Auditi lõpparuande edastamine

Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanism Kuue Balti teaduskoostöö programmi (EE-Research) projekti kulusid sisaldav PROJEKTIAUDIT Toetuse saaja: Tartu Ülikool Programmi elluviija: Sihtasutus Eesti Teadusagentuur; Haridus- ja Noorteamet Lõpparuanne NOR-EMP-32/2024 19.11.2024 KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega. Siiski on tehtud oluline tähelepanek programmi elluviijale, Haridus- ja Noorteametile (edaspidi HARNO), kes ei ole hinnanud riigiabi esinemist projektis osalevate partnerite suhtes. Märge struktuuritoetuse registris2: ➢ märkustega, olulised tähelepanekud. Olulised tähelepanekud programmi elluviijale: 7.1 – Projektis osalevate partnerite suhtes ei ole riigiabi analüüsi tehtud, mistõttu pole selge, kas partneritele määratud toetuse osas on riigiabi nõudeid järgitud. Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. 1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. 2 A - OSA 1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Programmi nimetus 2014-2021.1.3 Balti teaduskoostöö programm (EE-Research) Meetme tegevus 2014-2021.1.3.1 EE-teadus teaduskoostöö toetusskeem (Haridus- ja Teadusministeerium) Projekti number 2014-2021.1.03.19-0006; struktuuritoetuse registris 2014-2021.1.03.19-0011; (edaspidi SFOS) 2014-2021.1.03.19-0014; 2014-2021.1.03.19-0016; 2014-2021.1.03.20-0019; 2014-2021.1.03.20-0023. Projekti nimetus 2014-2021.1.03.19-0006 „Visiting lectureship of Norwegian language and literature at Tartu University“, 2014-2021.1.03.19-0011 “EMP340 Kaasavad paigad ja teekonnad: jagatud lood ja tähendusloome“, 2014-2021.1.03.19-0014 „EMP442 Mullaressursside säästlik kasutamine kliimamuutuste ajal“, 2014-2021.1.03.19-0016 „EMP475 Teadusteksti konventsioonid Balti riikides: retooriline struktuur keelte ja kultuuride risttuules“, 2014-2021.1.03.20-0019 „EMP426 Uudsed kõrgtehnoloogilised polümeerid lignotselluloosilisest toormest“, 2014-2021.1.03.20-0023 „Estonian and Norwegian local sheep wool - research and study materials for textile students in higher education“. Toetuse saaja ja partner(id): Toetuse saaja: Tartu Ülikool. Partnerid: Projektis 2014-2021.1.03.19-0011 - Institute of Literature, Folklore and Art, University of Latvia, Institute of Lithuanian Literature and Folklore ja University of Oslo; Projektis 2014-2021.1.03.19-0014 - Latvian State Forest Research Institute “Silava”, Lithuanian Research Centre for Agriculture and Forestry ja University of Tromsø - Arctic University of Norway; Projektis 2014-2021.1.03.19-0016 - Liepaja University, Vilnius University ja University of Bergen; Projektis 2014-2021.1.03.20-0019 - Vilnius University ja Norra Teaduse ja Tehnikaülikool; Projektis nr 2014-2021.1.03.20-0023 - Tallinna Tehnikakõrgkool, FIE Rannar Lehis (kuni 31.12.2022), Liinavabrik OÜ (alates 01.01.2023), University of South-Eastern Norway ja Selbu Spinneri AS. Taotluse rahuldamise otsuse 2014-2021.1.03.19-0006 – SA Archimedes käskkiri nr 1-5/51/2019, (otsuse muutmise) number ja 04.03.2019; kuupäev 2014-2021.1.03.19-0011 – haridus- ja teadusministri käskkiri, 26.09.2019; 2014-2021.1.03.19-0014 – haridus- ja teadusministri käskkiri, 26.09.2019; 3  2014-2021.1.03.19-0016 – haridus- ja teadusministri käskkiri, 26.09.2019; 2014-2021.1.03.20-0019 – haridus- ja teadusministri käskkiri, 26.09.2019; 2014-2021.1.03.20-0023 – SA Archimedes käskkiri nr 1-5/180/2020, 03.07.2020. Programmioperaator Haridus- ja Teadusministeerium Programmi elluviija Sihtasutus Eesti Teadusagentuur; Haridus- ja Noorteamet Projekti kulude abikõlblikkuse 26.09.2019 - 30.04.2024 periood 1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO Alus Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendusmääruse artikkel 5.5(1)(c) nimetades ära projektiauditi läbiviimise. Vastastikuse mõistmise memorandumi3 artikkel 5 (lisa A) nimetades ära auditeeriva asutuse ülesandeid täitva üksuse. Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna auditeerimise 2024. a tööplaan4 nimetades ära projektiauditite valimisse sattunud projektid. Eesmärk Projektiauditi eesmärgiks on analüüsida ja hinnata: 1) projekti toetatavate tegevuste ja kulude vastavust rakendusmääruses ja projekti elluviimislepingus toodud nõuetele, nende otstarbekust ja sihipärasust; 2) deklareeritud kulude vastavust toetuse saaja raamatupidamisaruannetele ja raamatupidamise algdokumentidele; 3) toetuse maksmist õigeaegselt ja ettenähtud mahus Ailen Vali, Rahandusministeerium, finantskontrolli osakonna I auditi talituse Auditi läbiviija(d) juhataja (auditi eest vastutav isik), Merit Rajamäe, Rahandusministeerium, finantskontrolli osakonna I auditi talituse audiitor (auditi juht), Pilleriin Masing, Rahandusministeerium, finantskontrolli osakonna I auditi talituse audiitor, Grete Saarniit, Rahandusministeerium, finantskontrolli osakonna I auditi talituse audiitor, Marten Janno, Rahandusministeerium, finantskontrolli osakonna I auditi talituse audiitor, Külli Kodmin, Rahandusministeerium, finantskontrolli osakonna I auditi talituse audiitor. Auditi läbiviimise aeg 11.04.2024-19.11.2024 3 Eesti Vabariigi ja Islandi Vabariigi, Liechtensteini Vürstiriigi, Norra Kuningriigi vaheline Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamist aastatel 2014-2021 käsitlev vastastikuse mõistmise memorandum ja Eesti Vabariigi ja Norra Kuningriigi vaheline Norra finantsmehhanismi rakendamist aastatel 2014-2021 käsitlev vastastikuse mõistmise memorandum. 4 Tööplaan koostatakse lähtuvalt statistilise valimi moodustamise metoodikast, mille kohaselt on kõikidel projektidel võrdne võimalus valimisse sattuda. 4 Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat”. Auditi toimingud Auditi toimingute käigus projektide rakendamisega seotud isikute intervjueerimine ning järgneva analüüs ja hindamine: • projekti tegelik teostamine, • projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon, • kulude abikõlblikkus, • projektiga seotud raamatupidamise korraldus, • omafinantseeringu olemasolu, • finantsmehhanismi sümboolika kasutamine. Valimi metoodika (kui Üldkogumi moodustanud teadusmeetme projektide kuluridade arv oli 1 125 kohaldub) ning abikõlblik kogusumma 1 015 141,42 eurot. Valimi moodustamisel lähtuti statistilise valimi moodustamise MUS meetodist. Valimiks kujunes 30 unikaalset kulurida kogusummas 148 529,19 eurot, sh TÜ kuue teadusprojekti 19 kulurida summas 50 997,30 eurot. Kuna valimisse sattusid ka kuluread ühtse määra alusel arvestatavate kuludega, laiendati valimit nimetatud kuluridade aluseks olevate tegelike kulude võrra ning lõplikult auditeeriti TÜ kuuest teadusprojektist 25 kulurida kogumahus 64 002,13 eurot. 1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklareeritud kulude aluseks 2014-2021.1.03.19-0006 - PO25789; makse kp 21.12.2023; deklareeritud olevad väljamaksed abikõlblik summa 28 512,54 eurot, auditeeritud 3 738,37 eurot, so 13%; (väljamaksetaotluse SFOS nr, 2014-2021.1.03.19-0011 - PO21251; makse kp 30.06.2023; deklareeritud kuupäev, abikõlblik summa abikõlblik summa 108 378,60 eurot, auditeeritud 4 096,03 eurot, so 4%; eurodes) 2014-2021.1.03.19-0014 - PO21252; makse kp 30.06.2023; deklareeritud abikõlblik summa 118 508,49 eurot, auditeeritud 7 756,35 eurot, so 7%; 2014-2021.1.03.19-0016 - PO22733; makse kp 28.09.2023; deklareeritud abikõlblik summa 136 976,63 eurot, auditeeritud 14 636,29 eurot, so 11%; 2014-2021.1.03.20-0019 - PO21253; makse kp 30.06.2023; deklareeritud abikõlblik summa 119 493,96 eurot, auditeeritud 10 182,09 eurot, so 9%; 2014-2021.1.03.20-0023 - PO21583; makse kp 28.08.2023; deklareeritud abikõlblik summa 85 985,72 eurot, auditeeritud 23 593 eurot, so 27%. Toetuse ja omafinantseeringu Projektis 2014-2021.1.03.19-0006: osakaal abikõlblikest Toetus: 96,15%, sh EMP FM 81,73% ja riiklik toetus 14,42% summadest (%) Omafinantseering: 3,85% Projektides 2014-2021.1.03.19-0011, 2014-2021.1.03.19-0014; 2014-2021.1.03.19-0016, 2014-2021.1.03.20-0019 ja 2014-2021.1.03.20-0023: Toetus: 100%, sh EMP 85% ja riiklik toetus 15% Omafinantseering: N/A 5  Valimi suurus (eurodes; % 2014-2021.1.03.19-0006 - 3 738,37 eurot, so 13%; deklareeritud abikõlblikust 2014-2021.1.03.19-0011 - 4 096,03 eurot, so 4%; summast)5 2014-2021.1.03.19-0014 - 7 756,35 eurot, so 7%; 2014-2021.1.03.19-0016 - 14 636,29 eurot, so 11%; 2014-2021.1.03.20-0019 - 10 182,09 eurot, so 9%; 2014-2021.1.03.20-0023 - 23 593 eurot, so 27%. Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud (eurodes): 0,00 eurot Leitud vea määr (%) 6 0% 2. Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Vabariigi Valitsuse 05.07.2018. a määruse nr 55 „Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord“ artikkel 11 lõike 2 järgi sätestatakse projekti elluviijaga sõlmitavas või õigusaktis projekti elluviija ja muu toetust saava isiku kohustus osutada järelevalve, auditi või hindamise tegijale igakülgset abi ning tagatakse ligipääs toetuse kasutamisega seotud ruumidele, territooriumile ning seadmetele. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. 3. Järeltoimingud Toetuse saajal tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega. Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltoiminguid programmi elluviija. Järeltegevuste tulemustest annab programmi elluviija tagasisidet SFOS-i vahendusel. Auditeeriv asutus koondab riiklikult kontaktasutuselt, sertifitseerivalt asutuselt, programmioperaatorilt ja programmi elluviijalt saadud informatsiooni soovituste rakendamise kohta ning vajadusel küsib täiendavat informatsiooni. Vajadusel viiakse läbi järelaudit. 5 Kui ei auditeeritud valimi alusel, märgitakse valimi suuruseks väljamaksetaotluse summa eurodes ja auditeeritud kulude osakaaluks 100%. 6 Mitteabikõlblike kulude osakaal tegelikult auditeeritud kuludest (%). Kui auditeeriti valimi alusel, siis mitteabikõlblike kulude osakaal valimi mahust. 6 B-OSA AUDITI TULEMUSED 1. Toetuse eesmärgipärane kasutamine Toetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projekti eesmärkidele ja rakendamise tingimustele. Siiski tehti HARNO-le, kui programmi elluviijale, oluline tähelepanek seoses projekti nr 2014-2021.1.03.20-0023 partnerettevõtete ebapiisava riigiabi analüüsimisega (vt punkt 7). 2. Raamatupidamises kajastamine Auditi ulatuses olevad toetuse saaja kulud vastavad olulises osas toetuse saaja raamatupidamise andmetele. Auditi ulatuses olevad välispartnerite kulud vastavad olulises osas partnerite esitatud kinnitustele (the individual financial statement). 3. Toetuse maht ning ajastus Toetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud. 4. Hangete läbiviimine Auditi ulatuses hankeid ei olnud. 5. Riigiabi andmine Meede võib sisaldada vähese tähtsusega abi ning HARNO-le, kui programmi elluviijale, tehti üks oluline tähelepanek seoses ebapiisava riigiabi analüüsimisega projekti partnerettevõtetes (vt punkt 7). 6. Teavitamine ja avalikustamine Toetuse saaja on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. 7. Muud tähelepanekud Oluline tähelepanek 7.1 – Projektis osalevate partnerite suhtes ei ole riigiabi analüüsi tehtud, mistõttu pole selge, kas partneritele määratud toetuse osas on riigiabi nõudeid järgitud. Euroopa majanduspiirkonna (EMP) finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmääruse (edaspidi rakendusmäärus) artikkel 5.6 lg 1 punktis w on sätestatud: programmioperaator tagab, et täidetakse kõiki asjakohaseid kohalikke, 7 siseriiklikke ja Euroopa Liidu õigusakte (sealhulgas, kuid mitte ainult keskkonna, riigihangete ja riigiabi alased õigusaktid). Sama määruse artikli 8.16 põhjal tagab Riiklik kontaktasutus, et kõik EMP finantsmehhanismi 2014- 2021 avalikud toetused vastavad riigiabi protseduuride ja sisu eeskirjadele, mis kehtivad avaliku toetuse andmise ajal. Riiklik kontaktasutus tagab programmi rakenduslepinguga, et programmioperaator säilitab kirjalikud dokumendid kõikide hinnangute kohta, mis puudutavad vastavust riigiabi eeskirjadele, eelkõige toetuste andmise ning toetuse määra määramise otsused, ja esitab sellised andmed FMC7-le viimase nõudmisel. Rakendusmääruse artiklis 6.4 lg 2 on toodud: projekti maksimaalne toetuse määr arvutatakse protsendina projekti abikõlblikest kogukuludest, mis on välja pakutud programmiettepanekus ja määratletud programmilepingus. Kui tehakse ettepanek projekti toetuse määra kohta, võtab programmioperaator veel arvesse majanduslikku kasu, nt kulude kokkuhoid või suurem kasum, mis on rahalise toetuse saamise tulemuseks. Majanduslikku kasu kasutatakse projekti eesmärke toetaval viisil. Järgitakse riigiabi suhtes kohaldatavaid nii protseduurilisi kui ka sisulisi eeskirju. Auditi ulatuses on mh projekt nr 2014-2021.1.03.20-0023 "Estonian and Norwegian local sheep wool - research and study materials for textile students in higher education", kuhu on kaasatud partnerid nii Eestist kui ka välisriigist ning kelle seas on äriühingud, mille puhul ei ole riigiabi ega vähese tähtsusega abi (edaspidi VTA) analüüsi tehtud. Projekt8 osales 2020.a taotlusvoorus, mille juhendmaterjal9 riigiabi ega VTA-d ei käsitle. Taotluse hindamist viis läbi sel ajal programmi elluviija rolli täitnud SA Archimedes, kes taotluse rahastamise kinnitas käskkirjaga10. Sarnaselt taotlusvooru juhendile, käskkirjas ega selle aluseks olnud esildises riigiabi ega VTA-d ei käsitletud. Alates 1. jaanuarist 2021.a liikusid SA Archimedes tegevused Haridus- ja Noorteametisse (edaspidi HARNO). Auditi käigus tehtud järelpäringus selgitas ka HARNO, et riigiabi andmist kontrollitud ei ole 11. Audiitorite hinnangul oleks olnud korrektne, kui HARNO oleks veendunud ülevõetavate projektide nõuetele vastavuses, sh selles, kas projektides on analüüsitud riigiabi andmist ja järgitud riigiabi suhtes kohalduvaid reegleid. Seda aga tehtud ei ole. Auditi toimingute käigus selgus, et kõnealuses projektis on tegevuste elluviimise perioodi jooksul muudetud projekti partnerit – taotluses ja projektilepingus fikseeritud FIE Rannar Lehis vahetati Liinavabrik OÜ vastu välja. Muudatuse kohta on vormistatud projektilepingu lisa nr 3, mille on lisaks toetuse saajale, 02.03.2023 allkirjastanud HARNO esindaja. Ka selle muudatuse vormistamise käigus ei ole HARNO hinnanud võimalust, et uus partner võib projektist toetust saades saada riigiabi või VTA-d. Audiitorite hinnangul on projektis esineda võiva riigiabi või VTA kontrollimata jätmine vastuolus rakendusmääruse artikli 6.4 lg 2 seatud nõudega, millest tulenevalt puudub kindlus, et riigiabi nõudeid on järgitud. Risk programmi elluviijale: Kuna riigiabi ja VTA kontroll taotleja/toetuse saaja partnerite osas on tegemata, eksisteerib risk, et toetuse saaja partnerid on saanud toetust lubatust rohkem ehk (osaliselt) ebaseaduslikku riigiabi. See tähendaks omakorda mitteabikõlblikke kulusid. 7 Financial Mechanism Committee 8 nr 2014-2021.1.03.20-0023 "Estonian and Norwegian local sheep wool - research and study materials for textile students in higher education" 9 EMP finantsmehhanismi 2014-2021 toetused kõrghariduse valdkonnas „Juhend taotlejatele 2020“ 10 nr 1-5/180/2020, 02.07.2020 11 HARNO-lt 07.06.2024 audiitorile saadetud vastus. 8 Soovitus programmi elluviijale: Soovitame HARNO-l teostada riigiabi ja VTA analüüs tagasiulatuvalt auditi ulatusse kuuluvas projektis nr 2014-2021.1.03.20-0023. Juhul kui analüüsi käigus selgub, et toetusest on välja makstud ebaseaduslikku riigiabi, tuleb algatada toetuse tagasinõudmise protsess. Kui aga selgub, et tegemist on VTA-ga, siis soovitame selle tagasiulatuvalt registreerida riigiabi registris. Programmi elluviija kommentaar: Võtame auditi soovituse arvesse, teostame vastava analüüsi tagasiulatuvalt auditi ulatusse kuulunud projektis nr 2014-2021.1.03.20-0023. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev programmi elluviija juures: Heli Aru-Chabilan, 18.12.2024 Riikliku Kontaktasutuse kommentaar: RKA nõustub soovituses toodud ettepanekuga. Kinnitame lõpparuande 9 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Ailen Vali Merit Rajamäe I auditi talituse juhataja I auditi talituse audiitor Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond Tallinn, 19.11.2024 9  Toomas Asser Meie 21.11.2024 nr 10-5/5189-1 Tartu Ülikool [email protected] Auditi lõpparuande edastamine Austatud härra Asser Edastame Teile kuue Balti teaduskoostöö programmi (EE-Research) projekti1 kulusid sisaldava auditi lõpparuande nr NOR-EMP-32/2024. Auditi eesmärk oli hinnata: 1) projektide toetatavate tegevuste ja kulude vastavust perioodi 2014-2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendusmääruses ja projektide elluviimislepingutes toodud nõuetele, nende otstarbekust ja sihipärasust; 2) deklareeritud kulude vastavust toetuse saaja raamatupidamisaruannetele ja raamatupidamise algdokumentidele; 3) toetuse maksmist õigeaegselt ja ettenähtud mahus. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Alber finantskontrolli osakonna juhataja auditeeriva asutuse juht 1 Projektid nr 2014-2021.1.03.19-0006 „Visiting lectureship of Norwegian language and literature at Tartu University“, 2014-2021.1.03.20-0023 „Estonian and Norwegian local sheep wool - research and study materials for textile students in higher education“, 2014-2021.1.03.20-0019 „EMP426 Uudsed kõrgtehnoloogilised polümeerid lignotselluloosilisest toormest“, 2014-2021.1.03.19-0014 „EMP442 Mullaressursside säästlik kasutamine kliimamuutuste ajal“, 2014-2021.1.03.19-0011 “EMP340 Kaasavad paigad ja teekonnad: jagatud lood ja tähendusloome“ ja 2014-2021.1.03.19-0016 „EMP475 Teadusteksti konventsioonid Balti riikides: retooriline struktuur keelte ja kultuuride risttuules“. Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272 Lisa: Auditi lõpparuanne Sama: Hr Jaak Raie, Haridus- ja Noorteamet ([email protected]); Pr Anu Noorma, Sihtasutus Eesti Teadusagentuur ([email protected]). Teadmiseks: Pr Kristina Kallas, Haridus- ja Teadusministeerium ([email protected]); Pr Laura Pikkoja, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]). Merit Rajamäe 5885 1445 [email protected] 2