: Meede: Tegevus: Omanik: millise struktuuriüksuse juht Juht: teenuse juhi nimi Teenuse eesmärk sõnastatakse strateegilistest eesmärkidest ja valdkonna Eesmärk: eesmärgist lähtuvalt seisundina. Eesmärk on selgelt määratletud ja mõõdetav. Sihtrühm väljendab võimalikult konkreetselt suurimat ühiste tunnustega isikute gruppi /grupid (otsene kasusaaja), kellele teenust samadel Sihtrühmad: tingimustel (ressursid, tegevused) pakutakse. Sihtrühm on see, kes teenust tarbib ja kellele teenus on suunatud. iseteenindus, eesti.ee, veebileht/portaal, nutirakendus, digitelevisioon, e- Kanalid: post, telefon, faks, post, tekstisõnum, teenindusbüroo, kliendi juures - nimetada võimalikult täpselt (kui telefon, siis number ja tööaeg). Võtmenäitajad: Seotud osapooled: SKA: Välised: (Välised osapooled nagu nt huvigrupid ja institutsioonid, koostööpartnerid, teenuseosutajad jt. kes on teenuse pakkumise protsessist huvitatud või teenusest potentsiaalselt mõjutatud) Teenuse lühikirjeldus: /350 tähemärgiline kokkuvõte nagu reklaamjutt/liftikõne Lisainfo: Oluline lisainfo TTKood Andmed ja andmevahetus TTKood Dokumendid TTKood Halduspraktika ja uuringud TTKood Infosüsteemid ja üldkomponendid TTKood Koolitused TTKood Mõõdikud TTKood Protsess TTKood Toimepidevus Õigusaktid Siin on lingid õigusaktidele Perekonnaseadus Siseveebi info Lingid siseveebile (sh ka teistele veebidele) Lastekaitse Lastemaja Statistika Lingid tableausse või alamleht Andmeanalüütiku kontaktid Arendusprojektid Lingid teenusega seotud arendusprojektide materjalidele Versioon Kuupäev Muudatuse sisu 1. 20.10.2023 Algdokument 2. 27.05.2025 Kinnitatud muutmata kujul 2. 08.09.2025 Kinnitatud, muudetud vormingut  KINNITATUD 08.09.2025 käskkirjaga nr 143 Lisa 4 Signatuuride vormistamine Signatuur 1 Kasutatakse ametlikult, tööalaselt e-postilt kirjade edastamisel TEHIKu seadistatud signatuuri: Ees- ja perekonnanimi ametikoha nimetus struktuuriüksus Sotsiaalkindlustusamet ___________________________ Teenistuja telefon www.sotsiaalkindlustusamet.ee See kiri ja manused võivad olla konfidentsiaalsed. Kui olete saanud kirja eksikombel, ei tohi te selle alusel midagi ette võtta ega seda levitada. Palun teavitage kirja saatjat eksitusest ning kustutage kiri. Deltas „Saada välja“ või PÕSi funktsionaalse kasutamisel lisatakse signatuurile e-post: Ees- ja perekonnanimi ametikoha nimetus struktuuriüksus Sotsiaalkindlustusamet ___________________________ Teenistuja telefon [email protected] www.sotsiaalkindlustusamet.ee See kiri ja manused võivad olla konfidentsiaalsed. Kui olete saanud kirja eksikombel, ei tohi te selle alusel midagi ette võtta ega seda levitada. Palun teavitage kirja saatjat eksitusest ning kustutage kiri. Signatuur 2 Kasutatakse üldmeilidelt (info@, reha@ jne) e-posti aadressilt või iseteenindusest vastamisel: Ees- ja perekonnanimi ametikoha nimetus struktuuriüksus See kiri ja manused võivad olla konfidentsiaalsed. Kui olete saanud kirja eksikombel, ei tohi te selle alusel midagi ette võtta ega seda levitada. Palun teavitage kirja saatjat eksitusest ning kustutage kiri. Signatuur 3 Kasutatakse asendushoolduse, ohvriabi kui ka lastekaitse teenuste e-posti aadressidel ehk kus on kvaliteetse teenuse osutamiseks mõistlik teenindajal jääda anonüümseks. Erandid kirjutatakse välja teabehalduse korda. Lugupidamisega Sotsiaalkindlustusamet ------------------------------------- +372 612 1360 või lasteabi/ohvriabi liin See kiri ja manused võivad olla konfidentsiaalsed. Kui olete saanud kirja eksikombel, ei tohi te selle alusel midagi ette võtta ega seda levitada. Palun teavitage kirja saatjat eksitusest ning kustutage kiri. Ametliku kirja vormistamisel on kirjaplangil eelseadistatud valemitega: Allkirjastaja: Ees- ja perekonnanimi ametikoht Koostaja: Kui koostaja on ka allkirjastaja, siis: Telefoninumber, e-posti aadress Kui koostaja ja allkirjastaja on erinevad, siis: Koostaja nimi, telefoninumber, e-posti aadress Koostaja andmed on kohustuslikud kõikidel ametikirjadel, v.a haldusaktidel. Versioon Kuupäev Muudatuse sisu 1. 27.05.2025 Algdokument „Lisa 4 Signatuuride kord“ 2. 08.09.2025 Kinnitatud muutmata kujul  KINNITATUD 08.09.2025 käskkirjaga nr 143 Lisa 5 Memo koostamine ja suunamine 1. Mis on memo? Memo on lühike ja ülevaatlik dokument, mis koostatakse seisukohtade, ürituste, kohtumiste, menetluskäigu või muu taolise teabe edastamiseks. Memos esitatakse probleemi või tegevuse kirjelduse, taustinfo, lahendusvariandid ja soovitused või otsustuskohad. 2. Memo vorm 2.1. SKA-s koostatakse memosid MEMO vormile, mis on genereeritavad Deltas dokumendi liigi „MEMO“ koostamisel. 2.2. Memo ei ole kirjavahetuse vormis (näiteks e-kiri), kirjavahetus saab olla memo lisa. 3. Memo registreerimine MEMO registreeritakse sisust tulenevalt (lisatud Delta kausta number): 3.1. Juhtrühmale edastatavad memod (asutuse põhitegevusega, struktuurimuudatustega, teenuste seotud muudatused) – 1-3 Asutuse põhitegevusega seotud memod. 3.2. Sisekontrolli menetlusega seotud memod – 1-11 Sisekontrolli toimikud. 3.3. Maksetega seotud memod (teenuseosutaja arveldused, enammaksed, pangakontomuudatused, tagasimaksed jms) – 1-3 Maksetega seotud memod. 3.4. Välisrahastusega (EMP, Norra, ÜSS, EK) tagatud tegevustega seotud memod – sarjad 2- 10, 2-12, 2-13. 3.5. Personaliteenusega seotud memod (v.a eelarvega seotud küsimused või koolitused) - 3-4 Teenistussuhteid puudutavad avaldused, taotlused jm majasisene kirjavahetus. 3.6. IT- ja varadega seotud kahjunõuded, parkimistrahvid jne - 4.1-2 Kirjavahetus finants- planeerimise ja raamatupidamise küsimustes (k.a eelarve kirjavahetus). 3.7. Infosüsteemide arendusega seotud memod - 4.2-2 Arendusprojektide dokumendid ja kirjavahetus. 3.8. Infoturbe ja andmekaitse seotud memod – 4.2-4 Infoturbe ja andmekaitsealased (sh intsidentide) analüüsid ja aruanded. 3.9. Hangetega, teenuste või asjade tellimisega seotud memod (pakkujate valik jne) - 5.2-8 Hankemenetluse dokumendid (sh alusdokumendid ja kirjavahetus hankemenetluse küsimustes). 3.10. Päritolumenetlusega seotud memod - 8-7 Päritolutoimikud. 3.11. Teiste asutuste poolt edastatud memod registreeritakse kirjavahetusena vastavalt tänastele kokkulepetele. 4. Memole seatakse sisust tulenevalt juurdepääsupiirang, vastavalt: 4.1. Isikuandmeid sisaldavatele memodele (enammaksed, otsused, tagasinõuded, vaidlused) kehtestatakse juurdepääsupiirang sisust tulenevalt AvTS § 35 lg 1 p 11-15 alusel – vajadusel konsulteeri andmekaitsespetsialisti või teabehalduse partneriga. 4.2. Asutusesisestele memodele kehtestatakse juurdepääsupiirang AvTS § 35 lg 2 p 3 alusel – vajadusel konsulteeri andmekaitsespetsialisti või dokumendihalduse partneriga. 4.3. Ärisaladust sisaldavatele memodele kehtestatakse juurdepääsupiirang AvTS § 35 lg 1 p 17 alusel – vajadusel konsulteeri andmekaitsespetsialisti või dokumendihalduse partneriga. 4.4. Infosüsteemide arendusi käsitlevatele memodele kehtestatakse juurdepääsupiirang AvTS § 35 lg 1 p 10 alusel – vajadusel konsulteeri andmekaitsespetsialisti või dokumendihalduse partneriga. Juurdepääsupiirangu kehtestamisel lähtuda alati sisust ning vajadusel konsulteerida andmekaitsespetsialisti või dokumendihalduse partneriga. 5. Memo vormistamine 5.1. Alusta uut dokumenti -> Memo. 5.2. Lisa pealkiri. Memo pealkiri ei saa olla MEMO vaid peab andma esmase ülevaate dokumendi sisust. Näide heast pealkirjast: „Teenuse osutamise muudatused Narva üksuses“. 5.3. Lisa memo sisust tulenevalt juurdepääsupiirang ja kontrolli tähtaega (5 aastat tavapäraste dokumentide puhul, 75 aastat juhul, kui dokument sisaldab ajaloolist või isikuandmetega seotud teavet). 5.4. Vali memo registreerimiseks sisust tulenevalt asukoht (vt nimekiri üleval). 5.5. Vali dokumendi mall. 5.6. Kui dokument saadetakse majast välja, siis täida adressaadi andmed. 5.7. Vajuta „Salvesta“. 5.8. Vajuta „Loo mallist fail“ ja Delta genereerib Wordi dokumendi. 6. Töövoog juhtrühmale otsustamiseks 6.1. Alusta terviktöövoogu „Memo juhtrühmale otsustamiseks“ ja läbi järgnev töövoog: 6.1.1. Kooskõlastamiseks sisust tulenevalt seotud osapooltele (otsene juht, jurist, finants). 6.1.1.1. Kooskõlastamise tähtaeg on 2 tööpäeva enne eelneva tööülesande tähtaega. 6.2. Allkirjastamiseks vastutajale – vastutaja vaatab üle sisu, vorminduse, struktuuri ja kinnitab allkirjaga lõpliku versiooni. 6.3. Teadmiseks – vastutaja suunab allkirjastatud memod teadmiseks osakonna juhatajale, kes viitab sellele juhtrühma protokollis. 7. Töövoog asutusesiseselt teadmiseks 7.1. Läbi järgnev töövoog: 7.1.1. Kooskõlastamiseks sisust tulenevalt seotud osapooltele (otsene juht, jurist, finants). 7.1.1.1. Kooskõlastamise tähtaeg on 2 tööpäeva enne eelneva tööülesande tähtaega. 7.2. Allkirjastamiseks vastutajale – vastutaja vaatab üle sisu, vorminduse, struktuuri ja kinnitab allkirjaga lõpliku versiooni. 7.3. Teadmiseks – vajadusel suunab asjassepuutuvatele isikutele teadmiseks, muul juhul kustutab ploki. 8. Töövoog kolmandale isikule edastamiseks 8.1. Läbi järgnev töövoog: 8.1.1. Kooskõlastamiseks sisust tulenevalt seotud osapooltele (otsene juht, jurist, finants). 8.1.1.1. Kooskõlastamise tähtaeg on 2 tööpäeva enne eelneva tööülesande tähtaega. 8.2. Kooskõlastamiseks vastutajale – vastutaja vaatab üle sisu, vorminduse, struktuuri ja kinnitab allkirjaga lõpliku versiooni. 8.3. Allkirjastamiseks osakonna juhatajale või peadirektorile. 8.4. Grupitäitmiseks – dokumendihalduse partnerile või juhiabile (sisust ja vastutusest tulenevalt). 8.5. Teadmiseks – vajadusel suunab asjassepuutuvatele isikutele teadmiseks, muul juhul kustutab ploki. 9. Kui memole tuleb teiselt asutuselt täiendusi, siis täiendatud memo on algse memo „järg“ ja dokumenti täiendatakse uues vaates. Versioon Kuupäev Muudatuse sisu 1. 08.09.2025 Memo koostamise ja suunamise juhise algdokument