Käskkiri

KÄSKKIRI 09.09.2025 nr 145 Sotsiaalkindlustusameti eelarve ja kulujuhtimise kord Sotsiaalkaitseministri 30.01.2019 määruse nr 2 „Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus“ § 10 lg 1 p 9 alusel 1. Kinnitan Sotsiaalkindlustusameti eelarve ja kulujuhtimise korra (Lisa). 2. Tunnistan kehtetuks 13.12.2022 käskkirja nr 49 Eelarve- ja kulujuhtimise korra kinnitamine. 3. Käskkiri jõustub allakirjutamisest. (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor  KINNITATUD 09.09.2025 käskkirjaga nr 145 Lisa SOTSIAALKINDLUSTUSAMETI EELARVE - JA KULUJUHTIMISE KORD 1. EESMÄRK ...................................................................................................................................... 1 2. ALUSDOKUMENDID ...................................................................................................................... 1 3 MÕISTED JA LÜHENDID ............................................................................................................... 2 4 ROLLID ........................................................................................................................................... 3 5 EELARVE PLANEERIMINE ........................................................................................................... 4 5.1. EELARVE KULULAGEDE KUJUNEMINE .............................................................................. 4 5.2. SOTSIAALKULUDE PROGNOOSI KOOSTAMINE (KEVADEL JA SUVEL), ARVESTUSLIKE KULUDE EELARVE KUJUNEMINE ....................................................................... 5 5.3. TULEMUSVALDKONDADE, PROGRAMMIDE JA TEGEVUSTE ÜLE VAATAMINE, VAJADUSEL MUUTMINE ................................................................................................................... 5 5.4. VÄLISVAHENDITE JA TULUDEST SÕLTUVATE KULUDE EELARVE KUJUNEMINE ........ 6 5.5. UUE PERIOODI EELARVE KOOSTAMINE JA MENETLEMINE VABARIIGI VALITSUSES JA RIIGIKOGUS .................................................................................................................................. 6 5.6. EELARVE TUNNUSTE JA TEENUSTE LISAMINE JA MUUTMINE ...................................... 7 5.7. ASUTUSE UUE PERIOODI EELARVE SISEMINE JAOTUS JA KINNITAMINE ................... 7 6 EELARVE RAKENDAMINE, SEIRE JA MUUTMINE .................................................................... 7 7 KULUJUHTMINE ............................................................................................................................ 8 7.1 KULUJUHTIMISE ÜLDPÕHIMÕTTED ....................................................................................... 8 7.2 KULUJUHI, TEENUSE OMANIKU VÕI VOLITATUD ISIKU JA RAAMATUPIDAJA ÜLESANDED JA VASTUTUS ................................................................................................................. 9 7.3 KULUDOKUMENTIDE KOOSKÕLASTAMINE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMIS JA eArvekeskuses ...................................................................................................................................... 10 8 DOKUMENDI MUUTMINE ...................................................................................................................... 10 1. EESMÄRK Käesoleva juhendi eesmärk on kirjeldada osapoolte tööjaotust, tegevusi ja vastutust, mis on vajalikud Sotsiaalkindlustusameti (edaspidi asutus) eelarve koostamiseks, kinnitamiseks, rakendamiseks ja muutmiseks, eelarve seireks ja finantsalaseks aruandluseks, samuti kulujuhtimise põhimõtete rakendamiseks. 2. ALUSDOKUMENDID 2.1 Eelarve- ja kulujuhtimist reguleerivad järgmised õigusaktid: o Riigieelarve seadus o Raamatupidamise seadus o Riigivaraseadus o Valdkonna arengukava ja programmi koostamise, elluviimise, aruandluse, hindamise ja muutmise kord  o Riigi eelarvestrateegia, riigieelarve eelnõu ja tõhustamiskava koostamise ning riigieelarve vahendite ülekandmise tingimused ja kord ning riigieelarve seadusest tulenevate aruannete esitamise kord o Eelarveklassifikaator o Kassalise teenindamise eeskiri o Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend o Tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamat o Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise ja eraldatud vahendite kasutamise kord o Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus 2.2. Juhend lähtub SoM strateegilise planeerimise ning rahastamiskava koostamise protsessist ja selle ajakavast, kirjeldades rolle ja vastutust, mis on vajalikud asutuse eelarve planeerimiseks, rakendamiseks, seireks ja aruandluseks. Lisaks reguleerivad asutuse eelarve- ja kulujuhtimist asutuse sisemised töökorrad ja juhendid. 3 MÕISTED JA LÜHENDID Mõiste või lühend Selgitus Eelarve asutuse aastane rahastamiskava, mida asutus eelarveaastal plaanib koguda, saada toetusena, vahendada ja kasutada. Eelarve on jaotatud eelarveklassifikaatori alusel eelarveridadeks teenuste lõikes kuluüksuste, kuluartiklile seatud arvestusobjektide ja kululimiitide piires. Kulumudel tegevuspõhise kuluarvestuse põhimõtete kogum, mille alusel toimub asutuse otse- ja kaudsete kulude andmekorje, kulude jaotamine asutuse tegevustele ja teenustele. Kululaed rahandusministri poolt esitatud ja ministeeriumi valitsemisalale lubatud maksimaalsed kulutuste summad (piirmääraga ja piirmäärata vahendid), mille aluseks on kehtiva eelarvestrateegia rahastamiskava, mida korrigeeritakse pärast selle heakskiitmist tehtud otsustega. Piirmääraga kululagedes on kajastatud eelarveklassifikaatori liik 20 – kindlaksmääratud vahendid -, ülejäänud eelarve liigid on piirmäärata kululae osad. Vastutaja asutuse struktuuriüksuse juht, kes osaleb kuluüksuse eelarve koostamisel ja (eelarve vastutab kulutuste eest enda kuluüksuse piires ja saab oma juhtimisotsustega tähenduses) mõjutada ressursside kasutamist kululimiitide piires. Kulujuht kuluartiklile seatud eelarve juht, kes vastutab kulutuse eest endale seatud arvestusobjektide ja kululimiitide piires. Kuluartikli eelarve võib olla jagatud mitme kuluüksuse vahel. Kulujuht vastutab, et tehing on seaduspärane ja vajalik, tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsetele tehingute tingimustele. Kulujuhid kinnitab peadirektor iga-aastase eelarvega. Lepingu täitmise lepingus nimetatud asutuse kontaktisik/esindaja, kes vastutab lepingu täitmisel eest vastutav isik pooltevahelise suhtlemise, lepingu täitmise kontrolli ja lepingu eelarvelise mahu jälgimise eest. Kuluüksus arvestusobjekt, mille alusel liigendatakse eelarve administratiivselt osakondadeks ja peadirektori vastustusalaks. KAIS kuluarvestuse infosüsteem, mida kasutatakse kulumudelite koostamisel, haldamisel, arvutuste tegemisel ja aruannete loomisel. KAIS koosneb kolmest tarkvarast: andmetöötluse tarkvara SAS Enterprise Guide (EG), kulumudeli tarkvara SAS Cost and Profitability Management (CPM), analüüsi ja aruandluse tarkvara SAS Visual Analytics (VA). 2 (11)  Mõiste või lühend Selgitus Riigi Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatav dokument, mis määrab riigi eelarvepoliitka eelarvestrateegia põhisuuunad ning milles kajastatakse Vabariigi Valitsuse üldeesmärgid, mida (RES) eelarvestrateegia perioodil kavandatakse ellu viia, ja elluviimiseks planeeritavad vahendid. Eelarvestrateegia koostatakse igal aastal järgmise aasta ja sellele järgneva kolme aasta kohta. RaM Rahandusministeerium SoM Sotsiaalministeerium KaM Kaitseministeerium RTK Riigi Tugiteenuste Keskus RTIP Riigitöötaja Iseteenindusportaal TAT toetuse andmise tingimused 4 ROLLID Roll Selgitus Arendus- ja vastutab asutuse eelarve koostamise, rakendamise ja aruandluse ning finantsosakonna kulumudeli eest. juhataja Eelarve talituse vastutab asutuse eelarve talituse tööprotsesside juhtimise, eelarve vajaduste juhataja koondamise ja analüüsimise, eelarve täitmise seire ja eelarve koostamise, muutmise ja selle protsessi juhtimise eest. Eelarve talituse korraldab eelarve ja eelarvestrateegia koostamist, asutuse poolt osutatavate analüütik teenuste seadusandluse muudatustest tingitud vajalike mõjuanalüüside ja kuluprognooside koostamist. Eelarve- ning kulumudelite modelleerimist; eelarve ja eelarve täitmise aruannete koostamist ning visualiseerimist teenuste hinnastamist ning aruannete esitamise metoodiliste ja tehniliste lahenduste ja juhendite väljatöötamist; ameti töötajate nõustamist eelarve ja selle täitmise küsimustes; kuluarvestuse süsteemiga (KAIS) seotud arendustegevusi. Analüüsitalituse vastutab asutuse sotsiaalkulude prognoosisisendi eest RaM kevadise ja suvise juhataja majandusprognoosi koostamisel. Analüüsitalituse vastutab sotsiaalvaldkonna analüüside ja prognooside koostamise ja analüütik prognoosimudelite arendamise eest. Ekspert juhib asutuse strateegilist planeerimist ja arendamist kooskõlas SoM ja (strateegiline asutuse arengukavade ja strateegiate ning tööplaanides kinnitatud planeerimine) arengusuundadega. Lisaks, asutuse teenuste portfelli juhtimine ja teenusepõhise juhtimise rakendamise koordineerimine. Juhtivspetsialist edastab kulujuhtide, teenuse omanike, volitatud isikute ja välisprojektide (raamatupidamine) projektijuhi ülesandeid täitvate teenistujate aktsepteeritud kuludokumente RTK ja raamatupidaja teenistujale. Vastutab selle eest, et kulutus on finantsarvestuses kajastatud korrektsete eelarveklassifikaatoris kirjeldatud dimensioonidega. Vastavalt vajadusele nõustab kulujuhte kuludimensioonide määramisel. Finantstalituse vastutab asutuse finantstalituse tööprotsesside juhtimise eest. Vastutab, et juhataja kulutused on finantsarvestuses kajastatud korrektsete eelarveklassifikaatoris kirjeldatud dimensioonidega, vajadusel nõustab kulujuhte kuludimensioonide määramisel. Teenuse omanik otsustab teenuse eesmärgistamise, eelarvestamise/ressursside, sihtrühma/huvigrupi kindlaksmääramise ja järelevalve üle. Omanik ise ei pruugi osaleda teenuse osutamisel, vaid juhib, korraldab teenuse osutamist ja täiendab teenust vastavalt teenuse mõõdikute tulemustele. 3 (11)  Roll Selgitus Portfellihaldur vastutab ameti strateegiliste eesmärkide saavutamiseks välisvahenditest (välisvahendid) finantseeritavate projektide ühtlase tegevuste elluviimise ja jälgimise ning kvaliteedi tagamise eest. Välisprojektide juhib konkreetset projekti, vastutab projekti läbiviimise, projekti eelarveliste projektijuhi vahendite kasutamise ja kulude abikõlblikkuse eest ning täidab projektiga ülesandeid täitev seotud kulude puhul kulujuhi ülesandeid. Käsitletakse samuti teenuse teenistuja omanikuna. 5 EELARVE PLANEERIMINE Joonis 1. Eelarve planeerimise 7 etappi Eelarve planeerimisel lähtutakse asutuse eelarvele seatud kululagedest, mille jaotamisel arvestatakse varasemate perioodide kuluanalüüse, pikaajaliste hankelepingute tingimusi ja riigi majandusprognoosi. Eelarve planeerimise protsessi osaks on järgmise aasta eelarve ja uue perioodi RES koostamine. Protsess koosneb 7. etapist, mille toimumise aeg on esitatud kuu täpsusega ja vastutaja asutuse sees ametikoha täpsusega, asutusest väljaspool partnerasutuse nime täpsusega. 5.1. EELARVE KULULAGEDE KUJUNEMINE Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 1 Asutuse teavitamine RaM etteantud veebruar SoM ja SoM kooskõlastatud uue RES perioodi eelarve kululagedest 2 RES perioodi kululagede veebruar-märts eelarve talituse analüütik sisestamine asutuse eelarvesse (KAIS) 4 (11) 5.2. SOTSIAALKULUDE PROGNOOSI KOOSTAMINE (KEVADEL JA SUVEL), ARVESTUSLIKE KULUDE EELARVE KUJUNEMINE Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja KEVAD SUVI 1 Asutuse teavitamine riigi jaanuar mai RaM majandusprognoosi koostamise ajakavast 2 Majandusprognoosi eelduste veebruar juuni RaM ja makroprognoosi saatmine (algne) (algne) asutusele. Toimub kahes etapis: esialgne märts august ja lõplik prognoos (lõplik) (lõplik) 3 Sotsiaalkulude prognoosi veebruar- juuni- analüüsitalituse analüütikud, koostamine. märts august toimepidevuse ja rände Kaasatud RTK ja KaM talituse juhataja (pagulased) (kaitseväelaste pensionide ning ajateenijate lastetoetuste sisend) 4 Sotsiaalkulude prognoosi märts august eelarve talituse juhataja kooskõlastamine SoMiga. SoMi saadetud materjalid säilitatakse: O:\Analüüs\Prognoosid (arvestuslikud kulud) 5 Sotsiaalkulude prognoosi märts august analüüsitalituse juhataja kaitsmine RaMis 6 Riigi majandusprognoosi aprill august RaM avalikustamine 7 RaM poolt heaks kiidetud aprill-mai august- eelarve talituse analüütik sotsiaalkulude prognoosi kui september uue RES perioodi täpsustunud arvestuslike kulude eelarve sisestamine asutuse eelarvesse (KAIS) Vajadusel tehakse täiendavad kulutunnused või muudetakse tunnuseid vastavalt p 4.6. 5.3. TULEMUSVALDKONDADE, PROGRAMMIDE JA TEGEVUSTE ÜLE VAATAMINE, VAJADUSEL MUUTMINE Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 1 Tulemusvaldkondade, programmide, veebruar-aprill ekspert (strateegiline programmi tegevuste ja teenuste ja planeerimine) nendega seotud kulude üle vaatamine koostöös kulujuhtide ja teenuste omanikega 2 Asutuse töötajate tööaja jaotamine märts-aprill eelarve talituse analüütik teenustele 3 Tulemusvaldkondade, programmide, aprill ekspert (strateegiline programmi tegevuste ja teenustega planeerimine) seotud muudatusettepanekute esitamine SoMi (vajadusel) 4 Tulemusvaldkondade, programmide, aprill-mai eelarve talituse analüütik programmi tegevuste ja teenustega seotud muudatuste sisestamine asutuse eelarvesse (KAIS) 5 (11)  Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja Vajadusel tehakse täiendavad kulutunnused või muudetakse tunnuseid vastavalt p 4.6. 5.4. VÄLISVAHENDITE JA TULUDEST SÕLTUVATE KULUDE EELARVE KUJUNEMINE Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 1 Asutuse teavitamine välisvahendite ja mai SoM tuludest sõltuvate kulude prognoosist 2 Välisvahendite ja tuludest sõltuvate mai eelarve talituse analüütik kulude sisestamine asutuse eelarvesse (KAIS) Vajadusel tehakse täiendavad kulutunnused või muudetakse tunnuseid vastavalt p 4.6. 5.5. UUE PERIOODI EELARVE KOOSTAMINE JA MENETLEMINE VABARIIGI VALITSUSES JA RIIGIKOGUS Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 1 Asutuse eelarve kululagesid ületavate aprill-mai eelarve talituse juhataja ressursivajaduste kaardistamine koostöös eelarve vastutajate ja kulujuhtidega 2 Lisavajaduse taotluse ja sellega mai-juuni eelarve talituse juhataja seotud teemamemode koostamine ja esitamine SoMi 3 SoM juhtkonna otsuste sisestamine mai-juuni eelarve talituse analüütik asutuse eelarvesse (KAIS) 4 Riigi suvise majandusprognoosi august RaM avalikustamine 5 Riigieelarve ja RES arutelud Vabariigi august- sotsiaalminister Valitsuses september 6 Vabariigi Valitsuse otsuste august- eelarve talituse analüütik sisestamine asutuse eelarvesse september (KAIS) Vajadusel tehakse täiendavad kulutunnused või muudetakse tunnuseid vastavalt p 4.6. 7 RES kinnitamine ja uue aasta september Vabariigi Valitsus riigieelarve heaks kiitmine ning Riigikogule üle andmine Vabariigi Valitsuse poolt 8 Sisendi andmine SoMi riigieelarve oktoober eelarve talituse juhataja eelnõu tutvustamiseks Rahanduskomisjonis ja Sotsiaalkomisjonis 9 Asutus kooskõlastab ja sisestab oktoober- eelarve talituse juhataja eelarvesse (KAIS) järgmise aasta november riigieelarve seaduse eelnõu lugemisel tehtud muudatusettepanekud 6 (11) 5.6. EELARVE TUNNUSTE JA TEENUSTE LISAMINE JA MUUTMINE Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 1 Asutus esitab SoMi taotluse vastavalt juhtivspetsialist täiendavate tunnuste tegemiseks vajadusele (raamatupidamine) – objektikood, ja/või ümber nimetamiseks toetuse kood, WBS, ressursikood ekspert (strateegiline planeerimine) – teenused 2 Loodud ja/või täpsustatud tunnuse vastavalt RaM (KAIS) sisestamine KAISi ja SAPi vajadusele RTK (SAP) 3 Loodud ja/või täpsustatud tunnuse vastavalt eelarve talituse analüütik sisestamine asutuse eelarvesse vajadusele (KAIS) 5.7. ASUTUSE UUE PERIOODI EELARVE SISEMINE JAOTUS JA KINNITAMINE Jrk Tegevus Tähtaeg Vastutaja 1 Asutuse eelarve jagamine riigieelarve oktoober- eelarve talituse juhataja seaduse eelnõu kululimiitide piires detsember administratiivse ja majandusliku sisu ning teenuste lõikes. Toimub koostöös eelarve vastutajaga, kaasatud teenuse omanik ja kulujuht 2 Asutuse eelarve jaotuskava kokku oktoober- eelarve talituse juhataja leppimine juhtrühmas detsember 3 Sotsiaalministri kinnitatud uue aasta esimesel SoM eelarve liigenduse käskkirja saatmine võimalusel asutusele 4 Asutuse eelarve kinnitamine esimesel peadirektor võimalusel 6 EELARVE RAKENDAMINE, SEIRE JA MUUTMINE 6.1.Eelarves ja finantsaruandluses sisalduv informatsioon on esitatud ülevaatlikult ja mõistetavalt, rakendades järjepidevuse, võrreldavuse ja läbipaistvuse põhimõtteid. Põhimõtete muutmisel luuakse seos eelnevatel perioodidel kasutatud põhimõtete ja esitlusviisidega. 6.2.Eelarve kasutamisel lähtutakse säästlikkuse ja otstarbekuse põhimõttest. Kulud tehakse kooskõlas eelarvega. 6.3.Eelarve on tegevuspõhine, eelarvestamisel ja eelarve täitmisel kasutatakse riigieelarve metoodika alusel koostatud asutuse kulumudelit. 6.4.Asutuse eelarve- ja kulujuhtimine on jagatud vastutaja ja kulujuhi tasemel. 6.5.Eelarve ja selle täitmise aruanne on koostatud igale kuluüksusele, andmeid uuendatakse igal esmaspäeval, kui pole kokku lepitud teisiti. 7 (11)  6.6.Eelarvet ja selle täitmist jälgitakse KAIS veebipõhises aruandlussüsteemis SAS Visual Analytics. 6.7.Eelarve täitmisest annab eelarve talitus juhtrühmale ülevaate kord kuus pärast kuu 25. kuupäeva. 6.8.Eelarve talitus viib läbi jooksva aasta eelarve seire augustis ja novembris, et prognoosida eelarve täitmist ja muutmise vajadusi aasta lõpu seisuga. Augusti seire tulemused võimaldavad eelarve muutmist riigieelarve seaduse tasandil, novembri seire tulemused sotsiaalministri otsustustasandil. 6.9.Eelarve muutmise ettepanekuid kogub, menetleb ja valmistab ette otsustamiseks eelarve talitus. 6.10.Vastutajal ja kulujuhil on õigus otsustada tema vastutusele antud eelarve üle peadirektori poolt kinnitatud eelarve liigendust muutmata. 6.11.Vastutaja ja kulujuht esitavad eelarve muutmisvajaduse taotluse eelarve talitusele olukorras, kui muudatus tingib peadirektori kinnitatud eelarve liigenduse muutmise. 6.12.Vastutaja ja kulujuht esitavad eelarve lisavajaduse taotluse eelarve talitusele memo vormis koos selgituste ja eelarvelise mõju hinnanguga. 6.13.Eelarve muudatused sisestab eelarvesse eelarve talitus muutmisotsuste alusel. 6.14.Piirmääraga kulude kasutamata eelarve vahendeid, kui on selgunud eelarve täitmine, jääkide olemasolu ning ülekandmise vajadus, kantakse üle vastavalt korralise ülekandmise tingimustele. Enne lõplike jääkide selgumist saab taotleda erakorralist/avansilist ülekandmist. 6.15.Piirmääraga kulude eelarve kasutamise pikendamiseks ühe aasta võrra kogub eelarve talitus eelarve vastutajatelt ja kulujuhtidelt põhjendusi jääkide tekkimise ja uuel aastal kasutamise kohta. 7 KULUJUHTMINE 7.1 KULUJUHTIMISE ÜLDPÕHIMÕTTED 7.1.1 Asutuse eelarvest kulude tegemine peab olema põhjendatud ja sihipärane. 7.1.2 Majanduskulude tasumine toimub üksnes e-arvete alusel. Erandkorras maksmine aruandva isiku poolt toimub vaid juhul, kui arvega maksmine ei ole võimalik. 7.1.3 Asjade ostmisel, teenuste tellimisel ja lepingute sõlmimisel lähtutakse riigihangete seadusest ja asutuse riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korrast ning volituste käskkirjast. 7.1.4 Lähetuse kulude tegemisel ja hüvitamisel ning isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamisega seotud kulude hüvitamisel lähtutakse asutuse kehtestatud transpordi korraldamise ja lähetuste korrast. 7.1.5 Prillide ja muude nägemisteravust korrigeerivate abivahendite maksumuse kompenseerimisel lähtutakse SKA töötervishoiu ja tööohutusjuhendist. 7.1.6 Mobiilside kulu ülekulude eest tasumisel ja mobiiltelefoni maksumuse hüvitamisel lähtutakse mobiiltelefonide kasutamise ja hüvitamise korrast. 7.1.7 Kontoritarbeid, muid töötamiseks vajalikke vahendeid (laualamp, jalapink, kontoritool jne), samuti IT väikevahendeid (kõrvaklapid, veebikaamera, hiirematt jne) tellitakse 8 (11)  [email protected] kaudu, olles tellimuse eelnevalt kooskõlastanud otsese juhiga. 7.1.8 Töötajatel ei ole õigust asutuse eelarvest kulutusi teha ilma vastava kulujuhi loata. 7.1.9 Ettemaksuarve edastamine asutusele peab eelnevalt olema fikseeritud tarnija ja asutuse vahel sõlmitud lepingus. Ettemaksuarveid võimalusel välditakse. 7.1.10 Enne kulu tegemist kooskõlastab kulu algataja/kulu tellija kulu tegemise kulujuhi, teenuse omaniku või volitatud isikuga ja vajadusel SKA-ülese raamlepingu täitmise eest vastutava isikuga (kui raamlepingu juhises on selline nõue), välja arvatud juhtudel, kui kulu tegemine või kompenseerimine on reguleeritud vastava korraga. Kulujuht ja teenuse omanik peab olema kulutuse kooskõlastusringis eArvekeskuses või dokumendihaldussüsteemis. 7.1.11 Kulujuhil, teenuse omanikul ja volitatud isikul on õigus allkirjastada tellimiskirju ja lepinguid vastavalt asutuses kehtestatud volituste käskkirjale. 7.1.12 Kõikide asutusele lepinguliste kohustuste võtmise kooskõlastusringis dokumendihaldussüsteemis peab olema kulujuht, jurist, arendus- ja finantsosakonna juhataja või tema poolt volitatud teenistuja ja välisvahenditest rahastatavate projektide puhul tuleb dokument saata kooskõlastamiseks projekti raamatupidajale enne arendus- ja finantsosakonna juhatajat või tema poolt volitatud teenistujat. 7.1.13 Kulujuht ja volitatud isik peab eArvekeskuses või dokumendihaldussüsteemis märkima dokumendi juurde, millisest rahastamise allikast ja/või projektist, teenuse eelarvest kulutus tasutakse (koos kõikide kuludimensioonidega), ja arve juurde lisama info arvega seotud dokumentatsiooni asukoha kohta dokumendihaldussüsteemis ja/või RTIP majanduskulude moodulis. 7.1.14 Juhul, kui volituste käskkirjaga või käesoleva korraga on antud isikule volitus teostada kulutus, siis kehtib põhimõte, et iseendaga seotud kulusid isik ei kinnita. Sellisel juhul kinnitab kulutuse isiku otsene juht või arendus- ja finantsosakonna juhataja. 7.1.15 Juhtumid, kus on vaja teha kulutus, millega ei olnud arvestatud või mida ei olnud võimalik ette näha eelarve kinnitamisel, tuleb osakonnajuhil kooskõlastada eelarve talituse juhatajaga ja peadirektoriga enne kulutuse tegemist vastavalt p 6.12. 7.1.16 Asutuse tegevustega seotud seadusandluse ja TAT muudatustega seonduvad tulud/kulud ja prognoosid tuleb kooskõlastada portfellihalduriga (välisvahendid) ja eelarve talituse juhatajaga enne, kui vastav info edastatakse ministeeriumile. Seadusandluse muudatuse rahaliste mõjude kohta koostatakse kuluarvestuse mudel ja/või arvestusalused, kus nähtub, millest lisavajadus moodustub. 7.2 KULUJUHI, TEENUSE OMANIKU VÕI VOLITATUD ISIKU JA RAAMATUPIDAJA ÜLESANDED JA VASTUTUS Kulujuht, teenuse omanik või volitatud isik ja raamatupidaja kontrollivad ja vastutavad kulutuste menetlemisel lähtudes käesoleva korras esitatud nõuetest. Kulujuhi, teenuse omaniku ja volitatud isiku kohustuseks on tagada, et:  tehingud on seaduspärased ja vajalikud ning ei ületa eelarves ettenähtud kululimiiti;  tehingud tehakse analoogsete tehingutega võrrelduna parimatel tingimustel;  kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse põhimõttest;  kaupade ja teenuste tellimisel on järgitud riigihangete seadust ja muid juhiseid ja kordasid;  dokumendid kajastavad majandustehingu sisu õigesti;  dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, tellimis- ja/või garantiikirjale; 9 (11)   dokumendi kinnitamisel on lisatud märkusesse korrektne info kulutuse rahastamisallika, teenuse, projekti ja/või kulutusega seotud osakonna ja kulukoht/ressursi kohta. Raamatupidaja kohustuseks on tagada, et:  dokument vastab raamatupidamise algnõuetele;  tehingu teostamine on kooskõlas eelarve täitmise ja jälgimise põhimõtetega;  eelarveklassifikaatori koodid on õiged;  ostutehing on kinnitatud kulujuhi, teenuse omaniku või volitatud isiku poolt. 7.3 KULUDOKUMENTIDE KOOSKÕLASTAMINE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMIS JA eArvekeskuses 7.3.1 Algdokumendid nagu näiteks majanduskulude aruanded, nägemisteravust korrigeerivate abivahendite maksumuse kompenseerimise dokumendid, korraldused makse tegemiseks, v.a ostuarved, esitatakse RTIP majanduskulude moodulis ja saadetakse teenuse omanikule või kulujuhile või volitatud isikule kooskõlastamiseks ning finantstöötajale täitmiseks. Kulud hüvitatakse üksnes kuludokumendi alusel, millelt on näha tehingu toimumise kuupäev, tehingu sisu ja summa (maksekviitung ei ole kulu tõendav dokument). RTIPis on kulujuhil või volitatud isikul kohustus juurde märkida, milliselt eelarverealt või teenuse eelarvest vastav kulutus kaetakse kõikide kuludimensioonide lõikes. 7.3.2 Algdokumendid nagu asutuse majandamiskulude ostuarved, esitatakse e-arvena ja e- arvete menetluskeskkonna kaudu. eArvekeskuses algatab raamatupidaja ostuarve kinnitusringi, saates ostuarve kinnitamiseks kulujuhile, teenuse omanikule või volitatud isikule kooskõlastamiseks. Asutuseülese raamlepingu korral lepingu täitmise eest vastutavale isikule (hankespetsialistile). 7.3.3 Kulujuht, teenuse omanik või volitatud isik kooskõlastab dokumendi elektrooniliselt kahe tööpäeva jooksul arvates dokumendi saabumisest RTIPi või eArvekeskusesse, lisades vajalikud selgitused. Kulujuhi puhkuseperioodil tuleb määrata asendaja ka eArvekeskuses. 7.3.4 Kulujuht, teenuse omanik või volitatud isik peab tagama, et partneritele korraldatud ürituste, infopäevade ning esindus- ja vastuvõtukulude arve kommentaaridesse oleks märgitud üritusega seotud dokumentatsiooni asukoht dokumendihaldussüsteemis. Üritusega seotud kuludokumendi juures peab olema alati üritusest osavõtjate nimekiri. SKA-ülese raamlepingu korral veendub hankespetsialist, kas arvel märgitud lepingu nr jm riigihankega seotud rekvisiidid on õiged ja arve vastab raamlepingule. Arve ei kuulu maksmisele enne, kui kõik arve alusdokumendid on korras. 7.3.5 Kui kulujuht, teenuse omanik või volitatud isik ei aktsepteeri kulu, teeb ta RTIPis, ostuarvete puhul eArvekeskuses vastava märkuse ja pöördub pretensiooniga arve vm dokumendi esitanud isiku poole. 7.3.6 Kulujuhtide ja kuludimensioonide nimekiri asub V-kettal kaustas ʺÜldineʺ: V:\Üldine\Finants_infovahetus\Eelarve- ja kulujuhtimine 8 DOKUMENDI MUUTMINE Staatus Jõustumise Muudatuse kirjeldus kuupäev Algne 15.03.2018 Algse versiooni loomine 10 (11)  Staatus Jõustumise Muudatuse kirjeldus kuupäev Täiendatud 18.02.2019 Täiendatud mõisteid, kohandatud punkte vastavalt SoMi ja asutuse teiste kordadega ning juhenditega. Täiendatud 23.01.2020 Täiendatud mõisteid, kohandatud punkte vastavalt RTK, SoMi ja asutuse teiste kordadega ning juhenditega. Täiendatud 05.01.2021 Täiendatud mõisteid, kohandatud punkte vastavalt RTK, SoMi ja asutuse teiste kordadega ning juhenditega. Täiendatud 22.11.2022 Täiendatud mõisteid, kohandatud punkte vastavalt RTK, SoMi ja asutuse teiste kordadega ning juhenditega. Täiendatud 09.09.2025 Lisatud eelarve planeerimine, rakendamine, seire ja muutmine. Täiendatud mõisteid, kohandatud punkte vastavalt SoMi ja asutuse teiste kordadega ning juhenditega. 11 (11)