Auditi lõpparuande edastamine

Ühtekuuluvusfondi projekti 2014-2020.6.02.19-0405 “Sindi katlamaja renoveerimine” PROJEKTIAUDIT toetuse saaja: SW ENERGIA OÜ rakendusüksus: Sihtasutus Keskkonnainvesteeringute Keskus Lõpparuanne CF-207/2024 20.11.2024 KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega. Siiski tehti oluline tähelepanek korraldusasutusele, kuna projekti tõendavate dokumentide säilitamisel on oht, et ei ole tagatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse nr 1303/2013 artikli 140 lõike 1 täitmine. Märge struktuuritoetuse registris2: ➢ märkustega, olulised tähelepanekud. Olulised tähelepanekud korraldusasutusele: Oluline tähelepanek 7.1 – Pole tagatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse nr 1303/2013 artikli 140 lõike 1 täitmine. Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. 1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. 2  A - OSA 1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Rakenduskava Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014-2020 Prioriteetne suund Energiatõhusus Meede Efektiivne soojusenergia tootmine ja ülekanne Projekti number 2014-2020.6.02.19-0405 struktuuritoetuse registris (edaspidi SFOS) Projekti nimetus Sindi katlamaja renoveerimine Toetuse saaja ja partner(id): SW ENERGIA OÜ Taotluse rahuldamise otsuse TRO nr 1-25/4456; 22.01.2020. (otsuse muutmise) number ja TROM nr 1-25/2293; 12.10.2020. kuupäev Rakendusüksus Sihtasutus Keskkonnainvesteeringute Keskus Projekti kulude abikõlblikkuse 09.10.2020 - 30.04.2022 periood 1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO Alus Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 11 lg 3 ning Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna struktuuritoetuse auditeerimise 2024. a tööplaan3. Eesmärk Hinnang struktuuritoetuse eesmärgipärasele ja õiguspärasele kasutamisele vastavalt Vabariigi Valitsuse 07.08.2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014- 2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine ” § 4 lõikele 1. Auditi läbiviija(d) Merit Rajamäe, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, I auditi talitus, audiitor (auditi juht); Ailen Vali, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, I auditi talitus, talituse juhataja (auditi eest vastutav isik). Auditi läbiviimise aeg 12.08.2024 – 20.11.2024 Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat”. 3 Tööplaan koostatakse lähtuvalt statistilise valimi moodustamise metoodikast, mille kohaselt on kõikidel projektidel võrdne võimalus valimisse sattuda. 3  Auditi toimingud Auditi toimingute käigus projekti rakendamisega seotud isikute intervjueerimine ning järgneva analüüs ja hindamine: • projekti tegelik teostamine, • projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon, • kulude abikõlblikkus, • projektiga seotud raamatupidamise korraldus, • omafinantseeringu olemasolu, • struktuurifondide sümboolika kasutamine. 1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklareeritud kulude aluseks SFOS nr 75937, 06.10.2021, 157 360 eurot. olevad väljamaksed (väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa eurodes) Toetuse ja omafinantseeringu Toetus: 50% osakaal abikõlblikest Omafinantseering: 50% summadest (%) Valimi suurus (eurodes; % 157 360 eurot, 100% deklareeritud abikõlblikust summast)4 Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud (eurodes): 0 eurot. Leitud vea määr (%) 5 0% 2. Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 24 punkti 10 alusel on toetuse saaja kohustatud andma audiitori kasutusse tema nõutavad andmed ja dokumendid ning võimaldama audiitoril viibida projektiga seotud ruumides ja territooriumil. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. 4 Kui ei auditeeritud valimi alusel, märgitakse valimi suuruseks väljamaksetaotluse summa eurodes ja auditeeritud kulude osakaaluks 100%. 5 Mitteabikõlblike kulude osakaal tegelikult auditeeritud kuludest (%). Kui auditeeriti valimi alusel, siis mitteabikõlblike kulude osakaal valimi mahust. 4 3. Järeltegevused Toetuse saajal tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega. Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltegevusi rakendusüksus. Järeltegevuste tulemustest annab rakendusüksus tagasisidet SFOS-i vahendusel. Auditeeriv asutus koondab korraldusasutuselt, sertifitseerimisasutuselt, rakendusasutuselt ja rakendusüksuselt saadud informatsiooni soovituste rakendamise kohta ning vajadusel küsib täiendavat informatsiooni. Vajadusel viiakse läbi järelaudit. 5 B-OSA AUDITI TULEMUSED 1. Struktuuritoetuse eesmärgipärane kasutamine Struktuuritoetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projekti eesmärkidele ja rakendamise tingimustele. 2. Raamatupidamises kajastamine Auditi ulatuses olevad kulud vastavad olulises osas struktuuritoetuse saaja raamatupidamise andmetele. 3. Struktuuritoetuse maht ning ajastus Struktuuritoetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud. 4. Hangete läbiviimine Struktuuritoetuse saaja on hanked läbi viinud olulises osas vastavalt kehtivatele õigusaktidele. 5. Riigiabi andmine Struktuuritoetuse saaja on toetuse kasutamisel järginud olulises osas riigiabi andmise reegleid. 6. Teavitamine ja avalikustamine Struktuuritoetuse saaja on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. 7. Korraldusasutusele suunatud tähelepanekud Oluline tähelepanek 7.1 – Pole tagatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse nr 1303/2013 artikli 140 lõike 1 täitmine. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse (edaspidi STS) § 35 lg 2 järgi tuleb kulu abikõlblikkust tõendavaid dokumente ja muid tõendeid säilitada vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 (edaspidi ÜSM) artikli 140 lõikele 1 neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, 6 kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg. Toetuse saajat teavitab säilitamise algusest ja lõpust rakendusüksus (edaspidi RÜ) 6. STS-s viidatud ÜSM art 140 lg 1 toob projektidele, mille abikõlblikud kulud jäävad alla 1 miljoni euro, välja kaks alternatiivset ajaperioodi, mille jooksul peab korraldusasutus (edaspidi KA) tagama projekti dokumentide kättesaadavuse7. Mõlema alternatiivi puhul on oluline, et tähtaega hakatakse lugema alates 31. detsembrist pärast projekti kulusid/lõpetatud projekti lõplikke kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamist. Seega, ÜSM art 140 lg 1 kehtestab dokumentide säilitamise tähtaja lähtuvalt raamatupidamise aastaaruande esitamisest. STS § 35 lg 2 kehtestab aga dokumentide säilitamise tähtaja lähtuvalt päevast, mil kõik projektiga seotud kulud abikõlblikuks tunnistati ja toetuse saajale välja maksti. Mõlemal juhul on eesmärk tagada, et juhul, kui pärast projekti kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamist näeb Euroopa Komisjon (edaspidi komisjon) või Euroopa Kontrollikoda vajadust teostada omapoolseid kontrollitoiminguid, siis abikõlblike kuludega seotud dokumentatsioon on olemas. Auditeeritava projekti8 abikõlblike kulude maksumus on toetuse rahuldamise otsuse9 (edaspidi TRO) järgi 863 998 eurot ehk tegemist on alla 1 miljoni euro suuruse projektiga. Projekti lõppmakse tehti toetuse saajale 24.01.202210, peale mida teavitas RÜ toetuse saajat dokumentide säilitamise tähtajast, milleks on märkinud 31.07.2026. Siinkohal tuleb ära märkida, et RÜ määratud dokumentide säilitamise tähtaeg ei ole kooskõlas STS § 35 lg-ga 2, ehk tähtaja lugemist ei ole alustatud toetuse väljamaksmise aasta 31. detsembrist, mistõttu on toetuse saajalt nõutud dokumentide säilitamist viis kuud vähem, kui seda näeb ette STS. RÜ on eksimust ka tunnistanud. Kui aga RÜ oleks toetuse saajat teavitanud korrektsest kuupäevast, milleks oleks projekti lõppmakse välja maksmise järgi olnud 31.12.2026, tuleks siiski võtta arvesse ÜSM art 140 lõiget 1, millele on viidatud ka STS § 35 lg-s 2 ja mille järgi on dokumentide säilitamise tähtaeg seotud toetatud projekti kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamisega, mitte projekti lõppmakse tegemisega. Olukorras, kus toetatud projektiga seotud kulud esitatakse komisjonile tavapärases korras, tagab STS § 35 lg 2 ÜSM-i art 140 lg 1 täitmise. Probleem esineb aga siis, kui komisjonile sertifitseeritakse kulud hilinemisega. 6 STS § 35 lg 3: Rakendusüksus teavitab toetuse saajat käesoleva paragrahvi lõike 2 kohasest dokumentide ja muude tõendite säilitamise tähtaja algusest ja lõpust. 7 ÜSM artikkel 140 lg 1: Ilma et see piiraks riigiabi eeskirjade kohaldamist, tagab korraldusasutus, et selliseid tegevused, mille rahastamiskõlblike kulude summa on väiksem kui 1 000 000 eurot, puudutavad tõendavad dokumendid, mis käsitlevad fondidest toetust saavaid kulusid, tehakse taotluse alusel komisjonile ja Euroopa Kontrollikojale kättesaadavaks kolme aasta vältel alates 31. detsembrist pärast tegevuse kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamist. Esimeses lõigus osutamata tegevuste puhul tehakse kõik tõendavad dokumendid kättesaadavaks kaheks aastaks alates 31. detsembrist pärast lõpetatud tegevuse lõplikke kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamist. Korraldusasutus võib otsustada kohaldada tegevuste suhtes, mille rahastamiskõlblike kulude summa on väiksem kui 1 000 000 eurot, teises lõigus osutatud eeskirja. 8 Projekt nr 2014-2020.6.02.19-0405 „Sindi katlamaja renoveerimine“. 9 TRO 22.01.2020 nr 1-25/4456. 10 Lõppmakse ei olnud auditi ulatuses, info selle väljamakse kuupäeva kohta on võetud SFOS-ist (D3-1 tööleht „Toetus“ ja kuludokumentide väljavõttelt SF19, C2-1, rida 9). 7 Tulenevalt juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi nr JKS-44/2021 tulemustest, ei sertifitseeritud SA Keskkonnainvesteeringute Keskuse (edaspidi KIK) kui RÜ-ga11 seotud projektide kulusid ca kaks ja pool aastat. KIK-i projektidega seotud maksed, mis tehti toetuse saajatele alates 2020. a maist, võeti 2021. aastal esitatud raamatupidamisaruandest välja, sh projektile nr 2014-2020.6.02.19-0405 tehtud makse. JKS auditi järel välja võetud ning peatatud maksed sisaldusid taas 2024. aasta raamatupidamisaruandes, mis esitatakse komisjonile aga alles 2025. aastal. Seega tuleb ÜSM artikkel 140 lõikes 1 toodud dokumentide säilitamise tähtaega arvestada alates 31.12.2025. Auditeeritud projekti puhul tähendab see, et toetuse saajale edastatud dokumentide säilitamise tähtaeg lõppeb varem kui ÜSM ette näeb. Risk korraldusasutusele: Juhul, kui pärast 2025. aastal esitatavat raamatupidamisaruannet soovib komisjon või Euroopa Kontrollikoda teostada aruandes sisalduvatele projektidele kontrolli, võib juhtuda, et kõiki projektis abikõlblikuks arvatud kulude tõendamisega seotud dokumente ei ole võimalik esitada, kuna toetuse saajatele teavitatud dokumentide säilitamise tähtaeg võib olla möödunud. Soovitus korraldusasutusele: Soovitame korraldusasutusel tagada, et ka nende projektide osas: • mille RÜ-ks on KIK ja • mille abikõlblikud kulud sisalduvad 2025. aastal esitatavas raamatupidamise aastaaruandes ning • millele on tulenevalt STS § 35 lõikest 2 antud lühem dokumentide säilitamise tähtaeg kui eeldab ÜSM art 140 lõige 1, oleksid kulusid tõendavad dokumendid kättesaadavad ÜSM- i artikkel 140 lõikes 1 toodud perioodil. Audiitorid soovitavad näiteks saata toetuse saajatele kiri, milles teavitatakse ÜSM art 140 lg 1 kohasest dokumentide säilitamistähtaja kohustuse algusest ja lõpust, samas võimaldades toetuse saajatel kas: 1) kinnitada ja tagada toetuse saaja enda poolt dokumentide säilitamine ja kättesaadavus või 2) anda projektiga seotud dokumendid üle RÜ-le, kes tagab nende säilimise ja kättesaadavuse. Korraldusasutuse kommentaar: Nõustume auditi soovitusega. Koostöös rakendusüksusega SA Keskkonnainvesteeringute Keskus oleme üle vaatamas 2025.aastal esitatavas raamatupidamise aruandes kajastuvate projektide infot ning veendume, et tagatud oleks ÜSM artikkel 140 lõike 1 kohane dokumentide säilitamine ja kättesaadavus. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev korraldusasutuses: Mairi Uusen, 31.12.2024 Kinnitame lõpparuande 9 leheküljel. 11 KIK täidab RÜ ülesandeid auditeeritavas projektis nr 2014-2020.6.02.19-0405. 8 Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Ailen Vali Merit Rajamäe I auditi talituse juhataja I auditi talituse audiitor Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond Tallinn, 20.11.2024 9  Tarmo Saarts Meie 21.11.2024 nr 10-5/5190-1 SW ENERGIA OÜ [email protected] Auditi lõpparuande edastamine Austatud härra Saarts Edastame Teile projekti nr 2014-2020.6.02.19-0405 „Sindi katlamaja renoveerimine” auditi lõpparuande nr CF-207/2024. Auditi eesmärk oli anda hinnang struktuuritoetuse kasutamisele Vabariigi Valitsuse 7. augusti 2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine” § 4 lõike 1 järgi. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Alber finantskontrolli osakonna juhataja auditeeriva asutuse juht Lisa: Auditi lõpparuanne Sama: Hr Andrus Treier, Sihtasutus Keskkonnainvesteeringute Keskus ([email protected]). Teadmiseks: Pr Yoko Alender, Kliimaministeerium ([email protected]); Pr Kristi Sell, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]). Merit Rajamäe 5885 1445 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272