Hankija vastus vaidlustusele

Riigihangete vaidluskomisjon Teie 19.11.2024 nr 12.2-10/227 [email protected] Meie 22.11.2024 nr 17.1/394-1 Hankija vastus vaidlustusele Vaidlustusasja nr: 227-24/283360 Riigihange: „Turvatestimise teenuse hange“ (viitenumber 283360) Vaidlustaja: Wisercat Estonia OÜ Registrikood 14133207 Tartu mnt 80f, 10112 Tallinn Vaidlustaja esindajad: Vandeadvokaat Erki Fels Vandeadvokaadi abi Gregor Saluveer Advokaadibüroo TGS Baltic Tartu maakond, Tartu, Kaluri tn 2, 51004 [email protected] Hankija: Eesti Pank Registrikood 74000174 Estonia pst 13, 15095 Tallinn Hankija esindaja: Hankespetsialist Hannes Nugin Eesti Pank Estonia pst 13, 15095 Tallinn [email protected] I TAOTLUSED 1. Jätta vaidlustus tervikuna rahuldamata. 2. Jätta kõik menetluskulud Wisercat Estonia OÜ kanda ning mõista hankija menetluskulud, mis võivad tekkida käimasoleva vaidlustusmenetluse käigus tulevikus, Vaidlustajalt välja vastavalt hankija esitatava(te)le menetluskulude nimekirja(de)le. FAKTILISED ASJAOLUD & VAIDLUSE SENINE KÄIK 1. 27.08.2024 alustas Eesti Pank („Hankija“) avatud hankemenetlusena läbiviidavat riigihanget „Turvatestimise teenuse hange“ (viitenumber 283360). 2. Pakkumuste esitamise tähtajaks esitasid pakkumuse kaheksa pakkujat / ühispakkujat: 2.1. SECNORA OÜ (14515469); 2.2. Clarified Security OÜ (12164540); Estonia pst 13 Telefon 668 0719 [email protected] 15095 TALLINN Faks 668 0836 eestipank.ee 2.3. Security Software OÜ (11924368); 2.4. Cybernetica AS (10140133); 2.5. ühispakkujad Osaühing GT Tarkvara (10235193) ja Span d.d. (19680551758); 2.6. KPMG Baltics OÜ (10096082); 2.7. Ernst & Young Baltic AS (10877299); 2.8. Wisercat Estonia OÜ (14133207). 3. 7.11.2024 võttis Hankija vastu järgmised otsused: 3.1. mitte kõrvaldada tõendite alusel pakkujad SECNORA OÜ, Clarified Security OÜ, Security Software OÜ, Cybernetica AS, Osaühing GT Tarkvara ja Span d.d. ühiselt, KPMG Baltics OÜ, Ernst & Young Baltic AS ja Wisercat Estonia OÜ; 3.2. kõrvaldada tõendite alusel alltöövõtja Ernst & Young sp.zoo Consulting sp.k (0000222114), kelle näitajatele pakkuja Ernst & Young Baltic AS tugines; 3.3. kvalifitseerida tõendite alusel pakkujad SECNORA OÜ, Clarified Security OÜ, Security Software OÜ ning KPMG Baltics OÜ; 3.4. mitte kvalifitseerida tõendite alusel pakkujad Cybernetica AS, Osaühing GT Tarkvara ja Span d.d. ühiselt, Ernst & Young Baltic AS ning Wisercat Estonia OÜ. Punktis 3.4 nimetatud otsuse puhul oli kõigi pakkujate / ühispakkujate kvalifitseerimata jätmise põhjus või üks põhjustest see, et pakkuja meeskonnas ei olnud vähemalt kolme turvatestimise kvalifikatsiooniga spetsialisti, kellel on vähemalt 3-aastane kogemus hankelepingu esemega sarnaste teenuste osutamisel. 4. 18.11.2024 esitas Wisercat Estonia OÜ riigihangete vaidlustuskomisjonile (edaspidi VAKO) vaidlustuse, järgmiste nõuetega: tunnistada kehtetuks Eesti Panga 07.11.2024 otsus jätta Wisercat Estonia OÜ kvalifitseerimata ning jätta Wisercat Estonia OÜ menetluskulud Eesti Panga kanda. 5. 19.11.2024 teavitas VAKO Hankijat vaidlustuse esitamisest. 6. Käesolevaga esitab Hankija VAKO-le oma vastuse vaidlustusele. Hankija hinnangul on vaidlustus alusetu, kuna Hankija otsus ei olnud õigusvastane. Seepärast taotleb Hankija, et vaidlustus jäetaks täies ulatuses rahuldamata. II VASTUVÄITED VAIDLUSTUSELE otsus jätta pakkuja Wisercat Estonia OÜ („Vaidlustaja“) kvalifitseerimata 7. Kvalifitseerimistingimus „Kvaliteedikontrolli eest vastutavad tehnilised töötajad või tehnilised üksused“ nägi ette, et pakkuja meeskonnas peab olema vähemalt 3 turvatestimise kvalifikatsiooniga spetsialisti, kellel on vähemalt 3-aastane kogemus hankelepingu esemega sarnaste teenuste osutamisel. Nimetatud spetsialistidel pidi olema kas „Giac Web Application Penetration Tester (GWAPT)“, „Offensive Security Certified Professional (OSCP)“, „Offencive Security Certified Expert (OSCE)“ või samaväärne sertifikaat. Pakkuja pidi esitama iga spetsialisti kohta andmed tema kogemuse ja talle väljastatud sertifikaadi kohta. 8. Hankija jaoks ilmnesid esimesed ohumärgid, et Vaidlustajal ei pruugi olla nõutud kogemusega nõutud arvu spetsialiste juba Vaidlustaja poolt esitatud hankepassiga tutvudes. Hankepassis oli Vaidlustaja esitanud andmed kolme spetsialisti kohta, kelleks olid Gabriel Avramescu, Gabriel Bondrila ja Teodor Ilie. Kui neist esimese puhul oli hankepassis spetsialisti kogemuseks märgitud üle 12 aasta kogemust Penetration testerina ning teise puhul üle 5 aasta kogemust Penetration testerina, siis kolmanda spetsialisti Teodor Ilie kohta ei olnud hankepassi rubriigis „Kvalifikatsioon, kogemus“ midagi öeldud – see väli oli tühi. 9. Vaidlustuse punktis 2.3 väidetakse, et Teodor Iliel on olemas nõutud töökogemus, mille kirjeldus vastab hämmastaval kombel peaaegu sõna-sõnalt skoobile, mida on hanke alusdokumentides nimetatud Eesti Panga hanke eesmärgina ja seda kõikides varasemates töökohtades. Esitatud CV põhjal saab aga teha järgmised järeldused: a) Teodor Iliel on olemas nõutud töökogemus alates 02.2023 - välja on toodud nii hankelepingu esemega sarnased projektid, nende sisu ja isegi maht; b) Teodor Ilie on töötanud alates 01.2022 ettevõttes Infosys Consulting ametikohal Penetration Tester, ent ei selgu millised olid tema tööülesanded ja 2/4 millistes projektides ta osales; c) Teodor Ilie töötas perioodil 07.2019 – 01.2022 ettevõttes Keysight Ixia ametikohal QA Automation Engineer, tööülesannete väli on siingi tühi. Kui me vaatame Vaidlustaja poolt esitatud ülejäänud kahe spetsialisti CV-d, siis seal on välja toodud töökohad, positsioonid, töö kirjeldused ja mahud kuni aastateni 2012 (Gabriel Avramescu) ning 2019 (Gabriel Bondrila), aga Teodor Ilie CV põhjal saab kindlalt väita ainult seda, et hankes nõutud töökogemus on tal olemas alates 02.2023. 10. Vaidlustuse punktis 2.4 öeldakse, et perioodil 07.2019 kuni 01.2022 töötas Teodor Ilie ettevõttes Keysight Ixia kvaliteedikontrolli insenerina, aga mitte turvatestijana, mis on tema ametikohaks märgitud hilisema kahe tööandja juures. Samas punktis jätkatakse, et Keysight Ixia ettevõtlus on turvatestimise seadmete müümine, aga mitte turvatestimise teenuse osutamine. Seejärel teeb Vaidlustaja meelevaldse järelduse ja väidab, et seega oli Teodor Ilie igapäevane töö veebirakenduste turvatestimine. Hankija hinnangul ei ole ühtegi alust väita, et müügiettevõtte kvaliteedikontrolli insener tegeleb iseenesestmõistetavalt veebirakenduste turvatestimisega, loogilisem oleks järeldada, et vastav ametimees peab kindlustama müüdavate toode vastavuse ettevõttes kehtestatud kvaliteedinõuetele. Vaidlustuse punkti 2.4 lõpetab väide, et pärast Keysight Ixiat siirdus Teodor tööle turvatestijana ettevõttesse Infosys Consulting, kus tegeles samuti igapäevaselt veebirakenduste turvatestimisega. CV-st aga ei selgu, millega Teodor Ilie ettevõttes Infosys Consulting tegeles, sest töökirjelduse lahter on tühi. 11. Vaidlustuse punktis 2.5 arvatakse, et Hankija on Teodor Ilie kogemuse hindamisel lasknud ennast eksitada sellest, et Ilie sai OSCP sertifikaadi 2022. aasta keskel. Kui spetsialist Gabriel Avramescule väljastati OSCP sertifikaat 04.03.2015 ja spetsialist Gabriel Bondrilale väljastati OSCP sertifikaat 27.10.2019, siis see teadmine toetas Hankija hinnangut, et need spetsialistid vastavad hankes esitatud nõuetele. On loomulik, et Hankija kahtlus (vt ka punkt 8) spetsialist Teodor Ilie nõuetele vastavuse osas süvenes, kuna talle väljastati OSCP sertifikaat alles 16.05.2022. 12. Vaidlustuse punktis 2.6 sedastatakse, et sertifikaadi tegi spetsialist Infosys Consulting juures töötades ja sel põhjusel, et Infosys Consulting müüb turvatestimist teenusena. Arvestades sertifikaadi kuupäeva 16.05.2022 järeldab Hankija, et vaatamata sellele, et Teodor Ilie alustas CV kohaselt tööd ettevõttes Infosys Consulting alates 01.2022, siis teenust majast välja osutama sai ta hakata mitte varem kui 4 kuud pärast tööle asumist. Kas ta ka päriselt turvatestimise teenust majast välja osutas ei saa väita, kuna CV-s ei ole tema töö sisu ettevõtte Infosys Consulting juures kirjeldatud. Vaidlustaja ise konstateerib, et Keysight Ixia juures töötades ei olnud sertifikaati vaja, kuna Keysight Ixia müüb turvatestimise seadmeid, mitte ei müüda klientidele turvatestimise teenust. Siit on üheselt selge, et Teodor Ilie ettevõttes Keysight Ixia töötades klientidele turvatestimise teenust ei osutanud. Väide, et spetsialist tegeles turvatestimisega majasiseselt on eraldivõetuna sisutühi – kui CV-s oleks kirjeldatud Teodor Ilie tööülesandeid enne 2022. aastat, siis hüpoteetiliselt võinuks Hankija kaaluda, kas see igapäevane majasisene turvatestimine oli samaväärne veebirakenduste käsitsi verifikatsiooninõuete turvatestimisega või TIBER EU raamistikust lähtuva „Red/Purple Teaming“ turvatestimisega. Punkti lõpuosast hakkavad juba kooruma Teodor Ilie tööülesanded Keysight Ixia perioodist – väidetakse, et töötaja ei müünud klientidele teenust, vaid töötas ettevõtte poolt müüdavate seadmete parendamisega. See viimane väide, mille ka Vaidlustaja esitas 25.10.2024 laekunud vastusena talle Hankija poolt 18.10.2024 riigihangete registri teabevahetuse kaudu saadetud päringule nr 895021, oli üks võtme-elemente puudulikult koostatud CV ja suhteliselt hiljuti väljastatud sertifikaadi kõrval, mis lõplikult hajutas Hankija kahtlused Teodor Ilie kogemuse osas ning viis pakkuja kvalifitseerimata jätmiseni. 13. Hankija nõustub Vaidlustajaga, et Teodor Iliel on olemas kogemus turvatestimisega, ainult mitte hankes nõutud mahus. Kindlalt on see kogemus olemas alates 02.2023, tõenäoliselt alates 16.05.2022, aga varasema kogemuse osas Hankijal faktilisi andmeid ei ole. Hankija juhib tähelepanu, et hanget alustati 27.08.2024, kolm aastat sellest tagasi on 28.08.2021, just sellest ajast minimaalselt oli spetsialisti kogemus turvatestimise teenuse osutamisel nõutav. 14. Hankija poolt korraldatava turvatestimise teenuse hanke hankelepingu ese on turvatestimise teenuse tellimine, mitte turvatestimise seadmete ostmine ega turvatestimise 3/4 seadmete parendamine. Kui tellitakse turvatestimise teenust, siis iga mõistlik inimene saab aru, et seda teenust osutavad turvatestijad, mitte müügimehed ega seadmete kvaliteedi kontrollijad. Vaidlustaja poolt esitatud andmete põhjal tekkis Hankijal põhjendatud kahtlus, et Vaidlustaja üks spetsialist ei vasta hanke nõuetele. Hankija peab hanke nõuetele vastavust sisuliselt kontrollima ja mitte laskma ennast pimestada kõige odavamast hinnast. Hankija küsis enne lõpliku otsuse tegemist riigihangete registri teabevahetuse kaudu 18.10.2024 Vaidlustajalt selgitust Teodor Ilie kogemuse kohta. Sealjuures rõhutas Hankija, et hankelepingu ese on: a) infosüsteemide käsitsi OWASP ASVS versioon 4.0 (või uuema) tase 1, 2 või 3 (või samaväärse) veebirakenduse verifikatsiooninõuete turvatestimine, testimise raporti koostamine ning leitud vigade järelkontroll; b) „Red/Purple Teaming“ läbistustest eesmärgiga tuvastada infosüsteemi haavatavusi ja selle kaitsmise nõrkuseid lähtudes TIBER EU testiraamistikust, testimise raporti koostamine ning leitud vigade järelkontroll. Vaidlustaja 25.10.2024 saadetud vastus ei veennud Hankijat, et Teodor Ilie puhul on täidetud hankes turvatestimise teenust osutavale spetsialistile esitatud varasema kogemuse nõue. 15. Hankija ei saa kvalifitseerida pakkujat, kes ei vasta kõikidele kvalifitseerimise tingimustele. Esiteks ei ole see õiguspärane ja teiseks ei ole see aus teiste pakkujate suhtes, kes konkureerivad õiglastel alustel ja vastavad kõikidele nõuetele. III MENETLUSLIKUD AVALDUSED 16. Esindusõigus. Allakirjutanu kinnitab, et on Hankija volitatud esindaja selles vaidlustus-menetluses vastavalt Eesti Panga presidendi 11.10.2024 a käskkirjaga nr 59 kehtestatud Eesti Panga hankekorra punktile 1.3.7. 17. Asja läbivaatamise viis. Hankija ei pea asjas istungi korraldamist vajalikuks ning nõustub kirjaliku menetlusega. 18. Tõendid. Kõik vaidlustusega seotud tõendid (hankekomisjoni moodustamise käskkiri, hanke alusdokumendid, pakkumused, teabevahetus ja otsused) on riigihangete registrist kättesaadavad. 19. Edasine suhtlus. Hankija palub kõik menetlusdokumendid ja menetluslikud teated edastada tema volitatud esindaja e-posti aadressile [email protected]. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Hannes Nugin hankespetsialist Lisa: Hankekord_KK-59_seisuga 11.10.2024 668 0607 [email protected] 4/4  Kehtestatud Eesti Panga presidendi 11.10.2024. a käskkirjaga nr 59 Eesti Panga hankekord  Sisukord 1. ÜLDSÄTTED 3 2. RIIGIHANGETE PLANEERIMINE JA HANKEPLAAN 5 3. HANKEMENETLUSE JA LIHTHANKEMENETLUSE KORRALDAMINE 7 4. VÄIKEHANKED JA MINIOSTUD 11 5. SOTSIAAL- JA ERITEENUSTE RIIGIHANGETE KORRALDAMINE (RHS § 126) 13 6. LIHTSUSTATUD KORRAS TELLITAVATE TEENUSTE RIIGIHANGETE KORRALDAMINE KAITSE- JA JULGEOLEKU VALDKONNAS (RHS § 171) 13 7. HANKEMENETLUS ERANDITE KORRAL 13 8. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE 14 9. FINANTSINSPEKTSIOONI HANKED 14 2/15 1. Üldsätted 1.1. Reguleerimisala Hankekorras antakse Eesti Panga (edaspidi pank) töötajatele juhised riigihangete korraldamiseks ning sätestatakse vastavalt riigihangete seaduse (edaspidi RHS) §-le 9 pangas: 1.1.1. riigihangete planeerimise, sealhulgas hankeplaani koostamise ja kinnitamise kord ning tähtpäev; 1.1.2. riigihanke eest vastutava isiku määramise, sealhulgas hankelepingu (edaspidi ka leping) täitmise eest vastutava isiku määramise kord; 1.1.3. alla lihthanke piirmäära jäävate asjade ostmise ning teenuste ja ehitustööde tellimise kord; 1.1.4. sotsiaal- ja eriteenuste, sealhulgas maksumusega alla sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke piirmäära, tellimise kord (vt hankekorra punkt 5); 1.1.5. kaitse- ja julgeolekuvaldkonna lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimise kord (vt hankekorra punkt 6); 1.1.6. meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks; 1.1.7. RHS §-s 11 sätestatud erandite alusel korraldatavate riigihangete kord (vt hankekorra punkt 7). 1.2. Mõisted 1.2.1. Riigihange – asja ostmine, teenuse tellimine, ideekavandi saamine, ehitustöö tellimine või kontsessioonilepingu sõlmimine sõltumata eeldatavast maksumusest. 1.2.2. Väikehange – riigihange eeldatava maksumusega asjade ja teenuste puhul alates 10 000 eurost kuni lihthanke piirmäärani ning ehitustööde puhul alates 30 000 eurost kuni lihthanke piirmäärani. 1.2.3. Miniost – riigihange eeldatava maksumusega asjade ja teenuste hangetes kuni 9 999 euroni ning ehitustööde hangetes kuni 29 999 euroni. 1.2.4. Erand – riigihange, mis korraldatakse RHS §-s 11 nimetatud alusel ja mille puhul hankija ei ole kohustatud järgima RHS-i. 1.2.5. Hankekord – dokument, milles antakse juhised hangete korraldamiseks pangas. 1.2.6. Hankekoordinaator – riigihangete üldist korraldamist koordineeriv administratiivosakonna (edaspidi ADO) õigusteenistuse (edaspidi ÕT) töötaja. 1.2.7. Riigihanke nõustaja – lihthankemenetlust või hankemenetlust nõustav ADO ÕT töötaja või pangaväline õigusnõustaja. 1.2.8. Sisuosakond – osakond, kes soovib osta asju, tellida teenuseid, ideelahendusi või ehitustöid. 1.2.9. Finantsinspektsioon – panga juures asuv asutus, kelle lihthankemenetluste ja hankemenetluste korraldamisel juhindutakse hankekorrast, arvestades punktis 9 toodud erisusi. 3/15 1.3. Riigihangete korraldamise põhimõtted 1.3.1. Sõltumata riigihanke eeldatavast maksumusest järgitakse selle korraldamisel riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid, mis on sätestatud RHS §-s 3: 1.3.1.1. pank tegutseb riigihanke korraldamisel läbipaistvalt, kontrollitavalt ja proportsionaalselt; 1.3.1.2. pank kohtleb kõiki isikuid, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis võrdselt ja jälgib, et kõik isikutele seatavad piirangud ja kriteeriumid oleksid riigihanke eesmärgi suhtes proportsionaalsed, asjakohased ja põhjendatud; 1.3.1.3. pank tagab konkurentsi efektiivse ärakasutamise riigihankel, kusjuures avalik- õigusliku juriidilise isiku või avalikke vahendeid kasutava eraõigusliku isiku osalemine riigihankes ei tohi moonutada konkurentsi tema poolt avalike vahendite kasutamise tõttu; 1.3.1.4. pank väldib konkurentsi kahjustavat huvide konflikti; 1.3.1.5. pank kasutab rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt, sõlmib lepingu parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte alusel ning viib riigihanke läbi mõistliku aja jooksul. 1.3.2. Riigihanke läbiviimisel peavad riigihanke eest vastutava isiku toimingud olema mõistlikud, st sellised, mida heas usus tegutsev hankija loeks samas olukorras tavaliselt mõistlikuks. 1.3.3. Riigihanget ei või osadeks jaotada RHS-s riigihanke teostamiseks kehtestatud korra või nõuete eiramiseks, eriti kui lepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd. 1.3.4. Kui riigihanke eseme hooldust, tarvikuid jms on edaspidi võimalik hankida ainult samalt pakkujalt, korraldatakse hange koos hanke eseme teenindamisega ning lepingu eeldatava maksumuse määramisel võetakse arvesse ka lepingu eseme hoolduskulud. Asja ostmisel lähtutakse põhimõttest, et juhul kui ostetava asja kasutamiseks on vajalik väljaõpe, siis peab see sisalduma lepingu eeldatavas maksumuses. 1.3.5. Alla lihthanke või riigihanke piirmäära jäävate riigihangete korral ei tohi lepingu muutmisel ja täiendamisel võtta rahalisi lisakohustusi, mis summeerituna kohustaks hankijat korraldama lihthankemenetlust või hankemenetlust RHS tähenduses. 1.3.6. Hankekorras on kõik summad esitatud käibemaksuta. 1.3.7. Vaidlustusmenetluses või muus riigihankega seotud küsimuses esindab panka ADO juhataja ja/või riigihanke nõustaja ilma erivolituseta. 1.3.8. Hankekorraga reguleerimata küsimustes, samuti hankekorrast erandite tegemiseks või hankekorra täpsustamiseks võib panga juhatus anda konkreetse riigihanke kohta eraldi korraldusi. 1.3.9. Riigihangete planeerimisel ja korraldamisel arvestatakse sotsiaalsete kaalutluste, innovatsiooni rakendamise ning keskkonnahoidlike lahendustega. 4/15 1.4. Piirmäärad 1.4.1. Lihthankemenetlus korraldatakse, kui: 1.4.1.1. asjade või teenuste eeldatav maksumus on alates 30 000 eurost kuni riigihanke piirmäärani; 1.4.1.2. ehitustööde, teenuste kontsessiooni, kaitse- ja julgeolekuvaldkonna asjade või teenuste (v.a lihtsustatud korras tellitavad teenused) eeldatav maksumus on alates 60 000 eurost kuni riigihanke piirmäärani; 1.4.1.3. kaitse- ja julgeolekuvaldkonna ehitustööde eeldatav maksumus on alates 300 000 eurost kuni riigihanke piirmäärani. 1.4.2. Hankemenetlus korraldatakse, kui: 1.4.2.1. asjade või teenuste lepingu, riigihangete direktiivi 1 XIV lisa 6.–15. jaotises või võrgustikusektori direktiivi 2 XVII lisa 6.–15. jaotises nimetatud eriteenuste lepingu, kontsessioonilepingute direktiivi 3 IV lisa 6.–15. jaotises nimetatud eriteenuste kontsessioonilepingu või ideekonkursi eeldatav maksumus on 60 000 eurot ja üle selle; 1.4.2.2. ehitustööde lepingu eeldatav maksumus on 150 000 eurot ja üle selle; 1.4.2.3. riigihangete direktiivi XIV lisa 1.–5. jaotises või võrgustikusektori direktiivi XVII lisa 1.–5. jaotises nimetatud sotsiaalteenuste lepingu, kontsessioonilepingu, sealhulgas kontsessioonilepingute direktiivi IV lisa 1.–5. jaotises nimetatud sotsiaalteenuste kontsessioonilepingu või kaitse- ja julgeolekuvaldkonna lihtsustatud korras tellitavate teenuste lepingu eeldatav maksumus on 300 000 eurot ja üle selle. 2. Riigihangete planeerimine ja hankeplaan 2.1. Riigihangete korraldamine toimub hankeplaani alusel. 2.2. Riigihankeid planeeritakse panga eelarve koostamise käigus. 2.3. Enne hankeplaani koostamist korraldab hankekoordinaator vajadusel arutelud sisuosakondade ja finantsosakonna (edaspidi FINO) esindajatega tagamaks kõigi riigihangete korraldamise põhimõtetega arvestamine. 2.4. FINO esitab hankekoordinaatorile enne punktis 2.3. nimetatud arutelude algust järgmise aasta eelarvekavandi põhjal koostatud ülevaate võimalikest riskikohtadest, kus võib olla vajalik riigihankeid konsolideerida. 2.5. Pärast punktis 2.3 nimetatud arutelude korraldamist sisestavad sisuosakonnad hankeplaani koostamiseks plaanimise ja riskihalduse tarkvarasse hankekoordinaatori poolt määratud kuupäevaks andmed järgmisse kalendriaastasse planeeritud riigihangete kohta, mille eeldatav maksumus on 10 000 eurot ja üle selle. 1 EUROOPA PARLAMENDI JA NÕUKOGU DIREKTIIV 2014/24/EL, 26. veebruar 2014, rii gihangete kohta ja direktiivi 2004/18/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta. 2 EUROOPA PARLAMENDI JA NÕUKOGU DIREKTIIV 2014/25/EL, 26. veebruar 2014, milles käsitletakse vee -, energeetika-, transpordi- ja postiteenuste sektoris tegutsevate üksuste riigihankeid ja millega tunnistatakse kehtetuks direktiiv 2004/17/EÜ. 3 EUROOPA PARLAMENDI JA NÕUKOGU DIREKTIIV 2014/23/EL, 26. veebruar 2014, kontsessioonilepingute sõlmimise kohta. 5/15 2.6. Sisuosakonnad sisestavad punktis 2.5 nimetatud lihthanke piirmäära ületavate riigihangete kohta vähemalt järgmised andmed: hanke nimetus ja alustamise eel datav aeg kuu täpsusega, planeeritav menetlusliik, lepingu eeldatav maksumus ja täitmise aeg, hanke tehnilise osa ja lepingu täitmise eest vastutava(te) sisuosakonna töötaja(te) nimed ja eelarvekirje, millelt hanget finantseeritakse. Juhul kui sisuosakond soovib korraldada hanke RHS §-s 11 sätestatud alusel, kirjeldab sisuosakond täiendavalt asjaolusid, mille tõttu on vajalik hange erandi alusel läbi viia. 2.7. Sisuosakonnad sisestavad punktis 2.5 nimetatud väikehangete ja miniostude kohta vähemalt järgmised andmed: hanke nimetus ja alustamise eeldatav aeg kuu täpsusega, lepingu täitmise eeldatav periood ja maksumus, hanke korraldamise ja täitmise eest vastutava(te) sisuosakonna töötaja(te) nimed ja eelarvekirje, millelt hanget finantseeritakse. 2.8. Hangete planeerimisel võtavad sisuosakonnad muu hulgas arvesse kehtivate lepingute lõppemise aega ja uute lepingute sõlmimiseks kuluvat aega, sh alusdokumentide koostamiseks vajalikku aega, RHS-s sätestatud minimaalseid tähtaegu pakkumuste esitamiseks, riigihanke menetlemisele (vastavuse kontroll, hindamine, kvalifitseerimine, kõrvaldamise aluste puudumise kontroll) kuluvat aega ning lepingu sõlmimisele eelnevat kohustuslikku ooteaega. 2.9. Sisuosakondade esitatud andmete põhjal koostab hankekoordinaator hankeplaani. 2.10. Hankeplaani koostamisel lähtutakse põhimõttest, et ühe eelarveaasta jooksul korraldatavad samasisulised riigihanked võimalusel konsolideeritakse ja nende maksumused liidetakse kokku. 2.11. Hankeplaan kajastab riigihankeid eeldatava maksumusega alates lihthanke piirmäärast. 2.12. Hankeplaanis sätestatakse vähemalt planeeritava riigihanke nimetus, lepingu eeldatav maksumus, eeldatav menetlusliik, hanke alustamise eeldatav aeg, lepingu eeldatav kestus, hanke tehnilise osa ja lepingu täitmise eest vastutava(te) sisuosakonna töötaja(te) nimed ja eelarvekirje, millelt hanget finantseeritakse. 2.13. Hankekoordinaator esitab hankeplaani juhatusele heaks kiitmiseks hiljemalt kolme nädala jooksul pärast eelarve kinnitamist. 2.14. Hankeplaan avalikustatakse panga kodulehel peale selle kinnitamist. Avalikustamisele kuuluvad vähemalt järgmised hankeplaanis sisalduvad andmed: planeeritava riigihanke nimetus ja alustamise eeldatav aeg, menetluse liik ning lepingu eeldatav kestus. 2.15. Hankeplaani muudetakse jooksvalt vastavalt vajadusele, eelkõige uue riigihanke lisamiseks ning riigihanke menetlusliigi leevendamisel. Sisuosakond esitab juhatusele ettepaneku hankeplaani muutmiseks kooskõlastades selle eelnevalt hankekoordinaatori ja FINOga. 2.16. Hankekoordinaator esitab panga juhatusele üks kord kvartalis ülevaate hankeplaani täitmisest ning korraldatud väikehangetest. Hankeplaani täitmise aruandes kajastatakse sõlmitud lepingute tegelikke maksumusi ja hankemenetlustega seotud olulisi aspekte, näiteks riigihanke edasilükkumise või ärajäämise põhjuseid. Hankeplaani täitmise aruandele lisatakse kokkuvõte korraldatud väikehangetest, näidates ära vähemalt järgmised andmed: sõlmitud lepingute maksumused, lepingupartnerite nimed ning lepingute sõlmimise ajad ja täitmise tähtpäevad. 6/15 2.17. Sisuosakonnad sisestavad plaanimise ja riskihalduse tarkvarasse või esitavad hankekoordinaatorile tema määratud tähtajaks andmed hankeplaani täitmise aruande ning korraldatud väikehangetest kokkuvõtte koostamiseks. 3. Hankemenetluse ja lihthankemenetluse korraldamine 3.1. Hankemenetluse ja lihthankemenetluse etapid Pangas korraldatava hankemenetluse ja lihthankemenetluse etapid on järgmised: 3.1.1. riigihanke algatamise ettepaneku esitamine lihthankemenetluse või hankemenetluse korraldamiseks, sh hankekomisjoni moodustamiseks; 3.1.2. presidendi käskkirja - milles sätestatakse hanke nimetus, hanke eest vastutav isik, hankekomisjoni liikmed ja nende volitused - väljaandmine; 3.1.3. riigihanke alusdokumentide koostamine; 3.1.4. hankemenetluse või lihthankemenetluse alustamine riigihangete registris (edaspidi eRHR); 3.1.5. pakkumuste avamine ning esitatud dokumentide ja andmete kontrollimine; 3.1.6. pakkuja kõrvaldamise aluste puudumise kontrollimine ja kvalifitseerimine; 3.1.7. pakkumuste vastavuse kontrollimine riigihanke alusdokumentides sätestatud tingimustele; 3.1.8. pakkumuste hindamine ja eduka pakkumuse väljaselgitamine; 3.1.9. lepingu sõlmimine või hankemenetluse lõpetamine muul põhjusel. 3.2. Riigihanke algatamise ettepanek 3.2.1. Hankeplaanis sisalduva hankemenetluse või lihthankemenetluse algatamiseks esitab sisuosakond ADO ÕT juhatajale kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis riigihanke algatamise ettepaneku (edaspidi ettepanek). 3.2.2. Ettepanek tuleb esitada ADO ÕT juhatajale mõistliku aja jooksul, võttes arvesse konkreetse riigihanke eripära, kuid üldjuhul vähemalt 14 päeva enne planeeritud hankemenetluse või lihthankemenetluse alustamist eRHR-s. 3.2.3. Ettepanek annab hankekomisjonile sisendi riigihanke alusdokumentide koostamiseks. 3.2.4. Ettepanekus peab olema märgitud: 3.2.4.1. ostetava asja, teenuse või ehitustöö võimalikult täpne nimetus; 3.2.4.2. ettepanek hankekomisjoni koosseisu kohta; 3.2.4.3. võimalikult detailne, õigeid ja täpseid andmeid sisaldav lepingu eseme tehniline kirjeldus (asjade või teenuste omaduste ja/või oluliste tunnuste loetelu, sh liik, tüüp, tähistus, kasutusotstarve või ehitustööde omaduste ja neile esitatavate tehniliste nõuete kogum) ning võimalikud keskkonnahoidlikud ja/või sotsiaalsed ja/või innovaatilised aspektid; 3.2.4.4. juhul kui riigihanke keerukusest ja eripärast lähtuvalt tuleb lepingu eseme tehniline kirjeldus välja töötada hankekomisjonil, märgitakse ettepanekus kõik lepingu eset iseloomustavad teadaolevad andmed; 7/15 3.2.4.5. juhul kui läbi on viidud turuuuring, siis selle tulemused, milles iseloomustatakse mh hankelepingu eseme valdkonnas peamisi turul tegutsevaid võimalikke pakkujaid eesmärgiga anda hankekomisjonile teavet riigihanke tingimuste väljatöötamiseks; 3.2.4.6. tähtaeg, mis ajaks peab leping olema sõlmitud, arvestusega, et hankemenetluse korraldamiseks kulub ettepaneku esitamisest alates minimaalselt 60 ning lihthankemenetluse korraldamiseks minimaalselt 30 kalendripäeva; 3.2.4.7. vajadusel ettepanekud kvalifitseerimistingimuste määramiseks ehk nõuete seadmine pakkuja majanduslikule ja finantsseisundile ning tehnilisele ja kutsealasele pädevusele; 3.2.4.8. vajadusel ettepanekud pakkumuse vastavustingimuste seadmiseks ning pakkumuse vastavuse kontrollimiseks nõutavate dokumentide või muude allikate loetelu; 3.2.4.9. ettepanek hindamiskriteeriumite, mille põhjal esitatud pakkumusi hinnatakse ja võrreldakse, määramiseks; 3.2.4.10. sõlmitava lepingu olulised tingimused (maksetingimused, tarnekoht, tööde teostamise graafik, töö vastuvõtmise tingimused) või lepingu kavand, vajadusel lepingu täitmisega seotud maandamist vajavad riskid; 3.2.4.11. läbirääkimistega hankemenetluse puhul hankemenetluse liigi valiku põhjendus; 3.2.4.12. vajadusel lihthankemenetluse või muu läbirääkimistega hankemenetluse läbirääkimiste pidamise võimalus, ulatus ja kord; 3.2.4.13. väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse puhul pakkujate nimed, keda kutsutakse riigihankel osalema ning põhjendus nende valiku kohta; 3.2.4.14. muud andmed, mis on sisuosakonna hinnangul riigihanke läbiviimiseks olulised. 3.2.5. Sisuosakond vastutab ettepaneku, sh lepingu eseme tehnilise kirjelduse korrektse sisu eest. Tehniline kirjeldus ja muud ettepanekus sisaldavad andmed peavad tagama kõigile pakkujatele võrdsed tingimused pakkumuse esitamiseks ega tohi tekitada objektiivselt põhjendamatuid takistusi konkurentsile. 3.2.6. ADO ÕT juhatajal on õigus puudulikult koostatud ettepanek sisuosakonnale täiendamiseks tagastada. 3.2.7. ADO ÕT juhataja suunab korrektselt koostatud ettepaneku riigihanke nõustajale täitmiseks. 3.2.8. Riigihake nõustaja edastab ADO asjaajamisteenistusse info hankemenetluse või lihthankemenetluse algatamiseks ja hankekomisjoni moodustamiseks vajaliku panga presidendi käskkirja vormistamiseks. 3.2.9. Panga presidendi riigihanke korraldamise käskkirja jõustumisel tegutseb hankekomisjon vastavalt hankekorra punktis 3.3 sätestatud regulatsioonile. 3.3. Hankekomisjon 3.3.1. Lihthankemenetluse ja hankemenetluse korraldamiseks moodustatakse hankekomisjon. 8/15 3.3.2. Hankekomisjoni ülesandeks on riigihanke õiguspärane läbiviimine kooskõlas RHS-i ja muude riigihangete valdkonda reguleerivate õigusaktidega, sh alusdokumentide koostamine, pakkumuste avamine, pakkujate kvalifikatsiooni ning hankemenetlusest kõrvaldamise aluste puudumise kontrollimine, pakkumuste vastavuse kontrollimine alusdokumentides sätestatud tingimustele ja eduka pakkumuse välja selgitamine. 3.3.3. Ettepaneku hankekomisjoni moodustamiseks teeb riigihanke algatamise ettepanekus sisuosakond. 3.3.4. Hankekomisjon kinnitatakse panga presidendi käskkirjaga. Panga president volitab käskkirjaga hankekomisjoni tegema hankemenetluses panga nimel hankija otsuseid. 3.3.5. Hankekomisjoni kuulub vähemalt kolm liiget, üldjuhul sisuosakonna juhataja ning muu(d) ostetava asja või tellitava teenuse, ehitustöö või ideelahendusega hästi kursis olev(ad) sisuosakonna töötaja(d). Põhjendatud juhtudel võivad hankekomisjoni kuuluda ka riigihanke nõustaja ja/või sõltumatud pangavälised eksperdid. 3.3.6. Hankekomisjoni esimees on üldjuhul sisuosakonna juhataja, kes koordineerib lepingu eseme tegevusvaldkonda ning vastutab õigusaktides sätestatud pädevuse piires antud valdkonna rahaliste vahendite täpse ja otstarbeka kasutamise eest, või tema poolt määratud muu isik. 3.3.7. Riigihanke eest vastutav isik on hankekomisjoni esimees, v.a juhul, kui riigihanke korraldamise käskkirjas on hanke eest vastutavaks määratud muu isik. Hankekomisjoni esimees: 3.3.7.1. vastutab hankekomisjoni töö korraldamise eest; 3.3.7.2. kutsub kokku või korraldab hankekomisjoni koosoleku kokkukutsumise; 3.3.7.3. juhib hankekomisjoni koosolekuid; 3.3.7.4. korraldab infovahetust hankekomisjoni liikmete vahel; 3.3.7.5. korraldab riigihankes osalejatelt laekunud küsimustele vastuste koostamise. 3.3.8. Ostetava asja või tellitava teenuse, ehitustöö või ideelahendusega hästi kursis oleva(te) sisuosakonna töötaja(te) ülesandeks on osaleda hankekomisjoni töös riigihanke otsuste tegemisel ning eelkõige nõustada hankekomisjoni hanke konkreetset tehnilist valdkonda puudutavates küsimustes. 3.3.9. Riigihanke nõustaja: 3.3.9.1. täidab riigihanke läbiviimisel üldist asjaajamiskohustust; 3.3.9.2. edastab ADO asjaajamisteenistusse info hankemenetluse või lihthankemenetluse algatamiseks ja hankekomisjoni moodustamiseks vajaliku panga presidendi käskkirja vormistamiseks; 3.3.9.3. vajadusel protokollib läbirääkimistega hankemenetluses läbirääkimisi; 3.3.9.4. teeb kõik riigihanke menetluse läbiviimisega seotud toimingud eRHR-s; 3.3.9.5. edastab riigihankes osalejatelt laekunud küsimused hankekomisjonile ning hankekomisjoni koostatud vastused eRHR-i kaudu hankes osalejatele; 3.3.9.6. protokollib hankekomisjoni otsused ja vajadusel koosolekud, kus otsused tehakse; 9/15 3.3.9.7. teavitab pakkujaid riigihanke käigus langetatud otsustest; 3.3.9.8. valmistab ette lepingu kavandi allkirjastamiseks ja korraldab lepingu sõlmimise eduka pakkujaga; 3.3.9.9. esitab eRHR-s lepingu sõlmimise ja lepingu täitmise teate; 3.3.9.10. korraldab kõikide lihthankemenetluse ja hankemenetlusega seotud dokumentide säilitamise; 3.3.9.11. teeb vajadusel muid riigihanke korrektseks läbiviimiseks vajalikke toiminguid. 3.3.10. Hankekomisjoni esimehel on õigus kaasata hankekomisjoni töösse sõltumatuid erapooletuid eksperte, kes ei ole hankekomisjoni liikmed. 3.3.11. Hankekomisjon dokumenteerib oma tegevuse ja valiku põhjendused asjakohases protokollis, sh allkirjastab riigihanke alusdokumendid ning kõik lihthankemenetluse ja hankemenetluse raames tehtud otsused. 3.3.12. Riigihanke alusdokumentide allkirjastamist võib asendada dokumentide kooskõlastamise lahendus eRHR-s. 3.3.13. Protokollile kirjutavad alla kõik otsustamisel viibinud hankekomisjoni liikmed. 3.3.14. Hankekomisjon on otsustusvõimeline, kui otsustamisel osaleb vähemalt kaks kolmandikku selle liikmetest. Hankekomisjon teeb otsused koosolekul osalenud liikmete poolthäälte enamusega. Häälte võrdse jagunemise korral on otsustav hankekomisjoni esimehe hääl. Hankekomisjoni liikmel on õigus jääda eriarvamusele, mis protokollitakse. 3.3.15. Hankekomisjoni tööst ei või osa võtta isik, kellel esineb huvide konflikt (sh näiline huvide konflikt) või kelle puhul tekib või võib tekkida kahtlus tema erapooletuses. Huvide konflikti vältimisel ja selle tuvastamisel lähtub hankekomisjoni liige panga töötajate ametialase käitumise juhendist. 3.3.16. Juhul, kui lihthankemenetluse või hankemenetluse raames edukaks tunnistatava pakkumuse maksumus ületab hankeplaanis toodud eeldatavat maksumust kas a) rohkem kui 10 000 euro võrra või b) enam kui 10% ulatuses, on hankekomisjonil õigus pakkumus edukaks tunnistada ainult FINO juhataja ja panga juhatuse liikme eelneval nõusolekul. Taotluse nõusoleku saamiseks esitab hankekomisjoni esimees. Nõusolek peab olema antud kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 3.4. Lepingu sõlmimine ja lepingu täitmise järelevalve 3.4.1. Hankemenetluse või lihthankemenetluse tulemusena sõlmitakse raam- või hankeleping vastavalt panga asjaajamisjuhendis sätestatud korrale, arvestades punktis 3.4 sätestatud erisustega. 3.4.2. Sõltumata lepingu maksumusest sõlmitakse hankemenetluse või lihthankemenetluse tulemusena raam- või hankeleping kirjalikult. 3.4.3. Riigihanke alusdokumentides sisalduva lepingu kavandi alusel valmistab lepingu allkirjastamiseks ette ja korraldab selle sõlmimise eduka pakkujaga riigihanke nõustaja. 3.4.4. Lepingu täitmise eest vastutab hankeplaanis lepingu täitmise eest vastutavaks määratud isik. 10/15 3.4.5. Punktis 3.4.4 nimetatud isik teeb järelevalvet lepingu täitmise üle. Lepingu täitmise järelevalve tähendab pidevat kontrolli selle üle, kas lepingupooled täidavad kohustusi nõuetekohaselt. Lepingu täitmise eest vastutav isik jälgib lepingu tähtaegadest kinnipidamist, üleantavate asjade, teenuste või tööde kogust ja kvaliteeti, pretensioonide ja/või lepingu rikkumise teadete esitamise tähtaegsust, garantii kehtivuse ajal pretensioonide esitamist ning edastab kõik lepingu täitmist, muutmist ja lõpetamist puudutavad dokumendid viivitamata ADO vastavale töötajale lepingute registrisse kandmiseks. 3.4.6. Lepingu täitmise eest vastutav isik dokumenteerib kõik lepingu täitmise käigus tekkinud tähtsust omavad, sh lepingu rikkumisega seonduvad, asjaolud. 3.4.7. Järelevalve lepingu täitmise üle lõpeb lepingu lõppemisel. Juhul, kui lepingus on kokku lepitud garantiis, lõpeb leping garantii lõppemisel. 3.4.8. Lepingu täitmise eest vastutav isik teavitab riigihanke nõustajat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu muutmise või lõpetamise vajadusest. 3.4.9. Hiljemalt 10 (kümne) päeva jooksul pärast lepingu täitmise tähtaja saabumist esitab lepingu täitmise eest vastutav isik riigihanke nõustajale kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis andmed lepingu täitmise kohta (lepingu tegelik maksumus ja täpne lõppemise kuupäev, info lepingus tehtud oluliste muudatuste kohta ja info ettevõtjapoolsete lepingu rikkumiste kohta). Nimetatud andmete alusel esitab riigihanke nõustaja eRHR-s teate lepingu lõppemise kohta. 4. Väikehanked ja miniostud 4.1. Väikehangete korraldamise juhend asjade ja teenuste riigihangetes eeldatava maksumusega alates 10 000 eurost kuni lihthanke piirmäärani ning ehitustööde riigihangetes alates 30 000 eurost kuni lihthanke piirmäärani. 4.1.1. Asjade või teenuste riigihangetes, mille eeldatav maksumus on 10 000 – 29 999 eurot ning ehitustööde riigihangetes, mille eeldatav maksumus on 30 000 – 59 999 eurot, peab sisuosakond järgima RHS §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid (vt punkt 1.3.1), sealhulgas saavutama hanke eesmärgi mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte vähemalt kolme pakkumuse võrdlemise teel. 4.1.2. Sisuosakond esitab konkurentsi korral vähemalt kolmele vajalikke tooteid ja/või teenuseid ja/või ehitustöid pakkuvale ettevõtjale üheaegselt ettepaneku pakkumuse esitamiseks kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (edaspidi hinnapäring), mis peab sisaldama üldjuhul vähemalt järgmisi andmeid pakkumuse esitamiseks: 4.1.2.1. ostetava asja, tellitava teenuse või ehitustöö kirjeldus detailsusastmega, mis võimaldab pakkujatel üheselt aru saada lepingu eseme omadustest; 4.1.2.2. sõlmitava lepingu olulised tingimused (nt lepingu täitmise tähtaeg ning makse- ja garantiitingimused), võimalusel lepingu kavand; 4.1.2.3. dokumentide ja andmete loetelu, mida pakkuja peab pakkumuse koosseisus esitama (nt täidetud pakkumuse maksumuse vorm, ekspertide elulookirjeldused, pakutava toote, teenuse või ehitustöö kirjeldus, sertifikaadid); 4.1.2.4. pakkumuste hindamise kriteeriumid; 4.1.2.5. pakkumuse esitamise koht ja aeg; 11/15 4.1.2.6. pakkumuste minimaalne jõusoleku tähtaeg; 4.1.2.7. juhul, kui pakkujatega on plaanis pidada läbirääkimisi, võib hinnapäringus kirjeldada läbirääkimiste planeeritud ulatust ja loetleda läbiräägitavaid tingimusi. 4.1.3. Pakkumuste esitamiseks ettenähtud aeg peab olema mõistlik ja piisav pakkumuste koostamiseks ja esitamiseks ning ei tohi üldjuhul olla lühem kui 3 tööpäeva. 4.1.4. Sisuosakond selgitab hinnapäringus nimetatud hindamiskriteeriumite alusel välja eduka pakkumuse ning koostab enne lepingu sõlmimist memo, milles kirjeldab eduka pakkuja valiku korda, tuginedes hinnapäringus esitatud hindamiskriteeriumitele. Memo eesmärk on anda lepingut allkirjastava(te)le isiku(te)le teavet lepinguni jõudmise protseduuri kohta ning näidata, et väikehankes on järgitud riigihangete üldpõhimõtteid (vt punkt 1.3.1). 4.1.5. Kui kolme pakkumust ei ole laekunud, peab sisuosakond seda memos selgitama. 4.1.6. Sisuosakond korraldab järgmiste dokumentide salvestamise panga dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS): hinnapäringud, kõik laekunud pakkumused, memo, vajadusel muud riigihankega seotud olulised dokumendid. 4.1.7. Memo kooskõlastavad DHS-s vahetult riigihanke korraldamisega tegelev sisuosakonna töötaja, sisuosakonna juhataja ja riigihanke nõustaja. 4.1.8. Memo hõlmamisel loob sisuosakond seosed kõikide memo koostamise aluseks olevate riigihankedokumentide vahel (hinnapäring, pakkumused, memo, kirjavahetus jt). 4.1.9. Kooskõlastatud memo esitab sisuosakond koos lepingu kavandiga lepingut allkirjastavale isikule. 4.1.10. Väikehanke tulemusena sõlmitakse leping kirjalikult alates 10 000 eurost. 4.1.11. Väikehanke eest vastutav isik on sisuosakonna juhataja. 4.1.12. Väikehanke tulemusena sõlmitud lepingu täitmise üle teeb järelevalvet lepingu täitmise eest vastutav isik kooskõlas hankekorra punktides 3.4.5–3.4.7 sätestatuga. 4.2. Miniostu juhend asjade või teenuste riigihangetes eeldatava maksumusega kuni 9 999 eurot ning ehitustööde riigihangetes eeldatava maksumusega kuni 29 999 eurot. 4.2.1. Asjade või teenuste riigihangetes, mille maksumus on alla 10 000 euro ning ehitustööde riigihangetes, mille maksumus on alla 30 000 euro, võib sisuosakond ise valida, kuidas võrreldavaid pakkumusi küsida ja saada, sidumata end kohustusega alustada läbirääkimisi või sõlmida pakkujatega lepinguid (nt võrrelda pakkujate avalikke hinnakirju, küsida pakkumusi telefoni või e-kirja teel, tutvuda toodetega pakkuja müügipunktis, kasutada eraplatvormidel põhinevaid hankesüsteeme). 4.2.2. Miniostu korraldamisel järgib sisuosakond riigihangete korraldamise üldpõhimõtteid selliselt, et riigihanke korraldamisega kaasneks pangale võimalikult väike halduskoormus – sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu. 4.2.3. Vajadusel konsulteerib sisuosakond riigihanke nõustajaga. 4.2.4. Sisuosakond säilitab kogu riigihanke menetlust puudutava kirjavahetuse ja dokumendid kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 12/15 4.2.5. Miniostu eest vastutav isik on sisuosakonna juhataja. 5. Sotsiaal- ja eriteenuste riigihangete korraldamine (RHS § 126) 5.1. Sotsiaal- ja eriteenuste riigihanked eeldatava maksumusega kuni 9 999 eurot korraldatakse vastavalt hankekorra punktis 4.2 sätestatud korrale. 5.2. Sotsiaal- ja eriteenuste riigihanked eeldatava maksumusega alates 10 000 eurost kuni riigihanke piirmäärani korraldatakse vastavalt hankekorra punktis 4.1 sätestatud korrale. 5.3. Sotsiaal- ja eriteenuste riigihanked eeldatava maksumusega alates riigihanke piirmäärast korraldatakse vastavalt RHS 3. peatüki 2. jaos sätestatud korrale. 6. Lihtsustatud korras tellitavate teenuste riigihangete korraldamine kaitse- ja julgeoleku valdkonnas (RHS § 171) 6.1. Kui lepingu eeldatavast maksumusest rohkem kui 50 protsenti moodustavad Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2009/81/EL II lisas nimetatud teenused, ei ole kohustust korraldada hankemenetlust RHS-s sätestatud korras ja tuleb lähtuda hankekorra punktist 4.2. 6.2. Kui lepingu eeldatav maksumus on võrdne või ületab kaitse- ja julgeolekuvaldkonna riigihanke piirmäära, tuleb lähtuda RHS § 171 lg-st 2 ning hankekorra punktist 3. 7. Hankemenetlus erandite korral 7.1. Pank ei ole RHS-s sätestatud korda kohustatud rakendama, kui esineb RHS §-s 11 loetletud alus. 7.2. Hankemenetluse erandiks tunnistamise otsustab panga juhatus. Sisuosakond esitab panga juhatusele ettepaneku hankemenetluse erandiks tunnistamiseks koos lepingu eseme kirjelduse ning asjaoludega, mis tingivad vajaduse viia riigihange läbi erandina. 7.3. Riigihanke nõustaja edastab ADO asjaajamisteenistusse info hankemenetluse või lihthankemenetluse algatamiseks ja hankekomisjoni moodustamiseks vajaliku panga presidendi käskkirja vormistamiseks. 7.4. Hankekomisjon valmistab ette riigihanke alusdokumendid, mis esitatakse koos pakkumuse esitamise ettepanekuga ühele või mitmele sisuosakonna poolt soovitud ettevõtjale. 7.5. Hankekomisjon avab, võrdleb ja hindab pakkumusi alusdokumentides sätestatud korra kohaselt. 7.6. Hankekomisjon teeb põhjendatud kirjaliku otsuse pakkumuste nõuetele vastavaks tunnistamise ja pakkumuse edukaks tunnistamise kohta. 7.7. Sisuosakond esitab teate pakkumuse edukaks tunnistamise kohta kõigile pakkumuse esitanud pakkujatele. 7.8. Riigihanke nõustaja kooskõlastab lepingu kavandi. 13/15 7.9. Sisuosakond ei ole kohustatud järgima hankekorra punktides 7.2-7.7 sätestatud korda RHS § 11 lg 1 punktides 6 ja 12 nimetatud tellimuste ja lepingute puhul. 8. Dokumentide säilitamine 8.1. Lihthankemenetluse ja hankemenetlusega seotud dokumentide säilitustähtaeg on kümme aastat alates lepingu lõppemisest. 8.2. Väikehanke ja miniostuga seotud dokumentide säilitusaeg on seitse aastat alates lepingu lõppemisest. 8.3. Lihthankemenetluse ja hankemenetlusega seotud dokumendid säilitatakse ADO- s. Digitaaldokumendid säilitatakse panga DHS-s, eRHR-s läbiviidud riigihangete alusdokumendid ja pakkumused säilitatakse eRHR-s. 8.4. Väikehankega seotud dokumendid säilitatakse DHS-s selleks ADO poolt loodud keskses kaustas. 8.5. Miniostuga seotud dokumendid säilitatakse DHS-s arvete registris koos miniostuga seotud arve, krediitkaardimakse või muu kuludokumendiga. Miniostuga seotud dokumentide salvestamise eest DHS arvete registrisse vastutab sisuosakond. 8.6. Kirjalikult sõlmitud lepingudokumendid säilitatakse ADO-s kuni lepingu lõppemiseni. 8.7. Hiljemalt kahe aasta jooksul peale lepingu kehtivuse lõppu antakse paberkandjal lepingud säilitamiseks panga arhiivi. Digitaalselt allkirjastatud lepingud säilitatakse panga DHS-s. Lepinguid säilitatakse panga arhiivis või panga DHS-s kuni säilitustähtaja lõppemiseni või Rahvusarhiivi üleandmiseni. 8.8. Raamatupidamise algdokumendid säilitatakse panga DHS-s. 9. Finantsinspektsiooni hanked 9.1. Üldsätted 9.1.1. Vastavalt finantsinspektsiooni seaduse (FIS) § 4 lõikele 1 ja Eesti Panga seaduse §-le 41 on finantsinspektsioon (edaspidi inspektsioon) autonoomse pädevusega ja oma eelarvega panga juures asuv asutus. 9.1.2. Kui seadusest või hankekorrast ei tulene teisiti, loetakse inspektsioon hankekorra kohaselt panga sisuosakonnaks ning tema suhtes kohaldatakse hankekorra sisuosakonna kohta käivaid sätteid. 9.2. Erisätted 9.2.1. Inspektsiooni rahaliste vahendite arvel tehtava lihthankemenetluse või hankemenetluse alustamise otsustab inspektsioon, välja arvatud riigihangete puhul, mida alustab pank ja milles osalemiseks inspektsioon saab esitada taotluse. 9.2.2. Panga juhatuse liikmetel ja töötajatel on õigus eeldada inspektsiooni rahaliste vahendite kasutamise vastavust FIS-le ja inspektsiooni eelarvele või muudele inspektsiooni sisereeglitele, kui riigihangetega seotud info või taotlus (nt andmed hankeplaani koostamiseks, hanke algatamise ettepanek, tellimus panga korraldatavasse hankesse) esitatakse pangale inspektsiooni juhatuse liikme poolt. 14/15 9.2.3. Andmed inspektsiooni hankeplaani koostamiseks või muutmiseks, samuti tellimuse lihthankemenetluse või hankemenetluse alustamiseks esitab pangale inspektsiooni juhatuse liige. 9.2.4. Riigihangete puhul, kus hanke esemeks on asjade ostmine või ehitustööde või teenuste tellimine üksnes inspektsiooni rahaliste vahendite arvel, määratakse hankekomisjon inspektsiooni juhatuse poolt esitatud riigihanke algatamise ettepaneku alusel. Sellist hankekomisjoni juhib inspektsiooni juhatuse poolt määratud inspektsiooni juhatuse liige või töötaja. Hankekorra kohaselt nõustab hanget panga riigihanke nõustaja. 9.2.5. Juhul kui üksnes inspektsiooni rahaliste vahendite arvel tehtava lihthankemenetluse või hankemenetluse raames edukaks tunnistatava pakkumuse maksumus ületab hankeplaanis toodud eeldatavat maksumust, on hankekomisjonil õigus pakkumus edukaks tunnistada ainult inspektsiooni juhatuse esimehe kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud eelneval nõusolekul. 9.2.6. Alla lihthanke piirmäära jäävate asjade ostmisel või teenuste või ehitustööde tellimisel järgib inspektsioon hankekorda iseseisvalt. 9.2.7. Inspektsioon arvestab hankekorras nimetatud riigihangete korraldamise põhimõtetega ja osaleb hangete planeerimise protsessis sisuosakonnana. 9.2.8. Inspektsiooni rahaliste vahendite arvel tehtud riigihangetega seotud dokumendid säilitatakse hankekorra punktis 8 sätestatud korra kohaselt. Koostanud: Marek Feldman 10.10.2024 15/15